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QUICKBOOKS EN LIGNE Premiers pas avec Quickbooks en ligne

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QUICKBOOKS EN LIGNE

Premiers pas avec Quickbooks en ligne

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Premiers pas avec Quickbooks en ligne

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Premiers pas avec Quickbooks en ligne - Aperçu ...................................................................................... 3

Partie 1: Démarrage de QuickBooks en ligne à partir de zéro .................................................................. 4

Se déplacer dans QuickBooks en ligne ...................................................................................................... 5

Pourquoi utilisons-nous QuickBooks? ....................................................................................................... 8

Comment QuickBooks est construit .......................................................................................................... 9

Importer les données ............................................................................................................................... 16

Configuration de base des taxes de vente .............................................................................................. 19

Faites votre première vente .................................................................................................................... 22

Flux de transaction de facturation client ................................................................................................. 22

Configuration des flux bancaires ............................................................................................................. 26

Traitez votre premier téléchargement .................................................................................................... 29

Partie 2: Prendre QuickBooks en ligne de quelqu'un .............................................................................. 30

Examiner et modifier le plan comptable ................................................................................................. 30

Consulter et modifier la liste des produits et services ............................................................................ 34

Vérifier Compte et paramètres ................................................................................................................ 36

Personnalisez les factures ........................................................................................................................ 40

Conclusion ................................................................................................................................................ 47

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Premiers pas avec Quickbooks en ligne - Aperçu

Commencer votre voyage dans QuickBooks en ligne peut être intimidant. Pas besoin de craindre, ce cours est conçu pour vous aider à être opérationnel et à avoir confiance en vos compétences QuickBooks. Que vous partiez de zéro ou que vous succédiez à quelqu'un d'autre, ce cours vous donnera les outils nécessaires pour prendre une longueur d'avance.

Il y a généralement deux situations différentes dans lesquelles vous vous trouvez lorsque vous commencez dans QuickBooks.

Nouvelle entreprise

Tout d'abord, vous pouvez être une nouvelle entreprise qui vient de démarrer et vous devez commencer à suivre votre comptabilité dans QuickBooks. Il y a quelques étapes clés pour commencer que vous apprendrez ici aujourd'hui. Nous parlerons de votre situation dans la partie 1 de ce cours.

Entreprise existante - Prendre le relais de quelqu'un d'autre

Deuxièmement, vous reprenez peut-être les livres de quelqu'un d'autre. Il peut s'agir de la reprise d'un partenaire, d'un comptable ou d'un comptable précédent. Cela nécessite un peu de travail supplémentaire, mais ne vous inquiétez pas, nous vous montrerons les premières étapes pour examiner ce qui se trouve dans QuickBooks maintenant et comment apporter des modifications pour obtenir ce dont vous avez besoin.

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Partie 1: Démarrage de QuickBooks en ligne à partir de zéro

Une fois que vous vous êtes inscrit à QuickBooks en ligne, le programme s'ouvre sur le tableau de bord. Vous êtes maintenant prêt à commencer à travailler dans QuickBooks.

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Se déplacer dans QuickBooks en ligne

Il est important de vous orienter dans le logiciel. QuickBooks en ligne reste simple et vous offre quelques méthodes de navigation. Il existe trois façons principales de naviguer dans QuickBooks en ligne. Ce sont les suivants:

1. Menu Nouveau 2. Barre de navigation 3. Menu Roue dentée

Menu Nouveau

Ce menu comprend toutes vos transactions quotidiennes que vous saisirez au cours de votre travail. Cela comprend toutes les transactions de vente comme les factures, les reçus de vente, les paiements des clients, les dépenses et plus encore. Cela sera utilisé plus que tout autre endroit de QuickBooks. Cliquez sur Nouveau dans la barre de navigation de gauche pour afficher le menu.

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Barre de Navigation

La barre de navigation comprend des informations sur les différents domaines de votre entreprise et suit les informations sur les personnes avec lesquelles vous faites affaire, comme les clients, les fournisseurs, les employés et autres.

La barre de navigation est divisée en différentes catégories qui incluent des sous-menus remplis d'informations utiles. Quelques-uns de ces domaines incluent les ventes qui affichent les clients, les factures, les produits et services et plus encore.

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Menu Roue dentée

Le menu Roue dentée comprend des informations et des tâches supplémentaires que vous pouvez utiliser en cas de besoin. Vous utiliserez le menu Roue dentée moins fréquemment que le menu Nouveau et la barre de navigation.

Ce menu vous donne accès à diverses listes importantes, comme le plan comptable, les produits et services, les classes et plus encore. Cliquez sur la roue dentée dans le coin supérieur droit pour accéder au menu. Il vous donne également accès à des parties importantes de votre entreprise telles que le compte et les paramètres et la gestion des utilisateurs.

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Pourquoi utilisons-nous QuickBooks?

Les petites entreprises utilisent QuickBooks pour suivre toutes vos transactions commerciales. Après avoir enregistré toutes vos transactions commerciales, QuickBooks vous aide à rester organisé et à gérer votre entreprise. QuickBooks aide à utiliser les éléments suivants:

1. Suivi des transactions commerciales 2. Rendre compte en interne de la performance et de la position de l'entreprise 3. Faire des rapports à l'extérieur à différents organismes comme l'ARC, le ministre des Finances

(TPS-TVQ) et d'autres organisations importantes avec lesquelles vous pourriez travailler dans votre entreprise

Il est important de comprendre que toutes vos transactions passent par votre plan comptable et QuickBooks utilise le plan comptable pour créer des rapports. Voir le schéma ci-dessous.

La structure de QuickBooks vous permet de saisir facilement des informations dans QuickBooks et QuickBooks crée des rapports pour votre entreprise.

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Comment QuickBooks est construit

QuickBooks utilise quelques éléments de base pour vous permettre de saisir facilement des informations et d'effectuer les tâches comptables requises. QuickBooks utilise des listes et des transactions pour effectuer les écritures comptables.

Listes

Les listes QuickBooks incluent les clients, les fournisseurs, les employés, les produits et services, et surtout le plan comptable, etc. Vous ajoutez des entrées à une liste, afin qu'elles puissent être utilisées en cas de besoin. Cela signifie que vous n’avez pas à saisir de noms ou de comptes chaque fois qu’ils sont utilisés. Le but des listes dans QuickBooks est:

• Facilite le remplissage des formulaires de transaction. • Gagnez du temps lors de la saisie des données.

Plan comptable

Le plan comptable est la liste la plus importante de QuickBooks. Le plan comptable est utilisé dans chaque transaction unique entrée dans QuickBooks. Cela signifie qu'il est essentiel de le configurer d'une manière qui fonctionne pour vous.

Lorsque vous configurez QuickBooks en ligne pour la première fois, un plan comptable est créé pour vous. Vous pouvez ajouter un nouveau compte

Pour ajouter un nouveau compte:

1. Cliquez sur l'icône Roue dentée → Plan comptable

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2. Cliquez sur Nouveau 3. Choisissez le type de compte → et le sous-type. Remarque: ce sont des champs obligatoires. 4. Entrez le nom.

Remarque: Le sous-type est un champ obligatoire, bien qu'il n'ait aucun effet sur quoi que ce soit dans QuickBooks. Il s'agit d'un espace réservé pour le développement futur du produit. Si vous ne voyez pas de choix évident, choisissez le type le plus proche.

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Compte de dépenses

Vous allez ajouter des comptes de dépenses comme tout autre compte, mais vous aurez une option supplémentaire pour ajouter un code de taxe. L'ajout d'un code de taxe garantit que vous ajoutez de la taxe à leurs transactions de dépenses.

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Liste des Produits et services

Pour suivre facilement les services et les produits que vous vendez, vous devez les ajouter à la liste des produits et services. La liste des produits et services a deux objectifs principaux:

1. Facilite le remplissage des formulaires de transaction 2. Agis comme « pointeurs » pour effectuer les écritures comptables correctes. Les débits et

crédits se font à l'aide des comptes liés au produit ou service et au type de formulaire. Pour créer un nouveau service:

1. Cliquez sur l'icône Roue dentée → Cliquez sur Produits et services. 2. Cliquez sur Nouveau → Choisissez le type d'élément à configurer.

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3. Complétez les informations, y compris le nom du service. Ce sera ce qui s'affiche sur le formulaire de vente du client.

4. Saisissez les informations de vente et le prix / taux de vente si nécessaire. Ce sont des champs facultatifs, car ils peuvent être ajoutés à chaque formulaire de vente selon les besoins.

5. Choisissez le compte de revenu. Nous recommandons les ventes si vous n’avez rien d’autre qui vous ressort. Ce compte augmentera à chaque fois que vous effectuez une vente à un client et ce compte s'affichera sur votre rapport de l’état des résultats en tant que revenu.

6. Ajoutez le code de taxe → Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Liste des clients

Cliquez sur le lien Ventes ou facturation dans la barre de navigation, puis sur Clients. Cliquez n'importe où sur la barre colorée sous Clients pour filtrer la liste des clients par devis, activité non facturée, factures en retard, etc..

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Pour ajouter un nouveau client. 1. Cliquez sur le bouton Nouveau client. 2. Complétez les informations dans la nouvelle fenêtre client

a. Afficher le nom sous… vous permet de choisir la convention de dénomination à utiliser dans la liste des clients.

b. Ajoutez les détails de paiement et de facturation dans l'onglet Paiement et facturation.

3. Cliquez sur Enregistrer.

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Importer les données

Si vous avez des listes dans MS Excel ou dans n'importe quel format pouvant être exporté vers Excel, QuickBooks vous permet d'importer plusieurs entrées de liste. Pour importer des données dans une liste de clients:

1. Accédez à l'icône Roue dentée 2. Cliquez sur Importer des données. 3. Choisissez ensuite le type de données que vous souhaitez importer… Clients

4. Trouvez vos données.

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5. Cliquez Suivant.

6. Examinez les données pour vous assurer qu'elles correspondent correctement.

7. Cliquez Suivant.

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8. Cliquez sur Importer pour terminer l'importation.

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Configuration de base des taxes de vente

Avant d'enregistrer des ventes ou des dépenses, il est important de vous assurer que les taxes de vente sont configurées. QuickBooks connaît l'emplacement de votre entreprise en fonction des informations de leur entreprise saisies lors de la configuration.

Pour terminer la configuration, vous devez activer l'option de taxe de vente. Pour activer les taxes de vente:

1. Cliquez sur Taxes. 2. Cliquez sur Configurer la taxe de vente.

3. Choisissez votre province ou territoire. 4. Cliquez sur Enregistrer.

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5. Ajoutez les informations fiscales appropriées pour votre entreprise. 6. Cliquez sur Suivant.

QuickBooks confirme la mise en place de la taxe de vente.

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Formulaires de transaction

QuickBooks utilise des formulaires pour effectuer les écritures comptables dans QuickBooks. Chaque formulaire dans QuickBooks va créer une entrée de journal dans les coulisses. Vous entrerez presque tous les formulaires de la même manière. Pour afficher un formulaire:

1. Cliquez sur Créer → Cliquez sur Facture 2. Il existe des moyens simples de remplir le formulaire:

a. Qui – Client b. Quand – Date c. Quoi - Produits / services vendus à leur client d. Combien - Quantité, montant et taxe de vente

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour saisir un formulaire.

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Faites votre première vente

Après avoir commencé, il est important de faire votre première vente dans QuickBooks. N'oubliez pas que vous avez déjà configuré la liste du plan comptable et des produits et services, donc effectuer votre première vente devrait être facile.

Flux de transaction de facturation client

Nous voulons conclure votre première vente, et nous voulons également nous assurer que vous savez quoi faire lorsqu'un client paie votre première facture. Le flux de transaction de facturation se déroule en trois étapes.

Suivez ces trois étapes de transaction pour créer votre facture, recevoir un paiement client, puis déposer les fonds à la banque. (Pour plus d'informations sur ce flux de travail, assistez à la classe Rentrées de fonds: Ventes & clients dans Quickbooks en ligne)

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Créer la facture

1. Cliquez sur le menu Nouveau 2. Cliquez sur Facture. 3. Complétez les informations essentielles

a. Nom du client b. Date c. Produit / service en vente d. Montant e. Taxe de vente

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Recevoir le paiement du client

La prochaine étape consiste à recevoir le paiement du client. Pour faire ça: 1. Cliquez sur Nouveau 2. Cliquez sur Recevoir le paiement 3. Choisissez le client 4. Entrez la date 5. Choisissez le mode de paiement 6. Choisissez Déposer sur (nous vous recommandons d'utiliser des fonds non déposés si vous

allez à la banque à une date ultérieure) 7. Sélectionnez la facture à payer et QuickBooks en ligne remplit le champ Montant reçu. 8. Cliquez sur Enregistrer et fermer

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Faire un dépôt bancaire

La dernière étape consiste à effectuer le dépôt du paiement du client. Procédez comme suit:

1. Cliquez sur Nouveau. 2. Cliquez sur Dépôt bancaire. 3. Choisissez le compte sur lequel déposer. 4. Sélectionnez les paiements à déposer. 5. Cliquez sur enregistrer et fermer.

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Configuration des flux bancaires

QuickBooks en ligne vous permet de saisir et de gérer facilement vos transactions bancaires et par carte de crédit. Vous pouvez connecter votre QuickBooks directement à vos comptes et QuickBooks téléchargera les transactions dans QuickBooks. Tout ce que vous devez faire est de les examiner et de les classer et d'ajouter la taxe de vente. Après vos premiers téléchargements, QuickBooks apprendra comment vous gérez la plupart des transactions et commencera à les classer automatiquement pour vous.

1. Cliquez sur Banque, puis sur Connecter un compte.

2. Recherchez le nom de votre banque ou carte de crédit ou choisissez dans la liste des banques courantes.

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3. Après avoir trouvé la banque ou la compagnie de carte de crédit, cliquez sur Continuer.

4. Entrez vos informations bancaires ou de carte de crédit.

5. Cliquez sur Se connecter.

6. Sélectionnez le compte.

7. Cliquez sur Autoriser.

8. Dans Connecter les comptes, choisissez le compte QuickBooks auquel le compte en ligne sera lié.

9. Cliquez Connecter.

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Vous êtes prêt à examiner vos transactions bancaires ou par carte de crédit.

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Traitez votre premier téléchargement

Lors du premier téléchargement, il est probable que la plupart des transactions soient des revenus ou des dépenses non catégorisées. Cela signifie que QuickBooks ne sait pas à quel compte les classer et à quel taux de taxe utiliser. Vous traiterez chaque transaction, puis la prochaine fois, QuickBooks se souviendra de votre travail et fera des recommandations pour vous. Pour traiter vos transactions bancaires, procédez comme suit:

1. Cliquez sur la transaction

2. Choisissez la catégorie et choisissez le compte pour suivre les dépenses.

3. Choisissez un code de taxes.

4. Ajoutez un mémo pour plus de détails si nécessaire.

5. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer la transaction.

REMARQUE: répétez le processus pour chaque transaction jusqu'à la fin.

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Partie 2: Prendre QuickBooks en ligne de quelqu'un

Chaque fois que vous prenez le relais de quelqu'un d'autre, c'est une bonne idée d'examiner son fichier QuickBooks. Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle des endroits que vous souhaitez examiner et modifier pour vous assurer que vous obtenez ce dont vous avez besoin de QuickBooks.

o Examiner et modifier le plan comptable. Dans la partie 1, nous avons examiné comment procéder à partir de zéro. Dans cette section, nous apprenons comment nettoyer le plan comptable pour vous assurer que vous avez ce dont vous avez besoin sur les rapports

o Examiner les produits et services. C’est une bonne idée de revoir la configuration de votre liste de produits et services et d’apporter les modifications nécessaires.

o Compte et paramètres. La vérification de votre compte et de vos paramètres est une bonne idée pour vous assurer que tout est correctement configuré. Dans cette section, nous allons examiner quelques paramètres clés.

o Personnalisez les formulaires de vente. La personnalisation de vos formulaires de vente garantit qu'ils ont l'apparence qui vous convient.

Examiner et modifier le plan comptable

Le plan comptable suit toutes les informations de transaction qui sont saisies dans QuickBooks. QuickBooks utilise les informations du plan comptable pour créer des rapports. Cela signifie qu'il est important d'organiser le plan comptable pour vous fournir les informations les plus importantes pour vous et votre entreprise. Vous devriez revoir votre plan comptable régulièrement pour vous assurer qu'il suit les informations dont vous avez besoin dans votre entreprise. Vous pouvez effectuer plusieurs tâches pour mieux organiser votre plan comptable:

1. Modifier les comptes - changer les noms et quelques autres détails 2. Rendre les comptes inactifs - QBO permet de rendre les comptes inactifs 3. Fusionner les comptes - dans cela, vous pouvez prendre l'historique de deux comptes et les

fusionner ensemble pour éviter les doublons

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Modifer les comptes

Vous pouvez modifier les comptes directement sur le plan comptable. Pour modifier un compte:

1. Accédez au plan comptable 2. Choisissez un compte à modifier et cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l'historique du

compte.

3. Modifiez les informations telles que le nom, le compte rattaché, le sous-type, le code de taxe par défaut, etc.

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Rendre les comptes inactifs

QuickBooks vous permet de rendre les comptes inactifs afin qu'ils ne s'affichent plus sur votre plan comptable. Ils ne sont pas supprimés, mais uniquement supprimés du plan comptable. Pour rendre un compte inactif:

1. Accédez au plan comptable 2. Choisissez un compte à désactiver et cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l'historique du

compte. 3. Choisissez Rendre inactif.

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Fusionner des comptes

QuickBooks vous permet de fusionner des comptes et d'autres éléments de liste pour éviter les doublons. Pour fusionner un compte, procédez comme suit

1. Accédez au plan comptable 2. Choisissez le compte que vous souhaitez fusionner avec un autre compte cliquez sur la flèche

vers le bas à côté de choisir Modifier le compte.

3. Modifiez le nom du compte pour qu'il soit exactement le même nom que le compte avec lequel vous souhaitez fusionner. Cliquez sur enregistrer et fermer.

REMARQUE: Le sous-type des deux comptes que vous fusionnez doit être le même, sinon QuickBooks ne vous permettra pas de les fusionner.

4. Cliquez sur Oui pour terminer la fusion des deux comptes.

REMARQUE: cela ne peut pas être annulé. Réfléchissez donc soigneusement aux entrées de liste que vous souhaitez fusionner.

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Consulter et modifier la liste des produits et services

Assurez-vous que vos produits et services sont correctement configurés. Voici quelques bonnes pratiques pour gérer la liste des produits et services:

• Configurer des produits et services uniques - Pour chaque service ou produit que vous vendez, configurez un produit ou service unique. Cela vous permet d'obtenir des rapports de vente précis. Exemple: si vous êtes une firme d'ingénierie et que vous disposez de 10 services différents, configurez un service pour chacun des 10 éléments. Cela vous donnera des rapports de vente détaillés

• Liez vos produits et services au bon compte - assurez-vous que le compte de revenu est correct.

• Liez la taxe de vente correcte à chaque produit et service - examinez le code des taxes pour vous assurer que tout est correct

• Rendre les articles inactifs - rendre les produits et services inactifs s’ils ne sont pas utilisés

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Rendre les produits et services inactifs

Cliquez sur la flèche à côté de n'importe quel service pour le rendre inactif. Rendre les éléments inactifs s'ils ne sont plus utilisés.

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Vérifier Compte et paramètres

Les paramètres de QuickBooks en ligne vous permettent de personnaliser QuickBooks en ligne pour votre entreprise. Vous pouvez activer les fonctionnalités si nécessaire et les désactiver si vous ne les utilisez pas pour faciliter l'utilisation de QuickBooks. Pour accéder aux paramètres, cliquez sur le menu Roue dentée, puis sur Compte et paramètres.

Cliquez sur Entreprise pour modifier les paramètres de l'entreprise, y compris les coordonnées et le logo de l'entreprise.

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Cliquez sur Ventes pour modifier les paramètres de vente. Cette section vous permet de modifier le contenu de votre formulaire de vente. Cela signifie que vous pouvez ajouter des fonctionnalités avancées telles que des rabais, des dépôts et ajouter d'autres champs tels que le champ personnalisé et la date de service.

Ajoutez des fonctionnalités dans la moitié inférieure de la fenêtre si votre entreprise en a besoin. Il est préférable de ne pas ajouter de fonctionnalités sauf si vous prévoyez de les mettre en œuvre. De cette façon, la fenêtre QuickBooks reste épurée.

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Cliquez sur Dépenses pour activer ou désactiver les fonctionnalités liées au suivi des dépenses. REMARQUE: désélectionnez l'option ci-dessous si elles ne sont pas utilisées. Il s'agit notamment du suivi des coûts des travaux et des dépenses facturables. Si vous les désélectionnez, la fenêtre de transaction QuickBooks sera plus facile à utiliser.

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Cliquez sur Options avancées pour activer ou désactiver les fonctionnalités avancées. Si vous utilisez QuickBooks pour suivre les emplacements ou les différents services de votre entreprise, vous pouvez activer Faire le suivi des classes et Faire le suivi des lieux. Sinon, désactivez-les pour faciliter l'utilisation de la fenêtre de transaction QuickBooks en ligne. Vous pouvez également activer le suivi de projet, les numéros de compte et les devises étrangères à partir des paramètres avancés.

Cliquez sur la section Autres préférences pour modifier la mise en forme de la date et des nombres et d'autres rappels. Cliquez pour enregistrer, puis cliquez sur terminer.

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Personnalisez les factures

Vous pouvez mettre à jour l'apparence de vos modèles de facture dans QuickBooks en ligne. Pour consulter et personnaliser les modèles de facture:

1. Cliquez sur l'icône Roue dentée. 2. Cliquez sur Styles de formulaires personnalisés.

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3. Cliquez sur Nouveau style. Facture, devis ou reçu de vente

4. Il existe 2 éléments principaux que vous pouvez modifier dans la personnalisation des formulaires. Ils sont la conception du formulaire et le contenu que le formulaire contiendra.

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5. Cliquez sur Conception pour personnaliser l'apparence du formulaire. Depuis cette fenêtre, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

o Modifiez le modèle. Cliquez sur Commencer avec un modèle, puis choisissez l'une des 6 options de modèle.

o Cliquez sur Modifier le logo. Ajoutez ou supprimez le logo, redimensionnez le logo et placez-le sur le formulaire, à partir de cette section.

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o Cliquez sur Ajouter de la couleur. Choisissez parmi la palette de couleurs disponible ou entrez la vôtre.

o Cliquez sur Choisir une police de caractère. Sélectionnez une police qui fonctionne pour votre formulaire.

o Cliquez sur Dans le doute, imprimez! pour modifier les marges.

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6. Cliquez sur Contenu pour personnaliser le corps du formulaire.

7. Cliquez sur l'une des trois sections du modèle de formulaire à droite. Cliquez sur l'en-tête, le corps ou le pied de page pour modifier chaque section.

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8. Cliquez sur En-tête pour modifier les éléments suivants: o Nom de l'entreprise, téléphone, courriel et autres informations de contact. o Entrez le nom du formulaire et choisissez les options de numéro de formulaire. o Ajouter ou supprimer des champs à afficher sous les options d'affichage.

9. Cliquez sur la section Table pour modifier la partie corps du modèle.

Ajoutez ou supprimez des colonnes du corps du modèle. Réorganisez les colonnes en faisant glisser l'icône vers la gauche du champ vers le haut ou vers le bas.

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Premiers pas avec Quickbooks en ligne

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Cliquez sur Modifier les étiquettes et les largeurs pour modifier l'affichage des colonnes.

10. Cliquez sur la partie Pied de page de la page pour modifier le pied de page. Ajouter ou supprimer des informations du pied de page.

11. Cliquez sur Terminer pour terminer la configuration du formulaire.

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Conclusion

Maintenant que vous avez commencé votre parcours QuickBooks en ligne, c'est une bonne idée de continuer à apprendre et à améliorer vos compétences. Consultez ou suivez les cours suivants pour approfondir vos connaissances sur QuickBooks dans différents domaines du logiciel.

Nous recommandons les classes suivantes comme étapes suivantes:

• Rentrées de fonds: Ventes et clients dans QuickBooks en ligne • Sorties de fonds: Dépenses et fournisseurs dans QuickBooks en ligne