Partner web portalSolution web permettant de centraliser la réception de

factures électroniques de clients non équipés de solution EDI

L’expansion et la mondialisation de la facturation électronique ont un impact important sur les marchés et les secteurs, ainsi que sur les processus administratifs qui régissent les entreprises. Bien que l’EDI soit toujours plus répandu dans les secteurs de la distribution, de l’automobile, de la santé ou de la logistique, il se peut qu’un nombre important d’entreprises ne disposent pas de solutions d’échange électronique de données parmi l’ensemble des clients et fournisseurs d’une entreprise. Dans ce sens, l’un des objectifs des entreprises en matière de transformation numérique est l’adoption de systèmes leur permettant de communiquer 100% électroniquement avec l’ensemble de leurs fournisseurs ou clients.

Le fait d’avoir une partie des fournisseurs intégrés dans un système automatisé et une partie non intégrée peut créer des déséquilibres et une confusion dans la réception des documents, et le traitement associé à ces informations. En effet, cela oblige les entreprises à avoir des systèmes de réception de factures différents et de gérer les informations provenant de différents canaux. Cela représente des défis pour les entreprises qui souhaitent intégrer leur communauté de partenaires dans leur système EDI.

Par conséquent, de nombreuses entreprises émettent le besoin d’intégrer la réception d’informations commerciales dans leurs systèmes de gestion, évitant ainsi l’utilisation de méthodes peu eficaces telles que le mail. Cette intégration apportera de multiples avantages et bénéfices aussi bien aux émetteurs qu’aux destinataires de l’information. De fait, le contenu arrivera de manière sécurisée, confidentielle et intègre jusqu’à son destinataire.

Introduction

Le partner web portal d’EDICOM simplifie la gestion des comptes fournisseurs, en permettant la réception des factures électroniques de 100% de ses partenaires. Ces documents légaux,

validés conformément à la législation en vigueur dans chaque pays, seront automatiquement intégrés dans votre système de gestion.

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Solution web pour la réception de factures électroniques de partenaires commerciaux sans solutions EDI.

Le Partner Web Portal d’EDICOM a pour objectif de centraliser la réception des factures électroniques de tous les fournisseurs sans solution EDI, à partir d’un simple formulaire web, et en intégrant toutes les données dans l’ERP de destination. Il est destiné aux fournisseurs ayant un nombre de factures moyen ou faible, pour leur permettre d’entrer les informations requises via un formulaire web sur notre site Web.

La transmission des documents se fera de manière transparente pour le destinataire. Celui-ci recevra les factures directement dans un format structuré pour réaliser leur intégration dans son système de gestion comptable. Pour l’émetteur, l’envoi des données sera réalisé avec l’ensemble des garanties de sécurité et d’inaltérabilité des documents, étant donné que le portail EDICOM met en place des mécanismes de fiabilité et de confidentialité qui garantissent l’intégrité et l’authenticité des factures générées dans les processus d’envoi de documents électroniques.

EDICOM Partner Web Portal met en place des mécanismes de contrôle qui garantissent l’émission correcte des factures par les fournisseurs selon les règles métier du destinataire. Les aspects tels que les informations minimales à indiquer sur chaque facture, le format des données, etc., sont pris en considération par la solution afin de garantir la génération de documents et pour s’assurer qu’ils soient traités rapidement par les services achats. Cela se traduit par une gestion 100% électronique des fournisseurs, et par conséquent par une gestion beaucoup plus efficace et rentable grâce à la réduction du temps de traitement, la diminution des erreurs, etc.

A qui est destinée cette solution?

EDICOM Partner Web Portal est une solution créée pour les entreprises qui souhaitent automatiser l’intégration, dans leur gestion des partenaires commerciaux, de toutes les factures émises par les fournisseurs qui n’ont pas les capacités technologiques requises pour réaliser l’émission de factures électroniques dans un format structuré.

Le portail permet la mise en place d’un flux bidirectionnel. Il permet ainsi d’envoyer automatiquement des bons de commande via la solution à ses fournisseurs et ce, à partir de l’ERP. De cette manière, les bons de commande peuvent être utilisés comme un document de base permettant au fournisseur de réutiliser les informations indiquées initialement dans la commande afin d’émettre la facture finale correspondante.

EDICOM Partner Web Portal permet également de mettre en place des fonctionnalités permettant d’importer des fichiers structurés de type XML ou CSV comprenant le contenu de la facture. Cette fonctionnalité peut être très utile dans les endroits où il est obligatoire d’utiliser un format unique de facture électronique, comme c’est le cas dans de nombreux pays d’Amérique latine.

La solution met en oeuvre des mécanismes de validation syntaxique et sémantique qui vérifient des aspects tels que l’existence des données minimales requises, l’adéquation des formats, les signatures ou codes de contrôle fiscaux conformes à la législation en vigueur dans les différents pays dans lesquels votre entreprise se trouve, etc.

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Comment fonctionne la solution?

Les commandes sont publiées au sein du portail et ce, directement depuis l’ERP du client. Le fournisseur reçoit un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder au portail et télécharger la commande.

Pour émettre la facture, il reprend la commande gérée et le portail génère une facture basée sur les données contenues dans le bon de commande. Dans ce processus, le fournisseur peut compléter les informations supplémentaires requises par le client.

Le portail Web d’EDICOM valide la structure et le contenu de la facture. Lors d’une deuxième validation, le portail valide également l’adéquation des signatures, certificats et codes de contrôle fiscaux requis par chaque législation nationale dans laquelle le client opère.

Les factures qui passent toutes les validations sont stockées avec des garanties complètes d’intégrité, de sécurité et de confidentialité.

La facture est transformée en un document structuré, adapté au système de gestion interne du client, et envoyé en toute sécurité afin de réaliser sa bonne intégration dans l’ERP du client.

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PARTNER WEB PORTAL

ERP

SUPPLIERACCESS

ORDERS

E-INVOICE

DATA MAPPINGDATA VALIDATIONDIGITAL SIGNATUREFISCAL CONTROLTAX DECLARATIONETC.

Query Download | Editing

STORAGE

24x7AVAILABILITYENGLISH

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INTERNATIONAL SUPPORT CENTERSPANISHITALIAN

GERMAN

Identification des documents commerciaux à échanger entre deux partenaires commerciaux. Configuration des formulaires Web pour réaliser la saisie des données conformément aux besoins des destinataires.

EDICOM est une société internationale ayant des projets actifs dans plus de 65 pays, qui sont eux-mêmes gérés à partir de 8 filiales en Europe, aux États-Unis et en Amérique latine (l’une des régions les plus actives dans le développement de modèles de “Compliant einvoicing”).

Nous sommes une société spécialisée dans le développement de solutions d’intégration de données opérant à l’international depuis 1995.

EDICOM est autorité de certification en Europe ainsi qu’au Mexique et possède l’expérience et la technologie nécessaires pour mettre en place les processus de signature électronique requis dans la grande majorité des systèmes de facturation électronique légale.

Grâce à EDICOM, vous aurez accès à un service support international, disponible dans 7 langues. Ce service est géré par un personnel qualifié et spécialisé dans les processus de “Compliant einvoicing”. Notre centre de support est organisé pour offrir un service dans plusieurs fuseaux horaires, en offrant la possibilité de bénéficier d’un service 24x7.

Garantie de disponibilité du service 99,9% du temps selon le SLA (Service Level Agreement) d’EDICOM.

Nous mettons en place les procédures les plus rigoureuses pour garantir la sécurité de tous vos documents et selon des normes de qualité strictes:

ISO 27001 ISO 20000 ISAE 3402 THIER II DESING

Why choose

EDICOM est une multinationale spécialisée dans la facturation électronique et l’échange de données informatisées (EDI) avec des projets actifs d’intégration de données B2B2G dans plus de 65 pays.

www.edicomgroup.com

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