PASSEPORT POUR VOTRE RECONNAISSANCE - Ecocert€¦ · PASSEPORT POUR VOTRE RECONNAISSANCE ISO 14001/ EMAS / OHSAS 18001 / ISO 9001 / ISO 50001 ECOCERT ENVIRONNEMENT a pour mission

Ref.Mpre.002.30 - Passeport ECOCERT Environnement 1/43

ECOCERT Environnement SAS au capital de 37 000,36€– 36, boulevard de la Bastille – F-75012 Paris - SIREN 409 982 709 RCS PARIS Tél. +33 (0)1 53 44 74 44 – Fax : +33 (0)1 73 01 79 34 – www.ecocert.com

PASSEPORT POUR VOTRE

RECONNAISSANCE ISO 14001/ EMAS / OHSAS 18001 / ISO 9001 / ISO 50001

ECOCERT ENVIRONNEMENT a pour mission d’évaluer la conformité des Systèmes de Management Environnementaux, de l’énergie de la Sécurité et de la Qualité. ECOCERT ENVIRONNEMENT s'adresse à tout type d'entité industrielle, de service, de collectivités territoriales, d’administration, etc. Le fonctionnement d'ECOCERT ENVIRONNEMENT est conforme à l'ensemble des normes relatives aux critères d'accréditation d'un organisme vérificateur et certificateur et possède, de plus, ses propres critères de qualité et de professionnalisme. La charte ECOCERT ENVIRONNEMENT est accessible sur notre site Internet (http://www.ecopass.fr/documents-a-telecharger.html).



SOMMAIRE

CHAPITRE 1 PRESENTATION GENERALE D'ECOCERT ENVIRONNEMENT 3

1. PRESENTATION ECOCERT ENVIRONNEMENT 4 2. ORGANISATION ECOCERT ENVIRONNEMENT 6 3. ECOCERT ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE 7 4. POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE ECOCERT ENVIRONNEMENT 8 5. ACCREDITATION COFRAC 9

CHAPITRE 2 REFERENCES D'ECOCERT ENVIRONNEMENT 10

REFERENCES D’ECOCERT ENVIRONNEMENT 11

CHAPITRE 3 LE RESEAU D’AUDITEURS D'ECOCERT ENVIRONNEMENT 12

1. PROCESSUS DE QUALIFICATION DES AUDITEURS 13 2. L’EQUIPE D’AUDIT 14

CHAPITRE 4 L’ORGANISATION DE VOS AUDITS 16

1. SON ORGANISATION 17 2. NOTRE METHODOLOGIE 20

1. CRITERES ET OBJECTIFS DE L’AUDIT 20 2. AUDIT DE CERTIFICATION 22 3. AUDIT DE SUIVI 24 4. AUDIT DE RENOUVELLEMENT DE CERTIFICATION 27

3. EVOLUTION DES NORMES ISO 31 1. ECHEANCES DE VALIDITE DES NORMES : 31 2. MODALITES D’AUDIT DES ENTITES CERTIFIEES SELON LES NORMES ISO 9001:2008 ET/OU ISO 14001:2004 : 31 3. OUTILS MIS A VOTRE DISPOSITION : 31

4. APPROCHE MULTI-SITES 32 5. OUVERTURE ET CLOTURE D’UNE JOURNEE 33 6. RAPPORT D’AUDIT 35 7. MODE DE CLASSEMENT DES CONCLUSIONS D’AUDIT 36 8. DECISIONS DE CERTIFICATION 36 9. APPELS, PLAINTES ET CONTESTATIONS 39 10. INFORMATIONS RELATIVES AUX MODIFICATIONS APPORTEES AU PROCESSUS DE CERTIFICATION ET DE VERIFICATION 39

CHAPITRE 5 CERTIFICATS ET COMMUNICATION 40

CHAPITRE 6 GLOSSAIRE 42



Chapitre 1

Présentation générale d'ECOCERT Environnement

1. Présentation d’ECOCERT Environnement

2. Organisation d’ECOCERT Environnement

3. ECOCERT Environnement et le Développement Durable

4. Politique environnementale ECOCERT Environnement

5. Accréditation COFRAC



1. Présentation ECOCERT Environnement

La société ECOPASS est une Société par Actions Simplifiée créée en novembre 1996 par Gras Savoye, premier courtier d'assurances français, au lendemain de la diffusion de la norme environnementale internationale ISO 14001.

Le chiffre d'affaire réalisé par ECOCERT ENVIRONNEMENT - ECOPASS :

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

CA en k€ 1 392 2 116 2 650 2 850 2 430 3 200 3 350

Début 2005, ECOPASS a rejoint le groupe ECOCERT, présent dans plus de 80 pays dans le monde et leader français de la

certification des produits agricoles et agro-alimentaires.

Le groupe ECOCERT s’affirme ainsi comme le centre de compétences de référence en France, en Europe et à

l'international, dans la reconnaissance des démarches environnementales à la fois des produits, cœur de métier actuel

d’ECOCERT, et en système de management, cœur de métier d’ECOPASS.

Le 29 juin 2011, ECOPASS devient ECOCERT ENVIRONNEMENT et conserve sa marque commerciale ECOPASS.

La société compte aujourd’hui 20 personnes (dont 10 cadres) salariées dont 7 auditeurs et s’appuie sur un réseau

d’auditeurs et d'experts externes composé de 38 membres. L'effectif d'ECOCERT Environnement était de 9 personnes en

2010 (dont 7 cadres) et 7 personnes en 2009 (dont 4 cadres).

Structure souple et réactive, tous les salariés d’ECOCERT Environnement sont des spécialistes des Systèmes de

Management dans des domaines complémentaires. Cette organisation permet la capitalisation d’un savoir-faire

singulier.

ECOCERT Environnement est le troisième organisme en France en part de marché pour la certification des systèmes

de management environnementaux et leader européen pour la certification environnementale des Collectivités

Territoriales et des gestionnaires de Territoires.



ECOCERT Environnement travaille pour ses audits, en équipe projet, mettant à profit ce centre de compétences, qui

inclut notre réseau d’auditeurs et d'experts. ECOCERT Environnement est alors le garant des méthodologies mises en

œuvre, des échéanciers et de la gestion des ressources.

Chaque auditeur est qualifié au sein du réseau ECOCERT Environnement selon un processus strict au vu de ses

formations et de son expérience (se référer au chapitre 3).

D’autre part, ECOCERT Environnement s’appuie, depuis sa création, pour le choix dans ses orientations déontologiques,

et pour garantir son impartialité, sur les avis d’un Comité d’Ethique représentant l'ensemble des intérêts engagés dans

le processus de certification et de vérification.

Ce Comité d’Ethique est composé de personnalités d'un haut niveau de compétence et de responsabilité

(administrations, entreprises, collectivités locales, assurances, etc.).

A l’issue des audits réalisés par ECOCERT Environnement, chaque dossier est soumis à notre Comité de Certification, composé de personnalités (sur les mêmes bases que notre Comité d’Ethique), afin d’être le garant de l’harmonisation de nos expertises et d’émettre un avis sur la certification des entités candidates.

Le groupe ECOCERT est présent dans plus de 80 pays dans le monde et leader français de la certification des produits

biologiques et équitables.



2. Organisation ECOCERT Environnement

Nous reconnaissons et valorisons la performance de vos activités, produits, services et organisation en les évaluant par rapport à des référentiels robustes et exigeants. Dans ce cadre, ECOCERT Environnement met ses compétences à votre service via quatre grands pôles, ci-après détaillés.

CONTROLE, VERIFICATION, CERTIFICATION

Système de Management du Développement Durable :

- Environnement : certification ISO 14001, vérification EMAS, référentiels privés,

- Qualité et Santé-Sécurité : certification ISO 9001 et OHSAS 18001,

- Energie : Certification ISO 50001,

- Responsabilité sociétale : label ECOCERT 26000 et certification ISO 20121,

- Ethique et social : audits sociaux et commerce équitable,

- Vérification des rapports extra-financiers.

Contrôle réglementaire :

- VHU : Attestation de conformité relative à l’agrément Véhicules Hors d'Usage,

- Règlement 333/2011 : Vérification du système de management de la qualité en conformité au règlement

333/2011.

Gestion écologique des territoires :

- Espaces végétalisés : label ECOCERT Eve® (Espace végétal écologique) & Golf Ecodurable,

- Agroforesterie / Gestion forestière durable : Référentiel PEFC,

- Gestion de la qualité des eaux de baignades,

- Evaluation de l’impact biodiversité.

Changement climatique et impact écologique

- Affichage environnemental : vérification des données et allégations,

- Compensation écologique : évaluation de la conformité de projets permettant de générer des crédits carbone

selon des référentiels reconnus sur le marché volontaire (VCS….),

- Référentiel « Reforestation Solidaire » pour garantir une compensation à haute valeur écologique et sociale,

- Mesure d’impact : réalisation et/ou vérification de la conformité d’ACV (Analyse du Cycle de Vie).

INGENIERIE DE CERTIFICATION ET LABELS

Organisme prônant la protection de l’Homme et de l’Environnement, l’entreprise est active dans le développement de

référentiels sociétaux au service de votre ambition.

GREEN ACADEMY

Pour l’amélioration des compétences. ECOCERT Environnement propose des formations sur l’ensemble des enjeux et

référentiels proposés.

EXPERTISE SOCIETALE

ECOCERT Environnement met à votre disposition son expertise et ses compétences dans le cadre d’études centrées sur

les enjeux qui vous concernent.



3. ECOCERT Environnement

et le Développement Durable

Un partenariat avec différents acteurs dans le domaine du Développement Durable a été mis en œuvre par ECOCERT

Environnement. Cela afin d’apporter une expertise externe aux entités cherchant à valider leur organisation, données,

indicateurs et outils de communication.

Une expertise reconnue

Fort de notre expertise accumulée dès 1997 sur la certification des systèmes de management (de l’environnement avec

l’ISO 14001, de la qualité avec l’ISO 9001, de la santé et sécurité au travail avec l’OHSAS 18001, de l’énergie avec l’ISO

50001), dans les domaines privé et public, ECOCERT dispose aujourd’hui d’une vision systémique des impacts et

interactions sociétales.

Une technicité historique

A partir d’une analyse exhaustive puis sélective des référentiels de développement durable, ECOCERT Environnement

développa dès 2007 un outil d’analyse de la RSE compilant les exigences les plus représentatives des référentiels

existants, ce diagnostic développement durable proposait à tout type d’acteur une évaluation méthodologique et

complète de leur démarche de développement durable.

Après 5 années de négociations et une mobilisation internationale sans précédent ; la norme ISO 26000 fut enfin éditée en novembre 2010, définissant ainsi les grandes questions et les axes sur lesquels les organisations doivent concentrer leurs actions afin d’intégrer les principes de responsabilité sociétale au cœur de leur système.

Fort de notre expérience et de notre positionnement, ECOCERT Environnement fit donc évoluer sa méthodologie vers un nouvel outil d’évaluation de la RSE, beaucoup plus complet, renforcé par les exigences de l’ISO 26000 et reprenant de façon transparente les 7 domaines d’action et 36 lignes directrices de la nouvelle norme.

Des prestations neutres en carbone

L’exemplarité étant l’une de nos valeurs fondatrices, nous avons entrepris dès le mois de mai 2007 la réalisation de

notre propre Bilan carbone, soutenu par l’ADEME Ile de France, dans une première perspective de réduction de nos

émissions dues à nos interventions, mais surtout avec comme objectif d’en compenser la part irréductible. Nous

sommes donc aujourd’hui en mesure de proposer des prestations « carbone neutre ».



4. Politique environnementale

ECOCERT Environnement

Le groupe ECOCERT s’affirme comme le centre de compétences de référence en France et à l'international, dans la reconnaissance des démarches de développement durable pour les produits biologiques, équitables et les systèmes de management environnemental (ISO 14001 & EMAS).

La marque ECOCERT - Une légitimité acquise ECOCERT est un acteur historique et engagé dans la certification biologique, devenu leader mondial de l’éco-certification.

Notre notoriété à votre service La reconnaissance de la marque ECOCERT par les consommateurs de produits biologiques est un atout pour la crédibilité de votre démarche auprès des usagers.

Notre démarche éco-participative - Bilan carbone & compensation

- Suite à notre premier Bilan Carbone en 2007, renouvelé tous les deux ans, nous incitons notre Communauté à s’engager dans un programme de réduction des émissions de GES.

- Le Groupe Ecocert s’engage par ailleurs dans un programme de compensation carbone

des émissions incompressibles : 1er organisme certificateur « compensé 100% carbone

».

Notre GREEN management

- Sensibilisation du personnel du siège par des actions environnement et des auditeurs terrain dans leurs pratiques.

- Création de relais Green Connection assurant la communication et la sensibilisation du personnel au sein des équipes.

- La mise en œuvre de notre reporting développement durable permet de partager les bonnes pratiques et d’assurer le suivi des indicateurs de développement durable.

Siège social à énergie positive

Le 3ème plus grand bâtiment tertiaire à énergie positive en Europe.

- 2025 m² / 4 niveaux, - 500 m² panneaux solaires,

- Performance énergétique de 31,8 KWhep/m²,

- Usage de matériaux naturels (bois, paille, lin, fibre de bois….),

- Confort d’ambiance.



5. Accréditation COFRAC

ECOCERT Environnement est accrédité par le Comité Français d'Accréditation (COFRAC), pour ses activités de

certification selon la norme ISO 14001, ISO 9001, ISO 50001, PEFC et le règlement EMAS. (cf. portée d’accréditation

disponible sur www.cofrac.fr.).

ECOCERT Environnement est également agréé par le Ministère de l’Ecologie pour l'application du Règlement Européen

EMAS.

Forte d'une expérience dans la vérification des déclarations environnementales dans le cadre de l'application du

règlement EMAS, ECOCERT Environnement met à disposition du Ministère de l’Ecologie cette compétence très

spécifique qui ne peut se construire qu'à travers un retour d'expérience ancien.



Chapitre 2

Références d'ECOCERT Environnement



Références d’ECOCERT Environnement

Grâce à son positionnement d'expert, ECOCERT Environnement a su obtenir la confiance de nombreux partenaires, des

PME, TPE aux grands sites industriels, des exploitations de carrières aux sites de production automobile, des exploitants

de réseau d'assainissement aux zones d'activité, des Collectivités Territoriales aux gestionnaires de territoire.

Dès 1997, ECOCERT Environnement s'est positionné comme le partenaire des collectivités territoriales et des

gestionnaires de territoire (communes, communautés de communes, communautés d'agglomérations, SEM,

gestionnaires de zone d'activité, aéroports, aménageurs publics et privés, forêts, etc.) pour la validation de leurs actions

environnementales et qualité.

Dans ce cadre, ECOCERT Environnement a conduit diverses missions d'ingénierie de certification pour orienter les choix

stratégiques dans la mise en place de système de management.

Grâce à ce positionnement « pionnier », ECOCERT Environnement est aujourd'hui l’un des rares organismes à avoir une

réelle expérience dans la certification d'entités appartenant à ce secteur d'activité.

Nos principales références dans votre secteur d’activité sont les suivantes :

ENTITES DEPARTEMENT VILLES PERIMETRES



Chapitre 3

Le réseau d’auditeurs d'ECOCERT Environnement

1. Processus de Qualification des Auditeurs

2. L’équipe d’audit



1. Processus de Qualification des Auditeurs

(1) Pré-qualification en fonction de trois critères : - La formation : de la formation initiale aux formations continues, - L'expérience dans le domaine de l'Environnement, de l’énergie, de la Qualité, de la Santé-Sécurité et de l'audit, - La durée de l'expérience : un minimum de trois ou quatre années d'expérience est demandé (en fonction de la formation initiale) dans, ou en relation étroite avec, le monde industriel et/ou les collectivités locales, à un poste à dominante technique. (2) Qualification / déqualification : Lors de la 1ère qualification au sein du réseau d’auditeur ECOCERT Environnement, le candidat participe à une mission d’audit de certification au sein d'une équipe d'audit ECOCERT Environnement. Ses compétences et comportements sont jugés par le Responsable d’audit. Par ailleurs, un système de contrôle et d’évaluation des auditeurs permet un suivi continu des compétences du réseau. Une déqualification peut être prononcée en cas de non-respect des critères de qualification.

Demande de qualification Pré-Qualification (1) Audit

Qualification /

déqualification (2)

Contrôle et maintien

de la compétence

Audit

Observations

Ponctuelles

Réunion

Réseau

Auditeur

Audit

spécifique

d’observation

Questionnaire

Annuel de

qualification

Questionnaire

Satisfaction

Client



2. L’équipe d’audit

Le choix d’une équipe d’audit et les dates de planification de l’audit sont proposés, dès la réception de la proposition de certification signée. L'équipe d'audit, est composée d'un responsable d’audit ou de vérification, éventuellement accompagné d’auditeurs ou d'experts dont les compétences coïncident avec l'activité exercée. Rappel des rôles et responsabilités :

Termes Définition

Guide Personne nommée par le client pour assister l'équipe d'audit. Si nécessaire, l’audité peut aussi agir en tant que guide.

Chaque auditeur doit être accompagné d'un guide, à moins qu'il n'en soit convenu autrement entre le responsable de l'équipe d'audit et le client. Le(s) guide(s) est(sont) mis à la disponibilité de l'équipe d'audit pour faciliter l'audit.

NOTE Les responsabilités d'un guide peuvent consister à

a) établir des contacts et organiser des entretiens,

b) organiser des visites dans des parties spécifiques du site ou de l'organisme,

c) s'assurer que les règles concernant les procédures d'hygiène et de sécurité du site sont connues et respectées par les membres de l'équipe d'audit,

d) être témoin de l'audit pour le compte du client, et

e) fournir des éclaircissements ou des informations sur demande d'un auditeur. Responsable

d'audit (RA) Il est chargé de réaliser le planning d'audit, de mener les réunions d'ouverture et de clôture, de mener l'audit selon la méthodologie d'ECOCERT ENVIRONNEMENT, de compléter les documents d’ECOCERT ENVIRONNEMENT servant à rédiger le rapport, de valider les remarques des audits précédents et de valider toutes les fiches de non-conformité émises lors de l'audit, sauf celles validées en interne par le service Qualité ECOCERT ENVIRONNEMENT; Il doit également tenter de résoudre toute divergence d'opinion entre l'équipe d'audit et le client sur les preuves ou les constats d'audit.

On attend du responsable d’équipe d’un audit combiné ou intégré qu’il possède des connaissances approfondies d’au moins une des normes et qu’il soit sensibilisé aux autres normes utilisées pour cet audit spécifique.

Auditeur (A) Il est chargé de mener l'audit selon le planning établi par le responsable d'audit et selon les prescriptions de celui-ci, il doit référer des éventuels écarts détectés au responsable d'audit;

Expert 'Personne apportant à l’équipe d’audit des connaissances ou une expertise spécifique. Ces connaissances ou ces expertises spécifiques sont relatives :

- à l’organisme,

- au processus,

- à l'activité auditée,

- ou elles consistent en une assistance linguistique ou culturelle. Le rôle des experts techniques pendant une activité d’audit doit être convenu entre l’organisme de certification et le client avant le démarrage de l’audit. Au sein de l’équipe d’audit, un expert technique ne doit pas agir en tant qu’auditeur. Les experts techniques doivent être accompagnés d’un auditeur. Les experts techniques peuvent fournir des conseils à l’équipe d’audit lors des phases de préparation, de planification ou d’audit

Vérificateur

(règlement

EMAS)

Il est chargé de réaliser le planning d'audit, de mener les réunions d'ouverture et de clôture, de mener l'audit selon la méthodologie d'ECOCERT Environnement, de compléter les documents ECOCERT Environnement servant à rédiger le rapport, de valider les remarques des audits précédents et de valider toutes les fiches de non-conformité émises lors de l'audit, sauf celles validées en interne par le service Qualité ECOCERT Environnement, il est également chargé de faire des recommandations et de valider la déclarations environnementale afin qu' ECOCERT Environnement émette une attestation de vérification.



Termes Définition

Observateur Personne qui accompagne l'équipe d'audit, mais qui n'audite pas.

NOTE : Les observateurs peuvent être des membres de l'organisme du client, des consultants, du personnel d'un organisme d'accréditation, des régulateurs ou toutes autres personnes dont la présence est justifiée.

La présence d'observateurs pendant une activité d'audit et sa justification doivent être convenues entre ECOCERT Environnement et le client avant le démarrage de l'audit. L'équipe d'audit doit s'assurer que les observateurs n'influencent pas ou ne perturbent pas le processus d'audit ou les résultats de l'audit.

NOTE Les observateurs peuvent être des membres de l'organisme du client, des consultants, du personnel d'un organisme d'accréditation, des régulateurs ou toutes autres personnes dont la présence est justifiée.

Auditeur en

formation Personne participant à l’audit accompagné d’un évaluateur. L'évaluateur doit avoir les compétences nécessaires pour prendre le contrôle des tâches et assurer la responsabilité finale des actions et des résultats de l'auditeur en formation (responsable d’audit).

L’entité candidate a la possibilité de récuser l’équipe dans les 48 heures.

Dans le cas d’une récusation, ECOCERT Environnement s’engage dans une durée maximale de sept jours à soumettre à

l’entité candidate une proposition d’un nouvel auditeur.

Pour votre projet de certification initiale, l'équipe d'audit possédera les compétences suivantes :

- Connaissance et pratique de l'ISO 9001 et/ ou l’ISO 14001 et/ou l’OHSAS 18001.

- Connaissances du secteur d’activité.



Chapitre 4

L’organisation de vos audits

1. Son organisation

2. Notre Méthodologie

3. Approche multi-sites

4. Ouverture et Clôture de fin de journée

5. Rapport d’audit

6. Mode de classement des conclusions d’audit

7. Décision de certification

8. Appels, Plaintes et Contestations

9. Informations relatives aux modifications apportées aux processus de certification et/ou de

vérification.



1. Son organisation

Les relations entre ECOCERT Environnement et l’entité candidate sont assurées par :

Référent unique :

- L’assistante qualité : Léa MAZE (tel : 01.53.44.74.44 ; mail : [email protected]) Contact unique

- Autre contact : - La responsable Certification Systèmes : Karine MARTINS (tel : 01.53.44.74.40 ; mail :

[email protected]).

Ainsi, l’équipe ECOCERT Environnement s'assure des contacts commerciaux dans le respect de l'appel d'offre,

supervise les audits, traite tous les événements satellites aux audits et centralise les questionnaires de

satisfaction. Cette équipe répond aux demandes d'informations de l’entité candidate et centralise le retour

d'expériences des audits.

Un entretien préalable peut être prévu avec les représentants de l’entité candidate, sur demande de ces derniers. Cet entretien peut avoir pour objectif d’éclaircir des points de planification ou en lien avec le déroulement des audits. ECOCERT Environnement est soucieux de satisfaire au mieux les attentes de ses entités candidates, car nous attachons une importance fondamentale à la qualité de nos prestations. Les dates d’audit seront planifiées selon les disponibilités des différents services et direction de l’entité candidate et selon les disponibilités des auditeurs à la date d’acceptation de la proposition de certification. Les audits de suivi 1 et les audits de suivi 2 auront lieu, respectivement, un an et deux ans après l’audit de certification initiale ou après chaque audit de renouvellement. Obligation de l’entité candidate : L’entité candidate ou certifiée doit informer sans délai des questions qui peuvent compromettre la capacité du système de management à continuer de se conformer aux exigences de la ou des normes utilisées pour la certification, par exemple des modifications concernant : a) son statut juridique, commercial, ses propriétaires ou l’organisation ; b) l’organisation et le management (par exemple le personnel clé tel que les dirigeants, les décisionnaires ou les techniciens) ; c) les coordonnées de la personne à contacter et les sites principaux ; d) le périmètre des opérations réalisées dans le cadre du système de management certifié ; e) les modifications importantes apportées au système de management et aux processus. En fonction des informations fournies, ECOCERT Environnement prendra des dispositions exécutoires (par exemple : décision de maintenir l’audit, d’adapter la durée d’audit, de réduire le périmètre, etc.) qui pourront aller jusqu’à suspendre ou retirer la certification en cas de manquement au maintien de la conformité aux exigences du système de management.



Précisions liées aux audits de vérification EMAS :

À la demande d’une petite organisation, les organismes compétents réduisent à une fois tous les quatre ans au maximum, au lieu d’une fois tous les trois ans, le renouvellement de l’enregistrement, ou à une fois tous les deux ans au maximum, au lieu d’une fois par an, la fréquence des audits de suivis, pour autant que le vérificateur environnemental qui a soumis l’organisation à une vérification confirme que les conditions suivantes sont réunies : - Il n’existe pas de risque environnemental significatif (annexe VI) ; - L’organisation n’a pas prévu d’apporter des modifications substantielles ; et - Il n’existe pas de problème environnemental important au niveau local auquel l’organisation contribue. En outre, les règles d’échéance à respecter pour la planification des missions de certifications sont applicables pour les vérifications EMAS. Rappel : Les organisations bénéficiant de la dérogation (dont le suivi est tous les deux ans), transmettent leur déclaration environnementale (déclarations simplifiées et la nouvelle déclaration annuelle) mise à jour et non validée par un vérificateur EMAS, au COFRAC chaque année.



Les différentes phases de l’audit :

1. Demande de vérification ou de certification

3 semaines

AU

DIT

2. Envoi d'une proposition d'intervention technique et

financière

3. Accord de l'entité

4. Demande de documents auprès de l’entité et envoi du

planning (15 jours avant l’audit).

5. Etude documentaire hors site

6. Etude préliminaire (uniquement pour la

certification initiale) sur site

7. Audit opérationnel sur site

Etap

e 1

Et

ape

2

Emission éventuelle de Non-conformité (NC)


10 jours

Année n+2

Année n+1

Emission éventuelle et traitement des éventuelles

NC

9. Certification

Comité de Certification d’ECOCERT Environnement

Pour la vérification EMAS

: Validation de la déclaration environnementale

10. Audit de suivi 1

10. Audit de suivi 2

15 jours



2. Notre Méthodologie

1. Critères et objectifs de l’audit

Les critères d’audit servant de référence pour la détermination de la conformité sont :

� Les exigences de(s) (la) norme(s) ISO 14001 et/ou ISO 9001 et/ou EMAS et/ou OHSAS 18001 et/ou ISO 50001 ; � Les processus définis et la documentation du système de management élaboré par l’entité candidate.

Les objectifs de l’audit :

� Déterminer la conformité de votre système de management par rapport aux critères de l’audit ;

� Consolider, vérifier et s'assurer de la fiabilité des informations contenues dans les documents reçus lors des

phases précédentes,

� Déterminer l’efficacité du système de management pour assurer que l’organisation de l’entité peut

raisonnablement s’attendre à atteindre ses objectifs spécifiés;

� Rechercher les éventuels écarts avec les exigences opérationnelles des référentiels de certification,

� Rencontrer les personnes concernées par la mise en œuvre et le suivi du système de management mis en

place.

� Déterminer la capacité du système de management à assurer que votre organisation répond aux exigences

légales, réglementaires et contractuelles applicables ; (un audit de certification d’un système de management

n’est pas un audit de conformité juridique) ;

� Identifier les parties du système de management susceptibles d’être améliorées.

� Confirmer la pertinence du domaine d’application et du périmètre du Système de Management de l’Énergie

pour chaque audit, notamment Vérifier qu’aucune source d’énergie n’a été exclue. Attention, la faisabilité de

l’audit peut être remise en cause si cette condition n’est pas validée (ne concerne que l’ISO 50001).

Le déroulement de la visite :

� Conduite d'une réunion d'ouverture avec le responsable de l'entité pour rappeler les objectifs de la visite,

valider le planning de(s) la journée(s) avec les personnes à rencontrer et présenter l’équipe d’audit ECOCERT

Environnement,

� Réponses aux différentes questions touchant à la certification des systèmes de management,

� Visite effective du site et/ou des activités,

� Inventaire et analyse de la doc,

� Documentation référencée et réalisation des vérifications ponctuelles,

� Conduite des entretiens avec différentes personnes,

� Conduite d'une réunion de clôture où les principales non-conformités sont présentées et discutées.

Pour atteindre ces objectifs, les audits sont basés sur une revue détaillée de l'architecture du système de



management. Ainsi, outre des entretiens avec le personnel, afin qu'il présente les métiers et l'intégration des exigences environnementales et/ou énergie et/ou qualité et/ou sécurité dans les activités au quotidien, les visites terrain permettront de valider les actions engagées et la maîtrise opérationnelle des équipements et des activités. ECOCERT Environnement propose ainsi de faire ressortir du système de management audité les points forts et les axes d'amélioration hiérarchisés. Les conclusions sont données accompagnées d'indicateurs (voir les annexes dans le rapport d’audit) permettant de visualiser la bonne maîtrise du système de management. Lors de l'audit de renouvellement, toutes les activités et sites concernés par le domaine d’application et le périmètre de certification seront rencontrés ou visités. L'audit de renouvellement permet également de refaire une sensibilisation du personnel.

A la suite des conclusions du responsable d’audit ainsi que de ses préconisations, ECOCERT Environnement peut instituer des mesures de vigilance si des modifications importantes sont apportées au système ou si des éléments extérieurs le justifient. Un audit complémentaire pourra être alors nécessaire afin de s’assurer de la bonne prise en compte de ces modifications ou évolutions. Schéma récapitulatif des échéances d’un cycle de certification :



2. Audit de certification

L'audit de certification initiale d'un système de management doit être mené en deux étapes: Étape 1 et Étape 2.

Pour déterminer l'intervalle entre l'Étape 1 et l'Étape 2, il faut prendre en considération ce dont l’entité candidate aura besoin pour résoudre les éventuels problèmes identifiés au cours de l'audit d'Étape 1 (maximum 6 mois entre l’étape 1 et l’étape 2).

Les dispositions pour l'Étape 2 peuvent également avoir besoin d’être revues.

Si des modifications significatives susceptibles d’affecter le système de management interviennent, il peut être nécessaire de répéter tout ou partie de l’étape 1.

- Etape 1 : analyse documentaire (hors site) + audit préliminaire (sur site) (détails et objectifs ci-après) ;

L'audit de certification peut être arrêté à la fin de l'étape 1 et entrainer le report ou l’annulation de l’étape 2, si des écarts, pouvant remettre en cause le déroulement de l'étape 2, sont constatés (exemple : absence de revue de direction, absence d'audit interne, le niveau de mise en œuvre du SM atteste que le client n’est pas prêt pour l'étape 2).

- Etape 2 : audit opérationnel (sur site).

Cette étape peut se dérouler accolée ou non à l’étape 1 en fonction des écarts détectés.

Détails et objectifs de l’Etape 1 :

Etude documentaire

L’étude documentaire réalisée par le responsable d’audit (hors site) permet :

� de valider les autorisations à anticiper, les contrats liés à la sécurité,

� d'auditer la documentation du système de management mis en place par le client,

� d'évaluer le lieu et les conditions spécifiques au site du client (notamment si une partie de l’audit est réalisée par voie électronique, ou si le site à auditer est virtuel, validation que l'équipe d'audit détient les compétences appropriées),

� de procéder à une revue de l'état de l'organisme client et de sa compréhension des exigences de la norme, notamment en ce qui concerne l'identification des performances clés ou des aspects, des processus, des objectifs et du fonctionnement significatifs du système de management,

� de réunir les informations nécessaires concernant le domaine d’application et le périmètre du système de management y compris le ou les sites du client; les processus et l’équipement utilisés; les niveaux de maîtrises établis (en particulier dans le cas de clients multisites); les exigences légales et réglementaires applicables;

� de procéder à une revue de l'affectation des ressources pour l'audit du site,

� de déterminer si les audits internes et la revue de direction ont été planifiés et réalisés et si le niveau de mise en œuvre du système de management atteste que l'organisme client indique qu'il est prêt pour l'audit sur site,

� de confirmer le niveau d’intégration du système de management intégré (l’organisme de certification doit revoir et modifier si nécessaire la durée de l’audit qui était basée sur les informations fournies lors de la demande de certification),

� la planification de l'audit préliminaire et audit sur site, une fois acquise une compréhension suffisante du système de management et du fonctionnement du site (les personnes à rencontrer, les points particuliers à examiner, les installations à visiter),



� De procéder a revue d’une description graphique ou explicative des installations de l’organisme, de son infrastructure, de ses systèmes et de ses procédés relatifs au domaine d’application et au périmètre identifiés;

*

� De procéder à une revue des résultats documentés du processus de planification énergétique; *

� De procéder à une revue d’une liste d’opportunités d’amélioration de la performance énergétique identifiées, ainsi que des objectifs, cibles et plans d’action associés.

*

Etude préliminaire

Cet audit préliminaire permet :

� d'auditer la documentation (de façon plus détaillée que lors de l'analyse documentaire) du système de management mis en place par le client,

� d'évaluer le lieu et les conditions spécifiques au site du client et créer l'occasion d'un échange d'informations avec le personnel du client afin de déterminer le niveau de préparation pour l'audit sur site,

� de procéder à une revue détaillée de l'état de l'organisme client et de sa compréhension des exigences de la norme, notamment en ce qui concerne l'identification des performances clés ou des aspects, des processus, des objectifs et du fonctionnement significatifs du système de management,

� de confirmer les informations concernant le domaine d’application et le périmètre du système de management, les processus et le ou les sites de l'organisme client ainsi que les aspects réglementaires et juridiques correspondants auquel le client doit se conformer, (par exemple les aspects relatifs à la qualité, au respect de l'environnement et aux contraintes réglementaires applicables aux activités effectuées par l'organisme du client, les risques associés, etc.),

� de confirmer le niveau d’intégration du système de management intégré (l’organisme de certification doit revoir et modifier si nécessaire la durée de l’audit qui était basée sur les informations fournies lors de la demande de certification),

� de confirmer la faisabilité de la planification de l’étape 2, une fois acquise une compréhension suffisante du système de management du client et du fonctionnement du site dans le contexte de la norme de système de management ou d’un autre document normatif;

� de confirmer l'affectation des ressources pour l'audit du site et convenir avec le client des détails de l'audit du site,

� clarifier les informations et documents communiqués et identifier les informations manquantes.

Détails et objectifs de l’Etape 2 :

L’étape 2 permet d’évaluer la mise en œuvre et l’efficacité de votre système de management.

Cet audit est réalisé sur site et comprend, notamment, l’analyse des éléments suivants :

� les informations et les preuves relatives à la conformité à toutes les exigences de la norme relative au système de mangement ;

� la surveillance, le mesurage, le compte rendu et la revue des performances par rapport aux objectifs de performance clé et aux cibles ;

� votre système de management et les performances concernant la satisfaction des exigences légales, réglementaires et contractuelles applicables ;

� la maitrise opérationnelle de vos processus ;

� les audits internes et la revue de direction ;

� les responsabilités de la direction vis-à-vis des politiques en place ;

� les liens entre les exigences normatives, la politique, les objectifs de performance et les cibles, toute exigence juridique applicable, les responsabilités, les compétences du personnel, les opérations, les procédures, les données de performance et les résultats et conclusions d’audit internes.

* Spécificités ISO 50001 (NA -> Non applicable pour les autres normes)



3. Audit de suivi

Nos délais de planification :

Un cycle de certification dure trois ans et comprend deux audits de suivis. Les échéances à respecter pour ces audits sont les suivantes :

- Les audits de suivi doivent être effectués au moins une fois par an; - La date du premier audit de suivi doit être fixée dans un délai maximal de douze mois à compter du dernier

jour de l'audit initial ou de l’audit de renouvellement (une tolérance de plus ou moins 30 jours est accordée); - La date du deuxième audit de suivi doit être fixée dans un délai maximum de vingt-quatre mois à compter du

dernier jour de l'audit initial ou de renouvellement (une tolérance de plus ou moins 30 jours est accordée);

Les audits de suivi (ou surveillance) doivent être planifiés dans un délai de 12 mois maximum au plus près du

dernier jour de l’audit précédent.

Une suspension pourra être prononcée pour un décalage notable (+30 jours) des dates d'audit de suivi par rapport à la date anniversaire. (Sauf si le décalage est du fait, d’ECOCERT Environnement). Au-delà de 3 mois de décalage par rapport à la date anniversaire d’audit, une décision de retrait sera prononcée.

Durant cette période, ECOCERT Environnement peut instituer des mesures de vigilance si des modifications importantes sont apportées au système ou si des éléments extérieurs le justifient (sur la base d’informations obtenues de tiers par exemple). Un audit complémentaire pourra être alors nécessaire, à échéance définie para ECOCERT Environnement, afin de s’assurer de la bonne prise en compte de ces modifications ou évolutions.

Spécificité des activités de surveillance (ou audit de suivi) :

Afin de s’assurer de la pérennité du système de management certifié, des audits périodiques de suivi sont menés par ECOCERT Environnement. Les éventuelles fiches de non-conformité émises et validées l’année n devront être levées (vérification de l’efficacité) lors de l’audit du suivi n+1.

L’auditeur s’adapte en fonction des conclusions de l’audit de certification initiale et/ou de renouvellement

et/ou de l’audit de suivi 1.

Dans le cas des audits intégrés, l’audit de suivi permet de confirmer le niveau d’intégration du système de management intégré (l’organisme de certification doit revoir et modifier si nécessaire la durée de l’audit qui était basée sur les informations fournies lors de la demande de certification),

A partir du second cycle de certification, le système de management est plus mature et les audits de suivi peuvent se décomposer en plusieurs activités de surveillance :

- l'audit classique du système de management,

- l'audit de l’audit interne qui a pour objectif de vous accompagner lors d'un de vos audits internes. Cette mission ne comprend aucun conseil, il ne s'agit que d'un constat de l’efficacité de l’audit interne au regard des exigences de la norme auditée. Cet audit permet :

- d’identifier les points forts et axes d'amélioration hiérarchisés,

- d’avoir une vision technique de l’audit,

- d’apprécier le degré de visibilité issu des audits internes,

- d’établir un plan d'actions correctives et préventives SM et audit interne,

- de préciser certaines exigences de la norme auditée.

- l'audit de la revue de direction qui a pour objectif d’évaluer le niveau de maîtrise et l'efficience d'un système de management lors de la conduite d'une revue de direction. Cette mission ne comprend aucun conseil, il ne s'agit que d'un constat de l’efficacité de la revue de direction au regard des exigences de la norme auditée. Il permet en particulier d'appréhender l'évaluation des aspects appropriés, suffisants et efficace du système de management.





Ces activités de surveillance spécifiques sont incluses dans le budget temps classique d'un audit de suivi. Cette approche originale permet d'optimiser le temps de mobilisation au sein de l'entité audité sans réduire celui de la surveillance d'ECOCERT Environnement.

Trois semaines avant l’audit, un document préparatoire est envoyé à l’entité candidate. Ce document permet à l’équipe d’audit de préparer l’audit et d’élaborer le planning (envoyé 2 semaines avant l’audit). Ce document préparatoire (ci-dessous*) contient :

- Le rappel des objectifs d’un audit de suivi par chapitre de la norme ;

- La liste des documents à envoyer à l’équipe d’audit pour la préparation du suivi ;

- Le rappel des écarts (non-conformités majeures, mineures et remarques) des audits du cycle de certification en cours. Ces écarts seront à balayer au cours de l’audit pour validation de l’efficacité des actions mises en place et bonne prise en compte dans le système.

Documents à communiquer avant l’audit directement à l’auditeur :

- Rapport(s) d’audit interne,

- Suivi du programme d’actions (suivi programme n-1 et programme n),

- Exigences légales et réglementaires concernant les produits,

- Documents liés à l’évolution du système de management,

- Changement dans les activités,

- Changement dans l’organisation,

- Changement dans les bâtiments,

- Compte-rendu de revue de direction,

- Manuel qualité/environnement/sécurité/énergie,

- Suivi des indicateurs,

- Les documents d'information et formation du personnel en ce qui concerne la qualité/environnement/sécurité/énergie.



4. Audit de renouvellement de certification

Nos délais de planification :

La décision de renouvellement de certification doit intervenir avant l’expiration du certificat du cycle de certification précédent. Nous devons donc anticiper les éventuelles non-conformités à lever et le rendu des avis par le comité de certification le cas échéant. Il est donc préférable de planifier votre audit de renouvellement, deux à trois mois avant l'expiration de votre certification. Si l’audit de renouvellement de certification ou la mise en œuvre des corrections et actions correctives pour toute non-conformité majeure ne sont pas finalisés avant la date d’expiration de la certification, alors le renouvellement ne peut être prononcé. ECOCERT Environnement peut rétablir la certification dans les 6 mois qui suivent l’expiration de la certification, sous réserve que les activités de renouvellement de la certification non résolues soient finalisées. Le certificat mentionnera la date d’expiration du cycle antérieur et la date de rétablissement de certification. Par ailleurs, la nouvelle date d’expiration sera basée sur le cycle de certification antérieur. A défaut de finalisation des activités de renouvellement dans les 6 mois, un audit de certification initial devra être mené.

Spécificité des audits de renouvellement :

L'objectif d'ECOCERT Environnement à travers l'audit de renouvellement et les activités de surveillance selon les normes ISO 14001, ISO 9001 et OHSAS 18001 est de s'assurer que vos systèmes de management :

� sont pertinents, c'est-à-dire adapté aux problématiques environnementale, énergie, qualité et santé-sécurité

de vos activités ;

� sont efficaces dans leur totalité, à la lumière des changements internes et externes ainsi que leur pertinence et

leur applicabilité en permanence au regard du périmètre de la certification ;

� donnent confiance du point vue des parties intéressées (collectivités locales, public, clients, administrations,

employés, ONG, entreprises, actionnaires, etc.) ;

� sont calés sur les exigences des normes,

� Apporte la preuve de l’engagement à maintenir l’efficacité et l’amélioration afin d’augmenter les

performances globales ;

� Sont efficaces par rapport à la réalisation des objectifs et des résultats escomptés.

Dans le cas des audits intégrés, l’audit de renouvellement permet de confirmer le niveau d’intégration du système de management intégré (l’organisme de certification doit revoir et modifier si nécessaire la durée de l’audit qui était basée sur les informations fournies lors de la demande de certification),



Demande de documents (collecte des informations pertinentes ou phase initiale)

Après acceptation de la proposition de certification, l'équipe d'audit, avec ses coordonnées, est proposée au candidat. ECOCERT Environnement demande à transmettre à l'équipe d'audit les principaux documents présentant la politique de l'entité, le programme et les objectifs des systèmes de management, l'éventuel Manuel ou une description du système de management, la liste des documents de référence (procédures, etc.). Un planning d'audit validé est communiqué 15 jours avant l'audit. Cette étude documentaire consiste à étudier chez le candidat les informations et documents recueillis pour :

� prendre connaissance du site et de l'entité et avoir un aperçu de son degré de conformité avec le référentiel de certification,

� détecter les informations et documents fondamentaux manquants, insuffisants, non à jour ou contradictoires avec le référentiel de certification,

� clarifier les informations et documents communiqués et identifier les informations manquantes,

� préparer et optimiser l'audit sur le site, les personnes à rencontrer, les points particuliers à examiner. Une attention particulière est apportée à l'établissement d'une documentation permettant :

� de présenter de manière complète la politique, les objectifs et le programme de management,

� d'expliciter les fonctions et responsabilités,

� de décrire les interactions entre les différents éléments du système.



Liste de documents ISO 9001 à transmettre à l'équipe d'audit :

(Un certain nombre de documents peuvent être commun à plusieurs référentiels/normes)

- Produits / groupe de produit / services concernés,

- Synoptique des procédés mis en œuvre,

- Cartographie des processus,

- Processus externalisés,

- Interaction entre les processus du système,

- Organigramme du site,

- Manuel Qualité,

- Exclusions et justifications,

- Champ d'application du SMQ,

- Politique et objectifs Qualité,

- Liste des procédures et autres documents de référence du système de management Qualité,

- Exigences légales et réglementaires concernant les produits,

- Compte-rendu de la dernière revue de direction,

- Compte-rendu du dernier audit interne.

Liste de documents OHSAS 18001 à transmettre à l'équipe d'audit


- la politique Santé-Sécurité au travail (SST),

- la liste des procédures et autres documents de référence du système de management SST

- le programme et les objectifs SST,

- le manuel SST (si existant),

- la procédure d'identification des dangers, l'évaluation des risques,

- la liste hiérarchisée des risques,

- liste des procédures liées aux mesures de maîtrise des dangers et des risques

- le dernier rapport de revue de direction du système de management santé et sécurité au travail,

- le dernier rapport d'audit interne,

- un synoptique des procédés mis en œuvre,

- un plan de masse du site, renseigné,

- un organigramme du site.



Liste de documents ISO 14001 à transmettre à l'équipe d'audit


- la politique environnementale du site,

- la liste des procédures et autres documents de référence du système de management, environnemental

- le programme environnemental,

- le manuel environnement (si existant),

- la procédure de détermination des impacts significatifs,

- l'analyse environnementale,

- le dernier rapport de revue de direction du système de management environnemental,

- la liste des impacts significatifs,


- l'inventaire des installations classées,




Liste de documents ISO 50001 à transmettre à l'équipe d'audit


- la politique énergétique,

- la liste des procédures et autres documents de référence du système de management de l’énergie,

- la procédure de revue énergétique,

- la revue énergétique,

- la procédure de de détermination et d'actualisation des IPÉ,

- la procédure d’achat énergétique (spécifications pour l’achat d’énergie),

- le plan d'actions de management de l'énergie,

- le dernier rapport de revue de management du Smé,


- l'inventaire des sources d'énergie,






3. Evolution des normes ISO (Transition version 2015)

Les normes ISO 14001 : 2015 et ISO 9001 : 2015 ont été publiées le 15 septembre 2015. Dans ce contexte, ECOCERT Environnement vous présente les modalités de transition vers ces nouvelles versions des normes ISO 9001 et ISO 14001. Vous trouverez notamment ci-après, les échéances de validité des normes actuelles, les modalités d’audit pour le passage aux versions 2015 et les outils mis à votre disposition pour favoriser cette transition.

1. Echéances de validité des normes :

- L’ISO 9001:2008 et l’ISO 14001:2004 deviendront caduques 3 ans après la publication des normes ISO 9001:2015 et ISO 14001:2015, soit le 15 septembre 2018.

- La date d’expiration des certificats délivrés selon les normes ISO 9001:2008 et 14001:2004 au cours de la période de transition de 3 ans, devra correspondre à la date de fin de validité de ces normes (15 septembre 2018).

- Trois ans après la publication des normes ISO 9001:2015 et ISO 14001:2015, aucune certification ne pourra être émise selon les normes ISO 9001:2008 et l’ISO 14001:2004.

2. Modalités d’audit des entités certifiées selon les normes ISO 9001:2008 et/ou ISO 14001:2004 :

Délais et durée d’audit :

- Sur simple demande (téléphone, mail, courrier) auprès d’ECOCERT Environnement, vous pourrez planifier votre audit de transition. Ce dernier pourra être réalisé lors de vos audits de renouvellement ou de suivis annuels prévus dans votre cycle de certification. Libre à vous de choisir lors de quel audit vous souhaitez réaliser la transition (2015/2016/2017 ou 2018).

- Il n’est pas nécessaire d’organiser un audit spécifique supplémentaire pour l’évaluation de transition selon les normes ISO 9001:2015 et/ou ISO 14001:2015. Cependant, si vous ne souhaitez pas réaliser la transition durant un audit « classique » de votre cycle de certification, un audit complémentaire pourra être mené afin de se focaliser uniquement sur les nouvelles exigences.

- Une durée additionnelle limitée sera allouée pour cet audit de transition quel que soit le type d’audit (renouvellement ou suivis annuels). Cette durée supplémentaire sera cadrée dans un avenant à votre contrat. Ce temps permettra d’auditer la bonne intégration de l’ensemble des nouvelles exigences.

Traitement des écarts d’audit :

- Dans le cas où des écarts (non-conformités) liés uniquement aux nouvelles exigences 2015 seraient détectés, l’entité certifiée selon l’ISO 9001:2008 et/ou l’ISO 14001:2004 devra apporter les éléments pour lever ces écarts dans un délai permettant à ECOCERT Environnement de prendre une décision de certification avant le 15 septembre 2018 (soit avant fin juillet 2018)

- Pour émettre les certificats version 2015, toutes les éventuelles non-conformités « version 2015 » devront avoir été levées. Les certificats antérieurs ISO 9001:2008 et/ou l’ISO 14001:2004 seront maintenus et valides jusqu’à la levée des non-conformités « version 2015 » et prise de décision de certification d’ECOCERT Environnement.

3. Outils mis à votre disposition :

ECOCERT Environnement vous propose différents outils permettant d’appréhender les nouvelles exigences et de faciliter le passage aux versions 2015. Des solutions adaptées à vos besoins sont disponibles: - Audit de diagnostic de transition (mise en relief des manquements par rapport aux nouvelles exigences), - Formation aux exigences des nouvelles versions des normes (intra et interentreprises), - Guide des nouvelles exigences (communiqué dès publication des normes).



4. Approche Multi-sites

L'approche multisites permet à un organisme comprenant plusieurs sites ayant la même activité générale, et ayant une même structure administrative et fonctionnelle, sous le couvert d’un unique système de management opérationnel sur plusieurs sites géographiques, d'obtenir un certificat sans que l'ensemble des sites soit audité la première année. Concrètement, cette certification consiste à :

■ s'assurer que les sites à certifier correspondent à un échantillon représentatif de l'ensemble des activités de l'organisme,

■ élaborer un programme de certification. Ce programme devra également prendre en compte les spécificités des différentes activités exercées.

■ vérifier que tous les sites font l'objet d'audits internes. ECOCERT Environnement examinera les conclusions de ces audits.

■ entériner les éventuelles certifications déjà obtenues pour s'assurer, en particulier, que leurs portées coïncident avec l'objectif de certification globale et que les certificats obtenus l'ont bien été auprès de sociétés accréditées par un organisme lui-même accrédité par l'EA (European Accreditation),

■ mener la certification de la politique globale de l'organisme et son système de management global associé. De par ce principe, l'organisme aura, alors, deux niveaux de certification : ■ au niveau des sites, ■ au niveau du Groupe.

Une annexe technique au certificat identifiera précisément les sites et les activités couverts par le certificat, ainsi que les années d’audit sur site de chacun d’eux. Un échantillonnage des sites inclus dans le domaine d’application et le périmètre de certification est réalisé annuellement, afin d’auditer un groupe de sites représentatif des activités de l’entité candidate ou certifiée. L'échantillonnage revu chaque année par le responsable d'audit est défini en fonction des critères suivants : - Sites sélectionnés de manière aléatoire (=25%) - Taille des sites et nombre d'employés, - Complexité du niveau de risque de l'activité et du système de management, - Ecarts entre les pratiques de travail, (c’est à dire le travail posté), - Diversité des activités menées, - La performance énergétique de chaque site pour l'ISO 50001. - Importance et étendue des aspects et impacts associés aux systèmes de management environnemental, - Enregistrements des réclamations et les autres aspects pertinents des actions correctives et préventives, - Aspect multinational, - informations pertinentes issues de la revue documentaire (avant audit). Précision : L'échantillonnage ne doit pas être réalisée lors de l'élaboration du contrat, ni avant le début du processus de certification. Il peut être réalisé après l'audit du siège ou après la revue documentaire (3 semaines avant l'audit). Dans tous les cas, le siège doit être informé des sites inclus dans l'échantillon, notamment via le planning d'audit. Le siège peut être prévenu dans des délais relativement courts qui devraient cependant lui laisser le temps de préparer l'audit.



5. Ouverture et clôture d’une journée

Ouverture de la journée Chaque journée d’audit débute par une réunion de préparation de la journée. Cette réunion est réalisée avec l’équipe d’audit et les représentants de l’entité candidate.

Contenu d’une réunion d’ouverture menée par le responsable d’audit (environ 30 mn) :

� Présentation de l’équipe d’audit ECOPASS (succinct avec indication du rôle de chaque membre de l’équipe) ;

� Confirmation du domaine d’application et du périmètre de certification (valider la pertinence*) ;

� Confirmer l’effectif dédié SMé (cas des audits ISO 50001)

� Confirmation du planning d’audit y compris :

� type d'audit (vérification - certification - diagnostic - autre), les objectifs et les critères d’audit, le périmètre de l’audit, rappel de la responsabilité de l’équipe d’audit dans l’exécution du planning d’audit (y compris activités et cheminement de l’audit) ;

� Points organisationnels :

� interlocuteur privilégié à définir, confirmer le cas échéant la disponibilité, les rôles et identités des guides et observateurs, vêtements, lunettes, chaussures de protections (procédure hygiène, urgence et sécurité), présence d'un guide, salle de réunion, langue à utiliser pendant l’audit.

� Modalités d'intervention :

� consultation documents, entretien responsables/opérateurs, visite des installations, comprendre le SM pour évaluer le degré de confiance, de pertinence et d'efficacité, pas d'exhaustivité (échantillonnage), recommandation dans le cadre de la vérification, l’entité sera informée de l’avancement de l’audit pendant l’audit,

� Ecarts :

� fiches de non-conformité (explication : consensus, libellé rédigé immédiatement, délais réponse), remarques, Rappeler la possibilité de recours, Confirmation du statut des constats de la revue de la demande ou des audits précédents ;

� Préciser qu’un audit ne permet pas une évaluation de la conformité réglementaire ;

� Demander transparence (ce n'est pas une opération d'inquisition et de recherche de responsabilité), l’entité ne doit pas hésiter à poser des questions à l’équipe d’audit.

� Rappeler la confidentialité,

� Rappeler la possibilité de mette fin prématurément à l’audit :

- en cas de non-conformité remettant en cause la possibilité de continuer l’audit ;

- en cas de mise en danger de l’équipe d’audit.

� Rappeler date, heure, durée et lieu de la réunion de clôture,

� Faire signer la liste des personnes présentes lors de la réunion d’ouverture et celles rencontrées durant l’audit.



Clôture de fin de journée Chaque journée d’audit se clôt par une synthèse des éventuels écarts détectés dans la journée. Cette synthèse est réalisée avec l’équipe d’audit et les représentants de l’entité candidate. Les écarts détectés provisoires à la fin de chaque journée pourront être validés et soldés avant la fin de l’audit en fonction du déroulement des journées suivantes et des preuves recueillies.

Le contenu d’une réunion de clôture menée par le responsable d’audit (environ 30 mn) :

� Rappel des objectifs de l'audit

� Type d'audit et référentiel,

� Confirmation du domaine d’application et du périmètre de certification (valider la pertinence*) ;

� Rappeler la confidentialité,

� Notifier que, les preuves d’audit recueillies, étaient fondées sur un échantillon d’informations, introduisant de

ce fait, un élément d’incertitude,

� Remercier de la disponibilité, si disponibilité effective,

� Présenter les difficultés rencontrées, le cas échéant,

� Présentation des points forts,

� Présentation des écarts (non-conformité majeure, mineure et remarques),

� Rappeler le délai de 3 semaines pour les NC pour présenter un plan d’action et une action corrective, et de 12

mois pour les remarques,

� Indiquer que le rapport sera adressé dans les 10 jours (ou plus si justifié),

� Prise de décision, en cas de :

� Certification initiale : transmission du dossier de certification aux membres du comité de certification

pour avis sous 15 jours, puis prise de décision par ECOCERT Environnement.

� Suivi : pas de d’envoi en comité, prise de décision par EE,

� Renouvellement sans NC : prise de décision par EE, information simple au comité de certification,

� Renouvellement avec NC : transmission du dossier de certification aux membres du comité de

certification pour avis sous 15 jours, puis prise de décision par ECOCERT Environnement.

� Se proposer de répondre à des questions,

� Rappeler la procédure de traitement des appels, plaintes ou contestations.

Les divergences d’opinion sur les constats ou les conclusions d’audit entre l’équipe d’audit et le client doivent faire l’objet

d’une discussion et, dans la mesure du possible, doivent être résolues. Les divergences d’opinion qui n’ont pas été résolues

doivent être enregistrées et transmises à ECOCERT environnement.

* Précisions pour la certification selon la norme ISO 50001 : Les « domaines d’application et périmètre » sont confirmés pertinents si ils précisent : - pour le domaine d'application : l’ensemble des activités, installations et décisions concernées par un SMÉ d'un organisme, et pouvant avoir plusieurs périmètres. - pour le périmètre : limites géographiques ou organisationnelles, telles que l'organisme les a définies. EXEMPLE Un procédé, un groupe de procédés, un site, tout un organisme, plusieurs sites. Le périmètre peut s’étendre à un organisme multisite dans son intégralité, à un site au sein d’un organisme, ou à un sous-ensemble ou des sous-ensembles au sein d’un site, par exemple un immeuble, une installation ou un processus. Lors de la définition du domaine d’application et du périmètre, l’entité candidate ne doit pas exclure de sources d’énergie.




Nos délais Ce rapport est envoyé par ECOCERT Environnement dans les 10 jours suivant l'audit et a pour objectifs d'énoncer, les points forts de votre système de management et les constats d’audit qui se décline comme suit :

Terme Définition Modalités de traitement

Non-conformité Majeure =

non-satisfaction

d’une exigence

Non satisfaction d’une exigence qui affecte la capacité du système de management à

atteindre les résultats escomptés.

Les non-conformités sont classées comme majeures dans les circonstances suivantes:

- s’il existe un doute significatif quant à la mise en place d’une maîtrise efficace des processus ou que des produits

ou services rempliront les exigences spécifiées;

- plusieurs non-conformités mineures associées à la même exigence ;

- un problème pouvant montrer une défaillance systémique et ainsi constituer une non-conformité majeure ;

- rend le système de management inopérant ou inefficace ou qui remet en cause gravement la confiance des tiers,

- ne remet pas en cause l'efficience ou l'efficacité du système de management, mais qui pourrait entraîner des dérives aux conséquences préjudiciables ;

- preuves d’audit que l’amélioration de la performance énergétique/environnementale n’a pas été réalisée ;

- doute significatif quant à la présence d’un contrôle efficace de processus;

Elles rentrent dans le processus de certification.

L’entité doit remettre sous :

- 3 semaines à réception du rapport : le plan des corrections, d’actions correctives/préventives, l’analyse des causes et étendue de l’écart.

- 6 mois maximum après le dernier jour d’audit, les preuves de mise en œuvre des actions et l’efficacité de ces dernières doit être validée.

Non-conformité Mineure =

non-satisfaction

d’une exigence

Non satisfaction d’une exigence qui n’affecte pas la capacité du système de management

à atteindre les résultats

escomptés

Elles rentrent dans le processus de certification.

L’entité doit remettre sous :

- 3 semaines à réception du rapport : le plan des corrections, d’actions correctives/préventives, l’analyse des causes et étendue de l’écart.

- la mise en œuvre des actions sera vérifiée lors de l’audit suivant.

Remarque

Constat non lié aux exigences spécifiées mais remettant en cause la pertinence, l'efficacité et/ou la confiance à moyen terme, ou axe d'amélioration. Elles ne rentrent pas en compte dans le processus de certification, mais seront revues lors de l'audit de suivi si l'entité candidate est certifiée.

Elles ne rentrent pas en compte dans le processus de certification, mais seront revues lors de l'audit N+1.

Selon la nature des non-conformités à prendre en compte et si les documents examinés ne sont pas suffisants, leur suivi pourra faire l'objet d'une visite complémentaire afin de valider l’efficacité des actions en place. Si les documents examinés sont satisfaisants et l’efficacité analysée pour les non-conformités majeures, le dossier sera communiqué au comité de certification pour avis et ECOCERT Environnement donnera par la suite une décision quant à la certification ou au renouvellement. Lors d’une certification initiale si ECOCERT Environnement n’est pas en mesure de vérifier la mise en œuvre des corrections et actions correctives pour toute non-conformité majeure dans un délai de 6 mois à compte du dernier jour de l’étape 2, une nouvelle étape 2 devra être planifiée afin de finaliser le processus de certification. Pour tout autre audit (suivi, renouvellement), la non vérification de la mise en œuvre des corrections et actions correctives dans les délais impartis, entrainera le retrait de la certification.



7. Mode de classement des conclusions d’audit

Hiérarchisation des écarts en remarque, non-conformité majeure, mineure

Notre méthodologie permet d'avoir une approche plus exhaustive, sans être trop complexe, et permet de

hiérarchiser les écarts détectés. Elle permet également d'avoir une référence commune à tous les audits et d'arriver ainsi à des conclusions comparables, d'un audit à l'autre, d'un auditeur à un autre, ou d'une année sur l'autre. D'autre part, elle permet de situer le point faible du système de management par rapport à l’écart détecté puisque l'on saura si la défaillance vient du traitement de l'exigence, de sa formalisation, de sa diffusion ou de son application. Enfin, une relecture technique de notre service qualité permet de valider le classement des écarts et d’harmoniser l’ensemble des rendus d’audits.

8. Décisions de certification

Pour la certification, quel que soit le référentiel (ISO 14001, PEFC, OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 50001, ISO 20121), le Comité de Certification, qui a reçu le dossier de certification comprenant en particulier le rapport d'audit, juge de la pertinence du système de management et décide de l'octroi ou non du certificat. L'expérience et les compétences des membres du Comité d'Ethique d'ECOCERT Environnement sont les garants de l'impartialité et de la justesse des avis émis. Le certificat est établi par ECOCERT Environnement sous la marque commerciale ECOPASS pour une période de 3 ans. Il existe quatre types de décision de certification :

� Octroi/ renouvellement/rétablissement suite à suspension /maintien de la certification ;

� Octroi/renouvellement/ rétablissement suite à suspension /maintien de la certification avec modification du domaine d’application et du périmètre de certificat (extension ou réduction) ;

� Refus de la certification (retrait du certificat dans le cas d’un suivi ou non renouvellement du certificat) ;

� Octroi/renouvellement/ rétablissement suite à suspension /maintien avec vigilance : le certificat est officiellement octroyé (renouvelé ou maintenu) mais sous conditions. Cette vigilance est demandée lorsqu’un élément de votre Système de Management demande à être contrôlé ou validé avant l’audit de suivi annuel.

La vigilance peut être documentaire ou bien consiste en la réalisation d’un audit complémentaire. Un audit complémentaire peut, en effet, être demandé lorsqu’un certain nombre d’écarts peuvent entrainer une dérive dans votre système de management, ou le rendre partiellement inopérant ou inefficace.

Exemples vigilance documentaire :



Dans le cas d’un programme qualité ambitieux, pour lequel nous avons un doute dans la réalisation des actions, la vigilance consiste en la communication de l’avancé du programme qualité tous les trimestres. Exemple vigilance audit complémentaire : de nombreuses non-conformités ont été détectées, des actions correctives ont été proposées. Mais la mise en application de ces actions prend plusieurs mois. La vigilance peut dans ce cas consister à aller sur site, voir l’avancée de la mise en place des actions. Extension ou réduction du domaine d’application et du périmètre de certification

Lors d’une demande d’extension ou de réduction (en cours de cycle ou lors d’un renouvellement) du domaine d’application et du périmètre de certification, une évaluation par ECOCERT Environnement de la situation du certifié est effectuée. ECOCERT Environnement défini les dispositions prises dans le cadre de ces modifications pouvant se traduire par un audit complémentaire (avec ou sans étape 1). Dans le cas d'une extension ou d'une réduction, le certificat actif sera incrémenté du nouveau domaine d’application et périmètre de certification avec précision de la date d ‘extension ou de réduction.



Suspension ou retrait pour un non-respect des engagements

ECOCERT Environnement informe le Comité d'Ethique 1des dérives constatées. En cas de manquement grave aux exigences du présent document ou aux modalités d'utilisation du nom et du certificat ECOPASS, ECOCERT Environnement envoie un courrier LRAR d'avertissement ou par mail avec accusé de lecture. Les preuves des actions correctives menées par l'organisme doivent être fournies à ECOCERT Environnement. Si l'organisme certifié ne met pas en œuvre les actions correctrices pertinentes, ECOCERT Environnement prend toutes les mesures pouvant aller jusqu'à la suspension ou le retrait de la certification. En cas de retrait, ECOCERT Environnement se donne le droit de publier l'infraction constatée. Une décision de retrait doit être suivie d'exécution immédiate et toutes les dispositions doivent être prises pour faire disparaître de tout support, dans un délai maximum de trois mois, le certificat et le nom ECOPASS, dont le droit d'usage est ainsi retiré. En cas de suspension, le possesseur ne peut plus se prévaloir de la certification de façon temporaire et ce de manière immédiate à réception de la notification de suspension. La suspension consiste à ce que le certifié ne communique plus de manière volontaire sur sa certification et lorsque l’on lui demande des informations sur sa certification, il s’engage à indiquer que son certificat est suspendu.

Cas particulier de la Vérification EMAS : Pour la vérification environnementale selon le règlement européen EMAS, le responsable d'audit est le responsable de vérification. Il analyse à l'aide de la méthode d'évaluation d'ECOCERT Environnement et juge de la pertinence du système de management mis en place et valide la déclaration environnementale de l'entreprise ou de l'organisation. Suite à cette validation, ECOCERT Environnement émet une attestation de vérification de la déclaration environnementale. (Précision dans le cadre d’une vérification EMAS conjointe à une certification ISO 14001, l'émission de l'attestation intervient après la prise de la décision de certification). L'entité peut alors faire une demande officielle d'enregistrement au Ministère de de l'Ecologie.

1 Comité d’Ethique : Afin qu'ECOCERT Environnement puisse respecter les critères d'accréditation demandés par le Comité

Français d'Accréditation (COFRAC) et afin de garantir vis-à-vis des tiers une totale indépendance et impartialité un Comité

d'Ethique1 a été constitué.

Les membres du Comité d’Ethique représentent l'ensemble des intérêts engagés dans le processus de certification et de

vérification sans prédominance d’un seul intérêt. Ce Comité d’Ethique est composé de personnalités d'un haut niveau de compétence et de responsabilité.



9. Appels, Plaintes et Contestations

Le descriptif du traitement des appels, plaintes et contestations émanant de l'entité auditée est mis à disposition des entités candidates ou certifiées :

• sur demande au cours de l'audit,

• à tout moment, sur simple demande écrite.

ECOCERT Environnement peut être amené, dans certains cas, à réaliser des audits inopinés afin d’instruire des plaintes. La plainte est au préalable portée à la connaissance de l’entité certifiée afin que cette dernière fasse valoir son droit de réponse. En cas de réponse non satisfaisante, un audit pourra être réalisé (de façon planifiée ou inopinée). Ces audits seront conduits par une équipe d’audit définie en fonction de la plainte enregistrée et un soin tout particulier à la désignation de l’équipe d’audit du fait de l’impossibilité pour l’organisme client de formuler une objection sur les membres de l’équipe d’audit (impartialité, compétence, disponibilité, etc.)

10. Informations relatives aux modifications

apportées au processus de certification

et de vérification ECOCERT Environnement avise, par courrier ou mail, les entités certifiées de toute modification qu'il envisage d’apporter à ses prescriptions de certification.

Il tient compte des vues exprimées par les parties intéressées à travers son Comité d'Ethique2, avant de décider de la forme précise et de la date d'effet desdites modifications. Après la décision sur les exigences modifiées, leur publication et notification aux organismes vérifiés ou certifiés par ECOCERT Environnement, il vérifie que chaque organisation certifiée effectue tout éventuel ajustement requis à ses procédures dans les délais que l'organisme de certification juge raisonnable.

2 Comité d’Ethique : Afin qu'ECOCERT Environnement puisse respecter les critères d'accréditation demandés par le Comité

Français d'Accréditation (COFRAC) et afin de garantir vis-à-vis des tiers une totale indépendance et impartialité un Comité

d'Ethique2 a été constitué.

Les membres du Comité d’Ethique représentent l'ensemble des intérêts engagés dans le processus de certification et de

vérification sans prédominance d’un seul intérêt. Ce Comité d’Ethique est composé de personnalités d'un haut niveau de compétence et de responsabilité.



Chapitre 5

Certificats et Communication



Le certificat est établi par ECOCERT Environnement pour une période de 3 ans sous la marque ECOPASS. Les certificats présentent trois dates :

� Date de délivrance : correspondant à la date de décision par ECOCERT Environnement sous la marque ECOPASS suite à l’avis du comité de certification le cas échéant,

� Date de validité : correspondant à la date d’obtention plus 36 mois. Dans le cas des renouvellements, dont la décision de renouvellement est prise avant la date d’expiration de la certification existante, la date d’expiration de la nouvelle certification peut être basée sur la date d’expiration de la certification existante.

� Date (ou série de dates) d’extension et/ou renouvellement : correspondant à l’historique de certification.

Dans le cadre d’une certification multi-référentiels, un certificat par référentiel est émis avec logo COFRAC (Comité Français d’Accréditation) pour les certifications sous accréditations (ISO 14001/ ISO 9001). Un certificat multi-référentiels peut être émis mais sans référence au COFRAC (absence du logo). Sur simple demande d'un tiers, ECOCERT Environnement a l'obligation d'indiquer le statut de la certification du système de management comme étant en cours, suspendue, retirée ou réduite. Le certificat est fourni en deux exemplaires. Deux exemplaires supplémentaires peuvent être commandés gratuitement. La liste des organismes certifiés par ECOCERT Environnement est disponible sur simple demande. ECOCERT Environnement avise son client lorsque des informations confidentielles sont divulguées à d'autres organismes (par exemple organisme d'accréditation, groupe participant à un système particulier d'évaluation par des pairs, …).



Chapitre 6

Glossaire



Audit de certification initial : audit, intervenant en début de cycle, en vue de l'octroi de la certification pour trois. Audit de vérification : audit initial du système de management (SM) du Client, selon le référentiel du règlement européen EMAS, conduisant à l’émission d’une attestation de validation par le responsable de vérification. Elle permet au Client de faire acte de candidature auprès du Comité EMAS pour son enregistrement. Audits de suivi : audits intervenant après l’audit initial, de renouvellement ou de vérification et permettant à ECOCERT ENVIRONNEMENT de s’assurer du maintien et de l’amélioration continue du système de management (SM). Les périodicités de ces audits sont définies dans le présent contrat. Audit de levée de non-conformité : audit complémentaire pouvant être nécessaire dans le cadre du traitement d'une non-conformité suite à audit (initial, suivi ou renouvellement). Ce complément d'audit fera l'objet d'un avenant au présent contrat. Audit de vigilance : audit complémentaire pouvant intervenir en cours de cycle selon les modalités définies dans le "Passeport Ecopass" (Ref.Mpre.002). Ce complément d'audit fera l'objet d'un avenant au présent contrat. Audit de renouvellement : audit permettant de reconduire la validité d'un certificat pour 3 ou 5 ans. Audit d'harmonisation : audit permettant la synchronisation, pour une même personne morale, des cycles d'audit sur plusieurs sites et/ou selon des référentiels différents. Cet audit s'apparente à un audit initial. Auditeur : personne ayant la compétence pour réaliser un audit. Comité d’Ethique : Afin qu'ECOCERT Environnement puisse respecter les critères d'accréditation demandés par le

Comité Français d'Accréditation (COFRAC) et afin de garantir vis-à-vis des tiers une totale indépendance et

impartialité un Comité d'Ethique a été constitué. Les membres du Comité d’Ethique représentent l'ensemble des

intérêts engagés dans le processus de certification et de vérification sans prédominance d’un seul intérêt. Ce

Comité d’Ethique est composé de personnalités d'un haut niveau de compétence et de responsabilité.

Comité de Certification : comité composé de personnalités indépendantes d'ECOCERT Environnement, consulté par ECOCERT Environnement dans le cadre du processus de certification d’un client dans le but d’obtenir son avis quant à la décision de certification à prendre par ECOCERT Environnement. Ce comité est le garant de l’harmonisation de nos expertises.