Procédure Achats

Embed Size (px)

Citation preview

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    1/35

    Sommaire

    GROUPE MAROC SOIR

    Procdures du Dpartement Achats &Approvisionnements

    Rdig par : MmeSara BEI!

    Auditeur Interne.

    Approuv par : M! Omar IB"A#I$!

    Responsable Audit Interne & Contrle de Gestion

    Valid par : M! Mohamed %OUARI

    Directeur Gnral et de Publication

    M! $ama' EAAMI

    Directeur Dlgu charg des Ples Supports

    M! A(da''ah BEAI

    Responsable du Dpartement Achats

    & Approvisionnements

    GR!P" #ARC SIR

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    2/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    Introduction b%ectis de perormance''''''''''''''''''''''..(

    Activits du Dpartement Achats & Approvisionnements....'''''.''(

    utils de travail utiliss''''''''''''''''''''.'..'.) Constitution d*un dossier Achats'''''''''''''''''''.+

    ,. es achats 'ocau) autres *ue 'e papier +ourna' , ''''''...'......,-,.,. #raitement d-une demande d-achat ''''''''''''''''....,-

    ,.,.,. /*e0pression du besoin''''''''''''''''''''..,-

    ,.,.$. Contrle de ond et de orme de la DA'''''''''''''...,-

    ,.,.1. Centralisation des DA''''''''''''''''''''....,,

    ,.,.2. Signature de la DA''''''''''''''''''''''.,,

    ,.,.3. Dlai d*e0cution des demandes d*achat''''''''''''',,

    ,.,.(. "nregistrement'''''''''''''''''''''''',,

    ,.,.). Suivi des DA''''''''''''''''''''''''....,$

    ,.$. Consu'tation des .ournisseurs'''''''''''''''''''...,$

    ,.$.,. Choi0 des ournisseurs''''''''''''''''''''..,$

    ,.$.,.,. /es sources d*inormation'''''''''''''''.',$

    ,.$.,.$. /es crit4res d*valuation''''''''.''''''''...,1

    ,.$.$. Demandes de pri0''''''''''''''''''''.''..,2

    ,.$.1. Contenu de l*ore du ournisseur'''''''''''''''',2,.$.2. uverture des plis''''''''''.'''''''''.''',2

    ,.1. Dp'oiement de 'a Base SAGE /0'''''''''''''''''....,3,.2. #raitement de 'a commande'''''''''''''''''''.'..,3

    ,.2.,. Prparation du bon de commande''''''''''''''.'.,3

    ,.2.$. Signature du 5C''''''''''''''..''''''''',(

    ,.2.1. "0pdition du bon de commande'''''''''''''''....,(

    ,.2.2. Suivi de la commande''''''''''''''''''..''..,(

    ,.3. Rception des marchandises''''''''''''''''''''..,)

    ,.3.,. Contenu du 5on de /ivraison 65/7''''''''''''''..',),.3.$. Rception des marchandises''''''''''''''''''.,)

    ,.(. #ransmission des documents 1 'a compta(i'it'''''''''''.',)

    $. es achats 'ocau) du papier +ourna' ,''''''.'''''''''.,8$.,. b%ectis''''''''''''''''''''''...''''''...,8

    $.$. Contrats d*achats'''''''''''''''''''''''''...,8

    $.1. Passation de la commande'''''''''''''''''''''..,8

    $.2. Rception des bobines'''''''''''''''''''''''.,8

    Partie I es R23'es de 3estion en mati2re d-achats 'ocau) ,

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    3/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    1. Procdure d-achats 1 '-import du papier +ourna' ,''''..''''.,+1.,. b%ectis'''''''''''''''''''''''''''...'...,+

    1.$. Prvisions annuelles''''''''''''''''''''''''.,+

    1.1. Contrats d*achats'''''''...'''''''''''''''''',+

    1.2. 9ournisseurs agrs''''''''''''''''''''''''..,+

    1.3. Consultation des ournisseurs''''''''''''''''''''$-

    1.(. Passation de la commande'''''''''''''''''''''..$-

    1.(.,. Signature du 5C'''''''''''''''''''''''..$-

    1.(.$. 9acture PR9R#A et engagement d*importation''''''''.$-

    1.(.1. uverture du CR"DC''''''''''''''''''''.$-

    1.). Suivi des dossiers Import...'''''''.''''''''''''''.$,

    4! Procdure d-achats des rotatives ,2.,. b%ectis'''''''''''''''''''''''''''''..$,

    2.$. Choi0 des ournisseurs'''''''''''''''''''''''.$,

    2.1. Passation de la commande''''''''''''''''''''......$,

    5! Procdure d-achats des pi2ces de rechan3e ,3.,. b%ectis'''''''''''''''''''''''''..'''...$$

    3.$. :raitement d*une demande''''...''''''''''''''''..$$

    3.1. Consultation des ournisseurs''''''''''''''''''''$$

    3.2. Passation de la commande'''''''''''''''''''''..$$

    (. a d.inition du stoc6 ,''''''''''''''''''..''''.$2

    ). a composition du stoc6'''''''''''''''''''''....$2

    8. a 3estion administrative des stoc6s''''''''''''''''$38.,. /*inventaire permanent'''''.'''''''''''''''...'...$3

    8.$. /es mo;ens de travail''''''''''''''''''''''..'.$(

    +. a 3estion ph7si*ue des stoc6s''''''''''''''''''.$(+.,. Rception des marchandises''...''''''''''''''''''$(

    +.$. Consommation des marchandises''''''''''''''''''..$8

    ,-. e suivi des stoc6s'''''''.''''''''''''''''''$8,-.,. /e suivi ph;si

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    4/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ,,. D.inition des principes d-un contrats''''''''''..''''1-,,.,. Dinition d*un contrat..'''''.''''''''''...'''''...1-

    ,,.$. Contenu d*un contrat..'''''....''''''''''...'''''...1-

    ,,.1. b%ectis de la gestion des contrats'''''''''''''''''1-

    ,$. C7c'e de vie d-un contrat!''''''''.'''''''''''''1,,$.,. Phase prcontractuelle...'''''.''''''''''...'''''...1,

    ,$.,.,.>alidation des contrats''''''''''''''''''''..1,

    ,$.$. Phase contractuelle'.''''''''''''''''''''''...1$

    ,$.$.,.Rception des prestations et vriication de leur conormit ''''.1$

    ,$.$.$.Autorisation du paiement'''''''''''''''''''.1$

    ,$.1. Administration du contrat'''''''''''''''''''''11

    ,$.1.,.utils de gestion des contrats'''''''''''''''''...11

    ,$.1.$.Suivi administrati des contrats'''''''''''''''''11

    ,$.2. Phase post?contractuelle'''''''''''''''''''''...13

    ,$.2.,."valuation des prestations'''''''''''''''''''13

    ,$.2.$.Reporting d*valuation des prestations'''''''''''''..1(

    ,$.2.1.Reconduction des contrats'''''''''''''..'''''..1(

    ,$.2.2.Gestion des avenants'''''''''''''''''''''..1(

    ,$.2.3.Rsiliation des contrats''''''''''''''''''''..1)

    I"#RODUC#IO" ,

    /a onction Achats rev@t une importance capitale dans le GR!P" #ARC SIR vu le volume tr4s

    important de ses oprations.

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    5/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    /e Dpartement Achats & Approvisionnements intervient B tous les niveau0 achats de biens achats

    de prestations e0ternes achats de services'

    Dans un souci de matrise des cots il eectue des consultations des ournisseurs pour tous les achats

    d*un montant suprieur B ,--- Dirhams. Puis choisit les produits selon des crit4res dinis avec les

    services demandeurs 6

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    6/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    - 5aisser les cots de revient J

    - Respecter le niveau de

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    7/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ? Gestion des ournitures de bureau J

    ? Suivi des contrats tlcom et GaL J

    ? Classement et archivage J

    ? Reproduction et photocopies J

    ? Suivi des prestations des services et travau0 J

    ? #aintenance et logisti

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    8/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    - 5ase de donnes de gestion des ournisseurs et des articles J

    - Gestion des demandes d*achats et des appels d*ore J

    - Gestion des commandes J

    - Gestion des rceptions J

    - Gestion des retours J- 5ase d*dition des documents de travail J

    - Gestion des engagements de dpenses et des signatures lectroni

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    9/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    De mani4re corollaire l*archivage est structur pour garder l*histori

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    10/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    I es achats 'ocau) autres *ue 'e papier +ourna' ,

    Il s*agit de dinir les r4gles B appli

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    11/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    /es inormations contenues dans la DA sont contrles et compltes par le secrtariat du

    Dpartement Achats & Approvisionnements

    ? /e Code de l*article J

    ? Son imputation 6#aroc Soir ou iliales7.

    ? /es caractristi

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    12/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ,.$.,. Choi0 des ournisseurs

    :Fche ondamentale des acheteurs dans les processus de dcisions dEachat et tape importante du

    traitement des commandes. /Evaluation des ournisseurs doit sEappu;er sur la collecte dEun grand

    nombre dEinormations obtenues par des sources internes et e0ternes B lEentreprise. "lle permettra par

    la suite dEeectuer une slection optimale entre les ournisseurs possibles.

    #ais toute valuation suppose dEabord d*e0plorer les sources d*inormations et dinir lEensemble des

    crit4res sur les

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    13/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    Il sEagit lB dEun mo;en privilgie de contact avec un ournisseur potentiel. Selon les cas et les

    entreprises les contacts peuvent se limiter B des vendeurs technico?commerciau0 ou ncessiteront

    plusieurs interlocuteurs dans lEentreprise ournisseur.

    Visites d'entreprises

    CEest lEoccasion de mieu0 apprcier la capacit de production ses ournisseurs la

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    14/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    /a demande de pri0 signe par l*acheteur et son responsable hirarchiA le total ::C le dlai de livraison la nature des pri0 6ermes ou rvisables7 le mode de

    paiement la garantie s*il ;*a lieu et la rrence de la demande de pri0.

    /es rponses devront porter le visa et le cachet du ournisseur @tre rdiges intgralement et sans

    omission.

    ,.$.2. uverture des plis

    /es ouvertures de pli ont lieu en commission comprenant les responsables habilits B choisir les

    ournisseurs

    ? Responsable du Dpartement Achats & Approvisionnements J

    ? Directeur 9inancier pour les aspects relatis B la trsorerie et au0 modalits de paiement J

    ? Directeur du service demandeur 6commercial techni

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    15/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ?!4! #raitement de 'a commande

    /a slection des ournisseurs tant ralise on proc4de B l*tablissement du bon de commande.

    /a commande est considre sur le plan %uridi

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    16/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ? Apr4s signature l*ori3ina'est adress au ournisseur concern 6sau pour le cas des achats au

    comptant7.

    ? !ne copie 6accus de rception7 est signe par le ournisseur et retourne au Dpartement

    Achats & Approvisionnements. Ce dernier la %oint au dossier 9ournisseur

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    17/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ?!! #ransmission des documents 1 'a compta(i'it

    /es bons de rception magasin les accuss de rception les bons de livraison et la acture

    commerciale sont achemins vers la comptabilit ournisseurs H en passant par le bureau d*ordre. /a

    acture commerciale doit porter obligatoirement le cachet Arrive H mit par le bureau d*ordre.

    /a numrotation des 5C permet un suivi par la section comptabilit ournisseurs

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    18/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    /es demandes d*approvisionnements aupr4s du ournisseur sont matrialises en premier lieu par

    email ain de s*assurer de la disponibilit ensuite on tablit des 5ons de commandes pr?numrots

    dats et signs.

    @!4! Rception des (o(ines ,

    /es agents de scurit proc4dent au contrle

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    19/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    /es

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    20/35

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    21/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    5! Procdure d-achats des pi2ces de rechan3e ,

    5!?! O(+ecti.s

    Compte tenu de l*activit du Groupe un arr@t des machines n*est pas admissible et pourra en outre

    avoir des cons

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    22/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    /e 5C est dit en 3 e0emplaires et transmis au Responsable du Dpartement Achats &

    Approvisionnements pour approbation. /a signature du 5C est dlgue en onction de la ourchette

    de pri0 dans la

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    23/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ?! a d.inition du stoc6,

    !n stoc= est dinit comme l*ensemble des biens accumuls dans l*attente d*une utilisation ultrieure

    plus au moins proche et

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    24/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    ? 9amille -) "ncres J

    ? 9amille -8 Pla

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    25/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    e Bon de 'ivraison de consommation interne est utilis par le magasinier pour livrer Bl*unit production les articles demands entrant dans le c;cle de production 6 "ncres

    pla

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    26/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    "n cas de rception non conorme le magasinier n*accepte

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    27/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    5!?! e suivi ph7si*ue des stoc6s ,

    Contrler rguli4rement les stoc=s ph;si

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    28/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    L&tat de conso##ation du papier est un tat

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    29/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    Rsi'iationFsanction ,"lle prvoit

    Entit Bn.iciaire >

    ,as de validation e"ternalise (par le conseiller juridi.ue%

    http://www.juritravail.com/lexique/Convention.htmlhttp://www.juritravail.com/lexique/Convention.htmlhttp://www.juritravail.com/lexique/Convention.html
  • 8/13/2019 Procdure Achats

    30/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    Dans le processus de souscription des contrats une validation des clauses contractuelles du contrat

    ournisseur par le conseiller %uridiriie la conormit du dossier et son e0haustivit 65on d*intervention 5/ 5C

    DA acture certiie..7 est conorme et valid par les parties concernes.

    Autorise le paiement des actures.

    0< Administration des contrats ;Suivi des contrats apr2s 'attri(ution du contrat< ,

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    31/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    Partie importante de la gestion des contrats lEadministration des contrats comprend le suivi

    administrati et oprationnel des prestations e0cutes apr4s lEattribution dEun contrat ain de sEassurer

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    32/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    Composantes des dossiers de contrats et 'eur or3anisation ,

    /es dossiers Achats doivent retracer toutes les tapes de la dure de vie des contrats et contenir tout

    change concernant son e0cution et la note au dossier. /es notes au dossier peuvent ournir un

    histori

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    33/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    /e gestionnaire dispose d*un base d*enregistrement des actures ds leur rception dans l*outil "RP

    ain d*assurer leurs suivi. /e suivi pourra servir de base pour permettre d*viter le ris

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    34/35

    GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures

    $

    - Fonction Achats -

    Si un ournisseur ore un rendement e0ceptionnel il aut le noter dans le dossier des contrats

    puis

  • 8/13/2019 Procdure Achats

    35/35