Mise en production d’un outil de Records Management

Benjamin PALERMITIConseil de l’Europe

20 mars 2013

• Le Conseil de l’Europe• Choix de l’outil• Les moments clés• Les acteurs• Les incontournables• Quelques copies d’écran• Le pilotage de l’innovation• Les difficultés rencontrées• Où en sommes-nous aujourd’hui ?

Contenu

Le Conseil de l’Europe 1/2

• Organisation internationale• Créé le 5 mai 1949• 47 états membres• 800 millions d’européens• But : gardien des droits de l’homme, de

la démocratie et de l’état de droit• Secrétariat : 2.500 personnes• Les symboles

Le Conseil de l’Europe

• Etude ECM : 2007• Appel d’offres : début 2008• 3 outils sélectionnés

• Documentum• Livelink• Filenet

• And the winner is…

Choix de l’outil

DOCUMENTUM

Les moments clés

2008 2009 2010 2011 2012

Appel d’offres

Choix outil

Développement outil

Tableau de gestion 1ère entité

Support de formation

Formation1ère entité

Système de classement fonctionnel

Déploiement 3 entités

Spécifications

Tests outil

Mise à jour outil

Cahier des Charges V2

• L’intégrateur• IMD (Division de la gestion de

l’information)• La DIT• Les services• Les contributeurs• Les records correspondents

Les acteurs

Les incontournables 1/5

.

Dossiers sous le Contrôle de l’entité

.

Séries de recordsDéfinies avec les entités

BCSSous le contrôle del’organisation

BCS

Systèmede classement

CoE

• Tableau de gestion• Ancien modèle

Les incontournables 2/5

• Tableau de gestion• Nouveau modèle

Les incontournables 3/5

• Métadonnées

Les incontournables 4/5

Identifiant

Nom de fichier

Titre

Sujet

Langue

Date

Auteur

Niveau de

classification d’accès

Les incontournables 5/5

Politiques

Politique d’information (en cours)

Politique de métadonnées

Politique d’archivage

Quelques copies d’écran 1/2

Quelques copies d’écran 2/2

Le pilotage de l’innovation

Innovation

Améliorations

Accompagnement

Sensibilisation

Formation

• Relations avec les informaticiens• Un langage différent

• Relations avec l’ intégrateur• Attention à l’expression des

besoins• Changement du périmètre de l’outil

• DRMS devient DMS et RMS

Les difficultés rencontrées 1/2

• Gestion du changement pour les utilisateurs

• Gestion des accès et permissions• Interconnexion avec les autres

applications

Les difficultés rencontrées 2/2

• Conservation longue durée• E-discovery• Connecteur DMS-RMS• Connecteur RMS-WEB• Single Sign On (SSO)

DMS : Document Management SystemRMS : Records Management System

Ce qu’il reste à faire

DMS

RMS

WEB

Où en sommes-nous aujourd’hui ?

Retour d’expérience

Version 2 déployée

En 2013 : 3 services

80 personnes formées

A partir de 2014 :

industrialisation

Questions/réponses