Fonctions du management

Planification Organisation Motivation Contrôle

Le plan:

Dans une organisation la planification joue un rôle très important, nous pourrions même dire que c’est la fonction la plus importante des fonctions du management.

Les autres fonctions dépendent des décisions qui ont été prises à son niveau. ◦ La structure (organisation), le style de direction ai

nsi que les mesures de contrôle dépendront de la mission et des objectifs fixés.

La planification 

« Processus qui permet de déterminer les objectifs à atteindre et la manière d’y parvenir. » « La planification a pour but d’organiser les moyens en fonction des objectifs et ce le plus rationnellement et le plus économiquement possible. »

« Processus continue par lequel on prend de façon systématique des décisions stratégiques en cherchant à en prévoir le mieux possible les conséquences, à édifier un plan qui en précise les moyens d’exécution et à en mesurer les résultats relativement en précision par une série de contre-épreuves (contrôle). »

« La planification consiste à concevoir un avenir désiré et les moyens réels d’y parvenir. »

Définitions 

Quand un facteur temps entre dans la réalisation des décisions.

Lorsqu’il y a une multiplicité d’objectifs (possiblement contradictoires). (Ex.: le meilleur produit au plus bas prix, qualité vs coût)

Planifier seulement lorsque les objectifs ne s’atteindront pas naturellement. 

On planifie lorsqu’on veut obtenir plus…

Quand planifier 

1- Gérer le changement qui va en s’accélérant.

6 sortes de changement qui affectent les entreprises: ◦ La complexité des activités commerciales; ◦ Les changements technologiques

de plus en plus rapides; ◦ Les pressions de plus en plus fortes sur les marges de profit

des entreprises; ◦ Les variations soudaines du goût des consommateurs; ◦ La compétition

de plus en plus vive (mondialisation des marchés); ◦ Le développement de la planification d’entreprise.

Les 4 raisons de planifier (Ansoff) 

2- Concentrer l’attention sur les objectifs.

  Les cadres prennent des décisions en toute liberté mais en suivant les objectifs déterminés (coordination des décisions). Ce n’est pas tant le fait que le plan soit formel qui est utile mais bien toute l’information qu’il véhicule ainsi que l’engagement qu’il suscite.

3- Intégrer et coordonner les fonctions.     La planification

oblige les spécialistes des différentes fonctions à parler un langage commun et à travailler en fonction d’objectifs communs.

4- Contrôler et évaluer la performance.  C’est par la prévision que la planification facilite le contrôle et donc l’évaluation des résultats.  (La prévision implique souvent la quantification.)

Est-ce rentable de planifier?  Plusieurs études ont démontré que la

planification accroît les chances de réussite des entreprises.

Les organisations qui planifient ont généralement une marge de profit qui est de 30% à 50% plus élevée que celles qui ne planifient pas.

Les organisations qui planifient sont généralement plus dynamiques.

 

Les obstacles à éviter  Le président ou le propriétaire qui délègue les activ

ités de planification;

Pas de mission et d’objectifs à long terme; Les cadres supérieurs qui ne diffusent pas la

planification à long terme; Ne pas s’assurer de la compréhension du

processus par les employés; Le niveau hiérarchique ou s’effectue la

planification doit être assez élevé; Il doit y avoir un contrôle

dans la réalisation des plans.

L’environnement d’une entreprise est un facteur très important. 

L’incapacité de s’adapter à son environnement peut entraîner la disparition d’une entreprise à court, moyen ou long terme.

L’adaptation aux changements n’est pas un comportement naturel.

Planification et environnement 

Il y a beaucoup de composantes dans l’environnement qui sont susceptibles de toucher les entreprises.

Elles ne sont pas touchées par toutes ces composantes ni à la même intensité.

Il nous faut déterminer quelles composantes de notre environnement sont susceptibles de nous affecter en tant qu’entreprise.

Opération Court terme  Tactique Moyen terme  Stratégie Long terme 

Les trois horizons 

Les buts principaux de la planification stratégique sont essentiellement de:

déterminer les moyens d’utiliser les ressources d’une entreprise de façon très efficiente

améliorer la performance au cours d’une période de 1 à 5 an(s) ou plus.

La planification stratégique 

fixer une mission précise et des objectifs à atteindre;

identifier les moyens les plus efficaces pour réaliser les objectifs;

déterminer un processus d’évaluation des progrès de l’entreprise;

analyser certains aspects de l’environnement externe;

repérer les forces et les faiblesses des opérations.

  

La planificationstratégique consiste à:

La planification stratégique nous force à nous

poser 3 questions fondamentales: ◦ Que pouvons-nous être?

  (Dépend des forces et faiblesses de l’entreprise.) ◦ Que devons-nous être? 

(Dépend des opportunités et contraintes de l’environnement.)

◦ Que voulons-nous être?  (Dépend de la volonté des dirigeants en fonction des réponses aux deux questions précédentes.)

La nature du processus 

L’entreprise ne doit pas planifier sur une période plus longue que celle qui suffirait à ses activités.

Une entreprise ne doit jamais adopter une attitude rigide et dogmatique concernant la période de planification.

La validité de la planification stratégique est fonction de la qualité du travail accompli dans la démarche.

Considérations importantes 

Il nous faut adopter une démarche qui soit :

Prévisionnelle qualitativement et quantitativement (environnement et marché);

Intégrée dans le temps (échéance) et l’espace (ressources disponibles);

Formelle c’est-à-dire dont la précision et la netteté excluent toute méprise et équivoque. Ce qui suppose ici une forme écrite pour que l’information soit claire et disponible.

Le résultat c’est l’état d’une chose, d’une situation ou d’un individu, conséquent d’une action.  (Ex. : un chiffre de vente en $ par semaine)

    Le résultat est le produit d’une ou plusieurs actions.

L’activité, c’est la mise en œuvre de moyens pour atteindre le résultat recherché.     (Ex. : téléphoner à des clients, effectuer un envoi postal personnalisé aux clients, accueillir le client dans le commerce, etc.)

    L’activité conduit à un résultat.  Pour agir, il faut utiliser des ressource

s.    (Ex. : un bureau avec un système téléphonique, des listes d’adresses, un bon vendeur, des fonds pour acheter le matériel, un ordinateur, etc.)

La planification opérationnelle 

Les ressources c’est ce dont j’ai besoin pour réaliser mes activités.

Il y a 4 différents types de ressources : ◦ Ressources humaines; ◦ Ressources financières; ◦ Ressources matérielles; ◦ Ressources techniques ou connaissance.

Planifier c’est décider d’avance quoi faire, comment, quand et avec quoi le faire.

Un objectif est un résultat spécifique et mesurable que je m’engage à avoir produit pour un client à une date donnée.

 Composantes de la définition et critères de qualité de l’objectif:

Résultat : Quel résultat je veux améliorer, changer ou atteindre? Spécifique : Précis et opérationnel.  Éviter les vœux. Mesurable : En quantité ou en qualité pour qu’il puisse être contrôlé. Engagement : Suppose que le résultat doit être réaliste et motivant. Client : Il faut identifier le client auquel nous devrons répondre aux

besoins; Date donnée : C’est le jour où le résultat devra avoir été atteint

(l’échéance).  

 

1.La formulation d’objectifs 

C’est un ensemble d’activités qui sont ordonnées dans le temps et qui utilisent des ressources en vue d’atteindre les objectifs fixés (aussi appelé programme).

Composantes du plan d’action : L’objectif ; Les activités; Les ressources; Le responsable; L’échéance ou le calendrier.

2.Le plan d’action 

C’est essentiellement mesurer les progrès réalisés. C’est évaluer le degré d’atteinte des objectifs.

Comme le contrôle est souvent mal perçu, il est important de : ◦ Préciser le pourquoi du contrôle; ◦ Préciser quoi contrôler; ◦ Déterminer les étapes du

contrôle ou comment il sera fait; ◦ Identifier qui contrôle.

3.Le contrôle 

Étude des opportunités et des contraintes

Analyse des forces et faiblesses de chacune des fonctions organisationnelles de l’entreprise ◦ Production: fonctionnement général, productivité ◦ Marketing: capacité à intervenir sur un marché ◦ Ressources humaines: climat, motivation… ◦ Finance: analyse par ratio, structure financière…

Modèle de planification stratégique 

Addition, modification et abandon de produits et services ◦ Produits à ne plus offrir, nouveaux produits

ou services à ajouter, etc.   

Investissement requis ◦ Quelles sommes d’argent seront nécessaires

pour réaliser les changements projetés au niveau des produits et services? Pour réaliser le développement?

◦ Est-ce réaliste?

Étude produits/marchés

1- L’objectif : c’est le but poursuivi qui spécifie l’orientation et la portée précise de la tâche à réaliser. Les objectifs généraux doivent être cohérents, explicites, mesurables, limités en nombre (environ 5) et autant que possible comporter une échéance.  Ex. augmenter les ventes de 10% au 31 décembre de la prochaine année.

2- La politique : c’est un guide général d’action qui détermine le cadre à l’intérieur duquel se situent les activités. Les politiques dictent les préférences, favorisent la délégation des pouvoirs et assurent la cohérence. Elles doivent être révisées régulièrement afin d’être compatibles avec les nouvelles conditions du milieu. (Plans durables)  Ex. 50 % de la publicité se fera via la télévision. Politique contre le harcèlement, Politique de remboursement des frais de déplacement, etc.)

Les définitions relatives à la planification 

3- Le programme : il indique les activités à faire (par qui, quand et où), en vue d’atteindre l’objectif fixé (on parle aussi de plan d’action à plus court terme). (Plans à application unique. Ex. un programme d’agrandissement, Programme d'Accès Communautaire, Le programme québécois de perception des pensions alimentaires, etc.)

4- Le budget : c’est un état de prévision concernant différents items financiers sélectionnés d’après leur utilisation : vente, production, publicité… Le système prévoit des objectifs mesurables permettant une meilleure utilisation des ressources et fournissant un moyen d’appréciation des responsables chargés d’atteindre un objectif défini. (Plans à application unique)

5- La procédure : c’est une série de tâches reliées entre elles qui forment la séquence chronologique. Elle constitue le moyen d’accomplir un travail donné. (Marche à suivre)  (Plans durables) (Ex. prise de garantie, analyse des états financiers, procédure de recouvrement des créances, etc.)

6- La méthode : c’est une façon prévue d’exécuter une tâche donnée. Elle spécifie comment une étape de la procédure sera accomplie. (Plans durables) (Ex. la méthode de calcul des ratios financiers.)

  

7- Le standard ou la norme: c’est une valeur qui sert de norme de rendement ou de référence pour fin de comparaison. (Plans à application unique) (Ex. le niveau de fonds de roulement pour une entreprise de ce secteur d’activité)

8- La règle: c’est un énoncé qui indique présentement ce qu’il faut faire dans une situation particulière. (Plans durables) (Règlement = ensemble de règles)

9- Le projet: c’est un plan détaillé qui fait d’ordinaire partie intégrante d’un programme. (Plans à application unique) 

10- Le calendrier: c’est un plan détaillé indiquant les différentes activités que l’on doit accomplir à l’intérieur d’une période donnée pour atteindre les objectifs. (ex: Calendrier de travail précisant les dates butoirs.) (Plans à application unique)

11- La mission: objectif premier ou raison d’être d’une organisation.

Énoncé qui décrit dans ses grandes lignes l’orientation future de l’organisation.

La mission permet de communiquer « ce qu’est l’entreprise, ce qu’elle fait et dans quel sens elle évolue ». 

12- La stratégie: vaste plan d’action unifié et intégré qui relie les avantages stratégiques d’une entreprise aux défis que lui pose son environnement.

Plan d’action qui explique comment l’entreprise va évoluer de ce qu’elle est actuellement à ce qu’elle veut devenir (en respectant l’énoncé de sa mission), compte tenu des occasions d’affaires, des menaces externes ainsi que des forces et faiblesses internes.