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Outils Collaboratifs Exchange - JRES

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TutoJRES 15|22 mars 2011

Paul ROUGER| Directeur Informatique | [email protected]

Outils & services Collaboratifs MS Exchange

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2 Outils & Services Collaboratifs | MS Exchange

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Sommaire •  Cadre et périmètre •  Coté serveur •  Coté client •  On collabore ?

  Messagerie    Calendrier   Tâches   Notes   Dossiers publics •  Sur les mobiles •  Bilan

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Cadre et périmètre Sciences Po Bordeaux

• Établissement de la taille et de la structure d’une école d’ingénieur • Environ 2000 étudiants, (Scol en 5 ans + École doc), 150 ETP (Adm + ens) + 2 UMR • Gestion en propre : Firewall, routage réseau, serveurs web, stockage, applicatifs spécifiques (RH, Scol), AD, sauvegarde et messagerie (30taine de serveurs à 70% virtualisés)

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Cadre et périmètre •  Pas d’historique de mutualisation sur la messagerie (Réseau

des IEP, réseau de campus) •  Service info « réduit à sa plus simple expression » : 2 à 3

personnes •  Choix de solutions techniquement

« compatibles » (Expérience et environnement Windows) •  Possibilité de s’appuyer sur des partenaires privés pour la

mise en œuvre •  Architecture AD présente et « universelle » => utilisateurs

bureautiques et SHS => Parc à 98% Windows. Pas de postes clients en linux, très peu de mac.

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Cadre et périmètre •  Choix de MS Exchange en 2003 en remplacement d’un autre

soft Windows (Imailer) trop « petit ». •  Passage d’une architecture « 95% pop » vers une

recentralisation des données. •  Suivi des versions au fur et à mesure des sorties. •  Installation initiale 5 jours •  Migration en 2003 vers 2007 4 jours (en 2008) •  Migration de 2007 vers 2010 3 jours (en 2010) •  Toujours accompagné par un prestataire de service

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Coté serveur •  Actuellement environ 300 boîtes gérées, (1 Go par boîte) =>

Choix de la facilité 1 seul serveur avec tous les rôles (compte tenu de la volumétrie et de la charge).

•  Possibilité de découper l’architecture en 3 (frontal, Rôle Bal, rôle transport) Les rôles pouvant être répartis sur plusieurs machines en fonction de la charge.

•  Les banques de boîtes aux lettres peuvent être sur des stockages différents (et assez facilement déplaçables) et de divers types.

•  Administration facile, pas loin du zéro maintenance, outils fournis pour le diagnostic performants.)

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Coté client •  Le webmail (OWA) se rapproche de plus en plus du client

lourd (Outlook). Fonctionne sur tous les navigateurs. •  On tend vers l’abandon de OWA car Outlook fonctionne

désormais partout (RPC over https). •  Le vrai confort est d’utiliser Outlook tout le temps, gros

gain en fonctionnalités et productivité. La configuration client est ultra simple (serveur + utilisateur).

•  Pour les clients mobiles : Même constat, configuration ultra simple (Sous winphone mais aussi Android et Iphone connaissent Exchange) sinon en Imap Bonne gestion de la partie messagerie contact, et calendrier, le reste est parcellaire (note , tache, partage)

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On collabore ? •  Au départ dans l’Institut c’était un produit de

messagerie uniquement. Les autres utilisations sont venues par les usages. Il n’y a aucune volonté politique de pousser l’utilisation, et au départ pas de demandes pour un outil collaboratif.

•  A tiens on peut faire ça aussi ? •  Je découvre de nouvelles possibilités

régulièrement. •  L’idée est que presque tout se gère au niveau

client. Très peu (ou pas) d’administration coté serveur

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On collabore ? | Coté messagerie •  Coté messagerie : •  Gestion des droits d’accès aux boîtes, des droits « envoyer

en tant que » •  Gestion multi boîtes •  Archivage en ligne •  Typage et classement (indexation quasi instantanée) •  Fonction automatiques (règles, action rapide, conversation) •  Gestion d’absence avancée •  Récupération de messages effacés. •  Carnet d’adresse centralisé, partageable, création de

carnets communs, gestion des contacts du téléphone (Même sur Iphone !)

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On collabore ? | Coté calendrier •  Gestion graphique (heureusement !) •  Classement et valorisation •  Même fonctions de partage de co gestion •  Gestion de visuelle de la disponibilité •  Interaction entre le planning et le courrier

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On collabore ? | Coté tâches •  Création de taches avec des échéances et

des rappels. •  Affectation •  Même fonctions de partage de cogestion

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On collabore ? | Coté notes •  Se gère comme un cahier de post-it •  Mêmes fonctions de partage de cogestion

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On collabore ? | Coté dossier public •  Peu utilisés chez nous •  Permet de créer des espaces thématiques

avec des droits particuliers •  Lourds à gérer •  Pas de mode hors ligne

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On collabore ? | Coté smartphone •  Bonne gestion des parties messagerie,

contact, calendrier et notes •  Pas de gestion collaborative en lecture

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On collabore ? | Coté smartphone •  Exemples d’interfaces

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On collabore ? | Coté smartphone •  Exemples d’interfaces

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Bilan Coté informatique : • Produit hyper stable, performant facile à installer et à administrer. Avec le powershell possibilité d’automatiser presque tout. Communauté nombreuse et active. Possibilité d’administration centralisée/décentralisée. • Nouvelle version + sécurisée (transport) et prenant en compte des archis de PCA. • Coût raisonnable : De l’ordre de 15€ par boîte et entre 500 et 1000 € par serveur • Coût complet : Ajouter la licence office (Ah bon vous en aviez pas ?) la licence W2008 + cal => Entre 2000 et 12000 € de licences serveurs et 100 € par client (Si on n’a pas au départ un AD et pas d’office)

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Bilan Coté client : • Simplicité d’installation, toutes les fonctions sont dans Outlook, OWA très proche. Possibilité d’administration centralisée / décentralisée. • Les utilisateurs y sont chez nous maintenant très attachés ! • Véritable progrès de la version 2010.

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Bilan Critiques et améliorations : • C’est du MS ! Ou est le réel problème ? • Coût => Mais le confort à un prix. Le prix des licences économise le temps homme • Sous-tend une architecture AD présente • Nécessité de convergence entre les versions serveurs et client (Exchange et Office) • Client mac (entourage) à stabiliser, rien pour linux (par MS). • Casification d’OWA ?

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Bilan Voies à explorer : • Voir le lien fonctionnel avec SharePoint • Découvrir d’autres fonctionnalités (Liens avec office en ligne, SharePoint). • Apport de MS Lync ?

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Q & R Merci

Q & R