La standardisation des LIMS et ses effets sur la réduction totale des coûts de la propriétéPar Jim Neville, Directeur Marketing & Business Development - Informatics & Services, Thermo Electron Corp., Woburn, Massachusetts.Contact : Kathleen Beaulieu sur info@thermoinformatics.com - Web : www.thermo.com/informatics

Les scientifiques de laboratoire fontface à des pressions croissantes pourrépondre aux exigences du temps d’accès au marché et aux standards dequalité de plus en plus élevées. Pouratteindre ces objectifs, les entreprisesont compté sur les systèmes de ges-tion de l'information de laboratoire(LIMS) pour jouer un rôle importantdans l’amélioration de l’efficacité deslaboratoires. Au cours des dernièresannées, les laboratoires ont bénéficiédes progrès technologiques signifi-catifs des LIMS, y compris la fonction-nalité sectorielle. Ces avancées ont étécomplétées par des options de sécuritéet des architectures client/serveur qui ont considérablement amélioré les capacités et la productivité du labo-ratoire.

Malgré ces améliorations, certains multi-laboratoires continuent à utiliser toute unegamme de LIMS indépendamment des décisions de conduite de laboratoire etdes activités de fusions-acquisitions.Malheureusement, les sociétés utilisantcette approche de gestion des LIMS pas-sent à côté d’une réelle opportunité, cellede gagner en productivité. En l'absenced'une stratégie des LIMS cohérente, lesprocessus et critères de décision locauxdominent. La conséquence directe est l’in-capacité d'harmoniser les processus à tra-vers l’ensemble de l’entreprise. De plus,l’incompatibilité des formats de dossiersaffaiblit considérablement les activités de

reporting, partage d’informations et peutégalement altérer les prises de décisionsliées à la production, la qualité du produit,l’attribution des ressources et l’optimisa-tion des processus. Comme on pouvait s’yattendre, les LIMS ont bien amélioré l'efficacité au niveau du laboratoire, maisla stratégie non coordonnée des LIMS a causé des dégâts à la productivité del'entreprise.

Un audit des différents systèmes de LIMSinstallés à travers l’entreprise, commer-ciaux ou propres à la société, indiquera laplupart du temps qu'ils ont été développéspour répondre aux exigences de fonction-nement et d’interfaces spécifiques de différents laboratoires. Résultat : en plusde limiter l'efficacité des activités, la dispa-rité des LIMS signifie une fuite potentielledes ressources propres. Avec une multi-plicité de LIMS disparates, les activitéstelles que la mise à jour, la validation et le développement d’interfaces sont plusdifficiles et plus longues. Autre consé-quence, les utilisateurs doivent faire face àdes temps de réponse très lents de la partde leur propre département.

Une approche standardisée

Prenant conscience de l’inefficacité poten-tielle de la multiplicité des LIMS, un grandnombre de laboratoires considèrent lesLIMS comme un composant essentiel deleur véritable stratégie d’entreprise.Associées à une poussée importante pour

harmoniser l’ensemble des processus, lesentreprises, plus particulièrement lesindustries pharmaceutiques et chimiquesimposent des standards internes pour desapplications stratégiques tels que lesLIMS. La mise en application d’une straté-gie de LIMS standardisés implique bienplus que le simple choix d’une solutionstandard qui pourrait être utilisée sur plu-sieurs sites. Il y a d’abord un grand nombrede défis à relever et à surmonter, y com-pris le développement de procédures, pro-cessus et méthodologies cohérents.Certains scientifiques peuvent résister àl’harmonisation des processus et aux poli-tiques centralisées craignant l’étouffementde leur capacité d’innovation et de leurcréativité. Il peut donc être difficile deconvaincre ces personnes des avantagesà partager les meilleures pratiques à tra-vers l’organisation, à développer des pro-cessus plus cohérents et à abandonnerleurs anciennes habitudes de travail.

Pour relever avec succès ces défis, il estimportant de démontrer le haut niveaud'engagement dans ce projet. De plus, labonne gestion de projet, avec des respon-sables locaux et un chef de projet dédié,est insuffisante pour assurer la mise enapplication de processus d'exécution sansà-coup et efficacement. Il est égalementimportant de faire participer dès que possible un groupe d'utilisateurs finaux auprocessus et de s’assurer qu’ils compren-nent entièrement tous les avantagespotentiels d'une solution standardisée.Ces utilisateurs finaux du concept “one-LIMS” vont permettre de convaincre lespersonnes encore réfractaires au projet auniveau du laboratoire de tous ses avan-tages et bénéfices. Mieux encore, l’enga-gement des utilisateurs finaux va aussipermettre de garantir un résultat final enparfaite cohérence avec les besoins etattentes de l’ensemble de l’entreprise.

Les avantages de la standardisation

Malgré les défis liés à un LIMS global, la tendance vers la standardisation estappelée à se développer. Et en mêmetemps, les entreprises étudient les avan-tages financiers et opérationnels d'unetelle stratégie.

La standardisation sur un seul LIMS peutpotentiellement réduire les coûts du maté-riel et des logiciels, mais peut égalementsimplifier des activités comme les servicesinternes, la formation, les mises à jour etl'administration. Ces facteurs étant déci-sifs dans la réduction du coût total de lapropriété (TCO) d’un LIMS. De plus, unestratégie universelle de LIMS garantit uneapproche cohérente de la validation. Ellepermet ainsi aux sociétés de s’assurer dela conformité de la mise en application desLIMS dans toute l’entreprise avec lesmêmes processus et réglages.Un LIMS intégré réduit également lespériodes d’arrêt-machine et augmente laproductivité de l'utilisateur final. Avec unesolution unique, les départements peuventdévelopper plus de connaissance d'unLIMS particulier et ainsi identifier etrésoudre des problèmes plus rapidement.Ils peuvent même les anticiper. La stan-dardisation présente d’autres avantages.Elle améliore les relations avec les four-nisseurs, augmente le pouvoir d'achat etpermet au personnel de se concentrerpleinement sur ses activités comme la pla-nification d'opérations des laboratoires,les demandes d'extraction de données etle développement d’applications pourintégrer des opérations avec d’autres systèmes internes.

L’évaluation de l'impact de la standardi-sation des LIMS sur le coût d’accès à lapropriété (TCO)

Malgré la tendance croissante d’ins-tallation des LIMS comme standard interne et les nombreux avantages de lastandardisation, la mise en applicationd’un LIMS global reste potentiellementonéreuse et risquée. Les bénéfices finan-ciers de la standardisation sur un seulLIMS ont été en grande partie anecdo-tiques, et jusqu'ici, il n'y a eu aucune étudeindépendante pour mesurer l'impact éco-nomique de la standardisation des LIMS.Cependant, fait nouveau, IDC, une sociétéde recherche et de consulting basée àFramingham dans le Massachusetts amené une étude révolutionnaire intitulée"Standardisation sur LIMS : TCO et ROIpour une installation multi-laboratoires “.Cette étude est la première à examiner lesimplications financières de la standar-disation des LIMS en détail. Commanditéepar Thermo Electron, l'étude inclut desinterviews avec des responsables de LIMSet des directeurs de sociétés leaders dansles industries pharmaceutiques, chi-miques, agroalimentaires, et pétrole etgaz, qui ont déjà effectué la standar-disation sur un seul LIMS ou ont lancé laprocédure.

TCO apporte les moyens nécessaires àl’estimation des coûts totaux engagés toutau long du cycle de vie d'un investis-sement particulier, depuis l’acquisition jus-qu’à son obsolescence. L'analyse de TCOse prolonge au-delà de la fourniture descoûts, inclut les soutiens en cours et les implications des coûts de gestion. Deplus, elle permet également de mesureravec précision les bénéfices de la standar-disation.

En termes TCO, les entreprises intégréesdans l'étude ont réalisé des bénéficesapproximativement de $300.000 par labo-ratoire annuellement grâce à la mise enapplication d’un LIMS standardisé.Les entreprises ont bénéficié d’avantagesdans trois directions : réduction des coûtsliés au choix d’un LIMS unique, augmen-tation de la productivité de l’entreprise et accroissement de l’efficacité des utili-sateurs du LIMS.

1. Réduction des coûts du LIMS

L'étude menée par IDC a mis en exerguele fait suivant : les sociétés ayant effectuéla standardisation sur un LIMS unique ontbénéficié d’une économie significative enévitant l'achat d'équipements, ont améliorél’efficacité du personnel et réduit lesdépenses de formation. En moyenne,parmi les sociétés participantes, chaque $dépensé pour le déploiement d’un LIMSstandardisé a été compensé par $1,50épargné sur le matériel et le logiciel. Deplus, grâce à la standardisation, les sociétés ont abaissé le coût des servicesde soutien aux utilisateurs et ont pu réduire ce personnel dédié de 57 % enmoyenne. La standardisation sur un seulLIMS a donc permis aux entreprises deréaliser des épargnes significatives entermes d’investissement de LIMS et decoûts de formation pouvant atteindre jus-qu’à $250 par utilisateur et par an. Dansles grands groupes avec plusieurs labora-toires intégrés, cela pouvait représenterune économie de plus de $100.000.

2. L’augmentation de la productivité

Grâce à la standardisation, les sociétésont également bénéficié d’une réduction

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des temps d’arrêt-machine et le niveaud’activité devait ainsi être révisé. L'aideaux utilisateurs, la gestion d'applications etla validation, le dépannage, la gestion desdonnées… Toutes ces activités ont étéconcrètement réduites de plus de 50%, etdans certains cas jusqu’à 90 %.

3. L’accroissement de l’efficacité de l’utilisateur d’un LIMS

Les utilisateurs de LIMS, au sein du labo-ratoire comme ceux ayant besoin d’accèsaux données, ont grandement bénéficié dela standardisation. En effet, ils ont puconcevoir des rapports dynamiques etconduire des analyses plus efficacement,avec un impact direct sur leur productivité.En fait, plus de la moitié des sociétés ayantparticipé à l'étude ont attribué à la standar-disation sur un LIMS la réduction du tempsd’accès au marché, alors que 77 % ontconstaté une amélioration de la qualité duproduit, ce qui a permis de libérer, enmoyenne, 6,3 heures par utilisateur deLIMS par mois. Ce nombre devient trèssignificatif dans les grands groupes quandil est multiplié par une centaine d’utilisa-teurs de LIMS.

Durant la première année de la mise enapplication d’un LIMS standardisé, lessociétés ont également constaté une baisse

de 77% du temps d’arrêt de leurs sys-tèmes de LIMS et de réseau (illustration).Les utilisateurs ont également consacrémoins de temps à dépanner et à contacterle service de maintenance.

Le choix d'un LIMS comme standardglobal

Conscientes des avantages de la standar-disation des LIMS pour une entreprisemulti-sites, les sociétés doivent soigneu-sement choisir un LIMS destiné à devenirle standard global et un fournisseurcapable d’accompagner des opérationsd’envergure mondiale. La standardisationsur un LIMS représente un investissementsignificatif en termes de temps et d'argent.Aussi, ce choix doit être effectué avec une grande rigueur et une planificationpertinente.

Les points clés pour un standard globalréussi sont d’abord la capacité de devenirune partie intégrante de l’infrastructured'une société et ensuite de fournir unaccès facile aux données grâce aux possi-bilités d'architecture Web et traitementXML. La solution doit également pouvoirêtre adaptable à un grand nombre d'utili-sateurs, et fonctionner dans différenteslangues. Les protocoles d'accès et lessignatures électroniques représentent

également des fonctionnalités sensiblesnécessitant une adaptabilité à des utilisa-teurs travaillant à travers des fuseauxhoraires multiples.

Le choix d'un fournisseur capable demettre en application un standard globalest potentiellement plus important que lechoix de la solution technique appropriée.Les entreprises recherchant un LIMS standardisé ont besoin de choisir un four-nisseur expérimenté dans ce domaine. Cefournisseur doit être capable d’assurer lamise en application et l’accompagnementnécessaires à la viabilité à long termedu déploiement en entreprise. Un projetglobal de LIMS exige une méthodologiebien établie qui prévoit de dégager lesétapes importantes de projet, commu-niquer des rapports sur l'état d'avan-cement, et imposer des bilans régu-liers. De plus, la capacité d'offrir unsoutien local sur une base mondiale estune nécessité absolue.

Les fournisseurs doivent être capablesde devenir de véritables partenairesafin de satisfaire les besoins des com-munautés locales et de l'organisationdans l'ensemble. Ils doivent être équi-pés pour faire participer et engager lesdécideurs, les utilisateurs et les expertsdans les activités du client. Et cecidurant les phases de planification etd'exécution, ils doivent être préparés àfaire face à toutes les considérationslocales et à toutes sortes d’imprévus.Avec le niveau d’investissement en jeu,et le haut potentiel de contournementdes pièges, l'importance du choix dufournisseur ne peut pas être sous-estimée.

Synthèse

L’évolution des conditions économiquesconduit les sociétés liées aux sciencesde la vie à restreindre leurs dépenseset en même temps à améliorer la qualité du produit. Ces sociétés exami-nent de manière approfondie leur stratégie de LIMS et étudient les oppor-tunités destinées à l’harmonisation desprocessus et à la standardisation surun LIMS afin de réduire le TCO desLIMS et améliorer la productivité. En

déployant un seul LIMS intégré au lieu dedifférentes applications disparates, lesentreprises peuvent réduire des coûts. Lesdépartements gagnent en productivité etles utilisateurs gagnent en efficacité.

Avec une étude indépendante qui estvenue confirmer la valeur de la standar-disation des LIMS, les entreprises peuventmaintenant prendre la décision de la standardisation sur un seul LIMS en touteconfiance.

ALCIMED commente le très rapide essoret les potentialités offertes par les nano-cristaux (quantum dot en bio-imagerie).

Le développement de nouveaux produitsissus des nanotechnologies apporte tou-jours plus de preuves du dynamisme de cesecteur, tant au niveau institutionnel qu'auniveau industriel. ALCIMED attire notam-ment l'attention sur le cas des nanocristaux,aussi appelés "quantum dots" (ou QD) : cesderniers ont déjà fait l'objet de plus de 500publications et 500 brevets (dont 16 %concernent directement les sciences de lavie) sur les 5 dernières années, ce quireprésente une croissance respective de800 % et 300 % !

" Les "QD" sont des cristaux semi-conduc-teurs aux propriétés optiques révolution-naires qui leur permettent de pallier aux limi-tations des marqueurs fluorescents orga-niques aujourd'hui massivement utilisés enbio-imagerie ", explique Arnaud Paris,consultant chez Alcimed. " Ils offrent notam-ment trois avantages stratégiques face auxfluorophores organiques classiques : unsignal plus stable et plus durable grâce àleur résistance au photo-blanchiment, unefluorescence simultanée de différents nano-cristaux excités par une seule source laser,et une gamme chromatique plus large. "Pour pouvoir exploiter ces performances en

bio-imagerie, il restait toutefois des pro-blèmes majeurs à surmonter :- l'insolubilité des QD dans l'eau,- l'inexistence de méthode de synthèse deQD homogènes et en grandes quantités,- l'incertitude sur la biocompatibilité des QD.

ALCIMED retient l'exemple de trois sociétésde nanobiotechnologie qui ont su parier surle potentiel des QD. Quantum Dot Corp.(USA), Evident Technologies (USA) etNanoco Ltd. (UK) se sont en effet risquées àinvestir, malgré les contraintes citées précé-demment , pour développer de nouveauxmarqueurs en bio-imagerie. Elles se sontd'ores et déjà fait remarquer avec deslevées de fonds de 44.5M$ pour QuantumDot et de 3.7M$ pour Evident Technologiesdepuis leur création en 1998 et 2000 !

Cette prise de risque est en passe de deve-nir un succès commercial : ces QD devenussolubles ont récemment commencé à péné-trer le marché de la bio-imagerie in vitro(2002-2003) ; Quantum Dot Corp. annon-çant un chiffre d'affaires de plus d'un millionde dollars pour 2002 et EvidentTechnologies l'ouverture d'un site de pro-duction grande échelle de ces nanocristauxdepuis mars 2003.

L'avenir est donc très prometteur pour cesQD qui pourraient devenir un marqueur fluo-

rescent in vitro incontournable grâce à desmoteurs de croissance tels que larecherche génomique, le diagnostic cli-nique, le screening haut débit et le drug dis-covery. Seule l'imagerie diagnostic in vivoreprésente une incertitude concernant latoxicité des QD et leur autorisation à êtreutilisés dans cette application par les auto-rités réglementaires (FDA, EMEA).

Rappelons qu’ALCIMED est une société deconseil et d'aide à la décision appliquée auxsciences de la vie et à la chimie. Elle traduitles avancées scientifiques et technolo-giques en positionnements stratégiques, eninnovations marketing et en résultats éco-nomiques. Spécialisée en 1993 dans lesbiotechnologies, ALCIMED a progressive-ment étendu son activité d'aide à la déci-sion aux sciences de la vie et à leurs sec-teurs d'application (santé, agroalimentaire,cosmétique) ainsi qu'à la chimie et auxmatériaux. ALCIMED s'appuie sur uneéquipe de 60 ingénieurs, biologistes et chi-mistes de très haut niveau, dotée d'unedouble compétence scientifique et écono-mique - financière, capable de prendre encharge des missions extrêmement variées(études de marché, analyses stratégiques,Business Plans, Business Development,valorisation.), à la frontière entre la R&D etle business.

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Les nanocristaux à l’origine du renouveau en bio-imageriepar ALCIMED – Arnaud PARIS, consultant chez AlcimedTel : 04 37 48 22 00 / web : http://www.alcimed.com

Réductions des heures non productives par utilisateur grâce à la standardisation des LIMS(heures par mois et par utilisateur)

/ Avant

/ Après

Arrêt machine Maintenance Dépannage