Pilotez, ajustez et optimisez votre portefeuille de projets€¦ · Formation et Ingénierie du Changement 2 500 ... •un processus et une organisation structurée pour prioriser

Pilotez, ajustez et optimisez votre portefeuille de projets

2 octobre 2014

Intervenants

Marianne Delétang

Consultante Sénior

Atos

Grégory Sabathé

Responsable Marketing

NQI

La solution web collaborative des projets Présentation de la société NQI

Fédérez et animez la communauté des acteurs projet

autour d'une culture et d'objectifs partagés !

200 clients actifs

10 000 utilisateurs

Présent dans 10 pays

Un club utilisateurs actif toute l’année

Editeur français

La solution web collaborative des projets Pilotez l’intégralité du cycle de vie de vos portefeuilles de projets

Reporting projet simple

Diffusion de bonnes pratiques

Alignement stratégique des projets

Process PPM à l’échelle globale

+5 %

+15%

+25% +35%

Augmentation de la rentabilité des projets*

• Calcul moyen basé sur une meilleure maîtrise des délais, des coûts, des charges et des bonnes pratiques The State of Project Portfolio Management 2013 – pmsolutions research

La solution web collaborative des projets Présentation de la société NQI

Administrations

Industrie

Services

Banque / Assurances

Collectivités

02/10/2014 AtoS - Marianne Delétang 2 octobre 2014

Mise en place d’une gestion de portefeuilles de projets

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02/10/2014 | Final V1.0 Gestion de Portefeuilles de Projets

From local offices to global powerhouse

Atos worldwide locations

Number of employees by country (12/2010 pro-forma figures)

6

7


From critical IT to business support

SYSTEM

S

INTEG

RATIO

N

TRAN

SACTIO

NAL

SERVIV

CES

CO

NSU

LTIN

G &

TECH

NO

LO

GY S

ERVIC

ES

Transforming IT infrastructure and business operations revenues

Delivering seamless business systems

Transforming business through

innovation leveraging

Information Technologies

Advancing business strategy through

innovative processing solutions

MAN

AG

ED

SERVIC

ES

7

8


Technology

Services

Consulting

Consulting & Technology services - Une offre de proximité combinant savoir-faire métier et expertise technique

Plan Build Run

Formation et Ingénierie du Changement

2 500 consultants Engagement forfaitaire Assistance Technique/ Massification

8

▶ Diagnostic stratégique

▶ Schéma directeur

▶ Urbanisation

▶ Business case

▶ Plan de transformation

▶ Redesign des processus

▶ Conception générale et détaillée

▶ Architecture technique

▶ Pilotage de programme/PMO

▶ Mesures du ROI

▶ Gouvernance & AMOA

▶ Expertises

▶ Développement & Intégration

d’applications

▶ Conception et mise en place

d’infrastructures

▶ Pilotage projets

▶ Expertises

▶ Maintenance applicative

▶ Exploitation/pilotage

d’infrastructure

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Pourquoi la gestion de portefeuilles de projets est-elle nécessaire ?

Pour répondre à trois questions principales :

• Qu’est ce que nous allons faire ?

• Pouvons nous le faire ?

• Comment est ce que nous faisons ce que nous avons décidé de faire ?

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Pourquoi la gestion de portefeuilles de projets est-elle nécessaire ?

•Les managers ont de plus en plus de mal à gérer leurs priorités

•Les demandes de projets sont acceptées sans savoir si la capacité à

les réaliser est confirmée

•Le nombre de projets complexes à gérer augmente de plus en plus

•La Direction a une visibilité insuffisante sur l’utilisation des ressources

et la performance des projets

•Il est difficile de s’assurer que les projets développés sont en ligne

avec la stratégie de l’organisation

Comment mieux piloter ensemble l’ensemble des projets

dans le respect des délais, du budget et de la qualité ?

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Pourquoi la gestion de portefeuille projets est-elle nécessaire ?

12


Pourquoi la gestion de portefeuille projets est-elle nécessaire ?

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02/10/2014 | Final V1.0 Gestion de Portefeuilles de Projets Les bénéfices

à court terme

• Partager un référentiel unique et commun avec une solution transverse

• Allouer les ressources plus efficacement

• Fluidifier la prise en compte des projets entrants

à moyen terme

• Réduire le nombre de projets redondants

• Accroitre la visibilité et améliorer la priorisation des projets

• Améliorer la productivité des portefeuilles

à long terme

• Anticiper les coûts projets

• Améliorer :

• l’alignement des portefeuilles avec les besoins métier et avec la stratégie d’investissement

• la gestion financière

• la gestion des ressources et de leurs compétences

• Améliorer la prise de décision

• OPTIMISER LES COUTS

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Comment s’y prendre ?

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02/10/2014 | Final V1.0 Gestion de Portefeuilles de Projets Implémentation de la solution

Mise en place d’ateliers fonctionnels pour :

•Définir de manière détaillée les besoins en termes de processus

•Définition des rôles nécessaires

•Définition des points de décision, arbitrage

•Définir de manière détaillée les besoins en termes d’outils support

•Besoins de configuration

•Besoins d’interfaçage

•Besoins de customisation

Mise en place d’ateliers projets pour :

•Estimer les impacts projet

•Planning

•Coûts

•Techniques

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Un découpage en phases pour :

•Séquencer les « réflexions »

•Donner plus de souplesse dans les ajustements de l’organisation

•Alléger l’implémentation globale en permettant une mise en place plus

rapide

Une stratégie de déploiement basée sur une implémentation incrémentale

pour :

•Faciliter l’adoption utilisateurs

•S’assurer de l’adéquation besoins exprimés/fonctionnalités livrées

•Obtenir des résultats rapides et probants pour les utilisateurs

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Pour répondre à la question Qu’est ce que nous allons faire ? la solution mise

en place se doit de fournir à minima:

•une liste des portefeuilles de projets centralisée

•la visibilité de l’activité projets

•un processus structuré pour les projets entrants

Pour répondre à la question Pouvons nous le faire ? l’organisation devra

disposer :

•d’une solution industrialisée qui fournit une visibilité de l’activité de

l’organisation

•d’une organisation simple mais avec des instances de décision claires

(PMO, gestionnaires de portefeuille)

• de possibilités d’outillage pour une aide à la prise de décision et l’arbitrage

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Pour répondre à la question Comment est ce que nous faisons ce que nous

avons décidé de faire? , il faut s’assurer d’avoir :

•la visibilité transverse cohérente qui permette un pilotage en temps réel

pour:

• s’assurer de la santé des portefeuilles,

• anticiper réellement les dérapages projets,

• connaître la marge “d’absorption” de nouveaux projets

•un processus et une organisation structurée pour prioriser et arbitrer

(instances de décision, comité d’arbitrage en place)

•des outils de simulation de constitution des portefeuilles qui permettent

une réelle cohérence

• des possibilités de contrôle de l’alignement des projets avec la stratégie

de l’organisation

Démonstration

La solution web collaborative des projets Piloter, ajuster et optimiser vos portefeuilles de projets

Catégoriser les projets

Evaluer les business cases

Prioriser les projets

Equilibrer le portefeuille

Communiquer le scénario prévu

Contrôler l’exécution du portefeuille

Collecter les demandes

Analyser la cohérence globale de vos projets et concentrer vos

ressources sur les projets

créateurs de valeur

« La vision portefeuille m’a permis de détecter 80% de

projets redondants et d’économiser jusqu’à 3 M€ »

PMO d’un grand compte de l’énergie

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Les problèmes rencontrés :

Ce sont essentiellement des problèmes de conduite du changement

=> c’est de l’humain !

•Penser que l’implémentation du PPM se réduit au déploiement d’une

solution technique

•La peur de perdre du pouvoir en partageant des données jugées

« sensibles » (données financières, ressources..)

•La sensation d’être « fliqué » lorsque la visibilité est demandée pour un

reporting ascendant

•Un « nouveau » processus qui modifie les méthodes de travail de certains

utilisateurs et freine l’adoption de la solution

•Un sponsoring « mou » voire inexistant

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Les facteurs clés de succès :

•avoir une organisation projet définie en amont avec rôles et

responsabilités (sponsor, limites des responsabilités de chaque partie

prenante….)

•sponsoring +++

ne pas hésiter à COMMUNIQUER avec son sponsor et à multiplier ses

actions de sponsoring

•évangéliser, expliquer, former, animer …..

•s’assurer de la réelle adéquation entre les besoins explicités ou implicites

ET la solution proposée

•communiquer régulièrement sur l’avancement, montrer les progrès, les

acquis …

•ne pas sous estimer le conduite du changement => le facteur humain

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Pour de plus amples informations

ATOS

Marianne Delétang

Consultante Sénior

Tél. : 06 07 40 39 86

E-mail : [email protected]

NQI

Grégory Sabathé

Responsable Marketing

Tél. : 06 31 25 96 00

E-mail : [email protected]

Documents

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