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PLANIFICATION INFORMATISEE
POUR LE PERSONNEL SOIGNANT
HOPITAL X
2
Sommaire
I – PRESENTATION DE L’HOPITAL ............................................................... 3
II – PRESENTATION DE L’ORGANIGANISATION ............................................ 4
A – L’organigramme .................................................................................. 4
B – Descriptif de l’organisation actuelle ...................................................... 5
III – ENJEUX ET PROBLEMATIQUE .............................................................. 7
A – Etude de l’existant .............................................................................. 7
B – Les contraintes règlementaires à intégrer ............................................... 9
C – Les objectifs ..................................................................................... 11
IV – DESCRIPTION DU PROCESSUS EXISTANT ........................................... 12
V – DESCRIPTION DU PROCESSUS CIBLE ................................................. 16
VI – QUESTIONNAIRE D’APPEL D’OFFRES .................................................. 18
VII– IMPACTS BUDGETAIRES ET RETOUR SUR INVESTISSEMENT ................. 21
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I – PRESENTATION DE L’HOPITAL
L’activité du site de X, à Paris X est répartie sur 7 services :
- Médecine Interne, Services Neurologie et Rhumatologie,
- Gériatrie et Neuro-psychogériatrie
- Médico-technique : Laboratoire de biologie médicale et le service d’imagerie médicale.
L’activité du site de X à Paris est composée d’une unité de Médecine Physique (UMPR) et
d’une unité de Réadaptation cardio-vasculaire (URCV).
Site internet : http://www.hopital.X.fr
4
II – PRESENTATION DE L’ORGANIGANISATION
A – L’organigramme
5
B – Descriptif de l’organisation actuelle
C’est une organisation classique.
Le Directeur de l’hôpital est rattaché au Directeur Général de la fondation.
Le Comité de Direction est composé par le Directeur, la DRH, le Responsable Service
Généraux, le Responsable Informatique, la responsable Administrative qui reporte au
Directeur de l’hôpital et les 2 coordinatrices de soins, qui rapportent à la DRH.
Les 6 Responsables d’équipes paramédicales reportent aux 2 coordinatrices de soins.
Les 10 médecins chefs de services reportent au Directeur de l’hôpital.
L’équipe RH fonctionne avec 3 gestionnaires de paie qui sont rattachés à la DRH.
Effectif en Equivalent Temps Plein
Aide
soignante
Infirmier Administratif Médecin Autres Total
37.5 40.8 51.2 33.6 90 253.1
Le responsable Informatique avec son équipe de 2 personnes a la responsabilité des outils
informatiques pour les 2 établissements de l’hôpital.
Il participera à l’élaboration du questionnaire d’appel d’offres.
Comme beaucoup d’établissements de santé en France, le Service Informatique de
l’Hôpital est composé d’un patchwork logiciel, faisant appel à des technologies de tout âge
et communicantes ou non.
Ces applications sont généralement reliées entre elles par des passerelles qui leur
permettent de :
- s’identifier
- échanger des informations
6
Un réseau de type Ethernet irrigue l’établissement du 14ème et du 10ème, les 2 sites
communiquent entre eux via une liaison louée TRANSPAC 1 Mbps.
PMSI
Programme
Médicalisation
Système
Information
Hestia
Gestion des Repas
EDL
Imagerie Médicale
Mediasys
Dossier médical du
patient
QSP
Gestion des RV
PHARMA
Gestion des
médicaments
ERP : CERNER
Gestion Administrative
des patients Compta
Codage médical
c
c
Logiciel
Paie
Alpha
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III – ENJEUX ET PROBLEMATIQUE
A – Etude de l’existant
Ce projet de mise en place d’un planning informatisé a déjà fait l’objet d’une étude en
2010, puis il a été abandonné car jugé trop complexe et non prioritaire. Cette première
proposition était en effet un projet englobant tous les aspects GRH et pas seulement la
gestion des plannings, allant jusqu’à l’intégration des éléments dans le système de paie en
place (Alpha GRH).
La RRH qui avait travaillé sur ce projet a quitté l’hôpital en 2011.
La fondation à laquelle appartient l’hôpital a décidé de mettre en place en 2014-2015 un
SIRH commun à ses 55 Etablissements. En attendant, la complexité actuelle de gestion des
présences des ressources de personnel amène la Direction de l’hôpital à réétudier la
situation et donc à étudier toute proposition visant à assainir la gestion dans l’attente du
futur SIRH.
La DRH actuelle doit donc rédiger un cahier des charges centré sur la problématique de la
planification et qui permettra de sélectionner le meilleur prestataire.
Il devient maintenant prioritaire de mettre en place un planning informatisé afin de mieux
maîtriser l’organisation et la flexibilité du travail, ainsi que les coûts de personnel.
La flexibilité est un enjeu du futur Plan de Sauvegarde de l’Emploi prévu en 2014 pour les
250 collaborateurs de l’établissement du 14ème, afin de prévoir une projection fine des
postes et des ressources.
En effet le service gériatrie qui rassemble la moitié de l’effectif va doubler sa capacité en
lits et le personnel des services de Médecine Interne, Neurologie, Rhumatologie,
Laboratoire d’analyse, radiologie et Pharmacie sera amené soit à intégrer la nouvelle
structure de gériatrie, soit être reclassé au sein de la fondation, soit à trouver une solution
de repositionnement à l’extérieur de l’hôpital.
Le développement de la polyvalence du personnel sera une des clefs de la réussite de ce
futur PSE et le planning Informatisé peut être l’un de nos outils pour atteindre en partie cet
objectif.
L’effectif actuel d’Infirmière, d’Aide Soignante et d’Agent Hospitalier en CDI, ne permet
pas d’assurer la continuité du service les 365 jours de l’année et 24h/24h.
Cet effectif représente 60% des collaborateurs de l’hôpital du 14ème.
Pour étudier ce projet de planning informatisé, nous ciblerons plus particulièrement deux
métiers : Infirmière et Aide Soignante.
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L’effectif cible est de 78.3 ETP (Equivalent Temps Plein) en Contrat à durée indéterminée et
il faut ajouter 60 Contrat à Durée Déterminée par mois pour assurer la continuité du
service 24h/24h.
L’hôpital a également recours à l’intérim pour le métier d’infirmière qui est en flux tendu.
Il est impératif de connaître en temps réel les présences, les disponibilités, la projection
des cycles de travail sur l’année, les ETP et d’anticiper la planification.
Actuellement la gestion du personnel soignant se fait sur des fichiers Excel sur le réseau
commun.
Il y a beaucoup de fichiers Excel avec des formats très différents, ce qui rend complexe la
compréhension et le suivi du personnel soignant.
Les absences pour congés, récupérations des heures et absences autres sont enregistrées
sur des feuilles et il existe autant de feuilles de demande d’absences que d’absences
posées par salariés.
Les plannings du personnel doivent sans cesse être ajustés manuellement, car les
collaborateurs ne respectent pas l’obligation de poser leurs congés 7 semaines avant la
date prévue.
De plus, le personnel demande régulièrement des modifications, ce qui génère un stress
pour les responsables paramédicaux et les 2 coordinatrices qui ne disposent jamais d’un
planning des équipes un mois à l’avance, mais au jour le jour.
Il est important de bien prendre en compte la complexité de la planification des activités du
personnel soignant : chaque métier travaille sur des cycles différents :
Une infirmière de jour travaille 12 jours, 12 heures sur un cycle de 4 semaines, une aide
soignante travaille 14 jours, de 11h10 sur un cycle de 4 semaines.
Les infirmières et aides soignantes de nuit ont des cycles de travail différents de leurs
collègues de jour.
A cette particularité s’ajoute les avantages contractuels et les usages d’organisation du
travail.
On décompte presque autant de règles d’organisation du travail que de collaborateurs, Il y
a environ 174 emplois du temps différents (174 référentiels horaires) pour 250
collaborateurs à Montparnasse :
Madame X, infirmière, ne travaille pas le mercredi, Madame R, aide soignante travaille
moins de 12h par jour, mais travaille 1 jour de plus sur son cycle de 4 semaines…..
Il est donc souhaitable de retrouver une équité de gestion et également de minimiser ainsi
les coûts.
9
B – Les contraintes règlementaires à intégrer
Extraits du contexte règlementaire
10
11
C – Les objectifs
Les objectifs seront donc :
1 - De réaliser l’inventaire des emplois du temps pour chacun des collaborateurs,
2 - D’uniformiser les règles,
3 - De retranscrire les cycles de travail des infirmières et des aides soignantes de jour
et de nuit sur le planning informatisé,
4 - De visualiser en temps réel et en projection sur 3 mois l’ensemble des postes et
des ressources,
5 - D’optimiser les ressources humaines au plus près des obligations légales :
- 1 infirmière et 2 aides soignantes pour un service de 50 lits
6 - Optimiser les coûts : créations de postes ou recours au CDD
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IV – DESCRIPTION DU PROCESSUS EXISTANT
Comme nous l’avons souligné plus haut, nous nous limiterons à décrire le processus du
personnel soignant : infirmières et aides soignantes.
Pour les 4 catégories de personnel soignant : CDI, CDD, intérimaires et vacataires, les
étapes sont identiques :
1 Les 6 cadres paramédicaux actualisent tous les jours leur planning Excel N°1 en
intégrant les événements de leurs équipes (maladie, congés, RTT…) et en intégrant
les nouveaux recrutements et les départs (CDI, CDD, Intérim). Chacun des cadres
paramédicaux à un suivi sur son fichier Excel, il y a donc 6 fichiers Excel. Les
informations sur les absences et les nouveaux entrants se font au coup par coup.
Dès qu’une personne dans le flux est informée (collaborateurs, cadre paramédical,
coordinatrice de soins, Service RH) elle informe les autres intervenants par
téléphone, par mail ou par courrier interne. L’officialisation de l’événement se traduit
ensuite par l’initialisation d’une Fiche nominative d’autorisation d’absence ou une
demande de recrutement du personnel. Il n’existe pas de process clair et écrit sur
l’ordre des flux de validation et les délais à respecter.
2 A Mois -15 jours, les cadres paramédicaux transmettent le planning prévisionnel
(Tableaux Excel N°1) de leurs équipes aux 2 coordinatrices de soins et aux
collaborateurs les plannings prévisionnels (cycle mensuel sur 4 semaines).
3 Les 2 coordinatrices de soins actualisent leurs tableaux Excel N° 2, avec les
collaborateurs de leur périmètre.
4 Les collaborateurs actualisent leurs plannings Excel N° 3 personnel.
5 Le collaborateur pose une demande d’autorisation d’absence : Congé, RTT, (à poser
7 semaines avant la date de prise en théorie, mais souvent la veille de l’absence) et
récupération d’heures sur une fiche papier. Il y a autant de fiches renseignées par
collaborateur, que d’absences demandées. La demande d’autorisation d’absence
devra être validée par le cadre paramédical, la coordinatrice de soins et la RH.
6 Le collaborateur a une absence imprévue : maladie, événement familial (décès,
enfant malade..), il n’y a pas de circuit fixe de circuit de l’information. Le
collaborateur prévient soit/et le cadre paramédical, la coordinatrice de soins et la
RH. Le premier prévenu, informe les autres (téléphone, mails…). Le collaborateur
régularise ensuite avec un justificatif ou une fiche d’absence pour événement
familial.
7 La coordinatrice de soins coordonne les remplacements urgents.
8 Le cadre paramédical examine les absences de son équipe et détermine ses besoins
en ressources.
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9 Lorsque le cadre paramédical n’a pas assez de ressources humaines pour respecter
les obligations légales (2 infirmières et 3 à 4 Aides soignantes pour 20 lits en
moyenne), il transmet une demande de personnel à la coordinatrice de soin.
10 La coordinatrice de soins met en œuvre l’adéquation Ressources/ besoins en vérifiant
les disponibilités du personnel des 6 autres services.
11 Les cadres paramédicaux et les coordinatrices de soins vérifient quotidiennement
l’adéquation besoin/ressources.
12 La RH actualise tous les jours le planning Excel N°4 en intégrant les événements
(maladie, congés, RTT…) et en intégrant les nouveaux recrutements et les départs
(CDI, CDD, Intérim).
13 Si les ressources internes sont insuffisantes, le cadre paramédical transmet une
demande de personnel auprès de la coordinatrice de soins (14), la coordinatrice de
soins peut soit refuser et le cadre paramédical gèrera son équipe au mieux, soit
proposer qu’une collaboratrice dans une autre équipe vienne en renfort (10), et
demander une autorisation d’heures supplémentaires au service RH, soit transmettre
la demande de personnel à la RH.
15 La RH vérifie le coût de la demande d’heures supplémentaires ou de recrutement par
rapport au budget, les obligations légales, les permutations possibles entre service.
La RH peut accepter la demande de recrutement de personnel et la coordinatrice de
soins va alors rechercher une ressource externe, soit la RH refuse et le cadre
paramédical devra organiser la polyvalence de son service en conséquence.
Exemple de formulaire de demande d’autorisation d’absence :
14
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V – DESCRIPTION DU PROCESSUS CIBLE
L’objectif est de mettre en place un planning informatisé unique, consultable par
tous et modifié en temps réel.
1 C’est le Service RH qui centralise la mise en œuvre, la maintenance et la
coordination entre les cadres paramédicaux et les coordinatrices de soins. La RH met
à jour les données d’entrées/Sorties des collaborateurs, et rattache les salariés à leur
emploi du temps.
2 Le planning est unique et consultable en lecture seule en temps réel par tout le
personnel.
3 Le collaborateur pose une demande d’autorisation d’absence prévisible : Congé, RTT,
(7 semaines avant la date de prise) et récupération d’heures sur une fiche papier
unique et nominative annuelle.
4 Le collaborateur informe le cadre paramédical de son service d’une absence non
prévisible. Il y a un formulaire papier annuel par collaborateur pour tout type
d’absence. L’étape suivante sera la mise en place d’un SIRH, avec la pose des
absences et leur validation via un intranet.
5 La demande d’absence devra être validée par le cadre paramédical, puis la
coordinatrice de soin, puis la RH. Le planning informatisé permet de visualiser en
temps réel, les ressources disponibles, afin d’accepter ou refuser la demande
d’absence. La demande d’autorisation une fois validée sera enregistrée par le cadre
paramédical dans le planning informatisé.
6 Si l’absence prévisionnelle, ou non prévisionnelle nécessite un remplacement, le
cadre paramédical remplit une demande de remplacement, qui devra toujours être
validée selon le même circuit : validation de la coordinatrice de soin, puis la RH.
7 La coordinatrice de soin demande dans un premier temps une autorisation aux RH
pour faire effectuer des heures supplémentaires : si le quota d’heures
supplémentaires est dépassé, les services RH peuvent refuser la demande. Deux
possibilités s’offrent alors : faire tourner le service sans ressources supplémentaires
ou bien demander un recrutement externe.
8 La coordinatrice demande une autorisation de recrutement externe et dès validation
effectue un recrutement donc elle informera ensuite les RH pour intégration dans le
planning. En cas de refus de recrutement, le service concerné devra s’organiser avec
les ressources en place.
Le RH a accès à toutes les modifications sur le planning informatisé. La coordinatrice de
soins et le cadre de santé peuvent enregistrer uniquement les absences. Les collaborateurs
accèdent au planning informatique de tous leurs collègues en lecture seule.
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VI – QUESTIONNAIRE D’APPEL D’OFFRES
Réponses
Questions commerciales
Nom du progiciel ?
Date de développement du logiciel ?
Nom de la société ?
Lieu du siège social ?
Chiffre d'affaires ?
Y-a-t-il une R&D ?
Effectif ?
Répartition ?
Références ?
Club utilisateurs ?
Formation pour les différents profils utilisateurs
?
Formation aux évolutions du logiciel ?
Peut-on visiter un de vos clients ?
Assistance technique ?
Quelle version commercialisez-vous ?
Début de commercialisation du produit ?
Contact chef de projet ?
Contact commercial ?
Quels sont vos moyens informatiques et de
maintenance ?
Quels sont les types de contrat proposés ?
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Questions techniques
Quelle est la solution système proposée ? SAAS
? ERP ?
Méthode et outils utilisés pour la conception ?
Gestion des accès et des mots de passe ?
Comment sont gérées les sauvegardes ?
Comment est gérée la confidentialité ?
Le progiciel est il capable de gérer plusieurs
structures ?
Est-ce une édition standard ?
Comment analyser les données et établir les
tableaux de bord ?
La simulation des heures supplémentaires est-
elle incluse ?
Avez-vous des programmes dédiés aux hôpitaux
?
Quelle est la partie paramétrable en interne et
en externe ?
Comment créer de nouvelles données, combien
d'emploi du temps maximum peut-on intégrer ?
Comment faire les requêtes et les mises en
forme ?
Avec quels SIRH cet outil sera-t-il compatible, car
nous avons le projet d'intégrer dans 2 ans le SIRH
de la fondation ?
Questions Métier
20
Le logiciel peut il intégrer toutes les contraintes
règlementaires ?
Edition planning mensuel individuel, par service,
avec l'ensemble de la population ?
Outils de reporting inclus ?
Etats, édition des anomalies bloquantes et non
bloquantes : solde débiteurs de jours de congés,
dépassements du quota légal des heures
supplémentaires ?
L'intégration d'un nouvel embauché peut-elle se
faire en temps réel ?
La modification en simultané par différents
acteurs sur le planning informatisé est-elle
possible ?
Possibilité de consultation en simultané de tous
les acteurs ?
Le système permet-il d'affecter une personne à
plusieurs services ?
Comment visualise-t-on qui a fait une
modification ?
Peut-on verrouiller les informations à un instant
T ?
Peut-il y avoir des niveaux de verrouillage à
différentes étapes du processus ?
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VII– IMPACTS BUDGETAIRES ET RETOUR SUR INVESTISSEMENT
Ce nouveau processus permettra un gain de temps sur la saisie des informations pour tous
les intéressés : cadres paramédicaux et coordinatrices de soins, RH. Ces derniers pourront
se consacrer à leur cœur de métier.
Avec ce gain de temps et la lisibilité du planning en temps réel par l’ensemble des
collaborateurs, il est envisagé la suppression d’une coordinatrice de soins (départ en
retraite non remplacé) et éventuellement la suppression d’1 ou 2 cadres paramédicaux.
Augmentation de la fiabilité : par l’automatisation des données et gain en qualité.
L’Anticipation des ressources humaines et financières (pilotage optimisé des ressources
actuelles, gain économique de ressources externes : CDD, intérimaires qui engendraient un
coût supplémentaire) permettra d’atteindre les objectifs en terme de budget validé par
l’Agence Régionale de Santé et d’optimiser la préparation du futur plan social en 2014.
Le budget accordé n’est pas limité, c’est un thème récurrent qui revient tous les ans.
