Organisation Gestion Du Temps

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    L’ORGANISATION PERSONNELLE 

    ET LA GESTION DU TEMPS 

    DO SSIER D’AUTODO SSIER D’AUTO --FO RMATIONFO RMATIO N

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    G estion du temps/ G R MBALAG estion du temps/ G R MBALA 22

    CO MMENT UTILISER CE DO SSIER PEDAG O G IQ UE ?CO MMENT UTILISER CE DO SSIER PEDAG O G IQ UE ?

    Voici un temps, de plus, sous forme de séminaire pour faire le point sur votre

    gestion du temps et prendre de bonnes décisions pour l'avenir.

    C'est pourquoi, dans ce dossier pédagogique, des fiches sont réunies à votreintention pour préparer le séminaire du x au x 2004 sur la gestion du temps.

    Lisez attentivement ce dossier pédagogique pour vous en approprier.

    Si vous vous posez des questions sur le contenu de l'une au l'autre fiche, notezles par écrit et remettez les dans la boite disposée à cet effet le (date) avantl'ouverture du séminaire.

    Travail de préparationTravail de préparation

    Dès que vous aurez fini la lecture attentive de ce dossier, vous pourrezcommencer par faire le test d'autole test d'auto --diagnostic des pages 8 et 9diagnostic des pages 8 et 9

    Nous avons choisi la journée du (la journée du (datedate) comme journée type) comme journée type de travail.

    Aussi, ce jour-là, vous voudrez bien relever et émarger les tâches que vousexécuterez. A la fin de la journée, et face à chaque tâche relevée, vous

    indiquerez par une croix à l'une des colonnes A, B, C, selon la légende indiquéeaux consignes de la fiche de journal de bord si la tâche est soit

    A =B =C =

    obligatobligatoireoire (vous êtes seul à devoir l'exécuter),optionnelleoptionnelle (vous pouvez la déléguer),gratifiantegratifiante (tâche qui apporte un bien être,

    préparer une fête par exemple,)

    Si le temps vous le permet, vous pourrez commencer à travailler sur la fichepage 10.

    Pendant le déroulement du séminaire et pour assurer sa réussite :Pendant le déroulement du séminaire et pour assurer sa réussite :

    Vous êtes invité personnellement à participer activement à tous les travaux quivous seront proposés.

    SSEMINAIREEMINAIRE DE G R MBALADE G R MBALA SUR LA G ESTION DU TESUR LA G ESTIO N D U TEMPSMPS 

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    G estion du temps/ G R MBALAG estion du temps/ G R MBALA 33

    SO MMAIRESO MMAIRE

    q Facteurs internes et externes de perte de temps Page 4

    q Planification et organisation Page 5

    q Fiche d’analyse des tâches d’une période donnée Page 6

    q Plan d'action Page 7

    q Réussir son plan d’action Page 8

    q Fiche de conduite de réunion Page 9q Fiche de compte rendu de réunion Page 10

    q Fiche de compte rendu de réunion de résolution de problème Page 11

    q Améliorer sa gestion du temps Page 12

    q Gérer le temps des autres Page 12

    q Sept lois et principes de la gestion du temps Page 13

    q Références bibliographiques Page 15

    "" Ceux qui emp lo ient ma l leur temps sont les p rem ier s à se p la ind reCeux qui emp lo ient mal leur temp s sont les p rem iers à se pl a ind red e sa b r iève té d e sa b r iève té …… " ." .

     J ean de Bruyère, J ean de Bruyère,Ca r a c tèr e s  Ca r a c tèr e s

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    LES FACTEURS EXTERNES ET INTERNES DE PERTE DE TEMPSLES FACTEURS EXTERNES ET INTERNES DE PERTE DE TEMPS

    Facteurs externes de perte de tempsFacteurs externes de perte de temps

    §Les réunions (prévues ou imprévues) diminuent le temps d’action réservé à la mise enœuvre des objectifs.

    Les visiteurs inattendus nous retardent dans l’accomplissement de nos tâches.

    Les appels téléphoniques intempestifs troublent la concentration.

    Les communications et les instructions peu claires nous égarent.

    Le manque d’information ou les informations inadéquates, incorrectes, tardives obligent à

    travailler de manière imprécise.

    Des responsabilités et une autorité confuse rendent aléatoires l’accomplissement desobjectifs et la réalisation des tâches.

    Des décisions reportées nous plongent dans le doute, dans l’attente, dans l’inaction.

    Le courrier inonde notre boîte aux lettres, notre bureau. Le papier se fait dictateur.

    Un effectif non adapté en quantité et en qualité nous oblige à reprendre à notre comptecertaines activités qui ne nous étaient pas destinées.

    Facteurs internes de perte de tempsFacteurs internes de perte de temps

    Le manque d’objectifs personnels et de priorités claires font cruellement ressentir

    l’absence de sens et plongent dans le désarroi.

    Le manque de planification et d’échéances claires nous stresse et allonge la durée des

    tâches.

    La temporisation nous paralyse dans la réalisation des projets. Souvent pour caused’indécision et d’incapacité à dire « non ».

    Le manque de discipline personnelle nous écarte de la réalisation de l’entièreté de nosprojets.

    Un bureau peu rangé, et la désorganisation peuvent conduire également à désorganiser

    nos idées, notre pensée.

    Une délégation inadaptée et l’implication dans la routine et le détail nous rendent moins

    efficaces et limitent notre champ d’action

    Vouloir en faire trop conduit au surmenage.

    Des délais irréalisables sont facteurs de tension intense.

    La dispersion nuit à la qualité du travail.

    Des tâches inachevées en quantité entraînent un effet boule de neige très difficile à

    maîtriser.

    Le stress brouille nos pensées et peut aller jusqu’à paralyser nos activités.

    Le manque de méthode et de formation réduit notre perspective de travail.Le manque de concentration ou une mauvaise condition physique ralentissent notrecapacité de réflexion, d’action et de réaction.

    Il s’agit ultérieurement de développer une véritable stratégie de lutte contre vospropres mangeurs de temps. Peut-être en aurez-vous coché dans cette liste lesmangeurs de temps qui vous concernent ?

    Il est vrai que nous avons chacun(e) nos propres facteurs de perte de temps. Il

    faut alors les débusquer et constamment les traquer.

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    PLANIFICATION ET O RG ANISATION REUSSIESPLANIFICATION ET O RG ANISATION REUSSIES

    § Un plan est constitué d’une série d’étapes en vue d’atteindre un

    objectif.

    § Un objectif répond au pourquoi. Un plan correspond aucomment :

    - Q uoi ? (étapes, tâches)- Q ui ? (personnes en charge)- O ù ? (lieu d’accomplissement)

    - Q uand ? (échéances)

    § Planifier la semaine : liste maîtresse

    § Planifier la journée : méthode A.P.T.I.S.

    -- AActivités-- PPriorités

    -- TTemps-- IImprévu-- SSuivi

    § Mieux organiser ses idées par un classeur aide-mémoire.

    § Mieux organiser son environnement de travail :

    --Organisation : système S.A.G .E.S.

    SSimplificationAAnticipationGG roupageEEconomie de mouvementsSStandardisation

    -- Chasse aux papiers.

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    FICHE D'ANALYSE ET DE CLASSEMENT DES TACHESFICHE D'ANALYSE ET DE CLASSEMENT DES TACHESPOUR AMELIORER LA GESTION DU TEMPS ET AUGMENTER EN EFFICACPOUR AMELIORER LA GESTION DU TEMPS ET AUGMENTER EN EFFICACITEITE

    Dressez la liste de toutes vos tâches puis classez les en quatre catégories : type P1, P2, P3, P4.Dressez la liste de toutes vos tâches puis classez les en quatre catégories : type P1, P2, P3, P4.

    Type P1 : tâches importantes et urgentes (100% prioritai res)Type P1 : tâches importantes et urgentes (100% prioritai res)Type P2 : tâches importantes et non urgentes (50% prioritai res)Type P2 : tâches importantes et non urgentes (50% prioritaires)Type P3 : tâches nonType P3 : tâches non importantes et urgentes (10% prioritai resimportantes et urgentes (10% prioritaires)

    Type P4Type P4 : tâches de routine, ni importantes ni urgentes (1% prioritaires): tâches de routine, ni importantes ni urgentes (1% priori taires)

    N°N° TACHES A REALISER SUR UNE PERIO DE DO NNEETACHES A REALISER SUR UN E PERIO DE DO NNEE P1P1 P2P2 P3P3 P4P4

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    PLAN D’ACTIO N DE MISE EN ŒUVRE D’UN PRO J ETPLAN D’ACTIO N DE MISE EN ŒUVRE D’UN PRO J ET

    O bjectif du plan d’actionO bjectif du plan d’action ::

    EnjeuxEnjeux ou résultat (gain)ou résultat (gain) ::

    Responsable du projetResponsable du projet

    N°N° ActionsActions ResponsableResponsable RessoRessourcesurces DélaiDélai Date débutDate début Date finDate fin

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    FICHE PO UR REUSSIR SO N PLAN D’ACTIO N TEMPSFICHE PO UR REUSSIR SO N PLAN D’ACTION TEMPS

    PLAN D’ACTION TEMPLAN D’ACTIO N TEMPSPS

    DateDate :: Personnes concernéesPersonnes concernées ::

    O bjectif généralO bjectif général ::

    Intitulé de l’actionIntitulé de l’action ::

    Etat des lieuxEtat des lieux

    N°N° Etapes/TâchesEtapes/ Tâches Moyens requisMoyens requis EchéancesEchéances

    Indicateurs de réussiteIndicateurs de réussite ::

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    FICHE DE CO NDUITEFICHE DE CO NDUITEDE REUNIO NDE REUNION

    REUNIONREUNIO N

    LieuLieu ::O rdre du jourO rdre du jour

    DateDate ::HeureHeure ::

    AnimateurAnimateur ::

    DuréeDurée ::

    O bjetO bjet ::

    ParticipantsParticipants

    N°N° Questions à l’ordre du jourQuestions à l’ordre du jour ResponsablesResponsables TempsTemps

    Durée totaleDurée totale

    Prévoir une marge dePrévoir une marge de ::

    PrioritésPriorités Documents nécessaDocuments nécessairesires

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    G estion du temps/ G R MBALAG estion du temps/ G R MBALA 1010

    FICHE DE CO MPTE RENDUFICHE DE CO MPTE RENDUDE REUNIONDE REUNIO N

    CO MPTE RENDU DE REUNIO NCO MPTE RENDU DE REUNIO N

    O bjet : Compte rendu de la réunion du…Le :De :Aux participants :Copie :

    RESUME DES PO INTS TRAITESRESUME DES PO INTS TRAITES :: PO INTS EN SUSPENSPO INTS EN SUSPENS ::

    ACTIO NS PREVUESACTIO NS PREVUES RESPO NSABLRESPO NSABLEE ECHEANECHEANCECE

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    G estion du temps/ G R MBALAG estion du temps/ G R MBALA 1111

    PRO CHAINE REUNIO NPRO CHAINE REUNIO N

    Le :A :

    Heure :

    O rdre du jour :

    FICHE DE CO MPTE RENDUFICHE DE CO MPTE RENDUDE REUNIO N DE RESO LUTIO N DE PRO BLEMEDE REUNIO N DE RESO LUTIO N DE PRO BLEME

    Intitulé du problème à traiterIntitulé du problème à traiter ::

    DateDate ::

    Chiffres clés caractérisant le problèmeChiffres clés caractérisant le problème

    Eléments d’analyse significatifsEléments d’analyse significatifs

    Causes explicativesCauses explicatives

    Solutions retenuesSolutions retenues

    Plan d’actionPlan d’actionSolutionsSolutions RésultatsRésultats

    attendusattendus

    ActionsActions

    ou tâchesou tâches

    ressourcesressources échéanceéchéance IndicateursIndicateurs

    de résultatsde résultats

    ResponsableResponsable

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    G estion du temps/ G R MBALAG estion du temps/ G R MBALA 1212

    Actions de suiviActions de suivi ::

    AMELIO RER LA SITUATIO N DE SA G ESTIO N DU TEMPSAMELIO RER LA SITUATIO N DE SA G ESTIO N DU TEMPS

    q Ranger son bureauRanger son bureau

    q Classer les documents de travailClasser les documents de travail

    q Se protéger des interruptionsSe protéger des interruptions

    q Filtrer l'informationFiltrer l' information

    q Travailler avec les autresTravailler avec les autres

    q DéléguerDéléguer

    q Gérer ses communications téléphoniquesG érer ses communications téléphoniques

    q LireLire et écrireet écrire

    q Utiliser les nouvelles technologiesUtiliser les nouvelles technologies

    q O rganiser des réunionsO rganiser des réunions

    q Voyager pour son travailVoyager pour son travail

    q Planifier son temps librePlanifier son temps libre

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    G estion du temps/ G R MBALAG estion du temps/ G R MBALA 1313

    G ERER LE TEMPS DES AUTRESG ERER LE TEMPS DES AUTRES

    q Savoir informer et communiquerSavoir informer et communiquer

    q Savoir déléguerSavoir déléguer

    q Savoir cohabiter avec ses collègueSavoir cohabiter avec ses collèguess

    q Travailler avec son supérieur hiérarchiqueTravailler avec son supérieur hiérarchique

    LES HUIT LO IS ET PRINCIPES DE L’O RG ANISATIO NLES HUIT LO IS ET PRINCIPES DE L’O RG ANISATIO NET DE LA G ESTIO N DU TEMPSET DE LA G ESTIO N DU TEMPS

    Les " lois " présentées ci-dessous sont des constats sur le rôle du temps dans l'activitéhumaine.

    Les principes qui leur correspondent sont des conseils d'action qui en découlent.

    1.1. LO I DE PARETO O U LO I DES 20/ 80LO I DE PARETO O U LO I DES 20/ 80L’essentiel prend peu de temps (20%), l'accessoire beaucoup de temps (80%).

    PRI N C I P E D E C O N C EN TRA T I O N SU R L ' ESSEN T I ELPRI N C I PE D E C O N C EN T RA T I O N SU R L ' ESSEN T I EL• Distinguez en permanence l'essentiel de l'accessoire, les activités stratégiques des

    activités moins importantes.• Préservez du temps pour l'essentiel, économisez du temps sur l'accessoire.

    2.2. LO I DE CARLSO N O U LO I DES SEQ UENCES HO MO G ENES DU TRAVAILLO I DE CARLSO N O U LO I DES SEQ UENCES HO MO G ENES DU TRAVAIL• Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était

    effectué de manière continue.

    PRI N C I P E D E LU T T E C O N TRE LES I N T ERRU PT I O N S  PRI N C I P E D E LU T T E C O N TRE LES IN T ERRU PT I O N S• Ne vous auto-interrompez pas sous prétexte de vous rendre disponible : terminez si vousle pouvez un travail entrepris.

    • Limiter les interruptions externes, au moins à certains moments : faites jouer à votresecrétaire un rôle de filtrage ou de barrage, éduquez vos collaborateurs, vos collègues,

    votre chef, vos clients…

    3.3. LO I DE PARKINSO N OU LOI DE LA TENDANCE A L'AUTOLO I DE PARKINSON O U LOI DE LA TENDANCE A L'AUTO --INFLATION DU TEMPSINFLATION DU TEMPS

    DEPENSEDEPENSELe temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible.

    En effet, on peut constater généralement qu'un travail qu'on pourrait faire en une heure, si

    on dispose de deux heures, sera effectué en deux heures parce que l'on dispose de deux

    heures.

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    PRI N C I PE D U C O N T RO L E D E LA REN T A B I L I T E D U T EM PS IN V EST I  PRI N C I PE D U C O N T RO L E D E L A R EN T A B I L I T E D U T EM PS IN V EST I• Raisonnez en fonction du temps nécessaire pour une activité et non en fonction du temps

    disponible, pour attribuer un " budget-temps " à cette activité.• Fixez-vous des échéances, des dates-limites, des butoirs à ne pas dépasser. 

    4.4. LO I DE LA CO NTRELOI DE LA CO NTRE--PRODUCTIVITE DU TEMPS INVESTI AUPRODUCTIVITE DU TEMPS INVESTI AU--DELA D'UN CERTAIN SEUILDELA D'UN CERTAIN SEUILAu-delà d'un certain seuil horaire, la productivité du temps investi décroît puis devient

    négative. A partir de quand avez-vous intérêt à ne pas chercher à faire "plus de la mêmechose ", mais autre chose, voire rien du tout ?

    PRI N C I P E D E L' E Q U I L I BRE PERSO N N ELPRI N C I P E D E L ' EQ U I L I BR E PER SO N N EL

    • Au-delà d'un certain seuil horaire (que vous fixerez vous-même), sachez vous arrêterpour faire autre chose.

    • Sachez persévérer sans vous obstiner, refusez l'activisme et le perfectionnisme, soyezconscient de vos limites. 

    5.5. LO I DE L'ALTERNANC ELO I DE L'ALTERNANC E

    L'alternance est dans le monde et dans la nature, mais aussi dans l'homme s'il sait secomporter comme il convient à chaque moment. Aussi y a-t-il :

    - Un temps pour réfléchir et un temps pour agir.

    - Un temps pour s'organiser et un temps pour exécuter.- Un temps pour l'activité et un temps pour le repos.

    - Un temps pour l'efficacité et un temps pour le plaisir.- Un temps pour gagner du temps et un temps pour perdre du temps.

    - Un temps pour le calcul et un temps pour le rire.- Un temps pour parler et un temps pour écouter.

    - Un temps pour soi et un temps pour les autres.

    PRI C I P E D ' O PPO RTU N I T E  PRI C I PE D ' O PPO RTU N I T E• Trouvez l'activité qui convient à chaque moment.

    • Ne faites qu'une chose à la fois, et faites-la bien, en vous y donnant totalement.• Sachez faire des choses différentes, et même opposées, à des moments différentes. 

    66. LO I DES RYTHMES BILO G IQ UES (SWO BO DALOI DES RYTHMES BILO G IQ UES (SWO BO DA -- FLIESSFLIESS-- TELTSCHER)TELTSCHER)Chaque homme est traversé de multiples rythmes biologiques (physique, émotionnel,

    intellectuel).Chacun a ses bons et mauvais jours et, dans une même journée, ses bonnes et ses

    mauvaises heures.

    PRI N C I PE D E S H O RL O G ES I N T E RN ES  PRI N C I PE D E S H O RL O G ES I N T E RN ES

    • Découvrez vos rythmes personnels et soyez à l'écoute de vos horloges internes.• Tirez-en parti : programmez des activités stratégiques ou de réflexion à des moments de

    haute forme et des activités de routine à des moments de recharge ou de récupération.

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    7.7. LO I DE FRALO I DE FRA ISSE O U LO I DE LA DIMENSIO N SUBJECTIVE DU TEMPSISSE O U LO I DE LA DIMENSION SUBJ ECTIVE DU TEMPSPaul Fraisse, psychologue français, spécialiste de la psychologie du temps, a établi les lois

    suivantes :1. " Plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps. "

    2. " Plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève. "3. " Le temps d'une attente est toujours trop long. "

    PRIN C I PE DE LA PRI SE EN CO M PTE DE LA D IM EN SIO N SUB JECT I VE D U TEM PS PRIN C I PE DE LA PRI SE EN CO M PTE D E LA D IM EN SIO N SU B JECT I VE D U TEM PS• Méfiez-vous de la tendance spontanée à faire d'abord ou plus longuement ce qui plaît le

    plus et non ce qui est le plus important.

    • Méfiez-vous des biais personnels dans l'estimation du temps passé et confrontez votreévaluation subjective du temps avec des évaluations objectives.

    • G érez votre temps comme vous l'entendez, mais soyez lucide sur vos choix personnels.

    8.8. LO I DE DO UG LASLO I DE DO UG LAS 

    « Les dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leurrangement.

    PRI N C I P E D E L A D I M EN SI O N SU B J EC T I V E D E L’ ESPA C E  PRI N C I P E D E L A D I M EN S IO N S U B J EC T I V E D E L’ ESPA C E

    Lorsque nous faisons l’acquisition d’une nouvelle armoire, nous pensons que tous nosproblèmes de rangement seront résolus, puis il s’avère rapidement que nous avons besoin

    d’une autre armoire.

    REFERENCES BIBLIO G RAPHIQ UESREFERENCES BIBLIO G RAPHIQ UES

    • DANSEL, M.(1991). La gestio n du temps. Colmar : S.A.E.P.

    • DIRIDO LLOU, B. (1995). L'enca drement de p roximité. Paris : Les Editionsd'Organisation

    • HINDLE, T. (1998). Gérer son temps. Paris : Mango Pratique.

    • NICO LAS, P. (1981). Le temps, c'est de l 'a rgent… et du p lai sir.Paris : InterEditionss.

    • NICO LAS, P et MORTEMARD DE BO ISE, J . (1984). La gestion d u temps.Paris : Les Editions d'O rganisation. Série tables EO 3

    • REMY, C. (Janvier 2000). D ix règles pour gérer eff ica cement vo tre temps.Paris : Revue L'Entreprise N° 172 pages 36 à 46

    • SERVAN-SCHREIBER, J -L. L'a rt du temps. Paris : Le livre de poche n° 5999

    • SERVAN-SCHREIBER, J -L. (2000). Le nouvel a rt du temps. Paris : AlbinMichel.

    D I X REG L ES PO U R G ERER EF F I C A C EM EN T VO TRE TEM PS  D I X REG L ES PO U R G ERER EF F I C A C EM EN T VO TRE TEM PS

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    G estion du temps/ G R MBALAG estion du temps/ G R MBALA 1616

    1. Défini ssez une méthode. 6. Préparez vo s réun ions.

    2. Pro g rammez l' imprévu. 7. Ap pr enez à vous isol er.3. Rangez, cla ssez, l istez. 8. Sachez dir e non.

    4. Ecoutez vo tre assistante. 9. Luttez contre les "singes".5. Choisissez de b ons outils 10. Pensez à déléguer.

    REMY, Cécile.