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CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) Lot 1

Organisation, coordination logistique et technique du Forum culture, médias et économie - Pour la mise en œuvre de la convention de l’UNESCO sur la diversité culturelle, dans le cadre de la

Présidence française de l’Union européenne (PFUE)

ARTICLE 1 - OBJET DU PRESENT CTTP Le présent CCTP a pour objet la désignation d’un opérateur chargé de l'organisation et de la coordination logistique et technique du Forum culture, médias et économie - Pour la mise en œuvre de la convention de l’UNESCO sur la diversité culturelle dans le cadre de la Présidence française de l’Union européenne. ARTICLE 2 - PRÉSENTATION DES ÉVÉNEMENTS Le forum organisé par la Direction du Développement des médias est le suivant : « Forum culture, médias et économie - Pour la mise en œuvre de la convention de l’UNESCO sur la diversité culturelle » ARTICLE 3 - PUBLICS, LIEUX, DUREE Pour ce colloque, les programmes prévisionnels et les publics cibles visés figurent dans la fiche technique jointe en annexe au présent CCTP. Le nombre de participants attendus est estimé à environ 250 personnes (voir fiche technique point 7). La manifestation se déroulera sur 3 jours selon le calendrier suivant (voir fiche technique point 5) :

• 16 novembre 2008 en fin d’après-midi à Avignon après transfert des invités depuis Paris • 17 novembre 2008 à Avignon • 18 novembre 2008 en matinée à Avignon avec retour des invités sur Paris durant l’après-midi

Les manifestations se dérouleront au Palais des Papes. Un cocktail, un spectacle vivant et des visites de musées sont à prévoir en dehors du Palais des Papes, dans un périmètre proche. ARTICLE 4 - PRESTATIONS ATTENDUES DU TITULAIRE Le titulaire assure une mission générale d’ensemblier, de coordination logistique et technique pour l’organisation du forum objet du présent marché. Il apporte son conseil sur l'articulation générale du forum, les éléments de scénographie. Il assure la coordination et la gestion des relations des intervenants et rend compte régulièrement de son action à la Direction du développement des médias, lors de réunions ad hoc. Le titulaire assure la conduite complète de l'opération, sous la maîtrise d'ouvrage de la Direction du développement des médias. Il désigne à cet effet un directeur de projet / coordinateur général.

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Le titulaire travaille en étroite collaboration avec la Direction du développement des médias ainsi qu’avec les services du Palais des Papes et les différents prestataires associés à l’organisation de l’évènement, chargés notamment de la gestion technique, de la restauration ou de la régie de production des manifestations culturelles. La Direction du développement des médias valide les différentes phases d’exécution avec le titulaire, depuis la phase préparatoire jusqu’au bilan de l’opération. Le titulaire est chargé de l’ensemble du suivi technique et logistique de la manifestation. Tout au long de l’opération, il s’assure du respect des délais et rend compte tous les quinze jours des actions entreprises, puis toutes les semaines lors des deux derniers mois avant la manifestation. Toute décision relative à l'exécution du marché doit être validée par les responsables en charge du dossier au sein de la Direction du développement des médias. Dans le cadre de la réalisation des prestations, le titulaire doit être doté d'une assurance de responsabilité civile et de risques matériels, afin de prendre en charge tous les dommages corporels et matériels causés à des tiers pendant la manifestation. Le titulaire doit en outre être doté d’une assurance pour ses personnels. Il doit également souscrire une assurance annulation dans le cadre de la location des matériels. Avant la notification du marché, le titulaire produit à l’administration une copie des polices d'assurances correspondantes. A l’issue de la manifestation, le titulaire devra remettre à la Direction du développement des médias en double exemplaire un CD Rom reprenant l’ensemble des éléments du colloque, notamment, les créations graphiques, fournies par la Direction du développement des médias pour mise en page et impression (invitation, programmes, chemises…), les listings sous Excel (fichier routage, fichier des inscrits, fichiers des présents…), les éléments relatifs à l’évaluation (questionnaires de satisfaction, évaluation et analyse des résultats…), les actes, y compris ceux fournis par la Direction du développement des médias (transcription des enregistrements des débats et interventions...). Le titulaire assure au titre du marché la réalisation des prestations telles que définies dans son offre technique et méthodologique ainsi que celles dont l’exécution est demandée dans le cadre des bons de commande délivrés par la personne publique au fur et à mesure des besoins et dont les prix détaillés figurent dans le bordereau des prix unitaires annexé à l’acte d’engagement. PRESTATION I : PREPARATION ET ORGANISATION DE LA MANIFESTATION

I.1 Coordination générale Le titulaire doit assurer la coordination générale de la manifestation. La coordination générale recouvre les prestations suivantes : l’accompagnement du comité d’organisation de la manifestation, la tenue régulière de réunions de projet et la production des comptes-rendus, l’établissement et la mise à jour régulière du plan d'action détaillé pour chaque jour de la manifestation, la création d'un conducteur technique, l’établissement et la gestion du planning d’exécution de la manifestation, la coordination des actions des fournisseurs et des sous-traitants, le suivi opérationnel et technique de la manifestation, la gestion des intervenants et participants (récupération des CV-Abstracts), la gestion logistique de leur transport et de leur hébergement, les frais de transports et d’hébergement et repas n’étant pas à la charge de l’opérateur. Le titulaire doit pouvoir assumer toutes les tâches de coordination et de conseil liées à l’organisation du Forum culture, médias et économie. Il devra tout mettre en œuvre pour optimiser les objectifs définis pour chaque opération. Pour ce faire, il assure une mission de conseil, d’assistance et de coordination, en faisant preuve de souplesse et réactivité. Le titulaire assure la conduite de l'opération, sous maîtrise d'ouvrage de l’administration. A cet effet il devra désigner un directeur de projet qui sera l’interlocuteur privilégié de l’administration et du comité de pilotage

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pendant tout le déroulement des opérations et servira d’interface entre l’administration et les divers intervenants, prestataires, fournisseurs et mécènes. Le titulaire assurera notamment la coordination des différents prestataires en partenariat avec le Centre international de Congrès d’Avignon (Palais des Papes). Le recrutement des prestataires (spectacle vivant, traiteurs …) est assuré par la Direction du développement des médias. Le personnel (hôtesses d’accueil, techniciens, nettoyage) est mis à disposition sauf mention contraire (voir fiche technique point 8). Le titulaire pourra, le cas échéant, mettre à disposition des personnels spécifiques pour l’accueil et le transfert des invités sur Paris et en gare d’Avignon. Le titulaire est garant de la bonne exécution des prestations convenues et des délais impartis pour leur réalisation. En fonction des besoins de la manifestation, le titulaire met en place une équipe dédiée qui comporte au minimum :

- Un directeur de projet ou un chef de projet - Un coordinateur technique et logistique (avec assistants) - Un responsable invités (avec assistants) - Un responsable sécurité

I. 2 Coordination technique et logistique

Le titulaire doit assurer l’ensemble de la coordination technique et logistique de la manifestation et de tous les intervenants avant, pendant et après la manifestation selon la fiche technique du colloque jointe au présent CCTP. La coordination technique et logistique recouvre notamment la communication aux hôtels des room lists selon les indications fournies par la Direction du développement des médias (VIP, répartition des invités selon leur qualité et disponibilités…). Le titulaire assure le suivi de la réservation des moyens de transports aériens et ferrés pour l’acheminement des participants, l’organisation des transports et des transferts à Paris et sur place des invités et personnalités à leur arrivée et à leur départ. Plus généralement, le titulaire doit veiller au bon déroulement des différentes opérations avant, pendant et après la manifestation, à ce titre il est tenu pendant toute la durée du marché à une obligation de conseil et de diligence auprès des services de la Direction du développement des médias. En fonction des besoins de la manifestation, le titulaire doit prévoir les équipes nécessaires à la bonne exécution du marché.

I. 3 Accueil au sein du Palais des Papes

Le titulaire doit veiller, en coordination avec le Palais des Papes, à l’accueil des participants et des invités à la manifestation. En fonction du déroulé du forum, du lieu et des publics cibles, il doit vérifier qu’un service d’accueil adapté est mis en place. Le nombre d’hôtesses, les disponibilités et les horaires de service pendant la durée du forum seront vérifiés systématiquement par le titulaire en coordination avec le Palais des Papes.

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PRESTATION II : SUPPORTS DE COMMUNICATION (voir fiche technique point 14)

II. 1 Identité visuelle de chaque manifestation et charte graphique

Le titulaire assure la mise en page de l’identité visuelle de la manifestation, qui lui sera transmise sur la base de la charte graphique retenue par le SGPFUE (Secrétariat général de la Présidence française de l’Union européenne), sur les différents supports de communication (invitations / programme, courriers, chemises, signalétique, mallettes...).

II. 2 Conception et déclinaison

II.2.1 Invitation programme (papier et en version électronique)

- La mise en page de l'invitation, du coupon réponse et du programme (à partir des éléments textes et graphiques fournis par la Direction du développement des médias)

- La mise en page des éléments complémentaires d'information (titres, lieux, dates, plans, infos secrétariat...)

II.2.2 Chemises

Conception et maquettage d'une chemise reprenant les éléments graphiques de la PFUE et ceux fournis par la Direction du développement des médias. II.2.3 Badges Selon les participants attendus à la manifestation, notamment la présence de Ministres étrangers, ou de certaines personnalités, l’accréditation des participants (logiciel P et T Consulting) se fera en coordination avec P et T Consulting, le SGPFUE et la Direction du développement des médias. La Direction du développement des médias et le SGPFUE fourniront la matière première des badges et les imprimantes, le titulaire doit prévoir en option la coordination de leur impression et le transfert des badges en Préfecture du Vaucluse.

Pour l’ensemble des prestations de type II ci-dessus décrites, le titulaire est tenu de respecter et d’appliquer la Charte graphique de la PFUE, déclinée en fonction du thème de la manifestation, ou tout autre identifiant que l'administration pourrait déterminer.

II. 3 Edition et façonnage des supports de communication

II.3.1 Impression invitation en quadrichromie (format 21X21 cm). II.3.2 Impression coupon réponse en quadrichromie (format 15X15 cm). II.3.3 Impression programme en quadrichromie (format A4) II.4.4 Impression dossier voyage et séjour (format A4) II.3.5 Chemise en quadrichromie pour le dossier manifestation II.3.5 Enveloppes en quadrichromie adaptées au format de l’invitation / programme et du dossier voyage II.3.6 Reproduction de la liste des participants et toute autre documentation technique en quadrichromie (format A4)

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Des formats différents que ceux indiqués peuvent être demandés durant l’exécution du marché, les prix applicables figurent dans le BPU ou font l’objet d’un devis spécifique (dont la majoration ne saurait excéder 10 % du prix fixé dans le BPU). Quel que soit le support à imprimer, le titulaire doit obtenir au préalable un bon à tirer (BAT) de la Direction du développement des médias. Les prix sont réputés comprendre l’ensemble des prestations de mise en page et d’impression.

II. 4 Documents et objets remis aux participants

II.4.1 Mise sous pli des dossiers II.4.2 Fourniture des chemises aux participants à l’accueil du Palais des Papes II.4.3. Cadeaux fournis par le SGPFUE et par l’intermédiaire de la Direction du développement des médias à mettre à disposition dans les hôtels en même temps que la liste des participants hébergés dans chaque hôtel. Prévoir la logistique pour acheminer les cadeaux sur Avignon.

PRESTATION III : GESTION DES INVITATIONS ET DES INSCRIPTIONS III. 1 Constitution et transmission des fichiers d’invités Les fichiers d’invités sont constitués par la Direction du développement des médias et sont la propriété exclusive de l’administration. Le titulaire ne peut en aucun cas les utiliser, les diffuser, les céder pour d’autres manifestations ou pour tout autre usage commercial, sauf autorisation préalable expresse de l’administration. Le cas échéant, le titulaire assistera la Direction du développement des médias pour compléter les fichiers d’invités (adresse, numéro de téléphone, courrier électronique …). Sur la base de la liste fournie par la Direction du développement des médias, le titulaire apportera son assistance au suivi opérationnel des présents (relance, …) et à l’établissement des préférences alimentaires indiquées par les participants au moment de leur inscription. Le lancement officiel des invitations ne pourra pas être effectué avant le 1er juin 2008. Pour le suivi des invitations, le titulaire devra établir des fichiers informatiques compatibles avec le logiciel d’accréditation retenu par le SGPFUE, notamment pour les fichiers export. La gestion des invitations et des inscriptions devra être assurée selon les modalités définies par la Direction du développement des médias, notamment du fait de la présence de ministres (Cf. fiche technique de la manifestation annexée au présent CCTP).

III.2 Gestion des retours des inscriptions

- Gestion et suivi quotidien des inscriptions - Etablissement d’une liste des inscrits ou de pré- inscrits et gestion des accréditations en lien avec la

Direction du développement des médias et le prestataire retenu dans le cadre de la Présidence française de l’Union européenne (P&T Consulting).

Le titulaire doit présenter régulièrement ou à la demande de la Direction du développement des médias la liste exhaustive des personnes inscrites. Il doit respecter l’orthographe, la civilité et la cohérence des coordonnées

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(nom, prénom adresse mail / postale, fonction, organisme, nationalité, …) des personnes inscrites et, en cas de doute, le signaler dans la liste par un symbole ou une couleur. Le titulaire doit alerter la Direction du développement des médias s’il estime que le taux de retour est trop faible ou à l’inverse, que le nombre d’inscrits risque de dépasser la capacité d’accueil des lieux (250 à 300 personnes). Par ailleurs, l’ensemble des fournisseurs, prestataires, personnels (hôtels …) devra être intégré dans le fichier d’accréditation. La liste des caractéristiques sera fournie par la Direction du développement des médias.

III.3 Relances Le titulaire procède aux relances des invitations conformément au dispositif prévu dans son offre, qui devra comporter deux temps : une première vague d’invitations avec confirmation de présence, une deuxième vague d’invitations le cas échéant si le taux de retour est trop faible. La Direction du développement des médias assurera l’envoi des invitations par courrier électronique. En coordination avec la Direction du développement des médias, le titulaire établira la liste des confirmations de présence par réponse postale et courrier électronique.

III.4 Préparation des envois des inscriptions

- Mise sous pli - Encartage - Routage des invitations

III.5 Affranchissement des invitations L’affranchissement des invitations ou de tout autre document se fera suivant les tarifs en vigueur de La Poste. PRESTATION IV : GESTION DES INTERVENANTS, MISE EN FORME DES CONTENUS

IV. 1 Coordination avec les intervenants En raison de la nature même des manifestations, les intervenants peuvent être étrangers, il est donc nécessaire de prévoir des correspondances bilingues (français, anglais, voire allemand et espagnol) par mail et par téléphone. Dans le cas des ministres ou rang ministre, des agents de liaison seront mis à disposition par la PFUE. Le titulaire est informé que ces colloques se déroulent dans le cadre de la Présidence française de l’Union européenne, en conséquence il doit prévoir les moyens humains qualifiés et adaptés à ces contraintes.

IV.2 Prise en charge logistique des conférences de presse [option] A l’occasion des conférences de presse, le titulaire doit coordonner l’intervention des membres organisateurs de la manifestation, annoncer les conférences et réaliser un conducteur technique qui servira aux journalistes et à l’ensemble des équipes techniques et d’organisation. Le titulaire assurera la transmission aux journalistes des textes, images et sons que les membres organisateurs de la manifestation lui transmettront le cas échéant.

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PRESTATION V : AMENAGEMENT DU LIEU DE LA MANIFESTATION La prestation d’aménagement des lieux comprend la coordination logistique, en lien avec le Palais des Papes, nécessaire à l’organisation de la manifestation. Elle comprend également la coordination logistique avec les Musées (deux musées en Avignon) et les salles de spectacle (1 salle prévue) lors de la manifestation. Le titulaire devra prendre connaissance des consignes de sécurité et d’accès, il s’engage à les respecter durant toute la durée du marché. Le titulaire s’engage à informer ses préposés, ses fournisseurs, ses sous-traitants, ses mandataires, ses représentants des précautions et consignes dont il est fait mention au présent article. Les modalités de travail et de collaboration avec les services du lieu d’accueil et les différents prestataires désignés par l’établissement pour l’organisation des colloques organisés par Direction du développement des médias sont les suivantes : La Direction du développement des médias met à disposition l’ensemble des locaux nécessaires au déroulement de la manifestation. Le titulaire sera informé des différentes prestations assurées par les établissements concernés et de l’obligation de collaborer avec les prestataires exclusifs imposés par les lieux d’accueil notamment le traiteur et les titulaires des marchés de gestion technique.

V.1 Livraisons et enlèvement des outils et supports de communication, du matériel technique, des mobiliers, de la décoration florale ou autre …

Le titulaire doit prévoir des véhicules adaptés pour les livraisons et enlèvement de tout support de communication ou décorations spécifiques au colloque.

V. 2 Signalétique d’accueil et d’orientation Assistance à la conception des indications signalétiques, des panneaux interactifs étant disponibles au sein du Palais des Papes.

V.3 Fond de scène, kakémonos, cavaliers …

Acheminement des fonds de scènes et, le cas échéant, réalisation de cinq fonds de scène sur la base des éléments graphiques fournis par le SGPFUE et la Direction du développement des médias.

V.4 Tribunes, gradins, podiums [en option] Il peut être demandé au titulaire de procéder à la location temporaire de podiums pour la tenue d’un discours, notamment le lundi 17 novembre lors du cocktail prévu (à confirmer) hors du Palais des Papes. Pour cela, il lui sera demandé de fournir un devis. Il établit ses propositions sur la base des prix qui figurent dans le bordereau des prix annexé à l’acte d’engagement. Les prix de location incluent le coût de livraison et la reprise du matériel, de montage et de démontage. PRESTATION VI : TRANSPORT, HEBERGEMENT ET RESTAURATION

VI. 1 Transports (voir fiche technique point 11)

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VI.1.1 Transport des participants Le titulaire assurera, en coordination avec la Direction du développement des médias, le suivi des réservations des billets d’avions et l’envoi des dossiers de voyage aux participants.

VI.1.2 Coordination et location des véhicules de transport : voitures avec chauffeurs Les modalités de transport seront définies lors de la validation du programme définitif. Au titre du présent marché, le titulaire est chargé d’organiser le transport des intervenants et personnalités invitées depuis leur arrivée sur le territoire français (aéroports et gares à Paris), leur transfert en gare de Lyon et leur arrivée en TGV à la gare d’Avignon centre. Pour certaines personnalités, une coordination avec la Préfecture devra être effectuée. Le titulaire assure la prise en charge dans les aéroports et gares quel que soit l’horaire d’arrivée, ainsi que l’acheminement dans les hôtels le jour d’arrivée. Le jour du départ, le titulaire assure l’acheminement des bagages des invités des hôtels au Palais des Papes le matin, le transport des participants du Palais des Papes à la gare d’Avignon centre l’après-midi. Le titulaire mettra en place en nombre suffisant la flotte de véhicules nécessaires. Le titulaire s’engage à proposer les moyens de transport économiquement les plus avantageux en procédant systématiquement à des comparaisons de prix. Le paiement des frais de transport se fait uniquement sur présentation de fiches récapitulatives précises accompagnées des justificatifs auxquels s’ajoutent les frais de réservations et le cas échéant les frais d’annulation supportés par le titulaire. Le titulaire fournira à la Direction du développement des médias les éléments permettant d’établir le bilan carbone de la manifestation.

VI. 2 Hébergement (voir fiche technique point 12) Les réservations auprès des hôtels pour l’hébergement des participants sont effectuées par le Palais des Papes en coordination avec la Direction du développement des médias. Les conditions d’affectation des invités selon les disponibilités par catégorie d’hôtels et selon la qualité des participants (VIP, délégations, etc.) seront précisées au titulaire par la Direction du développement des médias.

VI. 3 Restauration

Le titulaire n’est pas chargé au titre du présent marché de la restauration des participants (voir fiche technique point 13). Au titre de la mission de coordination logistique et technique qui lui est confiée, le titulaire tient régulièrement informé le traiteur du nombre de participants confirmé par la Direction du développement des médias, il s’assure du respect des plans et des lieux désignés pour la restauration et les pauses. Il informe systématiquement la Direction du développement des médias (ou le responsable désigné) de toute difficulté susceptible de retarder ou de compromettre le bon déroulement de la manifestation.

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PRESTATION VII : AUTRES PRESTATIONS DE SERVICES

VII. 1 Accueil du public sur le site par des hôtesses et chefs hôtesses

Le titulaire pilotera, en coordination avec le Palais des Papes et les différents intervenants, l’accréditation des personnels (communication de la liste nominative à la DDM pour accréditation, …) Le titulaire prévoira un accueil aux aéroports et en gare de Lyon en recrutant les hôtesses et hôtes nécessaires (langues parlées : français, anglais a minima). Il organisera également l’accueil d’arrivée et de départ en gare d’Avignon en mettant à disposition le personnel nécessaire. (voir fiche technique point 10) Les hôtesses et hôtes dans le Palais des Papes seront hors marché, mais leur coordination sera assurée par le titulaire (briefs …).

VII. 2 Services de sécurité et gardiennage

Le titulaire mettra en place un service de sécurité à l’accueil des invités aux aéroports parisiens, dans les gares parisiennes et en gare d’Avignon centre.

VII. 6 Evaluation le jour du colloque Un questionnaire de satisfaction, réalisé par le SGPFUE, sera remis au titulaire pour distribution en nombre aux participants. Ce questionnaire est un indicateur de performance du SGPFUE. Le titulaire est chargé de recueillir auprès des participants les questionnaires de satisfaction remplis le jour de la manifestation. Le titulaire remet dans les plus brefs délais les questionnaires récoltés à la Direction du développement des médias. En cas d'un taux de retour des questionnaires inférieur à 20%, la Direction du développement des médias se réserve le droit d'annuler la prestation d'évaluation.

VII. 7 Reportage photographique

Un reportage photographique est à prévoir. Une copie numérique et papier sera adressée au SGPFUE et à la Direction du développement des médias.

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