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P. 1 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V4 avril 2013

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  • P. 1 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V4 avril 2013
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  • P. 2 SOMMAIREpage Prsentation du projet AGATE4 Profils dautorisation et primtre de gestion9 Focus Agent12 Focus Valideur32 Etats48 Focus Gestionnaire65 Gestion des dossiers agent70 Equipes77 Cycles de travail88 Processus de validation des congs100 Rgles des congs109 Gestion des compteurs116 Gestion des crdits en masse134
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  • P. 3 SOMMAIREpage Jours de fermeture138 AEA143 Gestion des congs et des absences147 Agents ltranger163 Agents non CNRS166 Etats175 Feuille de route gestionnaire183 Accompagnement et documentation187 Annexes188
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  • P. 4 Le CNRS a acquis loutil OS-Congs de la socit OS Concept, en sappuyant sur les fonctionnalits proposes en standard par loutil, dj utilis dans la fonction publique (INRIA, SNCF,) Adaptations de loutil aux spcificits du CNRS Dploiement progressif sur les units du CNRS en 2 ans : 2013 : 500 -600 units (80% des effectifs CNRS) + les units le souhaitant 2014 : les units restantes Planning et versions : Premire version (depuis janvier 2013) : gestion des congs annuels, des absences et des RTT Pour les units avec badgeuses : 3 options dans lordre de priorit suivant : 1.Abandon des badgeuses et passage Agate 2.Utilisation en parallle des deux outils non intgrs (double saisie mais import possible) 3.Report du dmarrage 2014 avec une offre intgre Agate-badgeuses ( ltude par la DSI) Seconde version : gestion du CET (novembre 2013) Prsentation contexte Dploiement, planning et versions
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  • P. 5 AGATE est interfac avec Sirhus et Labintel : pour disposer dans AGATE des effectifs des units pour disposer dans Sirhus des congs Pour disposer dans AGATE des absences Sirhus ayant un impact sur le droit RTT et/ou CA. Ces absences entrant en compte dans le calcul des droits, leur suppression est interdite dans Agate. Labsence Sirhus prime sur labsence Agate. Les agents prsents dans AGATE sont les personnels prsents dans les units du CNRS Les agents pays par le CNRS issus de Sirhus ( lexception des lves stagiaires et des vacataires) Des agents non CNRS issus de Labintel sont rattachs une implantation dunit Prsentation contexte
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  • P. 6 Pr-requis techniques pour le dploiement dans votre labo AGATE est accessible via : navigateur web (Firefox, IE, safari) : https://agate.cnrs.fr https://agate.cnrs.fr smartphone (navigateur web) La connexion se fait via janus par mail+mot de passe, ou via votre certificat CNRS Les horaires douverture dAGATE (au dmarrage): de 7H 20H, 7jours/7 Versions minimales des navigateurs : Firefox 5 IE 7 Mise jour de lagenda : Outlook (messagerie centralise CNRS) Prsentation informations pratiques
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  • P. 7 La formation se fait sur une base de formation AGATE : https://agate-form.cnrs.fr La connexion se fait via janus : Adresse ml, Mot de passe janus (via ssame) ou via le mot de passe de votre certificat Le calendrier de la messagerie Outlook est mis jour Connexion Agate: Lidentifiant est le matricule Sirhus (pour les agents CNRS ) ou le matricule LABINTEL ( pour les agents non CNRS) suivi du mot de passe XXXXXX. Le matricule Labintel est consultable sur Labintel Consultation ( partir de la page Annuaire CNRS), et peut tre extrait dans AGATE menu Exploitation du profil Gestionnaire La base de formation est prenne sur 2013. Sa mise jour par les livraisons de corrections et dvolution est dcale par rapport la base de production compte tenu des contraintes dexploitation. Prsentation informations pratiques formation
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  • P. 8 ANDRE Henri Prsentation principes de navigation Zone menus Zone rsultats Zone sous-menus Le champ E-Mail est issu de linterface Labintel
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  • P. 9 A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu spcifiques. Agent Lagent dpose ses demandes de congs et suit ses compteurs. Valideur (inclut les droits du profil Agent) Le valideur valide les congs des agents dont il est le valideur. Il peut appartenir une autre unit, et tre un agent Non CNRS. Gestionnaire (inclut les droits des profils Valideur et Agent) Le gestionnaire gre les agents de son portefeuille de gestion (primtre) : par dfaut limplantation pour le gestionnaire labo, toutes les units de la DR pour le gestionnaire SRH. Administrateur Ladministration est assure par la DSI et le SSTI/DRH Version 2 Janvier 2013 MJ 7/01/2013 Prsentation principes de navigation
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  • P. 10 Le primtre de gestion selon les profils Le profil est dfini dans le dossier de lagent dans longlet Gnral. Les droits dfinis par ce profil sappliquent sur un primtre dfini en termes dquipes dans longlet Planning par les quipes apparaissant dans la liste de droite. En principe, un gestionnaire ne gre pas son propre compte Principe de diffusion des droits Ladministrateur donne le profil Gestionnaire au premier gestionnaire Agate du SRH dune DR. Il le coche SRH , ce qui lui donne un primtre compos de toutes les quipes des implantations de sa DR. Ce gestionnaire octroie le profil Gestionnaire des gestionnaires du SRH de son choix sur tout son primtre, ou un primtre rduit, Les gestionnaires ainsi dfinis au SRH peuvent donner le profil Gestionnaire aux gestionnaires de laboratoires, qui ont par dfaut leur implantation comme primtre. Ces gestionnaires de laboratoires ainsi dfinis peuvent leur tour donner le profil Gestionnaire dautres gestionnaires de limplantation, en dfinissant le(s) quipe(s) )composant leur primtre dagents grer. Didacticiel : Comment affecter le droit gestionnaire un agent ? (56 secondes) Didacticiel : Comment affecter le primtre daccs au planning pour un agent ? (44 secondes) Prsentation Primtre de gestion selon les profils
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  • P. 11 Documentation A partir dAGATE Menu FAQ : accs aux questions/rponses des fonctionnalits standards de loutil Menu Dictacticiel : accs aux vidos de prise en main de loutil pour les gestionnaires Site de la DRH : accs aux Mmo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire, la page rglementaire du site DRH ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm) http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm et au site web ddi AGATE : (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf)http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf Accompagnement et documentation ProfilBouton Assistance Agent / ValideurMail au gestionnaire AGATE de lunit Gestionnaire UnitMail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interneFormulaire Assistance Utilisateurs DSI Assistance Sil ny a pas de gestionnaire dsign dans le labo, le mail de lagent ou du valideur est envoy aux formateurs internes DRH de la Dlgation
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  • P. 12 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Profil Agent V4 avril 2013
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  • P. 13 Version 2 Janvier 2013 MJ 7/01/2013 v Lagent accde aux dtails de ses droits et suit ses demandes de congs Lagent peut dposer ses demandes de congs partir du menu calendrier par slection directe sur le calendrier, ou partir du menu dpt avec saisie classique des jours de dbut et de fin. Profils Agent menus Indication du profil Le profil Agent
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  • P. 14 Version 2 Janvier 2013 MJ 7/01/2013 Lagent accde au planning collectif de prsence de son quipe, et des quipes qui lui auront t autorises en visualisation par son gestionnaire. Lagent consulte son dossier gnral AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse ml, affectation, quipe, valideur(s). Profils Agent menus v Dans le Mon compte / Informations gnrales , l'adresse mail n'est plus modifiable par l'agent lui-mme. La mise jour est ralise par le gestionnaire ou linterface Labintel.
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  • P. 15 Lcran daccueil, identique quelque soit le profil : Jean Dupont Tableau des crdits et des soldes Tableau des demandes de cong (en cours et historique) Profils Agent cran daccueil Agent
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  • P. 16 Le dpt dune demande de cong peut se faire de 2 faons possibles : partir du menu Dpt 1- Dans Type de congs , Choisissez le compteur dcompter 2-Slectionner la priode de congs 3 Cliquer sur Dposer Facultatif Profils Agent dpt de demande Pralable : Pour dposer une demande, la personne validant habituellement vos congs et/ou absences doit tre dclare dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez dposer des congs si vous avez un solde suffisant. Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire
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  • P. 17 partir du menu calendrier 1- Pour indiquer la priode de congs, faire glisser sa souris sur les carrs gris clairs face aux dates. 2- Dans la fentre Demande dabsence , les champs des dates indiquent la priode slectionne. Slectionner le compteur utiliser dans la liste du champ Type d absence 3- Cliquer sur Dposer pour confirmer votre demande de congs ou sur Annuler pour annuler votre saisie Facultatif Profils Agent dpt de demande Dans les cas de rgularisation, une demande peut tre dpose rtroactivement jusqu 14 jours dans le pass.
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  • P. 18 Une fentre de confirmation apparat : Vous recevez un courriel de confirmation de dpt de votre demande Votre valideur est inform par courriel de votre demande Le compteur slectionn est mis jour Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre cong sera valid par votre valideur Lagenda de votre messagerie Outlook sera synchronis (si vous acceptez linvitation Outlook). Profils Agent dpt de demande
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