Organigramme des services de l’Ecoleadopté par le Conseil d’administration du 22 juin 2012

Sommaire

1. Organigramme

2. Activités des services

ORGANIGRAMME

1. Organigramme

ORGANIGRAMME

2. Activités des services

• Direction générale

• Direction Planification et logistique

• Direction Projets et expertise

• Services de support

ORGANIGRAMME

2.1. Direction générale

La direction générale est responsable de la gestion journalière pour toutes les missions confiées à l’Ecole.(voir lettre de mission adoptée par la décision des Gouvernements du 17 mars 2011 et accord de coopération adopté le 10 novembre 2011, articles 27 à 29)

• SecrétariatChargé de la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux des organes de gestion (Conseil d’administration, Collège scientifique, Conseil de formation et organe directeur) ainsi que du suivi des décisions prises par les organes ; chargé de relancer le reporting des directions et services vers la direction générale.

• Contrôle de gestionChargé du suivi de la performance, de la gestion des coûts et des statistiques.

• Project Management Office (PMO) – gestion du portefeuille de projetsChargé de la gestion du portefeuille de projets et de la coordination des projets, de la gestion et du secrétariat du comité de pilotage et du suivi du plan opérationnel.

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2.2. Direction Planification et logistique

La direction « Planification et logistique » est responsable d’assurer tous les aspects organisationnels et pratiques des formations, elle est l’interlocuteur des participants et des formateurs. Elle est également en charge du centre de documentation et de l’archivage des documents et gère la plate-forme informatique de l’Ecole.

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2.2. Direction Planification et logistique

• LogistiqueInscriptions, rapports de formation, impression documents, contacts, invitations, organisation, catering, salles,…

• WebGestion de la plate-forme (e-learning, partage de documents, forum,…).

• Centre de documentationMise à disposition documents, supports de formation, bibliothèque en lien avec le web, archives, liens avec les autres centres de documentation.

• AccueilRéception, accueil téléphonique, secrétariat.

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2.3. Direction Projets et expertise

La direction « Projets et expertise » est chargée d’identifier les besoins des « clients », de développer et piloter les projets de formation, d’élaborer un plan de formation, d’assurer la satisfaction des clients et de veiller à la cohérence et à l’adéquation des formations. Elle est chargée de l’organisation du Certificat en management public et est chargée de contribuer au développement d’une politique des ressources humaines spécifique à la FWB et à la Wallonie.

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2.3. Direction Projets et expertise

• Projets de formations

En charge des contacts avec les administrations, de l’identification des besoins, de l’élaboration et du suivi du plan de formation, de la définition du contenu du programme et de la pédagogie des formations, de l’évaluation des formateurs, du feedback des clients SPW et MFWB, de l’élaboration des marchés publics, de la satisfaction des participants ; il est également responsable du budget des formations.

• Certificat de management public

En charge des process, du pool des candidats mandataires, de l’élaboration du projet de programme, de la collaboration avec Selor, de l’organisation du concours de sélection, de la communication, des relations contractuelles avec le prestataire, de la gestion du comité de pilotage et de la coordination du programme.

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2.3. Direction Projets et expertise

• Expertise Ressources humainesChargé du knowledge management, de la coordination avec les services RH du MFWB et SPW, de la certification des formateurs, des liens avec les autres directions générales pour l’intégration des nouveaux entrants, du support au transfert des nouveaux fonctionnaires, du développement d’une politique RH spécifique à la Wallonie et à la FWB.

• Gestion du pool de formateursChargé de l’identification des formateurs, de la mise en place d’une matrice veillant à l’adéquation entre formation et compétences, de l’évaluation des formateurs et de la création et gestion de la base de données.

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2.4. Services de support

• Budget – financesChargé des processus comptables, budgétaire et financier, du rapportage légal et de gestion de la comptabilité, des reporting légaux, de la gestion des factures et de la mise en paiement.

• JuridiqueChargé de conseiller, servir de support aux équipes de projet et aux directions ; chargé de rendre des avis en matière de fonction publique, de marchés publics, de gestion des contentieux, de réformes institutionnelles ; chargé du suivi des questions parlementaires et de la rédaction des conventions.

• InformatiqueChargé de gérer les incidents et les problèmes informatiques, d’assurer l’interface et la collaboration avec Etnic et les éventuels autres prestataires extérieurs, ainsi que d’assurer le support aux utilisateurs.

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2.4. Services de support

• Ressources humainesChargé de l’administration du personnel (gestion de la paie, …), du recrutement, de la rédaction des descriptions de fonction, de l’évaluation des membres du personnel, des formations internes, du suivi du Comité de concertation de base (CCB) et des relations syndicales ainsi que de la législation relative au bien-être et prévention au travail.

• QualitéChargé de la certification ISO, de l’évaluation du processus de formation (participants / objectifs / formateurs / supports), des enquêtes de satisfaction ; chargé de proposer des améliorations au processus de formation.

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2.4. Services de support

• Communication interne et externeChargé de concevoir et mettre en œuvre la stratégie d’information et de communication de l’Ecole, de la diffusion du plan de formation, du rapport d’activités, ; chargé de concevoir, organiser ou animer des événements, tables rondes ou des réunions d’information, chargé de concevoir les supports d’information de l’Ecole (web, papier, présentations,...).

• Facility ManagementChargé d’assurer et coordonner la maintenance de l’Ecole, de la sécurité et l’entretien des locaux, des déplacements, du déménagement,…

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