17
Passer à l a première page Réunion de Bureau Vendredi 13 janvier 2012

Présentation 13 01-2012

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Réunion de Bureau

Vendredi 13 janvier 2012

Page 2: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Ordre du Jour1. Budget prévisionnel, lié

au plan d’actions 2012 et préparation de l’AGO

2. Révision des horaires de l’OT

3. Reclassement de l’OT

4. La Qualité dans un OT

5. Questions diverses: Plan de Treignac Espace terroir Maison Monédières Projet de la CdC de Schéma de

développement tourisme

Page 3: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Budget prévisionnel CHARGES 2012 PRODUITS 2012

6063. Fournitures d'entretien et petit équipement 2 000,00 7061. Visites guidées 1 000,006064. Fournitures de Bureau 1 000,00 7062. Randonnées 200,00607. Achats de marchandises revendues 3 000,00 7063. Contes et légendes 100,00

7064. I ntervention patrimoine école 100,00Total achats 6 000,00 Total prestations de services 1 400,00

61. Services extérieurs 707. Ventes de marchandises revendues

615. Entretien et réparations bureautique 2 000,00 7071. produits boutique 4 500,006156. création graphisme Web 1 675,00. conception site internet 8 073,00 Total marchandises revendues 4 500,006152. Entretien divers 50,00

616. Assurances 1 500,00 74. Subventions618. Matériel informatique 1 200,00 741. Fonctionnement:Total services extérieurs 14 498,00 CDC Vézère-Monédières 10 000,00

CG19 6 300,00

62. Autres services extérieurs Part sur salaires CDC 65 000,00

6231. Annonces et insertions publicitaires 1 000,00 742. I nvestissements: CG19 (matériel) 700,00

6234. création logo et concept graphique 5 500,00 CDC (guide accueil) 7 600,006233. Foires expositions, salons 300,00 743. Autres subventions 0,006236. Concept/ impression Guide manifs estivales 2 230,00 Total subventions 89 600,0062361. Conception et impression Guide Accueil CDC7 670,00

62362. Concept/ impres brochure Hébergements 1 876,00 75. Autres produits de gestion courante62263. Réédition circuit historique 1 000,00 75100. Brocante vide-greniers 1 500,006251. Voyages et déplacements 2 500,006252. Restauration hébergement 150,00 75102. Dégustations 1 000,00. Formations / journées techniques 150,006257. Réceptions 150,00. I ntervenants animations 0,00 756. Cotisations membres 2 000,006261. I nternet et téléphone 1 300,00 7574. Services OTI aux hébergeurs 2 300,006263. Affranchissements 2 000,00 7575. Services aux organisateurs manifs 200,006282. Cotisations à d'autres organismes 800,00 7576. Services aux commerçants 1 000,00

Total autres services extérieurs 26 626,00 7577. Services aux activités loisirs 300,00

64. Charges de personnel6411. Salaires, appointements 65 000,00

645. Charges de sécurité sociale et de prévoyance 758. Produits divers de gestion 0,00

647. Autres charges sociales Total autres produits 8 300,00. Don stagiaires 100,00

Total charges de personnel 65 100,00 76. Produits financiers7681. I ntérêts des comptes d'épargne 200,00

65. Autres charges de gestion courante Total produits financiers 200,0065100. Brocante vide-greniers 800,0065102. Dégustations 700,00 Excédent exercice 2011 4 700,0065103. Coordination J ournées du patrimoine 0,00 Chiffre d'affaires espace terroir 2011 2 000,0065103. Coordination rando POC 50,00

658. Charges diverses de gestion d'animations 250,00 TOTAL PRODUITS 110 700,00Total autres charges 1 800,00

66. Charges financières Résultat de l'exercice -3 354,00 6616. Frais bancaires 30,00Total charges financières 30,00

68. Dotation aux amortissements6811. Amortissements des immobilisations 0,00

Total dotation aux amortissements 0,00

TOTAL CHARGES 114 054,00

60. Achats (sauf 603) 706. Prestations de services

Page 4: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Budget prévisionnel

CHARGES 2011 2012Part Administratif (fournitures, entretien matériel, …) 7 665,00 € 13 980,00 €% du budget: 9,0% 12,0%Part Editions(catalogue hébergements, manifs, guide accueil…) 3 812,00 € 12 775,00 €% du budget: 5,0% 11,0%Part Promotion (site internet, identité graphique,…) 1 560,00 € 16 550,00 €% du budget: 2,00% 14,00%Part Personnel 63 500,00 € 65 000,00 €% du budget: 79% 57%Part Vie associative (cotisations, boutique, animations,…) 4 000,00 € 5 750,00 €% du budget: 5% 6%

Serv

ice P

ub

lic

PRODUITS 2011 2012Part Service public 72 165,00 € 89 600,00 €% du budget: 94,0% 86,0%Part Vie Associative 4 620,00 € 14 400,00 €% du budget: 6,0% 14,0%

Page 5: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Préparation de l’Assemblée Générale

Choix d’une date, un lieu

Renouvellement des membres du CA (hors membres de droit)

ARTICLE 11 – ELECTION ET RENOUVELLEMENT DES MEMBRESL'Association est administrée par un Conseil d'Administration

dont les membres sont issus de l’Assemblée Générale. Les membres du CA sont élus à main levée sauf si un membre demande le vote à bulletin secret.

Hormis les membres de droit, les membres du CA sont renouvelables par moitié tous les 2 ans à l’occasion de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle. Les membres sortant sont rééligibles.

= 6 membres sortants

ARTICLE 6 – COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le CA est composé de 18 membres répartis en 3 tiers : 1er collège : 1/3 de membres de droit : 6 élus (ou leurs suppléants) issus

du conseil communautaire de « Vézère-Monédières »  2ème collège : 1/3 des professionnels du tourisme : 6 membres

représentant les professions œuvrant au développement touristique de « Vézère-Monédières », dont le représentant de la « Station Sports Nature Vézère Monédières » et le représentant de la « Maison de l’Arbre et de la Nature » de Chamberet

3ème collège : 1/3 de représentants de la société civile : 6 membres .

Nul ne peut être éligible au titre de deux collèges.

Page 6: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Préparation de l’Assemblée Générale (suite)

Tarifs des cotisations 2012 2011:

Organisation générale (invités,…)

COTISATIONS 2011 2012 Membre de droit (élus des communes)

gratuite Gratuite (statuts)

Membre bienfaiteur 25€ Membre du CA ou membre bénévole inscrit dans une des commissions de l’OT

20€ (30€ par couple)

Comité Technique / Gratuite (statuts) Membres Actifs (hébergements, restaurants, brasseries, snacks)

25€

Autres membres actifs (associations, musée, lieux de visites, producteurs-artisans, commerces, centre d’activités sportives

30€

Autres prestations touristiques des collectivités territoriales

Gratuite

Page 7: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Révision des horaires de l’OT

JANVIER : fermeture au public (permanence « téléphonique, courriers postaux et courriels » assurée) Cette fermeture permet au personnel

de l’OT de consacrer plus de temps : aux différents chantiers du moment (éditions de brochures, mise à jour des informations dans les bases de données, sites internet….), et d’aller à la rencontre des prestataires touristiques du territoire

Page 8: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Révision des horaires de l’OT (suite)

FEVRIER, MARS, OCTOBRE, NOVEMBRE et DECEMBRE : les horaires d’ouverture des Jeudis et Samedis seraient modifiés comme ci-dessous :

LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VEND SAM DIM

AVANT 10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

Fermé public 14h -17h

10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

APRES 10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

Fermé public (sauf vacances

scolaires)

10H-12h 14h-17h

9h30-12h30 *

A noter : Jours de manifestations importantes (+500 personnes) sur le territoire, en Février, Mars,

Novembre ou Décembre : ouverture du Bureau le samedi toute la journée.

AVRIL, MAI, JUIN et SEPTEMBRE : les horaires des jeudis seraient modifiés comme ci-dessous

LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VEND SAM DIM

AVANT 9H30-12h 14h-18h

9H30-12h 14h-18h

9H30-12h 14h-18h

9H30-12h 14h-18h

9H30-12h

14h-18h

10H-12h 14h-17h

10h-12h30

APRES

10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

Fermé public matin

(sauf vacances scolaires) 14h-17h

10H-12h 14h-17h

10H-12h 14h-17h

10h-12h30

Page 9: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Reclassement de l’OT La réforme du classement des offices de tourisme, portée

par l’arrêté du 12 novembre 2010 modifié par l’arrêté du 10 juin 2011 fixant les critères de classement des offices de tourisme, est entrée en vigueur le 24 juin 2011. Depuis cette date, le classement en étoiles n’est plus possible.

Aussi, le présent guide précise-t-il la liste de ces pièces à fournir et donne-t-il une illustration des éléments d’appréciation sur lesquels s’appuie l’instruction administrative pour vérifier la situation de conformité de l’office de tourisme aux critères de classement en fonction de la catégorie sollicitée.

Il convient de rappeler que le classement sollicité est proposé par l’office de tourisme à la commune (ou CdC), laquelle approuve le dossier de demande avant de le transmettre au préfet pour décision.

Le bureau est une entité non dotée de la personnalité morale. Il constitue un échelon déconcentré de l’office de tourisme. Sa création est librement décidée localement à tout moment de sorte qu’il n’a pas paru adéquat d’en imposer la présentation dans le dossier de demande de classement.

Page 10: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Reclassement de l’OT Les critères de classement traduisent les engagements de

l’office de tourisme situé au croisement de trois interfaces :

- La relation avec sa collectivité de rattachement qui donne lieu à la signature d’une convention par laquelle l’office s’engage à atteindre les objectifs contractualisés puis à évaluer leur mise en œuvre dans le cadre de l’organisation-cible retenue assortie des critères ad hoc sur les conditions matérielles et le fonctionnement de l’office de tourisme dans sa zone géographique d’intervention ;

- La relation avec les professionnels de la destination qui se développe à travers la mission d’animation et de coordination des entreprises et partenaires impliqués dans le développement touristique du territoire, selon l’ampleur des missions librement déléguées à l’office de tourisme par la collectivité territoriale de rattachement et auxquelles se rapportent des critères relatifs aux outils et à l’activité de l’office;

- Enfin, la relation avec la clientèle touristique qui exprime la promesse de qualité de service qui s’attache à la catégorie de classement à laquelle appartient l’office de tourisme reflétée par les critères décrivant l’accès à l’information, l’ambiance des lieux et la compétence des agents affectés notamment aux fonctions d’accueil et d’information.

Page 11: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Reclassement de l’OT

CONSTITUTION D’UN GROUPE DE TRAVAIL POUR LE MONTAGE DU DOSSIER

Page 12: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

La Démarche Qualité 1 / Une démarche qualité, c’est quoi ?

Pourquoi s’engager dans une démarche qualité ?Les avantages pour un OT-SI

Les effets internes à l’OT-SI Une meilleure organisation pour se faciliter le travail quotidien Un Outil de professionnalisation pour l’équipe Un outil d’évaluation et de progrès Un outil d’animation du territoire Un moyen pour valoriser son action Un outil pour adapter mes services aux attentes du client Un moyen pour pérenniser une activité et des emplois Un outil de négociation avec ses financeurs (les élus)

Les effets externes à l’OT-SI Faire face à la concurrence Fidéliser sa clientèle Contribuer à l’augmentation de la fréquentation touristique Favoriser l’augmentation des retombées économiques Montrer l’exemple par rapport aux acteurs touristiques locaux.

Page 13: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

La démarche Qualité (FAQ)

Quelle est la durée de mise en place de la démarche ? Le temps nécessaire ?

Un Référent qualité pendant deux mois complets pour le lancement de l’opération. Puis ensuite ½ journée par semaine. Traitement des statistiques tous les mois. Réunions qualité régulières du personnel (1 ou 2 par mois).

Est-on obligé d’aller jusqu’à l’obtention de la marque ?

La mise en place d’une démarche qualité donne des outils d’amélioration du travail et de l’organisation interne.

Il est cependant dommage de ne pas aller jusqu’à l’obtention de la marque. L’Office de tourisme joue alors un vrai rôle de « locomotive » pour son réseau de professionnels.

Avec 1 ou 2 salariés, est-il possible de mettre en place une Démarche Qualité ?

Cela peut paraitre difficile, mais l’intégration dans une démarche qualité sera malgré tout positive surtout dans l’organisation interne et  la satisfaction client.

L’OT s’est engagé dans une démarche qualité en participant au groupe Régional Qualité et au groupe Qualité ENOTSI. Nathalie Barbet, référente Qualité de l’OT, souhaite pouvoir consacrer plus de temps à cette action en 2012 et propose de réaliser un audit en interne afin de faire le bilan des actions à mener dans l’année et de répartir celles-ci entre le personnel.

Page 14: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Questions diverses

Demande de la Mairie de Treignac:

Dans le cadre de la réédition du plan de Treignac, qui sera cette année prise en charge par la mairie (et non plus par l’OT), serait-il possible que l’OT s’occupe du démarchage des annonceurs publicitaires?

Réponse du Bureau:

Page 15: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Questions diverses

Demande de la Communauté de Communes « Monédières »

Comme en 2011, l’OT pourra-t-il gérer l’encaissement des recettes de l’espace terroir de la Maison de Pays en 2012?

Réponse du Bureau:

Page 16: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

Questions diverses

Projet de Schéma de Développement Touristique Territorial

Dans le cadre de sa mission de ……., l’OT a sensibilisé la collectivité pour la mise en place d’un SDDTT

Page 17: Présentation 13 01-2012

Passer à la première page

ConclusionsAnnée 2012: L’Office de Tourisme souhaite

mettre en place une véritable identité visuelle « Tourisme Vézère-Monédières » et engager plusieurs actions de promotion (nouveau site internet, animation d’un profil Facebook, nouvelles éditions,…)

Et soutenir la Communauté de Communes dans l’élaboration d’un Schéma de Développement Touristique Territorial autour duquel pourront s’articuler toutes les actions touristiques en Vézère-Monédières!