Embed Size (px)
Citation preview
1
P125805-Projet de Reconstruction des Quartiers Défavorisés de Port au Prince
(PREKAD)
P106699- Projet de Développement Communautaire Urbain Participatif- Volet Habitat
(PRODEPUR- HABITAT) et Financement Additionnel – (PRODEPUR- FA2)
Mission de Supervision du 11 au 15 mai 2015
Port-au-Prince
AIDE MEMOIRE
1. Une mission de la Banque mondiale s’est rendue en Haïti du 11 au 15 mai 2015 afin de
procéder à la supervision du Projet de Reconstruction des Quartiers Défavorisés de Port-au-
Prince-PREKAD (P125805) et du Projet de Développement Communautaire Participatif en
Milieu Urbain-PRODEPUR (P106699) - Composante Habitat, et du Financement Additionnel
2. Cette mission était composée de Mme. Sylvie Debomy, (Sp Urbain, Chargée de Projet),
Mme Elisa Muzzini, (Sr Economiste, Chargée de Projet), M. Ali Alwahti (Sp. Urbain, Chargé
de Projet), Mme. Joan Dessaint Fomi (Architecte/Sp. Urbain Sr), Peter Lafere (Sp.
Développement Social), Mme Nyanema Nkhruma, Sp Environnement), M. Sergio Dell’anna
(Sp. Urbain/Gestion des Risques et Désastres), Mme Fabienne Mrozkra et Mme Emeline
Bredy (Sp. Gestion Financière), Mme. Rose Cadet (Sp. En passation des marchés), et Mme.
Djeanane Monfort (Assistante de Programme).
2. La mission avait pour objectif d’évaluer l’état d’avancement du projet et en particulier
sur les points suivants (i) situation des infrastructures et constructions de logements
multifamiliaux dans les quartiers, (ii) état de préparation des mécanismes de transfert
institutionnels, contractuels et financiers des logements entre le BMPAD, l’UCLBP, l’EPPLS
et les bénéficiaires, (ii) revue des aspects fiduciaires et de sauvegardes environnementales et
sociales et (iv) démarrage des activités du Financement Additionnel du PRODEPUR (volet
Développement Participatif Communautaire).
3. La mission tient à remercier Mr Eustache Saint Lot, Directeur General et le personnel
du BMPAD, Mr Esson Dorisca Directeur et le personnel de l’EPPLS, Mr Odnel David,
Directeur de l’Habitat et Mr Clement Belizaire, Directeur General de l’UCLBP pour l’accueil
qui lui a été réservé et l’esprit de collaboration qui a présidé durant les séances de travail. La
mission a également visite les sites des chantiers et tenu des séances de travail avec les Maîtres
d’Ouvrage Délégués (MDODs), la PADF, JPHRO, Global Communities et Habitat For
Humanity. Cet aide-mémoire résume les conclusions, les recommandations et les accords
conclus lors de la mission sous réserve de confirmation par la direction de la Banque mondiale.
Apres la mission, la gestion du projet PREKAD au niveau de la Banque mondiale sera
transférée de Mme Sylvie Debomy à Mme Elisa Muzzini. L’aide-mémoire sera mis à la
disposition du public, une fois finalisé. Les principales recommandations de la mission sont
reprises ci-dessous.
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
2
Principales conclusions et recommandations de la mission
1. Alors qu’on s’achemine rapidement vers la dernière année de mise en œuvre des
projets, il est essentiel de se focaliser sur deux priorités: (1) la finalisation des
mécanismes de transfert et le transfert effectif des logements terminés auprès des
bénéficiaires et (2) l’accélération de l’achèvement des programmes de travaux
notamment des programmes de la rue de L’Union et de l’Impasse Nono à Delmas 32, et
à Carrefour feuille.
2. Finaliser urgemment les procédures d’acquisition des logements multifamiliaux.
C’est une urgence vitale pour le projet car certains logements sont déjà terminés mais ne
peuvent être occupés car les procédures de transferts ne sont pas entièrement clarifiés ni
finalisés entre le BMPAD, UCLBP, EPPLS. Il reste à dérouler certaines étapes critiques
de la feuille de route (le contrat de cession, règlements de co-propriété, critères
d’acquisition conformes aux accords de Don, montage financier par typologie, stratégie
de communication/engagement avec les bénéficiaires) au plus tard avant la fin du mois
de juillet 2015, conformément au chronogramme convenu avec les parties. Le contrat de
l’Assistance Technique pour accompagner ce processus sensible doit être renouvelle
avant échéance.
3. Accélérer les travaux. La date de clôture des deux projets est fixée au 30 juin 2016.
Compte tenu du taux de décaissement et d’engagement élevé (PREKAD : PRODEPUR-
Habitat) l’ensemble des activités doivent être achevées dans les prochains mois, sans
extension envisageable. Compte tenu de la période électorale prochaine qui pourrait
annoncer un contexte socio politique volatile, la mission réitère sa recommandation (i)
d’accélérer la réalisation des travaux et d’anticiper les activités qui peuvent l’être et (ii)
que le BMPAD analyse avec les MDOD et les entreprises les risques sur le déroulement
des travaux, et les impacts au niveau des populations des quartiers pour chacun des
chantiers en cours et à venir afin de définir un plan de mitigation. La mission souhaite
recevoir le chronogramme détaillé des travaux des MDODs et du BMPAD actualisé. Il
est recommandé que les pénalités de retard des entreprises soient appliquées si les
conditions le justifient et que la gestion des contrats fasse l’objet d’une attention
particulière.
4. Consolider les investissements réalisés. Comme indiqués lors des deux missions
précédentes, il est indispensable de consolider les aspects de durabilité des
infrastructures et logements (plan de maintenance pour les infrastructures et gestion des
sites de logements collectifs de l’EPPLS) et de planifier la transition/clôture des Centres
d’Appui à la Reconstruction (CAR) avant la fin de l’année calendaire 2015. La gestion
environnementale des chantiers doit être poursuivie de manière régulière. Il est
recommandé de lancer des maintenant la deuxième série d’audits techniques ciblés et de
lancer la procédure de sélection du consultant pour l’évaluation du projet.
3
I. CONTEXTE SECTORIEL DES PROJETS
4. Mise à jour des directives reconstruction. L’UCLBP avait mis à jour le 21 novembre
2014, les directives relatives à la mise en œuvre des projets d’aménagement urbain dans leur
volet logement et Habitat. Celles-ci restaient cependant encore sur la typologie et les modalités
de gestion de post-construction des programmes de logements financés par des appuis
extérieurs et sur les options et mécanismes et options en matière de financement des logements
par les ménages. Pendant la mission, l’UCLBP a travaillé avec l’assistance technique mis à
disposition du Projet par le biais du BMPAD certains éléments supplémentaires de ces
directives qui ont été republiées fin mai 2015.
II. ETAT D’AVANCEMENT DES PROJETS
PREKAD
5. Le PREKAD est financé par un Don du HRF de 65 million de USD , approuvé le 11
Mai 2011 par la Banque mondiale, en tant qu’entité partenaire du Fonds de Reconstruction de
Haiti. Au 15 mai 2015, le taux de décaissement atteignait 80.2% contre 73% en décembre
2014 ce qui confirme la mise en œuvre soutenue des activités sur le terrain amorcée depuis 18
mois. Par ailleurs plus de 99% des fonds ont été engagés laissant peu de manœuvre sur des
éventuels imprévus ou dépassements de budgets ce qui amènerait à redimensionner les
activités dans les enveloppes disponibles. L’évolution des taux d’engagement et de réalisation
pour chacune des organisations chargée de la mise en œuvre est reprise en tableau à l’annexe
no 1.
Avancement des opérations
6. Contrat PADF – Delmas 32: Le contrat en cours d'exécution signé le 12 juin 2014, a
été prolongé au 31 décembre 2015. L’étape critique du contrat est la finalisation de la
construction des unités de logements dans la rue de l’union à Delmas 32. Ce projet a été
configuré pour tenir compte des opérations en cours dans le quartier et des modifications du
programme d’investissements du PRODEPUR qui a subi l’impact de la chute du DTS. Le
programme qui comprenait à l’origine 40 unités de logements multi-familiaux, comprend
désormais 24 logements, des aménagements communautaires (d’un terrain de sport, d’un
amphithéâtre, d’un Centre de Lecture et d'Animation Culturelle et de l’aménagement de tout le
site y compris des murs de soutènement le long de la ravine et un system de drainage), des
prolongements de rues permettant de terminer une ensemble cohérent et collectif profitant à un
plus grand nombre de personnes et optimisant les investissements réalisés (compris un marché
réalisé par la mairie). Un délai de 6 à 9 mois sera nécessaire pour finaliser la construction et il
est essentiel qu’une programmation détaillée soit préparée et qu’un suivi méticuleux soit assuré
par le BMPAD. Le complexe de la rue Durand est achevé et il est important que le processus
de cession de ces logements avec EPPLS soient formalisé le plus rapidement possible.
4
7. Contrat CECI- Carrefour Feuille: Le contrat en cours d'exécution signé le 26 juin
2014 a été prolongé au 31 décembre 2015. Le CECI se focalise essentiellement sur des sous-
projets d’infrastructures communautaires au niveau du quartier de Carrefour-Feuilles. CECI
met un accent particulier sur la formation aux techniques de construction et à la sensibilisation
aux risques à travers le centre d’appui à la construction qu’elle gère dans le quartier. Durant la
mission, la décision finale de ne pas s’engager dans la construction tardive et complexe des
logements multi-familiaux proposés a été entérinée et un programme d’infrastructure sera
réalisé dans les prochains mois. La mission recommande de réviser la planification des
interventions de CECI afin d’avoir un plan d’action réaliste sur la base de l’expertise et la
capacité de CECI.
8. Contrat JP/HRO- Delmas 32: Le contrat en cours d'exécution avait été prolongé sans
coût additionnel jusqu’au 30 avril 2015. Un nouveau contrat est en cours d’élaboration pour
compléter les prestations en cours. La mise en œuvre du programme pour le retour des familles
vivant dans les camps de Pétion Ville Club (PVC), Cité Maxo, Sinaï, Neptune de Juvenat et
Djobel est complètement achevée depuis mars 2105 pour les deux derniers camps. La mission
a visité les sites du programme de réhabilitation des quartiers et logements pour Delmas 32
pour les 29 unités en cours de construction (environ 40% achevé). La procédure de passation
pour les 16 unités restantes est en cours. Ces chantiers ont pris du retard et il est urgent que la
programmation des travaux soit revue et que la supervision des chantiers par UCLBP soit
renforcée. En ce qui concerne la gestion du dossier « logement », il a été constaté un déficit de
communication entre l’ONG et les divers partenaires du projet qui fait que des informations
cruciales n’ont pas bien été communiquées ni au moment opportun ni sous la forme appropriée
aux institutions responsables. Il est urgent de remédier à cette situation pour que le flux
d’information sur le projet soit transparent, de même niveau pour toutes les parties concernées
et permette de prendre les décisions appropriés.
9. Contrat OIM : Le contrat s’est achevé contractuellement le 31 janvier 2015 avec la
finalisation des travaux du site Ecole Argentine (36 blocs de logement correspondant à 72
unités). Cependant, des travaux supplémentaires ont été demandés pour clôturer le site et éviter
le vandalisme et sur certaine finition. Le site a été réceptionné en avril 2015 et transféré à
UCLBP qui assure la sécurité du site en attendant le transfert à EPPLS et aux bénéficiaires. Un
terrain de jeu sera aménagé sur le site adjacent. Les activités de relocalisation des camps,
achevées en juin 2014, ont permis de reloger 9,063 ménages et de fermer définitivement 13
camps ciblés par le projet. Cette intervention s’inscrit dans le cadre de la méthodologie des
projets de retour développée en accord avec l’Unité de Construction de Logements et
Bâtiments Publics (UCLBP), organisme habilité par le gouvernement à diriger les efforts de
reconstruction du pays, avec une forte implication de la mairie. Le programme de réhabilitation
des quartiers et logements pour Saint Martin, Sanatorium est achevé et les 64 maisons ont été
déjà occupées. Parallèlement, 367 latrines familiales et communautaires ont été réhabilitées ou
construites dans les Zones de retour des camps (Pont-Rouge, Sarthe, Drouillard (Cite Soleil), et
Saint Martin). Le programme d’infrastructure communautaire (voirie, canal, caniveau,
lampadaire, terrain de basket, corridor, pont, murs de soutènement, kiosk) est entièrement
terminé.
5
10. Contrat CHF: Le contrat, signé le 11 septembre 2012, a été étendu jusqu’au 31 juin
2015. Malgré un démarrage satisfaisant et une bonne gestion de chantier, les sites de
constructions de 48 logements multi-familiaux dans les zones de Nord Alexis, Couloir IDA,
Union 1A&B ont pris du retard et ne seront pas terminés dans les délais contractuels de même
que la construction de la rue Brun Rricot et les autres lots de la Rue Acaccia qui n’ont pas
encore démarré. La mission recommande l’application des pénalités de retard aux entreprises
qui ne respectent pas les délais sans raison valable. A ce jour la quasi-totalité des sous-projets
d’infrastructure ont été menés à terme. Les résultats obtenus à date : 1,134 maisons jaunes
réhabilitées, 150 unités de logements consolidées, 6 778 mètres linéaires de couloirs et de
voies secondaires réaménagés, 1 540 mètres de rue réhabilités (1ère
Ruelle Nazon, Nord Alexis
et Pierre Baptiste). Toutes les activités de réparation de maisons « jaunes » sont terminées et
ont touché 1134 logements selon le Guide de réparation des petits bâtiments du MTPTC.
11. Contrat Habitat For Humanity: Le contrat est clôturé depuis le 31 mars 2015 mais la
totalité des engagements contractuels ne sont pas terminés et un décompte détaillé de
prestations réalisées doit être fait avec les équipes techniques et financières de HFH et
BMPAD pour clôturer le projet de manière satisfaisante pour toutes les parties. Le programme
de réhabilitation des quartiers et logements couvre le quartier de, quartier qui connait
régulièrement des problèmes d’insécurité et de violence qui ont considérablement ralenti les
travaux et compliqué la réalisation du projet demandant des réajustements tant au niveau de la
localisation des interventions que du type d’intervention. Sur le terrain les effets du
désenclavement des zones internes et des nouvelles liaisons du quartier avec les zones
environnantes est tout à fait remarquable.
PRODEPUR
12. PRODEPUR. Le PRODEPUR est financé par 3 dons totalisant un montant de 53.2
millions de USD, dont 30 millions (don H-6210) pour les activités de reconstruction de
logement et quartiers. Au 11 mai 2015, le taux de décaissement du don H-6210, atteignait 72%
confirmant également la mise en œuvre soutenue des activités sur le terrain. Le don H-9730,
est dévolu aux activités Développement Participatif Communautaire pour un montant de 7.5
million de USD.
13. L’évolution des taux d’engagement et de réalisation pour chacune des organisations
chargées de la mise en œuvre est reprise en tableau en annexe no. 1.
Avancement des opérations PRODEPUR HABITAT
14. Contrat PADF : Le contrat en cours d'exécution signé le 16 sept. 2011 pour un
montant de 14.5 millions USD. Un 1er avenant est signé le 22 nov. 2013 par les deux parties
pour la période allant jusqu'au 30 juin 2014. Un second avenant prolongeant la durée au 31
mars 2015 est signé le 30 juin 2014. La mission a visité plusieurs rues réhabilitées ou en cours
de réhabilitation, ainsi que le site de construction du complexe Durand, qui est achevé à 100%.
Plusieurs couloirs, passerelles et impasses, ont été réhabilités. Les travaux de réhabilitations
des différentes rues à Delmas 32 sont entamés pour la rue Louverture. Les dossiers des rues
restantes ont été évalués au niveau de la Banque et au niveau du BMPAD. Les PARs et PGES
6
des voiries ont été finalisés. L’appel d’offre lancée a été infructueuse, ce qui a donné jour à des
délais dans la poursuite des travaux. La Banque a donné la non objection sur le lancement d’un
nouvel appel d’offres en trois lots basé sur une consultation de firmes restreintes afin
d’accélérer le processus. Enfin, à la date de la mission, la Banque attendait de recevoir la non
objection du contrat sur la mise en œuvre des PARs par la PADF.
15. Contrat CECI: Le contrat pour un montant de 4.3 million USD s’est terminé le 31 oct.
2014. La mission a été informée que les deux blocs de logements à Carrefour Feuilles qui
étaient envisagés antérieurement ont été abandonnés et remplacés par la réhabilitation
d’infrastructures financés par le PREKAD. L’étape critique du contrat est la transmission du
rapport de fin de contrat à la Banque le 19 juin 2015.
16. Contrat JP/HRO: Le contrat pour un montant de 2.2 million USD s’est terminé le 31
oct. 2014. A la date de la mission la Banque était toujours en attente de transmission du rapport
de fin de contrat. Il en va de même pour les rapports de fin de contrat de CECI et PADF. Il a
été convenu que les rapports seront transmis à la Banque le 19 juin 2015.
Autres Infrastructures mises en œuvre directement par le BMPAD
17. En décembre 2014, le BMPAD avait procédé à l’identification des derniers ouvrages à
être mis en œuvre à Delmas 32 à travers un reliquat de 2.1 mi. USD non encore engagés. Après
révision et réaménagent du budget, suite à la perte de financement du au taux de change des
DTS, ces ouvrages consistent maintenant, en la construction de divers travaux (assainissement
et aménagement de ravines, réhabilitations de couloirs, escaliers, murs de soutènement, etc…),
de la construction d’un amphithéâtre, d’un terrain de basket et d’un centre de lecture. La
construction d’un complexe multifamilial de 48 unités a été également abandonnée. Le
BMPAD a finalisé et présenté durant la mission les dossiers techniques et Appels d’Offres y
relatifs qui seront acheminés à la Banque pour la non-objection avant le le 19 juin 2015.
18. Dossier voiries de Delmas 32 : Suite au réaménagement budgétaire souligné ci-haut, il
s’avère maintenant que seulement 7 rues (au lieu de 11) seront concernées pour être
réhabilitées directement par le BMPAD. L’Appel d’offre initialement lancé s’étant avéré
infructueuse, la Banque a recommandé au BMPAD de procéder à une consultation de firmes
afin d’accélérer la procédure d’attribution du marché. A la date de la mission la banque a
donné ses recommandations à la demande de Non objection reçue. Le dossier doit être révisé et
complété par le BMPAD et renvoyé à la banque pour la non objection.
La Question du Transfert des Logements multifamiliaux construits dans le cadre des
projets PRODEPUR et PREKAD.
19. La mission a rencontré le bureau d’Assistance Technique ALLNEXT en charge
d’appuyer les partenaires institutionnels BMPAD, EPPLS et UCLBP dans la clarification des
derniers éléments relatifs aux procédures à appliquer pour l’attribution et la remise des clés des
logements livrés dans le cadre du programme PREKAD-‐PRODEPUR-HABITAT et de
permettre de finaliser le Guide de Procédures, activité engagé en décembre 2014.
7
20. Le BMPAD reste maître de la première étape de la procédure qui consiste à recueillir
auprès des ONG les dossiers « ayants-droit » de manière à compléter les documents techniques
à transférer à l’EPPLS. Cette action est particulièrement urgente, notamment pour le complexe
Durand, réceptionné en mars 2015. Un calendrier plus précis sera remis dans le guide de
procédures à finaliser dans la semaine du 8 juin. Compte tenu des modalités financières de
cession, il est également important d’utiliser ce rapport pour informer les ayants-droit sur les
procédures qui seront appliquées. Il est important de le faire très vite, y compris pour les
programmes non encore réceptionnés, de manière à permettre à ces ménages de réunir les
fonds nécessaires dans les délais.
21. La procédure pour la « commercialisation » des logements sans ayants-droit a
longuement été discutée avec l’EPPLS et fera l’objet d’explications précises dans le Guide de
procédures. Il est également urgent pour l’EPPLS de s’organiser, avec l’appui du BMPAD et
du programme:
• Une action urgente consiste à préparer l’ouverture d’un compte spécial dans les écritures du
Trésor ; il est suggéré d’ouvrir ce compte sous le double timbre de l’EPPLS et de l’UCLBP
afin de favoriser sa transformation ultérieure ;
•Une deuxième action urgente consiste à désigner au sein de l’organigramme de l’EPPLS deux
à trois employés chargés de la procédure de cession sur le programme. L’idéal serait que
ces deux ou trois personnes soient libérées d’autres responsabilités. Les premières tâches à
réaliser sont les suivantes :
– Vérification des documents de transfert communiqués par le BMPAD;
–Instruction des dossiers des ayants-droits
– Convocation des ayants-droits retenus et information de ces ayants-droit sur la procédure
suivie
– Définition et chiffrage des charges de copropriété;
– Rédaction des actes cession et signature;
– Collecte des fonds et dépôt au compte spécial;
– Appui à l’installation des ménages (en relation avec le BMPAD qui paie les loyers de la
période intérimaire)
• Il est également suggéré que le BMPAD (DAE) appuie l’EPPLS et s’assure notamment du
respect des délais, sachant que le BMPAD doit avant tout récupérer les dossiers des ayants-
droit, et constituer les dossiers techniques de transfert (au moins à ce stade pour le complexe
Durand et l’Ecole Argentine), et enfin s’assurer qu’ils sont complets avant transmission à
l’EPPLS.
Il est rappelé que les plans d’arpentage des opérations sous contrôle de CHF doivent être
établis et joint au dossier technique.
8
PRODEPUR-Développement Participatif Communautaire (DPC) – Financement
Additionnel.
22. Le don No. H973-HT, d’un Financement Additionnel (FA2) de 7.5 million USD est
entré en vigueur le 7 novembre 2014. La mission a passé en revue l’état d’avancement des
activités. Deux MDODs (PADF et CECI) ont été recrutés et ont lancés les premières activités
du projet. Les MDODs ont déployé un niveau d’effort considérable, pour accélérer le
démarrage du projet dans les différentes communes d’intervention, jusqu'à aboutir à des
ateliers de lancement du projet sur le terrain. Toutes ces actions étaient appuyées par le
BMPAD. Les MDODs poursuivent le recrutement de leurs équipes de terrain respectivement,
et ont commencé de mettre en oeuvre la campagne de sensibilisation, de mobilisation et de
lancement du PRODEPUR FA2 dans les différentes communes sélectionnées. La mission a
pris note que les deux MDODs ont déjà entamées les procédures de priorisation des sous-
projets communautaires et municipales et leur plans d’actions s’étalant à fin 2015 incluent la
mise en œuvre effective des sous-projets. La mission a encouragé le BMPAD et les MDODs à
garder la même vitesse de mise œuvre étant donné que le projet a une courte durée. La mission
a également été briefée sur les dispositions prises par les MDODs vis-à-vis du calendrier
électoral pour parer à d’éventuelles incidences sur le déroulement des activités du projet. Il est
aussi important que le BMPAD et les MDODs portent un œil attentif sur le budget d’exécution
des contrats vu que les contrats des MDODs ont été établis en Gourdes Haitiennes pour parer à
d’éventuelles conséquences au vu du taux de change avec le dollar US.
23. Etablissement de la ligne de base pour quatre communes additionnelles. La
première étape de l’établissement de la ligne de base a été initiée par le consultant dès le mois
de Décembre 2014 dans les communes de Milot, Dondon, Mirebalais et Hinche. La mission a
reçu et analysé un rapport préliminaire sur lequel le BMPAD a fournis des commentaires.
Durant la mission, le consultant a fait une présentation du rapport en présence des MDODs. Un
rapport final est prévu avant fin mai 2015. Il a été convenu qu’à la réception et approbation du
rapport final par le BMPAD, les deux MDODs, le BMPAD et le consultant se réuniront pour
s’accorder sur la mise à jour de la ligne de base de quatre indicateurs spécifiques pour refléter
les nouvelles communes.
24. Evaluation finale du PRODEPUR –Développement Participatif Communautaire
(première phase). Le Consultant pour la réalisation de cette évaluation a été identifié et le
contrat est en cours de signature. Etant donné que le recrutement a mis du temps à être finalisé,
la mission recommande fortement au BMPAD de faire accélérer la finalisation de cette étude
importante pour l’évaluation finale de la première phase du projet, qui servira également
comme intrant pour l’évaluation finale du PRODEPUR pour le rapport final d’exécution des
activités à la clôture du projet. La mission a rappelé et convenu du cout de cette évaluation qui
est déjà inclus dans le Plan de Passation de Marches révisé durant la mission.
9
25. La mission et le BMPAD ont continué la discussion sur le potentiel appui de
PRODEPUR dans le domaine de la décentralisation à travers une étude à être identifiée par le
MICT et l’OMRH. Une ébauche de Termes de Références a été partagée avec la mission, qui a
donné des commentaires pour amélioration. Il a été convenu qu’une nouvelle version des
Termes de Références et un plan de mise en œuvre de l’étude serait envoyée à la banque
avant le 22 juin 2015.
IV. SUJETS TRANSVERSAUX : PREKAD et PRODEPUR
Aspects environnementaux.
26. BMPAD a développé une bonne capacité de supervision en matière environnementale
avec du personnel qualifié. L’équipe environnementale a joué un plus grand rôle dans la
formation et l’encadrement des MDODs et dans le suivi et le reporting des questions
environnementales. En ce sens l’équipe fonctionne bien et les rapports sont de bonne qualité.
Un atelier a été organisé récemment pour vérifier comment les MDODs avaient approchées les
questions de l’audit environnemental et d’autres questions annexes. Des groupes de travail ont
discuté des solutions envisageables aux divers problèmes présentés.
27. MDODs: Le principal travail de mitigation environnemental et de contact au jour le
jour avec les entrepreneurs et la communauté revient aux MDODs. Ils sont responsables de la
sécurité des ouvriers sur les chantiers, de l’engagement des communautés et d’identifier les
problèmes environnementaux. Une revue récente des MDODs, faite par le BMPAD en mai,
indique que ceux-ci ne suivent pas de manière consistante ces problèmes environnementaux et
en particulier les mesures de mitigations, les problèmes d’hygiène, malgré les séances de
formation. Cependant, ceci n’a pas pu être vérifié pendant les visites de sites parce que ces
problèmes sont généraux et ne concernent pas un site particulier ou un problème spécifique qui
aurait besoin d’une mesure de mitigation. Un des problèmes est lié au fait qu’il n’y a pas de
réceptacle pour les déchets sur les chantiers pour collecter les déchets des ouvriers (bouteilles,
boites à manger…) mais il était difficile de certifier que les déchets retrouvés sur le site ou sur
la rue étaient effectivement générés par les ouvriers ou non.
28. Visites de chantiers: (i) Site logements de l'Ecole Argentine, OIM, ii) Chantier rues,
Simmonds-Pele, iii) Chantiers logements Delmas 32 et iv) rues et logements de CHF. Les
visites suggèrent que ces sites sont généralement bien entretenus et au moins pour les visites
où la mission était attendue, les ouvriers portaient leurs équipements de protection (casques et
gilets reflectifs). Il n’y avait pas de trace de “rejet de fluides (oil spill)”, de mauvaise condition
de stockage de carburant ou d’autres problèmes de ce type. Dans un cas, il n’y avait pas de
signalisation autour d’un gros dépot de sable et de gravier situé au milieu de la route. Ceci a été
notifié comme un problème de sécurité, particulièrement la nuit dans la mesure où un
motocycliste ne serait pas en mesure d’éviter le dépot. Une signalisation reflective est
nécessaire dans ce cas. Par ailleurs, il semble que le niveau de la nappe phréatique soit élevé
dans certaines parties de la ville, ce qui signifie que le design des fosses septiques doit être
modifié pour s’assurer que les effluents ne contaminent pas la nappe phréatique. Il est
recommandé qu’un ingénieur sanitaire vérifie cet aspect et qu’il n’y a pas de contamination.
10
29. Recommandations:
Le rapport de Juin de revue des MDODs par le BMPAD devrait comprendre a) des
photos et b) précisions sur la localisation et la date de la visite et c) le problème
identifié et la mesure de mitigation à mettre en place. De cette manière, l’équipe de
supervision, la Banque et le BMPAD, peuvent, par la suite, avoir une discussion claire
avec les MDODs sur les manques et faiblesses. En réponses aux problèmes identifiés,
le MDOD devrait faire le suivi avec une réponse écrite avec la date à laquelle le
problème a été observé, le type de mesure de mitigation appliqué et la date à laquelle la
mitigation a été finalisée.
Le BMPAD devrait suivre avec les MDODs pour s’assurer que tous les dépôts de
minéraux sur la route ont été correctement signalisés et éclairés pour réduire tout
risque d’accident la nuit.
Un ingénieur sanitaire indépendant devrait examiner le design et la construction des
fosses septiques pour s’assurer que la nappe phréatique n’est pas menacée par les
affluents.
Tous les chantiers devraient disposer d’un réceptacle pour les déchets produits par les
ouvriers. Cette recommandation faite par le BMPAD n’a pas été suivie par les MDODs.
30. Aspects sociaux. Le spécialiste social a visité les sites des travaux en cours et planifiés
à Delmas 32, ainsi que le complexe multifamilial à l’Ecole Argentine et le quartier Simmonds-
Pelé pour superviser l’avancement des travaux. Le BMPAD et la Banque se sont convenus sur
le progrès dans la mise en œuvre des 25 PAR qui ont reçu une non-objection dans la période de
Septembre 2013 – Mars 2015. Il n’y a aucun PAR en préparation ou prévu pour le reste des
projets.
31. Les spécialistes sociaux du BMPAD et de la BM se sont entendus sur les objectifs,
l’ampleur, la méthodologie et le calendrier de l’audit d’achèvement des activités de
réinstallation involontaire dans le cadre des travaux des projets. Les objectifs de cet audit sont
d’évaluer la consultation, les mesures de compensation et de la mise en œuvre des PAR des
MDODs (PADF, CECI, CHF, HFH, et J/P HRO) pour évaluer si les activités de réinstallation
liées aux projets de reconstruction des quartiers défavorisés étaient conformes à la Politique
Opérationnelle 4.12 de la Banque Mondiale et d’élaborer un Plan d'Action avec échéancier
pour la mise en œuvre des mesures de rectification des lacunes observées. Il a aussi été
convenu que cet audit sera fait dans le cadre d’une évaluation d’impacts sociaux plus général
des projets Habitat dans leur ensemble et de préférence sera exécuté par la même firme. Les
Termes de Reference pour l’évaluation d’impacts sociaux des projets PREKAD-PRODEPUR
seront finalisés et agréés pour lancement de l’appel d’offre avant le 30 juin 2015.
Gestion Technique du Projet
32. Audit technique. Le premier audit technique couvrait la période allant jusqu’en juin
2013 (composante Habitat) et a été remis par le consultant fin Août 2014 et le rapport final
amendé remis le 31 janvier 2015. Lors de la mission a été discutée l’opportunité de lancer la
deuxième partie de l’audit avant la fin du mois de juin. Les mêmes termes de références seront
repris mais sur un échantillon ciblant les travaux réalisés depuis le dernier audit.
11
33. Assistance technique. L’assistance technique ponctuelle au BMPAD a effectué une
mission d’appui à l’EPPLS pour le transfert des programmes de logement construits dans le
cadre de ces deux projets en décembre 2014 et mai 2015. Il est urgent de prolonger la date de
clôture du contrat jusqu’à la fin du projet pour accompagner ce processus complexe jusqu’à
son échéance et bénéficier au maximum de l’expertise de cette AT dans les domaines tels que
le transfert de gestion aux communes/communautés et à l’EPPLS et de pérennisation des
investissements, le rapport d’évaluation à préparer pour la fin des projets, les leçons à tirer
pour de futures interventions, notamment sur les subventions au logement, l’amélioration du
cadre stratégique et opérationnel des projets de ce type en milieu urbain, etc.
34. L’AT mise en place au niveau de l’UCLBP pour appuyer l’institution dans la
supervision de projets de retour/reconstruction est en cours de reconduction jusqu’à la fin du
projet pour accompagner la finalisation du projet conduit par JPHRO a Delmas 32.
35. Mécanismes de suivi et évaluation BMPAD-MDODs. Malgré la tenue d’un atelier
spécifique sur le suivi évaluation organisé par la BM en début 2015 et les efforts consentis sur
la mise en place d’un système de S&E et d’un SGI, la mission a constaté qu’il y avait encore
des différences d’interprétation des indicateurs entre les chargés du suivi et évaluation des
MDODs et du BMPAD et entre le charge du S&E et le Système de Gestion Informatique
(SGI) qui consolide ces données. Les mêmes erreurs que celles constatées lors de la mission de
décembre 2014 ont été relevées montrant un manque de rigueur dans le suivi de ces
indicateurs. La mission a donc retravaillé avec l’équipe refondée du BMPAD pour aboutir à un
tableau définitif repris en annexe 2.
36. La mission a regretté que malgré plusieurs demandes, les données économiques générés
par les infrastructures en termes d’emplois crées et activités économiques le long et autour des
infrastructures ne sont toujours pas collectées ou ne sont pas utilisables (par exemple les
chiffres sont donnés en terme brut alors qu’il faudrait les exprimer en terme de Homme/Jour) et
que les recommandations ne sont pas suivies d’effets.
37. La mission a pu disposer avant son arrivée des rapports trimestriels des MDODs mais
pas de rapport consolidé. La qualité des rapports s’est améliorée mais reste très hétérogène et
manque encore de structure et d’information (il n’y a pas de cadre commun de reporting, les
aspects techniques fiduciaires, suivi et évaluation, passation de marchés et cadre des
indicateurs) . Il avait été convenu que le BMPAD soumette à la Banque une proposition pour
remédier à cette situation en janvier dernier mais n’a encore été fourni.
38. Evaluation du Projet. Pendant la mission, la méthodologie et la période de
réalisation de l’évaluation des projets a été discutée y compris l’incidence de la période
électorale sur la faisabilité d’une telle mission. Il a été convenu que l’appel d’offre pour le
recrutement du consultant serait lancé dès que possible en Juin pour que le consultant soit
recruté et disponible à tout moment et que le démarrage des travaux sera évalué en temps
opportun à la lueur de la situation politique. Un draft de Termes de référence sera partagé entre
le BMPAD et la BM la semaine début Juin. L’UCLBP sera impliquée également pour
l’évaluation des programmes d’appui à la relocalisation des camps.
12
39. Communication. Les activités du plan de Communication des projets PREKAD et
PRODEPUR Habitat élaboré en 2014 suivent leur chemin. Elles incluent des activités
médiatiques, articles de presse, visites de terrains guidées pour la presse, participation à des
journées portes ouvertes sur la thématique urbaine, une campagne hors média dont une page
Facebook du Bureau de Monétisation des Programmes d’Aide au Développement, une section
est dédiée spécialement aux projets. Le dernier numéro 3 de PREKAD-PRODEPUR Info est
sorti en décembre 2014. Durant les prochains mois, le BMPAD va également se focaliser sur
les activités du PRODEPUR FA2 en partenariat avec les MDODs.
Gestion fiducière du Projet
Passation de marchés
40. La Passation des Marchés : La mission a examiné au cours de plusieurs séances les
questions de passation des marchés des projets PREKAD et PRODEPUR. A ce titre, nous
avons abordé les points suivants: (i) l’état de la passation des marchés ; (ii) la revue des
quelques contrats présentant des questions et problèmes; (iii) La planification des projets
jusqu’à la clôture en juin 2016.
41. L’état de la passation des marchés du projet. Le projet a connu au cours des derniers
mois des changements tant du côté du Gouvernement que celui de la Banque. Du côté du
Gouvernement, des changements ont été opérés à la tête de l’Agence d’exécution par les
nouvelles nominations au sein de la Direction Générale : Directeur, Directeur Adjoint et
membres de Cabinet. Du côté de la Banque, il y a eu la mise en vigueur des dernières mesures
relatives à l’augmentation des seuils de méthode et l’introduction des seuils de revue à
postériori. A ce titre, nous avons passé en revue les dernières mesures de la Banque, éclairci et
réaffirmé les rôles et responsabilités de l’entité dans le processus de passation des marchés en
général et pour les marchés de revue à posteriori en particulier. De plus, nous nous sommes
bien entendus sur les bonnes pratiques ainsi que de leur applicabilité dans le contexte où toutes
les activités des projets PREKAD et PRODEPUR sont complètement programmées jusqu’à
leur clôture prévue pour juin 2016. De cette façon, nous espérons une bonne continuité
dans le déroulement harmonieux des activités.
42. Les contrats présentant des questions et problèmes. L’attention de la mission a été
retenue par la situation de certains marchés souffrant de retards affectant la performance du
projet. Au cours de nos réunions, nous avons observé des retards dans la finalisation des
nouveaux contrats et dans le suivi et la gestion du registre des contrats des deux projets. Nous
avons discuté de certaines mesures permettant au projet de remédier à cette situation et
atteindre ses objectifs dans les délais impartis. Il faut citer:
43. (i) Le nouveau contrat de PADF (PRODEPUR-FA2): pour la mise en œuvre
du « PAR » qui doit être finalisé. La mission a travaillé avec l’agence pour identifier d’une
part le paquet relatif à la documentation nécessaire pour le paiement des indemnités aux
bénéficiaires impactés par le Projet; et d’autre part les livrables et modalités de paiement qui
devraient faire l’objet du nouveau contrat. Ce dernier ne concernera que les services de
13
documentation et les travaux de réhabilitation. Il faut souligner que BMPAD procèdera lui-
même au paiement des bénéficiaires impactés par le programme, une fois les dossiers des
bénéficiaires impactes soumis par PADF. Le projet du nouveau contrat de PADF ainsi que les
termes révisés notamment dans la description des Services sont attendus sans délai à la
Banque pour la non-objection
44. (ii) le contrat de l’OIM (PREKAD) : qui est totalement exécuté tandis que le contrat
est expiré (depuis février 2015) et les paiements sont en instance pour cause de certificat de
réception non délivré par la firme de supervision UCLBP. La question a été soulevée avec
l’UCLBP qui continue de travailler avec l’OIM sur la levée des réserves de la réception
provisoire. Ce certificat de recette de l’OIM sera l’un des livrables et fera partie intégrante du
nouveau contrat de l’UCLBP; ce qui permettra au BMPAD d’honorer les paiements dus à
l’OIM
45. (ii) Les contrats de l’ULCBP et JP/HRO (PREKAD): qui sont respectivement arrivés
à expiration les 30 juin 2014 et 30 April 2015 sans que des avenants aient été signés. La
mission a travaillé avec l’unité et proposé la signature de deux nouveaux contrats en extension
de ceux terminés. Il a été entendu que les parties rentreront en négociations pour trouver un
modus-operandi sur l’étendue des travaux et services, le temps d’exécution et le budget y
relatif. De même, les projets de contrat incluant leurs termes de référence révisés en fonction
des services et livrables, le montant, la durée des deux nouveaux contrats respectifs nous seront
acheminés sans délai pour non-objection.
46. La Planification des projets jusqu’à la clôture en juin 2016. La mission a revu le
plan de passation des marchés pour refléter les changements intervenus dans le plan durant les
six derniers mois et intégrer la programmation des dernières activités du projet PREKAD pour
le montant budgétaire de trois (3) millions. Ce plan nous sera acheminé en tenant compte de
nos discussions concernant les seuils de méthode et la ventilation des nouvelles activités;
l’objectif est de disposer d’un plan de passation de marchés approuvé avant le 30 juin 2015.
Gestion financière
47. Les objectifs de la mission en lien avec la gestion financière étaient de : (i) évaluer le
système de gestion financière en place au niveau du projet ; (ii) examiner le système de
contrôle interne, la comptabilisation des transactions, la préparation des rapports de suivi
financiers et les systèmes de classement des dossiers du projet; et (iii) s’assurer de l’application
des procédures de la Banque en terme de préparation de demande de remboursement de fonds
et de soumission pour le réapprovisionnement du compte d’avance. La mission a tenu des
séances de travail avec l’équipe du BMPAD en charge de la gestion financière du projet.
48. Lors de la dernière mission de supervision de gestion financière qui s’est déroulée en
aout 2014, la gestion financière du PREKAD et du PRODEPUR, avait été jugée « Satisfaisante
» (S) en raison des améliorations continues observées dans la mise en œuvre des actions
correctives. La gestion financière de ces deux projets reste « Satisfaisante » (S) en raison des
progrès faits en matière de ressources humaines et le système comptable appropriés et des
pratiques de contrôle interne. La mission recommande cependant pour le PREKAD d’inclure
14
dans la restructuration à venir les éléments suivants : (i) remplacements des Rapports de Suivi
Financiers (RSF) par des Statement Of Expenditures (SOE) comme pièces justificatives des
demandes de décaissement, (ii) allongement du délai de soumission des RSF de 30 à 45 jours.
49. Le plan d’action est repris dans le tableau récapitulatif.
Actions convenues et Prochaines étapes
A Actions Convenues-PREKAD
Tache R Responsable Date
GENERAL
Décision finale sur la feuille de route pour le transfert des
logements et le Guide de Procédures
BMPAD EPPLS
UCLBP et BM
(NOB)
30 juin 2015
2 Mise en œuvre de plan d’action pour le transfert des
logements
BMPAD EPPLS
UCLBP
A partir du 1
juillet 2015
Désigner un point focal à EPPLS responsable pour le
transfert des logements
BMPAD
EPPLS UCLBP
30 juin 2015
3 Extension contrat AT -EPPLS BMPAD Avant 1 juin
2015
4 Finalisation du Cadre de Résultat, vérification des
données sur le retroffitting (construction et réparation)
BMPAD 30 juin 2015
5 Amendement contrat JPHRO BM/BMPAD 20 juin 2015
6 Amendement contrat UCLBP BM/BMPAD 20 juin 2015
7 Dossier final Rue de l’Union révisé (logements et
équipements collectifs)
BM (NOB)
BMPAD lancer
20 juin 2015
8 Chronogramme détaillé des activités des ONGs pour les 6
prochains mois
BMPAD 30 juin 2015
9 Lancer audit technique deuxième phase BMPAD 30 juin 2015
Lancer recrutement consultant évaluation du projet BMPAD 30 juin 2015
Rapport consolidé du projet avec les plans d’actions des
ONGs
BMPAD 15 juillet
2015
1 Prendre une décision sur les modalités de préparation des
plans d’entretien
BMPAD Décembre
2015
15
GESTION FINANCIERE
PRODEPUR
1 Soumettre le budget 2015-2016 a la Banque Mondiale
pour non objection
BMPAD 30 juin 2015
2 Réaliser un suivi périodique (mensuel) des variations de
change pour anticiper l’impact sur les activités. Et
incorporer un commentaire sur ce suivi dans les RSFs.
BMPAD 30 juin 2015
3 Formaliser le suivi des recommandations faites par le
BMPAD aux MDODs
BMPAD Sans délai
4 Inclure une note sur le contrôle interne dans les RSFs. BMPAD 15 aout 2015
5 Finaliser le processus de recrutement des auditeurs
externes.
BMPAD 30 juin 2015
PREKAD
1 Soumettre le budget 2015-2016 a la Banque Mondiale
pour non objection
30 juin 2015
2 Modifier la lettre de décaissement BMPAD/ BM 1 septembre
2015
3 Formaliser le suivi des recommandations faites par le
BMPAD aux MDODs
BMPAD Sans délai
4 Inclure une note sur le contrôle interne dans les RSFs. BMPAD 15 aout 2015
5 Finaliser le processus de recrutement des auditeurs
externes.
BMPAD 30 juin 2015
6 Allonger le délai de soumission des RSFs à la Banque
Mondiale a 45 jours
BM 1 septembre
2015
7 Expliquer la différence du solde réconcilié du compte
désigné ($2M vs. $3.5 dans Client Connection)
BMPAD 30 juin 2015
A Actions Convenues Spécifiques-PRODEPUR-Habitat
Tache RResponsable DDate
GGENERAL
1 Transmission du rapport de fin de contrat CECI à la BM BBMPAD O19 juin 2015
2 Transmission du rapport de fin de contrat JP/HRO à la
BM
BBMPAD 19 juin 2015
Dossiers techniques et Appels d’Offres des
infrastructures restantes envoyés à la BM pour la non-
objection
BBMPAD 19 juin 2015
AActions Convenues-PRODEPUR-CDD AF
Tache RResponsable DDate
GGENERAL
1 Draft des TdRs pour l’étude sur le développement
local envoyé a la banque
BBMPAD 22 juin 2015
16
17
Liste des annexes
1. Revue Gestion Financière Prodepur et PREKAD
2. Cadre de résultats mis à jour (PREKAD et PRODEPUR-Habitat)
3. Etat Financier du PREKAD et PRODEPUR
4. Plan de passation Marchés mise à jour du PREKAD et PRODEPUR
5. Feuilles de suivi des contrats
6. Rapport activités en matière de sauvegardes environnementales
18
Annexe 1 - Revue de la gestion Financiere
Une mission de supervision de gestion financière du projet de Développement Communautaire
Participatif en Milieu Urbain (PRODEPUR) - P106699 – et du s’est déroulée à Port-au-Prince
le 12 mai 2015. La mission a été effectuée par Fabienne Mroczka, Spécialiste Senior en
Gestion Financière et Emeline Bredy, Consultante. Les objectifs de la mission étaient de : (i)
évaluer le système de gestion financière en place au niveau du projet ; (ii) examiner le système
de contrôle interne, la comptabilisation des transactions, la préparation des rapports de suivi
financiers et les systèmes de classement des dossiers du projet; et (iii) s’assurer de l’application
des procédures de la Banque en terme de préparation de demande de remboursement de fonds
et de soumission pour le réapprovisionnement du compte d’avance. La mission a tenu des
séances de travail avec l’équipe du BMPAD en charge de la gestion financière du projet. La
mission tient à remercier le BMPAD pour sa réactivité et sa grande disponibilité.
1. Projet de Développement Communautaire Participatif en Milieu Urbain
(PRODEPUR)
Lors de la dernière mission de supervision de gestion financière qui s’est déroulée en aout
2014, la gestion financière du PRODEPUR, avait été jugée « Satisfaisante » (S) en raison des
progrès continus observés dans la mise en œuvre des actions d’amélioration. La gestion
financière du projet reste « Satisfaisante » (S) en raison des ressources humaines et su système
comptable appropries et des pratique de contrôle interne.
Ressources Humaines :
L’équipe de gestion comptable et financière du BMPAD gère des projets financés par 4
bailleurs1. Elle est composée, sous la responsabilité d’un directeur administratif et financier,
d’un service comptable comprenant six personnes, dont un spécialiste dédié aux projets de la
Banque Mondiale, et d’un service d’analyse financière composé de quatre personnes dont une
dédiée aux projets financés par la Banque Mondiale. Les ressources humaines affectées à la
gestion financière sont jugées satisfaisantes.
Système Comptable et Financier :
La comptabilité est tenue sur le logiciel comptable ACCPAC installé en multi-projets et
multidevises. Le module de production des rapports de suivi financier (RSF), de suivi
d’exécution budgétaire et des réconciliations bancaires est utilisé. A partir d’octobre 2014, le
système de comptabilisation est passé d’une comptabilité de caisse modifiée à une comptabilité
d’exercice.
Budget :
Le budget de l’exercice 2014-2015 en cours a reçu la non objection de la Banque fin novembre
2014, c’est-à-dire 2 mois après le début de l’exercice.
1 Japon, Petro caribe, Banque Mondiale et Trésor Public
19
Le montant budgété pour l’exercice 2014-2015 s’élève à 13,576,284.1 USD alors que le
montant disponible à la date de supervision n’est que de 11,593,266.18 soit une différence de
1,983,017.92 USD en raison des fluctuations de change (voir tableau récapitulatif en section
Décaissements et Exécution).
Afin de pouvoir disposer d’un budget approuvé avant le début de l’exercice, la mission
recommande au BMPAD de soumettre le budget à la Banque Mondiale au moins trois
mois, c’est-à-dire au plus tard le 30 juin, avant le début de l’exercice.
Décaissements et Exécution :
A la date du 8 mai 2015, le taux de décaissement et les montants disponibles sont les suivants.
Le don H3940, entièrement décaissé, a subi une perte de change de 830,929.95 USD.
La perte latente sur les dons H6210 et H9730 à la date de supervision s’élève à 790,137.27
USD.
Les tests par sondage effectués sur les justificatifs de dépenses n’ont pas révélé d’anomalies
significatives.
La mission recommande au BMPAD de suivre les fluctuations de change et d’anticiper
l’impact potentiel sur l’exécution des activités et d’incorporer une note dans chaque
RSFs.
Contrôle Interne :
Le BMPAD dispose d’un contrôleur interne rattaché au Directeur Général. Un plan de travail
annuel et des rapports d’activités sont préparés par le contrôleur interne. Le service financier
du BMPAD effectue, avec le support du contrôleur interne, des inspections périodiques de
pièces justificatives chez les Maitres d’Ouvrages Délégués (MDOD). Les inspections font
l’objet de rapports détaillés avec points relevés et recommandations. La mission recommande
de formaliser dans un rapport périodique le suivi des recommandations formulées par le
BMPAD. De plus, la mission recommande l’inclusion d’un point sur contrôle interne
dans les notes des rapports de suivis financiers trimestriels.
Don Budget 2014-2015
IDA H6210 9,933,284.10
IDA H9730 3,643,000.00
Total 13,576,284.10
Don Montant en DTS
Montant
déboursé en
DTS
Exécution
Montant initial
en équivalent
USD
Déboursés en
USD
Restant a
débourser en
USD à la date
de supervision
Total USD à la
date de
supervision
Perte de
change latente
à la date de
supervision
Perte de
change réelle
IDA H3940 9,600,000.00 9,600,000.00 100.0% 15,700,000.00 14,869,070.05 0.00 14,869,070.05 N/A 830,929.95
IDA H6210 19,900,000.00 15,239,260.21 76.6% 30,000,000.00 23,287,986.96 6,554,538.19 29,842,525.15 157,474.85 N/A
IDA H9730 4,900,000.00 1,317,108.37 26.9% 7,500,000.00 1,828,609.59 5,038,727.99 6,867,337.58 632,662.42 N/A
Total 34,400,000.00 26,156,368.58 76.0% 53,200,000.00 39,985,666.60 11,593,266.18 51,578,932.78 790,137.27 830,929.95
20
Audit Externe :
L’ensemble des trois accords de don finançant le projet (H3940, H6210 et H9730) prévoient
des audits semestriels à fournir à la Banque Mondiale au plus tard quatre mois après la fin de
chaque semestre audité. Le rapport d’audit pour le semestre terminé le 30 septembre 2014, qui
présente une opinion sans réserve, a été transmis à la Banque le 5 mars 2015 soit 32 jours au-
delà du les délais contractuels.
Le processus de recrutement des auditeurs externes pour la fin du projet est en cours et le
BMPAD anticipe un recrutement finalisé fin juin 2015. Le nouvel auditeur auditera les
comptes du PRODEPUR et du PREKAD. Il faut noter que l’audit du semestre achevé le 31
mars 2015 sera du le 31 juillet 2015. Cela signifie que si le recrutement des auditeurs est
effectivement terminé en juin 2015, des retards dans la fourniture du rapport d’audit final à la
banque Mondiale sont à anticiper.
La mission recommande de finaliser le processus de recrutement des auditeurs externes
afin de prévenir et minimiser un retard de soumission des états financiers audités au 31
mars 2015. La mission recommande également de soumettre les rapports d’audit dans les
délais prévus par les accords de don.
Rapports de Suivi Financiers (RSF) :
L’accord de don H3940 est intégralement déboursé depuis juin 2014. Cet accord prévoit la
transmission des RSFs 45 jours après la date de clôture de chaque trimestre calendaire.
Les accords de don H6210 et H9730 prévoient la transmission de RSFs à la Banque Mondiale
couvrant chaque trimestre calendaire. Ces deux derniers accords ne prévoient pas de délai de
fourniture des rapports non audités à la Banque.
Le RSF au 31 mars 2015 a été soumis à la Banque le 8 mai 2015 soit dans un délai de 45 jours.
La mission de soumettre les RSF 45 jours après la fin du trimestre concerné comme
stipulé dans l’accord H3940 qui sera clôturé au 30 juin 2016
Plan d’actions
Actions Responsable Délai
1 Soumettre le budget 2015-2016 a la Banque Mondiale
pour non objection
BMPAD 30 juin 2015
2 Réaliser un suivi périodique (mensuel) des variations de
change pour anticiper l’impact sur les activités. Et
incorporer un commentaire sur ce suivi dans les RSFs.
BMPAD 30 juin 2015
3 Formaliser le suivi des recommandations faites par le
BMPAD aux MDODs
BMPAD Sans délai
4 Inclure une note sur le contrôle interne dans les RSFs. BMPAD 15 aout 2015
5 Finaliser le processus de recrutement des auditeurs
externes.
BMPAD 30 juin
2015
21
2. Projet de Reconstruction des Quartiers Défavorisés de Port-au-Prince (PREKAD)
Lors de la dernière mission de supervision de gestion financière qui s’est déroulée en aout
2014, la gestion financière du PREKAD, avait été jugée « Satisfaisante » (S) en raison des
progrès continus observés dans la mise en œuvre des actions d’amélioration. La gestion
financière du projet reste « Satisfaisante » (S). La mission recommande d’inclure dans la
restructuration à venir les éléments suivants : (i) remplacer les Rapports de Suivi Financier
(RSF) par des Statement Of Expenditures (SOE) comme pièces justificatives des demandes de
décaissement, (ii) allonger le délai de soumission des RSF de 30 à 45 jours.
Ressources Humaines :
L’équipe de gestion comptable et financière du BMPAD gère des projets financés par 4
bailleurs2. Elle est composée, sous la responsabilité d’un directeur administratif et financier,
d’un service comptable comprenant six personnes, dont un spécialiste dédié aux projets de la
Banque Mondiale, et d’un service d’analyse financière composé de quatre personnes dont une
dédiée aux projets financés par la Banque Mondiale. Les ressources humaines affectées à la
gestion financière sont jugées satisfaisantes.
Système Comptable et Financier :
La comptabilité est tenue sur le logiciel comptable ACCPAC installé en multi-projets et
multidevises. Le module de production des rapports de suivi financier (RSF), de suivi
d’exécution budgétaire et des réconciliations bancaires est utilisé. A partir d’octobre 2014, le
système de comptabilisation est passé d’une comptabilité de caisse modifiée à une comptabilité
d’exercice.
Budget :
Le financement total du projet PREKAD est de USD 65,000,000. Le budget de l’exercice
2014-2015 en cours a reçu la non objection de la Banque fin novembre 2014, c’est-à-dire 2
mois après le début de l’exercice. Afin de pouvoir disposer d’un budget approuvé avant le
début de l’exercice, la mission recommande au BMPAD de soumettre le budget à la
Banque Mondiale au moins trois mois, c’est-à-dire au plus tard le 30 juin, avant le début
de l’exercice.
Décaissements et Exécution :
A la date du 8 mai 20153, le taux de décaissement et les montants disponibles sont les
suivants :
2 Japon, Petro caribe, Banque Mondiale et Trésor Public
3 Au 15 de Mai, le taux de décaissement est 80.2% après la demande de décaissement de 819,884.64 USD a été approuvé le
12 de mai 2015. .
22
Source : client connection
Les tests par sondage effectués sur les justificatifs de dépenses n’ont pas révélé d’anomalies
significatives. Par contre, nous avons constaté une différence dans la dernière réconciliation du
compte désigné avec un compte réconcilié par le projet a $2M, alors que Client Connection
indique un solde à réconcilier de $3,579,131. Cette différence n’a pas encore été expliquée et il
faudra donc réviser l’information disponible et la documenter.
La lettre de décaissement en vigueur indique que les rapports de suivi financier doivent servir
de supports aux demandes de remboursement. La mission recommande de modifier la lettre
de décaissement et d’utiliser les déclarations de dépenses détaillées (statement of
expenditures – SOE) comme justificatifs des demandes de renflouement.
Contrôle Interne :
Le BMPAD dispose d’un contrôleur interne rattaché au Directeur Général. Un plan de travail
annuel et des rapports d’activités sont préparés par le contrôleur interne. Le service financier
du BMPAD effectue, avec le support du contrôleur interne, des inspections périodiques de
pièces justificatives chez les Maitres d’Ouvrages Délégués (MDOD). Les inspections font
l’objet de rapports détaillés avec points relevés et recommandations. La mission recommande
de formaliser dans un rapport périodique le suivi des recommandations formulées par le
BMPAD. De plus, la mission recommande l’inclusion d’un point sur contrôle interne
dans les notes des rapports de suivis financiers trimestriels.
Audit Externe :
L’accord de don prévoit la transmission de rapports d’audit annuels pour chaque exercice fiscal
qui doivent être transmis à la Banque au plus tard six (6) mois après la fin de l’exercice audité.
Le rapport d’audit pour l’exercice terminé le 30 septembre 2014, qui présente une opinion sans
réserve, a été transmis à la Banque dans les délais contractuels. Le processus de recrutement
des auditeurs externes est en cours et le BMPAD anticipe un recrutement finalisé fin juin 2015.
Le nouvel auditeur auditera les comptes du PRODEPUR et du PREKAD. La mission
recommande de finaliser le processus de recrutement des auditeurs externes afin de
prévenir un retard de soumission des états financiers audités.
Rapports de Suivi Financiers (RSF) :
L’accord de don prévoit la transmission des RSF un mois après la date de clôture de chaque
trimestre calendaire. Les deux derniers rapports ont été soumis avec quelques jours de retard à
la Banque Mondiale. Le RSF au 31 décembre 2014 du le 31 janvier 2015 a été soumis à la
Banque le 5 février 2015 et celui au 31 mars 2015 du le 30 avril 2015 a été transmis à la
Banque le 8 mai 2015. Les décaissements sont réalisés sur la base des RSFs. La mission
recommande d’allonger le délai de soumission des RSFs à 45 jours après la fin du
trimestre concerné. Comme indiqué plus haut, la mission recommande de modifier la
lettre de décaissement dans le cadre de la restructuration du projet et d’utiliser les
En USD
Montant de l'accord de don
Montant décaissé
Montant disponible au 8 mai 2015
Taux de décaissement 79.00%
65,000,000.00
51,352,141.47
13,647,858.53
23
déclarations de dépenses (statement of expenditures – SOE) comme justificatifs des
demandes de renflouement.
Plan d’actions
Actions Responsable Délai
1 Soumettre le budget 2015-2016 a la Banque Mondiale pour
non objection
BMPAD 30 juin 2015
2 Modifier la lettre de décaissement BMPAD/
BM
1 septembre
2015
3 Formaliser le suivi des recommandations faites par le
BMPAD aux MDODs
BMPAD Sans délai
4 Inclure une note sur le contrôle interne dans les RSFs. BMPAD 15 aout
2015
5 Finaliser le processus de recrutement des auditeurs externes. BMPAD 30 juin 2015
6 Allonger le délai de soumission des RSFs à la Banque
Mondiale a 45 jours
BM 1 septembre
2015
7 Expliquer la différence du solde réconcilié du compte
désigné ($2M vs. $3.5 dans Client Connection)
BMPAD 30 juin 2015
