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Prestataire Odoo Paris - OpenERP - Conseil, Ingénierie

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La saisie des notes de frais sur Odoo

Votre réussite, notre satisfaction

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Retrouvez tous les articles sur Odoo (OpenERP) en visitant nos sites web : http://www.xcg-consulting.fr/ et http://www.openerp-experts.com/

LA SAISIE DES NOTES DE FRAIS

Créée en 2008, XCG Consulting est une entreprise de services du numérique qui a pour ambition d’apporter des solutions fiables et pertinentes aux entreprises souhaitant résoudre la complexité de leurs systèmes d’information. L’accompagnement dans les changements d’organisation et de stratégie de chacun de nos clients permet l’optimisation des performances de l’entreprise par la mise en oeuvre des technologies de l’information.

XCG propose un éventail complet de services, de l’étude d’opportunités au conseil en urbanisation, du paramétrage logiciel au développement de solutions clés en main. Nos clients ont pu profiter de nos services quels que soient leurs outils, car nous leur proposons des solutions qui conviennent à leurs besoins, via des outils à fort potentiel d’adaptation.

XCG est prestataire Odoo, (OpenERP), et donc spécialiste de l’intégration des modules Odoo. XCG est également capable d’optimiser les modules standards d’Odoo afin qu’ils s’intégrent facilement à des systèmes d’information hétérogènes dans le but d’améliorer les processus opérationnels de n’importe quelle entreprise. XCG utilise diverses technologies Open Source afin de proposer des solutions complètes et sur-mesure capables de répondre à tous les besoins spécifiques.

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I- Généralités :

1) Objectif :

Le but de ce guide utilisateur est de présenter la gestion des notes de frais dans Odoo (OpenERP). Il détaille les différentes étapes depuis la création d'une note de frais jusqu'à l’envoi pour paiement.

Le module Note de frais (NDF) d’Odoo est conçu pour répondre aux objectifs suivants :

• Dématérialisation de la NDF papier• Gain de temps (de la saisie à la comptabilisation)• Simplification des processus (demande, validation, transfert en comptabilité, paiement).

2) Exemple :

Dans cet exemple nous prendrons le cas d'une note de frais d’un employé qui a effectué un déplacement en voiture pour déjeuner avec un client.

Pour illustrer la démonstration, nous allons créer la note de frais d’un employé.

II- Saisie d’une note de frais

1) Création de la note de frais

Sélectionnez le module « Note de frais », cliquez sur le module «Ressources Humaines» puis sur le menu «Note de frais» :

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L'écran suivant apparaît :

Le système affiche la liste complète des notes de frais créées par l’employé et indique leur état actuel (Nou-veau, en attente valideur 1, en attente de paiement…)

Cliquez sur le bouton "Créer" :

L'écran suivant apparaît :

Comment remplir les champs requis ?

Date de comptabilisation : Date de la création de la note de frais

Société : Société d’appartenance de l’employé

L’ ajout des articles de dépenses concernés par la note de frais s’effectue grâce au lien «Ajouter un élément» de l’onglet «Description» :

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Ajouter un élément : Permet d’ajouter une ligne de dépense pour sélectionner l’article et renseigner les informations inhérentes à l’article sélectionné.

Article : Nom de l’article de dépense.

Détail : Précision sur l’article sélectionné.

Date de la dépense : Date effective de l’utilisation de l’article sélectionné.

Quantité : Utilisé lorsque l’article a besoin d’ être quantifié, par exemple :

Nombre de Km pour l’article Indemnités kilométriques.

Nombre de nuits pour l’article hôtel.

Nombre d’invités pour l’article déjeûner ou dîner.

Prix unitaire : Montant de la dépense réglée par l’employé.

Total : Montant calculé automatiquement entre le prix unitaire et la quantité si elle est supérieure à 1.

Structure : Code A1 de la dimension analytique relative à la société.

Département : Code A2 de la dimension analytique relative au département de la société.

N° justificatif : Numéroter les lignes de dépense de 1 à n et reporter le numéro de chaque ligne sur chaque justificatif.

Pour suivre notre exemple et ajouter un article de dépense, il faut remplir :

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Il est possible d’ajouter des notes sur la note de frais qui sera consultable par le valideur :

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour finaliser la création de la note de frais :

La note de frais est créée.Elle est visible en tête de liste des notes de frais de l’employé.

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2) Soumettre la note de frais

Pour soumettre une note de frais à validation, il suffit de cliquer sur le bouton « Soumettre » :

Le nom du valideur s’affiche alors dans le champ « Validation par »

3) Validation d’une note de frais

Pour valider une note de frais, il existe 2 étapes de validation :

La validation est effectuée généralement par le manager de l’employé.Il lui suffit de sélectionner la note de frais en statut « En attente Valideur 1 » parmi la liste des notes de frais, et de cliquer ensuite sur le bouton « Valider » ou « Rejeter » depuis la note de frais sélectionnée :

Le statut de la note de frais devient « en attente Valideur 2 ».Pour valider la note de frais, il suffit au valideur n°2 de cliquer sur le bouton « Valider » depuis la note de frais sélectionnée :

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4) Transfert en comptabilité

Lorsqu’une note de frais est validée, son statut devient « en attente de paiement ».Elle est automatiquement transférée en comptabilité par la création d’une pièce comptable.La pièce comptable est consultable dans le module « Comptabilité » depuis le bouton « Ouvrir les écritures comptables » :

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