Portail de la Fonction publique - FORMATION UTILISATEURS BIEP · 2016. 4. 29. · Créer des offres d’emplois pour l’ensemble de son périmètre mais ne peut pas ... Trucs & Astuces

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FORMATION UTILISATEURSBIEP

Support de formationCompte gestionnaire sans droit de publication

DGAFP / SDRH - 2016

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Sommaire

� Présentation générale

� Connexion à l’application

� Gestion des offres

� Gestion des candidatures

� Statistiques / Rapports Excel +

Présentation générale

Réponse à offres

Le traitement en masse

Le traitement unitaire

Les appréciations

Vue globale

Concepts clés

Focus sur les entités

Focus sur le périmètre

Focus sur le portefeuille

Profils Utilisateurs

URLS de Connexions

Se connecter

Page d’accueil

Menus, Trucs & Astuces

1. Concepts clés

2. Focus sur les entités

3. Focus sur le périmètre

4. Focus sur le portefeuille

5. Profils Utilisateurs


Quelques concepts clés (1/2)

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– Espace recruteur (Back Office) : c’est l’espace depuis lequel les recruteurs pourront publier une offre et gérer les candidatures.

– Espace candidat (Front Office) : c’est l’espace candidat accessible depuis le site des offres, ou déposer une candidature spontanée.

– Entité : représente la structure pour laquelle un gestionnaire publie.

– Droit utilisateur : Désigne l’autorisation d’effectuer une action (de lecture, demodification, d’utilisation ou de suppression) sur une fonctionnalité ou une donnée del’application Back Office.

– Profil utilisateur : Désigne un ensemble de droits. A chaque utilisateur est associé un Profil qui donne, par ce biais, un ensemble d’autorisations dans l’application.

– Périmètre : Désigne l’ensemble des entités rattachées à une entité supérieure. Le périmètre permet à l’utilisateur d’avoir une visibilité sur les offres crées par les entités relavant de sa « responsabilité ».

– Portefeuille : Permet au gestionnaire d’une entité d’avoir une visibilité sur l’ensemble des offres et des candidatures.


Quelques concepts clés (2/2)

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– Événement : Désigne la matérialisation dans l’application Back Office d’unévènement ayant eu lieu à propos d’un candidat, d’une offre, ou d’une candidature.L’ensemble des événements est notifié dans l’onglet « Historique ».

– Statut : Désigne l’état d’une offre, d’une candidature ou tout élément intégré dansun processus. Le statut peut être synonyme d’étape.Exemple de statut de candidatures : A traiter, A convoquer…Exemple de statut d’offres : Brouillon, Validée, Suspendue…

– Responsable : Désigne les utilisateurs qui interviennent à différents niveaux dans le processus de traitement des offres, des candidats et candidatures. Le « responsable » et le « suivi par » sont les utilisateurs qui ont été désignés comme étant responsables d’un élément (offre, candidature…).Les utilisateurs responsables voient les éléments dans leur portefeuille.

– Bannette : Désigne une fonctionnalité de l’application permettant de classer des candidats dans un dossier virtuel. Chaque utilisateur peut créer autant de bannettes qu’il le souhaite. Ces bannettes peuvent être partagées avec les autres utilisateurs.

Entités fillesNiveau 2

Entités fillesNiveau 1

Entité mère

DGAFP

Direction 1

Agence 1

Agence 2

Direction 2 Service A

Une entité

Une entité

Présentation Générale

•Entité Représente la structure pour laquelle un gestionnaire publie

• Exemples d’entités


Entité filleNiveau 2

Entité filleNiveau 1

Entité mère

DGAFP

Entité 1

Direction 1

Direction 2

Entité 2 Opérateur 1

Les candidats ne sont pas soumis à un périmètre : ils sont visibles par tous les utilisateurs ayant les droits de visibilité sur les candidats.


• Périmètre

Désigne l’ensemble des entités rattachées à une entité supérieure. Le périmètre permet à sonutilisateur d’avoir une visibilité sur les offres crées par les entités relavant de sa« responsabilité »..

• Exemple


Le Recruteur X est rattaché à l’entité« Direction 1 », qui est dorénavant sonpérimètre, il verra donc les offres et lescandidatures de ce périmètre.


Un compte gestionnaire sans droits de publication peut :

� Créer des offres d’emplois pour l’ensemble de son périmètre mais ne peut pasles publier.

� La publication de l’offre se fera par le compte maître

� Gérer les candidatures pour l’ensemble de son périmètre

� Consulter la CV-thèque

� Créer et éditer des rapports statistiques personnalisable s

� Personnaliser des modèles de courrier

Les droits associés au compte gestionnaire sans dro its de publication

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Sommaire






Connexion à l’espace recruteur

Réponse à offres



Les appréciations

Vue globale

Concepts clés



Focus sur le portefeuille

Profils Utilisateurs

URLS de Connexions

Se connecter

Page d’accueil


1. Demande de création de compte

2. Page d’accueil

3. Personnalisation de la page d’accueil

4. Trucs et astuces

Connexion à l’application

Demander la création d’un compte : � La demande de création de compte est accessible depuis l’espace candidat


Demander la création d’un compte : � Remplir les champs demandés� Un mail vous sera envoyé à l’adresse mail indiquée pour la création du mot de

passe


La BIEP est une application web, accessible depuis Internet : � L’espace recruteur est accessible avec les navigateurs IE, Firefox, Chrome et

Safari� Utiliser les identifiants et mot de passe générés à l’étape précédente� Vous serez automatiquement déconnecté de l’espace recruteur après 60

minutes d’inactivité.


La page d’accueil de l’espace recruteur (Back offic e)Depuis la page d’accueil de votre espace recruteur, vous accédez directement à votre tableau de bord composé• de différents objets (1), • d’un moteur de recherche (2) • de bouton d’accès rapides aux différentes actions possibles (3)

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Personnalisation de la page d’accueil :

� Les objets présents sur votre page d’accueil ou tableau de bord sont personnalisables par le gestionnaire du compte

� Vous pouvez ainsi choisir ce que vous souhaitez voir afficher dans votre tableau de bord selon vos préférences

� Allez dans la rubrique « Mon compte » puis « Page d’accueil »

� Vous accédez à un formulaire vous permettant de définir les informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre tableau de bord


Rubrique « Mon compte »

� Cette rubrique vous permet également de personnaliser :• L’affichage de vos listes de résultats• Votre mot de passe• Vos requêtes


Personnalisation de la page d’accueil :

� Les objets présents sur votre page d’accueil ou tableau de bord sont personnalisables par le gestionnaire du compte

� Vous pouvez ainsi choisir ce que vous souhaitez voir afficher dans votre tableau de bord selon vos préférences

� Allez dans la rubrique « Mon compte » puis « Page d’accueil »

� Vous accédez à un formulaire vous permettant de définir les informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre tableau de bord



Les alertes de la page d’accueil sont cliquables :

Une même structure de menus dans toute l’application :

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Sommaire






Gestion des offres d’emplois(Espace recruteur)

Réponse à offres



Les appréciations

1. Processus général

2. Créer une offre

3. Ajouter une ou plusieurs pièces jointes

4. Valider une offre

5. Diffuser une offre

6. Stopper la diffusion d’une offre

7. La fiche offre et ses fonctionnalités

Gestion des offres

– Brouillon : Offre venant d’être créée.

– Validée : Offre peut maintenant être publiée.

– Publiée : Offre publiée et visible par les candidats.

– Suspendue : Le recrutement est mis en veille. L’offre est dépubliée et n’est plus visible des candidats.

– Finalisée : Le processus de recrutement est terminé, l’offre est dépubliée et elle peut être archivée.

– Archivée : L’offre d’emploi a été pourvue. Une fois archivée, il n’est pas possible de la réactiver. Pour archiver une offre, toutes les candidatures doivent avoir été traitées (toutes en statut final).

Processus général : les différents statuts de l’off re

Note : les offres avec un statut bleu ne sont pas visibles dans le tableau

de bord.

Gestion des offres

• Il existe 3 façons de créer une offre :

– Utiliser un formulaire vierge– Utiliser un modèle d’offre de la bibliothèque de modèles– Dupliquer une offre (y compris une offre archivée)

Créer une offre

Créer une offre

3

1

2

3

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Gestion des offres

– Utiliser un formulaire vierge

Créer une offre à partir d’un formulaire vierge1

Gestion des offres

1. Sélectionner l’entité pour laquelle vous publiez2. Puis cliquer sur « Créer à partir d’un formulaire vierge »

11

22

Créer une offre à partir d’un formulaire vierge

Gestion des offres

– Créer un modèle d’offre de la bibliothèque de modèles et l’utiliser : cliquer sur Administration > Offres > Bibliothèque

Créer un modèle d’offre

2

Gestion des offres

– Affichage de la page "Recherche des modèles des offres « . Cliquez sur rechercher. Si des modèles ont déjà été crées, ils s’affichent.

– Si aucun modèle proposé ne satisfait, cliquez sur « Créer un modèle »


2

Gestion des offres

– Sélectionner l’entité pour laquelle vous souhaitez créer le modèle– Puis cliquez sur « Valider »– Vous arrivez sur le formulaire de saisie d’une offre


2

Gestion des offres

– Sélectionner l’offre que vous souhaitez dupliquer– Vous arrivez sur la page « Offre » qui résume le contenu de l’offre– Cliquer sur le bouton en haut à droite de l’offre pour la dupliquer– Vous pourrez alors al dupliquer à l’identique ou la modifier si nécessaire

Dupliquer une offre

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Gestion des offres

Le formulaire de création d’une offre se décompose en 10 blocs :• Créer une offre• Informations générales• Description du poste• Informations complémentaires• Localisation du poste à pourvoir• Critères candidats• Langues• Suivi RH• Publication• Demandeur

Description du formulaire de création d’une offre

Tous les champs ne sont pas obligatoires. Les champs obligatoires sont marqués d’uneétoile.Si vous souhaitez afficher que leschamps obligatoires, décocher lacase « Afficher tous les champs » en haut à droite

Gestion des offres

Bloc : Informations générales

� Sélectionner l’entité pour laquelle vous souhaitez créer une offre� Renseigner la date de fin de publication afin qu’elle apparaisse sur l’espace candidat

Le formulaire de création d’une offre

Gestion des offres

Bloc : Description du poste

� Permet de renseigner les informations classiques sur le poste (intitulé, catégorie, description de l’employeur…)


Il est important de renseigner le champ « Nature spécifique du poste » si vous publiez une offre de stage, d’apprentissage ou un CDD .Par défaut le publication se fera au titre d’une offre d’emploi.

Gestion des offres

Bloc : Localisation du poste

� Permet de fournir les informations d’ordre géographique sur le poste.� Un module de géolocalisation au moyen d’une carte interactive est proposé. Il permet au candidat

de visualiser le poste sur une carte (Lieu d’affectation).� Vous pouvez également saisir la localisation du poste sans faire appel au module de

géolocalisation (Lieu d’affectation sans géolocalisation). L’offre ne sera alors pas visible sur la carte.


Gestion des offres

Bloc : Suivi RH

� Par défaut la personne qui saisie l’offre est automatiquement renseignée comme étant responsable de l’offre et qui recevra les candidatures pour cette offre.

� Vous pouvez ajouter une autre personne en double-cliquant sur le nom de la personne dans la liste proposée à gauche de l’écran

� Le champ « Alerte email » permet de sélectionner la fréquence à laquelle vous souhaitez être alerté sur les candidature reçues pour cette offre


Gestion des offres

� Une fois votre offre saisie, cliquer sur « enregistrer en brouillon » ou sur « Valider » pour afficher le formulaire récapitulatif de l’offre.

Les boutons « grisés » ne sont pas accessibles

Valider une offre

Gestion des offres

� Une fois que votre offre est enregistrée, vous pouvez ajouter une pièce jointe

� Dans l’onglet « offre » vous aurez la possibilité de joindre des pièces jointes à votre offre (rubrique Pièces jointes).

Ajouter une ou plusieurs pièces jointes (1/2)

Gestion des offres

� Cliquer sur ajouter / modifier� Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant d’ajouter vos pièces jointes� Valider l’action en cliquant sur Enregistrer

Ajouter une ou plusieurs pièces jointes (2/2)

Gestion des offres

� Pour publier votre offre, il vous suffit de cliquer sur l’enveloppe afin de notifier à la personne en charge de la publication (compte maître) que vous souhaitez publier cette offre

Les boutons « grisés » ne sont pas accessibles

Demander la publication de votre offre

Gestion des offres

� Une fenêtre s’ouvre permettant d’envoyer votre demande à la personne compétente

Demander la publication de votre offre

N’oubliez pas de

cliquez sur la

coche verte pour

valider l’adresse

mail du

destinataire

Gestion des offres

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Une fiche offre est constituée de 4 onglets :

– L’onglet « Offre » résume l’offre– L’onglet « Candidatures » présente des vues des candidatures sur l’offre (vue présentée ci-

dessous)– L’onglet « Historique » historise les événements de l’offre– L’onglet « Publication » (il n’apparaît que dans un statut compatible avec la diffusion d’une offre)

La fiche Offre et ses fonctionnalités (1/2)

Gestion des offres

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« Retour à la recherche des offres »

« Chercher les candidats qui correspondent aux critères de cette offre » : permet d’accéder à la fonctionnalité de Matching

« Créer une autre offre à partir de cette offre » : permet de dupliquer une offre (cfcréation d’une offre)

« Scoring »

« Envoyer l’offre par courrier » : permet d’envoyer par email une offre à n’importe quel interlocuteur

« Imprimer l’offre » : permet d’imprimer l’offre (2 « formats » possibles: BO, FO candidat, FO collaborateur)

La fiche Offre et ses fonctionnalités (2/2)

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Sommaire






Gestion des candidatures(Back office – espace recruteur)

Réponse à offres



Les appréciations

1. Réponse à offres

2. Le traitement en masse

3. Le traitement unitaire

4. Transmission externe

Gestion des candidatures

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• Il existe plusieurs façon pour traiter les candidatures dans l’application:

– Via la fenêtre « Candidatures » disponible sur votre page d’accueil

– Via le « Tableau de bord » accessible depuis le menu « Offres » pour :

• Traiter les candidatures de son portefeuille• Traiter les candidatures de son périmètre• Pouvoir filtrer les offres et les candidatures

Réponses à offre


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• Les actions en masse sont disponibles à partir d’une liste de candidatures disponible à partir de la liste déroulante « Actions » > « Exécuter » :

• Ces actions : – Génèrent des événements candidature – Peuvent générer l’envoi d’un mail aux candidats– Peuvent générer un changement de statut

• Il est aussi possible de filtrer les différentes listes de candidatures, ou d’utiliser la fonctionnalité CV Reader ( ), outil permettant d’accéder aux documents des candidatsdirectement dans l’application, pour faciliter le traitement des candidatures.



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Trois façons de traiter une candidature :+ Bouton « Actions »

+ Bouton « Écrire »

+ Boutons d’actions rapides 1

Les boutons d’actions rapides ne donnent pas la possibilité de relire l’email avant envoi, à l’inverse du

bouton « Ecrire ».

Le traitement unitaire (1/2)

1

Transmission externe: Envoi un mail demandant à un opérationnel de statuer sur la candidature.


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Le traitement unitaire (1/2)

Sur la fiche du candidat , dans l’onglet historique , les actions unitaires et des événements candidatures sont disponibles :

Bouton Action Bouton Ecrire

Permet de notifier un événement candidature dans l’historique.

N’envoie pas de mail.

Envoie un mail et notifie un événement dans l’historique. Donne accès à une liste de

courriers de réponse au candidat en rapport avec sa candidature.


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Zoom sur la barre d’actions rapides

Vous disposez en haut à droite de l’écran d’une barre de tâches vous permettant d’exécuter des actions sur cette candidature

CV reader , permettant de consulter rapidement les documents (CV et LM) du candidat

Permet de rechercher des offres correspondant au profil du candidat

Envoi par e-mail de la fiche candidat a un autre recruteur

Écrire un e-mail au candidat

Permet de signaler que la candidature n’a pas encore été traitée

Transmission externe de la candidature pour avis. Un mail contenant un lien vers la candidature sera envoyé afin que la personne puisse statuer directement depuis l’outil.

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Sommaire






Gestion des statistiques(Espace recruteur)

1. Statistiques

2. Rapports Excel +

Gestion des statistiques

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Le menu « Statistiques » permet d’obtenir des rapport s statistiques prédéfinis.En cliquant sur « Consulter », on accède à la recherche souhaitée.


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Tous les rapports sont exportables sous différents format, dont le format Excel


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Il est possible de créer des rapports personnalisé grâce aux fonctionnalités d’Excel .

Le principe est d’importer un format de statistique personnalisé, comme des tableaux croisés dynamiques, des graphiques, … pour vous permettre de reproduire ces statistiques à jour et directement au bon format quand vous le souhaitez.

Rapports Excel + (1/3)

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Un rapport est composé d’une ou plusieurs sources dont le nombre et le contenu des colonnes, ainsi que des critères de recherche qui sont entièrement personnalisables.



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Un rapport peut se présenter sous la forme d’un fichier Excel pour faciliter l’exploitation des données.

Ce fichier sera utilisé comme base pour l’export des données et permet de construire des rapports utilisant toutes les fonctionnalités d’Excel.


Documents

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