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© Groupe CGI inc. CONFIDENTIEL Réussir la mise en œuvre d’un dossier médical électronique GARY TOKATELIAN, PMP 18 AVRIL 2013

Présentation gary tokatelian

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Page 1: Présentation gary tokatelian

© Groupe CGI inc. CONFIDENTIEL

Réussir la mise en œuvre d’un dossier

médical électronique

GARY TOKATELIAN, PMP

18 AVRIL 2013

Page 2: Présentation gary tokatelian

Ordre du jour

• Mise en contexte

• Bénéfices recherchés

• Identifier les besoins

• Planifier la mise en œuvre

• Gérer le changement

• Facteurs de succès

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Page 3: Présentation gary tokatelian

Quelques questions importantes

Dans un projet d’implantation DME

• Qui veille aux intérêts de la clinique et des médecins ?

• Comment sont gérés les risques et les coûts ?

• Faut-il faire un plan de projet ?

• Comment préparer le personnel au changement et

au nouveau mode de fonctionnement ?

• Que faire avec les dossiers existants ?

• Qui intègre les systèmes existants avec le nouveau DME ?

• Quelles sont les options possibles pour collaborer avec le réseau ?

• Comment assurer la sécurité des données?

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Page 4: Présentation gary tokatelian

Mise en contexte

Page 5: Présentation gary tokatelian

Définitions (DME, DCI, DSQ)

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DME DCI

DME

DME

DCI

DSQ

Page 6: Présentation gary tokatelian

Statistiques sur l’adoption des DME

6

Pourcentage de cabinets dotés d’un DME

selon les pays (Davis et AL, 2008)

Pays% de cliniques

informatisées

Pays-Bas 98 %

Nouvelle-

Zélande92 %

Royaume-Uni 89 %

Australie 79 %

États-Unis 28 %

Canada 23 %

Québec 9%

83%

17%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Ou

i

Non

Oui

Non

Sondage AMQ 2012Croyez-vous qu’un service professionnel

d’accompagnement vous serait utile dans le

choix et l’implantation d’un DME ?

Page 7: Présentation gary tokatelian

Statistiques sur l’adoption des DME

7

Améliore l'accès aux dossiers

Améliore la communication avec les patients

Améliore la communication entre cliniciens

Contribue à l'amélioration de la qualité des soins

0 20 40 60 80 100

Caractéristiques les plus importantes selon les médecins

L'ensemble de ces améliorations a un effet positif sur la qualité des soins aux patients

Source: New England Journal of Medicine, 2008.

Page 8: Présentation gary tokatelian

Incitatifs du PQADME – Remboursements prévus

par type de clinique et date d’acquisition du DME

8

Privée hors-GMF Privée, GMF CLSC et UMF

Clinique Médecin Clinique Médecin Clinique Médecin

DME acquis

après avril 20129 746 $ 18 610 $ 14 900 $ 5 250 $

DME acquis entre janv. 2011 et

avril 20129 746 $ 16 410 $ 11 400 $ 5 250 $

DME acquis

avant janv. 20119 746 $ 12 810 $ - $ - $

Page 9: Présentation gary tokatelian

Remboursements pour les GMF

ayant acquis un DME après avril 2012

9

Forfaits Investissement Remboursement Récurrent Médecin Clinique

Initial Initial Annuel 4-ans

Frais d'implantation

du DME5 000 $ 3 500 $ 3 500 $

Frais de licences du

DME2 000 $ 1 400 $ 1 400 $ 5 600 $

Gestion du

changement2 200 $ 2 200 $ 2 200 $

Participation au

PQADME3 600 $ 3 600 $ 3 600 $

Équipement S.O. S.O.

Câblage S.O. S.O.

Commutateur S.O. S.O.

Liaisons Internet S.O. S.O.

Total 12 800 $ 10 700 $ 1 400 $ - $ 14 900 $ - $

Page 10: Présentation gary tokatelian

Fonctionnement du programme

10

Soumettre le formulaire

d’adhésion

Implantation

du DME

MSSS / Sogique

Frais de

télécommunication

Frais de

télécommunication

Licences du

DME

Participation

au PQADME

Clin

ique

Médecin

Page 11: Présentation gary tokatelian

Bénéfices recherchés

Page 12: Présentation gary tokatelian

Facteurs opérationnels motivant

l’acquisition d’un DME

12

Programme

de financement

gouvernemental

Politique

et cadre

réglementaire

Améliorer

la pratiqueMédecins Patients

CliniqueOptimisation

des processus

Efficacité

financière

Technologie

Page 13: Présentation gary tokatelian

Améliorer et optimiser les flux de travail cliniques

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Page 14: Présentation gary tokatelian

Bénéfices recherchés

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Bénéfices Exemples

Qualité des soins• accès à distance aux dossiers,

• accès aux dossiers complets et historique des visites,

allergies, résultats de laboratoire, médicaments

Services aux patients• meilleur gestion des rendez-vous,

• rappels automatiques,

• Confidentialité des dossiers

Efficacité• partage des dossiers entre les intervenants et autres cliniques

• réduction des erreurs

• réduction de la transcription

Productivité

• accès rapide aux dossiers,

• revue des dossiers plus rapide,

• documentation plus efficace,

• processus de facturation accéléré

Coûts• élimination de la transcription,

• réduction des fonctions de facturation,

• élimination des fournitures de bureau

États financiers• perception des comptes à recevoir,

• facturation,

• gestion des inventaires

Page 15: Présentation gary tokatelian

Mesure des bénéfices

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Bénéfices Mesures

Faciliter l’accès aux dossiers

• Le nombre de dossiers accessibles et centralisé en ligne,

accessibles à distance, le temps d’accès au dossier

électronique vs papier

Confidentialité et sécurité accrues • Audit de sécurité

Environnement sans papier

• Élimination du papier dans tous les processus

• Taux de numérisation

• Économies des coûts de papier, photocopies et dossiers

Améliorer la qualité des soins • Sondage auprès des médecins, du personnel et les patients

Amélioration de l’efficacité et

réduction des activités

administratives

• Le temps d’accès aux antécédents médicaux

• Erreurs sur les ordonnances

• Erreurs de facturation

• Réduction du délai de réclamation

• Délais de réception et consultation des résultats de labo

Amélioration du cycle de facturation

• Délai de facturation

• Délai de paiement

• Temps de vérification

Réduction des coûts des activités

administratives

• Réduction du temps de recherche des dossiers

• Réduction du temps de visite et d’attente

• Réduction du temps d’enregistrement

Page 16: Présentation gary tokatelian

Identifier les besoins

Page 17: Présentation gary tokatelian

Fonctionnalités recherchées

dans un DME• Informations démographiques

• Enregistrement des patients

• Gestion des Rendez-vous

• Demande de consultation

• Notes de consultation

(observations, diagnostiques,

immunisations, allergies)

• Facturation

• Liste de problèmes

• Prescriptions électroniques

• Historique des prescriptions

• Numérisation

• Plans de soins

• Assistant pharmacologique

• Rapports d'imagerie

• Liste des tâches

• Formulaires personnalisés,

rapports

• Résultats de laboratoire

• Codification des dossiers

• Rappels automatisés

• Statistiques sur les patients

• Moteur de recherche

• Portail patient

• Intégration au DSQ

• Audit d’accès et sécurité

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Page 18: Présentation gary tokatelian

Niveaux d’adoption du DME

EMRAM ambulatoire*

* Source: HIMSS Ambulatory – Electronic Medical

Records Adoption Model (A-EMRAM)

Niveau 0

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Niveau 5

Niveau 6

Niveau 7Niveau cible

Niveau

actuel

• Utilisation

généralisée

du DME

• Gestion de la

liste des

problèmes

• Utilisation d’un

assistant

pharmacothér

apeutique

• Gestion de la

liste des

tâches et

notifications

aux employés.

• Transcription

automatique

de notes

• Ordonnance

électronique -

médicaments

• Réception des

résultats

d’examens

(HL7)

• Réception des

sommaires de

sortie des

hôpitaux

• Signes vitaux

enregistrés

dans le DME

• Ordonnance

électronique -

laboratoires

• Portail patient

avec vue

personnalisée

et information

préventive• Début

d’utilisation

d’un DME

• Conservati

on des

requêtes et

résultats

dans le

DME

• Outils d’aide

à la décision

clinique

• Le DME

enregistrées

données des

appareils

médicaux

• Gestion des

alertes

• Participation

à un réseau

de soins.

• Analyse des

dossiers

patients et

rapports de

conformité

• Ordonnances

électroniques

généralisées

(+95%)

• Matériel de

référence

en-ligne

• Quelques

notes

informatisées

• Gestion

manuelle

des

dossiers

patients

Phase

Par exemple :

Page 19: Présentation gary tokatelian

Planifier la mise en œuvre

Page 20: Présentation gary tokatelian

Analyse et planification

Sélection etacquisition

Implantation et gestion du

changement

Phases de mise en œuvre

Page 21: Présentation gary tokatelian

Phases de mise en œuvre

21

Niveau 0

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Analyse et planification

Page 22: Présentation gary tokatelian

Phases de mise en œuvre

22

Sélection et

acquisition

Page 23: Présentation gary tokatelian

23

Exigences architecturales à considérer

Référentiel

Service

externe

Système DME

DSQ DCI Lab

• DME FSA ou Local

• Accès à distance

• Sécurité

• Disponibilité du système

• Entretien

• Audit

• Niveaux de services

mesurables

• Licences

• Intégration avec

d’autres systèmes

• Profils d’accès

Page 24: Présentation gary tokatelian

Implantation et

gestion du

changement

24

Phases de mise en œuvre

Page 25: Présentation gary tokatelian

Continuité des affaires

Objectif :

• Assurer le bon fonctionnement de la clinique dans toute circonstance

Événements potentiels :

• Panne de courant

• Panne de télécommunication

• Vol ou bris d’équipements

• Systèmes inaccessibles

Comment :

• Ententes de niveau de service

• Mécanismes de relève

25

Page 26: Présentation gary tokatelian

Gérer le changement

Page 27: Présentation gary tokatelian

Avoir

conscience des

changements à

venir

Comprendre

les raisons

motivant le

changement

Croire au

succès du

projet

Comprendre

les impacts.

Agir sur les

impacts

Se préparer

pour la

transition

Contribuer au

processus du

changement

Se sentir

propriétaire du

changement –

en contrôle

Avoir et utiliser

les ressources

nécessaires

Intégrer les

nouvelles

façons de faire

dans le

quotidien

Maintenir le

changement

Assurer

l’amélioration

continue

Gestion de changement: Démarche

27

Initiation Planification Réalisation Clôture

Sensibilisation

(voir)

Compréhension

(comprendre)

Adhésion

(vouloir)

Appropriation

(faire)

Intégration

(vivre)

Page 28: Présentation gary tokatelian

Gérer le changement: Organisation du travail

Stratégie de transition

• Former une équipe de projet

• Leadership du champion

• Participation du personnel

Gestion de documents

• Gestion des dossiers

• Numérisation et indexation de documents

• Politique de gestion des documents

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Page 29: Présentation gary tokatelian

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Gérer le changement: Formation

Préparer la formation

• Formation sur le logiciel DME

• Formation à la tâche et aux processus

• Formation de base

• Formation à l’utilisation des nouveaux

équipements et périphériques

• …sans impact sur les activités normales de la clinique

Page 30: Présentation gary tokatelian

Les défis à surveiller lors de l’implantation

1. Engagement des médecins et du personnel

2. Choix du système a acquérir et signature du contrat avec le fournisseur

3. Processus de consentement et autre sujets légales

4. Coordination des équipes

5. Stratégie d’implantation

6. Gestion du changement

7. Révision des processus

8. Intégration avec les systèmes existants

9. Processus et stratégie de numérisation des dossiers

Page 31: Présentation gary tokatelian

Facteurs de succès

Page 32: Présentation gary tokatelian

En Résumé - Facteurs de succès

1. Choisir un système adapté aux besoins et spécialités de la clinique

2. Exécuter une mise en œuvre graduelle

3. Bien définir les objectifs et cibles de maturité

4. Identifier un médecin champion tôt dans le projet

5. Analyser en détail le flux de travail et bien documenter les exigences

6. S’assurer que le chargé de projet consacre suffisamment de temps au projet

7. Identifier des super utilisateurs et exécuter une phase pilote

8. S’assurer de la disponibilité et du niveau de flexibilité du personnel

9. Collaborer et contribuer de façon enthousiaste

10. Soyez patients et visez pour la réussite !

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Page 33: Présentation gary tokatelian

Notre engagementNous réalisons chaque mandat dans

un seul but : contribuer au succès

de nos clients.

Page 34: Présentation gary tokatelian

Références

• MSSS : PQADME

• Sogique : PQADME

• FMOQ : dme.fmoq.org/

• AMQ: www.amq.ca/

• CGI - Soutien à la mise en œuvre du DME : www.cgi.com/dme/

• Témoignages sur l’utilisation des DME : Info DME

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