Optimisez votre gestion de temps avec Outlook « trucs et astuces pour un professionnel »

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INTRODUCTION

Présenté par :

En collaboration avec:

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FRANÇOIS SAURO POUR VOUS AUJOURD’HUI!

PRÉSENTATEUR

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OBJECTIFS DE LA FORMATION

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OBJECTIFS

• Éviter les pièges de perte de temps liés aux courriels

• Gérez vos courriels professionnellement grâce à Outlook

• Comprendre l’impact des technologies sur votre

quotidien

• Découvrir des trucs simples pour diminuer les

interruptions au travail!

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POURQUOI CHANGER NOS

MÉTHODES DE TRAVAIL?

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Les pièges de perte de temps liés aux courriels

1. Oublis à répétition

2. Pertes de temps en recherche d’informations

3. Augmentation du stress lié au travail

4. Questionnements fréquents

5. Augmentation du sentiment d’urgence

6. Augmentation des interruptions

7. Dispersion

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L’impact des technologies sur le travail

Le multi-tâche est impossible… lorsque vos tâches requiert de la

concentration!

20% du temps d’un gestionnaire selon de récentes études est passé

à la gestion de ses courriels

Le courriel est lu par 70% des travailleurs en moins de 6 secondes

72% des gens regardent leurs courriels à l’extérieur des heures

d’affaires

Les employés qui utilisent un Blackberry travaillent 6 heures de plus

par semaine.

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Les trucs simples pour diminuer les

interruptions au travail

Désactiver la fonction d’alerte de réception des courriels

Vérifiez ses courriels deux fois par jour

Évitez d’effectuer du travail en mode multi-tâche

Faire un plan de travail et débuter la journée avec vos 2 priorités

Rassembler vos tâches de même nature pour les effectuer en bloc

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OBJECTIF :

BOÎTE DE RÉCEPTION VIDE

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Gérez vos courriels professionnellement

Réception

du

courriel

Action?

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Avez-vous à effectuer une action sur ce courriel?

Réception

du

courriel

Action?

NON

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Est-ce un courriel important à conserver?

Réception

du

courriel

Action?

NON

Important?

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Alors jeter le courriel en question

Réception

du

courriel

Action?

NON

Important?

NON

JETER

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S’il est important ou vous avez un doute…

CLASSER !

Réception

du

courriel

Action?

NON

Important?

NON

JETER

OU

I

CLASSER

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Classer ses courriels

Moins de 7 à 8 dossiers de classement maximum!

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers pour peaufiner le classement

NE PAS classer par nom… à moins que le nom soit le sujet

(exemple : dossier RH d’un employé)

NE PAS classer par date… (les tries et filtres feront ce travail)

Classer vos courriels reçus et envoyés dans la même arborescence

Utiliser l’archivage automatique pour envoyer vos courriel dans un

classement permanent (voir avec votre département de TI)

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Exemple de classement

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Si le courriel vous requiert une action,

est-ce que cette action demande moins de 5 minutes?

Réception

du

courriel

Action? OUI

NON

Important?

NON

JETER

OU

I

CLASSER

5 minutes

et moins?

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Si oui, donc répondez sur le champ!

Réception

du

courriel

Action? OUI

NON

Important?

NON

JETER

OU

I

CLASSER

5 minutes

et moins? OUI RÉPONDEZ

Tout droit réservé

Si l’action ne peut être effectuée sur le champ et

que l’action est plus complexe…

Réception

du

courriel

Action? OUI

NON

Important?

NON

JETER

OU

I

CLASSER

5 minutes

et moins? OUI RÉPONDEZ

NO

N

Tâches

complexes?

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Transférer le courriel en tâche

Réception

du

courriel

Action? OUI

NON

Important?

NON

JETER

OU

I

CLASSER

5 minutes

et moins? OUI RÉPONDEZ

NO

N

Tâches

complexes? OUI

TRANSFÉRER

en tâche

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Transférer le courriel en tâche (1)

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Transférer le courriel en tâche (2)

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Transférer le courriel en tâche (3)

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Mettre en suivi des tâches simples

Réception

du

courriel

Action? OUI 5 minutes

et moins?

NO

N

Tâches

complexes?

NON

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Mettre en suivi des tâches simples

Réception

du

courriel

Action? OUI

CLASSER

5 minutes

et moins?

NO

N

METTRE

EN SUIVI

Tâches

complexes?

NON

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Mettre en suivi des tâches simples

VERSION

2010 et

2007

seulement

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Ajouter une alarme

VERSION

2010 et

2007

seulement

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Mettre en suivi des tâches simples

Mettre en suivi les courriels qui vous demandent un suivi simple

Mettre un rappel pour les suivis critiques dans le temps (avec alarme)

Vous pouvez également mettre un suivi sur des courriels envoyés

afin de s’assurer du suivi d’une demande ou faire une relance

Les suivis s’accumulent dans votre visuel de tâche sous l’onglet liste

des tâches

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Vous pouvez également mettre un suivi

sur vos courriels envoyés avant de les classer!!

Réception

du

courriel

Action? OUI

NON

Important?

OU

I

CLASSER

5 minutes

et moins? OUI RÉPONDEZ

mettre en suivi

si important

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En RÉSUMÉ…

comment vider votre boîte de réception

Réception

du

courriel

Action? OUI

NON

Important?

NON

JETER

OU

I

CLASSER

5 minutes

et moins? OUI RÉPONDEZ

NO

N

METTRE

EN SUIVI

Tâches

complexes?

NON

OUI TRANSFÉRER

en tâche

mettre en suivi

si important

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Intéressé à approfondir vos

connaissances?!!

FORMATION ORGANISÉE PAR

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Intéressé à approfondir vos

connaissances?!!

Optimisez votre gestion du temps avec OUTLOOK

Durée : 1 jour

Dates : 13 septembre, 18 octobre, 15 novembre

Objectifs clés :

- Développer des aptitudes et du savoir-faire en gestion du temps

- Mettre en place un tableau de bord de gestion des tâches et suivis quotidiens

- Gestion avancée des tâches selon des concepts d’organisation de travail éprouvés

- Gérer les interruptions et prendre conscience de l'impact des technologies

- Apprendre à prioriser dans un univers technologique

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EXEMPLE de

Tableau de gestion et suivis

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Intéressé à approfondir vos

connaissances?!!

EXPERT COURRIEL

Durée : 3 heures

Dates : 19 octobre

Objectifs clés :

• Connaître l’éthique de l’utilisation du courriel et des pièges à éviter

• Apprendre les techniques avancées de l’envoi et de la réception des courriels

• Diminuer l’impact négatif des interruptions dues au courriel

• Appliquer l'automatisation et la création de modèles pour vos courriels

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Intéressé à approfondir vos

connaissances?!!

Optimisez l’utilisation de votre téléphone intelligent

Durée : 3 heures

Dates : 4 Octobre

Objectifs clés :

• Acquérir une méthode de travail simple pour effectuer des suivis efficaces lors de déplacement

• Maitriser les éléments de travail dans le BlackBerry® ou iPhone® (tâches, calendrier et autres)

• Apprendre à bien gérer la boîte de réception du courriel sur le BlackBerry® ou iPhone®

• Interpréter et visualiser les tâches avec son appareil BlackBerry® ou iPhone®

• Découvrir certaines fonctions avancées de votre BlackBerry® ou iPhone®

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QUESTIONS ?

François Sauro