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Présentation GCV6

EMC2 InformatiqueZ.I. ACAJOU - 97232 Le Lamentin

Tél : 05 96 39 80 39Fax : 05 96 39 80 40

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Préambule

La Société EMC2 INFORMATIQUE est, depuis 1985, en contact permanent avec ses clients, pour répondre au mieux à tous leurs besoins.

EMC2 intervient principalement dans le secteur de la

distribution en offrant un système d’exploitation

sécurisée, permettant une interface complète avec

des outils de comptabilités certifiés.

La solution présentée inclus :

Les opérations de front office

Les opérations de back office

La logistique

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PréambuleLe programme

Gestion Multi sociétés :

Gestion complète de la gestion des fichiers à la facturation

Possibilité centrale d’achat avec facturation  automatique aux filiales

Possibilité de cessions automatiques inter société avec transfert de stock automatique

Consolidation des statistiques

Saisie des réceptions marchandises

Saisie des commandes

Saisie des inventaires

Gestion Multi sites :

Transferts automatiques inter site

Consolidation des statistiques sur site central

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PréambuleLe programme

Calcul de revient automatique avec spécificité DOM  ou TOM

Gestion des approvisionnements avec suivi des stades

Gestion d’entrepôt avec adressage et aide à la préparation des

commandes

Dossiers promotions et tarifs spéciaux (Gratuités)

Agendas clients, fournisseurs, vendeurs

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Pour information :

Le déplacement dans les menus et dans les écrans de saisie se fait à l’aide de la souris, et de la touche « TAB ».

Toutes les éditions peuvent être traitées directement sur les outils de bureautique tel que World, Excel ou pdf.

Présentation du programme de gestion

Systèmes d’exploitation sécurisés sous LINUX et UNIX

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Écran d’Accueil

Le programme se divise en six menus distincts

Chaque bouton permet d’accéder à un menu

Fichiers

Stocks

Vente

Commercial

Périodique

Paramètres

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Le programme GCV6 est multi sociétés

La fonction de centrale permet :

De refacturer automatiquement les filiales

De cumuler les achats

De mettre à jour les stocks

Ecran de veille

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Choix du dépôt ou du Magasin

Chaque société peut avoir jusqu’à 40 dépôts ou magasins

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Bouton «Fichiers »

Le bouton « Fichiers » ouvre l’accès à tous les fichiers de base

Articles

Familles

Clients

Fournisseurs

Dossiers de vente spéciales

Vendeurs

Comptabilité Clients / Fournisseurs

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Menu « Articles »

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Maintenance articles

Chaque onglet permet de visualiser les différentes informations relative à l’article

Stocks

Liens

Stats

Certains onglets sont divisés en « sous onglets »

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Les nombreuses éditions « ciblées » disponibles dans ce menu sont autant d’aide à la

prise de décision

Editions articles

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Le code « statistique » est disponible sur quatre niveaux :

1. Groupe

3. Rayon 4. Famille

2. Sous famille

Possibilité d’obtenir des statistiques plus ou moins détaillées en fonction du besoin.

Menu « Famille »

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Menu « Client »

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Chaque client se voit affecter:

1- Un tarif, une remise et si besoin un tarif spécial

2- Un délai de règlement et un plafond de crédit

Ces éléments sont utilisés au moment de la facturation

Les clients sont répertoriés dans des catégories et des secteurs pour optimiser les analyses et reporting.

Menu « Client  » Paramétrage Client

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Menu « Fournisseurs »

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Des délais de livraison et d’approche sont affectés à chaque fournisseur :

Ce qui permet d’anticiper la date de réception d’une commande

Les délais de règlement accordés par les fournisseurs sont intégrés :

Ce qui permet de créer un échéancier prévisionnel et de prévoir la trésorerie

Menu « Fournisseurs »Paramétrage Fournisseur

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Menu « Vendeurs »

Chaque client est affecté à un vendeur ce qui permet d’avoir des analyses par

vendeur :

CA Vendeur, CA Client par Vendeur, Commission Vendeur

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Possibilité de créer deux types de dossiers de ventes spéciales

Menu « Dossiers de vente Spéciales »

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Type de « Dossiers de ventes spéciales »

PROMOTION TARIF SPECIAL

DOSSIER DE VENTE SPECIALE

Tous les clients

* Un ou plusieurs clients

* Une ou plusieurs catégories de clients

* Sélection article ou famille d’article

* Remise ou prix tapé

* Gratuité

Menu « Dossiers de vente Spéciales »

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Le bouton « Stocks » permet l’accès à l’ensemble des opérations sur le stock

Commandes fournisseurs

Arrivages – Entrées en stock

Inventaires – Comptage du stock

Logistique

Bouton «Stocks »

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Menu « Commandes fournisseurs »

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1- Commande manuelle

Après avoir choisi le fournisseur les informations suivantes sont données et modifiables si nécessaire :

Date de commande

Date d’expédition prévue

Date d ’arrivée prévue

Pour chaque article saisi, les ventes sur les douze derniers mois sont renseignées ainsi que le stock au moment de la saisie et les arrivages prévus.

L’opérateur saisi la quantité désirée

Menu « Commandes fournisseurs »

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Une fois le choix du fournisseur fait, la période retenue pour les statistiques saisies, et le nombre de mois ou de semaine à couvrir renseigné, une commande sera automatiquement proposée en tenant compte des critères suivants:

Moyenne de vente sur la période

Délais d’expédition et d’approche

Stock au moment de la saisie

Stock de sécurité pour l’article

Période à couvrir

Arrivages prévus

L’opérateur peut alors modifier la quantité s’il le désire

2- Commande Automatique

Menu « Commandes fournisseurs »

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Mais la notion de « stade » permet de suivre très précisément la position de la marchandise pour :

Appréhender plus précisément la date d’arrivée de la marchandise

Informer au mieux la clientèle

Valoriser à tout moment les stocks flottants

Menu « Commandes fournisseurs »

Les commandes peuvent faire l’objet de toutes les opérations nécessaires à leur suivi notamment :

Consultation

Modification

Suppression

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Menu «Arrivage – entrées en stock »

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Calcul de revient

Plusieurs sources d’approvisionnement peuvent être utilisées :

L’importation

Les achats sur place

Dans le cas des importations, le calcul de revient est obligatoire

puisque le prix d’achat est augmenté de frais de transport, de frais

d’emballage et autres ainsi que de taxes.

Menu «Arrivage – entrées en stock »

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Dans un premier temps toutes les factures d’achats et de frais seront saisies et rapprochées des commandes pour contrôle.

Après calcul toutes les éditions nécessaires seront faites.

Puis le dossier est validé ce qui entraîne les opérations suivantes :

Calcul et mise à jour dans cette même fiche du Prix de Revient Moyen Pondéré

Mise a jour dans la fiche article du dernier prix de revient

Mise à jour du stock et insertion du mouvement d’entrée avec le numéro de dossier et le PRMP dans la fiche mouvement

Menu «Arrivage – entrées en stock »

Dossier de revient

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1. Le montant de la facture est saisi ainsi que les articles et leurs prix,

2. Après vérifications automatiques des données et validation,

3. Les stocks sont mis à jour.

Pour les articles achetés sur place, il n’y a généralement pas de calcul de prix de revient.

Il y a cependant la possibilité de calculer un prix de revient pour des frais particuliers type frais de transport.

Achats sur place

Menu «Arrivage – entrées en stock »

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Le rapprochement Facture / bons permet de vérifier les montants facturés mais ne fait pas de mouvement.

Dans le cas où les marchandises sont livrées sur bon de livraison et qu’une facture périodique reprend plusieurs bons,

Les mouvements d’entrée en stock se font à partir du bon.

Menu «Arrivage – entrées en stock »

Réception sur bon

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1. Le module permet des inventaires tournants avec des choix sur plusieurs critères

2. Le système permet de gérer les terminaux portables

Menu « Inventaires »

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Menu « Logistique »

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Déchargements des containers

Préparation des palettes

Lecture de l’étiquette palette pour savoir ou placer cette dernière

Toutes les opérations de logistiques peuvent être faites à l’aide de PDA munis d’un scanner

Visualisation des articles à livrer avec l’adresse où aller les chercher

Lecture de l’étiquette Rolls ou palette pour chargement des camions de livraison

Au dépôt

En magasin

Lecture des étiquettes palettes livrées

Lecture des codes cartons pour vérification des quantités livrées

Menu « Logistique »Opérations Logistiques

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Bouton «Vente »

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Avoirs

Factures

Pro formas / devis

Commandes client

Livraisons en compte

Bons de livraison

Ce menu permet d’accéder :

1. A la création et à la consultation des :

2. Aux fonctionnalités de modification des pro formas et commandes clients pour les transformer en bons de livraison ou en facture.

Menu « Gestion des Pièces Clients »

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Ce menu permet de suivre les livraisons en plusieurs fois d’articles déjà facturés, et permet un suivi des stocks physiques et des stock facturés.

En consultation article, on retrouve :

Menu « Suivi des livraisons sur facture »

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Inversement, il est possible de suivre les livraisons sur commandes clients et de procéder à la facturation une fois les livraisons faites.

Menu « Suivi des livraisons

sur commandes client »

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De nombreuses consultations et éditions permettent d’avoir une vue précise des performances de l’entreprise et de mettre en évidence les actions à entreprendre.

Bouton «Commercial »

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Bouton «Commercial »Exemple de consultation

Taux de marge

Stocks en mois de CA

CA N vs CA N-1

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Toutes les analyses de CA peuvent être obtenues à la fois :

par magasin

pour un groupe de magasins

consolidées

Bouton «Commercial »CA Journalier

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Le module d’étude de concurrence peut si nécessaire modifier automatiquement les prix d’une gamme de produit en faisant une péréquation sur la marge d’une autre gamme.

Bouton «Commercial »Dossier d’étude de concurrence

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Bouton «Commercial »Comparatif des CA sur objectif

L’outil permet aussi un suivi quotidien des performances de l’entreprise par rapport aux objectifs de CA fixés.

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Module de caisse

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Caisse tactile

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Ecran Client

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Un module spécial de contrôle de caisse de type « Grande distribution » permet les contrôles répartis par caissier et centralisés.

Contrôle de Caisse