Organisation administrative et gestion du temps

1) Organiser son administratif

L'administratif, un mal nécessaire ? Dans les entreprises unipersonnelles, c’est un

frein évident à la productivité et un obstacle à la satisfaction de la clientèle

Alors autant s'organiser !

Organisation administrative

Gestion des documents : Chaque semaine, des dizaines de documents

arrivent et sont expédiés. Conseils: 1. Se procurer un agenda (papier ou

informatique) 2. Se procurer classeurs, chemises etc… (voir liste

dans le support de cours)

Organisation administrative Traitement du courrier Prévoir tampon à date Le traiter comme une tâche (voir gestion du temps). CONSEILS : • Ne pas conserver le courrier inutile (pub sans intérêt) • Ne pas hésiter à utiliser le "classement vertical" le plus

tôt possible (non important/non urgent). • Courrier envoyé : Ne pas oublier de conserver un

double du courrier et des pièces jointes.

Organisation administrative Traitement du courrier Réfléchir au classement après traitement • Classement dans les dossiers courrier (reçus

et envoyés) par ordre chronologique Ou : • Classement dans les dossiers concernés par

le courrier (client, fournisseur, banque, services fiscaux…)

Organisation administrative Factures fournisseurs Matériel : Classeur identifié + chemise en attente de

règlement • Saisie comptable • Marquage de la facture saisie • Mise en attente de règlement (chemise en attente

de règlt) • Classement alpha par fournisseur avec sous-

classement par date. Pour les fournisseurs occasionnels, prévoir un emplacement "divers" par exemple.

Organisation administrative Factures clients Matériel : Classeur identifié + chemise en attente de

règlement • Saisie comptable • Marquage de la facture après saisie • Mise en attente de règlement client (très

important), dans la chemise "en attente de règlement".

• Classement chronologique obligatoire par client après règlement, mais il est conseillé de constituer des dossiers clients avec double de factures et classés par alpha (voir factures fournisseurs)

Organisation administrative Relevés bancaires Matériel : Classeur identifié • Rapprochement bancaire (voir module comptabilité) • Saisie des données comptables du relevé (frais

bancaires, agios) • Classement par banque et par date après traitement

comptable

Organisation administrative Rédaction des documents clients 1) Devis et bons de commande

– Devis ou bons de commande propres et précis (informatique).

– C'est l'image de l'entreprise qui est en jeu. – Le devis = reflet de la future facture. – Exiger des commandes datées et signées ou, à la limite, des

devis datés et acceptés. – En cas de litige ou d'impayé, ces documents seront les

seules preuves juridiques.

Organisation administrative Rédaction des documents clients 2) Factures Attention présentation règlementaire :

Mentions obligatoires Diapo suiv. Remarque Auto et micro ajouter la mention :

"TVA non applicable TVA, article 293 B du CGI"

Organisation administrative

M François 2 rue du Béarn

Organisation administrative Rédaction des documents clients 2) Factures (suite) Conditions générales de vente (CGV): Uniquement pour les ventes entre professionnels Pas obligatoires, mais si on en fait figurer, elles doivent

comporter les mentions obligatoires suivantes : • les conditions de vente proprement dites (conditions

relatives au transfert de propriété, à la logistique…), • le barème des prix unitaires, • les réductions de prix, • les conditions de règlement. • L’indemnité pour frais de recouvrement (40€)

Organisation administrative Rédaction des documents clients 2) Factures (suite) Clause importante : réserve de propriété Le vendeur conserve la propriété du bien jusqu'au

paiement complet par le client (ne concerne pas les prestations de services…)

Organisation administrative Rédaction des documents clients 2) Factures (suite)

Très important : Rédiger et envoyer les factures rapidement (preuve de sérieux)

Organisation administrative Autres traitements administratifs Chèques émis: à rédiger clairement sans

laisser de blancs. N° facture réglée au verso. Pièce justificative obligatoire à noter sur talon.

Trésorerie et caisse : aucune opération sans pièce justificative. Ne pas conserver de forte somme. Noter la recette.

solde de caisse = fonds de caisse + recettes-dépenses-remise en banque à comparer aux espèces en caisse.

Organisation administrative Achats de marchandises et autres frais Commandes Conserver un exemplaire pour contrôle facture Réception marchandises Contrôler avec bon de commande et de livraison Réception factures Contrôler toute la facture: conformité produit, quantités, prix,

date de paiement, TVA… Classement dossier factures à payer avec

commande et bon de livraison Comptabilisation Seules les factures sont comptabilisées, et non les devis ou bon

de commandes. Marquer les factures saisies.

Organisation administrative Ventes et clients Commandes Par écrit avec double et signature Livraisons Bon de livraison signé par le client Factures A rédiger et envoyer ou donner rapidement Classement dossier "factures clients non réglées"

Organisation administrative Gestion des comptes clients À suivre avec rigueur: • Soit avec les journaux comptables (comptes

411XXX non soldés) • Soit avec le dossier "factures clients non réglées" Ne pas hésiter à faire des relances en cas de

dépassement du délai convenu. Ne pas hésiter à engager des injonctions de payer

auprès du TC si la somme est importante.

Organisation administrative Gestion des comptes clients

Rester très ferme Un bon client est un client qui paie bien

Un chef d'entreprise doit toujours avoir à l'esprit ce petit calcul : si son résultat net représente 5 % de son chiffre d'affaires, en cas d'impayé, il devra vendre l'équivalent de 20 fois cet impayé pour le compenser !

Organisation administrative Gestion des notes de frais Vous et vos salarié(e)s pouvez avoir des frais professionnels: Déplacements, repas, péages, parking… Remboursables sur justificatifs : billet train, note restaurant,

ticket péage ou parking… Indemnités kilométriques: • Utiliser le barème légal (urssaf.fr) • Justifier les déplacements (copie de l'agenda, fiche

déplacement avec kms, client visité)

ATTENTION aux redressements sociaux et fiscaux

Obligations légales Registres obligatoires (rappels de comptabilité) Auto et micro entreprise : • Livre des recettes • Registre des achats Entreprises au mini-réel ou libérales : • Un journal des recettes/dépenses • Un registre des immobilisations et des amortissements Entreprises au régime du réel : • Livre-journal • Grand-livre • Livre d'inventaire

Obligations légales Registres obligatoires Entreprises employant des salarié(e)s : • Un registre unique du personnel (dates entrée et sortie,

identité du salarié) à conserver 5 ans. • Un livre de paie (coté et paraphé si registre manuel, sinon

listing informatique). • Un registre de l’inspection du travail (regroupe les

remarques de l’inspecteur du travail).

Obligations légales Obligations sociales et fiscales Déclarations fiscales TVA : Auto et micros : pas de déclaration Autres statuts : acomptes trimestriels ou paiements mensuels

(ou trimestriels si TVA<4000€) sur CA réel. Impôts sur les bénéfices : Auto et micros : déclarer le bénéfice forfaitairement obtenu par

abattement sur le CA (ou recettes) de 71%, 50% et 34%. Entreprise individuelle : déclaration du bénéfice comptable à

ajouter aux autres revenus du foyer. Sociétés : impôt sur les sociétés (IS) ≠ Impôt sur le revenu –

taux de 15 et 33,33%

Obligations légales Obligations sociales et fiscales Déclarations sociales Le dirigeant Entreprise individuelle et gérant majoritaire : régime

des TNS, déclarations à faire au RSI. Paiement au trimestre ou mensuel.

Auto : régime d'office au micro social RSI Micro : micro social sur option (RSI) Gérant société min. salarié : id° régime des salariés,

sauf ASSEDIC

Obligations légales Obligations sociales et fiscales

Les inscriptions aux services fiscaux et sociaux sont faits par le CFE

Vous n'avez aucune démarche à effectuer

Obligations légales Obligations sociales et fiscales

Conseil : Ne pas rater les échéances de paiement. Les inscrire sur l'agenda !

Relations avec les partenaires Il n'y a pas que les clients, les fournisseurs et la famille ! Il faut compter avec:

• Les services fiscaux • Les services sociaux • L'expert comptable (souvent) • Les banques • L'avocat • Les assurances

Relations avec les partenaires Point commun à tous:

Ils détestent être mis devant le fait accompli.

En cas de difficultés prévisibles, préparer un dossier sur la situation et prendre rendez-vous.

Relations avec les partenaires Le RSI et les services fiscaux: ATTN : 1 jour de retard = majoration 10% Possibilité de délais de paiement, mais les respecter L'expert comptable: • Pas obligatoire, mais spécialiste de bon conseil • Faire jouer la concurrence • S'assurer qu'il connaît votre activité • Lettre de mission obligatoire (qui fait quoi et

combien) • Peut effectuer les payes • Adhésion à un centre de gestion agréé

Relations avec les partenaires La banque: Elle ne fait jamais de sentiment Obligation d'un compte professionnel (frais de gestion)? NON pour auto, micro et EI

– Avoir un compte séparé pour le privé – Négocier le découvert, les taux, les dates de valeur. – Définir ses besoins en respectant les limites en usage – Respecter ses engagements en cas d’accord. – Prévenir en cas de difficultés ponctuelles en vue.

Relations avec les partenaires L'avocat:

Ça ne coûte rien de se renseigner sur ceux qui connaissent votre activité ou spécialisés dans le droit des entreprises.

Les assurances: • Passage obligatoire. • Faire jouer la concurrence (ATTN aux prix trop

bas)

Relations avec les partenaires

Un maître mot : communiquer

2) Gérer son temps

Le temps, c’est quoi ? Quelques expressions : • On n’a pas le temps • Le temps passe trop vite • J’ai perdu mon temps • Le temps c’est de l’argent • Le temps joue contre moi • Libérer du temps • Nous avons tout notre temps Le temps c’est l’essence même de la vie qui avance, essayons de ne pas le subir.

"Le temps est un grand maître. Le malheur, c'est qu'il tue ses élèves." Hector Berlioz

Objectif de cet exposé OK ! - On refuse de subir le temps et on bouge, sans réfléchir. On tombe dans un triple engrenage : 1er engrenage: • Un nombre grandissant de tâches surviennent • Elles sont difficiles à appréhender globalement • On ne cesse de courir toute la semaine • Mais être actif plaît, valorise, rend important 2ème engrenage : • On devient vite débordé • On gère au plus vite et tout est urgent 3ème engrenage : • Le stress arrive, est présent tous les jours (et la nuit) • On s'agite dans tous les sens • Le temps s'écoule, s'écoule…

Objectif de cet exposé

De nombreuses méthodes souvent complexes existent pour gérer le temps. Notre objectif : Vous donner des pistes et des outils pour organiser votre temps, donc votre travail et votre vie familiale

L’avalanches des tâches Bienvenue dans une journée d’aujourd’hui : • Finir un devis pour la mairie • Aller chercher les enfants à l’école • Lire et répondre aux mails envahissants • Déclarer et payer les charges sociales • Prendre rendez-vous chez le dentiste • Appeler un client et arranger un litige • Fabriquer 500 savons • Ouvrir un compte Facebook professionnel • Classer les factures...

Le temps qui file et qui manque…

L’avalanches des tâches Malheureusement, personne ne peut échapper à toutes ces contraintes incontournables et liées: • à la réussite d’un projet professionnel. • à la vie personnelle

Alors que faire ? Gérer son temps

= faire des choix = gérer ses tâches

Il faut de la méthode !

Une méthode en 5 points 1 – Lister les tâches 2 – Se fixer des objectifs 3 – Établir des priorités 4 – Organiser ses journées 5 – Organiser son environnement

Une méthode en 5 points Avant toute chose : du matériel. • Préparer un agenda, quelque soit sa forme (papier, électronique, en ligne…) • Préparer un carnet papier ou électronique • Préparer des dossiers et chemises cartonnés

1 – Lister les tâches

1 - Lister les tâches Dans le module « organisation administrative », nous avons déjà décrit les diverses tâches qui se greffent autour du cœur de métier: • Rédiger des factures • Faire des devis • Payer des cotisations • Trier le courrier • Répondre au courrier • Classer les factures…

1 - Lister les tâches Le carnet servira à noter en permanence, dans n’importe quel ordre, toutes les tâches connues qui seront à traiter dans l’avenir : la TODO-List ou liste des tâches. Exemple d’une TODO-List:

Date du jour* Tâche

10/01/14 Louer une boutique centre Pau

11/01/14 Ranger les documents en attente avant le 15

11/01/14 Aller voir institutrice Clément

11/01/14 Faire imprimer cartes de visite et dépliants triptyques

11/01/14 Installer Word sur PC

11/01/14 Prospecter par tél quartier centre

11/01/14 Faire devis cliente CHARLOTTE (avant fin semaine 3) – 1 heure

11/01/14 Acheter stylos de couleur

*Date du jour = date d’inscription sur le carnet

1 - Lister les tâches Exemple de TODO-List sur carnet papier

1 - Lister les tâches

Et vous, pourriez-vous faire une liste de vos tâches ?

À vous de jouer maintenant…

1 - Lister les tâches Conseils utiles : • Noter toutes les tâches à prévoir, mêmes petites

• Noter la date d’inscription de la tâche

• Noter éventuellement la durée

• Noter une date butoir si elle est connue

• Rayer clairement la tâche après exécution totale

• Consulter la liste chaque jour

2 – Se fixer des objectifs

2 - Se fixer des objectifs Point 1 : on vient d’effectuer une collecte des tâches Point 2 : on se fixe des objectifs de réalisation : • Qualitatifs (quoi) • Quantitatifs (combien, quand, durée)

Se réserver un moment pour la réflexion: •Tous les soirs ou •Chaque début de semaine…

2 - Se fixer des objectifs

Exemples d’objectifs: Développer mon réseau pro Utiliser mon propre réseau (tenir informé une

fois par mois mon réseau de mes activités) M’inscrire sur viadeo Contacter 5 clients potentiels par jour Réaliser ma page Facebook professionnelle

avant la fin du mois Trouver une crèche ou une nounou sous 15

jours

2 - Se fixer des objectifs Pour organiser son temps, il faut tout d'abord

savoir où l'on va. Plus l'objectif fixé est défini de manière

précise et détaillé, et plus nous serons en mesure de l'atteindre.

Pour réussir : détermination et méthode Ces objectifs doivent être traduits en tâches

précises Un objectif doit être réalisable (long ou court

terme) Ne pas oublier vos objectifs personnels Afficher ses objectifs (mur, tableau…)

2 - Se fixer des objectifs L'outil principal des objectifs : L'agenda

• Qu'il soit papier, Smartphone ou logiciel informatique, l'agenda est la pièce maîtresse de la gestion de vos objectifs. • On y consignera aussi les tâches qu'on aura fixées en terme d'objectifs à atteindre, et donc inscrites dans un créneau de date et même horaire. • On verra plus loin comment donner des priorités aux différents objectifs.

2 - Se fixer des objectifs

C’est remettre à plus tard… ce qu'on doit ou peut faire tout de suite.

L’obstacle principal : la procrastination Frustration

Culpabilité Stress Surcharge de travail Inefficacité Car le temps ne se stocke pas

2 - Se fixer des objectifs Lutter contre la procrastination : 1.Utiliser l’agenda et respecter les échéances 2.Noter sa performance :

• 1 si 80% des tâches reportées • 2 si 60% " " " • 3 si 40% " " " • 4 si 20% " " " • 5 si 0% " " "

3. Mesurer ses progrès

3 – Etablir des priorités

3 – Etablir des priorités Toutes les tâches de la TODO-List ne se situent pas au même niveau: • Demander un rendez-vous avec un client important ou acheter du papier

échelle en terme d'importance

• Payer la TVA pour demain ou penser à nettoyer le bureau.

échelle en terme d'urgence

3 – Etablir des priorités La matrice d'Eisenhower

3 – Etablir des priorités Faire devis pour Turboméca

Payer la TVA fin semaine

Préparer formation en ligne de janv. Rechercher local commercial

Répondre à la belle-mère pour repas de dimanche

URGENT PAS URGENT

Tél pour RDV client TOTO Payer les impôts demain

Acheter café pour machine

Envoyer invitations salon de mars

Acheter timbres

3 – Etablir des priorités

• Placer toutes les tâches sur l'agenda • Respecter les priorités

Adapter les niveaux d'importance et d'urgence : 1. À votre activité 2. À votre ressenti personnel 3. Au type de situation (crise ou non)

4 – Organiser ses journées

4 – Organiser ses journées

Une journée bien remplie ? Vous êtes sûr(e)s ? Alors écoutez bien ceci…

4 – Organiser ses journées Donc remplir d’abord son agenda avec les tâches longues et importantes/urgentes Remplir les trous par les tâches moins longues (mais peut-être urgentes) Placer ensuite les tâches de faibles durée (coup de fil, boire un café(!), envoyer un mail rapide…)

4 – Organiser ses journées 10 règles pour bien organiser sa journée

1. Estimer la durée des tâches 2. Découper les tâches longues en plusieurs courtes 3. Réserver les tâches délicates ou difficiles pour la

matinée 4. N'exécuter qu'une seule tâche à la fois 5. Se forcer à éliminer les tâches classées non

importantes/non urgentes 6. Savoir dire non aux voleurs de temps 7. Effectuer immédiatement les tâches de durée < 2' 8. Ne pas effectuer plus de 3 à 4 heures de travail

intensif par jour (ou 2 à 3 tâches importantes) 9. Imposer des dates butoirs immuables 10.Réserver du temps aux imprévus et au repos

4 – Organiser ses journées Encore une règle ! Attention au syndrome du « nez dans le guidon »

Quelle que soit l'activité, Veiller à ce que 20% du temps soit consacré à : 1. L'administratif 2. L'action commerciale (prospection,

communication, visites…)

5 – Organiser son environnement

5 – Organiser son environnement

Une place pour chaque chose. Sur le bureau :

• L'ordinateur • La TODO-List (ou Smartphone, ou ordi) • L'agenda (ou Smartphone ou ordi) • Les fournitures de bureau habituelles • Le téléphone (ou Smartphone) • Le répertoire de contacts (Smartphone ou ordi)

Et c'est tout ! Les autres dossiers seront rangés dans des étagères ou armoires séparées

5 – Organiser son environnement

Vous partez peut-être de ceci

5 – Organiser son environnement

Vous voulez arriver à cela

5 – Organiser son environnement Pour y arriver : 1. Préparer un dossier cartonné "TODO" ou "A faire" 2. Faites une grande pile de tous les documents 3. Traiter la pile du haut vers le bas 4. Ne jamais retrier, ne jamais sauter une feuille de papier, ne

jamais replacer un morceau de papier dans la pile 5. Effectuer une des 5 possibilités suivantes:

• Jeter • Déléguer (si c’est possible) • Archiver • Exécuter (tout de suite si moins de 2') • Écrire dans la TODO-List

6. Entretenir le système : • Tout ce qui arrive va dans le dossier TODO • Trier comme ci-dessus (§5) régulièrement • Garder les docs correspondant aux tâches de la TODO-List

5 – Organiser son environnement Exemple de gestion administrative

Ouverture courrier

Traitement < 2' ? Dossier TODO Exécution Oui Non

Inscription dans la TODO-List

Traitement comme une tâche Classement

Le courrier

5 – Organiser son environnement

Les factures clients :

• Après exécution de la commande, établir la facture, sinon l’inscrire sur la TODO-List, ou directement sur l’agenda, (grouper la rédaction de plusieurs factures) • La donner (et l’encaisser si possible) ou l’envoyer immédiatement • La placer dans un dossier « factures clients en attente de règlement » • Noter dans l’agenda une tâche « examen du dossier des factures clients non réglées »

Exemple de gestion administrative

5 – Organiser son environnement

Les factures fournisseurs : Exemple de gestion administrative

• Voir plus haut le traitement du courrier • Vérifier le contenu de la facture (moins de 2 mn, donc exécution immédiate) • Noter le paiement à la date indiquée (date de paiement sur la facture) sur l’agenda • Si litige, noter « appeler fournisseur UNTEL pour litige » dans la TODO-List • Classer la facture dans un dossier « factures fournisseurs à régler »

Le traitement des mails Les abus sont à la hauteur de la facilité d'utilisation

Quelques conseils : 1) Décider quand regarder ses mails (une fois par jour) 2) Objectif : 0 mails dans la boîte de réception principale.

Maxi 20 mails dans les autres 3) Lire les mails en appliquant la matrice d'Eisenhower

(critère: l'intérêt pour soi-même uniquement) 4) Créer des dossiers (avec les n°):

1. important et urgent 2. Important et non urgent 3. Urgent et non important 4. Non urgent et non important 5. En attente

5) Classer les mails selon vos priorités (vos propres règles). Revoir ces priorités régulièrement.

Le traitement des mails

Astuces : Certaines applications de messagerie (Outlook, Windows mail, mail Orange, Gmail…) autorisent les règles de courrier. Ces règles ou filtres déplacent automatiquement les messages, dès leur arrivée, dans des dossiers choisis. Utiliser les gestionnaires de spam inclus dans les applications de messagerie. Traiter les mails régulièrement !

En conclusion La gestion du temps n’est pas naturelle, car elle demande de l’énergie ! En effet la nature cherche toujours à dépenser une énergie minimale. A la limite, la meilleure situation pour nous, les humains, est la position horizontale du repos. La civilisation a ajouté le sable et une boisson fraîche...

Pour arriver à gérer son temps sans dépenser trop d’énergie, il faut : • Progresser à vitesse raisonnable • De la détermination • De la méthode

En conclusion (suite)

"Que de temps perdu à gagner du temps ! " (Paul Morand)

Autrement dit, ne pas passer son temps à organiser son temps. Ne pas oublier son cœur de métier, ses clients et ses partenaires. Mais rappelons encore qu'aucune amélioration ne se fera sans : • Volonté • Motivation • Objectifs accessibles et réalistes • Efforts réguliers • Prendre du recul quelques instants chaque jour

Il faut aussi raison garder !

Bon courage !