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TÉLÉTRAVAILRÉUSSIR SES RÉUNIONS À DISTANCE#1
LE CONFINEMENT FAIT DE NOS RÉUNIONS
DES RITES ENCORE PLUS ESSENTIELS
Les attentes à l’égard des réunions sont renforcées par le confinement.
En fonction des contextes et de l’impact de la crise sur l’activité,
il s’agit de réorganiser les tâches, de communiquer sur les décisions de l’entreprise,
de brainstormer sur des plans d’actions post-crise… et aussi d’écouter les équipes
pour s’assurer que chacun vit cette période dans les meilleures conditions,
alors que la frontière entre vie personnelle et professionnelle s’estompe.
La distance exacerbe les travers habituels de nos réunions.
Elles peuvent sembler encore plus longues, parfois stériles.
Certains participants ne s’expriment pas (ils n’en pensent pas moins ou font autre
chose…), d’autres monopolisent l’attention ou coupent la parole…
Les conclusions peuvent être remises en cause à peine la réunion finie,
les comptes-rendus sont plus sporadiques, voire inexacts…
Et il n’y a pas de débriefing dans le couloir ou à la machine à café
pour réguler, ajuster, voire terminer ladite réunion.
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CETTE CRISE EST UNE OPPORTUNITÉ
POUR CHANGER NOS PRATIQUES
ET AMÉLIORER L’EFFICACITÉ DE NOS RÉUNIONS
Ce guide de bonnes pratiques est fait pour être partagé, enrichi, …
et vous aider à vous mettre en mouvement.
Changer, c’est d’abord prendre conscience de la nécessité de changer.
Les premières semaines de confinement vous en ont certainement convaincu.
Ce guide vise à vous aider à vous mettre en mouvement !
Il rappelle les principes « classiques » d’une réunion efficace,
les complète pour tenir compte de la distance et vous donne des outils concrets.
Individuellement, soyons attentifs à nos postures relationnelles ;
les réactions émotionnelles sont parfois amplifiées dans les échanges à distance…
soyons bienveillants !
Nous faisons le vœu que vos équipes ressortent renforcées de cette période,
qu’elles aient expérimenté avec succès de nouvelles façons de travailler,
à ancrer – c’est la dernière phase du changement – au bureau
pour un quotidien meilleur.
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Ce guide
fait un focus
particulier
sur les réunions
de travail.
Elles sont celles qui génèrent
le plus d’interactions,
compliquées par la distance.
Si vous pensez
que les outils et pratiques
proposés s’appliquent
dans d’autres contextes,
vous avez certainement raison !
P ré s e n t a t i o n
Convaincre
Motiver
Engager à l’action
Clarifier son objectif
Préparer les messages en fonction
des freins et moteurs de l’auditoire
S’assurer que les messages sont compris
Répondre aux objections et questions
Vérifier l’atteinte de l’objectif
et la motivation à agir
Tr a va i l
Trouver une solution
Construire un plan d’action
Piloter l’activité
Définir l’objectif et les résultats attendus
Piloter le déroulement
Adapter ses comportements
pour tirer profit de la richesse du groupe
Utiliser au mieux les réactions
et contributions de tous les participants
Utiliser des méthodes de travail
qui évitent de tourner en rond
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AVANT
Une réunion,
ça se prépare
« 5 personnes dans une pièce durant 1 heure,
ce n’est pas une réunion d’1 heure,
c’est une réunion de 5 heures. »
L E B O N R É F L E X E
Éviter PowerPoint
Chez Amazon, chaque réunion démarre
par la lecture, individuellement,
d’un mémo de 4 pages.
Jeff Bezos a lancé cette pratique
après avoir constaté que trop souvent,
le style PowerPoint ne permet pas
d’ouvrir les réflexions et la discussion.
Une note oblige le rédacteur à préparer le sujet
(les failles sont visibles)
et facilite la compréhension du lecteur.
En pratique : envoyez par email ce brief
avant la réunion, ou écrivez dans le corps
de l’invitation l’agenda détaillé et un brief court.
L E S O U T I L S( f i c h e s p a g e s s u i v a n t e s )
#1 : Ordre du jour : Points d’Accord Intermédiaires
#2 : Maîtriser l’ICO
Prévoir des créneaux de 45 minutes :
cela suffit pour traiter un sujet, même si nous
saurions très bien combler les 15 min restantes.
Challenger le nombre de personnes invitées :
sont-elles toutes nécessaires ?
Certaines peuvent-elles se contenter
de recevoir le compte-rendu ?
Indiquer un objectif clair en objet de la réunion
(« Décider de … » ; « Partager… pour… »)
Préparer l’ordre du jour
en pensant « Points d’Accord Intermédiaires »
et compiler en amont les éléments du support
Travailler le timing des séquences,
si nécessaire avec les intervenants
Préparer le lancement en 3 points clés :
Intérêt, Crédibilité, Objectif
PLANIFICATION LE FOND
Choisir un espace adapté :
calme, bonne connexion wifi, lumineux
S'habiller de manière appropriée
pour votre réunion en visioconférence
LA FORME
Vérifier le fonctionnement du matériel
Penser au plan B en cas de souci technique
(utiliser un autre outil, prévoir une date
de report, annuler et envoyer un brief…)
Être à l’heure, encore plus que d’habitude :
se connecter 1 à 2 min avant le lancement
LA TECHNIQUE
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L’efficacité dépend
des comportements
de chacun
« L’homme n’a pas la patience d’écouter,
alors il juge. »
PENDANT
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Garder le sourire
Il suffit de deux heures de travail en commun
pour que tous les membres
d’un même groupe finissent par partager,
de manière forte et prégnante,
leurs émotions et leurs humeurs,
que celles-ci soient bonnes ou mauvaises.
Une réunion qui se passe mal
(coups de bec, frictions virulentes,
accusations ou reproches)
et toute la psychologie du groupe
et l’ambiance de travail s’en ressentent.
Etude Bartel, C.A. et Saavedra, R, « the collective construction of workgroupmoods »,
Administrative Science Quartely, 45, 2000
L E S O U T I L S( f i c h e s p a g e s s u i v a n t e s )
#3 : Utiliser la Mindmap
#4 : Décomposer un problème avec MECE
#5 : Favoriser les échanges (postures)
#6 : Poser des questions ouvertes
#7 : Traiter les objections
Commencer par indiquer qui est connecté
et par rappeler l’objectif (dans l’ICO !)
Penser au sas d’entrée chaleureux
Tenir l’ordre du jour
et le timing rappelé en début de réunion
Distribuer la parole entre les participants
Jouer le rôle de régulateur :
distribuer la parole, cadrer les débats
par rapport à l’objectif :
un nouveau Point d’Accord Intermédiaire
n’est abordé que lorsque
le précédent est acté.
Ne pas hésiter à aller chercher les « silencieux »
Ne jamais « casser » une idée ou une initiative
Clôturer la réunion
par une valorisation de ce qui a été fait,
une synthèse des points validés,
le plan d’actions établi
et un tour de table conclusif
Dire « bonjour »,
se présenter en se connectant
et allumer la caméra
(le contact visuel compte)
Interpeller l’animateur par un message chat
si besoin ou noter votre idée par écrit
pour éviter de couper une intervention
(MS Teams propose un tableau blanc interactif
pour partager ses idées
ou animer un brainstorming)
En visioconférence, toute réaction à chaud
accapare l’attention :
éviter de réagir à chaud, couper son micro
et prendre le temps de souffler/écouter/réfléchir
avant d’intervenir
Faire preuve de savoir-être et d’empathie :
adopter un comportement et ton approprié
Toujours se rappeler qu’il s’agit
d’un débat de fond, pas de personnes
Eviter de faire autre chose en parallèle :
il est toujours tentant de réagir à une notification
sur son téléphone ou à un email
ANIMATEUR PARTICIPANT
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L’efficacité réelle dépend
de l’exécution
des conclusions
APRÈS
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Demander un feedback
Chacun vit une réunion différemment,
en fonction de ce qu’il en attend
et de ce qui est attendu de lui.
L’animateur aura peut être raté des éléments,
n’aura pas vu qu’un point de vue
n’a pas été pleinement exprimé.
Demander un feedback, post réunion,
à un ou deux participants permet de s’assurer
que tout s’est bien passé : l’objectif a été atteint
et chacun y a trouvé ce qu’il y cherchait.
Ne pas hésiter à aller chercher les critiques
pour trouver ensemble une solution efficace.
L E S O U T I L S( f i c h e s p a g e s s u i v a n t e s )
#8 : Résoudre les problèmes avec OCAE
#9 : Communiquer pour faire agir
Remercier pour le travail et la qualité
de la réunion à distance
Reprendre la synthèse des points validés
et des actions à réaliser
Structurer le compte-rendu
autour des Points d’Accord Intermédiaires
définis en amont
Indiquer un objet de mail orienté action
( « Lancer les prochaines actions pour xx »
et non « CR de la réunion xx »)
Mettre à jour les fiches actions
sur les outils collaboratifs (MS Teams, Trello, …)
Idéalement, les 15’ gagnées en planifiant
une réunion de 45’ permettent
de finaliser le compte-rendu
et de l’adresser très rapidement ;
cela demande de prendre des notes
en cours de réunion ;
si ce n’est pas possible, demander à quelqu’un
et le briefer en amont sur l’attendu
L'objectif est-il atteint ?
Avons-nous utilisé le bon outil ?
Le nombre de participants était-il adapté ?
Ai-je respecté le timing ?
Qu’aurais-je pu faire mieux ?
Quels feedbacks faire pour s’améliorer ?
COMPTE-RENDU RETOUR D’EXPÉRIENCE
Ne pas oublier de valoriser
l’implication des participants
par une communication asynchrone
(MS Teams, Skype..)
Remercier au fil des réunions
les participants en one to one
(« merci pour ton intervention sur xx »)
et ainsi garder un lien entre les réunions
VALORISATION
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FICHES
OUTILS
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#1
Quel est l’objectif final
de la réunion ?
PAI = résultats intermédiaires = ORDRE DU JOURPour chaque point d’ordre du jour ainsi défini, qui doit participer ?
Quel temps imparti pour chaque PAI ?
Quels sont les Points d’Accord Intermédiaires logiques
pour y parvenir ?
Budget voté
NASA opérationnelle
Programme Mercury réussi
Programme Apollo réussi
Lune & retour sain et saufEXEMPLE DE PAI
POUR ATTEINDRE UN OBJECTIF
« Engageons-nous
à envoyer un homme sur la lune
avant la fin de cette décennie
et à le ramener sain et sauf
sur terre ! »
ORDRE
DU JOUR
St ruc ture r l a réun ion
pour a t te indre un ob jec t i f
Définir les PAI, Points d’Accord Intermédiaires
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10 #2
ICO
Bien l ancer
l a réun ion
Donner envie aux équipes de participer
Cadrer l’objectif
pour que chaque participant sache ce qui va se dérouler
et ce qui est attendu de lui
INTÉRÊT
CRÉDIBILITÉ
OBJECTIF
Quelle est l’importance de se réunir aujourd’hui ?
Posez une question, interpellez, surprenez, racontez une anecdote
liée à une problématique d’actualité, appuyez sur la douleur…
Quelle est notre crédibilité par rapport au thème de la session ?
Celle de l’animateur, et celle des participants ?
Quelle est la finalité, l’action attendue ?
Quels points d’accord intermédiaires ?
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11 #3
St ruc ture r l e s réponses
des par t i c ipants
Collecter et rendre facilement lisibles les contributions
Favoriser la mémorisation des éléments
MIND MAP
Partir d'une notion centrale (la question traitée)
Dégager les thèmes et sous-thèmes par ramifications successives
Formaliser par des mots clés, des icônes, des phrases courtes
Les outils collaboratifs (comme MS Teams) proposent des tableaux blancs interactifs
Lorem
ipsum
dolor
IDÉE 1
Lorem
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IDÉE 3
Bla bla bla
Bla bla bla
IDÉE 2
IDÉE 4
QUESTION
TRAITÉE
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MECE
Modél i ser un prob lème
sous forme d ’a rbre log ique
( c f. Mind map)
Clarifier un problème complexe
Lister les axes pertinents pour le résoudre
Donner un référentiel commun pour réfléchir
et arbitrer les débats
MUTUELLEMENT EXCLUSIFS COLLECTIVEMENT EXHAUSTIFS
QUESTION
Thème 1 Thème 3 Thème 4
Sous-thème 2.1 Sous-thème 2.2 Sous-thème 2.3
Thème 2
Les thèmes choisis sont complémentaires : ils traitent toute la question
Ils sont disjoints : ils peuvent être compris et traités séparément
Les idées ne sont pas répétées.
Si une idée est répétée,
c'est qu’elle est plus importante que prévu,
elle doit remonter dans l'arbre des thèmes
Les thèmes sur la même ligne ont le même niveau d'importance.
Les sous-thèmes d’un sujet donné
forment une «famille» de facteurs cohérents.
Une «famille» va de 2 à 5 sujets la plupart du temps.
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13 #5
POSTURES
Fa i re réag i r en tour de tab le
Favor i se r l e s échanges
Relancer les participants lors d’un tour de table
Bien comprendre la réponse des participants
Valoriser les participants sur leur intervention
CREUSER
VALORISER
ÉCOUTER
« Pourquoi ? »
« Quels exemples concrets pourriez-vous donner ? »
Valider les idées à l’oral
Les écrire (Mind Map) pour montrer qu’elles sont prises en compte
Écouter jusqu’au bout
Formuler et/ou reformuler
pour s’assurer de la bonne compréhension des idées
Saisir les perches : « Vous me dites que cela vous plaît… »
Maîtriser le silence
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14 #6
QUESTIONS
OUVERTES
Exp lorer l e po in t de vue
des par t i c ipants
Cibler
le problème
Préciser
la perception
de l’autre
« Dans quel domaine, sur quel sujet ? »
« Où se situe la difficulté ? Quel est le point critique ? »
« Qu’est ce qui ferait que cela vous conviendrait ? »
« À quelles conditions cela fonctionnerait selon vous ? »
« Selon vous, ce sera réussi si quoi ? »
« Que voulez-vous dire par là ? »
« À quoi faites-vous allusion ? »
Qu’est-ce qui vous fait dire que… ? »
Comprendre
son cadre
de référence
Repérer
ses critères
de satisfaction
« Selon quel référentiel ? »
« Par rapport à quoi ? »
« Sur quelle base ? »
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15 #7.1
TRAITER
L’OBJECTION
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pr inc ipaux
mécan i smes de dé fense
à prosc r i re :
Contre -at taquer
Se jus t i f ie r
Fu i r
Écouter…
en silence
Accuser
Réception
Laisser l’opportunité de compléter
Par une question fermée, de contrôle
« Je comprends pourquoi vous dites cela »
Focus page suivante
Traiter
l’objection
Valider
adhésion et
satisfaction
Oublier le négatif
et revenir vers le positif par une question ouverte
QPP : Que Proposez-vous Personnellement ?
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16 #7.2
TRAITER
L’OBJECTION
FOCUS
Accuser récept ion
Formulation
miroir
Message
d’écoute
Pour valider et faire parler
« Vous trouvez que c’est compliqué ? »
« Vous avez une difficulté ? »
« Vous pensez qu’il y a une erreur ? »
En formulation constructive
« De quelle difficulté parlez-vous ? »
« Où y a-t-il un risque ? »
« Quel problème voulez-vous résoudre ? »
« Qu’est-ce qui vous fait dire que c’est inefficace ? »
J’entends votre point de vue, votre remarque…
Je comprends que vous avez des attentes sur …
Question
directeCanaliser l’émotion
Montrer un intérêt réel
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17 #8
OCAE
Résoudre un prob lème
en co l l ec t i f
Ne pas traiter le problème lui-même, mais ses causes !
Disposer d’une méthode partagée
pour ne pas nourrir d’interminables débats
avec des « impressions »
LES FAITS LES CAUSES
LES SOLUTIONSLES RÉSULTATS
Activiste
N’a pas tout vu,
il faudra recommencer
Technocrate
Toujours la même solution,
donc rarement la bonne
Intellectuel
A tout compris, mais
ne passe pas à l’action
Cigale
Ne capitalise pas,
devra recommencer
Ne pas respecter ce cycle, c’est tomber dans différents travers - en réunion et après -
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P+
Communiquer
pour fa i re ag i r
Rédiger un compte-rendu efficace
qui traite les freins et moteurs des destinataires
pour les faire agir
SUPPRIMER
CACHER
INCARNER
PROXIMITÉ
ALIGNEMENT
RÉPÉTITION
CONTRASTE
Mon compte-rendu
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LA CRISE COVID-19 QUESTIONNE
LE MONDE HISTORIQUE DE NOS ORGANISATIONS
Nous le vivons déjà à travers le bouleversement de nos interactions.
Ce guide prétend y apporter une première réponse urgente – et modeste.
Le confinement modifie nos représentations sociales et professionnelles.
Cette transformation « forcée » de nos modes de fonctionnement
est pour beaucoup l’occasion de revisiter l’appréciation de la performance,
le sens et l’équilibre de ses activités professionnelles, sociales, familiales.
Le management s’adapte également : les modalités de reconnaissance
et les processus de décision ont été ajustés chez tous nos clients.
L’après confinement ne sera pas un retour au Monde d’avant.
Les différents scénarios de reprise progressive de l’activité suggèrent tous
des changements profonds et durables de nos modes de fonctionnement.
Notre approche Monde permet de reconstruire finement les représentations collectives
qui génèrent les comportements des collaborateurs.
Nous serons ravis d’y contribuer.
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