PLATEFORME DE COMMANDE EN LIGNE DE LA CENTRALE DE …

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Centrale de Marchés de l’Enseignement Catholique - [email protected]

PLATEFORME DE COMMANDE EN LIGNE

DE LA CENTRALE DE MARCHES DE

L’ENSEIGNEMENT CATHOLIQUE

Livret explicatif – Version septembre 2020

mailto:[email protected]

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Table des matières

Partie 1 : Introduction générale .............................................................................................................. 3

1. Objectifs.................................................................................................................... ................... 3

2. Fonctionnement de la plateforme .............................................................................................. 3

3. Désignation des personnes et mandats ...................................................................................... 5

4. Les grands principes gouvernant la plateforme de commandes ................................................ 5

Partie 2 : Explication technique et précise du système de la plateforme ............................................... 7

1. La création des accès à la plateforme ....................................................................................... .. 7

A. Rôle de la personne de référence ........................................................................................... 7

B. Rôle du manager ..................................................................................................................... 9

2. La structure de la plateforme .................................................................................................... 13

A. Tableaux de bord ................................................................................................................... 13

B. Ergonomie de la plateforme .................................................................................................. 15

3. Suivi du flux complet d’une commande .................................................................................... 18

- ROLE 1 : DEMANDEUR ....................................................................................................... 18

- ROLE 2 : VALIDATEUR ........................................................................................................ 27

- ROLE 3 : ACHETEUR ........................................................................................................... 31

- ROLE 4 : SUPERACHETEUR ................................................................................................. 37

- ROLE 5 : RECEPTIONNISTE ................................................................................................. 39

Partie 3 : Ressources à votre disposition en cas de problème .............................................................. 43

Foire aux questions ........................................................................................................................... 43

Capsules vidéo ................................................................................................................................... 44

Contacter les fournisseurs ................................................................................................................. 44

Contacter la Centrale de Marchés ..................................................................................................... 45

Problème d’identifiant extranet ........................................................................................................ 46

Ce livret peut être retrouvé sur l’extranet du SeGEC et en pied de chaque page du site internet de la

plateforme de commandes (plateforme.commande.segec.be) et ce, même hors connexion sécurisée,

via la page d’accueil.


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Partie 1 : Introduction générale

1. Objectifs La plateforme de commandes a été mise au point par la Centrale dans un objectif de simplification

de la tâche des PO et directions. Ceux-ci pourront, en toute facilité, sélectionner les articles dont

ils ont besoin afin de remplir leur panier virtuel, de manière similaire à ce qui se fait sur des

plateformes en ligne bien connues. Plus besoin, désormais, d’aller rechercher des informations

sur des supports divers et au moyen de multiples contacts.

Le second objectif est d’harmoniser le processus de commande envers tous les fournisseurs.

Le but est d’assurer aux écoles qu’elles ont toujours le prix négocié à jour, qu’elles

commandent les articles négociés dans le cadre d’un marché public et de s’assurer que les fournisseurs respectent strictement les conditions des marchés.

Le dernier objectif a été de mettre sur pied un processus de commandes fiable facilitant

l’approbation finale de la facture par le service comptabilité.

2. Fonctionnement de la plateforme

Le fonctionnement de la plateforme de commandes est rythmé par les actions de 5

intervenants successifs : demandeur, validateur, acheteur (ou superacheteur), fournisseur et

réceptionniste. Le manager étant la personne qui, dans chaque établissement, désigne les

personnes aux différents rôles.

Quoiqu’il arrive, une commande, pour arriver physiquement dans les mains du réceptionniste de

chaque établissement, doit parcourir cette chaîne. Le système est adaptable à toutes les réalités

des PO et établissements. En effet, plusieurs rôles peuvent être tenus par une seule et même

personne dans le cas d’une petite structure. A l’inverse, chaque rôle peut être attribué à une

personne différente dans le cadre de structures plus importantes.


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DEMANDEUR VALIDATEUR ACHETEUR

MANAGER

FOURNISSEUR

SUPERACHETEUR (facultatif)

RECEPTIONNISTE (facultatif)

➢ Le MANAGER attribue, dans chaque établissement, les rôles de demandeur (différent

pour chaque marché public passé par la Centrale), de validateur, acheteur et

réceptionniste (identiques pour tous les marchés publics passés par la Centrale).

➢ Le DEMANDEUR est désigné par marché, à la différence des autres rôles qui sont

attribués pour tous les marchés. Il est en première ligne pour identifier les besoins des

écoles en différentes matières (mobilier, produits d’entretien, fournitures scolaires,

papier, …). Il est le premier maillon de la chaîne. Il crée un panier d’articles et soumet

son panier au validateur pour que celui-ci créer la commande.

➢ La demande arrive ensuite chez le VALIDATEUR. Il s’agit d’une personne de

l’établissement qui est désignée pour vérifier le(s) panier(s) constitué(s) par le(s)

demandeur(s) et créer le(s) commande(s) qui en découlent. Celles-ci parviennent alors

à l’acheteur.

➢ Une fois la commande créée, elle atterrit chez l’ACHETEUR. Cette personne est celle

qui passe réellement la commande auprès du fournisseur.

➢ Attention, si le montant de commande délégué par le PO à l’établissement est dépassé,

le SUPERACHETEUR intervient. Soit il donne son accord et la commande poursuit sa

route chez le fournisseur, soit il refuse et les choses en restent là. Le superacheteur

reçoit un mandat du PO qui l’autorise à accepter une commande dépassant le montant

fixé.

➢ Le FOURNISSEUR reçoit la commande, la prépare et la livre dans le respect des

conditions du marché conclu.

➢ Le RECEPTIONNISTE vérifie qu’il a bien reçu la quantité et la qualité de ce qui a été

commandé. Une fois qu’il a procédé à la vérification, il en introduit les résultats sur la

plateforme. Si la commande reçue est conforme à ce qui a été commandé, la facture

sera payée par le service comptabilité de l’établissement. Si non, le réceptionniste le

signale sur la plateforme en introduisant des éventuelles réclamations qui


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parviendront aux fournisseurs, les informations étant disponibles pour le service

comptable.

Chaque personne recevant un accès à la plateforme reçoit automatiquement accès aux pages

extranet de la Centrale de Marchés.

Un système de mails a été mis au point afin que les personnes devant prendre action soient

prévenues. Le système prévoit également que le demandeur soit informé de l’état de sa

demande. Chaque utilisateur peut, dans son tableau de bord, décocher l’envoi automatique de mails s’il considère qu’il n’en a pas besoin :

Une explication approfondie de chacun des rôles est faite dans la partie 3 de ce livret.

3. Désignation des personnes et mandats

La personne de référence du PO sera la personne amenée à lancer le processus de désignation des

personnes dans son PO. Cependant, avant toute action de la part de cette personne, il est

nécessaire qu’au cœur de chaque PO se tienne une importante réflexion interne concernant la

désignation des personnes aux différents rôles du processus de commande. En effet, les personnes

en question seront alors réellement mandatées par le PO afin de participer à la passation d’une

commande, acte qui engage le PO vis-à-vis du fournisseur.

4. Les grands principes gouvernant la plateforme de commandes ➢ Il s’agit d’une plateforme en ligne. Tout est consultable sur internet, en fonction des

droits dont les différents intervenants disposent. Il n’y a aucun document à imprimer

dans le processus. Il sera seulement possible d’imprimer le bon de commande final.

Dans la même logique, lorsqu’un membre de la chaîne de commande doit agir, il en

est informé par mail.

➢ Le système se caractérise également par une liberté d’organisation. Les structures des PO

varient beaucoup en fonction notamment de la grandeur du PO ou de son organisation. Il

est important que la plateforme puisse épouser toutes ces réalités. Les


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5 rôles de la plateforme et le rôle du manager peuvent donc être attribués

différemment en fonction de chaque PO.

➢ Un objectif de traçabilité a été poursuivi dans l’élaboration de la plateforme. Celle-ci

est un élément supplémentaire de contrôle de gestion qui enregistre toutes les actions

du système dans un logfile consultable en cas de contestation/vérification.

➢ Les montants qui peuvent être dépensés correspondent aux délégations faites par les

PO aux établissements. La plateforme permet un contrôle supplémentaire pour les

commandes qui dépasseront ces montants. Elles seront envoyées pour approbation à

un « superacheteur » qui reçoit un mandat du PO afin d’autoriser le dépassement des

montants alloués.

➢ Les login de la plateforme sont identiques à ceux de l’extranet mais il faut bien

comprendre que ces deux interfaces sont indépendantes l’une de l’autre.

➢ La plateforme de commandes est, comme son nom l’indique, un système de commande et non de facturation ou de comptabilité.


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Partie 2 : Explication technique et précise du système de la plateforme

1. La création des accès à la plateforme sur l’extranet

A. Rôle de la personne de référence

La personne de référence du PO (par défaut il s’agit du président de PO, sauf si celui-ci a

délégué ce rôle à une autre personne du PO) est le point de départ de la chaîne de désignation

des rôles. Après une réflexion menée avec son PO, la personne de référence a trois actions à

réaliser : (1) encoder pour chaque établissement composant le PO les montants maxima de

commandes délégués, (2) encoder un manager par établissement et (3) encoder un

superacheteur par établissement. Comment se fait cette désignation ? La personne de

référence se connecte sur l’extranet en se rendant sur https://extranet.segec.be/. Elle encode

son identifiant et son mot de passe. Si elle a oublié son mot de passe ou son identifiant, il suffit

de cliquer sur « identifiant ou mot de passe oublié » et de suivre la procédure indiquée :

La personne de référence, une fois connectée, doit se rendre en haut de la page à gauche sur

« Menu » :


https://extranet.segec.be/

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Et, ensuite, se rendre sur « gestion des accès » sous « gestion de l’extranet » :

La personne de référence arrive enfin sur cet écran qui présente de manière claire les deux

boutons que la personne de référence doit utiliser : « gestion des montants maxima » et

« ajouter un utilisateur » :

Elle clique sur « gestion de montants max » et encode, pour chacun des établissements dont

elle a la charge, le montant maximum de commande délégué à l’établissement par le PO, sans

qu’il ne doive y avoir action du superacheteur. Deux politiques sont possibles : soit indiquer 0,

dans ce cas l’acheteur ne pourra plus envoyer la commande au fournisseur et toutes les

commandes passent automatiquement par le superacheteur, soit indiquer le montant qui

autorise l’acheteur à passer sa commande vers le fournisseur. Pour toute commande au-delà


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de ce montant, seul le superacheteur sera habilité à passer la commande vers le fournisseur.

Enfin, il faut cliquer sur envoyer :

Ensuite, la personne de référence doit encoder, pour chacun des établissements dont elle a la

charge, un manager et un superacheteur. Pour ce faire, elle sélectionne d’abord

l’établissement pour lequel elle va ajouter un utilisateur. Ensuite, elle clique sur « ajouter un

utilisateur » :

Il s’agit d’abord de vérifier que l’utilisateur que l’on veut ajouter n’est pas déjà en mémoire du

système. Si non, il faut en créer un nouveau en remplissant les champs obligatoires càd nom,

prénom, date de naissance et email. Il faut, après, choisir le rôle que l’on veut donner à cet

utilisateur. Le manager est la personne qui, par établissement, a pour mission d’attribuer les

rôles de demandeur, validateur, acheteur et réceptionniste. Le superacheteur est mandaté

par le PO pour accepter toute commande qui dépasserait le montant maximum délégué par

le PO à l’établissement. Il faut savoir que la personne qui reçoit le rôle du superacheteur hérite

automatiquement des rôles de demandeur, validateur, acheteur et réception. Cet héritage est

géré par le système. La personne de référence sélectionne donc le rôle qu’elle veut attribuer

à la personne et clique enfin sur « envoyer » :


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Elle réitère l’opération pour les autres personnes à désigner pour cet établissement-ci et pour les autres établissements dont elle a la charge. Une fois que c’est fait, la mission de la personne de référence est terminée. Elle peut se déconnecter. Le manager et le superacheteur reçoivent un mail les informant de leur désignation.

➢ S’ils ont déjà un compte extranet du SeGEC, ils détiennent donc déjà un mot de passe

pour se connecter à la plateforme et/ou à l’extranet (sinon cliquez sur mot de passe

oublié).

Le superacheteur utilise son identifiant (adresse mail) et son mot de passe pour se

connecter à la plateforme. Le manager, quant à lui, n’a aucun rôle actif dans la

plateforme, il doit uniquement se connecter sur l’extranet pour continuer et terminer

la désignation des droits.

➢ Si non, ils reçoivent dans le mail informatif une invitation à créer un compte extranet.

Il suffit de compléter son nom, son prénom et de choisir un mot de passe. Ensuite, ils

peuvent se connecter dans la plateforme ou sur l’extranet au moyen des mêmes

identifiant et mot de passe.


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B. Rôle du manager

Une fois son identifiant et son mot de passe en poche, le manager peut se connecter sur

l’extranet afin de terminer la désignation des droits pour son établissement.

Le rôle du manager se joue exclusivement dans l’extranet afin de désigner les personnes qui

interviendront dans le processus de commande, càd les demandeurs, validateurs, acheteurs

et réceptionniste. Le demandeur est celui qui crée un panier, le validateur vérifie le panier et

crée la commande qui en découle, l’acheteur passe la commande au fournisseur et, enfin, le

réceptionniste effectue les formalités d’encodage des articles bien reçus ou éventuellement

des réclamations occasionnées.

De la même manière que la personne de référence, le manager se logge sur l’extranet et clique

sur le menu puis sur la gestion des accès. Il arrive sur la page plateforme de commandes et

constate bien qu’il est loggé en tant que manager :

Il sélectionne l’établissement pour lequel il veut procéder à la désignation des droits. Il choisit

ensuite le rôle qu’il veut donner à la personne et clique sur « ajouter un utilisateur ». Comme

pour la personne de référence, le manager soit utilise un compte déjà existant en le

recherchant dans la base de données, soit créer un nouvel utilisateur. Ensuite, il vérifie

l’héritage des rôles proposé par le système. En effet, si le rôle choisi à l’écran précédent est

celui d’acheteur, le système propose d’attribuer en même temps les rôles inférieurs de la

chaîne de commande. Nous partons de la logique que qui peut le plus peut le moins.

Cependant, vous avez la liberté en tant que manager de ne pas accepter cet héritage et donc

de décocher les rôles sur cet écran. Si vous désignez quelqu’un comme demandeur, vous devez

sélectionner les marchés pour lesquels celui-ci pourra remplir son panier. Cliquez enfin sur

« envoyer » :

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Réitérez l’opération pour toutes les personnes que vous souhaitez désigner pour votre établissement et, si vous êtes manager pour plusieurs établissements, répétez l’opération pour les autres. Si vous désirez supprimer un utilisateur, il faut cliquer sur « modifier » et ensuite tout décocher le concernant et cliquer sur « envoyer » :

Par établissement, il est important de vérifier qu’aucun rôle ne soit rempli que par une seule personne. Pour éviter cette situation, vous activez les héritages ou vous désignez au minimum deux personnes par rôle. Les personnes désignées par le manager vont recevoir soit un mail de « création de leur compte SeGEC » soit un mail de « mise à jour de leur compte SeGEC ». Une fois leurs identifiants en poche, les utilisateurs peuvent se connecter sur la plateforme de commandes.

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2. La structure de la plateforme

Vu le caractère confidentiel des informations prix qui se trouvent sur la plateforme et vu l’engagement pris envers le fournisseur au moment de la passation de la commande, la plateforme doit être sécurisée et les rôles doivent être délégués par le PO. Pour cette raison, à chaque connexion, un identifiant et un mot de passe vous seront demandés. Ces identifiants et mots de passe sont gérés à partir de l’Extranet du SeGEC et existent donc déjà pour ceux qui utilisent l’extranet. Par contre, ils devront être créés pour ceux qui ne l’utilisent pas encore. Attention, les identifiants extranet ne fonctionneront sur cette plateforme que si la personne qui désire se connecter a bien été désignée préalablement sur l’extranet conformément à la procédure décrite aux pages 7 à 10. Voici la page d’accueil publique de la plateforme, sur laquelle vous êtes invités à entrer vos

identifiant et mot de passe :

A. Tableaux de bord

Une fois l’identifiant et le mot de passe remplis, l’utilisateur arrive sur la page qui constitue son tableau de bord. Cette page reprend de manière structurée les données importantes du compte de chaque utilisateur. Le menu à gauche de l’écran permet une navigation plus facile. Tableau de bord du DEMANDEUR :



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On constate sur cette capture d’écran que le demandeur a également été désigné comme

réceptionniste sur l’extranet.

Tableau de bord du VALIDATEUR :

On constate sur cette capture d’écran que le validateur a également été désigné

comme demandeur et réceptionniste sur l’extranet.

Tableau de bord de l’ACHETEUR :



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On constate sur cette capture d’écran que l’acheteur a également été désigné

comme demandeur, validateur et réceptionniste sur l’extranet.

B. Ergonomie de la plateforme

La bande verte aide l’utilisateur à constituer son panier. Les produits proposés sont triés parmi ces différentes catégories. Le logo vert dans la partie supérieure droite de l’écran est le panier. Quand l’utilisateur clique

dessus, il peut voir l’entièreté de ses achats et lorsqu’il a terminé, il peut créer une demande et la

soumettre au validateur. Tout ceci est développé plus précisément dans le point suivant. Le logo

« enseignement catholique » permet le renvoi à la page d’accueil sécurisée du site.

Les 4 icônes dans le coin supérieur droit permettent l’accès à la page d’accueil sécurisée («

accueil »), au tableau de bord (« mon compte ») ou à la déconnexion (« me déconnecter »). La barre de recherche permet d’effectuer une recherche par mot clef et le système cherchera

dans toutes les catégories les articles y correspondant :



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Voici le bas de chaque page du site. Les coordonnées de la Centrale de Marchés de l’Enseignement Catholique sont renseignées sous le premier onglet et un formulaire de contact permet de communiquer avec nous.

Le deuxième renferme les conditions générales d’utilisation du site. Le troisième renvoie à notre foire aux questions en cas de problème. Le dernier vous donne accès à toute la documentation explicative de la plateforme (ce livret, les liens des vidéos, les

conditions des marchés, le guide des tailles mobilier et les liens vers les fiches des produits

d’entretien et d’hygiène) :

Voici la page d’accueil sécurisée de la plateforme que l’on atteint en cliquant soit sur l’icône

« enseignement catholique » soit sur « accueil ». Cette page permet, pour les PO et

établissements, d’avoir accès à toute une série d’informations importantes : nouveaux

marchés, futurs marchés, inscription aux futurs marchés :



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3. Suivi du flux complet d’une commande

Une fois que les droits et accès ont été définis dans l’extranet, chaque personne peut aller

prendre effectivement action dans la plateforme de commandes. Le site de commandes est

accessible via l’URL suivant : plateforme.commande.segec.be.

Pour l’exemple de ce flux, nous partons du principe que chaque rôle est rempli par une

personne différente, ce qui ne sera pas forcément le cas dans la réalité.

- ROLE 1 : DEMANDEUR

Le tableau de bord du demandeur se présente de la manière suivante. Tous les paniers qui ont été réalisés à un moment ou à un autre par le demandeur se retrouvent triés en fonction de leur stade d’avancement dans le tableau de bord. Si le demandeur a été désigné comme réceptionniste par le manager, il retrouve également en bas de son tableau de bord un récapitulatif du nombre de commandes qui attendent sa réception :

Voici un tableau récapitulatif de la signification des statuts :

Panier à confirmer Le panier a été créé par le demandeur qui doit le confirmer pour

l'envoyer au validateur

Panier non Le panier comporte au moins un produit pour lequel l’utilisateur n’a autorisé pas les droits pour l’établissement sélectionné. Le détail des produits

non autorisés se trouve dans le détail de la demande.

Panier en attente Le panier a été confirmé par le demandeur et attend maintenant

du validateur qu’une commande soit créée



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Panier commandé Tous les produits du panier ont une commande qui a été passée

Panier La ou les commandes référençant le panier ont été passées mais partiellement l’ensemble des articles du panier n’ont pas encore une commande

commandé passée

En dessous du tableau de bord, le demandeur retrouve un précieux tableau lui rappelant les marchés pour lesquels il est autorisé pour tel ou tel établissement, ainsi que le nom du manager qui l’a désigné.

En effet, le rôle du demandeur est LE SEUL rôle qui est attribué marché par marché et pas pour

tous les marchés d’un coup. Pour éviter de passer des commandes non autorisées, le

demandeur peut aller vérifier les marchés pour lesquels il détient une autorisation.

REMARQUE : Si le demandeur veut réaliser des paniers pour plusieurs établissements, il doit

scinder ses achats par établissement. Le panier n’existe que pour un établissement. Par

exemple, s’il veut demander du papier pour 12 établissements, il doit entrer 12 paniers

différents dans le système.

➢ Création du panier

Ensuite, en s’aidant de la barre verte de recherche, le demandeur clique sur la catégorie d’articles

qu’il désire acheter. Pour constituer un panier, il clique sur « ajouter au panier ». Tous les prix

présentés sont HTVA. Le pouce orange apposé sur certains articles annonce que ceux-ci font partie

de la sélection « inventaire » de la Centrale de Marchés. Cela garantit aux utilisateurs le meilleur

rapport qualité-prix concernant ces articles-là. Les produits « sans pouce » ont aussi été

sélectionnés par la Centrale dans un souci d’offrir une palette complète



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aux écoles mais ils ne présentent pas un rapport qualité-prix aussi excellent que les articles de

l’inventaire. Le cœur rouge permet, lui, aux utilisateurs d’établir une liste de produits favoris

dans laquelle ils pourront aller retrouver plus rapidement les produits à commander :

Lorsque le demandeur a fini sa sélection, il clique sur l’icône du panier :



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Le demandeur clique sur « créer le panier » pour passer à l’étape suivante.

Cela signifie que désormais, LE PANIER EST CREE. Il n’est alors plus possible d’y ajouter des

articles. Il est juste possible à ce stade de le supprimer, de supprimer des articles ou de

modifier les quantités des articles choisis. Il n’est pas encore dans les mains du validateur car il reste à le confirmer :

➢ Confirmation du panier

L’écran suivant « mon panier » propose un récapitulatif du panier avant que celui-ci ne soit confirmé par le demandeur. On voit apparaître le numéro du panier, la date et l’heure de la création du panier, les différents produits et leurs quantités, le prix total, … L’établissement pour lequel le panier est réalisé est également indiqué. C’est à ce moment-ci que le demandeur peut modifier l’établissement pour lequel il réalise son panier, il clique alors sur le menu déroulant qui lui présentera automatiquement tous les établissements pour lesquels il a des droits.

Une fois le panier confirmé, il arrive dans les mains du validateur. Le demandeur ne sait plus

rien faire, sauf reconstituer un autre panier.



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Le demandeur peut, finalement, aller retrouver son panier dans la liste « mes paniers ». Il

pourra suivre son évolution dans la chaîne de commandes via la colonne mentionnant le statut

du panier :

Chaque panier est toujours accompagné, en bas de page, d’un historique précis qui permet

toujours de retracer les actions posées :



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CAS PARTICULIERS : dans certains cas, le demandeur met dans son panier des articles faisant partie de marchés pour lesquels, pour un établissement X, il n’a reçu aucune autorisation de la part du manager.

Si le demandeur n’a les droits que pour un établissement, les articles auxquels il n’a pas accès seront grisés.

Si la demandeur a des droits pour plusieurs établissements et que ces droits varient en fonction des établissements, il arrive qu’il mette dans son panier pour l’établissement X des produits pour lesquels il n’a pas reçu autorisation.

Que se passe- t-il dans ces cas-là ? Le panier ne passera pas au stade supérieur (c-à -d le

validateur) car il est composé d’articles non autorisés. Cependant, le demandeur peut aller

récupérer son panier dans la liste « mes paniers » afin de faire passer au stade suivant les articles qui, eux, sont autorisés. Le message reçu est le suivant :

Le demandeur affiche d’abord le panier pour constater quels articles sont non autorisés. Les

articles autorisés seront dits « annulés » et les articles non autorisés « non autorisés ». Le but

est de dupliquer le panier en ne conservant que les articles autorisés.



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Le demandeur a autorisation de commander les deux articles annulés mais PAS l’article non

autorisé :

Ensuite, il faut revenir dans « mes paniers » et cette fois-ci, « dupliquer le panier » :



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Le demandeur arrive dans l’écran suivant et supprime l’article non autorisé pour qu’il ne lui

reste plus que des articles autorisés :

Enfin, il ne lui reste plus qu’à soumettre sa demande à nouveau :



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Il arrivera certainement aux demandeurs de devoir faire régulièrement des paniers identiques. Une marche à suivre facilitant le panier rapide a donc été mise sur pied. Il faut aller rechercher

dans « mes paniers », sur son tableau de bord, le panier en question et cliquer sur « dupliquer :

Se crée alors directement un panier identique à celui dupliqué. Il faut alors cliquer sur « confirmer le panier » pour l’envoyer au validateur.



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- ROLE 2 : VALIDATEUR

Après avoir reçu un mail lui signalant qu’il doit prendre action, le validateur se connecte à son

tour sur la plateforme afin de : créer les COMMANDES.

Attention cette étape est la dernière durant laquelle il est encore possible d’apporter des

modifications à la composition de la commande.

Le rôle du validateur est clé en ce qu’il gère le passage du panier du demandeur à la commande

de l’acheteur. Il s’agit de bien comprendre que le panier et la commande recouvrent deux

réalités différentes. Ils ont, d’une part, des numéros différents et, d’autre part, le panier peut

contenir plusieurs produits de fournisseurs différents tandis que la commande groupe par

fournisseur les produits commandés par un même établissement.

Le validateur se connecte sur la plateforme et arrive sur son tableau de bord lui présentant les

commandes à créer. L’héritage des droits a pour conséquence que le validateur est également

demandeur et réceptionniste, comme cela peut se voir sur la capture d’écran ci-dessous. Le

validateur a donc un onglet pour contrôler l’avancement de ses propres paniers en tant que

demandeur et un onglet pour aller réceptionner des commandes en tant que réceptionniste

et ce, en plus de son rôle de base de validateur :

Plus bas sur la même page, le validateur retrouve le récapitulatif des différents établissements

pour lesquels il agit en tant que validateur ainsi que les montants maxima de commande

délégués par le PO aux différents établissements :



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Le validateur se rend dans l’onglet « commandes à créer ». La page présente les différents

paniers des demandeurs, triés par établissement et par fournisseur. Dans le cas où les paniers

comportent des articles de différents fournisseurs, les paniers sont divisés afin que les

produits soient triés en différentes commandes. En effet, les commandes se font par

fournisseur.

Cet écran laisse une liberté totale au validateur de réunir différents paniers en une seule

commande ou au contraire de séparer tous les paniers présentés en différentes commandes

et cela, au moyen de la colonne permettant de (dé)cocher les paniers.

Le validateur, en fonction de sa sélection de paniers, voit le montant du total sélectionné

s’adapter et peut aussi anticiper l’ajout d’éventuels frais de livraison. Le montant minimum

de commande sans frais de livraison est indiqué pour chaque fournisseur.

Une fois que le validateur a coché les paniers qu’il souhaite grouper en une commande ou la

commande unique qu’il souhaite créer, il clique sur « commandes les paniers sélectionnés ».



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Dans l’écran suivant, tous les produits composant la commande sont indiqués, ainsi que les éventuels frais

de livraison. Le validateur peut aussi décider de laisser un message à destination du fouornisseur.



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Pour certains fournisseurs, il sera possible de choisir une date de livraison souhaitée et de

rédiger une mention qui sera inscrite sur l’étiquette du colis pour une meilleure gestion à la

réception. Un numéro de téléphone de contact sera également demandé :



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Au stade de la commande, le récapitulatif évolue quelque peu : le taux de TVA s’ajoute au prix

HTVA. Attention, l’acheteur n’aura plus aucun pouvoir de modifier le contenu de la commande

ni d’ajouter un commentaire à destination du fournisseur. Il pourra uniquement la passer ou

la refuser. Le validateur est ainsi responsable de la finalisation de la commande. Le validateur

crée ensuite la commande (ou la refuse).

- ROLE 3 : ACHETEUR

Après avoir reçu un mail qui lui signale qu’il doit prendre action, l’acheteur se connecte sur la

plateforme et arrive sur son tableau de bord. On constate sur la capture d’écran ci-dessous

que l’acheteur a hérité des rôles de demandeur, validateur et réceptionniste conformément

à ce qui a été décidé sur l’extranet par le manager. Son écran de bord lui présente donc un

récapitulatif des actions qu’il peut poser.

Rappel : l’acheteur a un simple rôle d’approbation ou de refus. Il n’est pas en capacité de

modifier la composition de la commande ni d’ajouter en commentaire des indications à

destination du fournisseur.



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En dessous du tableau de bord, l’acheteur peut également trouver un rappel des

établissements pour lesquels il a reçu des droits ainsi que les montants limites de commande

délégués par le PO à chacun des établissements :



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L’acheteur a pour rôle de PASSER les commandes. Il est la dernière personne dont

l’assentiment est requis avant l’envoi du bon de commande électronique au fournisseur. Il a

cette responsabilité sur les épaules. Il clique sur « voir toutes les commandes à passer » pour

accéder à la liste :

Il peut utiliser un filtre pour retrouver plus facilement une commande précise. L’acheteur ne

traitant que de commandes (et pas de paniers !), les montants seront toujours indiqués TVAC.

L’acheteur dispose, pour un souci de facilité, de la faculté de cocher plusieurs commandes

qu’il souhaite passer d’un coup. Par contre, il lui sera toujours possible d’aller consulter les

détails des commandes qu’il veut vérifier en cliquant sur « voir ».

Si l’acheteur ne sait pas cocher certaines commandes en vue de les passer, cela signifie que

ces commandes dépassent le montant maximum de commande délégué par le PO. Il faudra

donc que le superacheteur entre en jeu et passe cette commande.



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Si l’acheteur désire avoir plus de détail concernant une commande avant de la passer, il clique sur

« voir » et arrive sur l’écran « commande à passer » qui reprend tous les détails importants de la

commande. Avant de cliquer sur « passer la commande », l’acheteur peut consulter les conditions

du contrat passé entre la Centrale de Marchés et le fournisseur lors de la procédure en marché

public. Si l’acheteur clique sur « trouver ici », il a alors accès à un document explicatif résumant le

cahier des charges du marché et l’offre du fournisseur retenu :

Une fois qu’il a cliqué sur « passer la commande », que ce soit sur l’écran précédent ou dans

cet écran plus précis, la balle est dans le camp du fournisseur. L’écran vers lequel est redirigé

l’acheteur lui permet, s’il le souhaite, de consulter et de télécharger le bon de commande

(format xml ou pdf). Le format xml contient l’information précise communiquée au

fournisseur qui sera la référence en cas de différend :



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Voici un exemple de bon de commande format pdf :



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Dans le bas de chacun des écrans copiés ci-dessus, il est possible de retrouver la liste des

demandes qui composent la commande. Rappel : lorsque le validateur prend action, il valide

la demande et, ensuite, crée la commande. Les demandes se voient donc divisées puis

groupées afin de former des commandes par fournisseur et par établissement :

ATTENTION, la plateforme de commandes est un site utilisé par de nombreuses écoles. Il y a

des pics de fréquentation qui peuvent ralentir un peu les choses. Nous avons veillé à ce que le

site reste utilisable lorsque vous faites parvenir une ou plusieurs commandes aux



37

fournisseurs. C’est pourquoi, quand vous passez vos commandes, vous voyez le message

suivant :

Cela signifie qu’il n’y a plus rien à faire de votre part mais que la commande met parfois jusqu’à

plusieurs heures avant de parvenir au fournisseur. En période de grosse fréquentation, nous nous

engageons à ce que la commande soit envoyée au plus tard dans la nuit qui suit le

moment de la passation de la commande. Comment vous assurer de la réception de la

commande par le fournisseur ? Il suffit d’aller dans l’onglet « toutes les commandes » et de

consulter le statut de votre commande.

Vous voyez ainsi que la première commande a été passée mais n’est pas encore parvenue au

fournisseur (le site charge). Tandis que la seconde est bien effectivement parvenue au

fournisseur. Cependant, dans les deux cas, vous n’avez plus rien à faire, ce n’est qu’une

question de temps avant que la commande arrive au fournisseur ou vous soit livrée.

Voici les différents statuts que peuvent avoir les commandes que vous réalisez :

Commande à passer Une commande a été créée et doit maintenant être passée

par l’acheteur

Commande à passer au-delà du Une commande a été créée et doit maintenant être passée

montant autorisé par le super acheteur

Commande refusée La passation de la commande a été refusée

Commande passée au fournisseur La commande a été envoyée au fournisseur

Partiellement réceptionnée Un ou plusieurs articles de la commande/panier ont été

réceptionnés

Réceptionnée Tous les articles du panier/de la commande ont été

réceptionnés

- ROLE 4 : SUPERACHETEUR

Dans la liste de « toutes les commandes », certaines portent comme statut « en attente du

superacheteur », cela signifie que l’acheteur n’a pas la capacité de les passer car leur montant



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dépasse le montant maximum délégué par le PO à l’établissement. Il faut donc qu’une

personne, désignée superacheteur à l’échelle du PO, intervienne. Un message apparaîtra pour

l’acheteur disant qu’il n’est pas en capacité de passer la commande :

Prévenu par mail, le superacheteur se logge sur la plateforme. Il arrive sur son tableau de bord. A

nouveau, il s’agit de bien comprendre que le superacheteur hérite automatiquement de tous les

rôles en amont du processus de commande. Il endosse, par conséquent, la mission très importante

de « back up » pour tous les rôles du système. Evidemment, comme pour tous les rôles, cet

héritage peut être contourné en allant désactiver l’accès aux différents rôles.

Le superacheteur, pour prendre action, clique sur « commandes à passer au-delà du montant

autorisé » :



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Ensuite, le superacheteur sélectionne la commande qu’il veut passer et clique sur « voir » :

Comme l’acheteur, le superacheteur clique ensuite sur « passer la commande » ou « annuler

la commande », après avoir lu, s’il le souhaite, les conditions du contrat.

Le superacheteur peut, également, télécharger le bon de commande après avoir passé

la commande.

- ROLE 5 : RECEPTIONNISTE

Le réceptionniste ne reçoit pas de mail le prévenant qu’il a des commandes en attente de

réception. Ce rôle de réception sera en principe couplé avec une autre responsabilité dans la

chaîne de commande (demandeur et/ou validateur et/ou acheteur et/ou superacheteur) mais

le système permet de considérer ce rôle de façon séparée.

Le rôle de réception n’est en aucun cas lié directement à la comptabilité de l’établissement ou aux

formalités de facturation. Ce rôle permet simplement de fournir une aide pour les personnes

chargées de cette comptabilité afin qu’elles puissent se rendre sur la plateforme et



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constater directement si les produits commandés ont été réceptionnés en bonne quantité et

qualité et introduire des réclamations à destination des fournisseurs concernés.

Le réceptionniste clique sur « voir toutes les commandes à réceptionner » :

Il sélectionne une commande et clique sur « voir ».

Le réceptionniste arrive sur cette page lui faisant deux rappels importants : - Le fournisseur est directement averti quand une réception de

produits/réclamation est effectuée. - Le rappel de la marche à suivre pour réceptionner et introduire des

réclamations.



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Par défaut, c’est la quantité totale qui est préinscrite dans la case « quantité reçue et conforme

». Si tout est ok, le réceptionniste clique sur « réceptionner les produits sélectionnés » :

Si certains articles n’ont pas été reçus ou ont été reçus en mauvaise qualité, il suffit de changer le

numéro inscrit par défaut dans « quantité reçue et conforme», de remplir une petite réclamation

en se servant de la bulle apparaissant en fin de ligne de chaque article. Cette réclamation

permettra aux utilisateurs de communiquer l’objet du problème (non réception partielle, mauvais

nombre d’articles, endommagement des produits, ….) au fournisseur.

Ensuite, le réceptionniste clique sur « réceptionner les produits sélectionnés et envoyer les

réclamations ».



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La réception pourra être effectuée totalement une fois que le fournisseur aura réagi à la réclamation.

Dans la liste « toutes les commandes », la commande aura désormais le statut « partiellement

réceptionné » s’il manquait un ou plusieurs articles ou qu’ils étaient endommagés, ou «

réceptionné » si tout était ok :

Le réceptionniste retrouve en bas de page de la commande à réceptionner l’historique des

réclamations encodées :



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Partie 3 : Ressources à votre disposition en cas de problème

Foire aux questions

A de multiples endroits de la plateforme, un lien est fait vers cette FAQ afin que l’utilisateur

puisse trouver une réponse rapide à des questions qui reviennent régulièrement.

Au bas de chaque page :

Dans chaque tableau de bord :



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Capsules vidéo

La Centrale de Marchés a mis sur pied quatre tutoriels pour aider les établissements et PO

dans l’utilisation de la plateforme :

- « Introduction au processus de commande » - « Accès, désignation et délégation des droits pour accéder à la plateforme

de commandes » - « Comment passer commande ? » - « Comment rechercher un article sur la plateforme ? »

Vous pouvez les retrouver sur toutes les pages de la plateforme de commandes (pied de page

> documentation explicative) :

Et sur l’extranet du Segec > Centrale de Marchés> Documentation :

Contacter les fournisseurs



45

En cas de tout problème concernant le fournisseur, l’acheteur, le superacheteur et le

réceptionniste d’une commande peuvent entrer en contact avec le fournisseur via

l’onglet suivant :

Contacter la Centrale de Marchés

Au bas de chaque page du site, vous pouvez retrouver l’onglet pour contacter la Centrale de Marchés :

Vous arriverez ensuite sur cette page-ci :



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Centrale de Marchés de l’Enseignement Catholique – [email protected]

Merci de bien renseigner votre nom et votre numéro de téléphone EN PLUS de votre adresse

mail lorsque vous nous contactez.

Vous pouvez aussi nous contacter directement au départ de votre propre boîte mail

à [email protected].

Problème d’identifiant extranet

Si la personne de référence ou une autre personne devant prendre action dans le cadre de la

plateforme de commandes a perdu son mot de passe ou rencontre un problème lors de sa

connexion, merci de contacter le helpdesk à [email protected].





Documents

PLATEFORME DE COMMANDE EN LIGNE DE LA CENTRALE DE …