PERSONNALISATION & REPRISES DES DONNEES 17 Novembre 2009

PERSONNALISATION & REPRISESDES DONNEES

17 Novembre 2009

PERSONNALISATION

Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 3

Objectifs

Un Sifac paramétré conformément à vos choix fonctionnels :– certains paramètres modifiables ultérieurement par vous-mêmes,

– d’autres paramètres modifiables par le Centre de Compétences uniquement (marqués par le logo dans la suite du document).

Un Sifac contenant vos données de base :– structures (financières, budgétaires, analytiques),

– plans de comptes,

– nomenclature achat,

– …


Les outils

Choix fonctionnels– fichier d’instanciation

Données de base– fichier d’intégration (obligatoire)

– fichier des données de base « manuel » (facultatif)

Une note d’explication sur la personnalisation


Les outils

Chaque fichier d’intégration et/ou de données de base est à remettre par personne morale.

Rappels : – 1 Etablissement = 1 personne morale

– 1 Université + 1 école rattachée = 2 personnes morales


Périmètre

La personnalisation porte sur des choix:

organisationnelsbudgétairesau niveau des dépensesau niveau des recettesau niveau des conventionscomptablesanalytiques


Choix organisationnels

Informations générales : Etablissement, contacts …– fichier instanciation / intégration

Logo (factures recette, bons de commande, OM)– fichier instanciation

Sociétés FI (Etablissement, SIE, Fondations …) – fichier intégration

Flux dépenses et recettes– fichier instanciation (PF-001, PF-007, éventuellement PF-002 et

PF-008)

– A remettre au plus tard fin novembre à [email protected]

Secteurs mixtes– fichier d’intégration


Choix organisationnels

Régime TVA collectée (option sur les débits ?)– Fichier instanciation, choix PF-009

Workflow et seuil de validation– Fichier d’instanciation, choix PF-004-00 et PF-004-01

Interfaces (pour information)– Fichier d’instanciation, choix, PF-025 à PF-027

Domaines de personnel – Fichier d’intégration

Niveaux de besoin– Fichier d’intégration


Choix budgétaires

Périmètre financier (un par personne morale) Organisation budgétaire (centres financiers)Adaptation des comptes généraux (créations /

subdivisions de comptes)Adaptation des comptes budgétaires (créations /

subdivisions de comptes)Domaines fonctionnelsOrigine des fonds

Via le fichier d’intégration


Choix relatifs au flux dépenses

Organisation d’achat – fichier d’intégration

Divisions – fichier d’intégration

Tolérance applicable lors de l’enregistrement de la facture et gestion des coûts indirects

– fichier d’instanciation, choix PF-003Workflow et seuil de validation

– fichier d’instanciation, choix PF-004-00 et PF-004-01Edition du bon de commande

– fichier d’instanciation, choix PF-005


Choix relatifs au flux dépenses

Blocage automatique des factures fournisseurs avant mise en paiement (visa)

– fichier d’instanciation, choix PF-002Nomenclature des achats

– fichier d’intégrationMissions

– fichier d’instanciation, choix PF-024 et onglet spécifique

Adresse dans la commande (CF ou CC) – fichier d’instanciation, choix PF-006


Choix relatifs aux recettes

Organisation commerciale – fichier d’intégration

Agence commerciale – fichier d’intégration

Blocage automatique des factures client avant prise en charge comptable (visa recettes)



Choix relatifs aux recettes

Edition de la facture client – fichier d’instanciation, choix PF-011

Articles génériques (pour information)– fichier d’intégration


Choix relatifs aux conventions

Codification des eOTP (liaison implicite entre eOTP et PFI)


Workflow sur les jalons d’eOTP– fichier d’instanciation, choix PF-019-00 et PF-019-01


Choix comptables

Tolérance lors du paiement fournisseur ou lors de l’encaissement client


Différences de change– fichier d’instanciation, choix PF-010

Comptes bancaires de l’Etablissement– fichier d’instanciation, onglet dédié


Choix comptables

Comptes pour opérations inter-sociétés– fichier d’instanciation, onglet dédié

Frais et commissions bancaires – fichier d’instanciation, choix PF-013

Relances (domaines , niveau, montants)– fichier d’instanciation, choix PF-014 à PF-018


Choix relatifs aux immobilisations

Achats immobilisés en service fait non valorisé ? – fichier d’instanciation, choix PF-021

Durées d’amortissement par défaut – fichier d’instanciation, choix PF-022

Calcul d’amortissement décalé d’un an après la date de mise en service du bien ?



Choix analytiques

Périmètre analytique Centres de coûtsCentres de profitNatures comptables secondaires

Via le fichier d’intégration


Données complémentaires

Groupes de centres financiersGroupes de comptes budgétairesGroupes de domaines fonctionnelsGroupes de fondsHiérarchie alternative des centres de coûtsHiérarchie alternative des centres de profit

Via le fichier d’intégration des données « manuelles » Fichier facultatif


Processus de validation des fichiers

Processus itératif– Etab > Amue :Envoi des fichiers à

[email protected]– Amue / Gpt : Contrôles de format, cohérence …– Amue > Etab : Retours éventuels de commentaires– Etab : correction des fichiers

Validation quand il n’y a plus d’erreur

Assez chronophage


Calendrier

Semaines 47 à 50– Formation transverse à Montpellier– Une journée dédiée aux choix de personnalisation

Fin janvier au plus tard : votre fichier d’instanciation validé

Fin février au plus tard :votre fichier d’intégration validé– Eventuellement également votre fichier des données

« manuelles » validé


REPRISES


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable

Reprise des fiches immos

Reprise des marchés

Reprise des conventions

Conclusion


Périmètre de la reprise

Reprise à partir de NABuCo / IMMOs

Reprise en début d’exercice seulement

Pas d’historique, pas de pièces ordonnateur

Reprise des Tiers : fournisseurs, clients, agents

Reprise comptable : soldes et postes non soldés (PNS)

Fiches immobilisations


Objets repris et modes de reprise

Objet Mode de reprise

Tiers Outils (extraction, analyse, reprise)

Soldes de comptes et postes non soldés

Outils (extraction, reprise)

Immobilisations Outils (extraction, complément, reprise)

Conventions (OTP, eOTP) Saisie directe

Marchés Saisie directe


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion


Les différentes étapes

Définition de la stratégie de reprise

Définition du paramétrage (périmètre, correspondances)

Audit de la base Tiers *

Mise en qualité *

Injection dans Sifac **

* étapes itératives ** étape définitive


La stratégie de reprise

Reprise des fournisseurs hors agents– en fonction de l’activité ?

– en fonction de l’encours ?

– manuelle ?

Reprise des clients – idem fournisseurs

Reprise agents– idem fournisseurs

– à partir de NABuCo ? Harpège ?


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion


Les outils de reprise

Disponibles sur l’Espace Sifac– https://espace-sifac.amue.fr/

– Partage de fichiers

– Documentation_Sifac /03 Déploiement/01 reprise de données


Les outils de reprise

Contenu de chaque kit (fournisseurs, clients, agents, soldes et PNS, immobilisations) :

– documentation (Modes OPératoires d’extraction et d’injection + Manuel UTilisateur),

– fichiers de raccordement,

– outils :• paramétrage (XLS)• procédures et scripts SQL• fichiers modèles


Les étapes de la reprise outillée

Contrôle OK

SIFAC

BD NABuCo

BDSIFAC

Contrôle non OK

BD Tables temporaires

Extraction et Contrôle Complétion et Contrôle

Création fichiers de raccordement

Extraction vers Excel Alimentation via Excel

Injection et contrôlesFichiers de raccordement (fichiers plats)

AnomaliesAnomalies

Phase amont

Phase aval

Mise en qualité


Les différentes phases

Extraction de NABuCo dans des tables de travail et contrôle

• en fonction du paramétrage défini• peut être effectué en plusieurs phases

Mise en qualité des données extraites– dans les tables de travail via import/export vers Excel– ou dans NABuCo suivie d’extraction – complétion des données (détermination de valeurs Sifac à

partir des données NABuCo) et contrôle

Génération des fichiers de raccordement

Dans Sifac : chargement final des fichiers de raccordement


Avantages de la solution

Principe itératif à 95% hors Sifac

Détection des erreurs en amont du chargement

Mise en qualité peut être faite par des non techniciens grâce à Excel


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion


Reprise des tiers

Dans Sifac, 3 familles de tiers : fournisseurs hors agents, clients et agents

3 flux de reprises :Fournisseurs non agentsClientsAgents

Fournisseurs et clients sont catégorisés par groupes de comptes : ensembles de règles de gestion, de caractéristiques de données, d’écran et critère d’unicité


Reprise des tiers : les groupes de comptes

Groupe de compte Critère d’unicité

Z001 : France public et personnes morales

N°SIRET

Z002 : France - Indépendants N° INSEE, N° URSSAF, N° RC …

Z003 : UE – Public et sociétés N°TVA Intracommunautaire

Z004 : Hors UE – DOM / TOM - Autres Aucun

Z005 : Agents internes N° INSEE

Z006 : Fournisseurs Occasionnels Aucun

Z007 : Fournisseurs Prestations Internes

Aucun

Z008 : Fournisseurs Partenaires Aucun

Z009 : Agents externes Nom, prénom, date de naissance

Z010 : Organismes sociaux Paie Aucun

Les fournisseurs :


Reprise des tiers : les groupes de comptes

Groupe de compte Critère d’unicité

Z001 : France public et personnes morales

N°SIRET

Z002 : France - Indépendants N° INSEE, N° URSSAF, N° RC …

Z003 : UE – Public et sociétés N°TVA Intracommunautaire

Z004 : Hors UE – DOM / TOM - Autres Aucun

Z005 : Divers Zone libre

Z006 : Clients Occasionnels Aucun

Z007 : Clients Prestations Internes Aucun

Z008 : Clients Partenaires Aucun

Les clients :


Reprise des tiers : les limites

Tiers non repris automatiquement :

-Tiers occasionnels (Z006) : «enveloppes» à créer manuellement dans Sifac (Ex : Etudiants boursiers)

-Prestations internes (Z007) : sont à créer dans Sifac en se basant sur la structure de l’Etablissement. Ils font l’objet d’un chargement à part.

-Fournisseurs agents (Z005, Z009) : créés automatiquement suite à la reprise des agents

-Organismes sociaux (Z010) : à créer manuellement dans Sifac


Reprise des tiers : phase préalable

Renseignement du paramétrage

– Paramétrage d’extraction • exercices• établissements• catégories de fournisseurs ou clients

– Paramétrage de correspondance• notions NABuCo => notions Sifac

Exemple : (titre civilité, catégorie fournisseur, pays) => groupe de comptes


Reprise des tiers : Paramétrage d’extraction

Etablissement– pour les bases NABuCo multi-établissements

Exercices– pour limiter le périmètre

Catégories et types de pays– pour limiter le périmètre

– éventuellement découper les traitements


Reprise des tiers : Paramètres d’extraction

Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls

– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_ETAB :• une ligne par code Etablissement NABuCo à extraire

– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_EXE :• une ligne par exercice à prendre en compte

– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_FOUR :• une ligne par catégorie fournisseur NABuCo à extraire

– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_PAYS :• une ligne par type pays NABuCo à extraire


Reprise des tiers : Paramètres d’extraction


Reprise des tiers : Paramétrage de correspondance

Objectif : valoriser automatiquement certaines données à partir des informations de NABuCo, de façon à assurer la complétude des données.

Contraintes : NABuCo est personnalisable. Il n’est donc pas possible de généraliser des correspondances générales. Exemple : catégories de fournisseurs, types de pays …

Solution : Des tables permettent donc d’associer une valeur ou plusieurs valeurs NABuCo (ou combinaisons) à une et une seule valeur Sifac.


Reprise des tiers : Paramètres de correspondance

Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls

– onglet W_CORRES_TITRE_CIVILITE_FOUR • Civilité NABuCo Civilité Sifac

– onglet W_CORRES_GROUPE_CPTE :• (titre civilité, catégorie fournisseur, type pays) groupe

de compte Sifac

– onglet W_CORRES_MOD_REGL :• Mode de règlement NABuCo Mode de réglement

Sifac


Reprise des tiers : Paramètres de correspondance


Reprise des tiers : La mise en qualité des données

Phase itérative

Contrôles suite à l’extraction :– présence de données obligatoires

– format de données (Siret, Insee …)

Les corrections peuvent se faire :– dans les tables de travail

– sous NABuCo (nécessite extraction après correction)

Travail de collecte des données auprès des fournisseurs


Reprise des tiers : la transcodification

Objectif : traduire des données NABuCo en données Sifac

Utilisation du paramétrage de correspondance

Une notion importante : le groupe de comptes– déduit à partir du paramètre– conditionne les contrôles suivants

Autres données : titre de civilité, mode de règlement


Reprise des tiers : complétude des données

Objectif : renseigner des données obligatoires pour Sifac qui n’existent pas dans NABuCo ou qui ne sont pas valorisées dans NABuCo

Une notion importante : la fonction partenaire à renseigner au niveau des adresses

Pour les clients : renseigner le groupe de comptes.– contrairement aux fournisseurs, il ne peut pas être

déduit de NABuCo car pas de notion de pays


Reprise des tiers : focus sur les rôles partenaires

Pour gérer le multi adresses d’un même tiers (même identifiant).

Principe :– les gestionnaires doivent typer les différentes adresses des tiers.

L’adresse principale (FO) sera reprise dans le tiers– les autres adresses donneront lieu à la création d’autant de tiers

partenaires Z008 qu’il y a d’adresses, avec des rôles dédiés (auteur de la facture, destinataire du bon de commande …).

– les tiers partenaires sont alors reliés au tiers principal

Tiers

Adresse 3

Adresse 2

Adresse 1 Tiers Adresse 1

Tiers Z008 / 1 Adresse 2

Tiers Z008 / 2 Adresse 3

FO

AF

ACAC

AF


Fichiers Excel pour complétude

Les fichiers Excel sont porteurs d’informations pour la complétude : longueur, type et caractère obligatoire / facultatif des données


Reprise des tiers : dédoublonnage

Dans le cas où plusieurs fournisseurs ou clients ont le même identifiant dans NABuCo, pour le même groupe de comptes, le traitement détecte des doublons

Les gestionnaires doivent donc déterminer le tiers maître : la suite des traitements rattachera les adresses des tiers esclaves au tiers maître.

Les PNS liés aux tiers esclaves seront rattachés au tiers maître lors de la reprise automatique des PNS.


Reprise des tiers : les agents

Les principes sont les mêmes que pour les fournisseurs et les clients

Les données sont différentes de celles des fournisseurs car le point d’entrée est une transaction RH (donc autre modèle).

Le n° Insee est nécessaire pour les agents internes. Il convient de le récupérer (service RH).

Les agents repris doivent être transformés en fournisseurs (groupes Z005 et Z009) par la mise en place d’un job dédié.



Paramétrage de correspondance spécifique :– Etablissement NABuCo Société Sifac

– Etablissement NABuCo Domaine du personnel

– Etablissement NABuCo Centre de coût

– Catégories et statuts

– Titres de civilité

– Mode de règlement

Complétion manuelle– Type d’adresse (personnelle / administrative)

– Type de coordonnées bancaires (principales / missions)



Sont extraits les agents (fournisseurs catégorie 98) qui ont eu des états de frais de mission.

Vous n’utilisez pas le module missions de NABuCo ?– Il est possible de modifier la requête pour prendre en

compte tous les fournisseurs de la catégorie 98• => complétude plus importante à faire manuellement

Vous préférez partir d’Harpège ?– L’extraction est à votre charge pour alimenter les

tables de reprise


Reprise des tiers : points d’attention

Utiliser les groupes de compte de façon « juste »– Ne pas utiliser le groupe Z004 (sans critère d’unicité) si

on n’a pas l’identifiant attendu par le groupe correct.

– Exemple : une société française dont on n’a pas le Siret ne doit pas être créée en Z004, mais en Z001. Il faut donc récupérer le Siret.

Récupérer / actualiser toutes les données nécessaires


Reprise tiers : fichiers de raccordement

Etape consistant à transformer les tables de reprises en fichiers plats

Il est encore possible de modifier / compléter ces fichiers

Il est possible de générer plusieurs fois les fichiers de raccordement (différentiels)


Injection dans Sifac

Le contenu des fichiers de raccordement est injecté grâce à une transaction spécifique

Un tiers créé dans Sifac ne peut pas être supprimé


Reprise des tiers : quid des nouveaux tiers ?

Il est possible de faire la reprise des tiers en plusieurs étapes

– une 1ere fois (« photo »)– des compléments : extractions complémentaires

Fichiers de raccordement différentiels

Attention : les tiers déjà créés par Sifac ne sont pas modifiés.

– Toute modification dans NABuCo d’un tiers déjà repris dans Sifac doit être reportée dans Sifac


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion


Reprise comptable

Pré-requis : reprise des tiers

Rappel sur l’auxiliarisation ; SIFAC_MUT_CPT_AUXILIARISATION_V1.0.ppt

Il est important d’avoir limité au maximum les PNS

Paramétrage d’extraction : – Etablissement– Exercice


Reprise comptable : les principes

Elle se base sur la génération de la reprise BE de NABuCo.

Les écritures sont transformées au format Sifac, avec transcodification de certaines données (UB/CR => Société FI)

Les PNS injectés dans Sifac restent porteurs de la notion de tiers (correspondance n° tiers NABuCo vers Sifac)

Peut être effectuée en plusieurs étapes (trésorerie, PNS, autres), sans limite de temps


Reprise comptable : paramètres de correspondance

Code Etablissement + Code UB Société FI

Correspondance comptes comptables (pour les comptes autres que ceux de la souche)


Reprise comptable : complétude des données

Les tiers concernés par les PNS sont renseignés le plus automatiquement possible.

- cependant, certains ne peuvent être retrouvés (ex : mouvements passés via des OD).- la complétude des données est alors nécessaire.


Reprise comptable : dans Sifac

Débouclement des opérations par saisie manuelle d’écriture dédiées à la reprise.

Utilisation de la comptabilité auxiliaire.

Adaptation temporaire des caractéristiques de certains comptes comptables, le temps des opérations de reprise

Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_RDD_FR7_BILAN_ENTREE_V1.3.ppt


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion


Les immobilisations

Extraction :– à partir d’Immos (NABuCo)

– périmètre : tout

– multi-établissement avec possibilité de tri pour sélection

– l’Etablissement doit tout reprendre, même les fiches des biens totalement amortis.

– en revanche, si les biens sont complètement sortis, il ne faut pas reprendre les fiches correspondantes


Les immobilisations

Complétude :– La localisation (paramétrage Sifac)

– Sociétés, Comptes, Divisions, Centres de Couts, Centres Financiers, Domaines Fonctionnels, Codes Amortissement (tables de correspondance)

Enrichissement / Corrections:– Corrections dans le fichier d’extraction

Injection :– Transactions dédiées dans Sifac

– Rattachement aux opérations comptables


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion



Chaque marché en cours doit être saisi dans Sifac avec les montants initiaux

Ce qui est exécuté doit faire l’objet de la saisie d’un avenant négatif (type « reprise ») sur chaque niveau.

Les contrôles faits lors des commandes sur marchés sont donc faits sur le non déjà exécuté.



Un fichier pour préparation à la saisie dans Sifac, avec un mode opératoire associé.


Outils d’aide à la reprise des marchés

Une nouvelle édition NABuCo, dans la mesure du possible dans la logique Sifac, accessible hors NABuCo.

Pour chaque marché en cours, restitution des informations administratives et financières, regroupées par niveau.

L’utilisation de ce fichier est facultative : il permet juste de préparer la saisie.


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion



Mise à disposition d’un fichier Excel et d’un mode opératoire permettant une préparation à la saisie.

L’utilisation de ce fichier est facultative.


Sommaire

Périmètre

Les étapes

Les outils

Reprise des tiers

Reprise comptable




Conclusion


Conclusion

Charge non négligeable

Importance de la mise en qualité des données

Impliquant les équipes techniques mais surtout fonctionnelles

A lancer le plus tôt possible (mailings)


Contacts

Personnalisation- [email protected] Christophe Riché (04.99.77.30.85)

-Reprises- Christophe Riché- Base Assistance (ouverte aux sites 2011 à partir de l’été 2010)

Documents

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