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Passation d'une commande d'achat

Classification : Public : non Diffusion Université : oui

Référence

PR-DAF-21

Désignation

Cette procédure formalise la passation d’une commande d’achat

Version

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Mots clés

Achat, Commande

Nom Prénom Signature Service Date

Rédigé par

Michèle BRUNIER

Josiane DESCHAMPS

Claude RENIER

UFR SCIENCES

DAF

DAF

04/2014

Validé par

Brigitte Carpentier DAF 01/09/2014

Historique des mises à jour

Responsable de l’actualisation (Nom, Prénom, Service)

Périodicité d’actualisation

Date

Modifié par Description du changement

Services impliqués dans la procédure

- Direction des affaires financières (DAF)

- Direction de la commande publique (DCP) - Composante/laboratoires

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Sommaire

I. Objectifs ............................................................................................ 3

II. Acteurs .............................................................................................. 4

III. Logigramme de la procédure ............................................................. 5

IV. Procédure rédigée ............................................................................. 6

1. Expression du besoin ................................................................. 6

2. Mise en concurrence .................................................................. 7

3. Saisie du bon de commande ....................................................... 7

4. Edition et signature du bon de commande .................................... 9

5. Transmission du bon de commande au fournisseur ...................... 10

V. Conservation des pièces ................................................................. 11

VI. Annexes .......................................................................................... 11

1. Formulaires ............................................................................ 11

2. Mode opératoire ...................................................................... 11

3. Textes de référence ................................................................. 11

4. Autres documents annexes à la procédure .................................. 12

5. Glossaire ................................................................................ 12

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I. Objectifs

Permettre la passation d’une commande d’achat par un gestionnaire dans le respect du code des

marchés publics et de la politique d’achat de l’université.

Le rattachement des charges au bon exercice budgétaire et comptable.

Le respect des délais de paiement fournisseur.

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II. Acteurs

Acteurs Responsabilités Rôles Pièces justificatives à produire

L’acheteur

Il est responsable de :

L’expression initiale de la demande d’achat

et sa formalisation auprès du gestionnaire

L’adéquation de l’achat et la qualité de l’achat par rapport au besoin

S’assurer que son besoin est

précisément défini et que les objectifs majeurs de l’achat sont clairement identifiés et cohérents

Anticiper suffisamment son besoin afin de ne pas entraver le processus de l’achat par des urgences non maitrisables

Faire valider l’opportunité de l’achat par le responsable de son centre financier

Demande d’achat formalisée

Devis des fournisseurs, le cas échéant

Le cas échant, pièces nécessaires à la

mise en place du marché

Le gestionnaire

(SIFAC; SIFAC WEB ;

Polyvalent)

Il est responsable de :

L’application de la procédure d’achat dans le

respect du code des marchés publics et de la politique d’achat de l’université

Du suivi budgétaire de son centre financier De la saisie des engagements budgétaires et

financiers

S’assurer de la disponibilité des

crédits

Saisir les bons de commande, les

faire signer et les transmettre au fournisseur

Assurer le classement et la conservation des pièces justificatives de l’achat

Commande d’achat signée

Le cas échéant, les pièces justificatives de

la mise en concurrence préalable à la

passation de la commande (devis, offre,

annexes, marchés)

Le signataire

Le signataire est l’ordonnateur principal ou

délégué. Il dispose d’une délégation de signature.

Il est responsable de :

L’opportunité de la dépense

De l’engagement juridique de l’établissement

Signer les engagements juridiques

(commandes, marchés publics, contrats)

Selon l’organisation propre de chaque composante/laboratoire, les responsabilités et rôles peuvent être répartis de manière différente.

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III. Logigramme de la procédure

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IV. Procédure rédigée

Cette procédure concerne tous les achats faits par l’université à l’exception des achats de travaux

effectués par le pôle « Travaux » de la DEPIL (Direction du patrimoine Immobilier et de la

Logistique).

Le pôle « Travaux » pilote en central l’ensemble des opérations de travaux réalisées sur les

campus: réhabilitations de bâtiments, restructurations de locaux, gros entretien et renouvellement

d’équipements techniques, mise en sécurité et adaptation d’espaces de travail.

- travaux < 20.000 € sont réalisés par les composantes et/ou UFR,

- travaux >20.000€ et < 3 M€ sont assurés par la DEPIL,

- travaux >3M€ sont conduits par la DDPI.

Les achats effectués pour le compte de l’université doivent être fait dans le respect du code des

marchés publics et de la politique d’achat adoptée par AMU (AIX-MARSEILLE UNIVERSITÉ). Les achats peuvent être distingués en trois grandes catégories :

o les achats de fournitures courantes et services pour toutes les activités de

l’université, HORS activité des entités de recherche

o les achats de fournitures courantes et services pour toutes les activités des entités

de recherche

o les travaux

Pour chaque catégorie d’achat, une procédure interne spécifique est applicable, et est disponible

sur le site de la DCP.

1. Expression du besoin L’acheteur exprime son besoin et le formalise auprès de son gestionnaire. Il est responsable de l’adéquation et de la qualité de l’achat par rapport au besoin exprimé.

Le gestionnaire vérifie la disponibilité des crédits et s’assure de l’accord de l’ordonnateur

sur l’opportunité avant de mettre en œuvre la procédure d’achat.

Le gestionnaire recherche si le besoin est couvert ou non par un marché de l’université :

Si un marché existe, le gestionnaire vérifie le prix de l’achat et les modalités d’exécution du marché

Si le besoin n’est pas couvert par un marché, le gestionnaire vérifie que, pour son niveau de besoin, le montant cumulé des dépenses du groupe de marchandises concerné par l’achat n’est pas dépassé. Il met ensuite en œuvre la procédure de mise en concurrence.

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2. Mise en concurrence

Les procédures de mise en concurrence sont décrites dans la politique d’achat de l’AMU, votée par le conseil d’administration de l’université, et dans les procédures internes « marchés publics » diffusées sur le site de la DCP. Les formulaires d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse (Annexe 4 pour les biens et services ou annexe 2 pour les travaux) prévus dans ces procédures internes doivent être effectués préalablement à la commande.

Ces annexes et les devis s’y rapportant devront être archivés avec la commande d’achat correspondante.

3. Saisie du bon de commande En fonction de son profil le gestionnaire saisit la commande d’achat à l’aide des outils mis à sa

disposition :

- Gestionnaire SIFAC : saisie de la commande d’achat dans SIFAC

- Gestionnaire polyvalent : saisie du formulaire « Commande d’achat » dans l’ENT –

validation de la commande par la DAF (Direction des Affaires Financières) de campus

- Gestionnaire SifacWeb : saisie de la commande d’achat dans SifacWeb – validation de la

commande par la DAF de campus

3.1. Quand faut-il saisir une commande d’achat

Les achats de l’université sont effectués soit dans le cadre d’un bon de commande soit dans le cadre d’un contrat plus élaboré passé suivant une procédure plus ou moins formalisée imposée par

le code des marchés publics (contrat, marché public). Quelque soit la forme de cet engagement, un bon de commande doit être saisi dans

SIFAC. Dans SIFAC, cet engagement se matérialise par différents types de bon de commande :

- Bon de commande « simple » : bon de commande établi pour une prestation à exécution instantanée (exemple : prestation de restauration auprès d’un restaurant local)

- Bon de commande « sur marché » : bon de commande établi pour une prestation plus complexe ou pour une prestation dont l’exécution va s’échelonner dans le temps et qui a fait l’objet d’un marché formalisé (exemple : marché pour l’acquisition d’un matériel ou prestation d’agence de voyages sur un marché à bons de commande,…)

- Bon de commande « Autres commandes » : bon de commande passé auprès d’organisme

ayant déjà effectué les mises en concurrence imposées par le code des marchés publics (exemple : UGAP) ou prestation non soumise aux règles de la computation des seuils (exemple : gratification de stage)

3.2. La saisie du bon de commande

Avant de saisir le bon de commande, le gestionnaire vérifie que le disponible budgétaire est

suffisant sur le centre financier sur lequel il souhaite engager la commande. Cette opération

préalable permet de s'assurer de la disponibilité des crédits avant de procéder à la signature de

l’engagement juridique.

Lors de cette étape, le gestionnaire :

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- Connait le fournisseur auprès duquel il va passer sa commande, et s’assure que celui-ci est

créé dans SIFAC (Cf. PR-DAF-62 création d’un tiers)

- Connait l’existence ou non d’un marché

- Connait le niveau de besoin sur lequel va être imputée la dépense

- Connait la nature du besoin : récurrent ou ponctuel

Les fournitures ou prestations récurrentes sont des fournitures ou services dont on a un

besoin courant et répété.

A contrario, les fournitures ou prestations « ponctuelles » sont des besoins dont la

survenance n’est pas habituelle ou continue. Il est alors nécessaire de rattacher cet achat à

une unité fonctionnelle afin qu’il n’augmente pas le seuil du groupe de marchandises

concerné.

Les modalités de création des unités fonctionnelles pour les besoins ponctuels sont définies

sur le formulaire de création d’unité fonctionnelle disponible sur le site de la DCP.

Le gestionnaire saisit la commande en prenant en compte les remarques suivantes :

La désignation du bien ou du service commandé doit être décrit le plus précisément

possible. o Indiquer les références des produits, o Préciser clairement les quantités dans le libellé si vous faites une commande en

valeur o Préciser clairement la période couverte par les prestations : cette

information permettra le rattachement des charges au bon exercice. Ex : abonnement mars N à février N+1

Le cas échéant, ne pas omettre une ligne de poste pour les frais de livraison ou les frais de

gestion

Pour les commandes de prestations dont l’exécution va s’échelonner dans le temps (contrat/ marché de location, maintenance, téléphonie…)

o prévoir une ligne par échéance de facturation (mensuelle, trimestrielle…) o prévoir une ligne par centre de coût pour les fluides o le montant de chaque ligne doit correspondre au montant contractuel de l’échéance

s’il est fixe, au montant estimé sinon.

Pour les commandes matérialisant un contrat / marché ponctuel se réalisant à 100% sur l’exercice en cours

o le montant est égal au montant convenu dans le marché

Pour les commandes matérialisant un contrat / marché ponctuel se réalisant sur plusieurs exercices

o le montant de la commande doit correspondre au montant estimé de la partie du marché qui se réalisera sur l’exercice en cours ;

o Un nouveau bon de commande doit être saisi dans SIFAC chaque 1er janvier pendant

toute la durée du contrat pour le montant estimé de cette nouvelle année civile. o En cas de reconduction du contrat, un nouveau bon de commande doit également

être saisi. Une seule commande avec différentes lignes de postes permettant les engagements de crédits au fur et à mesure. A chaque nouvelle commande saisie, le fournisseur doit être informé du nouveau numéro de commande à rappeler sur sa facture.

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Le groupe de marchandises correspond au référentiel d’achat NACRES disponible sur le site

de la DCP

Veiller à renseigner correctement le champ « type d’imputation » en fonction de la nature de la prestation (fonctionnement, investissement, maintenance, location…) et de son rattachement ou pas à une opération/convention (éOTP).

Qualification des biens en investissement : Les biens d’une valeur unitaire supérieure ou égale à 800€ hors taxe sont comptabilisés en investissement et constituent ainsi des biens inscrits à l’inventaire de l’université.

S’agissant des ordinateurs, dans le but d’assurer un suivi comptable et physique de ces biens, ceux-ci sont répertoriés à l’inventaire et comptabilisés en investissement lorsque leur valeur unitaire est supérieure ou égale à 600€ hors taxe.

Le gestionnaire vérifie, après la saisie du groupe de marchandise et de l’imputation de l’achat en fonction de la nature de la prestation, que le compte comptable dérivé est correct. En cas d’incohérence il saisit la cellule assistance SIFAC.

Le fond doit être renseigné uniquement s’il s’agit d’une dépense financée par la taxe d’apprentissage (cf procédure PR-DAF-63 Taxe d’apprentissage). Dans ce cas mettre Fond = 35 « taxe d’apprentissage ». Sinon, mettre « NA » dans le champ Fond. Les commandes imputées sur le fond « taxe d’apprentissage » ne doivent être imputées sur aucun éOTP

Le secteur de TVA et le code TVA de chaque ligne de commande

La devise de facturation est automatiquement dérivée du fournisseur dans la commande

Les informations suivantes doivent être renseignées si elles sont connues du gestionnaire : o Date de livraison souhaitée o Adresse de livraison

3.3. Les pièces justificatives de la commande

Le gestionnaire attache à la commande dans SIFAC les documents nécessaires pour l’agence

comptable.

L’annexe AU-AC-120 recense toutes les pièces à produire au comptable et précise à quel moment

les communiquer. Les pièces à joindre à la commande sont donc indiquées dans ce document. L’annexe AU-AC-121 précise l’intitulé que doit porter le fichier attaché dans SIFAC selon la nature des pièces.

Le gestionnaire doit conserver avec la copie de la commande :

- Les annexes prévues par les procédures de la DCP et les devis s’y rapportant ;

- L’ordre de mission signé si la commande concerne des frais de déplacement.

4. Edition et signature du bon de commande

Le gestionnaire édite l’original du bon de commande.

Il remet l’original à la signature de l’ordonnateur. Une fois signée, il fait deux copies de la

commande signée:

- l’une qu’il conserve dans un classeur de « commandes en attente de service fait »

- l’autre qu’il remet à la personne en charge de la réception, dans le cas où cette personne est différente du gestionnaire

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5. Transmission du bon de commande au fournisseur

5.1. Les bons de commandes qui reflètent un engagement juridique déjà existant

(contrat, marché) ne doivent pas être envoyés au fournisseur, ni signées par l’ordonnateur :

l’engagement juridique a été signé et notifié au titulaire du contrat ou du marché et vaut bon de

commande.

Cependant, le gestionnaire doit communiquer au fournisseur :

- L’adresse du service facturier : AIX MARSEILLE UNIVERSITE Agence comptable Service facturier « Recherche » ou « Bâtiment » ou « Hors recherche » (selon le CF de la commande) 3, place Victor Hugo

13003 MARSEILLE

- Le numéro de référence SIFAC commençant par 4500XXXXX à rappeler sur chaque

facture en précisant clairement l’objet du contrat : type de prestations, numéro du contrat fournisseur, référence de la machine, lieu, …

Cette communication peut être faite par mail, fax ou courrier. Un exemple de lettre est disponible

dans le document DAF-FO-211. Une nouvelle communication doit être effectuée en début d’année

civile pour les marchés se poursuivant sur plusieurs exercices et qui font ainsi chaque année l’objet

d’une nouvelle commande dans SIFAC.

5.2. Tous les autres bons de commande doivent être transmis au fournisseur : bons

de commande pour l’exécution de prestation à exécution instantanée ou bons de commande

en référence à un marché à bon de commande.

Exemples:

- Bon de commande simple : achat de petites fournitures de laboratoires non couvertes par un

marché

- Bon de commande sur un marché à bon de commande : achat de papier de photocopieurs

Le gestionnaire vérifie que l’adresse de facturation indiquée sur le bon de commande est

celle du service facturier rattaché au CF de la commande (cf supra)

Le gestionnaire ou l’acheteur, en fonction de l’organisation propre de la composante/du laboratoire,

envoie, accompagné des conditions générales d’achat de l’AMU, l’original de la commande signé au

fournisseur.

L’original de la commande signée est transmis au fournisseur, accompagné des conditions d’achat

de l’AMU.

Les conditions d’achat sont disponibles sur le site de la DCP.

A noter : Toutes les factures doivent être adressées directement au service facturier.

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V. Conservation des pièces

Quand Qui Pièces à

archiver

Classement Type de

classement

Durée de

conservation

Au moment

de la

passation de

la commande

Le

gestionnaire

Bon de

commande

signé

Les pièces

justificatives

du marché :

mise en

concurrence

(MAPA),

Annexes,

devis des

fournisseurs

Par fournisseur

puis par

numéro de bon

de commande

Alphabétique

puis bon de

commande par

ordre

décroissant

10 ans en

attendant le

référentiel

archives

VI. Annexes

1. Formulaires

FO-DAF-210 Demande de création de commande ou service fait

FO-DAF-211 Lettre type communication adresse du service facturier

2. Modes opératoires

MO-DAF-210 Saisie d’une commande d’achat dans SIFAC

3. Textes de référence

Code des marchés publics

Ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005

Instruction codificatrice n° 11-017-B du 22 août 2011: Nomenclature des pièces justificatives de

l’état

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4. Autres documents annexes à la procédure

AU-AC-120 : Pièces à produire au comptable. Les pièces à joindre à la commande sont indiquées

dans ce document.

AU-AC-121: Codification des fichiers à insérer dans SIFAC en tant que pièces jointes.

Annexe C des procédures internes d’achat : Conditions générales d’achat de l’AMU (disponible sur le

site de la DCP)

5. Glossaire

a. Nomenclature des procédures :

PR : procédure

FO : formulaire

MO : mode opératoire

TX : textes de références

GU : guide

AU : Autres documents

b. Les symboles du logigramme :

Symboles Signification

Début de procédure

Traitement ou opération administrative (description succincte avec si nécessaire une note en bas de page)

Production d’un document ou plusieurs documents

Oui

Non

Prise de décision. Situation entrainant une réponse particulière.

Archivage physique ou virtuel

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Circulation physique de documents

Circulation d’information (par mail, via un logiciel informatique… ): indiquer dans une zone de texte le mode de circulation

Renvoi vers une autre procédure ou vers une autre page

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Renvoie vers une note en bas de page

Fin de procédure

Mode de circulation