Pourquoi et comment se doter d’une charte d’aménagement et d’occupation des immeubles ?

Associationdes Directeurs et

Responsables de ServicesGénéraux

Pourquoi et comment se doter Pourquoi et comment se doter d’une charte d’aménagement d’une charte d’aménagement

et d’occupation des immeubles ?et d’occupation des immeubles ? Avec la participation de :

• Jacques de Fontgalland, ART REALISATIONS • Michel Lagrave , AOS STUDLEY• Fabrice Zaphiratos, OZ-CONSULTING • Benoît Poidevin, SOGETI

et l’animation de Françoise Lecherbourg, C2si

Conférence – débat du 10 février Conférence – débat du 10 février 20112011



Pourquoi une charte d’aménagement ?

Comment assurer sa mise en œuvre ?

Comment la faire vivre ?



Pourquoi une charte d’aménagement ?



L’avis d’AOS STUDLEY



AOS StudleyMichel Lagrave

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Pourquoi une charte d’aménagement : Jargon d’entreprise ou réalité ?

Charte d’aménagement, Charte environnementale…

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Kezaco et évolution…

Naissance de la terminologie dans les années 1990 avec le développement des métiers du Space Planning.

C’était un livrable de projet qui s’est peu à peu développé et transformé en outil de gestion des espaces.

Son existence et son utilisation s’opèrent de façon hétérogène dans les entreprises, suivant le niveau d’implication du management et du poids hiérarchique de « l’arbitre » en charge de sa bonne application.

Dans le temps, son objectif initial a été détourné pour servir plus une rationalisation de m² qu’un outil au service d’un bon fonctionnement d’une organisation.

Dans ce contexte, sa définition, son utilisation, et surtout sa raison d’être, nécessitent d’être repensés afin qu’elle soit un véritable outil de management et de gestion pour les entreprises.

Pourquoi créer une charte d’aménagement ?

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1. Définir les profils et le type d’activité liés à une organisation.

2. Faire des espaces pour chaque type d’activité ou profil.

3. Assurer une cohérence et une équité dans l’attribution des surfaces.

4. Bâtir un outil évolutif et flexible pour absorber les contraintes de l’organisation.

5. Outil validé par la Direction Générale qui en assure la bonne exécution et la pérennité.

ExempleAreva

Les objectifs d’une charte d’aménagement

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L’avis d’OZ - CONSULTING


Responsables de ServicesGénérauxPourquoi une Charte d’Aménagement ?

• Mettre en place des règles claires et précises d’attribution de surface et de dotation de mobilier et accessoires qui serviront dans tout projet d’aménagement.

• Définir le nombre, l’emplacement et la typologie des espaces ‘support’ nécessaires aux différentes activités selon des ratios au poste de travail, de m², et de taille de site.

• Préciser les standards de prestations par typologie d’espace.



L’avis d’ART REALISATIONS



UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : POURQUOI ?

DIVERSITÉ DES MODES DE TRAVAIL

DIVERSITÉ DES BÂTIMENTS

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STRATÉGIE MANAGEMENT

TECHNIQUEÉCONOMIQUE

DES LEVIERS PUISSANTS A ÉQUILIBRER

CONDITIONS

DE TRAVAIL

CONDITIONS

DE TRAVAIL


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Il est indispensable de créer une « règle d’occupation » permettant aux hommes et aux équipes :

- d’exercer leurs métiers dans les meilleures conditions- d’exploiter leur bâtiment dans les meilleures conditions

L’aménagement des locaux de l’entreprise se fait grâce à l’application d’une charte dont l’élaboration est très sensible et entraîne des conséquences durables.

DÉFINIR UNE RÈGLE D’AMÉNAGEMENT


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Comment assurer sa mise œuvre ?






• Travail collaboratif– En groupe de travail composé d’utilisateurs

représentatifs des métiers exercés, médecin du travail, ergonome, et représentants des IRP .

• Chapitres – Les Postes de Travail par métier– Les Espaces de travail par métier et fonction– Les espaces supports– Les espaces « clients »– Les espaces formation– ....

• Base Normes INIRS et Code du Travail

• Validation – Direction Générale– Signature SG et IRP

• Publication dans l’entreprise donnant lieu a une communication de la DG.

Méthode de réalisation






DRSG

Direction Générale

DAF

DRH

DSI

Direction Comm

Direction Métiers

Direction Métiers

Direction Métiers

CHARTE D’AMÉNAGEMENT

RECUEIL DES DONNÉES

UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : COMMENT ?

Maitre d’Œuvre

Bureau de Contrôle

Bureau d’Études

Consultants

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PROJET



RECUEIL DES DONNÉES : ORGANIGRAMME FONCTIONNEL


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ANALYSE DES CARACTÉRISTIQUES PHYSIQUES ET TECHNIQUES DU BÂTIMENT


TRAMES DE STRUCTURE PORTEUSE

-TRAMES DE FACADE ET D’AMÉNAGEMENT-TRAMES DE RENOUVELLEMENT D’AIR / DE CLIMATISATION-TRAMES D’ÉLEC. / INFO.-ETC.

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ANALYSE DU POTENTIEL D’AMÉNAGEMENT : TYPOLOGIE DES ZONES


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DÉFINITION DE LA TYPOLOGIE DES POSTES DE TRAVAIL


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DÉFINITION : - DE LA TYPOLOGIE DU MOBILIER - DE LA TYPOLOGIE DES CLOISONNEMENTS


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1.Définir des principes illustrés plutôt que des directives.

2.Donner la règle du jeu avec les objectifs de la démarche.

3.Elaborer un document synthétique cohérent, facile à appréhender et à mettre en œuvre.

Exemple

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Comment assurer la mise en œuvre ?



Définir le périmètre technique…

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Communiquer une règle simple et explicite

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Comment la faire vivre ?






LA VIE DE LA CHARTE

PÉRENNITÉ

Une charte est tout d’abord une règle :

- qui s’applique à tous- qui stabilise les espaces de l’entreprise- qui est faite pour le long terme

ÉVOLUTIONS

Une charte évoluera suivant les forces en présence :- la charte va évoluer progressivement

ou bien- la charte va évoluer « par à-coups »

Une charte doit s’adapter à l’évolution des modes de travail.

La stratégie / l’organisation d’une entreprise ne doit pas être contrainte par son immobilier ni par ses aménagements.

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LA VIE DE LA CHARTE

ÉVOLUTION D’UNE CHARTE

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LA VIE DE LA CHARTE

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ÉVOLUTION D’UNE CHARTE






Illustrer les principes d’aménagement / Charte visuelle

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1. Un retour d’expérience peu concluant dans son application car une durée de vie très limitée.

2. Un outil complexe à manipuler en interne.

3. Des Directions Générales peu impliquées sur ce sujet.

4. Des spécificités multiples d’organisation qui deviennent exceptionnelles et ne rentrent plus de ce fait dans les critères d’une Charte d’aménagement.

5. Volonté des Directions Générales de contrôler la cohérence et l’équité des aménagements avec un management participatif et non plus sous contraintes.

Une appellation erronée ?

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La Charte d’aménagement migre peu a peu vers des référentiels/Guidelines plus souples pour les organisations à appliquer et à gérer dans le temps.



1. Un outil/levier co-élaboré par la DG et le DRSG.

2. Communiquer les objectifs attendus.

3. Communiquer un référentiel synthétique plutôt qu’une « charte biblique ».

4. Piloter, Assister, et contrôler sa mise en œuvre.

5. Assurer sa pérennité en l’adaptant aux besoins de flexibilité de l’entreprise.

Remerciements à la Direction de l’immobilier et du patrimoine d’AREVA et d’ALSTOM Grid .

Conclusion : Les clés de succès ?...

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Responsables de ServicesGénérauxVie de la Charte

• Durée de vie : 6 à 9 ans

• Modifications et améliorations futures selon :– Retour sur expériences ...– Évolution des modes de travail– NTIC

• A la demande de la DSG


Responsables de ServicesGénérauxCas concret

• Renault

• Cisco

• GPN

• Parkeon



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« Les transferts : un simple déménagement ou « Les transferts : un simple déménagement ou une opération plus complexe ? »une opération plus complexe ? »

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