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Présentation Google Apps Septembre - 2010

Presentation Google Apps Septembre 2010

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Page 1: Presentation Google Apps Septembre 2010

PrésentationGoogle Apps

Septembre - 2010

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Sommaire

1. Le Cloud computing

2. Les Google Apps Communication et connexionCollaboration et publicationGestion des services

3. Les avantagesGains de productivitéEconomies Sécurité renforcée

4. Mise en placeQuestions clésCréationMigrationIntégrationSynchronisationSensibilisationFormationSupport

5. Questions

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1. Le Cloud Computing

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1. Le cloud computing

"Le Cloud Computing, c'est l'externalisation de l'informatique (logiciels et stockage de données) sur des serveurs Web."

Avantages :- Coût d'utilisation réduits (mutualisation, facturation à l'utilisation)- Sécurité des données (Sauvegarde sur plusieurs serveurs spécialisés)- Accessibilité des données et des applications (accessibles à partir de n'importe quel terminal Web)

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1. Le cloud computing

Data Centers Google en EuropeLes Data Centers Google :

- Une cinquantaine sur la planète- Un fort développement en Europe et en Asie- Alimentés en grande partie par des énergies vertes- Bâtis dans des zones sécurisées et à faible risque- 20 spécialistes sécurité par Data Center- Bandes passantes à très haut débit - Gestion du trafic pour garantir le meilleur taux de réponses- Reconstitution d'un serveur en moins de 3 minutes

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2. Les Google Apps

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2. Google Apps

Streaming vidéo

E-mail

Agendas

Partage de documents

Sites collaboratifs

Chat etvisioconférenc

e

"Google Apps est un pack d'outils que Google fournit aux entreprises pour

améliorer leur efficacité"

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Communication et connexion:

GmailAccédez à la puissance de Gmail : Espace de stockage, Accès aux archives de partout, Anti-Spam, Recherche avancée.

Google TalkEchangez des messages instantanés avec vos collègues et passez des appels vocaux/visio gratuits d'ordinateur à ordinateur.

Google AgendaCoordonnez les réunions et d'autres événements de l'entreprise avec des agendas partagés.

2. Google Apps

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Collaboration et publication

Google DocsCréer et partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations.

Google sitePartager tous types d'informations entre les membres d'une équipe.Google VideoStocker et diffuser en ligne les vidéos de votre entreprise.

2. Google Apps

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2. Google Apps Communiquer avec Gmail et Gtalk La gestion des e-mails par « conversations » Gmail regroupe toutes les réponses et transferts de message afin de donner plus de cohérence à la discussion. Les message instantanés (chat) s'intègrent aussi dans le fil de discussion. Vous pouvez ainsi remonter plus facilement à l'historique d'un message. Un espace de stockage illimité Gmail vous offre par défaut un espace de stockage de 25 Go, ce qui rend inutile la suppression des e-mail. Même au delà de cette limite, Google fournit de l'espace supplémentaire sur demande. Enregistrement en temps réel de vos messagesNe perdez plus aucun e-mail à cause d'un plantage ou d'une panne de courant : Gmail enregistre en temps réel tout ce que vous saisissez dans votre message, vos données ne sont donc jamais perdues!Contrôle total des SpamsLes filtres avancés protègent la boite de réception des employés contre le spam. Ils peuvent ainsi se concentrer sur les messages importants et avoir une boîte mail propre.Centralisation de toutes vos boîtes mailGrâce à Gmail, vous pouvez centraliser toute vos boîtes mail sur une seul interface (web, outlook ou autre). Un système de règles/filtres élaboré classera vos e-mail dans libellé adéquat (perso, pro etc...).Le classement par étiquette (tags ou libellés)Dans les systèmes de messagerie classiques il est impossible de classer un e-mail dans plusieurs dossier. Gmail permet d'affecter au même message autant de libellé que l'on souhaite, on peut donc plus facielement le retrouver.

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2. Google Apps Communiquer avec Gmail et Gtalk Un moteur de recherche "Google" pour chercher dans les messages Google met la technologie de son puissant moteur de recherche au service de votre boîte mail. Vous pouvez ainsi retrouver n'importe quel message en tapant un mot clé. Carnets d'adresse partagésGmail propose l'un des outils de gestion des contacts les plus performants du marché et permet également de partager des carnets d'adresse. Aucun risque de perte de données En cas de perte ou de vol d'ordinateur car toutes vos données sont sur les serveur Google. Possibilité de travailler sur sa boîte mail sans connection Internet Messagerie instantanée Vous pouvez voir à tout moment si votre collègue est en ligne et le contacter directement plutôt que de lui envoyer un e-mail. Visio-conférence Gtalk permet de communiquer par Chat, voix ou visioconférence avec vos interlocuteurs.

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2. Google Apps Partager avec Google Sites Sécuriser vos informationsDéfinir les règles d'accès pour chacun des sites/pages de votre société. Rendre les informations utiles facilement accessiblesCréer un intranet ou permettre à une equipe projet de créer des sites pour récolter et partager les informations d'un service. Partager des fichiers facilementLe versionning des fichiers se fait automatiquement dans Google Sites. Vous pouvez donc facilement gérer les mises à jour et être sur d'avoir le dernière version d'un documnent (.doc, .xls, .csv, .ppt, .pdf ou autre) Unifier des contenus provenant de plusieurs sourcesEn affichant des documents Google, des diaporamas, des vidéos ou des widgets sans aucune connaissance de programmation. Trouver l'information instantanémentLa technologie du moteur de recherche Google est intégrée dans Google Sites. Chaque employé peut trouver n'importe quelle information aussi facilement qu'en faisant une recherche sur le Web. Contribution de tous les employésAucune connaissance en informatique n'est nécessaire pour actualiser les pages ou même créer un nouveau site. Tout employé peut donc partager sa connaissance.

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2. Google Apps Collaborer avec google docs Espace de stockage de documents en ligne

Google Docs est un espace de stockage en ligne de documents dans lequel vous pouvez créer et mettre à jour des documents compatibles Microsoft Word, Excell, Powerpoint et autres en temps réel et en collaboration avec d'autres interlocuteurs.

Collaborer à plusieurs sur les mêmes documents

Google Docs permet à toutes les personnes qui ont accès au document de le mettre à jour en temps réel. Les changements apparaissent instantanément sur l'écran de chaque utilisateur.

Créer et analyser des questionnaires, sondages, formulaires

Google Docs vous permet aussi de créer rapidement des formulaires que vous pouvez publier sur votre site ou envoyer par e-mail. Au fur et à mesure que les personnes interrogées répondent, une feuille de calcul est automatiquement alimentée. Vous pouvez donc suivre en direct les réponses à un sondage. Google Docs se charge aussi de dépouiller automatiquement les questionnaires en créant des synthèse graphiques de vos questionnaires.

Publier vos présentations directement sur Internet

Vous pouvez publier vos documents sur votre site Web ou votre site Intranet. Vous pouvez même mettre en ligne des présentations powerpoint à lecture automatique.

Paramétrer qui peut voir et mettre à jour vos documents

Avec Google Docs, vous gardez le contrôle ! Vous pouvez définir qui a accès à vos documents et qui peut les modifier. Les documents n'étant plus des pièces jointes dans des e-mails, vous êtes à l'abri de fuites accidentelles d'informations.

Archivage de toutes les versions de vos documents

Google Docs enregistre toutes les trois minutes une nouvelle version de vos documents. Vous pouvez ainsi recouvrer l'état qu'avait un document à une date et une heure précise.

Economies de licence

Avec Google Docs, vous bénéficiez d'une suite bureautique sans avoir à payer de licence logicielle. Vous pouvez lire et modifier des documents Excel, Powerpoint, Word etc... sans avoir besoin de licence Microsoft Office.Les fonctionnalités d'archivage et de versionning étant inclues dans le forfait Google Apps, vous n'avez pas à payer de license SharePoint pour gérer les versions de vos documents.

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2. Google Apps Organiser avec Google Agenda Planifier des réunions facilementSuperposez les agendas de tous les participants sur la même page pour voir les disponibilités de chacun. Saisissez les informations relatives aux réunions ; Google Agenda se charge automatiquement d’envoyer des invitations et d’actualiser les réponses.

Partager des agendas de projet

Vous pouvez partager des agendas avec le reste de l’entreprise ou avec certains collaborateurs uniquement en définissant des droits d'accès : Vous pouvez ainsi définir qui peut consulter les événements modifier les agendas Google.

Publier des agendas sur vos pages Web (internet ou intranet)

Insérez un agenda, un planning, des horaires de consultation sur votre site Web. Vous pouvez par exemple donner la possibilité à vos visiteurs de voir vos disponibilités et même de prendre directement rendez-vous avec vous.

Votre agenda vous suit sur votre mobile (Iphone, Blackberry ou autre)

Consultez et mettez à jour votre agenda, invitez des utilisateurs depuis un mobile tel que BlackBerry, iPhone ou autre. Recevez des notifications d’agenda par SMS.

Publier des agendas sur vos pages Web (internet ou intranet)

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2. Google Apps

Sécuriser vos documents avec Google Apps Ne diffusez plus vos données internes à l'exterieur Lorsque vous téléchargez un pièce jointe à partir d'un ordinateur externe à l'entreprise ou que vous ouvrez un document stocké sur une clé USB, vous contribuez sans le savoir à la fuite des informations de votre entreprise.Grâce à Google Docs, tous les documents sont centralisés en un seul endroit (Serveurs hautement sécurisés Google) et vous pouvez les consulter et les modifier de n'importe où sans avoir à les télécharger.Vos documents sont accessibles même sans connexion internet. Avec la synchronisation continue de tous vos documents google apps, vos documents sont accessibles sur votre poste de travail ou ordinateur portable lorsque vous n'êtes pas connecté. Même en cas de vol de votre ordinateur ou disque dur, les documents ne seront pas accessibles car votre identification Google Apps est nécessaire.Définissez les règles d'accès à vos documentsNe laisser aucune information confidentielle vous échapper grâce à Google Docs.Lorsque vous créez un document ou que vous copiez un fichier Excel, PowerPoint ou Word sur Google Docs, vous pouvez définir qui peut consulter ou modifier le document.Un système d'alerte vous permet aussi de recevoir un e-mail à chaque fois que le document est modifié ou consulté.Vos documents ne sont jamais perdus avec Google Docs Toutes les trois minutes, Google Docs enregistre une version de vos documents, vous pouvez ainsi à tout moment retrouver n'importe quelle version d'un document effacé ou modifié par mégarde.De plus les documents Google Docs sont stockés sur les serveurs hautement sécurisés de Google dans un hébergement "en cloud". Grâce à ce système d'hébergement, vos documents sont sauvegardés sur toutes les infrastructures de Google.Ainsi, même si le serveur que vous utilisez venait à physiquement tomber en panne ou subir des dégâts, vos données seraient sauvegardées dans plusieurs datacenters que Google possède dans toute la planète.

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2. Google Apps Sécuriser vos documents avec Google Apps L'anti-spam et anti-virus de GoogleGrâce à Google Apps, chaque document reçu ou envoyé est analysé afin d'éradiquer la moindre trace de virus.Vous pouvez ainsi importer des documents de l'exterieur en toute sécurité sans craindre d'infecter votre ordinateur par un virus malveillant.Le service anti-spam de Gmail vous garantie un filtrage du courrier indésirable en avance sur tous les autres systèmes de messagerie. Plus sur la sécurité de l'hébergement en Cloud Google Données clés : 4ème fabricant de serveurs de la planètePlusieurs milliards de dollars transitent par les serveurs Google chaque annéeLes serveurs Google détiennent les numéros de plusieurs millions de cartes de créditDes données personnelles de dizaines de millions d'utilisateurs se trouvent sur les serveurs GoogleDes centaines de milliers de serveurs identiques : Architecture étudiée pour accepter n'importe quelle montée de chargeUne constellation de serveurs LinuxSynchronisation instantanée sur tous les serveurs de la planèteDisponibilité de service garantie a 99,99%, unique au monde.Un volume d'hébergement de données quasi illimitéGoogle est homologué SAS 70 Type II

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Gestion des servicesPanneau de configurationGérez votre domaine et vos comptes d'utilisateurs à partir de l'interface en ligne.API d' extensibilitéIntégrez des fonctionnalités dans votre infrastructure informatique existante ou dans votre site web.

Aide et AssistanceAide en ligne et assistance téléphonique disponible.

2. Google Apps

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3. Les Avantages

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3. AvantagesGains de productivité

Externalisation de la maintenanceContinuité du serviceMontée en charge instantanéeEspace de stockage illimitéAccès rapide à l'information (mode conversation de gmail, traduction automatique des e-mails, moteur de recherche avancé, prévisualisation des pièces jointes + accès webmail, mobile...)Partage de documents et mise à jour collaborativeSauvegarde/achivage automatique des documentsPartage d'agendas et d'informations en ligneSynchronisation avec mobilesMonitoring de l'activité des employés

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3. Avantages

Economies

Augmentation de la rentabilitéÉconomise de licensesRéduction des frais d'hébergementRéduction des frais de maintenanceÉconomies en frais de déplacement et de communicationNe plus payez des agences pour réaliser des tâches simples.

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3. Avantages

SécuritéNe diffusez plus vos données internes à l'exterieurDéfinissez les règles d'accès à vos documentsVos documents ne sont jamais perdus avec l'archivage automatique Google Docs.L'anti-spam et anti-virus de GoogleSécurité de l'hébergement en Cloud Google (homologué SAS 70 Type II)Pas de panne matérielleCharte de confidentialité GoogleCompatibilité avec tous les systèmes de sécurité et authentification (token-VPN...)

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4. Mise enplace

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Questions Clés

Interface web Gmail ou client de messagerie?Souhaite-t-on partager les contacts de façon centralisée?Quels e-mails, archives, sites souhaite-t-on migrer?Qui utilisera les Google Apps? pour quelles fonctions?Qui seront les utilisateurs pilotes? sur quelle période?Campagne de sensibilisation prévue? Formation des utilisateurs?Quels sont les workflows souhaités?

4. Mise en place

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Création / installation du domaine

Création du domaineVérifications / pointages DNSParamétrages du domaineCréation des utilisateurs / synchronisation LDAPCustomization du domaine (logo...)Activation des apps (Mail, Gtalk, Docs, Sites, Vidéo...)

4. Mise en place

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Migration

Migration Exchange/Notes = > Serveur GmailSynchronisation LDAP = > Google AppsMigration Archives Outlook/Thunderbird/LotusAgendasContactsDocuments

4. Mise en place

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Intégration, Développements, Personnalisations

Workflows personnalisés : Les APIs Google Apps permettent de créer des processus de validation à tous les niveaux.Sites collaboratifs : Création de sites d'équipe ou de projet personnalisés.

4. Mise en place

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Intégration, Développements, Personnalisations

Interfaces personnalisées : Création d'interface de gestion des utilisateurs, des documents, agendas et interfaçage avec les applications métier de l'entreprise.

Intégration Web : Publication sur les sites Web ou Extranet des Apps.

Scripts/Macro sur des documents : Envoi d'e-mail, ajouts d'événements d'agenda à partir de fichiers Excel...

4. Mise en place

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Synchronisation

LDAP : Synchronisation automatique avec les utilisateurs/groupes/profiles d' Active Directory

Outlook / Thunderbird : Synchronisation des principaux clients de messagerie

Mobile / BlackBerry / Iphone : Accès mobile et synchronisation e-mails / agendas / contacts ...

Répertoires et applications : Synchronisation de répertoires physiques avec Google Docs et Google Sites

4. Mise en place

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4. Mise en place

Déploiement / Sensibilisation

Déploiement : Planification, mise en place des pilotes et des dispositifs finaux.

Sensibilisation: Campagnes de communication interne

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Formation

Formation utilisateurs (standard): 1 JournéeCe module présente les Google apps, leurs avantages et l'utilisations de chacune des Apps de Gmail, jusqu'aux applications mobiles. Formation utilisateurs (avancée): 1/2 JournéeCe module explore les options avancées de Google Apps.

Formation administrateurs: 1/2 JournéeCe module forme l'administrateur à gérer tous les paramétrages et configurations de son domaine.

4. Mise en place

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Formation Formation utilisateurs (standard): 1 JournéeCe module présente les Google apps, leurs avantages et l'utilisations de chacune des Apps de Gmail, jusqu'aux applications mobiles.1. les formations « débutants » : 1 journée soit 8 heures pour passer en revue toutes les apps.A l'issue de cette formation, les utilisateurs maitriseront les fonctionnalités suivantes :

E-mail : Envoi, Reception, gestion des spams, transfert, Signatures, messages d'absence, délégation, libellés et catégories, création de filtres/règles de messagerie, Recherche avancée de messages, récupération de messages supprimés, ajouts de gadgets (traduction automatique etc.), Récupération de messages d'adresses e-mails exterieures.Gtalk : Invitation de contacts chats, Initialiser une conversation, chat à plusieurs, consultation d'historique des conversations, réponse à un e-mail par chat, Conférence par voix, vidéo-conférence.Google Docs : Importation de fichiers, Stockage de fichiers, Converstion de documents, Partage de dossiers et de fichiers, création de notifications/alertes, création de feuilles de calcul, formules et scripts, validation de cellules, listes et vues, création de formulaires, création de documents, tables des matières, dessins et graphes, feuilles de style, création de présentations, edition à plusieurs d'un document, archivage et versions.Google Agenda : Création d'événements, invitation d'utilisateurs, vérification de la disponibilité des invités et des ressources, déplacement de réunions,confirmation de présence / RSVP, gestion des alertes, publication de ses disponibilités, partage de son agenda, règles de partage, ajout d'agendas publics, consultation d'agendas partagés, création d'agendas de projet ou d'équipe.Google Sites : Création de site, gestion des règles d'accès aux utilisateurs, ajout de page, gestion de la structure du site, edition de textes/images/liens, gestion de fichiers stockés et de versions, annonce/blog, gestion de widgets, notifications.Google Video : Conversion et stockage de vidéos en streaming, configuration des droits d'accès et de diffusion.

4. Mise en place

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Formation Formation utilisateurs (avancée) ou administrateurs: 1/2 JournéeCe module explore les options avancées de Google Apps.

2. les formations « avancées » : 1/2 journée soit 4 heures

Cette formation s'adapte parfaitement aux personnes qui connaissent déjà les Google Apps via la messagerie Gmail mais qui voudrait approfondir leurs connaissances pour maîtriser des fonctionnalités spécifiques aux Apps. Toutes les apps sont alors passée en revue mais de façon plus rapide que pour la formation débutant.

3. les formations Administrateurs: 1/2 journée soit 4 heures

Cette formation permet au responsable technique ou à l'administrateur des comptes de maîtriser les fonctionnalités propre à la gestion des comptes : paramétrage des applications, gestion de l'antispam, de l'antivirus, des politiques de sécurité, des mots de passe, création de nouveaux utilisateurs, migration d'autres boîtes mails, gestion des API, obtention de rapports d'utilisation des comptes GA etc ..

4. Mise en place

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Merci !