Page 1 Jonathan Krief Vincent LÊ Consultants ADOPALE MeaH – Starting Bloc Présentation générale

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Jonathan KriefVincent LÊ

Consultants ADOPALE

MeaH – Starting Bloc

Présentation générale

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Plan

• Présentation de StartingBloc

• Première partie : Comment ça marche ?– Phase 1 : Paramétrage

– Phase 2 : Saisie des données

– Phase 3 : Calcul des indicateurs

• Deuxième partie : Comment ça calcule ?

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StartingBloc : Un fonctionnement simple en deux fichiers

Fichier Saisie

FichierStartingBloc

• Fichier Excel sans macro• Paramétré par le consultant avant sa mise à disposition dans l’établissement• Rempli par l’établissement, renvoyé au consultant

• Fichier Excel avec macro• Paramétré par le consultant• Exécuté par le consultant• Mis à disposition de l’établissement et de la MeaH

Saisie de données

Paramétrage

StartingBloc Indicateurs

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Plan






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Récupérer les informations pour le paramétrage

• Il faut récupérer les informations suivantes :– Liste des salles

– Liste des opérateurs

– Liste des spécialités

– Liste des anesthésistes

– Offre de vacation sur la période de l’étude : une seule vacation par salle et par jour

• Exemple : du lundi au vendredi, une vacation de 8h à 14h dans toutes les salles

– Planning des IBODE, IADE et Anesthésistes sur la période de l’étude : présence moyenne journalière

• Exemple : 10 IBODE de 7h à 14h30 tous les jours de semaine

• Ces informations sont nécessaires au paramétrage des deux fichiers

• A charge du consultant de recueillir ces données et de faire les simplifications nécessaires

– Exemple : Simplifier le planning de présence du personnel

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Paramétrage du fichier de saisie

• Le fichier de saisie est un fichier Excel contenant deux onglets :– « Saisie » : là où se fait la saisie

– « Listes » : là où sont les listes pour les contrôles à la saisie

• Pour le bon fonctionnement du contrôle à la saisie, il faut remplir les listes de l’onglet « Liste » :

– Salles

– Chirurgiens

– Anesthésistes

• Avant d’envoyer le fichier à l’établissement, il est conseillé de cacher la feuille « Listes » :

– Format >> Feuille >> Masquer

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Exemple

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Paramétrage de StartingBloc

• Le fichier StartingBloc contient des macros, il faut activer la prise en charge des macros dans Excel :

– Outils >> Macros >> Sécurité…– Dans l’onglet « Niveau de sécurité », choisir « Niveau de sécurité faible »

• Pour paramétrer StartingBloc, il faut :– Ouvrir le fichier StartingBloc– Dans la feuille « Accueil », cliquer sur « Paramétrage »

• Il faut définir :– Liste des salles– Liste des spécialités, des opérateurs et de leurs spécialités– Liste des anesthésistes– TMD– Temps de remise en état– TVO– Planning du personnel

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Paramétrage des salles, des opérateurs et des anesthésistes

• Remplir les listes sans laisser d’espace entre les éléments

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Paramétrage du TMD et des temps de remise en état

• Le TMD est défini par une heure de début et une heure de fin

• Il faut préciser les trois durées possibles de remise en état, par défaut elles sont :– Court : 5min

– Moyen : 15 min

– Long : 30 min

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Paramétrage du TVO

• Définissez d’abord une vacation « modèle »– Dans l’onglet « TVOUnique », définissez l’heure de début et de fin de la vacation

– Définissez la date de début et la date de fin de l’étude

– Cliquez sur « Générer »

• La macro va générer un tableau qui défini la même vacation pour chaque date et pour chaque salle de l’étude

• Le générateur inclus le week-end

• Dans la feuille « TVO », vous pouvez modifier les vacation par jour et par salle :– Changez l’heure de début et l’heure de fin

– Supprimez les lignes incohérentes

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Exemple

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Il n’y a pas de vacation en salle E le mercredi 2 avril

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Paramétrage du TVO par spécialité

• Dans l’onglet « TVOSpécialités », cliquez sur la flèche « initialiser »– La liste des spécialités précédemment paramétrée va s’afficher

• Pour chaque spécialité, remplissez le TVO cumulé sur l’ensemble de la période de l’étude

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Paramétrage des plannings de présence des IBODE, IADE et Anesthésistes

• Pour chaque catégorie professionnelle, il faut remplir le planning de présence moyenne :

• Ce travail est le travail du consultant

00:0

0

00:3

0

01:0

0

01:3

0

02:0

0

02:3

0

03:0

0

03:3

0

04:0

0

04:3

0

05:0

0

05:3

0

06:0

0

06:3

0

07:0

0

07:3

0

08:0

0

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0

09:0

0

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0

10:0

0

10:3

0

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0

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0

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0

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0

13:3

0

14:0

0

14:3

0

15:0

0

15:3

0

16:0

0

16:3

0

17:0

0

17:3

0

18:0

0

18:3

0

19:0

0

19:3

0

20:0

0

20:3

0

21:0

0

21:3

0

22:0

0

22:3

0

23:0

0

23:3

0

IBODE 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3IADE 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3Anesthésistes 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Présence moyenne du personnel infirmier et anesthésiste

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Plan






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Description de la saisie

• Les informations à renseigner de manière obligatoire sont :– Date (format jj/mm/aaaa)– Salle (élément de la liste des salles)– 7 ou 8 jalons horaires (format hh:mm)– Type de programmation (« Programmé », « Ajout au programme » ou « Non programmé »)– Remise en état de la salle– Chirurgien (élément de la liste des chirurgiens)– Anesthésiste (élément de la liste des anesthésistes)– Nombre de salle pour l’anesthésiste– Nombre d’IBODE (décimal)– Nombre d’IADE (décimal)

• Informations facultatives :– Identifiant– CCAM1– CCAM2

• Trois états possibles :– « Attention, des lignes ne sont pas correctement renseignées »– « Il y a des incohérences temporelles »– « Toutes les lignes sont bien renseignées »

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Cas n°1 et cas n°2

• Deux cas pour l’induction :– Cas n°1 : induction dans la salle d’intervention

– Cas n°2 : induction en salle de pré-induction

• Pour la saisie :

Heure de pré-induction

Heure d’entrée en salle

d’intervention

Heure d’induction

Cas correspondant

Non renseigné Obligatoire Renseigné Cas n°1

Renseigné Obligatoire Non renseigné Cas n°2

Renseigné Obligatoire Renseigné Cas n°2

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Contrôle à la saisie

• Validations à la saisie pour tous les champs– Ce contrôle ne s’opère pas sur des valeurs collées (limitation Excel)

• Il y a une incohérence temporelle si un jalon est antérieur au jalon le précédant dans le circuit du patient

– La case est coloriée en orange

– L’état de la ligne est colorié en orange

• S’il manque une donnée, l’état de la ligne est rouge

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Envoi du fichier

• Si le titre est rouge, StartingBloc ne se lancera pas– L’établissement doit envoyer un fichier correctement renseigné

• Si le titre est orange ou vert, StartingBloc se lancera

• Il faut nommer le fichier de saisie « Saisie.xls »

• Il faut placer le fichier de saisie dans le même dossier que le fichier StartingBloc

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Plan






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Lancer le calcul

• Dans le feuille « Accueil », cliquez sur « Run »

• Une fenêtre de suivi apparaît, cliquez sur « Go »

• Prévoir une dizaine de minute de traitement pour 500 opérations

• Attention, plus la période est grande et plus le calcul est long– Il est plus long de calculer 100 opérations sur 6 mois que 500 opérations sur 2 semaines

– Charge au consultant de contrôler l’étendue des dates dans le fichier de saisie

• Enregistrer le fichier– Tous les calculs sont enregistrés

– Il n’est pas utile de relancer les calculs à l’ouverture d’un fichier déjà traité

• Remarques :– Si toutes les lignes ne sont pas correctement renseignées, le calcul ne se lance pas

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Identification des chevauchements

• S’il existe des chevauchements, vous en serez avertis en fin de traitement

• Les chevauchements d’interventions dans la même salle sont listé dans l’onglet « Chevauchements »

• Les corrections sont à faire manuellement dans le fichier de saisie

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Identification des opérations « orphelines » de TVO

• S’il existe des opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO, vous en serez avertis en fin de traitement

• Les opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO sont listées dans l’onglet « Orphelines »

• Les corrections sont à faire manuellement dans le paramétrage du TVO ou dans le fichier de saisie

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Plan






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Exemple commun

• Sur une période d’une semaine, on mesure l’activité d’un bloc de 2 salles :

Date SalleHeure

d'appel en US

Heure d'entrée au

bloc

Heure de pré-induction

Heure d'entrée en

salle

Heure d'induction

Heure d'incision

Heure de fin d'intervention

Heure de sortie de

salle

Heure d'entrée en

SSPI

Heure de sortie de

SSPI01/04/2008 SALLE1 7:10 7:15 7:30 7:40 7:45 9:30 10:00 10:00 12:3001/04/2008 SALLE1 8:40 9:00 9:30 9:35 9:40 12:00 12:10 12:15 15:0001/04/2008 SALLE2 9:30 9:50 10:00 10:10 10:15 10:35 10:40 10:45 14:1003/04/2008 SALLE1 7:30 8:00 8:10 8:15 8:20 12:10 13:00 13:20 15:1503/04/2008 SALLE2 10:00 10:15 10:15 10:20 10:25 14:45 15:00 15:10 17:4003/04/2008 SALLE2 15:00 15:10 15:20 15:20 15:25 16:30 16:40 16:45 19:30

Date SalleHeure

d'appel en US

Programmation Chirurgien Anesthésiste Nb AnesthésistesType

d'interventionNb IBODE Nb IADE

01/04/2008 SALLE1 7:10 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 101/04/2008 SALLE1 8:40 Programmé Dupond Dupont 0,5 2 101/04/2008 SALLE2 9:30 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 103/04/2008 SALLE1 7:30 Programmé Dupond Dupont 0,5 2 103/04/2008 SALLE2 10:00 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 103/04/2008 SALLE2 15:00 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 1

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Indicateurs de taux d’occupation par salle

Définition de l’indicateur

Précisions de calcul

Exemple

Potentiel

occupationd' Durée occupationd'Taux

• Calculé par salle• Durée d’occupation :

• Somme des durées entre l’entrée en salle et la sortie de salle dans le TMD• Inclus la durée de remise en état• Ne tient pas compte du dimanche• Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation

• Potentiel :• 10h pour les jours de semaine• 4h pour les samedis

• Durée d’occupation en SALLE1 = 9h30• Durée d’occupation en SALLE2 = 7h30• Potentiel SALLE1 = Potentiel SALLE2 = 20h

• Taux d’occupation SALLE1 = 9h30/20h = 48%• Taux d’occupation SALLE2 = 5h55/20h = 38%

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Indicateurs de taux d’occupation par quart d’heure



Exemple

Potentiel

occupationd' Durée occupationd'Taux

• Calculé sur un quart d’heure• Durée d’occupation :

• Somme des durées d’interventions sur le quart d’heure considéré• Inclus la durée de remise en état• Ne tient pas compte du dimanche• Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation

• Le taux d’occupation par quart d’heure est calculé par salle (sélection par menu déroulant)

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

00:00 03:00 06:00 09:00 12:00 15:00 18:00 21:00

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Indicateur de première incision



Exemple

• Répartition temporelle des première incisions

• Le premier patient est défini par :• Première heure d’incision avec une heure d’entrée en salle supérieure à 6h30• Hors week-end• Toutes programmations confondues

• Le total est la moyenne des salles, il ne représente pas le premier patient incisé dans le bloc entier• Sens des inégalités :

• Début du créneau : inégalité stricte• Fin du créneau : inégalité large

• Un patient incisé à 8h compte dans le créneau 7h30 – 8h

• Premières incisions SALLE1 :• 7h45 le mardi• 8h 20 le jeudi

Première incision

0% 0% 0%

50%

0%

25%

50%

0%

25%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

100%

50%

0% 0% 0%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SALLE1 SALLE2 Total

>12h

10h-12h

9h-10h

8h30-9h

8h-8h30

7h30-8h

7h-7h30

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Indicateur de mobilisation du personnel



Exemple

• Présence moyenne du personnel en salle• Taux de mobilisation en fonction d’un planning de référence• Taux de mobilisation moyen

• La présence du personnel est calculée par salle (sélection par menu déroulant)• Sans les week-end• Avec la remise en état de la salle• Si deux interventions se chevauchent, on somme le personnel présent• Les taux de mobilisation se calculent sur un effectif total

• La moyenne de la présence du personnel est calculé sur 8h – 18h• La moyenne du taux de mobilisation est calculée sur la plage horaire du planning de la catégorie considérée

• Pour la salle 2 on a une présence d’IBODE :

• Le planning donne une présence de 3 IBODE entre 8h et 14h30• Le taux de mobilisation des IBODE est de 60%

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

00:00 02:00 04:00 06:00 08:00 10:00 12:00 14:00 16:00 18:00 20:00 22:00

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

00:00 01:15 02:30 03:45 05:00 06:15 07:30 08:45 10:00 11:15 12:30 13:45 15:00 16:15 17:30 18:45 20:00 21:15 22:30 23:45

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Indicateur d’enchaînement des interventions



Exemple

• Durée entre la sortie d’un patient et l’entrée du suivant• La durée de remise en état de la salle est soustraite à cet enchaînement

• Calculé par salle (sélection par menu déroulant) • Durée moyenne entre la date sortie du patient+remise en état et la date d’entrée du patient suivant• Sans les week-end• Ne prend pas en compte les enchaînements de plus de 1h30

• Il n’y a pas d’enchaînement en SALLE1 pour l’exemple donné car les deux interventions se chevauchent• En SALLE 2, l’enchaînement est de 5 minutes (15:20 – 15:00 = 20’ et remise en état de 15’, donc 20’-15’=5’)

• En histogramme : nombre d’occurrence par tranche horaire• En courbe : cumul ramené à 100%

Enchaînement entre deux opérations

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 900%

20%

40%

60%

80%

100%

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Indicateur du circuit patient



Exemple

• Durées moyennes de chaque étape du circuit patient

• Sans le week-end• Distinction cas1 et cas2• Inclus la durée moyenne d’enchaînement des interventions

Circuit du patient cas1

18

15

16

18

6

12

6

5

5

5

5

5

158

115

136

30

10

20

8

6

7

143

173

158

0

20

20

0 60 120 180 240 300 360 420

SALLE1

SALLE2

TotalAppel US - Entrée Bloc

Entrée Bloc - Entrée Salle

Entrée Salle - Induction

Induction - Incision

Incision - Fin Intervention

Fin Intervention - Sortie Salle

Sortie Salle - Entrée SSPI

Entrée SSPI - Sortie SSPI

Enchaînement

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Indicateur d’occupation de la SSPI



Exemple

• Nombre moyen de patients dans la SSPI au fil de la journée

• Sans le week-end• Les créneaux sont fragmentés de manière linéaire : un patient présent de 8h à 8h30 compte pour 0,5 patients présents de 8h à 9h• La moyenne est réalisée sur l’ensemble des jours de l’étude hors week-end

Occupation de la SSPI

0,0

0,2

0,4

0,6

0,8

1,0

1,2

1,4

0h0_

1h0

1h0_

2h0

2h0_

3h0

3h0_

4h0

4h0_

5h0

5h0_

6h0

6h0_

7h0

7h0_

8h0

8h0_

9h0

9h0_

10h0

10h0

_11h

0

11h0

_12h

0

12h0

_13h

0

13h0

_14h

0

14h0

_15h

0

15h0

_16h

0

16h0

_17h

0

17h0

_18h

0

18h0

_19h

0

19h0

_20h

0

20h0

_21h

0

21h0

_22h

0

22h0

_23h

0

23h0

_0h0

Créneau horaire

No

mb

re d

e p

atie

nts

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Indicateur d’occupation des vacations



Exemple

• TROV : Temps Réel d’Occupation des Vacations• Débordement : Durée d’occupation qui n’est pas du TROV

• Il faut que le TVO soit déclaré• Deux opérations qui se chevauchent s’additionnent pour le calcul du TROV et du débordement• Les TROV sont repris dans le tableau de bord détaillé

• On déclare un TVO en SALLE2 le 03/04/08 de 8h à 14h• Si on considère l’opération de la SALLE2 de 10h15 à 15h, on a :

• TROV = 3h45• Débordement = 1h15

• Le graphse présente :• TROV en valeur absolue• Débordement en valeur absolue• TROV/TVO en %

Courbes des TROV

0:00:00

2:24:00

4:48:00

7:12:00

9:36:00

12:00:00

14:24:00

01/04/2008 02/04/2008 03/04/2008

Dates

TR

OV

et

Déb

ord

emen

t

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

TROV DEBORDEMENT TROV/TVO

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Tableau de bord général

• Le tableau de bord reprend les indicateurs clés de StartingBloc

Du: 01/03/2008Au: 31/03/2008

Nombre d'interventions 458

Taux d'occupation global 43%

Taux d'occupation sur le créneau 8h-18h

Taux d'occupation par quart d'heure

Tableau de bord

Période de l'étude

Programmation des interventions

245 72 141

0% 25% 50% 75% 100%

ProgramméAjout au programmeNon programmé

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

00

:00

00

:30

01

:00

01

:30

02

:00

02

:30

03

:00

03

:30

04

:00

04

:30

05

:00

05

:30

06

:00

06

:30

07

:00

07

:30

08

:00

08

:30

09

:00

09

:30

10

:00

10

:30

11

:00

11

:30

12

:00

12

:30

13

:00

13

:30

14

:00

14

:30

15

:00

15

:30

16

:00

16

:30

17

:00

17

:30

18

:00

18

:30

19

:00

19

:30

20

:00

20

:30

21

:00

21

:30

22

:00

22

:30

23

:00

23

:30

Temps

32%58% 45% 56% 41% 27% 43%

0%20%40%60%80%

100%

SALLE1 SALLE2 SALLE3 SALLE4 SALLE5 SALLE6 Total

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Tableau de bord détaillé

• Tous les chiffres clés sont représentés dans le tableau de bord détaillé

• Les occupations sont données sur le créneau standard MeaH (8h-18h)

• Les TROV sont donnés selon le TVO déclaré

Données générales

Date de début 01/03/08Date de fin 31/03/08Nombre d'interventions 458

Programmation

Programmation Nombre PartProgrammé 245 53%Ajout au programme 72 16%Non programmé 141 31%

Occupation

Occupation (sur le créneau 8h-18h, hors weekend) SALLE1 SALLE2 SALLE3 SALLE4 SALLE5 SALLE6 TotalProgrammé 42:52 57:43 74:04 76:19 53:27 23:17 327:42Ajout au programme 4:06 37:40 11:45 11:52 5:53 1:35 72:51Non programmé 7:23 20:40 9:14 11:52 5:42 26:05 80:56Total 54:21 116:03 95:03 100:03 65:02 50:57 481:29

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Evolution des indicateurs

• L’évolution des indicateur se fait manuellement

• Pour chaque période, il faut entrer manuellement la valeur des indicateurs dans l’onglet « Evolution »

• La feuille « Evolution » n’est pas protégée, sa bonne utilisation est à la charge du consultant

Documents

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