Obligations règlementaires

Obligations règlementaires

Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants - Boulouris - Juillet 2014

Domaines de règlementation

Il existe plusieurs domaines de règlementation : Règlementation associative Règlementation fédérale Règlementation sociale Règlementation sportive Règlementation fiscale


Déclarations en Préfecture

À la créationIl faut avoir rédigé des statuts en conformité avec ceux de la Fédération et avec la règlementation Jeunesse et Sports.

À chaque modification :De statutsDe Comité DirecteurDe Siège Social

On a 3 mois pour faire la déclaration en Préfecture, mais il est préférable de le faire très vite.

À la fusion ou à la dissolution


Registre spécial

C’est LE document principal de l’association, obligatoire et à conserver pendant toute la durée de vie du club.

Il est utilisé pour transcrire toutes les modifications et changements déclarés en Préfecture.

Ces changements y sont mentionnés avec mention des dates de récépissés.

Il s’agit d’un livre-journal côté (pages numérotées et reliées entre elles). Il est paraphé par le Président de l’association. Les changements sont transcrits les uns à la suite des autres sans ratures et sans blanc (pas de passage à une autre page tant que la page en cours n’est pas remplie). Il n’est pas possible de coller des feuilles blanches dans ce registre et il ne faut pas y faire figurer les procès verbaux d’Assemblées Générales ni les comptes-rendus de Conseils d’Administration.


Affiliation à la FédérationContrat Club

La demande d’affiliation intervient après avoir choisi le ou les professeurs qui interviendront et avoir obtenu des créneaux dans une salle.

On peut faire cette démarche par extranet ou utiliser le formulaire prévu à cet effet et l’envoyer par courrier.

Il faut ensuite mettre à jour le Contrat Club à chaque fois qu’il y a modification de Dirigeants, de professeur, de salle, de siège social ou de statuts.


Code du Sport

Il a été créé en mai 2006 pour réglementer le fonctionnement des activités sportives.

Il pose un cadre notamment en matière d’hygiène et de sécurité.


Agrément Jeunesse et Sport

La demande d’agrément ne peut être faite que 2 ans minimum après la création du club. Elle permet de pouvoir solliciter des subventions auprès de certaines collectivités territoriales (par exemple subvention CNDS).

La demande s’adresse à la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPP) du département du siège du club.


Déclaration d’Etablissement d’Activités Physiques et Sportives

Vous devez la faire même si vous n’êtes pas propriétaire du dojo (ne pas confondre avec l’obligation de conformité des équipements qui est faite au gestionnaire de ceux-ci – mairie généralement).

Cette déclaration doit être faite à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale.

Elle entraîne un ensemble d’obligations : assurance, affichage, organisation des secours.


Déclaration des éducateurs

Pour pouvoir enseigner, outre le diplôme lui permettant d’exercer, le professeur doit obtenir sa carte professionnelle auprès de la DDCS.

Cette carte est à renouveler tous les 5 ans.


Assurances

Assurance de la FédérationNe pas oublier, pour qu’elle soit valable, de licencier les membres du Comité Directeur avant le 1er septembre.

Assurance(s) complémentaire(s)pour les essais non couverts par la licenceassurance gratuite pour les bénévoles, …

Assurance risques locatifscomplémentaire de l’assurance fédérale pour les locaux occupés à titre permanent – soit plus de 180 jours consécutifs


Affichage

Un certain nombre de documents doivent être affichés dans le(s) lieux de pratique :

Tableau d’organisation des secours Affiche et attestation de l’assurance fédérale Règlement intérieur Diplômes des enseignants Cartes professionnelles des enseignants Avis de la Commission de Sécurité Récépissé de déclaration d’EAPS


Hygiène et sécurité

Le club doit disposer d’une trousse de secours.

Il faut avoir un tableau d’organisation des secours et un moyen de communication rapide.

En cas d’accident grave (décès ou incapacité de longue durée) il faut faire une déclaration d’accident à la Préfecture.


Documents à demander aux adhérents

Fiche de licence signée Certificat médical d’aptitude à la pratique du sport

(judo, jujitsu, taïso …) Autorisation de prendre des mesures d’urgence en

cas d’accident Signature du règlement intérieur Droit à l’image, éventuellement, surtout pour les

enfants mineurs


Réunions de Comité Directeur

Les statuts ou le règlement intérieur imposent souvent un minimum de réunions de Comité Directeur par an.

Même si ce n’est pas obligatoire, il est bon d’avoir, à chaque fois, un compte-rendu, signé par le Président et le Secrétaire, et conservé dans un classeur prévu à cet effet.


Documents comptables

Avoir une comptabilité rigoureuse est une obligation pour rendre compte à ses adhérents et à des partenaires sociaux de l’utilisation des fonds.

On peut se contenter d’une comptabilité simplifiée car le budget n’est pas très important : il est conseillé (et c’est ce qui est réclamé pour les demandes de subvention) d’avoir un compte de résultat (voir les outils proposés).


Assemblée Générale

Les clubs de judo ont l’obligation d’organiser au moins une AG annuelle (voir module « Comment réussir son Assemblée Générale »).

Il est bon d’avoir un classeur pour les procès-verbaux d’Assemblées Générales. Le procès-verbal est la pièce justificative pour les déclarations de modification en Préfecture, auprès de la DDJSCS, de la banque …


Salariés

Le Code du Travail et la Convention Nationale du Sport imposent une règlementation précise quand on a des salariés.

Nous allons détailler l’ensemble des règles à suivre.


Salariés : CEA

Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est un dispositif dépendant de l’URSSAF qui permet en même temps de déclarer vos salariés, de leur fournir un contrat de travail, de les payer avec un chèque-emploi associatif, d’obtenir une fiche de paie, de déclarer tous les mois les salaires, ce qui automatise les prélèvements sociaux et vous dispense de toute déclaration trimestrielle ou DAE annuelle.


Salariés : contrat de travail

Le contrat de travail doit être en accord avec la Convention Collective Nationale du Sport Etendue (CCNS). La norme est le CDI.

On attend davantage de renseignements sur l’application de la nouvelle loi imposant une durée minimale du travail hebdomadaire de 24 heures.

La Fédération propose des modèles de contrat de travail.


Salariés : DPAE – Quoi ?

La DPAE rassemble 6 formalités liées à l’embauche : la déclaration d'une première embauche dans un établissement, la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la

Sécurité sociale, la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, la demande d'adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé

au travail en vue de la visite médicale obligatoire, la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la

déclaration annuelle des données sociales (DADS).


Salariés : DPAE – Comment ?

Elle doit être faite 8 jours avant le début de la période d’essai.

2 méthodes : saisie en ligne d’un formulaire sur net-entreprises.fr

(s’inscrire préalablement à la première embauche) par télécopie ou recommandé avec accusé de réception


Salariés : Médecine du Travail

Il y a une visite à faire à l’embauche (avant l’expiration de la période d’essai), puis un suivi périodique.


Salariés : Régime de prévoyance

La Convention Collective prévoit l’adhésion à un Régime de Prévoyance pour vos salariés : n’oubliez donc pas d’y adhérer et de déclarer vos salariés.


Salariés : Mutuelle santé

Une complémentaire Santé devra bientôt être proposée à tous les salariés.

La date limite de mise en application est fixée au 1er janvier 2016. On peut déjà se renseigner sur les mutuelles mais il est inutile de se précipiter.


Salariés : Fiches de paie

Vous pouvez payer vos salariés par chèque ou par virement.

Pour la fiche de paie, vous avez le choix entre : La faire vous-même (voir modèle sous excel dans le module

« Outils de gestion ») La faire faire par un cabinet comptable La faire faire par un organisme d’aide aux associations


Salariés : Cotisations sociales

Les cotisations se paient trimestriellement à l’URSSAF et à la Caisse de Retraite, et semestriellement pour le Régime de Prévoyance.

On peut le faire par net-entreprises.fr.

En 2016, la DSN (déclaration sociale nominative) remplacera toutes les déclarations sociales issues de la paie.


Salariés : Registre unique du personnel

Il peut être tenu sur support numérique.

Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié. Ces mentions sont les suivantes :

nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement


Salariés : Livre de paie

Il suffit de conserver le double des bulletins de salaires.


Salariés : Document unique de sécurité

Ce dossier fait l'inventaire des produits, matériel et conditions de travail, pouvant causer un dommage au(x) salarié(s). La mise à jour est effectuée, au moins chaque année ainsi que lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail.


Salariés : Cotisations aux OPCA

À payer avant le 1er mars de chaque année à AGEFOS et Uniformation.

C’est à vous de les contacter la première fois : les bordereaux de versement ne sont pas envoyés automatiquement pour les clubs n’ayant pas encore adhéré.


Fichiers informatique : quels droits et devoirs ?

Les fichiers des membres et donateurs d’une association sont dispensés de déclaration à la CNIL.

Mais il faut informer les personnes de l’existence de ce fichier et de leur droit d’accès aux informations qui les concernent. Et bien sûr prendre toutes les mesures utiles pour la protection de ces données.

À noter : les mairies demandent parfois, pour l’obtention d’une subvention, la liste des adhérents avec adresses : c’est illégal.


Cours en musique

Attention, si vous faites des cours en musique (autre que radio), tels que taïso, vous devez vous déclarer à la SACEM et payer une cotisation.


Organisation de Tournois

Ne pas négliger les demandes d’autorisation nécessaires : organisation (Ligue dont le club dépend), buvette (au Maire) …

Pour la buvette, en principe le Code du Sport interdit la vente de boissons alcoolisées dans l’enceinte de la salle sportive.

Pensez à prévenir l’assurance de la Fédération.

Vérifier que tous les participants disposent bien d’un certificat médical de moins d’un an attestant de la non-contrindication à la pratique du judo en compétition.

Assurer la sécurité des participants et du public.


Organisation de lotos, loteries, tombolas

L'organisation des loteries et des tombolas est soumises à une procédure d'autorisation préalable en préfecture permettant de vérifier qu'elle ne relève pas du champ commercial. Il est bon de demander l’autorisation du maire également.

Prévenir l’assurance fédérale.

Les lotos ne doivent pas être ouverts à tous et, sur un même loto, chacun des participants doit miser globalement au plus 20 €.

Les lots doivent être des biens, des services ou des bons d'achat non remboursables.

Les lots ne peuvent pas être des sommes d'argent.


Organisation de lotos, loteries, tombolas

L'exonération d’impôt est de droit si l'association mène des actions d'intérêt général et n'a pas organisé dans la même année civile plus de 5 événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes, etc.).


Organisation de repas

Comme pour tout évènement, il faut prévenir l’assurance fédérale.

S’il y a diffusion de musique, il faut cotiser à la SACEM.


Organisation de déplacements

Le club peut organiser des déplacements, soit pour aller en compétition, soit lors de stage, pour se rendre sur le lieu d’activités.

On peut faire appel à des bénévoles pour assurer ce transport : ils sont couverts par l’assurance liée à la licence.

Cependant, il convient de signer des ordres de mission pour chaque bénévole assurant ce service.


Participation aux compétitions

Vérifiez que vos judokas ont des passeports sportifs à jour (vignette, grades, certificat médical).

N’oubliez pas d’inscrire préalablement par extranet quand il y a lieu.

Pour les organisateurs : le plus important est le certificat médical ; si le passeport est absent, on peut vérifier en ligne la prise de licence, mais il faut un certificat médical en règle.
