Outlook 2016 Tutoriel http://bit.ly/outlook16csvdc

Table des matières

1. Pourquoi Outlook 2016? ................................................................................................................................ 2

2. Où se trouve le logiciel ? .............................................................................................................................. 2

3. Configuration initiale de votre compte ..................................................................................................... 2

4. La section des favoris de votre boîte de réception ................................................................................ 3

5. Afficher les courriels en tant que conversation dans votre fil ............................................................... 5

6. Signature « normale » .................................................................................................................................... 5

7. Signature « carte d’affaire » ......................................................................................................................... 6

8. Ouvrir une deuxième fenêtre pour votre calendrier ............................................................................... 8

9. Rédiger un courriel (Cci, raccourcis) ......................................................................................................... 8

10. Envoyer une copie d’un fichier (pièce jointe d’un courriel) ................................................................. 9

11. Partager l’accès à votre fichier qui se trouve dans OneDrive (Web) ................................................. 9

12. Partager l’accès à des fichiers qui … sont synchronisés avec OneDrive (logiciel) ........................ 10

13. Répondre rapidement à un courriel ........................................................................................................ 10

14. Utiliser des modèles de courriel ................................................................................................................. 11

15. Transformer un courriel en réunion ........................................................................................................... 11

16. Transformer une réunion en réunion Skype ............................................................................................. 12

17. Transformer un courriel en tâche .............................................................................................................. 12

18. Afficher en permanence la section des tâches .................................................................................... 13

19. Rappeler un courriel .................................................................................................................................... 13

20. Recherche avancée ................................................................................................................................... 14

21. BAL partagées et accès délégués ........................................................................................................... 15

22. Réponses automatiques ............................................................................................................................. 16

23. Actions rapides ............................................................................................................................................. 17

24. Règles ............................................................................................................................................................. 18

25. Rendez-vous ou réunion dans votre calendrier ? .................................................................................. 20

26. Catégories dans les calendriers ................................................................................................................ 21

27. Rappels ........................................................................................................................................................... 22

28. Calendriers partagés ................................................................................................................................... 22

29. Les calendriers de mon établissement..................................................................................................... 24

30. Réserver une salle dans un calendrier de mon école .......................................................................... 24

31. Réserver une ressource dans un calendrier de mon école ................................................................. 26

1. Pourquoi Outlook 2016?

La tuile Courrier de l’interface Web d’Office 365 (OWA) nous offre un

produit qui fait un excellent travail, mais la version logiciel d’Outlook, bien

que légèrement plus complexe, offre des avantages intéressants. Je crois

que les grands utilisateurs qui ont accès à un même ordinateur tous les

jours ont avantage à utiliser Outlook 2016 par rapport à l’environnement Web qui

implique inévitablement plus de clics et de plus longues périodes d’attente entre

chacune des actions. On parle bien sûr de fractions de seconde, mais quand

même. C’est aussi sans parler des fonctionnalités qui ne sont présentes que dans la

version logicielle. Bref, l’augmentation en complexité fera rapidement place aux

gains en efficacité avec Outlook 2016 par rapport à l’interface Web.

2. Où se trouve le logiciel ?

Si vous utilisez Windows 8 ou Windows 10, cliquez sur le logo Windows dans

le coin inférieur gauche de votre écran et commencez à inscrire au

clavier le nom du logiciel (Outlook).

Windows vous offrira alors le logiciel en question dans les

choix si la suite Office 2016 est installée sur votre poste.

Notez que pour la majorité des sujets qui sont couverts par

ce tutoriel, la version 2013 suffit.

3. Configuration initiale de votre compte

Suite au premier

démarrage du logiciel

sur votre session,

effectuez les choix

suivants :

Si vous devez inscrire les informations de la première

fenêtre à la main, suivez ces consignes :

Je vous conseille de laisser Outlook actif plusieurs minutes suite au un premier

démarrage étant donné qu’il y a une synchronisation qui est effectuée en tâche de

fond afin de rendre plusieurs

contenus disponibles

directement sur votre disque dur.

C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il n’est pas conseillé d’utiliser Outlook (logiciel)

sur des ordinateurs que vous n’allez utiliser que pendant quelques minutes. Il vaut

mieux à ce moment utiliser OWA.

4. La section des favoris de votre boîte de réception

Cette section qui se trouve au haut de la colonne de gauche vous permettra

d’archiver efficacement des courriels. Contrairement à votre boîte de réception qui

affiche inévitablement l’ensemble de vos dossiers, la zone des favoris n’affiche que

ceux que vous sélectionnez. Cette image représente un bon exemple qui contient

un dossier pour les courriels professionnels et un autre pour les courriels personnels.

a) Pour créer un nouveau dossier dans votre zone des favoris (il se retrouvera aussi dans votre boîte de réception complète)

I. effectuez un clic droit sur Boîte de réception et

sélectionnez Nouveau dossier

II. Nommez le dossier que vous désirez créer et

appuyez sur OK

b) Pour ajouter à votre zone des favoris, un dossier qui se

trouve déjà dans votre boîte de réception

I. Cliquez sur le petit triangle à la gauche de votre

adresse de courriel dans la zone de votre boîte de

réception complète

II. Cliquez sur le petit triangle à la gauche de Boîte de

réception

III. Vous devriez maintenant voir l’ensemble des

dossiers qui se trouvent dans votre boîte de

réception, dont ceux qui ont été transférés

automatiquement de FirstClass. Si vous désirez

fréquemment archiver des courriels dans l’un de

ces dossiers, effectuez un clic droit sur ce dernier et

sélectionnez

Afficher dans les

Favoris

À partir de ce moment, le dossier en question sera

disponible des deux endroits

c) Vous pourrez maintenant classer rapidement

les courriels traités …

… dans les quelques dossiers où vous désirez

archiver vos contenus d’un simple glisser-

déposer.

Conservez à la racine de votre boîte de

réception que les courriels qui n’ont pas

encore été traités. Ainsi, les courriels qui s’y

trouvent ressembleront à une liste de choses à

faire. Évitez de perdre du temps à trier parmi un trop grand nombre de courriels

dont plusieurs n’ont pas besoin de demeurer à cet endroit.

5. Afficher les courriels en tant que conversation dans votre fil

Je trouve personnellement bien utile de

pouvoir accéder le plus rapidement possible

aux courriels qui ont précédé un courriel reçu.

En ce sens, je trouve que d’afficher les courriels

en tant que conversation est le moyen le plus

efficace d’y parvenir. On obtient alors un petit

triangle à la gauche de chaque courriel qui fait partie d’une conversation que l’on

peut faire basculer afin d’y retrouver rapidement les courriels liés, même si ces

derniers sont classés dans des dossiers.

6. Signature « normale »

Vous avez la possibilité d’insérer une ou plusieurs signatures qui peuvent contenir des

images avec Outlook. Notez que même si vous avez configuré une signature pour

OWA, vous devez en configurer une avec Outlook. Voici les étapes pour y arriver :

a. Téléchargez ce fichier Word (http://goo.gl/kIiJVH)

b. Modifiez le tableau afin d’y inclure vos informations

c. Copiez le tableau en entier

d. Ouvrez un nouveau message

Cliquez sur Inclure, sur Une signature et sur

Signatures

e. Cliquez sur Nouveau, inscrivez un

nom de signature et cliquez sur OK

f. (a) Cliquez dans la zone du bas et

collez ce qui a été copié du

document Word précédemment.

Vous ne devriez pas voir à cet

endroit l’image du logo de la CS,

mais elle sera visible au bas des

courriels quand même.

(b) Sélectionnez le nom de votre

signature dans les deux menus

déroulants qui se trouvent sous le

nom de votre compte afin que

cette signature soit apposée par défaut dans vos courriels et dans vos réponses.

(c) Cliquez sur OK

7. Signature « carte d’affaire »

Malgré que d’un point de vue esthétique, ce type de signature est intéressant, je ne

suggère pas son utilisation étant donné qu’il génère une pièce jointe à tous vos

courriels que vous allez envoyer. Ça peut être pratique quand vous écrivez

majoritairement à des gens de l’extérieur qui pourront plus facilement enregistrer vos

informations de contact, mais à l’interne, c’est moins pertinent. Voici quand même

comment procéder :

a. Ouvrez le module Contacts ou

b. (1)Créez un contact à votre nom

en y inscrivant toutes les

informations que vous désirez voir

apparaître dans votre signature

c. Si vous désirez que le logo de la CS soit disposé à la gauche de vos

informations dans votre signature, mettez de côté la fenêtre de

contact et téléchargez ce fichier d’image sur votre poste de travail

d. (2) Retournez dans la fenêtre de votre contact, cliquez sur la zone d’image et

sélectionnez ensuite le fichier que vous venez de télécharger sur votre poste.

e. Enregistrez et fermez votre fenêtre de contact

f. Allez dans la zone de votre boîte de réception

g. Ouvrez un nouveau courriel vierge

h. Cliquez sur Inclure, sur Une signature et sur

Signatures

i. Cliquez sur Nouveau, inscrivez un nom de signature

et cliquez sur OK

ou

j. Cliquez sur Carte de visite, sélectionnez votre

nom et appuyez sur OK à deux reprises

8. Ouvrir une deuxième fenêtre pour votre calendrier

Il peut être stratégique d’avoir en permanence une

fenêtre ouverte qui affiche votre boîte de réception

et une autre pour votre calendrier. Pour ce faire,

effectuez un clic droit sur l’icône du calendrier au

bas de votre écran d’Outlook.

9. Rédiger un courriel (Cci, raccourcis)

Voici quelques stratégies pour vous aider à rédiger plus rapidement vos courriels. Le

plus souvent, c’est l’utilisation d’un raccourci clavier qui permet d’être le plus

efficace. Voici quelques exemples :

a) Si vous n’êtes pas devant votre boîte de réception, appuyez sur CTRL-1 pour vous

y rendre rapidement

b) Appuyez sur CTRL-N (nouveau) pour ouvrir un courriel

vierge

c) Pour afficher le champ Cci, dans le menu Options, cliquez

sur le bouton Cci

d) Inscrivez le nom d’un destinataire ou son adresse de

courriel et appuyez sur CTRL-K pour transformer ce nom en

adresse de courriel reconnue. (ça doit être une personne de la CSVDC, une adresse dans vos

contacts ou une personne à qui vous avez déjà écrit)

e) Rédigez votre courriel

f) Appuyez sur CTRL-Entrée pour l’envoyer

10. Envoyer une copie d’un fichier (pièce jointe d’un courriel)

Il existe encore des contextes où le fait de joindre une copie d’un fichier que l’on

désire partager, c’est une bonne idée, mais c’est plutôt rare. En général, il vaut

mieux donner accès à notre fichier à l’aide d’un lien, surtout si ce dernier est déjà

dans OneDrive (infonuagique).

Démarche pour joindre une copie d’un

fichier :

a) Dans un courriel que vous vous

apprêtez à envoyer à un destinataire,

cliquez sur l’icône du trombone

b) Sélectionnez Parcourir ce PC

c) Sélectionnez le fichier sur votre poste

de travail

11. Partager l’accès à votre fichier qui se trouve dans OneDrive (Web)

a) Dans un navigateur Web, allez sur le site d’Office 365 et cliquez sur la tuile

OneDrive

b) Parcourez les répertoires et effectuez un clic droit sur le

fichier que vous désirez partager

c) Sélectionnez Obtenir un lien

d) Sélectionnez le type de partage

que vous désirez activer en

fonction des permissions à donner

(consultation ou modification) et

de la clientèle à qui vous vous

adressez (CSVDC seulement ou

tout le monde à qui vous allez

offrir ce lien)

e) Copiez le lien offert

f) Dans le courriel que vous vous apprêtez à

envoyer à votre destinataire, écrivez une

phrase qui invite le destinataire à cliquer sur le

lien que vous pourrez coller ou profitez de la

fonctionnalité d’insertion d’un lien hypertexte

tel que démontré dans ces deux images :

12. Partager l’accès à des fichiers qui se trouvent sur votre poste et

qui sont synchronisés avec OneDrive (logiciel)

g) Dans un courriel que vous vous

apprêtez à envoyer à un

destinataire, cliquez sur l’icône du

trombone

h) Sélectionnez Parcourir les

emplacements Web

i) Sélectionnez OneDrive – Comm.

Sco. VDC

j) Sélectionnez le fichier dans la liste

des fichiers qui se trouvent dans

votre répertoire OneDrive

k) Au besoin, modifiez les permissions à

offrir aux destinataires

*** Cette démarche ne fonctionne

qu’avec des destinataires de la CSVDC

13. Répondre rapidement à un courriel

Si vous êtes devant un courriel, CTRL-Maj-R vous permettra de rapidement répondre

à tous alors que CTRL-R vous permettra de répondre à l’expéditeur.

14. Utiliser des modèles de courriel

Si vous avez à rédiger fréquemment des courriels similaires, vous auriez sûrement

avantage à utiliser les modèles de courriel. Une fois enregistrés sur votre poste de

travail, ces modèles vous permettront d’ouvrir des copies plutôt que les originaux.

Voici comment procéder :

a) Rédigez votre courriel en y insérant tout ce qui est répétitif

b) Si vous avez configuré une signature automatique qui s’ajoute à tous vos

courriels, supprimez-là de votre modèle, car elle sera ajoutée automatiquement

lorsque vous ouvrirez votre modèle pour générer un nouveau courriel

c) Allez dans le menu Fichier et cliquez sur Enregistrer sous

d) Suivez les étapes 1 à 4 sur cette

image

e) Fermez et supprimez votre

courriel qui n’aura servi qu’à

créer votre modèle

f) Cliquez à 2 reprises sur votre

modèle à partir de l’endroit

choisi sur votre poste pour créer

un courriel à son image au

besoin

15. Transformer un courriel en réunion

Si le contenu d’un courriel correspond à une

rencontre que vous désirez tenir avec les

personnes impliquées dans un courriel, utilisez

la fonctionnalité Répondre avec une réunion.

En un seul clic, vous pourrez créer une

réunion qui impliquera automatiquement toutes ces personnes à un moment précis

qui sera fixé dans vos calendriers respectifs. Au besoin, vous pourrez enlever une ou

toutes les personnes impliquées afin de ne retenir que votre nom. Notez que tout le

contenu du courriel sera copié à la réunion sans qu’il n’y ait de liens avec le courriel

lui-même. C’est une façon rapide d’évacuer un courriel de votre boîte de

réception et le faire basculer dans un endroit précis de votre calendrier en plus d’y

associer une salle et un rappel au besoin.

16. Transformer une réunion en réunion Skype

Si vous prévoyez ne pas être physiquement

au même endroit que vos interlocuteurs, mais

que vous désirez quand même avoir la

chance de vous voir en plus de discuter et

même partager vos écrans, il est stratégique

d’utiliser la fonctionnalité Réunion Skype. En

activant ce bouton à partir de la fenêtre

d’une réunion, vous allez générer un hyperlien

dans le texte de la réunion qui pointera automatiquement vers une session de

visioconférence via Skype Entreprise ouverte à tous les participants de la réunion.

17. Transformer un courriel en tâche

Si le courriel reçu implique une tâche, mais que vous ne voulez pas bloquer un

moment précis afin de la réaliser, le suivi est plus approprié. Le suivi vous permettra

d’indiquer un début et une échéance pour l’accomplissement de la tâche ainsi

qu’un rappel au besoin. Voici comment faire :

a) Effectuez un clic droit sur le drapeau à la droite

du titre du courriel

b) Sélectionnez Personnalisé

c) Sélectionnez le début et la fin de la période pour

effectuer la tâche

d) Précisez au besoin un moment pour recevoir un

rappel

e) Appuyez sur OK

f) Vous pouvez maintenant classer votre courriel,

car il sera accessible à partir de la section des taches en plus du fait que vous

allez recevoir un rappel au besoin.

18. Afficher en permanence la section des tâches

Si votre écran est assez large et que vous utilisez les tâches, il est fort utile d’afficher

en permanence la zone

des tâches. Vous pourrez

afficher cette 4e colonne

en utilisant le menu

Affichage d’Outlook et en

sélectionnant Barre des

tâches puis finalement, en

activant Tâches.

19. Rappeler un courriel

Notez qu’il n’est possible, avec le logiciel Outlook seulement, de rappeler un courriel

que si ce dernier a été envoyé à un destinataire de notre organisation et qu’il ne l’a

pas ouvert. Notez aussi que cette démarche est malheureusement peu fiable. Il y a

quelques mois, ça fonctionnait relativement bien, mais ces derniers temps, dans

plusieurs cas, les demandes de rappel semblent tomber dans le néant. Voici quand

même la procédure à suivre :

a) Vous devez commencer par ouvrir une copie du courriel envoyé dans sa propre

fenêtre en cliquant à deux reprises sur ce dernier qui se trouve sûrement dans

votre dossier Éléments envoyés

b) Si la fenêtre de ce courriel

ouvert n’est pas très large,

vous devrez cliquer sur la zone

Déplacer et choisir ensuite

Actions puis Rappeler ce

message.

Si votre fenêtre est relativement large, vous aurez le choix

des Actions au premier niveau, à côté du bouton Déplacer

c) Vous aurez alors la possibilité de Supprimer les

copies non lues de ce message (au pluriel s’il y

avait plusieurs destinataires) qui se trouvent dans

les boîtes de réception de vos destinataires.

Cliquez sur OK et fermez simplement la fenêtre si

c’est votre choix. Quelques minutes après le

rappel (parfois jusqu’à 5-10) un courriel envoyé

par le serveur vous informera de la réussite ou

pas de ce rappel.

d) Vous avez aussi la possibilité de Supprimer les copies non lues et les remplacer

par un nouveau message. Cette deuxième option a pour effet de vous

permettre de modifier le courriel rappelé avant de l’envoyé à nouveau en plus

de supprimer la copie originale dans la boîte de réception des destinataires qui

n’auraient pas lu le courriel. Encore une fois, le rappel peut prendre quelques

minutes avant d’être fait par le serveur, mais le nouveau courriel sera envoyé et

disponible tout de suite dans la boîte de réception de vos destinataires.

20. Recherche avancée

Le champ de recherche instantané qui se trouve au-dessus de la colonne du centre

qui affiche vos courriels devrait répondre à la forte majorité de vos besoins de

recherche.

C’est d’autant plus vrai si vous

jumelez cette utilisation aux

éléments qui se trouvent dans la

section Affiner

Même chose si vous précisez les lieux où se

fera la recherche à l’aide du menu

déroulant juste à la droite du champ de

recherche instantané

Dans les rares cas où ce n’est pas suffisant, sachez

qu’il y a une fenêtre de recherche avancée qui

permet de déterminer plusieurs critères de

recherche. Cette dernière est disponible sous le

bouton Outils de recherche qui est

automatiquement visible quand un mot est inscrit

dans le champ de recherche instantané

21. BAL partagées et accès délégués

Il est possible de partager divers éléments de votre compte de plusieurs manières,

mais la façon la plus simple et organisée de configurer ces partages, c’est

assurément de passer par les accès délégués. Voici comment procéder :

a) Cliquez sur le menu Fichier de votre logiciel Outlook

b) Cliquez sur Paramètres du compte et sur Accès

délégué

c) Cliquez sur Ajouter et sélectionnez le nom de la

personne avec qui vous désirez partager certaines

informations de votre compte

d) Sélectionnez le niveau de partage pour chacun des

éléments, ajoutez un crochet afin d’envoyer un

courriel à la personne concernée afin de l’informer

de ses nouveaux accès et appuyez sur OK

Si les permissions offertes ne sont pas assez précises, notez qu’il est possible

d’obtenir plus de finesse dans les droits en partageant directement à partir de

votre calendrier ou de votre boîte de réception par exemple, mais les accès

délégués nous offrent généralement tout ce dont on a besoin et c’est

beaucoup plus simple à gérer.

Pour partager votre calendrier, effectuez un clic droit sur

son nom dans la colonne de gauche et sélectionnez

Propriétés

Vous aurez alors accès à ces niveaux de permission :

22. Réponses automatiques

Vous pouvez programmer des réponses automatiques afin que vos interlocuteurs

reçoivent un message de votre part aussitôt qu’ils vous écriront pendant une

absence prolongée et imprévue.

a) Cliquez sur le menu Fichier d’Outlook

b) Sélectionnez le bouton

Réponses automatiques

c) Activez Envoyer des réponses automatiques

d) Activez Envoyer uniquement pendant ce

temps

e) Précisez la date du début et de la fin

f) Inscrivez le texte que vous désirez envoyer

automatiquement aux gens qui vous écriront

g) Appuyez sur OK

Notez que par défaut, ce ne sont que les

gens de l’organisation qui vont recevoir la

réponse automatique.

Si vous désirez aussi l’envoyer aux gens de

l’extérieur qui vous écriront (en général, ce

n’est pas une bonne idée étant donné que

vous allez répondre à tous les pourriels que

vous allez recevoir…), il faut aller dans l’onglet En dehors de mon organisation et

activer le crochet qui s’y trouve.

23. Actions rapides

Cette section du ruban vous permettra de créer des boutons qui peuvent

représenter plusieurs actions que vous effectuez fréquemment. En un seul clic par

exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un courriel soit considéré comme lu, qu’il

soit archivé, qu’il génère une tâche, etc.

Pour configurer une action rapide,

a) Cliquez sur le triangle à la droite de la section des

actions rapides offertes :

b) Sélectionnez une première action

rapide dans la liste des offres initiales

ou sélectionnez Personnalisé afin de

créer de toute pièce votre action

rapide

c) Un nouveau lien portant le nom de

votre action rapide sera maintenant

offert dans votre section des actions

rapides

24. Règles

Les règles ont un fonctionnement légèrement similaire aux actions rapides dans la

mesure où ce sont des actions répétitives que l’on programme, mais dans le cas des

règles, les actions seront prises automatiquement en fonction de conditions à établir

plutôt que de générer un bouton.

À titre d’exemple, je vous propose la création de 2 règles qui impliquent que vous

passiez d’abord par votre boîte de réception afin d’y créer 2 catégories :

a) Cliquez sur Classer

b) Cliquez sur

c) Cliquez sur Nouveau

d) Sélectionnez un titre (seul destinataire) et une

couleur puis appuyez sur OK

e) Cliquez sur Nouveau à nouveau afin de créer la catégorie Suis en CC

f) Pour créer votre nouvelle règle, cliquez sur le menu

Fichier

g) Sélectionnez Gérer les règles et les alertes

h) Cliquez sur Nouvelle règle

i) Cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je

reçois et sur Suivant

j) Cliquez sur dont je suis l’unique destinataire et sur

Suivant

k) Cliquez sur l’assigner à la Catégorie spécifiée,

cliquez sur Catégorie dans la section du bas,

sélectionnez la catégorie en question dans la liste,

sur OK et sur Suivant

l) La prochaine page vous demande s’il y aura des

exceptions, cliquez sur Terminer

Vous pourriez créer une deuxième règle de la même façon pour les courriels où

vous êtes en CC et leur attribuer une couleur différente. Ainsi, d’un coup d’œil

rapide, vous pourrez différencier les courriels qui vous sont directement adressés par

rapport aux autres.

25. Rendez-vous ou réunion dans votre calendrier ?

Dans votre calendrier, vous obtiendrez un

formulaire de rendez-vous si vous cliquez

à deux reprises dans une case. C’est

pertinent pour toute inscription à votre

calendrier qui ne concerne que vous.

Vous devriez donner un titre, préciser une

heure de début et de fin, inscrire du texte

au besoin et finalement enregistrer le rdv.

Si vous désirez qu’en plus de votre calendrier, l’information se

trouve aussi dans un autre calendrier (un collègue, le

calendrier d’un local ou d’une ressource), il faut plutôt créer

une réunion. Vous pourriez transformer un rdv en réunion en

ajoutant un participant à l’aide du bouton Inviter.

Vous pouvez aussi ouvrir un formulaire de réunion dès le départ

en utilisant bouton Nouvelle réunion qui se trouve dans le coin

supérieur gauche de la fenêtre des calendriers.

Ce formulaire de réunion vous offre

deux champs supplémentaires par

rapport aux rendez-vous pour préciser

les noms des personnes impliquées

(À…) ainsi que les emplacements que

vous pourrez préciser à l’aide du

bouton Salles.

Notez aussi que vous ne pourrez pas

simplement enregistrer votre réunion.

Vous devez plutôt l’Envoyer étant

donné que ça implique d’autres

calendriers que le vôtre. Si vous avez spécifié un emplacement en ajoutant le nom

d’un calendrier de salle, votre réservation va aussi se retrouver dans le calendrier de

cette salle si vous avez les droits nécessaires. En général, tous les employés d’un

établissement ont les droits nécessaires pour réserver dans les calendriers de leur(s)

établissement(s). Vous allez d’ailleurs recevoir un courriel qui confirmera votre

réservation quelques minutes après avoir envoyé votre réunion.

Si, en plus ou à la place d’une salle, vous avez inscrit les noms de collègues, sachez

que la réunion n’ira pas se loger directement dans leur calendrier. Ils devront

d’abord l’accepter à partir de leur boîte de réception avant qu’elle s’y retrouve.

Si, en plus ou à la place d’une salle ou du nom de collègues, vous avez inscrit les

noms de calendriers de ressources (au même endroit que les noms de collègues)

afin de les réserver, le fonctionnement est le même que pour les salles.

26. Catégories dans les calendriers

Il est très utile de catégoriser vos rendez-vous et réunions afin d’obtenir une vue

d’ensemble qui permet rapidement de repérer ce que l’on cherche. Voici

comment faire pour créer des catégories que vous pourrez ensuite associer à des

rendez-vous ou à des réunions :

a) Ouvrez un rendez-vous ou une réunion,

vierge ou existant

b) Cliquez sur le bouton Classer qui sera visible dans le ruban si votre fenêtre est

assez large. Dans le cas contraire, il

faudra cliquer d’abord sur Indicateur et

ensuite sur Classer.

c) Cliquez sur Toutes les catégories

d) Cliquez sur Nouveau, inscrivez le nom de votre catégorie,

sélectionnez une couleur et

cliquez sur OK

e) Répétez le processus au besoin afin d’avoir toutes les catégories nécessaires et

appuyez sur OK à la fin.

f) Pour associer une catégorie à vos rendez-vous ou réunions, vous n’aurez qu’à

sélectionner la catégorie en question tel que démontré en a) et b)

27. Rappels

Il est fort utile dans plusieurs contextes de programmer un rappel lorsque vous

inscrivez un rendez-vous ou une réunion à votre calendrier. Voici comment faire

pour recevoir un tel rappel quelques minutes ou jours avant l’événement en

question :

a) Dans le ruban de la fenêtre d’un

rendez-vous ou d’une réunion,

cliquez sur le bouton des Options et

ensuite sur Aucun qui est placé à la

droite du mot Rappel afin de

sélectionner un délai avant

l’événement en question

b) Notez que vous pouvez changer les

valeurs numériques une fois que vous aurez sélectionné un délai. Par exemple, si

vous désirez recevoir un rappel 5 jours avant

l’événement, sélectionnez 4 jours et cliquez ensuite

sur la zone de texte afin de modifier les chiffres au

besoin.

28. Calendriers partagés

Par défaut, tous les calendriers de notre organisation sont partagés. Évidemment,

vos informations sont protégées et personne ne pourra voir ce que vous avez écrit

dans votre calendrier à moins que vous ne le partagiez vous-même. Par contre, il est

utile de savoir que tous les calendriers affichent Occupé pour chacune des plages

horaires où vous avez inséré un rendez-vous ou une réunion. Vos disponibilités sont

donc du domaine public au sein de l’organisation. Il en est ainsi pour favoriser la

prise de rendez-vous. Étant donné que tous les calendriers sont partagés, une

personne A peut aller chercher le calendrier d’une personne B et le consulter avant

de lui proposer des dates pour une éventuelle rencontre.

Évidemment, les calendriers de réservation pour les salles ou les ressources

fonctionnement de cette façon aussi avec des droits supplémentaires pour tous les

employés du même établissement afin de leur permettre de voir la nature des

réservations en placées par les autres.

Pour consulter un calendrier partagé, que ça soit celui d’une personne ou d’une

ressource :

a) Allez dans la section des calendriers d’Outlook

b) Dans le ruban, section Accueil, cliquez sur

Ouvrir le calendrier et sur Ouvrir le

calendrier partagé

c) Dans la fenêtre qui s’ouvrira, appuyez sur Nom… afin

d’accéder à l’annuaire

d) Inscrivez les lettres du début

du nom du calendrier en

question (le vrai nom de la

personne ou le nom du

calendrier de la ressource qui

débute souvent par le numéro

de l’établissement en

question) et sélectionnez le

calendrier dans la liste avant

d’appuyer sur OK

notez que les calendriers sont représentés par une icône particulière

e) Vous avez maintenant accès au calendrier en

question dans la colonne de gauche de votre

section des calendriers d’Outlook. S’il y a un

crochet à la gauche de ce calendrier, c’est

qu’il est ouvert. Si vous voyez aussi un crochet

similaire à côté du calendrier qui porte

simplement le nom de calendrier tout au haut

de la colonne de gauche (c’est votre

calendrier), c’est que les deux calendriers sont visibles en même temps, côte à

côte.

f) Si vous désirez voir les événements des deux

calendriers superposés, cliquez sur la flèche du

calendrier de droite :

29. Les calendriers de mon établissement

Dans votre établissement, vous avez probablement quelques calendriers de

réservation de salles ou de ressources. Ces derniers portent généralement un nom

qui débute par le numéro de votre établissement suivi de quelques mots qui

décrivent le lieu ou la ressource (ex. : 002-iPad-Mini-1-10). Vous avez sûrement aussi

un calendrier qui porte le nom de 002-Calendrier. Ce dernier est destiné à

l’inscription par plusieurs personnes dans l’école de divers événements afin que tous

soient informés.

Finalement, vous avez aussi un calendrier qui est celui du groupe Office de

l’établissement. Ce dernier porte généralement un nom comme suit : 002-École De

l’Assomption et il n’est accessible qu’en passant par votre groupe sur le Web. Notez

que toute inscription dans ce dernier calendrier aura pour effet de se retrouver dans

les calendriers de chaque membre du groupe. C’est donc à utiliser avec

modération et que pour ce qui concerne la forte majorité des membres du groupe.

30. Réserver une salle dans un calendrier de mon école

Pour réserver une salle, vous devez absolument inscrire une réunion dans votre

propre calendrier en invitant le calendrier de la salle. Voici comment procéder :

a) Assurez-vous que c’est bien votre calendrier et que c’est uniquement ce dernier

qui est sélectionné dans la colonne de gauche de la section des calendriers

d’Outlook

b) Cliquez sur le bouton pour créer une réunion

c) Inscrivez un titre pour votre réservation et précisez

l’heure de début et de fin (très important pour une

réservation de ne pas laisser simplement le crochet

à journée entière sans préciser les heures sans quoi

d’autres réservations pour la même période

pourront être acceptées)

d) Cliquez sur le bouton Salle si vous désirez réserver un lieu

e) Inscrivez le début du nom du calendrier de la salle

f) Sélectionnez ce calendrier dans la liste

g) Cliquez sur Salles

h) Cliquez sur OK

i) Cliquez sur Envoyer

j) Vous recevrez un courriel dans les secondes qui suivront (2 min maximum) qui

vous indiquera si votre réservation est acceptée

31. Réserver une ressource dans un calendrier de mon école

Pour réserver une ressource, procédez de la même façon que pour réserver une

salle pour les étapes a), b), c)

d) Cliquez sur le bouton À…

e) Inscrivez le début du nom du calendrier de la ressource

f) Sélectionnez le calendrier de la ressource dans la liste

notez que les calendriers sont représentés par une icône particulière

g) Cliquez sur Obligatoire

h) Cliquez sur OK

i) Cliquez sur Envoyer

j) Vous recevrez un courriel dans les secondes qui suivront (2 min maximum) qui

vous indiquera si votre réservation est acceptée

Dominic Gagné

C.P.-T.I.C.-C.S.V.D.C.

Service local du RÉCIT à la CSVDC

http://recit.csvdc.qc.ca