Outils Gestion Temps

ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

Outils de gestion du temps

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC

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Sommaire1. Introduction..........................................................................................2 2. Les T.I.C. et le temps :..........................................................................3 3. Agenda papier ou informatique.................................................................3 3.1. Lagenda papier : ............................................................................4 3.1.1. Les bonnes caractristiques :........................................................4 3.1.2. Les actions :...............................................................................4 3.1.3. Planning journalier :....................................................................5 3.1.4. Rpertoire tlphonique :.............................................................5 3.1.5. Pages de notes :.........................................................................5 3.2. Lassistant lectronique (Organiser) :..................................................6 3.2.1. Les fonctions de lassistant :.........................................................6 3.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:...................................7 4. Les logiciels de gestion (Outlook) : ..........................................................8 4.1. Prsentation.....................................................................................8 4.2. Fonctions du logiciel..........................................................................8 4.3. Avantages du logiciel.........................................................................9 4.4. Inconvnients du logiciel :.................................................................9 4.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :..............................................9 5. Les Plannings .....................................................................................10 5.1. Les matriels utiliss :.....................................................................10 5.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),.....................................11 5.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),................................11 5.1.3. Les plannings effaables.............................................................12 5.1.4. Les plannings magntiques ........................................................12 5.1.5. Les limites................................................................................13 6. Les Documents utiles ...........................................................................13 6.1. La check list ou liste de contrle........................................................13 6.2. Les post-it......................................................................................13 6.3. Lphmride.................................................................................13 6.4. Les imprims courants :...................................................................14

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1.IntroductionPour nous aider matriser notre temps ou notre emploi du temps, nous pouvons nous appuyer sur un certain nombre doutils notre disposition. Ils sont de diffrentes natures, sur diffrents supports et peuvent tre utiliss parfois de manire complmentaires. Ce document passe en revue les diffrents outils notre disposition pour planifier et suivre les ou nos activits.

Assistant lectroniqueDocument23068320.doc

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2.Les T.I.C. 1 et le temps :Vous venez dacheter un assistant numrique dernier cri. Sduit par son design et ses fonctionnalits, vous tes persuad de tenir enfin la solution votre problme de gestion du temps ! Jusquau moment o, en essayant de le domestiquer, vous vous rendez compte quil nest quun lment du systme, quil vous prend un temps fou et quil ne rpond que partiellement vos besoins Le mode demploi des TIC nest pas toujours aussi simple quon le dit. Il faut parfois beaucoup de temps pour apprendre les matriser, et lapprentissage et le rodage sont de plus en plus chronophages. Les TIC font rellement gagner du temps lorsquelles permettent de traiter linformation : ralisation de calculs, de recherches, travail distance avec partage des donnes Rester dans la course du temps, cest donc se tenir inform de ce qui se fait sans pour autant saliner aux technologies.

3.Agenda papier ou informatiqueIl convient de trouver loutil qui vous convient le mieux et de tenir compte des contraintes organisationnelles de lentreprise.

Technologies de lInformation et de la Communication : informatique, Internet, Messagerie lectronique, Agenda lectronique (Palm)1

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3.1.

Lagenda papier :

Un agenda constitue une mmoire : il aide rflchir, prvoir, fixer le temps utile aux activits. Lagenda a lavantage dtre un bon support pour la prise de rendez-vous et facile emporter. Il a linconvnient dtre insuffisant pour bien grer son temps. Pour bien organiser son temps, il est essentiel de noter prcisment les vnements, les rendez-vous et les engagements venir. Vous trouverez plusieurs sortes dagenda, comparez-les et choisissez le mieux adapt vos besoins. Pour se servir dun agenda, il faut une certaine discipline. Vous devez dabord vous habituer y inscrire tous les rendez-vous et vnements prvus ; Veillez ce quil soit toujours jour et consultez le rgulirement pour vrifier vos engagements. Chaque jour planifiez dimportantes tches lies des vnements fixs et veillez les effectuer dans les dlais prvus. Noubliez pas de rserver du temps pour les imprvus.

3.1.1.

Les bonnes caractristiques :

1. Lagenda doit tre maniable et peu encombrant ;Il doit permettre de noter toutes les informations ncessaires aux activits personnelles et professionnelles ;

2. Il comportera les rubriques de base concernant :Les actions : une liste journalire des tches effectuer, les priorits, lobjectif ;

La planification : planning hebdomadaire, mensuel, annuel ; Des pages disponibles pour les notes.

journalier,

Les informations courantes : adresses, tlphones ;

3.1.2.

Les actions :

La rubrique A faire

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Outils de gestion du temps Les tches raliser y sont listes avec indication du degr durgence et du degr dimportance (tche de type A). La rubrique Tlphoner Une liste des appels, avec le nom des interlocuteurs accompagn dun mot-cl rsumant lobjet de lappel, y figurera. Toute remarque concernant lheure dappel et la disponibilit des interlocuteurs sera note. La rubrique Objectif Y sera inscrit lobjectif de la journe : ce qui doit tre ralis absolument dans la journe.

3.1.3.

Planning journalier :

Les rendez-vous de la journe y sont nots : prendre soin de noter la dure prvue et ventuellement le temps de dplacement. Il est alors conseill de tracer un rectangle pour visualiser au mieux lespace-temps rserv lactivit. Il est prfrable dcrire au crayon papier afin de pouvoir procder par la suite des modifications courantes. La page restera ainsi plus lisible. A ct de lheure du rendez-vous il est recommand de noter le nom de linterlocuteur et ses coordonnes tlphoniques pour viter les oublis.

3.1.4.

Rpertoire tlphonique :

Le rpertoire des adresses et tlphones vous permet davoir toujours sous la main les numros que vous utilisez frquemment.

3.1.5.

Pages de notes :

Ces pages sont trs utiles pour crire rapidement au fur et mesure que les choses surviennent : une ides, un thme de projet, une question, un objectif

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3.2.

Lassistant lectronique (Organiser) :

Il est de faible encombrement. Les diffrentes fonctions apparaissent lcran sous forme dicnes. Il est utilis avec un stylet et peut tre en communication avec lordinateur. Lassistant lectronique permet de : planifier facilement, de stocker des informations sur les contacts, de prendre des notes, deffectuer des calculs simples, de suivre les dpenses

3.2.1.

Les fonctions de lassistant :

1 Un agenda avec la possibilit : de saisir les rendez-vous ; une alarme peut tre active pour rappeler le rendez-vous ou la runion importante ; dafficher lemploi du temps sur la semaine, mettre en vidence les plages libres et les chevauchements ; de crer des rappels pour un vnement prvu comme un anniversaire. 2 Une liste de tches qui : indique tout ce quil y a faire, affecte un niveau de priorit et une date dchance, trie partir de ces critres. 3 Un rpertoire des adresses et numros de tlphone avec la possibilit : daffecter une catgorie pour un classement, dassocier une note chaque adresse pour entrer des informations complmentaires. 4 Une calculatrice pour effectuer des calculs lmentaires et enregistrer des valeurs. 5 Un bloc-notes pour saisir des notes ou messages qui pourront tre regroups par catgories. 6 Un suivi des dpenses avec enregistrement du montant, de la date, du mode de paiement, un classement par catgorie et un suivi des fournisseurs.

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Outils de gestion du temps Toutes ces informations sont enregistres. Elles peuvent tre sauvegardes sur un ordinateur. Un logiciel install sur lordinateur facilite la mise jour sur lordinateur des informations saisies sur lassistant, ou la mise jour de lassistant avec les informations saisies sur lordinateur.

3.2.2.

Saisie des donnes et fonctions spcifiques:

Saisie de donnes : Les donnes peuvent tre saisies : laide du stylet et du clavier : un clavier est affich lcran et les touches sont actives par laction du stylet sur lcran, grce au stylet, sur lcran, avec un systme dcriture simplifie. A laide du clavier de lordinateur. Les donnes sont saisies sur lordinateur et importer sur lassistant (logiciel de synchronisation).

Fonction Recherche : Des recherches partir dun mot peuvent tre effectues (fonction loupe). Nouvelles applications : Des applications peuvent complter lutilisation. tre charges sur lorganiser afin den

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4.Les logiciels de gestion (Outlook) :4.1. Prsentation

Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des gestionnaires dinformations personnelles et du courrier lectronique. Ils proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des tches et des notes.

4.2.

Fonctions du logiciel

Le calendrier Les rendez-vous peuvent tre planifis ainsi que les runions ou les vnements. Pour les rendez-vous ou les runions, le temps peut tre bloqu sur le calendrier. Lvnement peut durer un ou plusieurs jours. Il apparat dans le calendrier sous la forme de titres. La cration de tches Personnelles ou professionnelles, les tches peuvent avoir lieu une seule fois ou se rpter de manire rgulire : rapport rdiger, runion mensuelle et sa prparation Le carnet dadresses Le dossier Contacts est un carnet dadresses. Il sutilise pour stocker les adresses de messagerie, les diffrents numros de tlphone et tout autre type dinformations. Ces numros peuvent tre tris, groups ou filtrer en fonction dune partie du nom ou de ladresse. Grce au modem, lordinateur peut : composer le numro de tlphone de votre contact, chronomtrer lappel et en laisser une trace dans le journal. Les notes Les notes dans le logiciel sont quivalentes des notes autocollantes. Elles permettent de rdiger des ides, des appels, des questions Une note peut rester affiche pendant que vous travaillez sur votre ordinateur. La bote de rception Elle affiche les messages lectroniques reus et permet lenvoi de courrier. Il est possible de grer des messages : les dplacer, les transfrer, les marquer ou crer une rgle, par exemple une rgle pour Document23068320.doc

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Outils de gestion du temps informer de larrive dun message important. On peut y crer des dossiers distincts pour stocker les messages selon leur expditeur et construire une rgle pour stocker directement le message reu dans le dossier concern. Un dossier brouillon enregistre les messages non envoys qui peuvent alors tre rcuprs, complts et envoys ultrieurement. Le journal Le journal peut enregistrer des informations telles que : les messages lectroniques, les demandes de runions, de tches et les rponses, les annulations de runion, les interactions avec des contacts importants, des documents, des activits

4.3.

Avantages du logiciel

Le logiciel de gestion de temps comme Outlook prsente des avantages certains : Les ordinateurs tant en rseau, il est possible de mettre en commun les informations. Ainsi, pour la mise en place dune runion, vous pouvez fixer lheure, la dure de la runion, la liste des participants et grce au logiciel et la communication en rseau, vous recevez de manire automatique des mails vous indiquant la disponibilit ou pas des participants. Bien sr ceci fonctionne trs bien condition que chacun ait mis jour son planning. Autre avantage : la facilit dutilisation. Ce logiciel reprend en effet un affichage commun : vous retrouvez une prsentation familire des icnes.

4.4.

Inconvnients du logiciel :

Les lments de votre gestion sont disponibles sur votre ordinateur. Si cest un poste fixe, vous disposez rgulirement de ces informations seulement si vous tes sdentaire. Toutefois, si vous avez vous dplacer, vous pouvez imprimer la liste des tches ou des documents dont vous avez besoin.

4.5.

Le couplage avec la tlphonie mobile :

Aujourdhui, de nouveaux outils sont apparus sur le march qui permettent dtendre la porte de nos agendas lectroniques et organisers notre fonctionnement nomade. Nous pouvons citer la technologie Blackberry ou Iphone, qui permettent dans leur dernire version de synchroniser nos agendas et nos courriers en permanence et en couplage avec la tlphonie mobile.

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5. Les PlanningsLe planning mensuel est lossature de lemploi du temps sur le mois. Il permet dafficher les projets et leurs dlais et ainsi favorise lanticipation : runions, dplacements, journes de formation, confrences Le planning de lanne facilite la projection sur lanne. En rgle gnrale, un planning est un tableau qui sert visualiser : lorganisation dun travail ou dune activit, le droulement dune tche ou dune activit dans le temps.

On y visualise des prvisions, on y suit le droulement dun travail ou dune activit, il permet deffectuer des contrles. Cependant il doit donc tre mis jour rgulirement.

5.1.

Les matriels utiliss :

Un planning peut tre tabli sur une simple feuille de papier. Mais il est souvent difficile dy apporter des modifications. Aussi, lentreprise peutelle acheter dans le commerce des matriels qui permettent une manipulation plus aise et plus rapide.

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Outils de gestion du temps Les 4 types de plannings les plus rpandus sont :

5.1.1.

Les plannings fiches en T (ou paule),

5.1.2.

Les plannings gouttires (ou bandelette),

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5.1.3.

Les plannings effaables

5.1.4.

Les plannings magntiques

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5.1.5.

Les limites

Toutefois, ds que la situation est complexe planifier (charges de travail des machines dans les ateliers, oprations raliser pour une construction importante, gestion de projet informatique, etc.) les entreprise utilisent des logiciels spcialiss dont Microsoft Projet est un exemple.Cependant les plannings traditionnels subsistent pour de nombreuses applications simples (rservation de salles dans une entreprise, de chambres dans un htel, emplois du temps, etc.).

6.Les Documents utiles6.1. La check list ou liste de contrleListe des tches effectuer dans lordre des priorits, cette liste permet au fur et mesure de leur ralisation dannoter les tches. On utilisera des couleurs pour regrouper les diffrentes tches en catgorie ou visualiser leur importance (rouge). Un rapide coup dil permet de vrifier si toutes les tches ont t ralises ou si un oubli a t fait.

6.2.

Les post-it

Petite note de couleur, autocollante et repositionnable, le post-it a conquis nos bureaux. Il est un mmo apprciable, tant pour noter un appel tlphonique passer, une ide, une tche importante ne pas oublier, ou localiser lendroit dune signature apposer. Trs pratique, il ne faut cependant pas quil envahisse lespace de travail.

6.3.

Lphmride

Pos en vidence sur le bureau, il permet de noter rapidement numros de tlphones, tches urgentes, rendez-vous et rappels divers. Cest un bloc de feuilles de taille standardise, dates, relies par deux anneaux. Pour une utilisation optimale, la date du jour doit tre apparente. Nota : ne rien porter de confidentiel sur lphmride ; pos sur le bureau il reste la porte de tous les regards.

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6.4.

Les imprims courants :Que ce soit la fiche message ou le bordereau denvoi de document, lutilisation des imprims dans lentreprise est un facteur de gain de temps. Vous devez, ds que cela est possible, crer des imprims avec laide de la bureautique de faon simplifier la gestion de certaines tches.

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