OBJECTIF 0 PAPIER

JUILLET2021

Direction interministeacuteriellede la transformation publique

OBJECTIF 0 PAPIER Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser

vos processus internes

2Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes

TABLE DES

MATIEgraveRES

00

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PREacuteSENTATION DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE

QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE DU PROJET

DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute

DEacuteFINITION DE LA CIBLE

REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION

DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT

BASCULE EN MODE NOMINAL ET CAPITALISATION

ANNEXES


00PREacuteSENTATION

DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE

AVANT-PROPOS

UNE ADMINISTRATION

PLUS PROCHE PLUS SIMPLE ET PLUS

EFFICACE

La ministre de la Transformation et de la Fonction Publiques a demandeacute aux agents publics en septembre 2020 quelle serait la mesure principale qui leur permettrait au quotidien de mieux remplir lrsquoobjectif de simplifier lrsquoaction publique Ceux-ci ont appeleacute de leurs vœux des modes de travail deacutemateacuterialiseacutes et des outils numeacuteriques adapteacutes

Le gouvernement a pris lors du 5e Comiteacute Interministeacuteriel de la Transformation Publique (CITP) lrsquoengagement drsquoune prise de deacutecision rendue plus rapide plus fluide et plus efficace gracircce agrave une administration sans papier $

La deacutemateacuterialisation ce nrsquoest pas seulement une transformation eacuteconomique et eacutecologique pour une administration plus exemplaire Crsquoest eacutegalement acceacuteleacuterer simplifier et fluidifier le travail et les circuits de deacutecision Deacutemateacuterialiser crsquoest aussi permettre agrave lrsquoadministration de devenir plus efficace et plus collaborative crsquoest faciliter le travail nomade ou au bureau

Pour reacutepondre au souhait des agents et pour que chaque service deacuteploie des modes de fonctionnement internes simplifieacutes et construise la solution adapteacutee agrave ses besoins la ministre a souhaiteacute un guide meacutethodologique garant drsquoune deacutemateacuterialisation reacuteussie Les services peuvent eacutegalement beacuteneacuteficier drsquoun accompagnement et de financements par le biais du plan de relance


COMMENT VOUS SERVIR DE

CE GUIDE

Vous trouverez dans ce guide des repegraveres pour vous accompagner dans lrsquoinitialisation ou lrsquoacceacuteleacuteration drsquoun projet de deacutemateacuterialisation

Preacutesentation des phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation (enjeux objectifs eacutetapes) et pour chacune drsquoentre elles le deacutetail des eacutetapes agrave reacutealiser seacutequenceacutees dans un planning type

En annexes deux types drsquooutils

bull Les fiches meacutethodologiques deacutetaillant pour chaque phase les modaliteacutes de travail et les livrables attendus (actions agrave mener deacutelais responsables etc)

bull Des fiches outils cleacutes en main illustrant les livrables types drsquoun projet de transformation

Il convient drsquoadapter les conseils et propositions meacutethodologiques de ce guide au contexte de votre transformation Une transformation reacuteussie associe eacutetroitement les acteurs et destinataires finaux agents ou usagers Crsquoest un gage de succegraves

Les directions du numeacuterique (DNUMs) de vos ministegraveres de tutelle sont eacutegalement agrave votre disposition pour accompagner vos projets de deacutemateacuterialisation Il est recommandeacute de les associer ou a minima de les tenir informeacutees

La DITP reste agrave votre disposition pour vous apporter un soutien si neacutecessaire accelerateur-dematerialisation-ditpmodernisationgouvfr

POURQUOI VOUS LANCER DANS UN PROJET DE

DEacuteMATEacuteRIALISATION

Les modes de fonctionnement internes de lrsquoadministration sont parfois ralentis par des circuits de validation plus complexes que neacutecessaires ou non adapteacutes agrave la nature des activiteacutes Agrave cela peut srsquoajouter un manque drsquooutillage accentuant le manque drsquoefficaciteacute

Coupleacute au deacuteploiement drsquoun environnement de travail et drsquooutils innovants la reacuteingeacutenieacuterie des processus permet de simplifier les proceacutedures internes raccourcir et seacutecuriser les circuits de validation et ainsi gagner en efficaciteacute Les agents sont responsabiliseacutes et peuvent consacrer plus de temps agrave lrsquoexercice de leurs missions


Vous pouvez reacutealiser les constats suivants au seinde votre organisation

Difficulteacutes agrave travailler de maniegravere collaborative et efficace

Goulots drsquoeacutetranglement lieacutes aux processus de validation intermeacutediaires

Difficulteacutes agrave piloter lrsquoactiviteacute et agrave respecter les deacutelais

Inseacutecuriteacute juridique perte de documents

Travail nomade rendu complexe

Surcoucircts

Irritants pour les agents qui sont confronteacutes quotidiennement aux points preacuteceacutedemment listeacutes

Lorsqursquoelle est bien reacutealiseacutee la deacutemateacuterialisation est lrsquooccasion

Drsquoinsuffler une nouvelle culture administrative fondeacutee sur la confiance et la responsabiliteacute

De gagner en efficaciteacute et en productiviteacute

De travailler de maniegravere plus collaborative

De repositionner les agents sur des tacircches agrave plus forte valeur ajouteacutee

De faciliter le travail agrave distance

De diminuer les coucircts de fonctionnement

De contribuer au deacuteveloppement durable par la limitation de la production de documents papier

De contribuer agrave une image moderne et eacuteco-responsable de lrsquoadministration

QUE RECOUVRE LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DEacuteCRITE AU SEIN DE

CE GUIDE

La meacutethodologie proposeacutee dans ce guide concerne la deacutemateacuterialisation des processus administratifs internes qui peuvent ecirctre deacutecrits comme geacuteneacuteriques $ crsquoest-agrave-dire ceux que lrsquoon retrouve dans toutes les administrations

Le travail collaboratif de la co-eacutedition drsquoun document jusqursquoagrave sa signature

La gestion documentaire et le stockage de documents avec recherche intelligente

La gestion des processus de reacuteponse aux sollicitations externes notamment les courriers (courriels et papiers)


Chacun de ces trois processus se compose de diffeacuterentes eacutetapes et activiteacutes

1 Gestion documentaire et stockage

Pilotage

- Geacuteneacuteration de tableaux de bord suivi drsquoindicateurs cleacutes- Gestion des accegraves

Recherche

- Recherches avanceacutees (type mots cleacutes date)- Mise agrave jour des documents

Stockage

- Stockage organiseacute- Gestion des versions- Sauvegardes

Valorisation

- Analyses seacutemantique syntaxique et morphologique du contenu des documents numeacuteriseacutes

2 Gestion de sollicitations externes

Reacuteception

- Acquisition (flux papier ou digitaliseacute)- Numeacuterisation (si papier)- Indexation

Service courrier

Transmission

- Reacutepartition par pocircle- Reacutecupeacuteration

Secreacutetariat des services

Instruction amp reacuteponse

- Instruction par les services en charge- Projet de reacuteponse- Envoi pour visa

Reacutedacteurs

Visa validation amp signature

- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique

Chef de service

Diffusion du courrier

- Impression du courrier (si envoi papier neacutecessaire)- Diffusion individuelle ou massifieacutee

Secreacutetariat des services ou service courrier

3 Production collaborative drsquoeacutecrits

Commande et fleacutechage

- Reacuteception et transmission de la commande- Creacuteation dossier

Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)

Primo-reacutedaction

- Choix du modegravele- Reacutedaction 1er jet- Transmission aux contributeurs

Reacutedacteurs

Contributions et corrections

- Relecture corrections et contributions- Renvoi au reacutedacteur (si neacutecessaire)

Sous-directeurs



Chef de service

Diffusion du document

- Diffusion individuelle ou massifieacutee


1 ProcessusLEacuteGENDE Etape Activiteacute Acteur


UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION

SE COMPOSE DE SIX PHASES

01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE

Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement

02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration

03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires

04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION

Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement

05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements

06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)

E

Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee


Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se

fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif

1 Qualification strateacutegique

bull Deacutefinition du peacuterimegravetre

bull Identification des processus concerneacutes

bull Preacute-identification des besoins meacutetier

bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes

bull Deacutefinition des principaux jalons

bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet

bull Eacutetude des modaliteacutes de financement

GO si conditions reacuteunies

Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6

2 Deacutefinition du besoin et de

lrsquoopportuniteacute

bull Diagnostic fin des processus existants des irritants

bull Identification fine des besoins meacutetier

bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier

bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts

bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)

3 Deacutefinition de la cible

bull Deacutefinition de la cible meacutetier

bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution

bull Analyse drsquoimpact

bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement

4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation

bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation

bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des

fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de

lrsquoorganisation et des processus cibles

bull Revue du plan de deacuteploiement

bull Poursuite de la conduite du changement

5 Deacutemarrage du deacuteploiement

bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)

bull Chantier organisation et processus meacutetiers

bull Chantier RH et conduite du changement

bull Chantier Solutions

bull Chantier performance gains

bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)

6 Bascule en mode nominal et RETEX

1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes

2 Clocircture du mode projet

3 Organisation de RETEX


QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE

DU PROJET

01

EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS

Deacutefinition du peacuterimegravetre

Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation

bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction

bull Un peacuterimegravetre meacutetier

Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs

Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages

Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante

Cette description doit contenir

Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)

Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes

La liste des cas drsquousages

Le nom des solutions appuyant le processus

Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment

Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches

La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier


Preacute-identification des besoins meacutetier

Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers

miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation

Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique

Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes

La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes

bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture

bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations

bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante

bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements

bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)

Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet

Une volumeacutetrie de flux significative

Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs

Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment

important au sein des effectifs de lrsquoorganisation

Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)

Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)


Des gains qualitatifs

bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais

bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches

bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee

bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords

bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles

Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute

Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains

Deacutefinition des principaux jalons du projet

Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers

Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement

du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet

Constitution de lrsquoeacutequipe projet

La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera

des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur


Ressources Meacutetier SI

Internes

bull Endosser la vision

bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne

bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement

bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant

bull Piloter la performance et les gains obtenus

bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees

bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)

bull Superviser les phases de recettes

Internes ou Externes

bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement

bull Conduire opeacuterationnellement les projets

bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement

bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute

bull Conduire les recettes

Rocircles et responsabiliteacutes

Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter

Porteur strateacutegique ( sponsor $)

Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet

bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre

bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet

Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet

Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre

Chef de projet (responsable de la transformation)

Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets

bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation

bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet

bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet

bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor

Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur

Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance

Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement

Responsable du processus

Reacutefeacuterents meacutetier

bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)

bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers

bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE

Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)

Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants

Reste de lrsquoeacutequipe projet

bull Mener les chantiers opeacuterationnellement

bull Remonter les points bloquants au chef de projet

Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet

Voir la fiche outils O3 Matrice RACI


Comitologie

La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires

bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes

bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique

Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs

Comiteacute de Direction

bull Porteur strateacutegique projet

bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1

bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel

bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet

bull Donner des orientations

bull Arbitrer les points bloquants

Comiteacute Projet

bull Chef de projet

bull Responsable du processus

bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)

bull 1h Hebdo

bull Piloter lrsquoavancement du projet

bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)

bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)

bull Lancer les phases du projet

Reacuteunion quotidienne


bull DNUM (si administration centrale)

bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)

bull 15 min Quotidien

bull Eacutechanger sur les travaux en cours

bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI

bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques

(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee

Eacutetudier les modaliteacutes de financement

Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle

Le chiffrage du projet doit notamment inclure

bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne

bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)

bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant

bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe

Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc

Voir la fiche outils O4 Note de cadrage


MODALITEacuteS DE REacuteALISATION

Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1

Semaine 1 Semaine 2

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi

2h Reacuteunion de cadrage

Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants

2h Managers

2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement

2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier

3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes

3h

Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production

Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper


02DEacuteFINITION DU

BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute


Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants

Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer

bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus

bull Description des tacircches reacutealiseacutees

bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)

bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs

bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche

Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple

bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement

bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement

bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee

bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent

La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes

Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $


Identification des besoins meacutetiers

Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques

Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps

Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers

La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an

Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement

drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages

utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre

bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )

Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier

Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart

Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins

meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique

Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee

Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee

Nature des travaux SI agrave preacutevoir

La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes

La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin

Les outils existants correspondent au besoin identifieacute

DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)

Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)

RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre

Achat Achat drsquoune solution de marcheacute

Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires

1 3

2 4

X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution


Qualification des gains et modegravele financier de coucircts

Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation

Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme

Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure

de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement

- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)

- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T

bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple

- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP

- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement

- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier

- Coucirct du projet

bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes

bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute

Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple

bull Indicateurs meacutetiers

- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes

- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances

- Taux de retours pour correction

- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute

- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )

- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement

- Nombre de courriers eacutegareacutes $

- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)

bull Indicateurs humains

- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)

bull Indicateurs drsquo image $

- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration

- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication


Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)

La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques

Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante

(eacutevolutions)

bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)

bull Achat drsquoune solution de marcheacute

Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser

lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux

Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration

dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise

bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet

bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes



Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4

21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus

2h

22 Identification des besoins meacutetiers

Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1

2h

23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers

Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin

2h30

Identification de lrsquoenvironnement SI actuel

Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee

Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1

24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs

25 Choix du dispositif MOE

Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves

2h

Atelier 5 Principes du modegravele financier

2h30

Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation

Structuration et dimensionnement du dispositif MOE

Poursuite en phase suivante

1 Sondage optionnel



03DEacuteFINITION DE LA CIBLE

EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS

Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle

Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le

problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises

bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration

Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du

projet

bull Les rocircles cibles des acteurs du processus

bull Lrsquoorganisation cible

bull Les objectifs du projet et les critegraveres

qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi

bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes

bull Les fonctionnaliteacutes attendues

bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)

bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )

Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients

Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee

Voir les fiches outils

bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $

bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $


Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution

La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par

rapport aux attentes et besoins

Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes

Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin

Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions

existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute

Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)

Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur

Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration

Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et

preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen


Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle

Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)

Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)

Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public

De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration

Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr

Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber

Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues

par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)


Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel

La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien

en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)

Comment anticiper la suite

Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois

la solution en place assure bien

sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)

bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)

Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel

Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et

reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant

bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence

bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations

bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute

bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration

bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution

bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)


Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces

coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre

HEacuteBERGEMENT EN PROPRE

Coucircts de licence du logiciel

Parameacutetrage et impleacutementation

Infrastructures

Personnel informatique

Maintenance

Formation

HEacuteBERGEMENT CLOUD

Coucircts drsquoabonnement

Impleacutementation parameacutetrage et formation

Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1

Analyse drsquoimpact

Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient

bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc

bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip

bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc

bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip

bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc

bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc

1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications


Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes

Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement

Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact

Vision cible de la transformation

Axes de transformation

Chantiers prioritaires

Agrave terme ce que votre administration souhaite

devenir

Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre

administration

En commanccedilant par prioriser

Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation

numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP

Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC

Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $

bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes

bull Deacuteploiement par service ou par direction

bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)

Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes

Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur

strateacutegique du projet et chef de projet

bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)

bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)

bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI

bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion

bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux

Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers

Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation

- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier



Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes

actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3

31 Deacutefinition de la cible meacutetier

Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier

1j

32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions

Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles

Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)

Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel

2h

Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)

Poursuite du choix dispositif MOE

Atelier 2 Choix dela solution


33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible

Preacutepa atelier 3

Atelier 3Analyse des impacts

2h

34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers

Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement

2h

Formalisation des principes du plan de deacuteploiement

Reacutedaction de la feuille de route par chantier



04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION


Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet

Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de

lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important

bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants

bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes

Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee

Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE



Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le

deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4

CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6

41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement

Pilotage

Solutions

Performance et gains

Organisation et processus

meacutetier

Conduite du changement

Immobilier eacutequipements

Initialisation de la gouvernance

Formation des porteurs de projet

Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle

Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)

Recette meacutetier et ajustements techniques

Initialisation du dispositif de suivi

Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports

Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible

Installation et connexion des environnements infrastructures

Parameacutetrage solution

Recette technique

Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles

Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques

Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents

Information Communication (globale par population )

Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR

Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)

Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)

Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h

42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement

Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement

2h

Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route


05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage

Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille

de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute

bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables

du processus et les porteurs de chantiers

Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie

- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers

- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $

bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances

bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes

Chantier organisation et processus meacutetier

Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des

eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes


Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation

- Organigrammes cibles

- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes

- Au niveau organisationnel

- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste

bull Processus meacutetiers

- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute

- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc

- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs

Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration

Chantier conduite du changement

Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques

La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation

(voir focus ci-dessous)

- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous

- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation

bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet

- Appropriation des grands messages par des personnes relais $

- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes

bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)

- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil

- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)

Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de

conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet

bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement

bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact

Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration


Focus sur la communication

Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs

Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation

Direction

1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat

2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction

3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes

Encadrementde proximiteacute

1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes

2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees

Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et

drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil

2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau

Assistants

1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet

2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer

bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes

Focus sur les formations

Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet

- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers

- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute

- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)

rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)

rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)

rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc

bull Les utilisateurs cleacutes

- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires

- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation

- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques

rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution

rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution

- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes


bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil

- Audience tous les utilisateurs finaux

- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee

- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier

un courrier partager ou classer une note valider un texte)

- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable

Chantier solution

Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution

ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers

Chantier performance et gains

Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts

reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration

Chantier immobilier logistique et eacutequipements

Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire

ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration

Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip


Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation

Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes


06BASCULE EN MODE

NOMINAL ET CAPITALISATION

Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle

Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs

acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet

- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail

- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long

bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)

bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute

bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel

bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements

bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations

Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en

rapiditeacute

bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation

bull Enrichir les meacutethodes de travail

bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet

bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute

bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants


07ANNEXES

INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES

Fiche Phase Page

M1 Qualification strateacutegique 2

M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3

M3 Deacutefinition de la cible 4

M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5

INDEX DES FICHES OUTILS

Fiche Outil Page

O1 Matrice de suivi des risques 7

O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8

O3 Matrice RACI 9

O4 Note de cadrage 10

O5 Logigramme 11

O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12

O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13

O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14

O9 Plan de transformation 15

O10 Carte de transformation 16

O11 Fiche chantier 17

Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP

Juillet 2021

wwwmodernisationgouvfr


TABLE DES

MATIEgraveRES

00

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01

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07Page 33

PREacuteSENTATION DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE

QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE DU PROJET

DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute

DEacuteFINITION DE LA CIBLE

REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION

DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT

BASCULE EN MODE NOMINAL ET CAPITALISATION

ANNEXES


00PREacuteSENTATION


AVANT-PROPOS

UNE ADMINISTRATION


EFFICACE







CE GUIDE




















Surcoucircts












CE GUIDE








Pilotage


Recherche


Stockage


Valorisation



Reacuteception


Service courrier

Transmission





Reacutedacteurs



Chef de service










Reacutedacteurs



Sous-directeurs



Chef de service
















E















































DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021



00PREacuteSENTATION


AVANT-PROPOS

UNE ADMINISTRATION


EFFICACE







CE GUIDE




















Surcoucircts












CE GUIDE








Pilotage


Recherche


Stockage


Valorisation



Reacuteception


Service courrier

Transmission





Reacutedacteurs



Chef de service










Reacutedacteurs



Sous-directeurs



Chef de service
















E















































DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021




CE GUIDE




















Surcoucircts












CE GUIDE








Pilotage


Recherche


Stockage


Valorisation



Reacuteception


Service courrier

Transmission





Reacutedacteurs



Chef de service










Reacutedacteurs



Sous-directeurs



Chef de service
















E















































DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021









Surcoucircts












CE GUIDE








Pilotage


Recherche


Stockage


Valorisation



Reacuteception


Service courrier

Transmission





Reacutedacteurs



Chef de service










Reacutedacteurs



Sous-directeurs



Chef de service
















E















































DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021





Pilotage


Recherche


Stockage


Valorisation



Reacuteception


Service courrier

Transmission





Reacutedacteurs



Chef de service










Reacutedacteurs



Sous-directeurs



Chef de service
















E















































DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021













E















































DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021















































DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021




DU PROJET

01






















































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021







































Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

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(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







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Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021




















Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

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(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021




Internes













































Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

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(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021



Comitologie








bull Chef de projet

bull 1h Trimestriel




Comiteacute Projet

bull Chef de projet



bull 1h Hebdo


























Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


2h30




1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







07ANNEXES


Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021





Semaine 1 Semaine 2




2h Managers




3h














































1 3

2 4




































(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







2h


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1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





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2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














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rapiditeacute







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Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021













































1 3

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(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







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1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







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Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021



























1 3

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(eacutevolutions)













2h



2h



2h30







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1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



2h




















Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







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Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021




































(eacutevolutions)













2h



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1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





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Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













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Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021






(eacutevolutions)













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1 Sondage optionnel










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


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1j





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Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














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rapiditeacute







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Fiche Phase Page






Fiche Outil Page



O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021










projet





























































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





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Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













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Fiche Phase Page






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O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021

















































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








2h



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Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














06BASCULE EN MODE













rapiditeacute







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Fiche Phase Page






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O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021




































Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























1j





2h








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Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











2h



05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














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Fiche Phase Page






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O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








Juillet 2021


























Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


administration



























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Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











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05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














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rapiditeacute







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O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








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Infrastructures


Maintenance

Formation






















devenir


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Pilotage

Solutions



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Recette technique











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DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










Assistants


























Chantier solution














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O3 Matrice RACI 9


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devenir


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Pilotage

Solutions



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Recette technique











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DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































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Chantier solution














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O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








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1j





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Pilotage

Solutions



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Recette technique











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DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































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Chantier solution














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O3 Matrice RACI 9


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Pilotage

Solutions



meacutetier













Recette technique











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DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










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Chantier solution














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O3 Matrice RACI 9


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Pilotage

Solutions



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Recette technique











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DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































Direction










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Chantier solution














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Fiche Phase Page






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O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








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05DEacuteMARRAGE DU

DEacutePLOIEMENT


Chantier pilotage













































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O3 Matrice RACI 9


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Direction










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O3 Matrice RACI 9


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Direction










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O3 Matrice RACI 9


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Chantier solution














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O5 Logigramme 11








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O5 Logigramme 11








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O3 Matrice RACI 9


O5 Logigramme 11








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