Plan d'actions 2013 de l'Office de tourisme de la Provence Verte

Plan d'actions 2013

PLAN D'ACTIONS

2013

Office de Tourisme de la Provence Verte — Maison du tourisme — carrefour de l’Europe — 83170 BRIGNOLES Tél : 04 94 72 04 21 — [email protected] - www.provenceverte.fr

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mailto:[email protected]

http://www.provenceverte.fr/

Plan d'actions 2013

LES GRANDS OBJECTIFS 2013

Editer moins de brochures pour mieux conseiller

Les guides exhaustifs, annuaires d'informations, sont remplacés par une plate-forme de conseils personnalisés qui n'imprimera que les informations demandées par le visiteurs. Le guide d'appel disparaît au profit d'un site internet immersif.

Accompagner les socio-professionnels sur internet

La visibilité sur internet est la priorité des priorités. Celle de nos professionnels doit être efficace et réactive. L'office de tourisme est leur partenaire pour les accompagner vers cela. L'animation numérique de territoire se met en place en Provence Verte.

Affiner la stratégie internet

La création de nouveaux sites en langues étrangères devra améliorer la visibilité de notre territoire sur internet et nous permettre de toucher nos cibles de clientèles « naturelles ».

Mieux cibler nos actions de promotion

Une meilleure connaissance de nos clientèles et de leurs besoins doit nous conduire à mieux cibler notre promotion entre nos bassins émetteurs classiques et de nouveaux à prospecter.

Positionner l'Office de tourisme comme un fournisseur local de services

Promotion des manifestations, billetterie, l'Office est le compagnon du visiteur. Il faut valoriser ces services pour le rendre incontournable.

Amplifier le mouvement initié par « Qualité Tourisme »

Après la labellisation de l'OT en 2012, la qualification de l'offre doit s'étendre pour assurer à nos visiteurs visibilité et sécurité.


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UNE EQUIPE ORGANISEE

14 collaborateurs répartis en 4 pôles opérationnels

UN PÔLE DIRECTION pour donner les orientations de travail, gérer le bon fonctionnement administratif et comptable, suivre le budget et les finances, représenter l’organisme auprès des partenaires

o Nicolas OUDART, Directeuro Magali PROUHEZE, Assistante de direction - comptable

UN PÔLE ANIMATION DES PROFESSIONNELS ET COMMUNICATION pour accompagner les professionnels, promouvoir le territoire, concevoir et développer des supports, être activement présent sur internet, communiquer en interne et en externe

o Marie-Pierre EMERIC, Chargée de communication et de promotiono Fabrice GALILÉ, Webmastero Amélie VERENNES, Animatrice numérique des professionnels du territoire

UN PÔLE COMMERCIALISATION pour qualifier l’offre, accompagner les professionnels, les mettre en marché

o Marie-Christine MANFREO, Chargée des locations meublées et du classemento Agnès BRUN, Chargée de commercialisation « Groupes »o Samuel RIAND, Chargé de commercialisation « Individuels »

UN PÔLE ACCUEIL pour répondre au mieux aux attentes des visiteurs, promouvoir les professionnels, les activités et les manifestations, porter l’image de qualité du territoire

o Audrey FALCOU, Responsable des accueils, Responsable Qualitéo Françoise VALLIN, Conseillère en séjour, en charge de Tourisme et Handicapo Jessica BELLOT, Conseillère en séjour, en charge du référentiel Chambres d'hôtes OTFo Cindy FERNANDEZ, Conseillère en séjouro Angela RINALDI, Conseillère en séjouro Sandrine BERT, Conseillère en séjour


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UN PLAN D'ACTIONS CALQUÉ SUR LES OBJECTIFS DE NOTRE STRATEGIE GLOBALE

1- faire connaître la destination et donner envie d'y venir> Il faut que les supports de communication jouent sur la séduction et les atouts du territoire> Il faut favoriser leur bonne diffusion et leur bon référencement

2- rallonger la durée de séjour> Il faut mieux promouvoir les activités et compléter notre offre (famille, baignade et plan d'eau, …)> Il faut valoriser la position géographique de notre territoire comme point de départ idéal pour découvrir toute la Provence

3- augmenter le nombre de nuitées marchandes> Il faut mieux répondre aux exigences du marché (démarches qualité ou labellisations des hébergements, politique tarifaire)> Il faut s'assurer régulièrement du bon positionnement de notre offre d'hébergement par rapport aux demandes du marché

4- renforcer l'avant et l'après saison estivale> Il faut des thématiques attractives pour une saison touristique plus large (œnotourisme, pleine nature)> Il faut rechercher une autre clientèle pour ces périodes

Une stratégie calquée sur les 3 temps du séjour : l'avant, le pendant et l'après ...


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PLAN D’ACTIONS 2013

LE TEMPS DE LA PREPARATION DE SEJOUR

Action 1 : faire connaître la destination, donner envie d'y venir✔ avec le site internet grand public✔ avec les sites en langues étrangères✔ avec les sites communaux✔ avec les sites de séjours

Action 2 : structurer une offre adaptée avec nos socio-professionnels✔ en promouvant les démarches Qualité et les labellisations ✔ par la qualification de l'offre d'activités✔ par la mise en réseau des acteurs✔ par l'animation numérique de territoire✔ avec le site extranet✔ en concevant une offre cohérente pour la clientèle « individuels »

Action 3 : communiquer et promouvoir au plus près de nos clients✔ dans les salons✔ par la communication médias et les relations presse✔ par une collaboration avec l'Italie✔ par une prospection d'autres marchés cibles prioritaires

Action 4 : déclencher la réservation d'hébergement✔ par la qualification de l'offre d'hébergement✔ par la plate-forme de conseils personnalisés ✔ par le site internet

LE TEMPS DU SEJOUR

Action 1 : faciliter l'accès à l'information touristique✔ avec un magazine des activités✔ par des services disponibles à l'Office de tourisme✔ par le relais des socio-professionels du territoire✔ par le site mobile

Action 2 : proposer une offre adaptée au travers d' « Amusez-vous »✔ en mobilisant les prestataires sur la production✔ avec une documentation papier spécifique


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Nouveau en 2013 !

Nouveau en 2013 !

Nouveau en 2013 !

Nouveau en 2013 !

Nouveau en 2013 !



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Action 3 : fournir des outils de découverte adaptés✔ des audioguides MP3✔ des documentations de découverte des villages✔ par la plate-forme de conseils personnalisés

Action 4 : répondre au mieux aux demandes de dernière minute✔ avec une centrale de disponibilités d'hébergement✔ par l'utilisation des QR codes

APRES LE SEJOUR

Action 1 : assurer un suivi Qualité✔ par des enquêtes satisfaction visiteurs et clients✔ par une enquête annuelle auprès de nos prestataires

Action 2 : proposer une offre avant et après la saison estivale✔ par une offre de randonnée pédestre complète✔ par une offre oenotourisme✔ avec une offre pour la clientèle des groupes

Action 3 : maintenir le contact pour fidéliser✔ par une animation sur les réseaux sociaux✔ par des envois de newsletters

Action 4 : observer l'économie du tourisme✔ avec la baromètre des prix✔ avec la taxe de séjour

PARTENARIATS


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Nouveau en 2013 !

Nouveau en 2013 !



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LE TEMPS DE LA PREPARATION DE SEJOUR


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Action 1 : faire connaître la destination, donner envie d'y venir

✔ avec le site internet grand public

Les objectifs et enjeux :

Le site Internet www.provenceverte.fr : présenter la globalité de l’offre touristique de la Provence Verte sur internet, être présent sur le paysage de l’e-tourisme régional, faire évoluer les sites existants en adéquation avec les nouvelles pratiques internet, améliorer notre technique d’analyse de fréquentation, améliorer notre référencement et augmenter la fréquentation des sites.

En 2013, le guide d'appel papier disparaît au profit d'un site internet immersif. Par manque de visibilité sur ses réelles retombées, le guide laisse place pour la promotion du territoire à un site de destination qui doit « donner envie ».

Description de l’action :

- Développement d'un axe « séduction / immersion » sur la page principale pour « donner envie ».- Missions photos et vidéo pour alimenter le site. - Enrichissement de la présentation des villages de La Provence Verte en lien avec le Pays d’Art et d’Histoire. - Développement permanent de l’ergonomie de présentation des pages des professionnels. - Développement d’un espace photo/vidéo en web 2.0. - Evolution de la présentation de l’espace « Amusez-vous » pour le rendre plus dynamique. - Développement de l'interface de téléchargement des documentations.- Ajout régulier des documentations du Pays d’Art et d’Histoire dans les documents téléchargeables. - Actions permanentes de référencement par des campagnes d’achats de « AdWords » sur Google.

L’évaluation :

Fréquentation : 480 000 visiteurs / anNombre de documentations téléchargées : 1 000 / an


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✔ avec les sites en langues étrangères


Rendre visible notre destination dans nos pays cibles via des sites internet spécifiques, référencés dans le pays, avec du contenu adapté aux attentes locales. Existent déjà www.provenceverte.co.uk et www.provenceverte.it .


- Enrichissement des 2 sites existants par du rédactionnel thématique - Repérer les thématiques à développer en fonction des cibles pour les nouveaux sites- Rédiger des textes dans la langue (traduction par professionnels ou autochtones)- Création des sites : www.provenceverte.de , www.provenceverte.nl - Référencement des sites dans leurs pays

L’évaluation :

Le site Internet www.provenceverte.co.uk :Fréquentation : 3 000 visiteurs / an

Le site Internet www.provenceverte.it :Fréquentation : 3 000 visiteurs / an

Nombre de sites nouveaux créés en 2013 : 2


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http://www.provenceverte.nl/

http://www.provenceverte.de/

http://www.provenceverte.it/

http://www.provenceverte.co.uk/


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✔ avec les sites communaux


Fournir à chaque commune du territoire un site internet touristique spécifique pour améliorer sa visibilité et référencer la Provence Verte sur les noms de villages.


- Évolution des sites existants : www.ot-brignoles.provenceverte.fr , www.ot-cotignac.provenceverte.fr , …- Mise en place de liens entre les sites « Mairies » et les sites « OT » - Développement d’un outil de personnalisation des contenus mis à disposition des communes

L’évaluation :

Nombre de sites existants : 39 Nombre de pages vues : 200 000 / an


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http://www.ot-cotignac.provenceverte.fr/

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http://www.ot-brignoles.provenceverte.fr/


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✔ avec les sites de séjours

Les objectifs et enjeux:

Le site www.sejourprovence.com : c’est une vitrine du territoire au travers de l’offre de séjours individuels répartie en 6 catégories (art de vivre, sport et nature, bien-être, romantique, événements et bons plans).

Le site www.weekend-provence.fr : il mutualise les offres de séjours des centrales d’Estérel Côte d’Azur, Golfe de Saint-Tropez, Provence Verte et de l’Office de tourisme de Toulon. L’idée est de mutualiser des moyens techniques et commerciaux et de profiter de l’effet de renvois entre bassins.

Description de l’action:

Evolution du site www.sejourprovence.com : ergonomie générale avec nouvelle charte graphique, présentation de chaque produit, formulaire de contact et de rappel, tchat avec un conseiller en séjour, proposition de séjours cadeaux et de cartes cadeaux. Un besoin d’actions complémentaires de référencement est nécessaire, notamment au travers de campagnes de Goggle Adwords sur des périodes spécifiques (Saint-Valentin, fêtes de fin d’année, …).

Evolution du site www.weekend-provence.fr : suite à la refonte globale du site en 2012, de nombreuses nouvelles actions seront menées pour le redynamiser et nécessiteront la mobilisation des différents partenaires :- L’amélioration des passerelles vers www.visitvar.fr et www.tourismepaca.fr - Une réflexion sur l’intégration de l’offre commune « Amusez-vous »- Des campagnes de promotion internet avec Google Adwords

L’évaluation:

Nombre de séjours en ligne sur www.sejourprovence.com : 30 / anFréquentation : 45 000 visiteurs / an

Nombre de produits promus en commun sur www.weekend-provence.fr : 75 / anFréquentation : 35 000 visiteurs / an


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http://www.weekend-provence.fr/

http://www.sejourprovence.com/

http://www.tourismepaca.fr/

http://www.visitvar.fr/



http://www.weekend-provence.fr/



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Action 2 : structurer une offre adaptée avec les socio-professionnels

✔ par la qualification de l'offre d'activités


Qualifier et structurer l’offre d’animation du territoire pour communiquer et commercialiser la destination Provence Verte sur l’agrément de séjour et l’activité.


- Repérage, identification, prise de contact et visites des prestataires de loisirs potentiels par un agent spécifiquement dédié à cela- Identifier avec eux les opportunités de produits « loisirs » permettant une intégration dans les actions de communication, de marketing et de commercialisation de l’OT - Travailler avec eux la mise en forme de leurs produits afin de les adapter au marché du tourisme - Assurer une démarche réglementaire (diplômes, capacités, assurances, …) - Les insérer dans les projets suivants :

o le programme d’animation « AMUSEZ-VOUS EN PROVENCE VERTE » o les séjours Week-end sur www.sejourprovence.com o la communication internet o les jeux, promotion radio, et autres actions marketing o les idées balades

L’évaluation :

Nombre de professionnels visités : 100 / an Nombre de produits créés suite à ces visites (tout confondu) : 40


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✔ en promouvant les démarches Qualité et les labellisations


Mobiliser nos socio-professionnels (tous types d'activités) autour de la nécessité exigée par le marché du tourisme d'adopter une démarche Qualité. Cette démarche peut se faire par la marque Qualité Tourisme mais également par des labels différents (selon les types d'activités).


- Repérer et identifier les labels valorisants- Créer un argumentaire pour les socio-professionnels par type d'activités - Développer et organiser le partenariat avec la CCI du Var pour ses ressortissants- Identifier des possibilités de démarches pour les chambres d'hôtes

L’évaluation :

Nombre de socio-professionnels engagés dans une démarche Qualité et/ou une labellisation : 20 / an


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✔ en concevant une offre cohérente pour la clientèle « individuels »


Doter La Provence Verte d’une offre de produits individuels packagés pour vendre sur internet et par intermédiaires et communiquer sur le potentiel touristique de La Provence Verte.


- Repérer et qualifier l’offre « individuels » en s’appuyant sur les atouts touristiques du territoire et sur les professionnels- Créer des produits thématiques : nature, culture, bien-être, art de vivre, fêtes - Alimenter le site « catalogue » www.sejourprovence.com - Créer des produits pour les intermédiaires et les démarcher si nécessaire - Communiquer sur cette offre (salon, internet, presse ...) - Développer la vente en ligne et trouver de nouvelles sources de distribution

L’évaluation :

Nombre de produits packagés : 65 / anVolume d’affaires « individuels » : 80 000€ / an


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✔ par la mise en réseau des acteurs


Mise en réseau des offices de tourisme et des syndicats d’initiative de La Provence Verte : la douzaine d’OTSI communaux du territoire assurent pour partie l’accueil touristique. Ils doivent aussi travailler en réseau en étant des relais des autres OTSI de La Provence Verte et des projets développés par l’OT. Objectifs opérationnels : avoir une meilleure connaissance de l’offre touristique locale et générer un « effet de renvoi » d’une commune à une autre.

Mise en réseau des professionnels du tourisme : la structuration de l’offre touristique, sa communication et sa commercialisation ne peut se faire sans la mise en réseau des professionnels. Elle permet une meilleure connaissance entre eux, un développement des opérations collectives, de les faire adhérer au projet du territoire et de les faire devenir prescripteur du territoire.

La rencontre des professionnels : faire se rencontrer les professionnels hébergeurs et les prestataires d’activités du territoire pour générer une meilleure connaissance entre les socio-professionnels et un effet de renvoi commercial.

Mettre l’outil OT à la disposition des communes : faire prendre conscience aux élus du territoire de l’opportunité à utiliser les outils crées par l’OT et assumer le rôle de mise en réseau de tous les acteurs du territoire.


Mise en réseau des offices de tourisme et des syndicats d’initiative de La Provence Verte : - Rassembler de manière régulière en basse saison les permanents et les bénévoles des OTSI du territoire sous forme de groupe de travail (6 réunions par an) - Les impliquer dans la structuration de l’offre, la production loisirs, packages et groupes, la commercialisation en apporteurs d’affaires - Les soutenir dans le développement de leurs projets - Être un relais de I’ADT auprès des OTSI de La Provence Verte concernant la mise en place du système ACVS (démarche de qualification de l’accueil dans les offices de tourisme) - Organiser une bourse d’échange documentaire « Provence Verte »

Mise en réseau des professionnels du tourisme : - Pérenniser l’animation en s’appuyant sur les projets développés les années précédentes (routes, marques blanches, amusez-vous, internet...). - Démarcher directement les professionnels par des visites individualisées - Encourager leur intégration dans nos actions de commercialisation- Ouvrir les journées « inter-OTSI » aux socio-professionnels pour la visite de village (6 par an)- Éditer le guide du partenariat pour expliquer nos missions et mobiliser les socio-professionnels


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La rencontre des professionnels : depuis 2004, l’OT organise les rencontres des professionnels du tourisme de son territoire. Le but de cette manifestation est que tous les acteurs du tourisme puissent se rencontrer et échanger leurs savoir-faire (artisans, producteurs de terroir, activités sportives et de loisirs, caves et domaines viticoles, hébergeurs). Depuis 2009, l’OT a innové en proposant des ateliers découverte thématiques. Un changement de formule est envisagé notamment sur la partie exposition (risque de lassitude, peu de renouvellement). D'autres outils de rencontres et d'échanges seront proposés pour optimiser cette journée.

Mettre « l’outil OT » à la disposition des communes : - Portes ouvertes de la Maison du Tourisme aux élus pour connaître les actions et le personnel - Mise en place d’une boîte à lettres intercommunale où chaque commune dispose d’une case et peut diffuser aux autres ses documentations - Déplacement du personnel dans les communes pour promouvoir les actions et concevoir de nouveaux produits

L’évaluation :

Mise en réseau des offices de tourisme et des syndicats d’initiative de La Provence Verte : Nombre de réunions : 6 / anNombre de structures participantes à la bourse d’échange : 12

Mise en réseau des professionnels du tourisme : Nombre de professionnels rencontrés : 100 Nombre de guides du partenariat édités : 800

La rencontre des professionnels : Nombre de professionnels participants : 120 Nombre d'ateliers thématiques : 5

Mettre l’outil OT à la disposition des communes : Nombre d’élus participants aux portes ouvertes : 50 / an


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✔ par l'animation numérique de territoire


Rendre visible nos socio-professionnels sur internet pour leur permettre de mieux se promouvoir et de rendre ainsi plus visible la destination. Il s'agit donc de leur fournir les clés et les outils pour développer leur propre stratégie internet.


La formation d'un Animateur Numérique de Territoire (ANT) : en partenariat avec la Fédération Régionale des Offices de Tourisme, un agent de l'Office suit une formation spécifique une journée par mois pendant un an. L'objectif est d'acquérir les connaissances à transmettre sur le fonctionnement d'internet, les stratégies à établir, l'importance du référencement, de la e-réputation ...

Les cafés numériques : première action concrète pour les socio-professionnels en 2013, ils proposeront des rendez-vous thématiques, en petit groupe, pour informer, éclairer, accompagner et partager. 5 à 6 rendez-vous sur l'année devront permettre d'aborder les sujets prioritaires : les réseaux sociaux, avoir son propre site internet, le référencement, ...

L’évaluation :

Nombre de socio-professionnnels participants aux cafés numériques : 25Nombre de journées d'animation organisées : 6


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✔ avec le site extranet


Partager l’information sur les actions de l’OT avec les acteurs de la Provence Verte et les partenaires, mesurer et diffuser les performances de l’OT par l’intermédiaire d’indicateurs fiables et être transparent.


Alimenter le site extranet www.extranet.provenceverte.fr :- Tableau de bord (mensuel)- Chiffres clés du territoire (annuel) - Actualités sur les actions de l’OT - Calendrier et compte-rendus de réunions - Outils au service des professionnels, centre de ressources - Informations diverses pour les professionnels - Information sur le plan d’action de la maison du Tourisme - Création d’un espace documentaire et juridique pour les professionnels

Envoi d’une newsletter mensuelle reprenant les actualités à actuellement plus de 1 500 contacts.

L’évaluation :

Nombre de visiteurs : 2 500 / an Nombre de newsletters générées : 12 / an Nombre de contacts abonnés à la newsletter : 1 700


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Action 3 : communiquer et promouvoir au plus près de nos clients

✔ dans les salons


Faire connaître notre territoire, notre offre et augmenter notre fréquentation touristique, représenter la Provence Verte sur des marchés ciblés (notamment les bassins de proximités, autour des thématiques fortes comme la nature et la culture), et travailler en complément de l’action départementale. La difficulté de mesurer et de quantifier les retombées engendrées ainsi que les coûts élevés de participation ont amené une réflexion de fond sur notre participation à de tels événements.


- Présence, aux côtés de I’ADT ou de manière individuelle, de l’OT de La Provence Verte et de ses partenaires, sur des salons stratégiques pour notre offre- Proposer une offre de séjours thématiques et d'activité - Valoriser la structuration de l’offre entreprise avec l’animation des professionnels - Participation à des salons liés aux clientèles cibles de la destination- Participation à 2 salons de proximité : « ID weekend » à Toulon et Foire de Brignoles- Participation à un salon stratégique : Bruxelles- Prospection auprès de salons potentiels : foire de Marseille, salon international du tourisme de Montpellier, salon de l’agriculture à Paris

L’évaluation :

Nombre de salons : 3 / anNombre de contacts qualifiés cumulés : 500


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✔ par la communication médias et les relations presse


Promotion médias : faire connaître La Provence Verte dans les différents médias locaux, régionaux, nationaux et étrangers et présenter le territoire comme une destination « Tourisme vert », « Provence », « Destination weekend », « Lieu d’animation », « Nature et culture » et « Tourisme durable ».

« Club des partenaires » de La Provence Verte : amener des professionnels à participer activement à la promotion du territoire, diminuer les coûts de promotion par des apports en marchandise, valoriser les professionnels qui participent à la promotion touristique.


Promotion médias : - Rédiger, mettre à jour et diffuser des dossiers de presse thématiques et des communiqués conjoncturels sur les atouts de la Provence Verte : généraliste Provence Verte, Amusez-vous, Pays d’art et d’histoire, pleine nature, les balades, … - Valoriser l’action de la Provence Verte en partenariat avec la presse locale (Var Matin) : promotion de nos professionnels, actions de communication- Opérations relations presse : identification et accueil de journalistes (printemps et automne) soit en presse générale, soit et surtout en presse spécialisée (nationale et régionale) - Partenariats divers avec la presse : émissions radio, presse locale, …

« Club des partenaires » de La Provence Verte : relance des actions du Club Marketing (les professionnels offrent des prestations pour monter des opérations de promotion). L’OT met en place des actions de communication associant un financement de l’OT et séjours de professionnels. Des membres pourraient être sollicités et mobilisés sur des salons thématiques et surtout des accueils de journalistes.

L’évaluation :

Opération Promotion médias : Nombre dossiers de presse : 9 Journalistes accueillis : 20 / an

« Club des partenaires » de La Provence Verte : Professionnels mobilisés : 25 Actions de promotion engendrées : 10


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Plan d'actions 2013

✔ par une collaboration avec l'Italie


Le marché italien est une opportunité de développement majeur pour la Provence Verte. Sa proximité, ses thématiques attractives sont des atouts à exploiter.


Il s’agit de consolider un partenariat avec une consultante en tourisme du nord de l’Italie. De par sa connaissance du réseau national des TO, des agences de voyages et de la presse, elle est notre représentante et notre chargée de promotion sur place. Elle organise des actions de communication, des accueils presse et du démarchage.

De nouvelles actions sont envisagées :- traduction d’une offre de séjours- travail sur la clientèle groupes des pèlerins de passage- actions de promotion en Italie (accueils presse, salons, …)- organisation d’un éductour en Provence Verte pour des professionnels italiens

L’évaluation :

Nombre d’actions de promotion réalisées : 6Nombre de professionnels italiens reçus en Provence Verte : 15


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Plan d'actions 2013

✔ par une prospection d'autres marchés cibles prioritaires


Les études de fréquentation récentes doivent être utilisées pour nous permettre de mieux cibler ou re-cibler nos prospections. Il convient donc d'étudier la possibilité d'intervenir et d'être présent auprès de clientèles déjà présentes dans le Var et en Provence Verte mais qu'il faut démarcher.


- Identification des cibles et des demandes en termes d'hébergements et d'activités- Construction d'une offre en adéquation- Recherche de partenariats et créations d'outils de promotion- Organisation d'action de communication auprès de ces cibles

Cibles déjà envisagées :en France : PACA, Rhône Alpes et Ile de Franceen Europe : Belgique, Pays Bas, Grande Bretagne et Allemagne

L’évaluation :

Nombre de cibles travaillées (région et pays) : 3Nombre d'actions préparées : 5


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Action 4 : déclencher la réservation d'hébergement

✔ par la qualification de l'offre d'hébergement


Amener les professionnels de l’hébergement vers la qualité pour améliorer l’image touristique de la Provence Verte et fidéliser la clientèle. Priorités : les locations meublées et les chambres d'hôtes.


Pour les locations meublées :- Déplacement d’un agent, visite avec le propriétaire, conseils, présentation des services proposés, prise de photos et contractualisation si demandée. - Les inciter à se faire classer ou labelliser pour garantir un niveau de qualité optimal exigé par le marché. L’OT s'est positionné comme un intermédiaire pour classer les meublés de tourisme sur son territoire. - Visite des nouveaux hébergeurs souhaitant bénéficier des services de la centrale de réservation

Pour les chambres d'hôtes :- Mise en place en partenariat avec la FROTSI et l'ADT du label « visitez par votre Office de tourisme »- Gestion des visites et du suivi des dossiers- Participation à la commission régionale de labellisation

L’évaluation :

Nombre d’hébergeurs visités : 60 Nombre de locations meublées classées : 20 / anNombre de chambres d'hôtes labellisées : 25 / an


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✔ par la plate-forme de conseils personnalisés


La diffusion d'une offre exhaustive ne correspond plus à notre mission de conseil mais aussi à la demande de nos visiteurs. Il faut, pour satisfaire les clients, pouvoir leur proposer une offre adaptée, personnalisée, répondant au plus près à leurs attentes.

En 2013, le guide papier hébergement laisse la place à une plate-forme numérique de conseil personnalisé pour répondre au mieux à la demande.


- utiliser la base de données des socio-professionnels (mise à jour permanente) pour générer les propositions- création de filtres pour définir au plus près les demandes des visiteurs (zone géographique, type d'hébergement, capacité, prix, …)- impression des éléments sélectionnés- fourniture au visiteur d'un guide de voyage personnalisé - possibilité de mettre à disposition l'outil à tous les OT du territoire

L’évaluation :

nombre de guides personnalisés hébergement édités : 300 / an


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✔ par le site internet


Le site internet reste l'outil majeur pour choisir son lieu d'hébergement en Provence Verte. L'information doit donc y être claire, précise, complète et les modalités de réservation facilitées. Les pages hébergement font partie des plus visitées du site.


- Evolution permanente des pages réservées aux hébergements avec ajouts de nouvelles fonctionnalités- Référencement du site sur l'hébergement- Evolution des stratégies pour amener à la réservation- Mise en avant des spécificités de l'offre Provence Verte- Réflexions sur la mise en avant de politiques tarifaires- Evolution vers une mise en relation directe hébergeurs / clients

L’évaluation :

Nombre de pages hébergement visitées : 250 000 / anNombre de demandes de pré-réservations en ligne : 800 / an


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LE TEMPS DU SEJOUR


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Action 1 : faciliter l'accès à l'information touristique

✔ avec un magazine des activités


Il doit être un guide de voyages pour nos visiteurs déjà sur place. C'est un document pratique présentant toute l’offre d’activités. Il doit donner envie de consommer de l'activité.


- guide papier 52 pages totalement en quadrichromie- présentation de toute l'offre d'activités du territoire (restaurants compris)- classement par type d'activités- mise en avant de visuels et de rédactionnel (format magazine)- traduction des messages en 4 langues

L’évaluation :

Nombre d’exemplaires : 15 000 Nombre de socio-professionnels valorisés : 600


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Plan d'actions 2013

✔ par des services disponibles à l'Office de tourisme


Les visiteurs passant par les Offices de tourisme sont désormais en recherche de services qu'il est bien de pouvoir centraliser. Cela doit permettre de les satisfaire mais également de générer du flux de passage.


Des amplitudes d'ouvertures adaptées des Offices de tourisme : les ouvertures maximales toute l'année ne sont plus percutantes. Il convient désormais d'optimiser les ouvertures sur les périodes de passage, sur les besoins des visiteurs. Des réflexions sont à mener pour définir les créneaux optimales pour l'accueil.

La promotion des manifestations et un service de billetterie : c'est une demande forte des visiteurs et un vrai service pour les organisateurs locaux souvent à la peine pour promouvoir et vendre leur organisation.

Des accès internet gratuits : c'est aujourd'hui un incontournable service, notamment sur ce territoire où les points d'accès sont encore rares. Les bornes publiques ainsi que la possibilité de se connecter par wi-fi permettent un accès gratuit à l'information touristique (site de la Provence Verte, site du Var, …). Le reste de l'accès est payant, notamment pour éviter un encombrement des bornes.

L’évaluation :

Nombre de manifestations confiant leur billetterie à l'OT : 30Nombre de points d'accès internet proposés par l'OT : 3


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✔ par le relais des socio-professionnels du territoire


L'Office de tourisme n'est pas le seul lieu de diffusion de l'information touristique. Les socio-professionnels et notamment les hébergeurs sont des intermédiaires importants voir prioritaires dans certains cas. Ils doivent donc connaître l'offre.


La diffusion des documentations d'activités chez les prestataires : souvent premier contact de nos visiteurs avec le territoire, les hébergeurs doivent pouvoir diffuser nos supports de promotion des activités. Pour cela, des tournées seront organisées par le pôle accueil pour diffuser Amusez-vous et le magazine des activités.

L'envoi de newsletters spécifiques aux prestataires : afin de répondre aux préoccupations des hébergeurs, un envoi de newsletters spécifiques est proposé. Ainsi, chaque vendredi, le planning des manifestations est adressé pour la semaine à venir (document pdf envoyé par e-mail et imprimable).

L’évaluation :

Nombre de socio-professionnels visités par le pôle accueil : 50Nombre de socio-professionnels inscrits à l'envoi de la newsletter : 300


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Plan d'actions 2013

✔ par le site mobile


Le site mobile www.provenceverte.mobi : être présent sur le média mobile de plus en plus utilisé et proposer de l’information pratique pour les vacanciers et les locaux déjà sur place.


- Adaptation (simplifiée) du site www.provenceverte.fr en version mobile avec les infos utiles : manifestations, coordonnées des professionnels du tourisme, activités de loisirs, Amusez-vous, cartes interactives- Intégration du module « Où dormir ce soir ? » (centrale de disponibilité des hébergements)- Intégration des audioguides MP3- La mise en place d’un « QR code » (tag 2D connectant un téléphone mobile à internet via une prise de photo) diffusé sur les documentations, sur le véhicule et en façade de nos bureaux d’accueil devra développer la fréquentation de ce site. - Multiplication des actions de communication autour de cette version du site.

L’évaluation :

Nombre de visiteurs au site en version mobile : 4 500 / an Nombre de pages vues : 22 000 / an


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http://www.provenceverte.mobi/


Plan d'actions 2013

Action 2 : proposer une offre adaptée au travers d'Amusez-vous

✔ en mobilisant les prestataires sur la production


Valoriser le territoire par un programme d’animations éclectique et attractif sur l’année en rassemblant toutes les prestations de loisirs existantes et en en créant des nouvelles, se doter d’un outil de promotion et d’image portant sur l’agrément de séjour et séduire les médias par des prestations et une présentation originale.


- Rassembler toutes les prestations de loisirs et générer des actions de communication, promotion et de marketing :

o visites culturelles dans les villages o balades nature o visites dans les exploitations agricoles o visites chez les artisans o activités sportiveso entrées dans les sites culturels

- Les accompagner pour construire une offre qualifiée et commerciale- Diffuser un dossier de presse thématique- Promouvoir l'installation de marques blanches sur les sites des professionnels- Continuer les partenariats avec les autres maisons de pôle utilisant « Amusez-vous » et avec l’ADT- Organiser la commercialisation en utilisant les différents canaux de distribution possibles

L’évaluation :

Activités proposées : 70 Professionnels mobilisés : 50 Volume d’affaires : 30 000 €


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Plan d'actions 2013

✔ avec une documentation papier spécifique


Valoriser La Provence Verte comme une destination d’animations, proposer une offre d’activités sur l’année, communiquer sur les loisirs comme agrément de séjour, séduire les médias par des prestations originales et structurer et qualifier l’offre « loisirs » du territoire.


- Création d'un guide papier quadrichromie intégrant un programme d’animations à dates fixes ou à l’année sur plusieurs thèmes- Mise en cohérence de la plaquette avec celle des autres territoires varois produisant Amusez-vous- Optimisation de la diffusion de la plaquette

L’évaluation :

Nombre d’exemplaires : 30 000


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Plan d'actions 2013

Action 3 : fournir des outils de découverte adaptés

✔ des audioguides MP3


Faire connaître le territoire de façon ludique en valorisant les communes et le patrimoine de la Provence Verte. L'objectif est de donner les outils de base de découverte pour inciter à aller découvrir nos villages. L'originalité du support doit aussi permettre de communiquer.


- Mise en place de visites audio MP3 traditionnelles (visites de villages) et innovantes (panoramic tour en voiture), téléchargeables gratuitement sur Internet et dans les antennes Provence Verte du territoire- Conception de nouveaux produits en collaboration avec les services du Pays d’Art et d’Histoire pour garantir la qualité de leur contenu (la rédaction des textes est confiée en prestation à un guide conférencier).- L’enregistrement est effectué en prestation par un studio professionnel. - L’originalité des thèmes choisis et de leur présentation sont privilégiées. - Des versions en langues étrangères seront envisagées dès que possible.

L’évaluation :

Nombre de nouvelles visites créées : 1Nombre de téléchargements sur le site : 300 / an


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Plan d'actions 2013

✔ des documentations de découverte des villages


Depuis plusieurs années cohabitaient dans la plupart des communes un document d'appel à vocation touristique et un guide découverte du patrimoine communal édité par le Pays d'Art et d'Histoire. Afin d'optimiser les retours, de faire des économies et de mieux diffuser, ces 2 documents ont été regroupés en 1.


- Gestion et inventaire des différentes documentations déjà existantes - Participation à la création des nouvelles documentations (volet tourisme) avec le Pays d'Art et d'Histoire- Participation à la mise à jour des anciennes documentations au format actuel

L’évaluation :

Nombre de communes possédant un guide : 23Nombre de nouvelles éditions (création et mise à jour) : 13


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Plan d'actions 2013

✔ par la plate-forme de conseils personnalisés


La diffusion d'une offre exhaustive ne correspond plus à notre mission de conseil mais aussi à la demande de nos visiteurs. Il faut, pour satisfaire les clients, pouvoir leur proposer une offre adaptée, personnalisée, répondant au plus près à leurs attentes.


- utiliser la base de données des socio-professionnels (mise à jour permanente) pour générer les propositions- création de filtres pour définir au plus près les demandes des visiteurs (zone géographique, type d'activité, activité familiale ou non, prix, …)- impression des éléments sélectionnés- fourniture au visiteur d'un guide de voyage personnalisé - possibilité de mettre à disposition l'outil à tous les OT du territoire

L’évaluation :

Nombre de guides personnalisés activités édités : 2 000 / an


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Nouveau en 2013 !



Plan d'actions 2013

Action 4 : répondre au mieux aux demandes de dernières minutes

✔ par une centrale de disponibilités


Arrivée tardive sur le territoire, Offices de tourisme fermés, autant de raison de perdre des clients potentiels en recherche d'un hébergement. Afin de remédier à cet éventuel manque à gagner, il faut pouvoir diffuser les disponibilités de dernière minute.


- envoi d'un e-mail quotidien à chaque hébergeur participant à l'opération- regroupement automatique de l'offre dans un document commun- diffusion automatique du document aux accueils des OT- relais de l'information sur le site mobile

L’évaluation :

Nombre d'hébergeurs participants à l'opération : 80Nombre d'OT relayant l'information : 10


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Plan d'actions 2013

✔ par l'utilisation des QR codes


Utiliser l'outil mobile pour faciliter l'accès à l'information de dernière minute. Concevoir un outil de communication en plein développement rendant un vrai service gratuit.


- utiliser le QR code pour développer la fréquentation du site mobile- construire une offre de services mobiles promue par des QR code et les utiliser pour communiquer (hébergements, activités, ...)

L’évaluation :

nombre de QR codes flashés : 200 / an


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Plan d'actions 2013

APRES LE SEJOUR


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Plan d'actions 2013

Action n° 1 : assurer un suivi Qualité

✔ par des enquêtes satisfaction visiteurs et clients


S'assurer d'un suivi des services proposés et des prestations commercialisées afin de d'opérer les rectificatifs nécessaires. Outils développés dans le cadre de la marque « Qualité Tourisme ».


Enquêtes visiteurs : il s'agit d'un questionnaire sur les services proposés par l'Office à ses visiteurs. Elles sont disponibles en plusieurs langues et administrées via le personnel du pôle accueil. Leur traitement vise à améliorer les services rendus.

Enquêtes clients : il s'agit d'un questionnaire adressé à tous nos clients acheteurs de séjours. Il évalue la satisfaction sur le produit, les prestataires concernés et le service rendu par le service commercial.

L’évaluation :

Nombre d'enquêtes visiteurs traitées : 500Nombre d'enquêtes clients traitées : 160


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Plan d'actions 2013

✔ par une enquête annuelle auprès de nos prestataires


Il s'agit de connaître le ressenti de nos partenaires socio-professionnels face aux différentes actions et aux services proposés par l'OT. Délivrée par internet, elle permet d'évaluer le niveau de satisfaction et doit apporter des pistes d'évolution.


- construction d'une enquête brossant les différents types de services proposés- administration par internet- édition et diffusion d'un bilan annexé au compte rendu d'activités de l'OT

L’évaluation :

Nombre de prestataires interrogés : 600Taux de réponse à l'enquête annuelle : 20 %


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Action n° 2 : proposer une offre avant et après la saison estivale

✔ par une offre de randonnée pédestre


Notre territoire a tout pour se positionner sur une destination randonnée pédestre. Notre stratégie est de communiquer sur cette offre hors grande saison estivale peu propice à cette pratique. Pour cela, des produits spécifiques et des supports adaptés valoriseront la destination. La mise en place des sentiers et leur balisage est du ressort du syndicat mixte en collaboration avec le CDRP83.


- Réédition du topo-guide « La Provence Verte à pieds » : ce guide appartenant à la collection nationale de la Fédération est extrêmement bien diffusé. - Plan de communication global pour une pratique hors saison estivale- Travail avec les hébergeurs pour développer une offre de produits type week-ends et courts séjours

L’évaluation :

Nombre d’exemplaires « La Provence Verte à pied » édités : 4 000 Nombre de circuits promus : 45


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Plan d'actions 2013

✔ par le label « VIGNOBLES ET DECOUVERTES »


Concevoir un dossier de candidature à ce label Atout France en mobilisant les socio-professionnels de la Provence Verte pour structurer et promouvoir une vraie offre globale d'oenotourisme en Provence Verte.


- Création d'un argumentaire pour mobiliser- Démarchage des socio-professionnels- Constitution du dossier en relation avec les partenaires (Chambre d'Agriculture, ADT, Conseil Général, organismes professionnels, CCIV, Atout France)

L’évaluation :

Nombre de professionnels mobilisés comme partenaires : 40


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Plan d'actions 2013

✔ avec une offre pour la clientèle groupes


Produire une offre « groupes » : Inciter les autocaristes et autres clients « groupes » à venir consommer sur La Provence Verte. La découverte du territoire par une commercialisation « groupes » permet aussi de générer par la suite un trafic d’individuels.

Le site internet « groupes » : Proposer une mise à jour permanente de l'offre et une meilleure réactivité. Une animation de ce site est conditionné par l'envoi de newsletters mensuelles.

L’éductour « groupes » : convier nos clients groupes (niveau régional) à venir découvrir notre production spécifique lors d’une journée d’accueil et de visites (associations, comité d’entreprises, autocaristes).

Les démarchages : aller à la rencontre des clients groupes potentiels pour leur présenter nos propositions d’activités et de courts séjours. L’objectif est d’aller chercher de nouvelles clientèles en recherche d’activités d’agrément de séjours.


Produire une offre « groupes »- Repérer et qualifier l’offre « groupes » en s’appuyant sur les atouts touristiques du territoire et sur les professionnels capables d’accueillir en nombre - Réaliser un catalogue « groupes » général - Diffuser l’offre à une sélection d’associations et d’autocaristes - Renouveler l’offre existante par des nouveaux produits - Générer des newsletters « groupes » - Renforcer l’offre autour des manifestations - Communiquer sur l’offre - Démarcher de nouveaux clients (démarchages villages vacances côte varoise, autocaristes, ...)

Le site internet « groupes » - Développer le site avec une nouvelle mise en page- Création de fiches produits téléchargeables en PDF- Ajout régulier de nouveautés, voir de promotions- Envoi mensuel d'une newsletter

L’éductour « groupes » : afin de promouvoir notre offre, des clients régionaux sont invités à découvrir les produits, identiques à ceux que recevront leurs clients. Cela va dans une logique de fidélisation des clientèles mais aussi de prospections de nouveaux marchés. Cette journée permet aussi de favoriser le lien et la rencontre entre clients et agents de réservation. Suite est donnée par des envois de mails personnalisés et des relances


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Plan d'actions 2013

téléphoniques.

Les démarchages « groupes » : suite à plusieurs expériences, l’efficacité de cette pratique est avérée. Le contact direct avec le client permet de nouer une relation de confiance qui génère des réservations. Nous limitons cette action au marché très concurrentiel des groupes constitués. Un agent se déplace, présente la structure et l’offre et assure un suivi commercial. Cette année encore, priorité est donnée aux villages vacances du bord de mer varois.

L’évaluation :

Produire une offre « groupes » :Nombre de produits groupe : 60 dont 40 journées Volume d’affaires « groupes » : 100 000€

Le site internet « groupes » :Nombre de contacts recevant la newsletter : 600

L’éductour « groupes » : Nombre de structures participantes : 30Nombre de prestataires locaux valorisés: 10

Les démarchages : Nombre de journées dédiées: 15Nombre de structures visitées : 45


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Action n° 3 : maintenir le contact pour fidéliser

✔ par une animation des réseaux sociaux


La présence de l'Office sur les réseaux et notamment Facebook (le plus utilisé par les français) doit permettre d'alimenter en informations nos anciens visiteurs et ceux qui s'intéressent à notre destination dans une optique de fidélisation.


- Animation d'une page Facebook et de 2 profils « thématiques »- Envoi régulier, calculé et programmé d'information- Recherche de nouveaux contacts

L’évaluation :

Nombre de personnes suivant la page Facebook de l'OT : 1 000


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✔ par des envois de newsletters


Un envoi régulier et contrôlé de courriers électroniques, certainement sur un rythme saisonnier, devra entretenir le lien en créant l'envie de revenir, en proposant des idées de ballades et d'activités.


- Envoi à nos anciens clients et prospects- Newsletter également à vocation commerciale- Rythme d'envoi évalué pour être efficace- Du contenu, de l'information, du publi reportage pour intéresser- Des propositions commerciales pour séduire

L’évaluation :

Nombre de newsletters envoyées : 4 / anNombre de destinataires de la newsletter : 3 000


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Action n° 4 : observer l'économie du tourisme

✔ avec le baromètre des prix


L’OT est le relais local de I’ADT sur cette opération d’observatoire économique. Les professionnels sont interrogés par téléphone sur une liste permanente de produits afin d’évaluer les fluctuations de prix.


La campagne de relevés des prix a lieu trois fois par an (mars, septembre et novembre) auprès d’un panel établi. En Provence Verte, il se compose de 2 grandes surfaces, 1 moyenne surface, 1 supérette, 3 campings de 2 à 4 étoiles, 2 hôtels de 2 et 3 étoiles, 10 meublés de tourisme, 6 bars et brasseries, 6 restaurants, 9 producteurs du terroir, 1 musée, 3 prestataires de loisir et 10 chambres d’hôtes. Ces professionnels sont aussi géographiquement bien répartis. La saisie des informations se fait via le logiciel départemental ACVS. Les restitutions se font lors de trois réunions dans l’année.

L’évaluation :

Nombre de professionnels interrogés : 54


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✔ avec la taxe de séjour


La taxe de séjour est un outil de financement majeur de la politique touristique. La développer est aujourd’hui l’unique moyen de générer des budgets supplémentaires. La mise en place de la nouvelle plate-forme de télédéclaration est également un outil de suivi de fréquentation.


La taxe de séjour est collectée par le Syndicat Mixte. Elle est reversée à l’OT au titre de sa participation à son fonctionnement. Seule une bonne connaissance du terrain et des acteurs touristiques peut permettre de mobiliser les hébergeurs collecteurs de la taxe mais aussi d’identifier des hébergeurs non recensés. Des recherches et des mises à jour sont donc effectuées en permanence par l’OT et transmises au Syndicat Mixte pour mise à niveau de la base de données taxe de séjour (visites de sites sur Internet, visites de locations, croisement entre bases de données). Une réflexion à l’échelle du département est en cours sur les moyens d’optimiser la collecte.Un agent de l’Office est désormais en charge de mettre à jour la base de données en collaboration avec le Syndicat Mixte.

L’évaluation :

Nouveaux hébergeurs recensés : 50 / an


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Plan d'actions 2013

PARTENARIATS


Positionner, représenter et impliquer l’Office de tourisme auprès des partenaires départementaux et régionaux.

Description des principaux partenariats :

- SYNDICAT MIXTE DU PAYS DE LA PROVENCE VERTE : concepteur et porteur du Schéma local de développement touristique, c'est la collectivité porteuse de l'office et qui donne la ligne à suivre. C'est également un partenaire au titre de son label « PAYS D’ART ET D’HISTOIRE ».

- CONSEIL GENERAL DU VAR : financeur de l’Office, le Conseil Général est également un partenaire, principalement au travers de la réactualisation du schéma départemental de développement touristique.

- ADT (Agence de Développement Touristique du Var) : partenaire naturel du département, l’OT participe et relaie les actions de l’ADT. L’OT est positionné comme un relais local du déploiement du logiciel ACVS. Notre offre de séjours est désormais relayée sur le site www.visitvar.fr via un flux RSS.

- CONSEIL REGIONAL PROVENCE ALPES COTE D’AZUR : financeur de l’Office au titre de projets spécifiques, le Conseil Régional est également un partenaire, principalement au travers de la réactualisation du schéma régional de développement touristique.

- COMITE REGIONAL DU TOURISME : notre offre de séjours mais aussi l’agenda des manifestations sont désormais relayés sur les sites régionaux www.tourismepaca.fr et www.sorties.regionpaca.fr via la mise en place de flux RSS.

- FROTSI (Fédération Régionale des Offices de Tourisme et Syndicats d’Initiatives PACA) : représenté au conseil d’administration, l’OT collabore aux actions de la FROTSI, notamment aux travers des formations pour le personnel.

- ADDOT (Association Départementale des Directeurs d’Offices de Tourisme du Var) : c’est un lieu d’échanges, de collaboration et de partenariats où sont regroupés une quinzaine de directeurs. L’association est devenue un partenaire départemental et régional incontournable.


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http://www.sorties.regionpaca.fr/

http://www.tourismepaca.fr/

http://www.visitvar.fr/


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Documents

Plan d'actions 2013 de l'Office de tourisme de la Provence Verte