Secrétaire Administrative et comptable

Raison d’être de l’emploi

Depuis son déménagement dans La Fabrique, l'association a passé un nouveau seuil de développement qui s’est traduit par une évolution importante de son projet artistique et culturel, une augmentation du volume d'activité, des financements publics et un accroissement du personnel permanent et vacataire. Toutes ces évolutions impliquent des adaptations des procédures administratives, budgétaires et organisationnelles.

Missions principales

Le/la secrétaire administrative et comptable est le collaborateur de l’Administratrice et de la Direction qu’il/elle assiste dans leurs différentes tâches au niveau de la gestion administrative, budgétaire, financière, sociale et fiscale de l’association, ainsi que de l’administration du personnel. Secrétariat et organisation interne :

Il/elle assiste l’Administratrice et la Direction dans la gestion administrative de l’association. Pour ce faire, il/elle :

assure la rédaction des comptes rendus de réunions internes et externes ;

plus généralement, assure la rédaction de tous types de documents : note interne, courrier, … et le classement de ces documents ;

est en charge de la mise à jour des listes de diffusion mails ainsi que des fichiers de contacts des tutelles, professionnels et partenaires ;

participe au suivi et à la rédaction des documents de bilan du projet artistique et culturel de l’association, pour l’interne ou pour l’externe ;

assure la mise en page de tout document de présentation des activités ou des budgets de la structure ;

assure toute tâche de secrétariat liée au fonctionnement des instances associatives : mise à jour du registre des assemblées, de celui des conseils d’administration, transmission à l’administration publique de toute modification statutaire ou de composition du bureau etc.

Juridique :

Il/elle peut être amené à seconder l’Administratrice dans sa mission de veille juridique et à cet effet peut être amené à effectuer des recherches de documents juridiques et législatifs concernant le droit du travail, le droit social et le droit fiscal applicable à l’association et à ses activités.

Administration générale :

Il/elle assiste l’Administratrice et la Direction dans la gestion administrative de l’association. Pour ce faire, il/elle :

assure la tenue d'un rétro-planning des échéances administratives à venir (dates limites de réception des dossiers de subventions, CNV,…) ;

demande aux services les éléments et informations nécessaires pour compléter ces dossiers et tenir ces échéances ;

participe au transfert d'informations et à l’articulation avec les services de programmation d’activités, ….

s’assure du remplissage des bilans d'activités par les services ;

participe à la rédaction des rapports d'activités de la structure et suit leur réalisation (relecture, impression…) ;

participe au montage des dossiers de subventions : préparation des documents administratifs, budgétaires et remplissage de la partie argumentaire concernant le bilan des indicateurs ;

complète les questionnaires et documents d’observations partagées des sociétés civiles et fédérations auxquelles la structure adhère (CNV, SMA, FEDELIMA…) ;

participe au suivi des contrats d’artistes : s’assure de la signature des contrats et de la bonne réception des factures afférentes ;

assure la relance et le recouvrement des factures clients et des factures d'échanges ;

peut être amené à participer à la rédaction et au suivi des conventions d'échanges en lien avec le service communication ;

peut être amené à assurer le suivi des éventuels dossiers de financements européens comprenant notamment la mise à jour des budgets, remontées des dépenses et pièces comptables justificatives etc.

Gestion comptable :

Il/elle collabore à la gestion comptable de l’association. Dans ce but, il/elle aide l’Administratrice dans :

l’établissement et le contrôle de la réalisation des budgets d’investissements ;

le suivi des acquisitions de matériel et la codification des factures d'investissements ;

l’inventaire, le suivi et le marquage du matériel ; Il/elle peut également être amené à assister la comptable ou la comptable principale pour la clôture des comptes (bilan et résultat). Il/elle peut également être amené à collaborer à la gestion et au suivi budgétaire et financier de l’association en aidant l’Administratrice dans l’établissement et le contrôle de la réalisation des budgets des services. Administration du personnel :

Il/elle seconde l’Administratrice et la Direction dans l’administration du personnel. Dans cette optique, il/elle :

participe à la rédaction des contrats de travail et avenants du personnel ainsi que de leurs délégations ;

gère le suivi et la remise les tickets restaurants au personnel ;

participe à la gestion des questions de financement de la formation professionnelle ;

organise les déplacements collectifs de l’équipe.

Profil Expérience professionnelle significative requise sur un poste similaire ou expérience en juridique et administration de 3 ans minimum. Niveau de formation Bac professionnel gestion-administration ou Bac +2 demandé. Langues étrangères : maîtrise de l’anglais souhaitée. Savoirs, savoirs-faires, savoir-être :

Intérêt pour les musiques actuelles, le spectacle multimédia et les arts numériques.

Connaissance du spectacle vivant et du fonctionnement du secteur culturel subventionné appréciée.

Bonnes connaissances en comptabilité générale.

Bonnes notions juridiques générales et notions juridiques appliquées au spectacle vivant et au secteur culturel en particulier.

Outils informatiques : très bonne connaissance de Suite office (traitement de texte, tableur, présentation powerpoint…), internet et mail, documents web partagés (google docs, doodle,…) ; connaissance d’au moins un logiciel de comptabilité.

Capacité d’analyse, de synthèse et très bonne compétence rédactionnelle

Aisance relationnelle et disposition au travail en équipe

Sens de l’organisation et rigueur

Poste et rémunération

CDI temps partiel annualisé de 32h hebdomadaires réparties sur 4,5 jours (à savoir 4h le lundi après-midi et 7h par jour du mardi au vendredi).

Convention Collective Nationale des Entreprises Artistiques et Culturelles – Groupe 8 – Secrétaire-comptable

Rémunération : sur la base de 1.737 euros bruts mensuels pour un temps partiel annualisé de 32h hebdomadaires

Dates des entretiens et de la prise de poste

Entretiens : le mercredi 23 septembre 2015 Prise de poste : le lundi 12 octobre 2015 CV détaillé et lettre de motivation à envoyer exclusivement par mail (fichier pdf) : recrutement@stereolux.org avant le 9 août 2015