Organisez un forum de recrutement à impact

chez vous !

SommairePourquoi organiser un forum de recrutement à impact ? 4 Un projet 4 Plusieurs valeurs 4 Des dizaines de portes qui s’ouvrent 4

A qui ce forum est-il destiné et par qui est-il organisé ? 5

Les structures : comment les trouver et les démarcher ? 7 Les trouver 7 Les démarcher 8

La logistique : où et quand organiser le forum ? 9 L’endroit 9 Le moment 10

Le financement : rechercher des financements et établir un budget prévisionnel 11

Etablir le budget prévisionnel 11 Etablir un protocole 12 Chercherdesfinancements 12 La communication, clé de la réussite 13 Communication interne 13 Communication externe 14 Exemples 16

Les petits plus à apporter à votre forum 17

En résumé 19

Annexes 20

Contacts 21

Remerciements 22

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Pourquoi organiser un forum de recrutement à impact ?

Une équipe motivée en sera la base. Ce forum, ça sera un temps de rencontre et d’échange entre les structures de demain et les étudiants, mais également un temps de recrutement. Besoin d’un stage ? En recherche d’emploi à la sortie de l’école ? Ou tout simplement envie de rencontrer les structures à impact positif ?

Vous avez toutes les raisons du monde de vouloir organiser un forum dans votre ville ou votre établissement : ras-le-bol des conditions de travail actuelles, volonté d’être engagé pour l’environnement via un emploi à impact positif… Ces raisons sont propres à chacun. L’important, c’est que ce forum soit en accord avec les valeurs que vous défendez !

A vous de choisir si le forum sera orienté vers une ou plusieurs formations. Se concentrer sur un type d’école particulier ou élargir le panel de participants ? Des profils plus variés, ça signifieaussi plus de travail et plus de personnes investies. Que vous décidiez de vous concentrer sur une ou plusieurs formations, ce forum est un véritable nid à opportunités qu’il ne faut pas hésiter à saisir !

Un projet

Plusieurs valeurs

Des dizaines de portes qui s’ouvrent

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A qui ce forum est-il destiné et par qui est-il organisé ?

Pour une première édition, il est préférable de choisir l’option 1 ou 2, qui demande moins d’organisation.

Pour Qui ? Vous avez plusieurs options :

Par Qui ?

Ne cibler que les étudiants de votre établissement.

Regrouper plusieurs écoles du même domaine (écoles d’ingénieurs, écoles de commerce etc.),

Toucher le plus d’étudiants possible en invitant des étudiantsdedomainesdeformationdifférents.

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Selon les organisateurs de divers forums (Forum de Recrutement Start-up de GEM

Entreprendre et Forum Génération Changement du NOISE), l’organisation nécessite en général entre 8 et 10 étudiants impliqués dans le projet. Il faut garder à l’esprit que ce ne sera pas du travail à plein temps et que les étudiants ont aussi d’autres projets en parallèle. Si vous décidez de faire un regroupement de plusieurs écoles, comme le font les étudiants ingénieurs nantais avec le forum Horizons, il est essentiel d’avoir un représentant de chaque école dans l’équipe organisationnelle, ainsi chacun pourra gérer au mieux la communication dans son établissement.

Vous pouvez également contacter le service Relations Entreprises de votre établissement pour voir quelle aide il peut vous apporter (communication, budget, contacts, banalisation de la journée/demi-journée etc.)

L’essentiel, c’est d’avoir des personnes motivées par le projet, qui auront du temps à y consacrer.

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Chaque projet a besoin d’un chef de projet, quelqu’un qui aura une vue d’ensemble sur les avancées de l’organisation. Attention, cela ne signifie pas pour autant que toutesles décisions lui reviennent. Il sera le référent général en amont mais aussi pendant le forum, bien que chaque pôle dispose d’un référent également.

Nous conseillons de créer différents pôles (communication, budget, structures etc.) afin que lerôle de chacun dans l’organisation soitclairementdéfinietqueletravailsoit correctement fait. Chaque pôle peut avoir un référent, qui transmettra toutes les informations au chef de projet. La communication au sein de toute l’équipe et au sein des différentspôlesestessentielleaubonfonctionnement du projet.

Quelle que soit la taille du forum que vous organiserez, il faudra vous y prendre suffisamment en avance.Pour leur troisième édition du Forum Génération Changement du 5 avril 2019, le NOISE avait commencé l’organisation en novembre, l’idéal étant 4 à 6 mois avant la date prévue.

Assurez vous également que les structures que vous invitez seront en période de recrutement lors du forum. Si la logistique et le contact des structures prennent du temps, gardez à l’esprit qu’un imprévu peut arriver à tout moment, et donc que s’y prendre enavancenepeutêtrequebénéfique.

Gardez également à l’esprit que, plus vous vous rapprocherez du jour J, plus vous devrez consacrer de temps à l’organisation. La communication externe, les derniers détails à régler avec les structures, l’aménagement du lieu se font au dernier moment.

Quand le grand jour sera enfinarrivé, toute l’équipe devra être dans les starting-blocks ! Vous pouvez également demander à quelques bénévoles de constituer une équipe de renfort pour la journée. Il faudra accueillir les structures, les participants, veiller à ce que tout se déroule comme prévu et penser aux petits détails*. Une bonne cohésion entre les membres de l’organisation sera le point fort de la réussite de cette journée.

Comment ?

• Il reste du café/thé/jus• Des éco-cups sont toujours à disposition• Il reste du papier toilette• Il y a un cendrier (voire plusieurs) pour les fumeurs

Liste de petits détails

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Les structures : comment les trou-ver et les démarcher ?

Les structures sont l’une des actrices principales de cet événement, il faut donc les trouver. Encore une fois, vous avez plusieurs outils pour ce faire :

Demandez les bases de données à d’autres associations ou structures qui ont organisé ce genre de forum (le NOISE ou GEM Entreprendre par exemple). Ils seront de bons conseils, pourront vous donner leurs impressions, et quoi de mieux qu’un retour d’expérience ?

Faites des recherches internet sur les structures susceptibles de recruter des stagiaires dans le ou les domaines d’activités que vous ciblez. Renseignez-vous,cherchezàsavoirsiellesrépondentàvoscritèresdesélection,fixésaupréalable en fonction des valeurs que vous défendez.

Consultez certaines structures comme Birdeo, Entrepreneur d’Avenir, Orientation Durable ou encore MakeSense, ainsi que les sites d’offres d’emploi (Indeed, LinkedIn Jobs, Wizbii, Recruteo RégionJobs etc.).

Bien sûr, n’oubliez pas le critère majeur : il faut que les structures soient engagéesetresponsables.Ilyadoncunréeltravaildefondàeffectuer,pours’assurer que la structure en question ne fait pas du greenwashing, et que son engagement est sincère. En faisant venir des entreprises dont l’impact n’est pas réel, vous risquez de perdre en crédibilité auprès des étudiants.

Les trouver

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Les structures : comment les trou-ver et les démarcher ?

Ca se fait au culot ! Recherchez le nom du RH sur internet et contactez le. LinkedIn fonctionne très bien pour une première prise de contact. Vous pouvez également demander aux structures qui ont déjà organisé un forum de vous donner leurs contacts ! Si c’est possible, n’hésitez pas à vous déplacer directement : une rencontre permettra de prouver votre détermination, d’expliquer plus clairement votre projet et d’échanger avec le RH, qui aura sûrement des questions à vous poser. Soyez prêts à y répondre !

Vous pouvez également créer une adresse mail pour l’événement qui donnera plus de crédibilité aux yeux des entreprises que vous contacterez. Ca permettra également de centraliser les informations sur une seule et même boite mail.

Comment les convaincre de venir ? L’argument phare qui a été utilisé par le NOISE et GEM Entreprendre, c’est celui ci : ce forum sera l’occasion pour eux de trouver des stagiaires plus facilement. Ils arrivent au forum avec un stand clés en mains, ça ne nécessite (presque) aucune démarche de leur part.

Maiscen’estpasleseul:c’estégalementunmoyenpoureuxdeconfirmerleur engagement dans la cause environnementale auprès des jeunes. Les futurs stagiaires sont regroupés au même endroit, ils gagnent donc du temps par rapport à une chasse sur internet. Avoir un contact direct avec les postulants facilitelerecrutement.Eneffet,ilspourrontcernerplusrapidementleprofildescandidats et prendre du temps pour discuter avec eux. Pour les structures qui ne sont pas de la région, rassurez les en leur garantissant qu’elles trouveront des stagiairesavecdesprofilsadaptésàleursrecherches,qu’ellesnetraverserontpas la France pour rien. De plus, la quasi totalité des participants partageront leurs valeurs !

Question fâcheuse mais inévitable : l’argent. Si vous organisez le forum dans un lieu que vous louez, n’hésitez pas à faire payer le stand aux structures. Dans le cas contraire, les structures auront seulement leur déplacement à payer.

Les démarcher

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Votre école représente un bon choix stratégique car cela n’engendre pas de frais. Vous aurez des tables et chaises à disposition, des toilettes et c’est en général accessible aux personnes à mobilité réduite. Il est préférable que le lieu dispose d’un service de sécurité.

Si, pour une raison X ou Y, organiser le forum dans votre école n’est pas possible, louez un lieu en centre ville, accessible en transports en commun (pensezàvérifierl’accèsauxpersonnesà mobilité réduite, s’il y a des toilettes et des points d’eau). Les structures seront alors susceptibles de payer leur stand pour amortir le coût de la location. Il est possible également que votre ville propose des tarifs réduits ou des tarifs à prix coûtants

pour les associations, donc n’hésitez pas à demander. La mairie peut éventuellement vous renseigner sur les lieux disponibles qui répondent à vos attentes. Il existe tout de même des alternatives généralement gratuites comme la Maison des Etudiants ou la Maison de l’Environnement ! Pensez à vous y prendre à l’avance !

Le lieu doit être assez vaste pour que les stands ne soient pas les uns sur les autres. A la Job Fair de ChangeNOW organisée le 16 mars 2019, il y avait 2 à 3 mètres de distance entre les stands. Ils étaient contre les murs afin defaciliter la circulation dans l’espace et de permettre aux étudiants de faire la queue si le recruteur à qui ils veulent parler est déjà occupé avec quelqu’un d’autre.

La logistique : où et quand orga-niser le forum ?

L’endroit

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Vous pourrez décider de la date en fonction de la date de départ en stage. Stratégiquement, organisez-le bien avant le début du stage (par exemple si le stage débute le 1er avril, organiser le forum début/mi janvier). Pour les candidats qui auront trouvé leur bonheur, il faudra du temps pour finaliser les démarchesadministratives (entretien, signature de la convention, déménagement si besoin etc.)

La semaine ou le week-end ? L’école accepte-t-elle de libérer une journée ou une demi-journée pour permettre aux étudiants de venir ? Le service Relation Entreprises pourra vous aider

à banaliser un temps en semaine pour que les étudiants puissent venir. Si c’est le cas, faites le en semaine. Le cas contraire, les participants devront êtreprêtsàsacrifierunsamedi.Sivousattendez une centaine de personnes, comme GEM Entreprendre, vous pouvez mobiliser une demi-journée, au-delà, privilégiez une journée entière. Faites attention aux vacances scolaires, les étudiants rentreront chez eux et avec les zones ça pourrait compliquer la venue des structures hors région.

La logistique : où et quand orga-niser le forum ?

Le moment

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Le financement : rechercher des financements et établir un budget prévisionnel

Cette première étape est essentielle. Vous devez déterminer quelles dépenses seront engendrées. Pour une première édition, il faut établir une relation de confiance avec les structures invitées et ne pas être trop gourmand au niveau des coûts. Les principales dépenses seront surtout lacommunicationavecl’impressiond’affiches(d’autantplussiellessontimprimées avec du papier recyclé), les boissons et la nourriture. Il peut en effet être intéressant d’organiser un repas/goûter pour attirer lesétudiants et remercier les intervenants. De plus, ce genre d’événement est fortement attractif, vous pouvez donc vous concentrer sur une communication dématérialisée pour réduire les frais.

En revanche, il est évident qu’il ne faut pas que vous dépensiez de l’argent pour des futilités, telles que la location de stands. Vous pouvez simplementutiliserdestablesdel’école.Cequiferaladifférenceauprèsdes structures sera votre professionnalisme et votre capacité à mobiliser un maximum d’étudiants, pas les sous que vous dépenserez dans des détails. Il n’est jamais simple de trouver de l’argent, surtout pour une association, alors autant bien l’utiliser !

Etablir le budget prévisionnel

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Le financement : rechercher des financements et établir un budget prévisionnel

Commencez par aller voir votre établissement avec un dossier complet bien préparé qui présente votre projet pour demander le prêt d’un espace pourl’événementainsiquelefinancementdesdépenses.N’oubliezpasle budget prévisionnel dans le dossier ! Mettez en avant la démarche écologique, la visibilité qu’aura votre école et la possibilité de créer des partenariats entre votre établissement et les entreprises conviées.Sivotreétablissementnepeutpasfinancerlatotalitédesfrais,faites

des appels à projets.En dernier recours, faites payer les structures invitées. Pensez

évidemment à adapter les tarifs à la taille des structures : quelques dizaines d’euros pour les petites, plusieurs centaines pour ceux qui ont plus de 100 employés. Renseignez vous auprès des associations qui ont déjàorganisécesforumsafind’avoirunordred’idéesplusprécis.

Un projet nécessite de l’argent, mais comment en trouver assez sans vider les caisses de votre association ? Pas de panique, des solutions existent !

Etablir un protocole

Chercher des financements

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Faites des appels à projets auprès de votre école, de votre ville et même de votre département. Des appels à projets, c’est du temps et de la paperasse c’est vrai, mais qui vous permettront de mener à bien votre projet.

Cherchez des sponsors : votre école, un traiteur, une imprimerie etc.

Organisez des événements au sein de votre école ou de votre ville. Vous pouvez par exemple vendre des gâteaux ou toute sorte de nourriture.

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Facebook Messenger est la messagerie la plus utilisée, ça

permet d’assurer que (presque) tout le monde lira les

messagesdanslesdifférentesconversations, mais le risque de spam est plus important.

Communication interne

La communication, clé de la réussite

Comme on l’a déjà évoqué plus tôt, il est essentiel que vous communiquiez au sein de l’équipe organisationnelle. Pour cela, il va falloir que vous choisissiez une plateforme. Une conversation sur Facebook, des salons sur Discord, une liste de communication par mail ?

Une mailing list peut être utile et pertinente pour faire passer les informations les plus importantes et éviter qu’elles ne soient noyées dansunfluxdemessages.

Discord et le principe des salons peut être

utile pour répartir les discussions par pôles sans

risque de spam.

Dans tous les cas, chaque pôle doit disposer de sa conversation pour discuter entre les membres constituants de ce pôle et le référent.

N’oublions pas pour autant le chef de projet. Son rôle dans la communication interne sera de rester informé de l’évolution de chaque pôle, de coordonner les informations échangées, de rédiger des mails pour tenir l’équipe au courant des avancées. Il peut être également très pertinent d’organiser des réunions hebdomadaires, soit entre le chef de projet et les référents, soit avec tout l’équipe organisationnelle pour faire le bilan de ce qui a été fait et ce qui sera fait la semaine suivante.

Gardez en tête que chaque idée mérite d’être entendue !

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Communication externe

La communication, clé de la réussite

On est d’accord, votre objectif est de faire venir les gens à votre forum. Votre argument ? Ce forum représente l’occasion de trouver un stage et de rencontrer des structures à impact positif. Le contact direct avec le recruteur sans passer par des mails ou coups de téléphone facilite l’employabilité.

Dans un premier temps, vous devrez déterminer votre cible, autrement dit, qui est invité ? Vous avez déjà partiellement ou complètement répondu à cette question page 5 dans la partie “Pour qui ?”. La communication externe devra s’adapter au public visé. Si vous touchez quelques écoles, les moyens et quantités de communication ne seront pas les mêmes que si vous désirez accueillir des étudiants de n’importe quel campus. Quels supports choisir ? Papier, digital, les deux ?

Avant toute chose, créez une affiche avec des mots clés : où, quand, comment,pourquoi.Nesurchargezpasvosaffichesavecdesinformationsinutiles (les toilettes seront en haut à gauche !), des couleurs qui feront croire à l’explosion d’un rayon de peintures chez Mr Bricolage. Il faut aller àl’essentiel,lesgenss’attardentrarementsurdesaffiches.Imprimezcetteafficheetcollezladanslesendroitsstratégiques:lespanneauxd’affichagepublics, les toilettes, les restos U (attention, vous aurez besoin de l’autorisation du CROUS). Vous pouvez également demander à votre école (ou aux écoles sivousdésireztoucherplusieurscampus)dediffuserl’affichesurlesécransinformatifs internes. Comme évoqué précédemment, la communication digitalepeutlargementsuffirepourcegenred’événement!

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La communication, clé de la réussite

On passe ensuite à l’aspect digital : les réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés. Créez un événement Facebook, partagez-le via la page de votre association et sur votre compte personnel. Là aussi, gardez bien votre cible en tête. Le groupe fermé de votre promo, de votre école ou des groupes rassemblant plus d’étudiants (Étudiants de [votre ville] par exemple). Faites desstoriesoudespostssurInstagram,commencezàdiffuserl’informationsuffisammentenavancepourquelesgensbloquentleurjournée.

Vous pouvez également ajouter votre projet sur des sites de billetterie (comme universe par exemple https://www.universe.com/features), même si l’entrée est gratuite ou faire remplir un document d’inscription via Framaform. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise du nombre de participants et donc de vous organiser au mieux.

Vous pouvez retrouver les événements Facebook du NOISE, REFEDD et GEM Entreprendre ici :

NOISE (page) : https://www.facebook.com/ForumGenerationChangement/REFEDD (événement) : https://www.facebook.com/events/258509491397441/GEMEntreprendre(profil): https://www.facebook.com/jerem.startup.9?fref=search&__

t n _ _ = % 2 C d % 2 C P - R & e i d = A R D t y a c D _ w 3 u k f o -a n C w N y n E H M q P w v Z F N c g V g j k M 6 r 8 p x l T s _ t G O G W t k z Q J -E4yRlGGtCFfDR3BHPh

ChangeNOW (événement) : https://www.facebook.com/events/671357233280133/

Enfin, n’oubliez pas la méthode ancestrale mais toujours efficace dubouche-à-oreille, vendez votre projet à votre entourage !

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La communication, clé de la réussite

Exemples

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Les petits plus à apporter à votre forum

Vous pouvez faire labelliser le forum EcoFest. Pour cela, plusieurs critères sont pris en compte : alimentation, communication, lieu, transport, hébergement, sensibilisation. IMPACT a des antennes réparties sur tout le territoire qui auditent 50 événements par an, pourquoi pas le vôtre ?

https://impact-gem.org/ecofest/

GEM Entreprendre avait établi des partenariats avec des structures de coaching. Sur place, ils aident les participants à se présenter et à se vendre aux recruteurs, un exercice encore difficilepourbeaucoupd’entrenous.N’hésitezpasànégocierla gratuité du service. Si vous avez des DRH dans vos contacts professionnels ou personnels, vous pouvez également les inviter ! Qui de mieux placé qu’un recruteur pour expliquer comment fonctionne un recrutement ?

http://coachrecrutement.com/

Votre événement se déroule sur toute la journée et vous souhaitez offrir un déjeuner aux structures et/ou auxparticipants ? Le buffet est un bon compromis. Vous pouvez faire appel à un traiteur* ou alors, si vous avez la possibilité, proposez de cuisiner** des invendus*** que vous serez allé chercher au préalable. Si vous avez payé pour le repas, vous pouvezdemanderuneparticipationfinancière : leprix libre.Si l’événement se fait sur la journée ou le matin, c’est assez sympad’offrirlepetitdéjeuneràceuxquitiennentlesstands!

*Traiteurs écolos sur Paris : Meet my Mama, Baluchon, Croc** Les plats froids comme les salades sont plus simples et rapides à cuisiner.** Vous pouvez récupérer des invendus sur des marchés ou au marché d’intérêt

national près de chez vous. Présentez vous comme une association qui organise un événement qui milite pour la protection de la planète et proposez aux structures qui vous font des dons de leur faire une attestation de don.

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Les petits plus à apporter à votre forum

Mettez des éco-cups à disposition des participants et des structures ! Vous pouvez demander une consigne (1 euro, une carte étudiante, un permis de conduire par exemple) pour êtresûrsdelesrécupéreràlafindelajournée.Vouspouvezcontacter l’antenne Zero Waste de votre ville ou la Maison du Zéro Déchet (à Paris) pour de la vaisselle.

Pour les boissons, vous pouvez privilégier des marques comme Ethiquable, Alter Eco ou Clipper Tea.

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En résumé

Mélangez le tout, conservez quelques mois à température élevée et vous obtiendrez un délicieux cocktail aux notes d’écologie et d’emploi !

Pour organiser votre forum, il vous faudra :

une bonne dose de motivation

1 demi litre d’organisation

4 cuillerées de communication

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Fiche pratique de l’Avise pour organiser un événement socialement responsable :

https://www.avise.org/ressources/organiser-un-evenement-socialement-responsable

Retour d’expérience du Noise :h t tps : / /docs .g oog le .com/document/d/1 v jHs_-NX ZP9E0 D1 05J -

b J s y 8 K C H H Y T T s c h F U K o j L H T 8 / e d i t ? f b c l i d = I w A R 3 - B z H 2 _adkvPtXbt8XJA53M841N3R2Zq1-iShXFIrteYoExuj18cWNN4I#heading=h.8t7j48wsj0a

Listes des structures partenaires de Makesense :https://organisations.makesense.org/?utm_source=internal&utm_

medium=website&utm_campaign=makesense_org&utm_content=menu

Liste des structures partenaires du REFEDD :http://refedd.org/trouver-job-sens/

Partenaires WARN! :http://wearereadynow.net/partenaires/

Potentiel intervenant :https://monjobdesens.com/

Guide pour établir un budget prévisionnel http://www.guideevenement.com/2011/03/23/que-doit-contenir-un-budget-

d%E2%80%99evenement/

La Riposte, appel à projets d’Animafachttps://www.animafac.net/contenus/projets/nos-projet-la-riposte/

Annexes

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Laurence Felden, donneuse d’ordre pour le forum de recrutement de GEM Entreprendre - Grenoble

06.34.74.57.08https://www.facebook.com/laurence.felden

Thomas Haden, THE NOISE - Paris ttps://www.facebook.com/ForumGenerationChangement/

Loïc Ingea, organisateur du Forum étudiant des métiers du développement durable du REFEDD - Paris

campus@refedd.org

Hugo Doux, président de l’association Horizons - Nantes hugodoux@orange.fr

Contacts

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RemerciementsJe tiens à remercier ceux qui ont pris le temps de répondre à mes

questions pour m’aider dans la rédaction de ce kit, qui, j’espère, vous sera utile !

Kit rédigé avec <3 par @CamilleHuveyT4E