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PRÉSENTATION DES FONCTIONNALITÉS MODULE DOCUMENT UNIQUE, FICHIER DES
SALARIES ET PENIBILITE AU TRAVAIL
ACCUEIL DU MODULE DOCUMENT UNIQUE
En arrivant sur la page d'accueil, vous découvrirez tout d'abord un petit rappel réglementaire sur l'obligation de résultat de l'employeur en matière d'hygiène, santé et sécurité de l'ensemble des travailleurs. Obligation qui doit être transcrite au moins une fois par an dans le DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS.
LA MÉTHODE POUR ÉTABLIR VOTRE DOCUMENT UNIQUE
Le DOCUMENT UNIQUE consistant dans l'identification des risques au travail, leur évaluation et la mise en place d'un plan d'actions visant à les réduire ou les supprimer, il convient d'adopter une méthode pour réaliser cette opération. Celle-ci vous est expliquée dans cet onglet de manière simple et pratique.
COMPLÉTER LES INFORMATIONS CONCERNANT VOTRE ETABLISSEMENT
Vous allez désormais pouvoir compléter de manière simple et pratique les différents onglets. Et à commencer par le fait de compléter les informations relatives à votre établissement (Celui qui fait l'objet du DOCUMENT UNIQUE). Les autres informations administratives relatives à votre siège social, si celui-ci est différent de l'établissement auront déjà été paramétrées lors de l'ouverture de votre dossier.
SAISIR VOS UNITÉS DE TRAVAIL
En cliquant sur le vous pourrez ajouter autant d’UNITES DE TRAVAIL que vous souhaitez.
Vous allez dans cet onglet saisir les UNITES DE TRAVAIL de votre établissement (Par exemple : Gestion administrative et comptable, Agents d'entretien, Commerciaux, espaces verts, atelier mécanique, etc...) et définir pour chacune d'entre elles les EPI (Equipements de Protection Individuelle) qu'ils devront utiliser lors du travail à effectuer dans le cadre de leur unité de travail. Les 9 classes d'EPI sont pré formatées et il suffira de cliquer sur l'EPI correspondant afin de le saisir ou le supprimer. Vous verrez alors apparaître visuellement le pictogramme correspondant s'afficher dans cet onglet.
IDENTIFIER, EVALUER ET DÉFINIR UN PLAN D'ACTIONS POUR TOUTES LES SITUATIONS DE RISQUES
Cet onglet vous permettra d'identifier, d'évaluer et définir un plan d'actions pour chacune des 24 classes de risques (chute de plain-pied, chute de hauteur, etc...) pour chacune de vos unités de travail (certaines situations de risques étant communes vous pourrez saisir plusieurs unités de travail concernées par ce même risque). Il vous suffit de cliquer sur l'une des 24 classes de risques pré formatées pour accéder à l'onglet de votre choix et ainsi le saisir, le modifier ou le supprimer.
SAISIR ET NE RIEN OUBLIER
Afin de vous faciliter la saisie de vos risques, la réglementation imposant de les identifier SANS EXCEPTION, l'onglet risques comporte un élément d'identification. Il s'agit du nombre de situations de risques déjà évaluées. Si ce nombre est de 0, il vous reste encore à saisir cet onglet. Rien de plus facile !
SAISIR UNE NOUVELLE SITUATION DE RISQUE
Vous pouvez en toute facilité saisir une nouvelle situation de risques dans une nouvelle fiche. La saisie est simple, rapide, intuitive. Pour vous aider vous disposez systématiquement en haut de page d'une fiche d'information vous rappelant ce qu'il faut identifier en vous donnant quelques exemples.
ET INTÉGRER LES UNITÉS DE TRAVAIL ET DES IMAGES
D'ILLUSTRATION
Et à la fin de la saisie d'une nouvelle situation de risque, vous allez pouvoir d'un simple clic sélectionner les unités de travail concernées (mais aussi bien entendu les modifier, les supprimer). Très utile : vous pourrez également intégrer jusqu’à trois images (jpeg, bmp, gif, png) afin d'illustrer la situation à risque. Vos propres photos ou des photos d'illustration externes.
Vous pouvez bien entendu ajouter autant de situations de risques que vous le souhaitez.
Mais réaliser la saisie d’une situation de risques n’est pas forcément très simple aussi PROGRISK permet-il aussi de disposer, si vous le souhaitez, d’une autre aide très précieuse pour votre saisie à l’aide de deux menus déroulants.
Le premier menu déroulant permet de prédéfinir certaines situations de risques : sols glissants, sols inégaux ou dégradés, etc…
Le second menu déroulant permet de répondre à un certain nombre de questions en rapport avec la situation de risque choisie. Le choix de la réponse va s’opérer en fonction de la situation constatée, observée au sein de votre établissement. Exemple ici : Y a-t-il la présence de nombreux fils volants au sol, quelques fils volants au sol ou bien aucun fil visible gênant au milieu des allées ?
En fonction du choix de votre réponse, vont apparaître l’évaluation (Probabilité, Gravite et Maîtrise) ainsi que les mesures de prévention à prévoir. Il ne vous restera plus qu’à compléter le champ relatif aux mesures de prévention existantes.
Il s’agit d’une aide réalisée à partir de la base de milliers de DOCUMENT UNIQUE réalisés par GERISK mais comme toute aide, celle-ci n’est pas figée puisque vous pouvez compléter, modifier tous les contenus des champs que vous souhaitez en fonction de votre propre situation.
VISUALISER VOS PRINCIPAUX RISQUES
Lorsque vous aurez saisi toutes les situations de risques pour les 24 classes de risques et défini les plans d'actions correspondants, vous disposerez d'un onglet "PRINCIPAUX RISQUES" vous permettant de visualiser automatiquement les priorités d'actions. Lors du paramétrage de votre dossier, vous aurez choisi de visualiser les 5, 8 ou 10 (valeurs généralement retenues mais d'autres sont possibles) et ce seront ces 5, 8 ou 10 principaux risques qui s'afficheront dans l'ordre de priorité. Ces « Principaux risques » concernent toutes les unités de travail.
Vous avez également la possibilité dans l’onglet unités de travail, après avoir choisi une unité de travail de cliquer sur l’onglet « Principaux risques ». S’afficheront alors automatiquement les principaux risques de CETTE unité.
GÉRER L'HISTORIQUE DE VOTRE DOCUMENT UNIQUE ET DES ACTIONS
Lorsque vous aurez terminé votre DOCUMENT UNIQUE il sera indispensable de cliquer sur l'onglet correspondant. Dans celui-ci vous allez porter un résumé du motif de votre intervention sur votre dossier (Réalisation du DOCUMENT UNIQUE de base, Mise à jour pour tel motif, etc...) et lors de l'enregistrement le PDF sera automatiquement généré et désormais disponible d'un simple clic. Vous pourrez ainsi disposer d'un accès à tout l'historique qui aura été généré. Bien entendu vous pouvez enregistrer ce PDF également sur votre propre disque dur ou réseau.
En cliquant ici vous pouvez ajouter un historique après avoir modifié ou créé votre DOCUMENT UNIQUE
En cliquant ici vous pouvez ajouter une ou plusieurs actions destinées à mettre en œuvre de manière opérationnelle votre DOCUMENT UNIQUE. Comme par exemple ci-dessous, créer une action corrective immédiate avec un rappel (prochaine visite) destinée à assurer un suivi. Vous retrouverez cette action dans le Tableau de bord (accueil du site), dans le planning et vous aurez aussi la possibilité d’envoyer un mail que recevra automatiquement le ou les destinataires 30 jours avant la date de mise en œuvre.
Apparaissent désormais dans votre DOCUMENT UNIQUE deux actions : Le 19/10/2011 qui correspond à l’action réalisée qui est ainsi entrée dans l’Historique, Le 02/04/2011 qui correspond à la date de prochaine action. Ici surlignée en vert car elle est à réaliser dans plus de 30 jours (s’il avait été surlignée en orange, l’action aurait été à réaliser dans les 30 prochains jours programmés et si elle est en rouge, c’est que la date est dépassée !)
Bien entendu, dans l’historique, vous pouvez visualiser le DOCUMENT UNIQUE que vous avez établi. Celui-ci sera généré en PDF. Vous pourrez si vous le souhaitez en réaliser une copie en l’enregistrant sur votre disque dur, votre réseau, etc…
DISPOSER D'UNE BIBLIOTHÈQUE TECHNIQUE
En complément de votre DOCUMENT UNIQUE vous aurez la possibilité d'accéder à une bibliothèque en libre téléchargement contenant de nombreuses fiches techniques établies par les Experts GERISK permettant de vous apporter des informations complémentaires très utiles sur les extincteurs, les manutentions manuelles, les chutes d'objets, etc...
ACCUEIL DU MODULE FICHIER DES SALARIES ET PENIBILITE AU TRAVAIL
En arrivant sur la page le TABLEAU DE BORD à l’accueil, vous découvrirez le récapitulatif des salariés qui correspond à la dématérialisation du REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL que vous pouvez bien entendu éditer au format PDF :
Vous pouvez bien entendu effectuer des tris sur ce TABLEAU DE BORD, par exemple ici, le choix des salariés dont la date d’entrée est en 2009. Et vous auriez pu également faire un tri par établissement ou par nom, etc… Les tris étant cumulatifs, vous pouvez par conséquent réaliser des tris avec plusieurs critères de sélection.
Vous pouvez en cliquant sur « Modifier » accéder à la fiche du salarié sélectionné. Et vous pouvez également supprimer sa fiche (avant toute suppression une confirmation vous sera demandée pour éviter des suppressions accidentelles.
Vous pouvez en cliquant sur « Ajouter » insérer un nouveau salarié et créer sa fiche et son suivi.
Afin de vous éviter de saisir le FICHIER DES SALARIES qui constituerait une tâche longue et fastidieuse, nous pouvons vous fournir un outil de migration du fichier de vos salariés à partir d’une extraction de votre logiciel de paye par exemple afin de les importer directement dans le module FICHIER DES SALARIES.
En cliquant sur « modifier », vous accédez directement à la FICHE du salarié sélectionné. Celle-ci étant constituée par un volet « administratif » et des onglets que nous allons maintenant visualiser :
Vous disposez ainsi d’un visuel de l’ensemble des permis du salarié concerné :
En cliquant ici vous pouvez ajouter un élément supplémentaire lié au permis de conduire grâce à une fenêtre de saisie qui va s’ouvrir.
En cliquant ici vous pouvez visualiser la pièce jointe que vous avez intégrée lors de la saisie.
Vous bénéficiez d’une vue d’ensemble de toutes les habilitations du salarié :
En cliquant ici vous pouvez ajouter un élément supplémentaire, une nouvelle Habilitation ou une modification grâce à une fenêtre de saisie qui va s’ouvrir.
En cliquant ici vous pouvez visualiser la pièce jointe que vous avez intégrée lors de la saisie.
Vous bénéficiez d’une vue d’ensemble de toutes les formations réalisées par le salarié :
De toutes les visites médicales du salarié concerné :
Et de son ou de ses CACES :
Nous reviendrons un peu plus loin dans l’onglet « Pénibilité » et « Exposition ». Mais avant, un petit rappel réglementaire :
ASSURER LA TRAÇABILITE DES EXPOSITIONS (ARTICLE L. 4121-3-1 DU CODE DU TRAVAIL)L'employeur doit CONSIGNER DANS UNE FICHE INDIVIDUELLE : - les CONDITIONS DE PENIBILITE auxquelles le travailleur est exposé, - la PERIODE au cours de laquelle cette exposition est survenue, - les MESURES DE
PREVENTION MISES EN OEUVRE par l'employeur pour faire disparaître ou réduire ces facteurs durant cette période.
Cela signifie qu’il conviendrait « normalement » de rédiger une FICHE INDIVIDUELLE comprenant les 3 catégories de pénibilité et les 13 sous-catégories fixées par le Décret du 30/03/2011 en la saisissant pour chaque salarié.
Tâche lourde, fastidieuse et économiquement peu viable.PROGRISK©, GRACE A SON MODE DE GESTION DES RISQUES EN LIGNE, PERMET DE
POUVOIR TRAITER DE LA PENIBILITE DE MANIERE « COLLECTIVE » OU « INDIVIDUELLE » EN ALLEGEANT CONSIDERABLEMENT LA TACHE ET LE TEMPS A Y CONSACRER. VOYONS COMMENT :
Un onglet spécifique de saisie des données a été créé :
En cliquant sur celui-ci vous accédez au menu suivant où apparaissent les 3 catégories de pénibilité fixées par le Décret du 30 mars 2011 :
Et en cliquant sur l’une des trois catégories vous accédez aux sous-catégories suivantes :
POUR NE RIEN OUBLIER : Est indiqué entre parenthèses le nombre de salariés pour lesquels le risque pénibilité a été traité.
Commençons par la saisie de la première sous-catégorie. En cliquant sur cette zone, vous verrez apparaître le masque suivant :
Vous avez la liste des salariés pour lesquels cette sous-catégorie de pénibilité
a été traitée.
Lorsque vous cliquez sur vous allez ajouter une situation de pénibilité et vous allez voir apparaître le masque de saisie suivant :
Et il vous suffira, en cliquant sur le menu déroulant d’accéder à un certain nombre de situations de pénibilité propres à cet onglet et d’en sélectionner l’une d’entre elles correspondant à la situation de pénibilité rencontrée.
Une image d’illustration de la pénibilité va s’afficher et vous aurez à définir un plan d’action en rapport avec la situation de pénibilité identifiée. Puis d’indiquer à l’aide du menu déroulant (issu du fichier des salariés) la personne qui sera en charge de suivre le plan d’action visant à réduire ou supprimer le risque. Et enfin d’indiquer une date de suivi de cette action.
Jusqu’ici nous pourrions n’avoir que la saisie d’UNE FICHE INDIVIDUELLE mais grâce au volet ci-dessous, vous allez pouvoir traiter cette opération de manière collective :
Soit grâce à la notion d’Unités de Travail identifiées dans le
DOCUMENT UNIQUE
Soit grâce au listing des salariés identifiés dans le
FICHIER DES SALARIES
Si vous cliquez par exemple sur l’unité
de travail « Activités Techniques », va
s’afficher automatiquement la
liste des salariés concernés par cette même situation de
pénibilité. Mais tout n’est pas figé
puisque vous disposez de la possibilité de supprimer ou
ajouter un nom à cette liste
Si vous cliquez sur toutes les informations seront incrémentées automatiquement dans la FICHE INDIVIDUELLE DE CHACUN DES SALARIES SELECTIONNES.
Et désormais lorsque vous allez dans la fiche du salarié, vous retrouverez la situation de pénibilité identifiée et ultérieurement les 12 autres lorsqu’elles auront été saisies :
Comme pour le module « DOCUMENT UNIQUE », vous disposez d’un jeu de couleurs pour vous aider à identifier la probabilité et gravité des pénibilités et ainsi agir plus précisément pour les réduire ou les supprimer.
Lorsque vous aurez terminé la saisie de toutes les catégories de PENIBILITE vous pourrez cliquer sur l’onglet « Fiche d’Exposition » afin d’accéder à la FICHE INDIVIDUELLE. Dans cet onglet vous allez indiquer un résumé du motif de votre intervention sur cette fiche (Initialisation de la FICHE INDIVIDUELLE, Mise à jour afin de prendre en compte la modification de l’exposition à un ou plusieurs risques de pénibilité, etc...) et lors de l'enregistrement le PDF sera automatiquement généré et désormais disponible d'un simple clic. Vous pourrez ainsi disposer d'un accès à tout l'historique qui aura été généré et en assurer ainsi la TRACABILITE comme le prévoit la réglementation. Bien entendu vous pouvez enregistrer ce PDF également sur votre propre disque dur ou réseau.
Dans cet onglet, vous pourrez générer soit la fiche individuelle de l’un de vos salariés soit de tous ceux qui sont actifs.
En cliquant sur le fichier en Pièce Jointe que vous avez généré, vous accéderez à votre FICHE INDIVIDUELLE. Disponible en PDF.
Il conviendra enfin de transmettre cette FICHE INDIVIDUELLE à votre service de Santé au Travail et ce avant le 31/12/2011. Pour ce faire vous disposez de trois solutions, deux « traditionnelles » et la dernière innovante et pratique apportée par PROGRISK© :
Procéder à une édition « papier » de chacun des fiches (mais cela peut lourd et onéreux) Envoyer au service de santé au travail, les fichiers PDF générés Créer un compte Utilisateur, uniquement de consultation et reposant sur le seul volet
pénibilité au travail, pour votre service de Santé au Travail et leur transmettre leur LOGIN et MOT DE PASSE à PROGRISK (simple, rapide et économique) Votre médecin du travail pourra ainsi consulter les informations qui l’intéressent lorsqu’il le souhaite.
GÉRER LES ACTIONS DE VOS FICHES DE PREVENTION DES EXPOSITIONS
En cliquant ici vous pouvez ajouter une ou plusieurs actions destinées à assurer le suivi de vos plans d’actions visant à réduire ou supprimer la PENIBILITE AU TRAVAIL. Comme par exemple ci-dessous, créer une action corrective immédiate avec un rappel (prochaine visite) destinée à assurer un suivi. Vous retrouverez cette action dans le Tableau de bord (accueil du site), dans le planning et vous aurez aussi la possibilité d’envoyer un mail que recevra automatiquement le ou les destinataires 30 jours avant la date de mise en œuvre.
Apparaissent désormais dans la FICHE INDIVIDUELLE sélectionnée deux actions : Le 28/10/2011 qui correspond à l’action réalisée qui est ainsi entrée dans l’Historique, Le 18/05/2011 qui correspond à la date de prochaine action. Ici surlignée en vert car elle est à réaliser dans plus de 30 jours (s’il avait été surlignée en orange, l’action aurait été à réaliser dans les 30 prochains jours programmés et si elle est en rouge, c’est que la date est dépassée !)
