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Comité de Coordination de l’Evaluation Clinique et de la Qualité en Aquitaine Hôpital Xavier Arnozan - 33604 Pessac Cedex - Tél : 05.57.65.61.35 - Fax : 05.57.65.61.36 www.ccecqa.asso.fr Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS Coordination Sanitaire Médico-social - Outils – Ccecqa, avril 2017

Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

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Page 1: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

Comité de Coordination de l’Evaluation Clinique et de la Qualité en Aquitaine Hôpital Xavier Arnozan - 33604 Pessac Cedex - Tél : 05.57.65.61.35 - Fax : 05.57.65.61.36

www.ccecqa.asso.fr

Patient-traceur inter-établissements :

la méthode COSMOS

Coordination Sanitaire Médico-social

- Outils –

Ccecqa, avril 2017

Page 2: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

Citation

Ccecqa. Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS. Guide méthodologique. Avril

2017, Pessac.

Contacts

Sandrine Domecq, chef de projet, CCECQA

[email protected] - 05 57 62 32 14

Maryse Piscarel, attachée de direction, CCECQA

[email protected] - 05 57 65 61 35

Documents et outils accessibles sur www.ccecqa.asso.fr – Page « Outils Changement des Pratiques

Professionnelles » - COSMOS

Liste des outils

Outil 1. Objectifs et enjeux communs pour le binôme d’établissements

Outil 2. Formulaire d’engagement institutionnel

Outil 3. Fiche informative du binôme

Outil 4. Affiche de présentation de la démarche

Outil 5. Check-list projet

Outil 6. Grille d’observation des transferts

Outil 7. Guide d’entretien patient

Outil 8. Guide d’entretien entourage

Outil 9. Fiche descriptive du parcours

Outil 10. Référentiel d’évaluation COSMOS

Outil 11. Conducteur de la réunion

Outil 12. Modèle de synthèse

Outil 13. Modèle de courrier de remerciements pour le patient et/ou entourage

Outil 14. Modèle de plan d’actions

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Outil 1. Objectifs et enjeux communs pour le

binôme d’établissements

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COSMOS Outil 1 – Objectifs et enjeux communs du binôme CCECQA© 2017

Patient-traceur COSMOS

Objectifs et enjeux communs pour le binôme

Etablissement A Etablissement B

Nom

Quelle problématique de parcours locale avez-vous identifiée ? Quels sont les objectifs communs que vous cherchez à atteindre en réalisant un patient-traceur COSMOS ? Par exemple : sécuriser les soins, fluidifier le parcours de santé, impliquer le patient comme acteur, améliorer les conditions de travail…

Quels sont les enjeux pour vos deux structures ? Par exemple : évaluation des pratiques professionnelles en commun, évaluation externe, mutualisation, image, partenariat…

Ces objectifs et enjeux sont-ils formalisés ? Si oui, sous quelle forme ? Par exemple : projet d’établissement, convention…

Pouvez-vous identifier les leviers et les freins susceptibles d’influencer l’atteinte des objectifs ?

Forces Faiblesses

Fact

eu

rs in

tern

es

Exemple : direction commune, plateforme de sortie existante…

Exemple : systèmes informatiques non interfacés, dossier-patient non partagé, manque de ressources médicales…

Fact

eu

rs e

xte

rne

s

Exemple : labellisation, GHT, GCS… Exemple :

Opportunités Menaces

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Outil 2. Formulaire d’engagement institutionnel

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COSMOS Outil 2 – Formulaire d’engagement institutionnel CCECQA© 2017

Patient-traceur COSMOS

Formulaire d’engagement institutionnel

Etablissement A Etablissement B

Nom de l’établissement

Nous nous engageons à ce que nos établissements mènent en partenariat un patient-traceur inter-établissements selon la méthodologie COSMOS en :

- communiquant en interne auprès des instances et des professionnels tout au long de l’évaluation,

- mobilisant les acteurs concernés, - respectant le calendrier défini conjointement.

Nom du directeur

Date et signature

Nom du président de CME ou responsable médical

Date et signature

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Outil 3. Fiche informative du binôme

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COSMOS Outil 3 – Fiche informative du binôme CCECQA© 2017

Patient-traceur COSMOS

Fiche informative du binôme

Etablissement A Etablissement B Nom

Ville (département)

Accord de la direction signé

Correspondant projet Nom

Prénom Fonction

Service Email

Téléphone

Parcours prédéfini à analyser

Population Ciblée Type d’établissement A Type d’établissement B personne âgée handicap santé mentale maladie chronique

Description du parcours

Motif d’hospitalisation

Autres professionnels à informer pour le suivi du projet

Etablissement A Etablissement B Nom - Prénom

Fonction Mail

Nom - Prénom Fonction

Mail

Nom - Prénom Fonction

Mail

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Outil 4. Affiche de présentation de la

démarche

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COSMOS Outil 4 – Affiche de présentation de la démarche CCECQA© 2017

Logo établissement

Notre établissement réalise un patient-traceur inter-établissements en

partenariat avec Nom établissement. L’objectif est d’améliorer la

coordination entre nos deux établissements dans la prise en charge des

personnes en situation chronique au cours d’un épisode aigu. Les populations

concernées sont : personnes âgées, personnes en situation de handicap,

personnes souffrant de troubles psychiques.

Une rencontre entre les professionnels des deux établissements sera

organisée prochainement pour analyser le parcours d’UN patient/résident

pris en charge par les deux établissements. Son parcours est schématisé

comme suit :

L’expérience du patient/résident sera également prise en compte lors de

cette analyse. Pour cela, son vécu sera recueilli durant son parcours soit au

travers de temps d’observation, soit en l’interrogeant directement.

A l’issue de cette analyse collective, les professionnels définiront des actions

d’amélioration en faveur d’une meilleure coordination entre les deux

établissements. La mise en place du patient-traceur COSMOS est planifiée

entre (préciser la période).

Pour plus d’informations

Correspondant projet établissement A Nom – prénom coordonnées

Correspondant projet établissement B Nom – prénom coordonnées

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Outil 5. Check-list projet

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COSMOS Outil 5 – Check-list projet CCECQA© 2017

Patient-traceur COSMOS

Check-list projet

Quoi ? Qui ? Quand ?

1. Finaliser le choix du parcours complexe ciblé (dont les acteurs concernés)

2. Fixer la date et le lieu de rencontre entre les deux établissements

3. Organiser les différents recueils (distribution des rôles, distribution des supports)

4. Informer les équipes et les instances

5. Repérer le patient et informer l’établissement partenaire

6. Informer le patient et demander son consentement oral

7. Réaliser l’observation du transfert entre A et B

8. Réaliser l’entretien n°1 auprès du patient

9. Réaliser l’observation du transfert entre B et A

10. Réaliser l’entretien n°2 auprès du patient

11. Réaliser l’entretien auprès de l’entourage

12. Centraliser et pré-analyser l’ensemble des données collectées

13. Inviter les participants à assister à la rencontre

14. Animer la réunion d’analyse collective

15. Rédiger la synthèse

16. Rédiger le plan d’actions

17. Communiquer les résultats aux équipes et instances

18. Remercier le patient et/son entourage de leur contribution à la démarche

19. Mettre en place les actions

20. Faire un suivi de l’avancement des actions

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Outil 6. Grille d’observation des transferts

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COSMOS Outil 6 – Grille d’observation des transferts CCECQA© 2017 1

Patient-traceur COSMOS

Grille d’observation des transferts

Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur, vous complétez cette grille d’observation au cours des transferts du patient :

- Temps 1. Lors du transfert du patient de l’établissement A vers l’établissement B

- Temps 2. Lors du transfert du patient de l’établissement B vers l’établissement A Il s’agit pour vous de relever des faits marquants, positifs ou négatifs, concernant la prise en charge du patient en termes notamment d’information délivrée et de communication auprès du patient. Vous pourrez noter également les commentaires exprimés par le patient lui-même ou son entourage (réactions, questions, difficultés). Dans ce cas, précisez qui est à l’origine du commentaire dans vos notes (vous-même, le patient ou son entourage). Plus vous recueillez d’informations, plus votre rapport sera précis et utile lors de l’analyse collective du parcours. Les données recueillies sont anonymes et ne doivent pas contenir de données médicales.

Parcours du patient

Profil du patient Nom Etablissement A Nom Etablissement B Description rapide

Motif d’hospitalisation Décrire l’épisode aigu Préciser si hospitalisation programmée ou en urgences

Description du parcours réel Préciser les lieux où est passé le patient en établissement A et en établissement B Préciser les dates et durées de chaque étape Préciser qui le patient a rencontré

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COSMOS Outil 6 – Grille d’observation des transferts CCECQA© 2017 2

Faits marquants en termes de… Commentaires

En établissement A

Annonce de l'hospitalisation au patient et/ou aidant

Information délivrée au patient et/ou aidant sur le déroulement prévu

Etat émotionnel ou physique du patient (se référer à la liste des émotions et symptômes)

Trajet établissement A vers établissement B

Ponctualité (attente…)

Déroulement du trajet (confort, anxiété, douleur, sécurité…)

Informations transmises au transporteur

En établissement B

A l’admission

Vérification de l’identité du patient avec la pièce d’identité

Conditions d'accueil (accessibilité aux locaux, disponibilité des professionnels, patient attendu…)

Etat émotionnel ou physique du patient (se référer à la liste des émotions et symptômes)

Délai d’attente compatible avec l’état de santé du patient

Espace d’attente adapté aux besoins de la personne (intimité, confort…)

Informations délivrées au patient : présentation du service et des professionnels en charge du patient

Informations délivrées sur le livret d'accueil, personne de confiance, droit d'accès au dossier, directives anticipées

Examens et actes non douloureux, non anxiogènes

Délai et durée de l'évaluation initiale adaptés à l'état de santé du patient

Inventaire des effets personnels

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COSMOS Outil 6 – Grille d’observation des transferts CCECQA© 2017 3

Faits marquants en termes de… Commentaires

Préparation de la sortie

Avis recueilli auprès du patient sur sa sortie

Annonce de la date de sortie auprès du patient et/ou aidant

Information auprès du patient et/ou aidant sur le déroulement prévu pour la sortie

Remise et explication des ordonnances au patient et/ou aidant, explication sur le traitement et sa surveillance…

Remise des documents administratifs et des effets personnels au patient et/ou aidant

Etat émotionnel ou physique du patient (se référer à la liste des émotions et de symptômes)

Trajet établissement B vers établissement A

Ponctualité (attente, arrivée tardive…)

Déroulement du trajet (confort, anxiété, douleur, sécurité…)

Informations transmises au transporteur

Retour en établissement A

Conditions d'accueil (patient attendu…)

Délai d’attente compatible avec l’état de santé du patient

Besoins et attentes du patient recherchés et pris en compte

Etat émotionnel ou physique du patient (se référer à la liste des émotions et de symptômes)

Notes

Page 17: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

COSMOS Outil 6 – Grille d’observation des transferts CCECQA© 2017 4

Faits marquants en termes de… Commentaires

De façon générale

Disponibilité des professionnels

Réassurance et ré-information (lors des transferts notamment)

Expression du patient favorisée

Utilisation d’un langage adapté

S’assurer de la compréhension du patient

Aide au quotidien auprès du patient, installation du patient, etc.

Changements pour le patient par rapport à ses habitudes de vie

Cohérence des discours entre les professionnels dans le suivi de la prise en charge

Implication de l’aidant dans la prise en charge du patient

Notes

Symptômes (selon l’échelle ESAS) Emotions (selon l’échelle EPN-31)

Douleurs Anxiété Peur Constipation Somnolence Tendresse Colère Surprise

Nausées Troubles alimentaires Joie Honte Fatigue Troubles du moral Tristesse

Dépression Dyspnées

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Outil 7. Guide d’entretien patient

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COSMOS Outil 7 – Guide d’entretien avec le patient CCECQA© 2017 1

Patient-traceur COSMOS

Guide d’entretien avec le patient

Conditions de réalisation

En tant que Professionnels Intervieweurs, vous interrogez le patient au cours de son parcours à l’occasion de différents temps prévus et organisés :

Entretien n°1. Après le transfert du patient de l’établissement A vers l’établissement B (1 à 3 jours après)

Entretien n°2. Après le retour du patient en établissement A (1 à 3 jours après) Vous réalisez ces entretiens en binôme, un Professionnel Intervieweur de l’établissement A et un Professionnel Intervieweur de l’établissement B. Sous forme d’entretien semi-directif :

Vous instaurez une relation de confiance entre vous et le patient ou son entourage dès les premières minutes

Vous rassurez le patient ou son entourage sur l’utilisation des informations recueillies en expliquant que leur participation aidera d’autres patients

Vous invitez le patient ou son entourage au récit chronologique de son expérience en lien direct avec son parcours

Vous posez des questions en restant le plus neutre possible sans influencer le patient

Vous adapter votre langage à la compréhension du patient La durée de l’entretien est à adapter au patient et à son état de fatigue. La prise de note se fait en direct lors de l’entretien en notant le plus exhaustivement les propos du patient. Les données recueillies sont anonymes et ne doivent pas contenir de données médicales.

Les questions posées doivent permettre d’explorer les pratiques des professionnels à partir du point de vue du patient. Des exemples sont donnés à titre indicatif notamment pour les patients ayant des difficultés de compréhension. Si le patient est capable de s’exprimer, favoriser les questions ouvertes « Comment ça s’est passé ? Comment ont fait les professionnels ? »

Quelques repères Avant l’entretien

1. Prévoir le matériel (guide d’entretien, crayon, papier) 2. Préparer l’entretien entre les deux professionnels intervieweurs (prendre connaissance du parcours du patient, adapter les

questions au patient ou à son entourage) 3. S’assurer que le patient ou son entourage a été informé au préalable et a donné son accord pour l’entretien 4. Choisir un lieu d’entretien respectant la confidentialité et favorisant un climat de confiance

Pendant l’entretien

5. Saluer le patient ou l’entourage 6. Se présenter au patient ou à son entourage sans annoncer sa profession 7. Expliquer l’objectif de l’entretien et l’utilisation des données recueillies et s’assurer de la compréhension 8. Rappeler la confidentialité des échanges 9. Mettre en confiance (commencer par des questions rassurant le patient ou l’entourage) 10. Recueillir à nouveau l’accord du patient ou l’entourage 11. S’appuyer sur le guide d’entretien 12. Adapter son langage en fonction de la compréhension du patient ou de l’aidant 13. Reformuler les questions si incompréhension 14. Avoir une attitude positive et ouverte 15. Adopter une attitude d’écoute active (reformulation de ce que dit le patient ou son entourage, réponses reçues sans jugement,

renforcement positif, résumé, synthèse, utilisation de questions ouvertes) 16. Favoriser l’expression libre du patient ou de l’entourage 17. Recentrer l’entretien si nécessaire 18. Remercier le patient ou son entourage en fin d’entretien 19. Réaliser l’entretien en complémentarité (ne pas se couper la parole par exemple) 20. Respecter la durée de l’entretien (30 à 45 minutes)

Après l’entretien

21. Après l’entretien, débriefer entre les deux professionnels intervieweurs et finaliser la prise de notes

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COSMOS Outil 7 – Guide d’entretien avec le patient CCECQA© 2017 2

Guide d’entretien n°1 - Phase explorée : établissement A établissement B Introduction Rappel

- Rappeler l’objectif de l’entretien : permettre à l’équipe de s’améliorer pour les prochains patients

- Demande accord oral - Demande accord pour prise de notes - Information sur la confidentialité des informations

Les questions posées doivent permettre d’explorer les pratiques des professionnels à partir du point de vue du patient. Des questions sont proposées à titre d’exemple notamment pour les patients ayant des difficultés de compréhension. Si le patient est capable de s’exprimer, favoriser les questions ouvertes « Expliquez-nous comment ça s’est passé ? Comment ont fait les professionnels ? ».

Point d'investigation Exemples de questions Prises de notes

Annonce de l'hospitalisation au patient Savez-vous pourquoi vous êtes à [établissement B]?

Depuis quand êtes-vous ici ? Ça s’est passé comment ? Êtes-vous passé par les urgences ?

Avant d'arriver à l'hôpital [en établissement A]

Information délivrée au patient sur le déroulement prévu

Vous a-t-on expliqué ce qui allait se passer ? Qui ? Comment a-t-on fait ?

Déroulement du trajet (confort, anxiété, douleur, sécurité…) (entre établissements A et B)

Comment s’est passé le trajet entre [l'établissement A] et [l’établissement B] ?

Ponctualité (attente…) (entre établissements A et B)

Est-ce que l'ambulance (ou autre moyen de transport) était à l'heure ?

Etat émotionnel ou physique du patient (cf. annexe)

Qu’avez-vous ressenti quand on vous a dit que vous alliez venir à l’hôpital [établissement B]? Vous aviez peur de venir ici ? Vous aviez mal ?

A l’hôpital [en établissement B]

Informations délivrées au patient : présentation du service et des professionnels en charge du patient

Quand quelqu'un vient s'occuper de vous, savez-vous qui c'est ?

Délai d’attente compatible avec l’état de santé du patient Ça vous arrive d'attendre avant que quelqu'un s'occupe de vous ?

Conditions d’hébergement respect et intimité du patient Vous a –t-on installé confortablement ? Qui ? Comment ?

Etat émotionnel ou physique du patient (cf. annexe)

Comment vous vous sentez ? On vous demande si vous avez mal ? si vous avez peur ? si vous êtes content ?

Disponibilité des professionnels Est-ce qu’il y a des personnes qui font des choses pour vous ? Lesquelles? Comment font-elles ? Ça sert à quoi ?

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COSMOS Outil 7 – Guide d’entretien avec le patient CCECQA© 2017 3

Point d'investigation Exemples de questions Prises de notes

Disponibilité des professionnels Respect de la personne

Est-ce que les personnes vous écoutent ? Les personnes font-elles attention à vous ? Comment font-elles ?

Aide au quotidien auprès du patient Est-ce qu'on vous aide quand vous avez besoin d'aide ? par exemple, pour manger, faire votre toilette, marcher, vous habiller, prendre vos médicaments ? Comment les professionnels font-ils ?

Respect de l'intimité Au moment de la toilette par exemple, est-ce qu'il y a des rideaux ou des paravents ? Les portes sont-elles fermées dans ces moments-là ?

S’assurer de la compréhension du patient

Vous a-t-on expliqué ce qui va se passer pour vous dans les prochains jours ? Avez-vous compris ce que l'on vous a dit ? Racontez-moi

Expression du patient favorisée Vous a-t-on demandé votre avis ? Savez-vous à qui poser des questions ?

Consentement Avant de faire un soin (piqure, pansement…), vous a-t-on demandé votre accord ? Comment ça se passe ?

Vérification de l’identité du patient Vous a-t-on demandé votre nom ? Portez-vous un bracelet d'identification ?

Inventaire des effets personnels Qui a récupéré vos affaires ?

Implication de l’aidant dans la prise en charge du patient

Est-ce que quelqu'un de votre famille ou ami est venu vous voir ? C'était facile pour lui de venir ?

Point d’amélioration Qu’est-ce qu’il y a de plus important pour vous ici ? Est-ce qu’il faut changer quelque chose ? Qu’est-ce qui vous a gêné ? Il aurait fallu faire comment ?

Commentaires libres

Fin de l’entretien Echelles

- Remerciement, rappeler la confidentialité et l’anonymat - Rappeler au patient qu’il peut parler de l’entretien avec quelqu’un du service - Informer le patient que l’on reviendra après son retour dans son établissement

d’origine pour lui poser à nouveau quelques questions

Symptômes (selon l’échelle ESAS) Emotions (selon l’échelle EPN-31)

Douleurs Anxiété Peur Constipation Somnolence Tendresse Colère Surprise

Nausées Troubles alimentaires Joie Honte Fatigue Troubles du moral Tristesse

Dépression Dyspnées

Page 22: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

COSMOS Outil 7 – Guide d’entretien avec le patient CCECQA© 2017 4

Guide d’entretien n°2 - Phase explorée : établissement B établissement A

Introduction Rappel

- Rappeler l’objectif de l’entretien : permettre à l’équipe de s’améliorer pour les prochains patients

- Demande accord oral - Demande accord pour prise de notes - Information sur la confidentialité des informations

Les questions posées doivent permettre d’explorer les pratiques des professionnels à partir du point de vue du patient. Des questions sont proposées à titre d’exemple notamment pour les patients ayant des difficultés de compréhension. Si le patient est capable de s’exprimer, favoriser les questions ouvertes « Expliquez-nous comment ça s’est passé ? Comment ont fait les professionnels ? ».

Point d'investigation Exemples de questions Prises de notes

Pourquoi êtes-vous allé à l’hôpital ? Qu’est-ce qu’on vous a fait à l’hôpital ?

Déroulement du trajet (confort, anxiété, douleur, sécurité…) Est-ce que vous êtes content d'être revenu ici ? Qui vous a ramené ?

Déroulement du trajet (confort, anxiété, douleur, sécurité…)

Le trajet entre l’établissement B et l’établissement A, ça s’est passé comment ?

Ponctualité (attente…) (entre établissements A et B)

Est-ce que l'ambulance (ou autre moyen de transport) était à l'heure ?

A l'hôpital [en établissement B]

Information auprès du patient sur le déroulement prévu pour la sortie

Est-ce que quelqu'un vous a expliqué qui allait venir vous chercher et quand ? Qui ? Comment la personne a fait ?

Avis recueilli auprès du patient sur la sortie Vous a-t-on demandé votre avis sur votre sortie?

Etat émotionnel ou physique du patient (cf. annexe) Vous aviez peur de revenir ici ? Vous aviez mal ?

Remise des documents administratifs et des effets personnels au patient

Vous avez récupéré tous vos papiers, toutes vos affaires ? Qui ? Comment ça s’est passé ?

Explication des traitements et de leur surveillance

Vous a-t-on expliqué vos médicaments et à quoi ils servent ? Quand il faut les prendre ? A quoi il faut faire attention ? Qui ? Comment ça a été fait ?

Remise des documents administratifs et des effets personnels au patient

Vous a-t-on remis des documents ? vous ont-ils été expliqués ? Par qui ? Comment ?

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COSMOS Outil 7 – Guide d’entretien avec le patient CCECQA© 2017 5

Point d'investigation Exemples de questions Prises de notes

Quand vous êtes revenu ici [établissement A]

Conditions d'accueil (patient attendu…) Combien de temps avez-vous attendu avant que quelqu’un s’occupe de vous ?

Ca se passe comment ? Vous faites quoi ?

S’assurer de la compréhension du patient

Vous a-t-on expliqué ce qui va se passer pour vous ? Ce qui a changé ? Qui ? Comment les professionnels ont-ils fait ? Avez-vous compris ce que l'on vous a dit ?

Expression du patient favorisée Savez-vous à qui poser des questions ? Savez-vous quoi faire en cas de problème ?

S’assurer de la compréhension du patient Est-ce que c'est comme on vous a dit à l'hôpital [établissement B]?

Etat émotionnel ou physique du patient (cf. annexe)

Comment vous vous sentez ? On vous demande si vous avez mal ? si vous avez peur ? si vous êtes content ?

Changements par rapport aux habitudes de vie du patient

Est-ce que vous allez mieux ? Qu’est ce qui a changé par rapport à avant ?

Informations délivrées au patient : présentation du service et des professionnels en charge du patient

Savez-vous qui s'occupe de vous ici ?

Disponibilité des professionnels Est-ce que les personnes vous écoutent ? Les personnes font-elles attention à vous ?

Implication de l’aidant dans la prise en charge du patient

Est-ce que quelqu'un de votre famille ou ami est venu vous voir ? C'était facile pour lui de venir ?

Point d’amélioration Qu’est-ce qu’il y a de plus important pour vous ici ? Est-ce qu’il faut changer quelque chose ? Qu’est-ce qui vous a gêné ? Quoi par exemple ? Il aurait fallu faire comment ?

Commentaires libres

Fin de l’entretien Echelles

Remerciement, rappeler la confidentialité et l’anonymat Rappeler au patient qu’il peut parler de l’entretien avec quelqu’un du service Informer le patient qu’il peut être tenu au courant des apports de sa participation pour

les professionnels et les autres patients

Symptômes (selon l’échelle ESAS) Emotions (selon l’échelle EPN-31)

Douleurs Anxiété Peur Constipation Somnolence Tendresse Colère Surprise

Nausées Troubles alimentaires Joie Honte Fatigue Troubles du moral Tristesse

Dépression Dyspnées

Page 24: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

Outil 8. Guide d’entretien entourage

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COSMOS Outil 8 – Guide d’entretien avec l’entourage CCECQA© 2017 1

Patient-traceur COSMOS

Guide d’entretien avec l’entourage

Conditions de réalisation

En tant que Professionnels Intervieweurs, vous interrogez un membre de l’entourage du patient après son parcours, une fois que le patient est revenu dans son établissement A d’origine. Vous réalisez cet entretien en binôme, un Professionnel Intervieweur de l’établissement A et un Professionnel Intervieweur de l’établissement B. Sous forme d’entretien semi-directif :

Vous instaurez une relation de confiance entre vous et le membre de l’entourage du patient dès les premières minutes

Vous rassurez la personne sur l’utilisation des informations recueillies en expliquant que sa participation aidera d’autres patients

Vous invitez la personne au récit chronologique de son expérience en lien direct avec le parcours du patient

Vous posez des questions en restant le plus neutre possible sans influencer la personne

Vous adapter votre langage à la compréhension de la personne La durée de l’entretien est à adapter à la personne. La prise de note se fait en direct lors de l’entretien en notant le plus exhaustivement les propos de la personne. Les données recueillies sont anonymes et ne doivent pas contenir de données médicales.

Quelques repères Avant l’entretien

1. Prévoir le matériel (guide d’entretien, crayon, papier) 2. Préparer l’entretien entre les deux professionnels intervieweurs (prendre connaissance du parcours du patient, adapter

les questions au patient ou à son entourage) 3. S’assurer que le patient ou son entourage a été informé au préalable et a donné son accord pour l’entretien 4. Choisir un lieu d’entretien respectant la confidentialité et favorisant un climat de confiance

Pendant l’entretien

5. Saluer le patient ou l’entourage 6. Se présenter au patient ou à son entourage sans annoncer sa profession 7. Expliquer l’objectif de l’entretien et l’utilisation des données recueillies et s’assurer de la compréhension 8. Rappeler la confidentialité des échanges 9. Mettre en confiance (commencer par des questions rassurant le patient ou l’entourage) 10. Recueillir à nouveau l’accord du patient ou l’entourage 11. S’appuyer sur le guide d’entretien 12. Adapter son langage en fonction de la compréhension du patient ou de l’aidant 13. Reformuler les questions si incompréhension 14. Avoir une attitude positive et ouverte 15. Adopter une attitude d’écoute active (reformulation de ce que dit le patient ou son entourage, réponses reçues sans

jugement) 16. Favoriser l’expression libre du patient ou de l’entourage 17. Recentrer l’entretien si nécessaire 18. Remercier le patient ou son entourage en fin d’entretien 19. Réaliser l’entretien en complémentarité (ne pas se couper la parole par exemple) 20. Respecter la durée de l’entretien (30 à 45 minutes)

Après l’entretien

21. Après l’entretien, débriefer entre les deux professionnels intervieweurs et finaliser la prise de notes

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COSMOS Outil 8 – Guide d’entretien avec l’entourage CCECQA© 2017 2

Guide d’entretien avec un proche du patient

Introduction

- Présentation de l’objectif de l’entretien : perception sur le parcours de soins du patient en tant que membre de l’entourage

- Données confidentielles, utilisées pour améliorer la coordination entre les professionnels des deux établissements

- Accord recueilli et demande d’autorisation pour prendre des notes au cours de l’entretien

Lien avec le patient : conjoint/époux enfant petit-entant

ami autre : _______________________________________________

Avant l'admission, au sein de l'établissement d'origine

1 Votre proche a été hospitalisé dans l'établissement…. Que vous a-t-on dit sur cette hospitalisation ?

2 Comment s'est passé la préparation de votre proche avant son hospitalisation ?

3 Avez-vous eu des informations précises sur la date et l'horaire de transfert ?

4 Vous a-t-on donné des explications sur l'état de santé de votre proche ?

Lors de l'admission

5 Comment s'est passé l'accueil aux urgences ? En service d'hospitalisation ?

6 Quelles informations avez-vous pu donner aux professionnels ?

7 Quelles questions avez-vous pu poser? Avez-vous eu les informations dont vous aviez besoin ?

Durant l'hospitalisation

8 Comment étaient organisées les visites à votre proche ?

9 Pouviez-vous facilement venir voir votre proche ? Les horaires de visite étaient-elles adaptées ? Y avait-il une possibilité d’hébergement ?

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COSMOS Outil 8 – Guide d’entretien avec l’entourage CCECQA© 2017 3

10 En cas de situation d’handicap du patient, pouviez-vous en tant qu’accompagnant de cette personne être présent en continu auprès de votre proche ?

11 Où vous retrouviez-vous avec votre proche ? Y avait-il un lieu dédié ?

12 Comment pouviez-vous échanger avec les professionnels ? Y avait-il un lieu où vous pouviez discuter ?

13 Avez-vous pu identifier les fonctions des différents professionnels ?

14 Comment avez-vous été informé de l'état de santé de votre proche et de son évolution ? Avez-vous été informé des examens et des traitements ?

15 Que pensez-vous des explications que l’on vous a données ?

16 Selon vous, que pensez-vous de l'aide donnée à votre proche au quotidien (par exemple, pour manger, s'habiller, prendre ses médicaments, faire sa toilette…) ?

Préparation de la sortie

17 Vous-a-t-on consulté pour préparer la sortie ?

18 Qu’avez-vous pu dire sur l’organisation de la sortie d’hospitalisation de votre proche ?

19 Quelles informations avez-vous reçu pour aider au mieux votre proche pour la suite de sa prise en charge ?

Retour dans l'établissement d'origine

20 Avez-vous été informé du retour de votre proche dans son établissement d'origine ? La date et l'horaire de retour ?

21 Quelles informations avez-vous reçu sur l'état de santé de votre proche suite à l'hospitalisation ?

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COSMOS Outil 8 – Guide d’entretien avec l’entourage CCECQA© 2017 4

22 Comment s'est passé le retour de votre proche au sein de son établissement d'origine ?

De façon générale

23 Avez-vous pu échanger régulièrement avec les professionnels pour prendre des informations, exprimer vos inquiétudes ?

24 Avez-vous été associé aux décisions concernant la prise en charge de votre proche ?

25 Vous êtes-vous senti considéré, écouté par les professionnels ?

26 Selon vous, quelle place vous ont les donné les professionnels pour favoriser la coordination entre les professionnels ?

27 Qu’avez-vous ressenti concernant votre implication ? avez-vous eu l’impression parfois d’être mis à l’écart ?

28 Selon vous, que pensez-vous de la prise en charge de votre proche ? Les équipes ont-elles répondu à ses besoins spécifiques (douleur, compréhension…) ?

29 Selon vous, avez-vous perçu un changement dans le comportement de votre proche depuis cette hospitalisation ? Vous a-t-il confié un sentiment ou des remarques à ce propos ?

Commentaires

Fin de l’entretien

- Remerciement

- Rappeler la confidentialité et de l’anonymat

- Rappeler au patient qu’il peut parler de l’entretien avec quelqu’un du service

- Informer le patient qu’il peut être tenu au courant des apports de sa participation pour les professionnels et les autres patients

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Outil 9. Fiche descriptive du parcours

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COSMOS – Outil 9. Fiche descriptive du parcours à analyser CCECQA© 2017 1

Patient-traceur COSMOS

Fiche descriptive du parcours

Consignes de remplissage

Chaque correspondant projet des établissements A et B renseigne cette fiche concernant le parcours du patient pris en charge dans les deux établissements qui sera analysé. Le correspondant projet renseigne cette fiche à partir des informations disponibles au sein de son établissement dont le dossier-patient. Il s’agit pour le correspondant projet d’indiquer les informations qu’il juge nécessaires à transmettre à l’animateur de la réunion d’analyse collective pour une meilleure compréhension du parcours du patient. Les données recueillies sont anonymes et ne doivent pas contenir de données médicales.

Population du patient Nom Etablissement A Nom Etablissement B

Personne Agée Personne psychiatrique Personne en situation de handicap Personne atteinte de pathologie chronique

Date de début de parcours :

____ / ____ / ____

Date de fin de parcours (retour en établissement A) :

____ / ____ / ____

Profil du patient Age, sexe, pathologie principale, particularités

Motif d’hospitalisation Décrire l’épisode aigu Préciser si hospitalisation programmée ou en urgences

Description du parcours Préciser entre autres, les lieux où est passé le patient en établissement A et en établissement B,

les dates et durées de chaque étape, les personnes rencontrées, les outils utilisés pour la coordination des soins

Préparation de l’admission

Admission

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COSMOS – Outil 9. Fiche descriptive du parcours à analyser CCECQA© 2017 2

Description du parcours Préciser entre autres, les lieux où est passé le patient en établissement A et en établissement B,

les dates et durées de chaque étape, les personnes rencontrées, les outils utilisés pour la coordination des soins

Evaluation initiale

Projet de soins personnalisé et réévaluation

Préparation de la sortie

Sortie (retour dans l’établissement d’origine)

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Outil 10. Référentiel d’évaluation COSMOS

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COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 1

Patient-traceur COSMOS

Référentiel d’évaluation

La réalisation d’un patient-traceur inter-établissements COSMOS repose sur un référentiel d’évaluation qui

décrit une organisation optimale à mettre en place progressivement, une organisation « cible » pour les

équipes. C’est un outil de progression pour aider les équipes à évaluer et à améliorer leur organisation.

Les critères d’évaluation du référentiel correspondent aux actions à réaliser par les établissements A et B en

termes d’organisation, d’information à transmettre et de prise en charge auprès du patient-résident pour

garantir la meilleure coordination possible. Les critères sont répartis selon les temps du parcours :

Préparation de l’admission et admission (par exemple, organisation du mode de transport, organisation

de l’accompagnement, information du représentant légal, remplissage de la fiche de liaison, annonce de

l’hospitalisation au patient-résident, déroulement du trajet, conditions d’accueil, inventaire des effets

personnels),

Evaluation initiale et projet de soins personnalisé (par exemple, présence du courrier médical, éléments

de connaissance, repérage de la fragilité, évaluation des risques, recueil des besoins et attentes auprès

du patient-résident, prise en compte des spécificités de la population à laquelle appartient le patient-

résident, évaluation du projet de soins en concertation, explication auprès du patient-résident sur son

état de santé, les soins, les traitements),

Préparation de la sortie et sortie (par exemple, anticipation de la sortie en concertation, anticiper la

disponibilité des traitements et dispositifs médicaux, évaluation du niveau d’autonomie, constitution du

dossier de sortie, annonce de la sortie, information du médecin traitant, compatibilité du projet de soins

avec une sortie, transmission des rendez-vous ultérieurs),

Tout au long du parcours (par exemple, conditions d’accès aux locaux, conditions d’accès de

l’entourage, respect de la dignité et de l’intimité du patient-résident, recueil du consentement, respect

des exigences de sécurité et d’hygiène, disponibilité des professionnels, recherche de l’effet sur l’état

émotionnel du patient-résident, implication de l’entourage).

Lors de l’analyse du parcours en réunion collective, chaque critère est questionné avec les participants. Il ne

s’agit pas d’obtenir une réponse en termes de conformité pour chaque critère dans le temps imparti mais

de s’appuyer sur le référentiel pour identifier des points forts et des points d’amélioration au travers des

échanges.

Le référentiel a été élaboré par le groupe de travail régional COSMOS en 2015 dans le cadre du projet

expérimental, en s’appuyant sur les textes de référence (cf. liste dans le guide méthodologique).

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COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 2

Etablissement A Etablissement B

Auprès du Patient et de l'aidant en établissement A et en établissement B

P

rép

ara

tio

n d

e l'

ad

mis

sio

n

Prise de contact entre les deux établissements AB

Programmation de l'hospitalisation ou annonce de l’arrivée en urgences

Délai d'hospitalisation compatible avec la prise en charge du patient

S’assurer de l’accessibilité à l’établissement B

Repérer les éléments d’interruption dans le projet de vie

Présence d’une fiche de liaison complète et exhaustive

Organisation du mode de transport S’assurer que le patient est "attendu" En établissement A

Organisation de l'accompagnement, entourage ou professionnel (rôle défini, accompagnant identifié…)

Planification des examens et des consultations

Annonce de l'hospitalisation au patient

Désignation du professionnel

référent dans l’établissement A

Existence d’une procédure d'accueil spécifique pour la population à laquelle appartient le patient (santé mentale, handicap, personne âgée)

Information sur le déroulement prévu et sur

les changements d’habitudes de vie

Préparation des documents à

transmettre

Formation/sensibilisation des professionnels à la prise en charge de la population à laquelle appartient le patient

Information auprès du représentant légal pour les mineurs ou majeurs protégés (tutelle, parent…)

Pour le patient dont le parcours a été analysé : NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations

en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion) Remplissage du dossier

préadmission AB

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COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 3

Etablissement A Etablissement B Auprès du Patient et de l'aidant

en établissement A et en établissement B

Ad

mis

sio

n

Application de la procédure interne

de transfert Application de la procédure

d'accueil spécifique

En établissement A

Transmission des informations suivantes AB

Accueil du patient Déroulement du trajet (confort, anxiété,

douleur…)

documents administratifs (carte d’identité, carte vitale, mutuelle, attestations…)

Vérification de l'identité du patient en lien avec sa pièce d’identité

En établissement B

coordonnées du professionnel

référent de l’établissement A

Autorisations d'intervention auprès du représentant légal (tutelle, parent…)

Conditions d'accueil (anxiété, douleur,

disponibilité des professionnels…)

coordonnées du représentant légal

(tutelle, parent…) Constitution du dossier d'admission

Délai d’attente compatible avec l’état de santé du patient

nom de la personne de confiance Inventaire des effets personnels

Informations délivrées au patient : présentation du service et des professionnels, information sur la sa prise en charge (par exemple, rupture dans le traitement…)

nom de personnes à prévenir

(famille, entourage…)

Informations sur livret d'accueil, personne de confiance, droit d'accès au dossier, directives anticipées

directives anticipées

coordonnées du médecin traitant

Pour le patient dont le parcours a été analysé NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion)

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COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 4

Etablissement A Etablissement B Auprès du Patient et de l'aidant

en établissement A et en établissement B

Eva

lua

tio

n in

itia

le

Transmission des informations suivantes (AB)

Evaluation médicale (antécédents, allergies, constantes, état mental, nutrition, état cutané, dépendance, douleur...)

En établissement B

Motif d'admission Eléments de connaissance

(conditions de vie, aide à la vie quotidienne, entourage...)

Recueil des besoins et attentes auprès du

patient

Courrier médical à l'origine de

l'hospitalisation Repérage de la fragilité et du risque

de ré-hospitalisation

Examens et actes non douloureux, non anxiogènes

Fiche de liaison complète et

exhaustive Réalisation des examens et actes en

tenant compte du bénéfice/risque

Délai et durée de l'évaluation adaptés à l'état de santé du patient

Historique du parcours de santé du

patient Diagnostic

Pathologie, antécédents, histoire de la maladie, allergies, risques identifiés

Niveau d'autonomie (cognitif, locomoteur, chute, mémoire, comportement, mode d’expression, capacité à gérer les activités de la vie quotidienne)

Désignation d'un professionnel référent au sein de l’établissement B : transmission de l’information à l’établissement A (AB)

Pour le patient dont le parcours a été analysé

NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion)

Projet thérapeutique (état de santé, ordonnances et traitements en cours, dispositifs médicaux en place)

Anticipation de la sortie : délai et lieu de sortie envisagé

En concertation entre les deux établissements AB

Evaluation des risques (nutrition, infectieux, chute, cutané, suicidaire, douleur, maltraitance, liés à l'environnement, haut risque vital, refus de traitement, fausse-route...)

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COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 5

Etablissement A Etablissement B Auprès du Patient et de l'aidant

en établissement A et en établissement B

Pro

jet

de

soin

s p

erso

nn

alis

é (P

SP)

En concertation entre les deux établissements AB

Pour le patient dont le parcours a été analysé NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion)

Prise en compte des spécificités de la population à laquelle le patient

appartient (santé mentale, handicap ou personne âgée)

Prise en compte de la réflexion bénéfice/risque

Recours à un avis au sein de l'établissement ou extérieur si nécessaire

Evaluation du PSP en concertation avec l’établissement A

Elaboration et réévaluation du PSP :

En établissement B

o objectifs et moyens

Explication auprès du patient sur son état de santé et les soins prévus

o concerté, en pluridisciplinarité

Association du patient à son projet de soins (vérification de la compréhension, recherche de l’adhésion…)

o évaluation (staff, synthèse) Soulagement de la douleur

o identification aidant

Délivrance d'éléments d'éducation thérapeutique

Prise en charge médicamenteuse

Explication sur le traitement : information et vérification de la compréhension sur le traitement, sa surveillance…

o prise en compte du traitement

médicamenteux initial Aide au quotidien

o évaluation du niveau

d'automédication

Sollicitation du représentant légal si

besoin

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COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 6

Etablissement A Etablissement B Auprès du Patient et de l'aidant

en établissement A et en établissement B

Pré

pa

rati

on

de

la s

ort

ie

En concertation entre les deux établissements AB

Pour le patient dont le parcours a été analysé NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion)

Organisation de la sortie en associant les professionnels d'aval dont médecin

traitant (demande d'avis, visite…)

Date et heure compatibles avec l’accueil du patient en établissement A

Evaluation des nouveaux besoins (changements…)

S’assurer que le patient est

"attendu" Evaluation du niveau d'autonomie

En établissement B

Prévoir l'accompagnement pour le trajet

Prise de décision médicale de la sortie

Avis recueilli auprès du patient sur la sortie

Anticiper les modifications de prise en charge (mise en place de nouvelles aides, adaptation…)

Planification de la sortie Annonce de la sortie

S’assurer de la disponibilité des

traitements et dispositifs médicaux

Mise en place des aides matérielles et humaines selon le niveau d'autonomie (si évolution)

Information sur le déroulement prévu pour

la sortie

Constitution du dossier de sortie (documents administratifs, comptes rendus, prescriptions conformes, liste consultations et examens à faire, fiches de liaison…)

Préparation du patient à son retour dans

l’établissement A

Information du médecin traitant Remise et explication des ordonnances

Information du représentant légal Connaissance de la suite de la prise en

charge (RDV ultérieurs, en cas de situation d’urgence…)

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COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 7

Etablissement A Etablissement B Auprès du Patient et de l'aidant

en établissement A et en établissement B

Transmission des informations suivantes AB

date et heure de sortie (au moins 48h avant)

état de santé, niveau d'autonomie (si évolution), soins à réaliser, liste des traitements à prévoir

documents de fin d'hospitalisation (courrier, compte-rendu, fiche de liaison) dont correspondants d'aval et médecin traitant

Organisation du transport (mode de transport adapté, accompagnement à prévoir avec l’établissement A)

Pour le patient dont le parcours a été analysé NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion)

Page 40: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 8

Etablissement A Etablissement B Auprès du Patient et de l'aidant

en établissement A et en établissement B

Sort

ie

En concertation entre les deux établissements AB

S’assurer que le patient est stable et que le projet de soins est compatible avec une sortie

Durée de séjour prévue correspond à la durée de séjour réelle

Accueil du patient

Transmission des informations suivantes AB

En établissement B

Réception du dossier de sortie Rendez-vous ultérieurs

Remise des documents administratifs et des effets personnels au patient

S'assurer de la complétude des

éléments de continuité de soins Dossier de sortie complet

Déroulement du trajet (confort, anxiété, douleur…)

Vérification des effets personnels Résultats des examens en attente En établissement A

Organisation d’une visite avec le médecin traitant moins de 7 jours après la sortie (secteur médico-social et hospitalisation à domicile)

Suivi après sortie (appel 1 à 3 jours après la sortie)

Conditions d'accueil au sein de

l’établissement A (anxiété, douleur…)

Inventaire des effets personnels

Délai d’attente compatible avec l’état de santé du patient

Pour le patient dont le parcours a été analysé NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion)

Page 41: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

COSMOS Outil 10 – Référentiel d’évaluation CCECQA© 2017 9

Etablissement A Etablissement B Auprès du Patient et de l'aidant

en établissement A et en établissement B

Tou

t a

u lo

ng

du

pa

rco

urs

Conditions de réalisation des actions dans le respect de la dignité et de

l'intimité du patient Disponibilités des professionnels

Conditions d'hébergement permettant le respect de la dignité et de l'intimité

du patient Favoriser l'expression du patient

Respect de la confidentialité lors des modalités de partage des informations Besoins et attentes du patient recherchés et pris en compte

Conditions d’accès aux locaux Effet sur l’état émotionnel ou physique du patient

Conditions d'accès de l'entourage Implication de l’aidant dans la prise en

charge du patient

Modalités d'information de l'entourage sur l'état de santé du patient

Consentement du patient quand il se doit

Lors

des

tra

nsp

ort

s

Respect des exigences de sécurité et d’hygiène et du confort du patient

Pour le patient dont le parcours a été analysé NA : critère non applicable

: critère réalisé totalement ou en grande partie

: critère non réalisé ou partiellement réalisé

: critère non évalué lors de l’analyse (par manque d’informations en amont de la réunion ou non évoqué pendant la réunion)

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Outil 11. Conducteur de la réunion

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COSMOS Outil 10 – Conducteur de la réunion d’analyse CCECQA© 2017

Patient-traceur COSMOS

Conducteur de la réunion d’analyse

Présentation rapide de la démarche Les établissements A et B ont souhaité réaliser en partenariat un patient-traceur inter-établissements selon la méthode COSMOS. L’objectif est d’améliorer la coordination entre les deux établissements dans la prise en charge des personnes en situation chronique au cours d’un épisode aigu. Les populations concernées sont : personnes âgées, personnes en situation de handicap, personnes souffrant de troubles psychiques. La méthode COSMOS, proposée par le Ccecqa, a été expérimentée en 2016 dans le cadre d’un projet régional (38 établissements participants, 17 patient-traceurs réalisés). Objectif de la réunion : à partir d’un cas concret, décortiquer ensemble le parcours du patient afin d’identifier les points forts et les points d’amélioration en termes de coordination (communication, implication du patient, travail collectif, système d’information). Au cours de la réunion, sont croisées 3 sources d’information : ce que le patient et/ou son entourage a retenu de son parcours ; ce que les professionnels impliqués ont retenu de la prise en charge ; et ce qui est écrit dans les différents supports (dont les dossiers-patients). Quelques repères

Prévoir le matériel (référentiel d’évaluation, données recueillies, crayon, papier)

Répartir les rôles (animateur, prise de note, accès aux dossiers-patients, rapporteurs des différents entretiens et temps d’observation…)

Rappeler le rôle de l’animateur (facilitateur, non jugement, comprendre le parcours, réguler les échanges...)

Présenter les règles de la réunion (respect de la parole, téléphone en mode silencieux…)

Rappeler la confidentialité

Rappeler la méthode si besoin

S’appuyer sur le référentiel d’évaluation

Donner la parole à chacun

Reformuler les questions ou préciser les termes si besoin

Recentrer les échanges si nécessaire

Favoriser l’expression libre des participants

Etablir un consensus avec les participants sur les points forts, les points d’amélioration et les actions d’amélioration identifiés

Respecter la durée de la réunion (2h maximum) Exemple de déroulé (à titre indicatif)

Durée Etapes

10’ 1) Présentation des objectifs de la réunion 2) Présentation des participants – tour de table 3) Présentation de chaque établissement et service concerné

10’ 4) Information sur les recueils de données réalisés au préalable 5) Présentation du parcours (chronologie et propos du patient)

1h10

6) Discussion - questions - relance - consultation des dossiers-patients au fil des questions - exploration des points non abordés d’après le référentiel

15’

7) Synthèse de la réunion obtenue par consensus - points forts - points d’amélioration - pistes d’actions évoquées

5’

8) Rappel des étapes à venir - rédaction du compte-rendu avec l’aide des correspondants projet et communication - rédaction du plan d’actions par les équipes - mise en œuvre des actions

10’ 9) Avis sur la réunion et sur la méthode COSMOS par les participants 10) Remerciements

Page 44: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

Outil 12. Modèle de synthèse

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COSMOS Outil 12 – Modèle de synthèse CCECQA© 2017

Patient-traceur COSMOS

L’établissement A : ___________________ et l’établissement B : ________________________ ont mené en partenariat un patient-traceur inter-établissements. L’objectif était d’améliorer la coordination entre les deux établissements dans la prise en charge des personnes en situation chronique au cours d’un épisode aigu. Les populations concernées étaient : personnes âgées, personnes en situation de handicap, personnes souffrant de troubles psychiques, personnes souffrant d’une pathologie chronique. Une rencontre entre les professionnels des deux établissements a été organisée pour analyser le parcours d’UN patient-résident pris en charge par les deux établissements. Son parcours est schématisé comme suit :

L’expérience du patient pouvait être prise en compte lors de cette analyse. Pour cela, son vécu était recueilli durant son parcours soit au travers de temps d’observation, soit en l’interrogeant directement. A l’issue de cette analyse collective, les professionnels ont identifié les points forts et les points d’amélioration. Ils ont défini des actions d’amélioration en faveur d’une meilleure coordination entre les deux établissements (implication du patient, travail en pluridisciplinarité, circuit de l’information, stratégie de communication). Ce document présente les principaux résultats de l’évaluation menée par les deux établissements entre (préciser la période) : ____________________________ Les résultats de cette démarche peuvent être valorisés comme Evaluation des Pratiques Professionnelles dans le cadre de la certification V2014 rattachée à la thématique Parcours Patient et dans le cadre de l’évaluation interne en lien avec la personnalisation de l’accompagnement et la coordination des interventions.

Pour plus d’informations

Correspondant projet établissement A Nom – prénom coordonnées

Correspondant projet établissement B Nom – prénom coordonnées

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COSMOS Outil 12 – Modèle de synthèse CCECQA© 2017

PROFIL DU PATIENT :

Profil du patient Parcours du patient Analyse du parcours Parcours évalué : Personnes rencontrées lors de la réunion du XX/XX/20XX (préciser les fonctions)

- Etab A : - Etab B :

Outils mobilisés - Référentiel COSMOS -

Synthèse Pistes d’actions d’amélioration Points forts Points d’amélioration

Pour établissement A Pour établissement B Pour les deux établissements

Page 47: Patient-traceur inter-établissements : la méthode COSMOS · Patient-traceur COSMOS Grille d’observation des transferts Consignes de remplissage En tant que Professionnel Observateur,

Outil 13. Modèle de courrier de remerciements

pour le patient et/ou entourage

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COSMOS Outil 13 – Modèle de courrier de remerciements patient/entourage CCECQA© 2017

Entête Etablissement A

Entête Etablissement B

Adresse

Lieu et date

Madame, Monsieur,

Comme convenu lors de notre rencontre au mois de (préciser le mois) pour recueillir votre avis sur

l’accompagnement de votre proche, voici quelques nouvelles concernant notre démarche.

Les professionnels de santé de l’établissement A et de l’établissement B, qui ont pris soins de votre

proche, se sont concertés en réunion : ils ont croisé les informations provenant des deux équipes et

de votre ressenti.

Cette réunion a permis de proposer des actions à mettre en œuvre aussi bien pour les points à

améliorer que pour les points forts à encourager, en tenant compte de vos réponses et remarques

lors de l’entretien.

Nous avons retenu comme points d’amélioration : les lister. Les points forts mis en évidence sont :

les lister.

Nous vous remercions de votre contribution à l’amélioration de la qualité et la coordination des soins

entre nos deux établissements.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Signature Etablissement A Signature Etablissement B

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Outil 14. Modèle de plan d’actions

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Nom de l'établissement :

Service concerné :

Point d'amélioration mis en évidence :

SITUATION A ATTEINDRE

QUOI ?

QUI ?

OU ?

QUAND ?

COMMENT ?

COSMOS Outil 14 - Modèle de plan d'actions CCECQA© 2017

Description du point d'amélioration

Quelles sont les causes des écarts mis en évidence  par rapport à la situation  à atteindre ? 

(causes professionnelles, organisationnelles, institutionnelles)

Quel est l’objectif à atteindre (avec indicateur de réalisation) ?

Définition d’un point d’amélioration : c’est une étape du processus (une tâche, une activité, l’application d’une procédure…) qui est plus faible (variabilité des pratiques, défaut de traçabilité, vulnérabilité de la 

sécurité….) que les autres étapes.

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N° action

(à hiérarchiser)

Objectif Action Type d'action Pilote(s) Acteurs 

incontournables

Moyens pressentis Date de 

démarrage 

Date 

d'échéance 

Etat 

d'avancement

Indicateur(s) de suivi

COSMOS Outil 14 - Modèle de plan d'actions CCECQA© 2017

Description des actions

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EFFICACITE

1 2 3 4 5

Action jugée totalement inefficace Action jugée totalement efficace

EFFICIENCE

1 2 3 4 5

Action jugée totalement non efficiente Action jugée totalement efficiente

PERTINENCE

1 2 3 4 5

Action jugée totalement non pertinente Action jugée totalement pertinente

ACCEPTABILITE

1 2 3 4 5

Action jugée totalement inacceptable Action jugée totalement acceptable

RESSOURCES FINANCIERES (en €)

Moyens financiers estimés pour la mise en œuvre de l'action d'amélioration

RESSOURCES HUMAINES (en heure-personne)

Moyens humains estimés nécessaires à la mise en œuvre de l'action d'amélioration

COSMOS Outil 14 - Modèle de plan d'actions CCECQA© 2017

Selon vous, dans quelle mesure cette action d'amélioration permettra-t-elle d'atteindre l'objectif de 

prévention, de correction ou d'atténuation du dysfonctionnement ?

Selon vous, la mise en œuvre effective de cette action d'amélioration sera-t-elle acceptée par le personnel 

concerné de votre établissement ?

Critères de hiérarchisation pour chaque action

Selon vous, le rapport entre les résultats obtenus et les ressources utilisées pour la mise en œuvre de cette 

action d'amélioration sera-t-il satisfaisant (meilleure qualité à moindre coût) ? 

Selon vous, dans quelle mesure cette action d'amélioration pourra-t-elle être mise en œuvre 

techniquement dans des conditions économiques satisfaisantes ?