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Forum des Archivistes 20/03/2013 1
Gouvernance de l’information, un levier pour le développement
de la dématique
Jean-Marc Rietsch, Ingénieur Civil des Mines Président de FEDISA (Fédération Européenne de l’ILM
du Stockage et de l’Archivage) Expert en dématérialisation et archivage électronique Chargé de cours à Mines ParisTech Analyste au BIT Group
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Déroulé
Présentation de FedISA
Dématique et gouvernance
Vers la création de valeur
Où en est-on ?
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Présentation FedISA
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Mission / Objectifs / Actions Mission: garant de l’état de l’art dans le domaine du
management des données numériques
Objectifs: Développer le marché
Assurer une veille juridique et technique
Actions: (informer et assister les utilisateurs) Commissions
Evènements (+province) : congrès, petits déjeuners ou soirées, conférences, …
Ouvrages: livres blancs, guides pratiques, dossiers
Formations avec DEMATEUS
La lettre mensuelle de la dématique (bientôt n°13)
Un nouveau journal « Eco réseau »
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Une association représentative
Une véritable reconnaissance avec : Des adhérents de renom publics et privés (IN, CNP,
Orange, Bull, IBM, Symantec, Atos, Cryptolog, …)
Une participation très importante La production de travaux de qualité
Présence internationale qui s’intensifie : France Luxembourg Monaco Belgique Maroc Canada Suisse
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Formations DEMATEUS
Mastère découpé en 2 BADGE (Bilan d’Aptitude Délivré par les Grandes Ecoles) sur 210 heures
Management de la dématérialisation et de l’archivage électronique
Management du patrimoine informationnel
1, 2 ou 3 jours en intra ou en inter
Formation certifiante sur 5 jours
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Congrès 2013 17-18 juin Novotel Eiffel Paris
Gouvernance de l’information
Vision internationale
Application aux domaines des collectivités, de la santé et de la finance
Approche à la fois pratique et prospective
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Gouvernance de l’information, un levier pour le développement de la dématique … et réciproquement!
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Précision sur la dématique
Démat des supports : numérisation de
documents
Démat des échanges : développement des e-
mails, recommandés électroniques, télé travail, …
Démat des processus métier (informatique+juridique)
E-administration : télédéclarations, …
Entreprises : factures, contrats, RH, …
Europe : chronotachygraphe, …
Attention à ne pas systématiquement calquer les
processus dématérialisés sur les processus existants.
Aller jusqu’au bout du processus
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Origines de la dématique
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1970 2010 2020 2000
ISO 14721
ISO 15489
ILM
Document
Électronique
Grid Storage
CAS – MAID
Virtualisation
Lois
et
Règlements
Prise de
Conscience
&
Eco
Efficacité
Certification
Identité
numérique du
document
Outils KM+
Cloud
(SaaS)
Prestataires
de services : - Certification
- Numérisation
- Conservation
- …
ECO
Responsabilité
Citoyenne
Connaissance
-
Innovation
Centrale
Numérique
&
Énergie IT
Services
de
Confiance
Mainframes
GED
Données
DAS
NF
Z42-013V1
GEIDE
Information
SAN
NAS
DAS
TE
CH
NO
LO
GIE
1980 1990
OR
GA
NIS
AT
ION
JU
RID
IQU
E
EN
VIR
ON
NE
ME
NT
De l’informatique à la dématique et à la
connaissance
Entreprise
Matricielle
Entreprise
Industrielle
Entreprise
Numérique
Cellulaire
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Eléments de la gouvernance de l’information
© IBM
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Vers la création de valeur
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Sécurité de l’information et gestion des risques
Alain Juillet : « la sécurisation de
l’information et son organisation ne
constituent pas une fin en soi mais
correspondent à l’étape indispensable avant
de pouvoir transformer les données en
connaissance… »
L’archivage électronique fait partie
intégrante du SI
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Le SI: outil de production de valeur
Support de l’ensemble des
processus métiers
Ouverture vers un plus grand
nombre d’utilisateurs
Progression des capacités de
stockage et de traitement
Le SI passe d’une logique de collecte des
données à une logique de production
d’informations... de valeur!
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Comment créer de la valeur / AE ?
De façon « intrinsèque »
De façon « pro-active »
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« Valeur » intrinsèque de l’archivage
Répondre à ses obligations légales et réglementaires éviter de perdre
Réagir / augmentation des volumes (trop d’information tue l’information – constat
d’impuissance! Pb de qualité de l’info) ne pas s’appauvrir
Garder la trace, sécuriser un savoir-faire préserver et enrichir son patrimoine « informationnel », véritable capital immatériel de toute organisation et de toute nation
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Exemple d’exploitation de l’archivage, du SI
La recherche : Transformer de l’argent en
information et en connaissance
L’innovation : Transformer l’information, la
connaissance en argent, en valeur
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Prise en compte du cycle de vie de l’information
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mémoire historique
(1-5%)
V1 discutée
V2 diffusée
V3 annule et remplace V2
court terme de 1 an à 100 ans…
figé
chaîne de confiance
Document management
Records management
Patrimoine
Cycle de vie de l’information
Enterprise content management
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Gouvernance / Dématique
Approche en amont (prévision, anticipation, planification)
Mise en œuvre (faire)
Approche en aval (vérification, contrôle, audit)
Action
Roue de Deming (Plan Do Check Act) ?
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Où en est-on ?
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Evolution vécue / dématique
Evangélisation en 2000
Sensibilisation à partir de 2005
Prise de conscience de la transversalité et de la pluridisciplinarité du sujet (importance de l’archiviste)
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Situation actuelle
Développement de la dématique largement insuffisant et désordonné !
Augmentation très importante des volumes de données
Archivage des données numériques en évolution constante
Aspects légal/réglementaire
Patrimonial
Traitement archivage au sens large, papier et numérique
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Beaucoup reste à faire
Besoin d’accélérer la vision amont / Cycle
Besoin de visibilité, de compréhension, de formation,
Besoin de coordination, de cohérence, d’échanges, (à tous les niveaux)
Besoin de mutualiser, (info + infra, cloud ?)
Besoin de méthode, d’accompagnement
Conclusion (révolution sociétale)
Pour valoriser notre patrimoine
informationnel, innover, être performant et
rester compétitif !
