PRISE EN MAIN DE VOTRE SIFAC

Direction des FinancesAgence Comptable 28/02/2013

1. Le vocabulaire 1

2. Lancer SIFAC 2-3

3. L’écran d’accueil et les principaux boutons utilisés 4-6

4. Les types de messages 7

5. L’utilisation des match codes 8

6. Les zones obligatoires 9

7. Les raccourcis 10

8. Les favoris 11-13

9. Importer et exporter ses favoris 14

10. Les listes personnelles 15

11. Les différents filtres possibles 16-18

12. Les autres possibilités d’affichage 19-20

13. Paramétrages des options :

a. Saisie des décimaux 21

b. N’afficher que ses favoris 22

c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats 23

d. Afficher les pop-up 24

e. Augmenter la taille de la police 25

f. Afficher dans quelle transaction on se trouve 26

g. Impression des listes de document sans les couleurs 27-28

14. Exporter un document sous Excel 29-30

15. Paramétrage personnel 31

16. Fonction aide dans SIFAC 32

SOMMAIRE

1. Le vocabulaire

Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d’information. Unmandant est associé à un environnement technique.

Société : entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis.

Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus analytiques. Ils’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion.

Périmètre financier : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s’agitd’une donnée structurante du domaine budgétaire.

Organisation d’achat : elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes.

Agence commerciale : chaque UB (centre financier de niveau 2 dans SIFAC) est modélisée parune agence commerciale, ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting dans le moduledes ventes.

Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté.Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres deresponsabilité.

Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations LOLF).

Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilitébudgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables.

Fonds : définit l’origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droitsd’inscription…).

Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique.

Centres de profit : collecteur de recettes.

OTP : Organigramme Technique de Projet, « coque » contenant des éléments d’OTP (e-OTP) sousforme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux.Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d’une opération. Le Contrat quadriennal, leCPER et quelques conventions sont suivis à l’aide d’OTP.

e-OTP : élément d’OTP. Les recettes et dépenses d’une convention sont imputées sur un e-OTP.

Programme de financement (PFI) : enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Le nom duPFI doit reprendre les 8 premiers caractères de l’e-OTP pour être lié à celui-ci.

1

2. Lancer SIFAC

a. Par l’ENT

Mode opératoire disponible sur l’ENT, onglet Application de gestion puis SIFAC

2

LANCER SIFAC : DOUBLE CLIQUER SUR SAP LOGON

SIFAC PRODUCTION UDS : ce système est la base réelle de travail de l’Université.

Cliquer sur

b. Par le bureau

3

3. L’écran d’accueil et les principaux boutons utilisés

Zone de saisie des transactions

Arborescence et accès aux transactions SIFAC

Barre d’outils spécifiquesBarre de titre

Barre de menu

Barre d’outils standard

Permet d’afficher ou de masquer certaines informations comme l’utilisateur, la transaction,...

4

Session Ouvrir une nouvelle session

5

Modifier favoris

Supprimer favoris

Ajouter aux favoris

SAP Business Workplace (messagerie SIFAC)

Menu SAP (Standard)

Menu utilisateur (liste des rôles)

Déplacer les favoris vers le bas

Déplacer les favoris vers le haut

Création

Afficher autre document

Afficher/modifier document

Contrôler la cohérence des saisies

Modifier document

Afficher document

Annuler

Valider6

4. Les types de messages

Alerte : le système prévient qu’une erreur éventuelle de saisieest intervenue. Vérifier que le champ concerné est correctementrenseigné. Possibilité de poursuivre en appuyant sur la toucheEntrée (message non bloquant).

Information : icône permettant d’assister ou d’informerl’utilisateur. Ces messages ne requièrent aucune intervention.

Erreur : une entrée incorrecte bloque le système. Il fautmodifier le champ mal renseigné

Ce bouton, disposé en haut à droite, permet d’interrompre une transaction.Par exemple interrompre un programme qui tourne sans résultat depuis plus de 5 minutes.

7

5. L’utilisation des match codes

Les match-codes permettent d’afficher une liste de choix.

Placer votre curseur sur une cellule, si c’est un champ avec match-code, ilapparaîtra avec l’aspect suivant:

Cliquez sur l’icôneEn fonction du champ sélectionné, une fenêtre s’affichera avec des critères derecherche:

Le symbole «*» permet de remplacer un ou plusieurs caractères que vous neconnaissez pas.Attention un espace est considéré comme caractère.Taper sur Entrée ou cliquer sur

Sélectionner la ligne de votre choix puis double cliquer (ou taper sur Entrée oucliquer sur la coche verte). 8

6. Les zones obligatoires

Dans SIFAC les zones obligatoires sont reconnaissables par le symbole suivant :

Exemple dans la transaction VA01 création d’une commande de vente

La zone «de commande client» est une zone obligatoire

9

7. Les raccourcis

Certains raccourcis clavier permettent de ne pas utiliser la souris, certains nefonctionnent pas dans toutes les transactions.Les principaux sont les suivants :

Objet Raccourci

Aide F1

Retour F3

Terminer MAJ + F3

Interrompre F12

Imprimer CTRL + P

Rechercher CTRL + F

Exécuter F8

Sauvegarder CTRL + S

/O Ouvrir une nouvelle fenêtre

/N Retourner à l’écran d’accueil

/N+code transaction

Lancer une transaction depuis une autre transaction

/O+code transaction

Lancer une transaction dans une autre fenêtre

Un très grand nombre de raccourcis sont accessibles à chaque écran. Pour lesconnaitre, il suffit de sélectionner les menus de la barre d’états.

10

8. Les favoris

Pour une transaction fréquemment utilisée, il est pratique de l’enregistrer dans les transactions favorites afin d’y accéder rapidement.

a. Créer un dossier dans les favoris

Au niveau de la page d’accueil, dans la barre de menu cliquer

Sélectionner « Ajouter dossier ».

Saisir le nom du dossier. Valider

b. Ajouter dans un dossier une transaction à partir de l’arborescence

Rechercher dans l’arborescence la transaction souhaitée.Sélectionner la transaction.

Tenir appuyé le clic gauche de la souris.

Glisser la transaction jusqu’au dossier DEPENSES.11

c. Ajouter dans un dossier une transaction connue

Se positionner sur le dossier où doitapparaître la transaction.

Cliquer sur le menu « Favoris ».

Sélectionner « Ajouter transaction ».

Saisir le code de transaction.

Valider

d. Modifier favoris

Se positionner sur la transaction à modifier.

Cliquer sur « Favoris ».

Sélectionner « Modifier ».

Modifier le texte de la transaction.

Valider

La modification est effectuée.

12

e. Supprimer un favori ou un dossier

Sélectionner la transaction à supprimer.

Cliquer sur

La transaction est supprimée.

13

9. Importer et exporter ses favoris

a. Exporter une liste de favoris SIFAC

Vous avez la possibilité dans SIFAC d’exporter le dossier « favoris » pour les installer sur un autre poste utilisateur

Indiquez l’endroit de la sauvegarder etdonner un nom à votre fichier puiscliquez sur

b. Importer une liste de favoris SIFAC

Recherchez le fichier des favoris àimporter sur le nouveau poste puis

Trier : ajoute et trie par ordre alphabétiqueAjouter : Ajoute simplement 14

10. Les listes personnelles

Lorsqu’on recherche une valeur via le « match code » il y a beaucoup de valeurpour lesquelles vous n’êtes pas concerné.Il est possible de se créer une liste personnelle avec seulement les valeurs utiles.Prenons l’exemple des codes d’imputations dans la transaction ME21N

Avant :

On remarque que de nombreux codes sont inutiles pour l’université.

Nous allons donc créer notre liste personnelle de codes d’imputation.

Pour cela il suffit de se positionner sur la valeur concerné et de cliquer sur

Cependant il est possible de retourner sur la listeentière en cliquant sur

Pour afficher l’ensemble des données de la listecliquer sur

Après :

15

11. Les différents filtres possibles

a) Sélections libres

FBL1N, ZME2K, FBL3N, FAGLL03 (comptable)

Pour chaque dossier vous trouverez différents filtres sont disponibles.

Pour utiliser ceux qui ne sont pas affichés par défaut il suffit d ’ouvrir le dossier et de double-cliquer sur le filtre.

Les filtres rapatriés sont en sur brillance.

16

FBL1N

Le petit rectangle vert indique la prise en compte de la sélection multiple par Sifac

b) Les autres filtres

Ce filtre permet de sélectionner une valeur parmi une liste de critères

1) Sélectionner l’en tête de la colonne à filtrer

2) Cliquer sur le , l’écran suivant s’ouvre

3) Cliquer sur pour avoir la liste des valeurs possibles

4) Sélectionner la valeur par un double clic et valider avec

Vous obtenez les pièces SCX

17

Le même filtre permet également de sélectionner plusieurs valeurs en cliquant sur

Les colonnes a, b, c et d permettent d’élaborer différents filtres (sélection multiple, intervalles de valeurs, exclusion de valeurs individuelles et exclusion d’intervalles de valeurs).

(a) Valeurs individuelles : (b) Sélection d’un intervalle :

a b c d

18

12. Les autres possibilités d’affichage

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j)

(a) Filtrer, voit description en 11. b)

(b) Tri par ordre croissant (sélectionner au préalable la colonne à trier)

(c) Tri par ordre décroissant (sélectionner au préalable la colonne à trier)

(d) Modifie mise en forme : permet de rajouter ou de supprimer des colonnes à l’affichage.

Pour afficher une colonne masquée vous devez double cliquer sur le nom de colonne, celle-ci basculera dans la partie de gauche.

Pour valider cette modification cliquer sur

Colonnes masquéesColonnes affichées

19

(e) Sélectionner mise en forme

Vous trouverez la liste des mises en forme disponible.

(f) Sauvegarder mise en forme

Permet de modifier une mise en forme.

ATTENTION à ne pas « écraser » les mises en forme de l’établissement. Pour un besoin spécifique merci de contacter l’assistance sifac.

(g) Permet d’obtenir le total par colonne

(h) Permet d’obtenir un sous total, sélectionner la colonne et cliquer sur sous total

Exemple, FBL1N sous-total par UB (ligne en jaune)

(j) Permet d’afficher uniquement les sous totaux (comprimé)

(i) Permet d’annuler la compression par sous total (retour à l’affichage « h »)

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(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j)

13. Paramétrages des options

a. Saisie des décimaux

Dans SIFAC il est possible de choisir comment on souhaite saisir lesnombres décimaux, soit avec un « . » ou une « , ». Pour cela allez dansdonnées utilisateurs :

Puis dans l’onglet Constante, vous avez le choix entre 3 formats :

Par défaut la Direction Informatique a paramétré l’ensemble des utilisateursen 1,234, 567.89

21

b. N’afficher que ses favoris

Dans un souci de clarté, vous avez la possibilité de n’afficher que vos favoris dansle menu de la page d’accueil. En effet vous pouvez décider de masquer le menuSAP. Pour cela allez dans les autres fonctions, puis options :

Puis cocher la case suivante : En cochant cette case vous n’afficherez pas les codes des transactions, mais seulement ce à quoi elles servent.

Pour afficher les codes des transactions avec les noms vous devezégalement cocher pour avoir le résultatsuivant :

22

c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats

Vous avez la possibilité d’augmenter le nombre de résultat maximum retournépar une recherche (par défaut 500 résultats). Pour cela cliquez sur Aide, puisOption :

Ensuite dans l’onglet Aide F4, remplacez le nombre maximum d’occurrences à afficher par 9999 par exemple (nombre maxi)

23

d. Afficher les pop-up

Pour que les différents messages d’avertissements, d’erreurs ou autress’affichent clairement à l’écran, il faut activer les pops up. Pour cela cliquez surOptions… via le bouton suivant :

Ensuite, il faut cocher les 3 cases suivantes :

24

e. Augmenter la taille de la police

Il est en effet possible d’augmenter la taille de la police, il faut pour cela cliquezsur Nouveau design visuel via le bouton suivant :

Ensuite dans l’onglet généralité, il suffit d’augmenter le pourcentage de la police :

Il faudra cependant redémarrer Sifac pour que la modification soit effective. 25

f. Afficher dans quelle transaction on se trouve

Pour une meilleure visibilité et savoir dans quel écran de transaction on se trouve, ilest possible d’afficher le code de transaction, pour cela dérouler le petit bandeau enbas à droite de l’écran et cocher transaction :

26

Cliquer sur Edition

Double clique

Cocher

Cliquer sur puis sur

27

Cliquer sur Propriétés

g. Impression d’un document sans les couleurs

Possibilité de paramétrer les impressions sans les couleurs pour tous les programmes ou uniquement sur le programme (transaction) en cours.

Valider le nouveau paramétrage

28

14. Exporter un document sous Excel

a) Via le bouton

Sélectionner le répertoire de destination, nommer le fichier et cliquer sur

29

b) Via la barre de menu

OU

La suite est identique au point a).

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15. Valeurs par défaut

Lors d’une commande, il est possible de renseigner certaines valeurs par défaut. Par exemple dans la transaction ME21N, il suffit de cliquer sur le bouton suivant :

Puis dans l’onglet Valeurs par défaut, de nombreux choix s’offrent à vous :

Valeurs par défaut pour l’en-tête

Valeurs par défaut pour les lignes de postes

Possibilité de rajouter des zones non présentes dans les onglets

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16. Fonction aide dans SIFAC

Pour avoir des informations sur une cellule, il suffit de positionner votre curseur et appuyer sur F1.

Exemple dans la barre de saisie des transactions :

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