Processus_AIC

Comit de fiabilit des comptes locauxRCI Autres immobilisations corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

REFERENTIEL REFERENTIEL

DE DE

CONTROLE INTERNECONTROLE INTERNE

ProcessusProcessus Autres immobilisationsAutres immobilisations

corporellescorporelles

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CL1B - mars 2015


Le prsent guide sattache au processus autres immobilisations corporelles lequel fait partie destravaux relatif la fiabilisation de l'inventaire des collectivits.

Les Autres Immobilisations Corporelles (AIC) sont des actifs corporels se dfinissant paropposition aux actifs, galement corporels appartenant au processus parc immobilier , lequelest constitu des biens dont la nature juridique entre dans la catgorie des biens immeubles par nature (terrains, btiments, constructions). Les AIC sont composs des biens meubles ausens du code civil mais aussi des biens immeubles par destination tels que les divers rseaux etles installations et agencements . Les AIC sont enregistrs sur les comptes 215x, 216x et 218x.Se rajoutent les immobilisations reues au titre d'une mise disposition (comptes 2175 et 2178),celles reues en affectation (comptes 225 228), ainsi que les immobilisations en cours (comptes 2315 2318).

Ce rfrentiel de contrle interne traite titre principal du suivi des biens au niveau patrimonial :enregistrement, suivi et sortie de l'inventaire physique et comptable. La majorit des risquesrelatifs aux acquisitions titre onreux est dcrite dans le rfrentiel de contrle interne commande publique .

Ce rfrentiel intervient la suite de la diffusion du guide des oprations d'inventaire qui intgrel'ensemble des normes comptables les plus rcentes telles que la notion de contrle des biens,la valorisation des biens historiques et culturels, le traitement comptable des biens de faiblevaleur ainsi que les corrections sur exercices antrieurs en situation nette du bilan.

Il s'attache notamment prciser les nombreux risques induits par l'organisation des services demanire traiter les biens ds leur entre dans le patrimoine et viter les erreurs ou omissionsdans leur enregistrement soit dans l'inventaire physique soit dans l'inventaire comptable.L'enregistrement des biens ds leur entre dans le patrimoine de la collectivit constituecertainement une phase essentielle de la procdure.

A l'autre extrmit de la chane, la sortie du bien du patrimoine constitue galement une procduresensible, car elle ncessite une bonne communication entre les services gestionnaires et laDirection des affaires financires. Enfin, le choix du systme d'information et de gestion del'inventaire constitue un lment fondamental pour une scurisation optimale d'un tel processus.

Ce rfrentiel traite prioritairement des risques majeurs qu'il convient de scuriser tout en adaptantles moyens consacrs aux enjeux. Il sadresse par consquent toutes les collectivits.

Ce rfrentiel constitue une documentation de base pour les responsables territoriauxsouhaitant renforcer la scurit de leurs procdures dans lobjectif damliorer la qualit desoprations financires et comptables et, in fine, de renforcer la fiabilit des comptes de leurcollectivit. Le document propose un rappel de la rglementation applicable au niveau de latche considre et propose une organisation possible, en fonction des expriencesrencontres par les diffrents praticiens des collectivits associs au groupe de travail.

Ce rfrentiel n'est pas impratif, il est propos aux responsables et aux agentsoprationnels pour leur permettre dapprhender la notion de contrle interne comptable etfinancier (CICF) travers un processus forts enjeux et forts risques au sein de lacollectivit. Il doit permettre de rflchir lorganisation des services, non pas seulement souslangle budgtaire ou rglementaire mais sous un angle comptable, en partant du processuscomptable, lui-mme dclin en procdures, tches et oprations afin de recenser les risques

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visa mdccicinhrents chacune de ces tches ou oprations.

Un tel rfrentiel a donc pour but de porter un regard comptable sur des procduresfamilires et de se poser les questions relatives la meilleure manire de matriser ces risquesen fonction de leur dtection au sein du service.

Lintrt est de prsenter de manire synthtique ces diffrentes oprations et larglementation qui sy rattache, sous forme de fiches. Seuls les risques considrs comme majeurs sont recenss travers ce document.

Il importe de toujours avoir l'esprit quun tel dispositif de contrle doit bien videmment treadapt la taille de la structure, aux moyens dont dispose le service ou la collectivit ainsiquaux enjeux financiers grs.

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IndexPROCDURE 1 : RCEPTION ET ENREGISTREMENT DES IMMOBILISATIONS........................................................................9

Risque 1 (Gestionnaire) : Carence dans la rception des immobilisations.......................................9Risque 2 (Gestionnaire) : Pices justificatives de l'entre du bien dans l'inventaire physiqueinexistantes, incompltes ou invalides............................................................................................12Risque 3 (Gestionnaire) : Absence dtablissement du Procs verbal de mise en service............14Risque 5 (Gestionnaire) : les documents comptables et pices justificatives ne sont pas transmisou sont transmis avec retard au service charg du suivi des AIC...................................................18Risque 6 (Service charg du suivi des AIC) : absence ou carence d'identification des biens etd'inscription au registre d'inventaire comptable...............................................................................20Risque 7 (Service charg du suivi des AIC) : valuation et inscription sur une base errone.......23Risque 8 (Service charg du suivi des AIC) : Erreur d'imputation...................................................25Risque 9 (Service AIC) : Absence de transmission au comptable des documents.........................28

PROCDURE 2 : INVENTAIRE.............................................................................................................................31Risque 10 (Service Gestionnaire) : Absence d'existence physique des biens figurant linventairephysique..........................................................................................................................................31Risque 11 (Service charge du suivi des AIC) : Enregistrement de linventaire physique encomptabilit auxiliaire......................................................................................................................33Risque 12 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans le traitement comptable des travauxen cours achevs............................................................................................................................35Risque 13 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'amortissements et de dprciations ;montants errons, non ajusts........................................................................................................37

PROCDURE 3 : SORTIE DES BIENS IMMOBILISS DU PATRIMOINE...............................................................................39Risque 14 (Service gestionnaire) : Absence d'identification de la sortie de biens par le servicegestionnaire.....................................................................................................................................39Risque 15 (Service gestionnaire) : Absence de transmission de l'information relative la sortiedes biens par le service gestionnaire..............................................................................................42Risque 16 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'enregistrement de la sortie du bien auregistre d'inventaire comptable .......................................................................................................44Risque 17 (Service charge du suivi des AIC) : erreur de liquidation lors de l'enregistrement delcriture de cession et des critures connexes ..............................................................................47Risque 18 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans la transmission au comptable ........50

ANNEXE : SCHMAS COMPTABLES DE RGULARISATION...........................................................................................53DES OPRATIONS DE CESSIONS DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES TITRE ONREUX ERRONES SUR EXERCICES ANTRIEURS 53(M14, M52, M71, M57).............................................................................................................................53

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Procdures

Processus Autres immobilisations corporelles1/1RCI

Tches

Rception des biensimmobiliss

Enregistrement au registredinventaire

Servicegestionnaire

Acteurs

Rception etenregistrement

des biensimmobiliss

Service charg dusuivi des AIC

Traitement comptable Comptable

Inventaire physique desbiens immobiliss

Servicegestionnaire




Traitement comptableComptable

Dtermination desamortissements etdprciations

Servicegestionnaire

Evaluation de la sortie debiens



ComptableTraitement comptable

Inventaire

Sortie desbiens

immobiliss


LES RISQUES MAJEURS CHEZ LORDONNATEUR

Organisation Le Rfrentiel de Contrle Interne relatif aux Autres Immobilisations Corporelles (AIC) se rfre une organisation interne simple qui repose sur 2 ou 3 services :

le ou les services gestionnaires assurent le contrle de l'entre des biens, l'inscription dansl'inventaire physique et le suivi de celui-ci.

l e service charg du suivi des AIC est charg du suivi des oprations au niveau de lacomptabilit patrimoniale : attribution du numro dinventaire comptable et mise jour del'inventaire comptable.

l a direction des affaires financires assume les oprations qui lui sont traditionnellementconfies : la gestion budgtaire et comptable .

Dans le schma utilis pour le RCI, deux variantes sont possibles. Soit le service charg du suivides AIC et la DAF sont des entits diffrentes, soit la DAF exerce la totalit des deux missions.

Au cours des travaux conduits dans le cadre du groupe de travail "oprations patrimoniales " de2011 2014 ainsi quau cours de travaux du groupe de travail contrle interne ddi lardaction du rfrentiel de contrle interne relatif aux autres immobilisations corporelles (AIC), il at constat que les organisations sont souvent plus complexes et diffrent du schma de base.Les organisations adoptes varient notamment en fonction de la taille des collectivits mais aussicompte-tenu des systmes d'informations utiliss.

Les collectivits, tout au moins les plus importantes, mettent souvent en place, des organisationsdcentralises ; les services gestionnaires et/ou le service charg du suivi des immobilisationsralisent le pr-mandatement.

Le guide organisationnel sur le processus patrimonial dveloppe les diffrentes organisationsrencontres ainsi que des exemples de bonnes pratiques. Il indique galement les principes clsdont le respect est incontournable quelle que soit lorganisation adopte afin de disposer d'uninventaire fiable.

La consultation de ce guide complte utilement le prsent rfrentiel de contrle interne surles AIC et devrait permettre chaque collectivit de pouvoir s'approprier ce rfrentiel etl'adapter son organisation interne propre

Catgories d'acquisitionsDeux types d'acquisitions et de cessions existent pour les AIC : celles titre onreux et celles titre gratuit.

Les acquisitions titre onreux recouvrent les achats de biens et sont traites galement dans leR CI Commande publique . 1 Les acquisitions titre onreux sont des oprations budgtairesdonnant lieu l'mission de mandats et titres. Les cessions titre onreux recouvrent la vente de

1 Les acquisitions et cessions l' symbolique s'analysent comme des oprations titre onreux ainsi que l'intgration des travaux enrgie.

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visa mdccicbiens avec paiement d'un prix.

Les acquisitions et cessions titre gratuit (dotation, apport, affectation, mise en concession ouaffermage, mise disposition, transferts de biens dans le cadre des transferts de comptencesainsi que la dsaffectation et le retour des biens mis disposition ou affects) sont des oprationsnon budgtaires ne donnant pas lieu l'mission de titres et mandats. Les risques sont suprieurssur cette catgorie d'oprations du fait de l'absence de flux financier et de mandats et titres. Lapassation des oprations par le comptable est totalement dpendante des informations extracomptables que l'ordonnateur doit lui fournir. Pour cette catgorie d'oprations, il est ncessaire deprvoir, en termes d'organisation, des circuits d'informations formaliss l'intrieur de lacollectivit entre les services gestionnaires et le service charge du suivi des AIC / DAF ainsiqu'entre la collectivit et son comptable.

Point de vigilance : les vritables cessions titre gratuit (hors cas de mise disposition, apport,dotation, mise ne concession affermage) et les cessions l' symbolique s'analysent comme dessubventions d'quipement et s'imputent sur le compte 2014.. Ce sont des oprations budgtaires.

Cette particularit a t intgre dans les fiches du RCI. Chaque fois que cela est ncessaire, il at indiqu les particularits relatives aux acquisitions ou cessions titre gratuit tant au niveau delorganisation, que des mesures de contrle interne mettre en uvre.

PRECISIONS SUR LA JUSTIFICATION DES DIFFERENTES TYPOLOGIES D ACQUISITIONSOU DE CESSIONSLes types dacquisitions et de cessions, notamment par opration non budgtaire sont trsdiversifies. Les pices autorisant et justifiant ces oprations sont galement multiples et diffrentselon le type dacquisition ou de cession.

A titre dexemple :

Rforme d'un bien : certificat administratif,

Transfert d'un bien dans le cadre d'un transfert de comptences : PV de transfertcontradictoire.

Ce document ne constituant pas un guide de procdure, et afin de ne pas complexifier les fichesde risques, dont la finalit est de prconiser le dispositif de contrle interne mettre en uvre afinde couvrir le risque identifi, les pices justifiant les diffrentes oprations seront dnommes sousle terme gnrique de dcisions .

9 risques ont t identifis comme particulirement sensibles" :

Procdure de rception et enregistrement des immobilisations :

4 risques se rattachent cette procdure. Ils appartiennent l'opration " enregistrementdes biens au registre d'inventaire comptable". Il s'agit de s'assurer que les biens entrant sont correctement identifis, inscrits au registre d'inventaire comptable

r isque n6 "absence d'identification des biens et d'inscription au registred'inventaire comptable",

risque n7 "valuation, inscription sur une base errone",

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risque n8 erreur dimputation, risque n9 .absence de transmission au comptable des documents.

Le degr de risque, les mesures de couverture (dont lorganisation mettre en place)varient sensiblement selon quil sagit dacquisitions de biens titre onreux ou de biensentrant dans le patrimoine titre gratuit.

Procdure d' i nventaire :

3 risques concernent cette procdure :

risque n 11 " le registre d'inventaire comptable n'est pas actualis", risque n12 "Carence dans le traitement comptable des travaux en cours

achevs",

risque n 1 3 " Absence d'amortissements et de dprciations, montantserrons et absence d'ajustement des dprciations". Alors que lesamortissements concernent l'ensemble des autres immobilisationscorporelles, ce type de biens est rarement concern par des dprciationscontrairement aux biens constituant le parc immobilier.

Procdure sortie des biens immobiliss du patrimoine :

2 risques ont t identifis au niveau de cette procdure.

risque n 14 "Absence d'identification de la sortie des biens" ; ce risqueconcerne le service gestionnaire. Il sagit de s'assurer que tous les biens sortant sont connus de ce service et que leur sortie est enregistre auniveau de linventaire physique tenu par les services gestionnaires.

r isque n17 " Erreur dimputation et/ou de liquidation lors de l'enregistrementde l'criture de cession et des critures connexes".

Dans le schma de principe, c'est le service charg du suivi des AIC ou laDAF qui est en charge de cette opration. Il sagit de contrler que lescritures comptables relatives la sortie de biens sont compltes et exactes.Les anomalies relatives ce type doprations sont encore tropfrquemment constates. Comme pour la procdure rception etenregistrement des immobilisations , il convient de distinguer les sorties titre onreux (oprations budgtaires) et les sorties titre gratuit (oprationsnon budgtaires).

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PROCDURE 1 : RCEPTION ET ENREGISTREMENT DES IMMOBILISATIONS

Risque 1 (Gestionnaire) : Carence dans la rception des immobilisationsRISQUE N 1

Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire Opration : Contrle de la rception des biens acquis titre gratuit ou onreuxObjectif :TotalitRisque : Carence dans la rception des biens

Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne

Facteurs dclenchant

Absence de documentation oucarence dans sa diffusion,

Dfaut de formation, Absence d'identification des

acteurs / acteurs incomptents(matriel technique),

Carence dans la mise en uvredes contrles (bien nonconforme, dtrior).

Gnralits

Il sagit de la rception des autres immobilisations corporelles oureues titre onreux ou gratuit (oprations non budgtaires :dons et legs, biens reus en affectation, mise disposition debiens, changes) ou provenant de production en rgie :- reconnaissance physique des biens, - contrle des actes juridiques.

Quelques exemples :

d ons et legs : lacceptation des dons et legs est rgie par leCGCT (art. L 2242-1 et s.) et le CGPPP (art. L 1121-4).Lacceptation dun don ou legs doit faire lobjet dunedlibration.

b iens acquis par crdit-bail / Biens acquis avec clause de rserve de proprit: Le bien est inscrit linventaire au momentde la leve de loption (Cf guide des oprations patrimoniales).

tr ansferts de biens entre collectivits :Ces oprations prsentent des risques accrus. Ces oprationsdonnent lieu la rdaction d'un PV contradictoire entre les deuxcollectivits. L'article L 1321-1 du CGCT prcise que le procs-verbal indique la consistance, la situation juridique, l'tat du bienainsi que l'valuation de la remise en tat ventuelle.La mise disposition dans ce cadre peut s'effectuer en pleineproprit dans certains cas (pour les mtropoles notamment, cfarticle L 5217- 5 du CGCT).

b iens de retour dans le cadre d'une DSP : La convention prvoitun inventaire des biens dit de retour . Le contrle physique

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des biens s'effectue partir de ce document.

vnement

Carence dans la rception desAIC : absence de rception, rception incomplte, rception non conforme.

Documentation

laboration et diffusion d'un guide de procdure dfinissant lesmodalits de rception et de mise en service, les acteursconcerns et les supports de formalisation.

Diffusion : du guide comptable et budgtaire des oprations

patrimoniales, du guide des oprations d'inventaire du guide organisationnel sur le processus patrimonial, de lorganigramme fonctionnel nominatif prcisant, en

tant que de besoin, les tches, les titulaires, lessupplants, les dlgations accordes, Il doit tre diffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit etactualis en fonction des mouvements de personnel etdes changements d'affectation au sein de l'entit.organigramme fonctionnel.

pour la rintgration de biens la fin d'une concessionpublique damnagement, diffusion de la fiche prsente sur le site collectivits locales.

Traabilit

Formalisation de la rception : attestation du service faitsur la pice justificative (bon de livraison) ou sur toutsupport appropri, de l'entre de l'immobilisation dansl'inventaire physique (pour les entres titre gratuit :dlibration ,convention, PV de mis disposition ou detransfert).

Conservation de la liste des chantillons utiliss dans lecadre du contrle de supervision a posteriori , ainsi quedes rsultats du contrle.

Conservation selon les cas, du bon de commande, dubon de livraison, du march, de la convention, de ladlibration.

Impacts

Immobilisation nonretrace dansl'inventaire physique

Dpenses indues ousupplmentaires,

Risque de fraude.

Organisation (recommande)

Formation du personnel, sensibilisation desgestionnaires au suivi de linventaire,

Mise en place d'un circuit de transmission del'information de faon ce que la DAF soit a priori ou aposteriori destinataire ou puisse avoir connaissance detoutes les dcisions2 relatives aux acquisitions et

2 terme gnrique, les pices variant selon la typologie de l'acquisition.

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visa mdcciccessions et notamment de celles comptabiliser paroprations non budgtaires.

E xemple de bonne pratique : mettre en place un circuit devalidation interne des dlibrations . Pour qu'une dlibrationsoit inscrite l'ordre du jour, elle doit avoir t au pralable visepar la DAF ce qui lui permet d'avoir connaissance de toutes lesdlibrations. Exemple de bonne pratique : Le logiciel doit tre scuris. Il doit,par exemple, exiger l'attribution d'un numro d'inventaire avantde procder au pr mandatement ou au mandatement dfinitif.E xemple d'organisation : le gestionnaire conserve le bon delivraison aprs rception, il reoit la facture et opre unrapprochement entre le bon de commande, le bon de livraison etla facture. Il formalise son visa et transmet les pices vises son responsable.

Les mesures de contrle mettre en uvre : Auto -contrle :

Contrle de la qualit et de la quantit des immobilisationsreues par rapprochement systmatique entre le bon decommande, le bon de livraison et les immobilisations reues.Contrle de la rception des biens reus titre gratuit (oprationnon budgtaire) par rapprochement entre les biens reus et lespices (dcision de mise disposition, dcision dacception dedons et legs, PV de mise disposition ou de transfert,dlibration et liste des biens transfrs).Contrle de supervision a posteriori ou contemporain selonl'organisation adopte en interne. C ontrle de supervision contemporain sur toutes les facturesafin d'attester la ralit du service fait ; ce contrle ralis par lechef du service gestionnaire est formalis par son visa. C ontrle de supervision a posteriori Le chef du service gestionnaire s'assure a posteriori partir d'unchantillon de 30 biens maximum de la ralit du service fait ; ils'assure que le bien a t reu, qu'il est conforme au bon decommande.La liste des chantillons est tablie sur la base des bons decommande reus dans le trimestre. Il est possible de dfinir desseuils par catgories de produits. Pour les biens reus paropration non budgtaire, l'chantillon est ralis partir desdcisions3 relatives ces entres.

Observation : Une partie des risques lis l'acquisition titre d'onreux d'immobilisations est trait dans le RCICommande publique. http://www.collectivites-locales.gouv.fr/controle-interne

3 dcision dans ce cas est le terme gnrique. Les pices variant selon la typologie de l'acquisition.

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Risque 2 (Gestionnaire) : Pices justificatives de l'entre du bien dans l'inventaire physique inexistantes, incompltes ou invalides

RISQUE N 2 Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire Opration : Contrle de la rception des biens acquis titre gratuit ou onreuxObjectif :JustificationRisque : Pices justificatives de l'entre du bien dans l'inventaire physique inexistantes, incompltes ou invalides (bon de livraison, PV de rception...)

Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant


Dfaut de formation,

Carence dans l'attribution destches ; aucun agent n'estcharg de s'assurer de lacompltude et validit despices justificatives d'entredes biens dans l'inventaire,

Carence dans la mise enuvre des contrles

Les biens ne sont pasidentifis par le servicegestionnaire comme immobilisations" .

Gnralits

Point d'attention : les frais accessoires

Les immobilisations sont comptabilises leur cot d'acquisitionaugment des frais accessoires. Il s'agit des charges directementou indirectement lies l'acquisition (droits de douanes, TVA nonrcuprable, frais de transport, d'installation et de montagencessaires la mise en tat d'utilisation du bien. Les fraisd'tudes sont inclus dans le cot du bien au commencement destravaux.Les frais lis la formation sont considrs comme des fraisaccessoires sils sont lis la mise en service du bien.

Bonne pratique : laborer et diffuser aux services gestionnaires,par direction ou service, une liste des biens constituant desimmobilisations sur la base des commandes habituellementralises.

vnement

Les pices justificatives delentre du bien danslinventaire physique sontinexistantes ou invalides.

Les pices sont incompltesnotamment si les picesrelatives aux frais accessoiresne sont pas jointes.

Documentation

laboration et diffusion d'un guide de procdure dfinissant lespices justificatives joindre l'appui de chaque immobilisation(factures lies aux cots directement attribuables l'immobilisation, dlibration acceptant le don, acte d'affectation,convention de mise disposition, PV de transfert...).

Diffusion : du guid e comptable et budgtaire des oprations

patrimoniales , du gu ide des oprations d'inventaire, du guide organisationnel sur le processus

patrimonial. de lorganigramme fonctionnel nominatif prcisant,

en tant que de besoin, les tches, les titulaires, les supplants, les dlgations accordes, Il doit tre

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visa mdccicdiffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et actualis en fonction des mouvements de personnel et des changements d'affectation au sein de l'entit. organigramme fonctionnel.

Traabilit :

Conservation du bon de commande, du bon de livraison,du march, de la convention, dlibration ;

Certificat administratif tabli pour le comptable, bon derception tabli pour les entres par opration nonbudgtaire ;

Conservation dune copie du bordereau de transmissiondes pices au service charg du suivi des autresimmobilisations corporelles (et au service charg dumandatement) dans le cas o les pices justificatives nesont pas conservs dans le service gestionnaire.

Impacts

L'inventaire physique esterron,

Linventaire physique n'est pasjustifi,


Formation du personnel, sensibilisation des gestionnaires au suivi de linventaire.

Pour les biens reus titre gratuit (opration non budgtaire) : tablissement du certificat administratif4 ou d'un bon de rception reprenant les caractristiques du bien. Le certificat ainsi que le bon de rception sont numrots par exercice.

Les mesures de contrle mettre en uvre :

Auto -contrle : Contrle de la prsence et de la qualit des pices justificatives, ycompris PV de rception dans les cas o le march le prvoit etde leur cohrence avec les biens reus avant transmission auservice charg du suivi des autres immobilisations corporelles.Pour les biens entrant titre gratuit (opration non budgtaire),l'auto contrle s'effectue avec le certificat administratif ou le bonde rception.

4 le certificat administratif pour le comptable pouvant tre tablit par le service gestionnaire l'entre du bien ou ultrieurement la liquidation. Si le certificat administratif n'est pas tablit par le service gestionnaire, celui-ci rdige un bon de rception reprenant les caractristiques du bien entrant.

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Risque 3 (Gestionnaire) : Absence dtablissement du Procs verbal de mise en serviceRISQUE N 3

Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire Opration : Contrle de l'intgration des travaux en cours achevsObjectif :JustificationRisque : Absence d'tablissement de procs-verbal de rception ou de remise des biens Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant


Dfaut de formation,

Carence dans l'attribution destches,

Carence dans la mise enuvre des contrles

Gnralits

Les travaux en cours achevs concernent l'ensemble des travauxtermins qui ont pour origine un march public ou une productionimmobilise ralise dans le cadre de travaux en rgie .

Si la dure des travaux est infrieure l'exercice comptable, lacomptabilisation est effectue directement sur le compted'imputation dfinitive.

L'intgration des travaux en cours imputs sur un compte 23 uncompte d'imputation dfinitive 21 (et exceptionnellement 203)s'effectue au vu du procs-verbal de rception ou d'un documenten tenant lieu. Le procs verbal de rception ou remise des biensest rdig par le service gestionnaire.

Le procs-verbal de rception est une pice justificative obligatoire pour lepaiement unique ou le solde d'un march (Dcret des PJ - rubrique 43.

Les amortissements ventuels ne sont comptabiliss qu' partirdu moment o limmobilisation a reu son imputation dfinitive aucompte 21.

vnement

Carence dans l'tablissementdes documents propres permettre la comptabilisationdfinitive des oprationsacheves.

Documentation

laboration et diffusion d'un guide de procdure,Diffusion :

du guid e comptable et budgtaire des oprations patrimoniales ,

du gu ide des oprations d'inventaire , du guide organisationnel sur le processus

patrimonial, de lorganigramme fonctionnel nominatif prcisant,

en tant que de besoin, les tches, les titulaires, lessupplants, les dlgations accordes, Il doit trediffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et actualis en fonction des mouvements depersonnel et des changements d'affectation au sein

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visa mdccicde l'entit. organigramme fonctionnel.

Traabilit

Conservation de copies des procs-verbaux de rceptionou remise des biens ;

Conservation de la copie de ltat des oprations figurantau compte dimmobilisation en cours (compte 23)transmis par le service charg du suivi des AIC etvalid/annot par le service gestionnaire).

Impacts

Absence dintgration destravaux en cours alors quelimmobilisation estphysiquement en service.

Intgration tort de travaux encours.

Le bilan de ltablissement esterron.

Linventaire est erron. Les amortissements ne sont

pas calculs, ou sont calculsde faon incomplte ; le comptede rsultat est fauss.


Formation du personnel, sensibilisation des gestionnaires au suivi de linventaire,

Informer le service charg du suivi des AIC de lexistencedu PV et lui en transmettre une copie. Les mesures de contrle mettre en uvre

Auto -contrle : Contrle du correct tablissement des procs-verbaux : prsencede lensemble des informations ncessaires la rception(identification du bien, march concern, date de mise en servicedes immobilisations).

Contrle de la transmission d'une copie du PV au service chargdu suivi des AIC dans des dlais permettant leur prise en comtesur l'exercice appropri par le comptable.

Contrle mutuel :

Il est ralis conjointement par la DAF et le service gestionnaire

En labsence de mise en service, contrle de leffectivit du statutdimmobilisation en cours pour les oprations identifies commetelles par la DAF ; Ce contrle est ralis sur la base dun tatarrt par le service charg du suivi des immobilisations ou laDAF.

Ce contrle doit permettre de dtecter dventuellesimmobilisations dj en service mais nayant pas donn lieu laboration et transmission du PV de rception.

Il est ralis semestriellement ou a minima une fois par an.

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Risque 4 : Absence d'inscription au registre d'inventaire physique (gestionnaire)RISQUE N4

Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire Opration :Inscription au registre de l'inventaire physiqueObjectif : RalitRisque : Absence ou carence dans linscription au registre dinventaire physique Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant

Absence de documentationet/ou carence dans sadiffusion,

Dfaut de formation, Carence dans l'attribution des

tches, Carence dans le support de

l'inventaire physique, Carence dans le marquage

des biens, systme de marquage" dficient.

G nralits

L'inventaire physique est le point d'entre. Aprs que les biensaient t reus et vrifis (rapprochement bon de commande, bonde livraison, PV pour les biens transfrs ou mis disposition etralit du bien reu), ils sont saisis dans linventaire physique. Unnumro d'inventaire physique leur est attribu. Concomitamment,les biens sont marqus par une tiquette ou un code barre.

La saisie dans l'inventaire physique doit tre ralise par unacteur diffrent de celui qui a rceptionn le bien. Selonl'organisation retenue, ce sera un agent de la DAF, ou d'un serviceddi du service gestionnaire si l'agent qui alimente linventairephysique appartient une cellule diffrente de celle qui procde la rception.

Dans certains systmes d'information la saisie dans l'inventairephysique entrane automatiquement l'alimentation de inventairecomptable.

vnement

Absence ou carence danslenregistrement l'inventairephysique :

Les biens ne sont pasmarqus,

Les biens ne sont pas inscrits l'inventaire physique.

Documentation :

laboration et diffusion d'un guide de procdureIl devra notamment formaliser le moment o est attribu lenumro dinventaire comptable et l'acteur responsable.

Diffusion de la documentation relative au systme de marquage,le cas chant.

Traabilit

La traabilit est assure par linventaire physique et le systmede marquage des biens (tiquettes avec numro ou code barre).

Conservation des tats de rapprochement DAF / servicegestionnaire annots lors de la ralisation du contrle mutuel.

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visa mdccicI mpacts

Difficults de rapprochementavec l'inventaire comptable,

Disparition de biens, Inventaire comptable

incomplet, Bilan et compte de rsultat

incomplets.


Sparation des tches entre la personne qui rceptionne le bien et celle qui saisit dans linventaire physique.

Formation du personnel, sensibilisation des gestionnaires au suivi de linventaire,

Disposer d'un systme de marquage efficace. Mise en place d'un circuit de transmission interne de

l'information de faon ce que la DAF soit a priori ou aposteriori destinataire ou puisse avoir connaissance detoutes les dcisions5 relatives aux acquisitions et cessionset notamment celles comptabiliser par oprations nonbudgtaires.

Les mesures de contrle mettre en uvre : A uto contrle :S'assurer du marquage des biens et de la correcte saisie desinformations sur le registre dinventaire physique. Contrle mutuel : Contrle mutuel ralis entre l'agent qui rceptionne le bien etcelui qui procde la saisie dans linventaire physique et attribuele numro d'inventaire physique. Il s'agit de vrifier que tous lesbiens reus ont t inscrits linventaire physique et marqus. Le contrle peut tre ralis partir des bons de livraison reusdurant la priode contrle. Pour les biens entrs titre gratuit, lecontrle est ralis avec le certificat administratif ou le bon derception tabli par le service gestionnaire la rception du bienou les PV de transfert selon l'organisation retenue.

Observation : L'attribution du numro dinventaire comptable est au centre de ce processus. Toutes les immobilisations doivent tre identifies sous un numro d'inventaire unique quel que soit leurmode d'acquisition ( titre onreux ou par opration non budgtaire).Selon l'organisation adopte et les possibilits offertes par les systmes d'informations, l'attribution dunumro d'inventaire comptable s'effectuera des moments diffrents : au moment de l'engagement et del'dition du bon de commande, au moment de la rception du bien, au moment de la liquidation et dumandatement au plus tard. Pour les biens entrs titre gratuit (opration non budgtaire), le numro dinventaire comptable seraattribu, selon l'organisation adopte, au moment de l'tablissement du certificat administratif, lequel estrdig soit par le service gestionnaire qui rceptionne le bien, soit par le service charg du suivi desAIC/DAF ultrieurement.

5 terme gnrique

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Risque 5 (Gestionnaire) : les documents comptables et pices justificatives ne sont pas transmisou sont transmis avec retard au service charg du suivi des AIC

RISQUE N5 Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire Opration : Transmission des documents comptablesObjectif :TotalitRisque : Les documents comptables ne sont pas transmis ou sont transmis avec retard au service charg du suivi des AIC




tches,

Gnralits Plusieurs organisations existent selon le type de collectivit etlorganisation interne retenue. Les services gestionnaires transmettent les documentscomptables et les pices justificatives au service (le plus souventla DAF ou le service charg du suivi des AIC)6 qui procde l'enregistrement des AIC au registre d'inventaire comptable.Dans d'autres organisations, le service gestionnaire saisit lui-mme le numro d'inventaire physique et le numro dinventairecomptable. Quelle que soit organisation retenue : q uelques principes :

Le numro d'inventaire comptable doit rpondre desprconisations prcises (voir Instructions budgtaires etcomptables, guide organisationnel sur le processus patrimonial , guide des oprations d'inventaire notamment).

Les numros d'inventaire physique et dinventairecomptable peuvent tre diffrents pour des raisons degranularit7 du suivi ou de suivi des biens par un logiciel mtier .En cas de pluralit de numros (numro d'inventairephysique diffrent du numro d'inventaire comptable), ilest ncessaire de prvoir des tables de concordance etde raliser priodiquement des contrles de cohrence.

En cas de ressaisie des numros dans le registred'inventaire comptable (logiciels non interfacs), descontrles doivent tre mis en place afin de vrifierpriodiquement l'exactitude des saisies.

6Le service charg des autres immobilisations corporelles ( AIC) est, selon les organisations la DAF, une cellule de la DAF ou un autre service spcialis.

7En fonction de la nature des biens concerns, un suivi agrg peut tre ralis au niveau de l'inventaire comptable et dtaill au niveau de l'inventaire physique (cf guide des oprations d'inventaire).

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visa mdccicvnement

Le gestionnaire ne transmetpas ou pas rgulirement auservice charg du suivi desautres immobilisationscorporelles les documentsncessaires lenregistrementdes immobilisations au registredinventaire comptable.

Ce risque est plus lev en casdacquisition titre gratuit ;labsence d'mission demandat entrane des omissionsquant la transmission desinformations.

Documentation

laboration et diffusion dun guide de procdure.Diffusion :

de l 'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, entant que de besoin, les tches, les titulaires, lessupplants, les dlgations accordes, Il doit trediffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et actualis en fonction des mouvements depersonnel et des changements d'affectation au seinde l'entit.

du calendrier de transmission de l'information au servicecharg du suivi des AIC si la transmission ne s'effectuepas au fil de leau.

du guide organisationnel sur le processus patrimonial.

Traabilit :

Conservation dune copie du bordereau de transmission despices au service charg du suivi des autres immobilisationscorporelles (et au service charg du mandatement) dans le cas oles pices justificatives ne sont pas conservs dans le servicegestionnaire.

Impacts

Absence de mise jour delinventaire comptable delensemble des entresdimmobilisation(immobilisations acquises titre onreux, titre gratuit ouproduites par ltablissement).

Dfaut de qualit comptable :les amortissements ne sont pasfiables, le compte de rsultatest impact.

Mauvaise qualit del'information financire : bilan,compte-de rsultat et annexesbudgtaires.


Formation du personnel, sensibilisation des gestionnairesau suivi de linventaire,

laboration et diffusion dun calendrier de transmission delinformation au service charg du suivi des autresimmobilisations notamment pour les entres titregratuit (opration non budgtaire).

Formalisation du circuit interne de transmission desinformations patrimoniales pour les biens entrant paroprations non budgtaires.

Les mesures de contrle mettre en uvre :

Auto -contrle :

Sassurer de la transmission au service charg du suivi des AICdes tats d'intgration des biens, de l'ensemble des picespermettant d'tablir le contrle du bien (bon de livraison et/ oufacture, bon de rception, PV de transfert, de mise disposition,dlibration, certificat administratif du comptable sil est tablit,etc ).

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Risque 6 (Service charg du suivi des AIC) : absence ou carence d'identification des biens etd'inscription au registre d'inventaire comptable

RISQUE N6 (particulirement sensible)Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le service charg du suivi des AIC

Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptableObjectif :TotalitRisque : Absence ou carence d'identification des biens et d'inscription au registre dinventaire comptableDtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant



tches, Carence dans la transmission

des pices par le servicegestionnaire,

Carence dans l'inventairephysique.

Gnralits Le service charg du suivi des autres immobilisations corporellesreoit du service gestionnaire les documents et pices pourinscription au registre dinventaire comptable. Cette tche portesur les biens acquis titre onreux, par opration non budgtaireou produits par l'tablissement.

Un numro d'inventaire comptable est attribu au bien.

La gestion des numros dinventaire est au cur de la gestion del'inventaire.

Le numro dinventaire est un identifiant numrique ou alphanumrique librement attribu par l'ordonnateur dans la limite de25 caractres.

Un seul modle est rglementaire et compatible avec l'applicationhlios : une fiche par bien et par type de compte.

Le numro d'inventaire doit tre attribu au plus tard au momentde l'mission du mandat d'acquisition.

Le numro d'inventaire est rappel chaque mouvementpatrimonial affectant l'immobilisation (amortissements,dprciations, sorties).Le guide des oprations d'inventaire apporte toutes les prcisionsncessaires notamment pour les biens de faible valeur, les biensacquis par lot, les adjonctions

Problmatique des biens acquis par opration non budgtaire 8 : Un certain nombre d'acquisitions : bien reu titre de dotation oud'apport, bien reu au titre d'une mise disposition dans le cadred'un transfert de comptences, immobilisation reue enaffectation, retour d'un bien mis en concession ou affermage, etc.entrent dans le patrimoine par oprations non budgtaires. En raison de l'absence d'mission d'un mandat et d'un fluxfinancier, une vigilance accrue est ncessaire. Une organisationparticulire doit tre mise en place afin d'attribuer un numrod'inventaire et d'informer le comptable par certificat administratif

8 - Les acquisitions l' symbolique sont des oprations budgtaires.

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visa mdccicde cette entre . Le comptable ne peut inscrire ces biens l'tat de l'actif quau vu d'un certificat administratif accompagndes pices justificatives ncessaires.

vnement

Absence ou carence dansl'enregistrement des AIC auregistre dinventairecomptable : les immobilisationsne sont pas recenses danslinventaire comptable.

Documentationlaboration et diffusion d'un guide de procdure

Diffusion :

de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, entant que de besoin, les tches, les titulaires, lessupplants, les dlgations accordes, Il doit trediffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et actualis en fonction des mouvements depersonnel et des changements d'affectation au seinde l'entit ;

du calendrier de transmission de l'information au servicecharg du suivi des AIC ;

des instructions budgtaires et comptables ;

du guide des oprations d'inventaire ;

du guide des oprations patrimoniales ;

du guide organisationnel sur le processus inventaire

des documents et pices justificatives relatives aux biens enregistrer l'inventaire.

Traabilit

Chaque immobilisation contrle par la collectivit oul'tablissement indpendamment de leur statut juridique,doit tre retrace sous un numro d'inventaire dterminpar l'ordonnateur. A chaque bien correspond un numrounique tout au long de la vie du bien. Ce numro estrappel chaque mouvement patrimonial affectant lebien.

Tenue du registre d'inventaire comptable.

Conservation des preuves des contrles oprs (listes ettat de rapprochement annots).


Un numro dinventaire unique pour chaquebien suppose la mise en place, en fonction delorganisation, dun suivi centralis de la numrotation.Dans le cas o les logiciels mtiers utilisent dautresnumros , des tables de concordance doivent tremises en place. Dans la mesure du possible, il estprfrable de prvoir des interfaces automatises.

Nommer un rfrent inventaire dans chaque direction oprationnelle.

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Formation du personnel.

Impacts

L'inventaire comptable esterron,

Carence dans la piste d'audit, Le bilan est erron, Dfaut de qualit comptable :

les amortissements ne sont pasfiables, le compte de rsultatest impact,

Les annexes budgtaires sonterrones.

Les mesures de contrle mettre en uvre

A uto contrle Contrle de lattribution du numro dinventaire par le servicecharg du suivi des autres immobilisations corporelles.

Contrle de la qualit des informations saisies (dsignationprcise du bien, localisation, numro dinventaire, modalitsdamortissement).

En cas de ressaisie des donnes manant du servicegestionnaire, procder un contrle des donnes saisies avantvalidation.

C ontrle mutuel

Ce contrle concerne le service gestionnaire et le service chargdu suivi des AIC. Il s'agit partir de l'dition de la liste des entres enregistres linventaire physique et de la liste decelles inscrites linventaire comptable de dtecter lesdiscordances et de procder aux corrections ncessaires. Cecontrle est a minima annuel, une priodicit trimestrielle esttoutefois recommande

Recommandation : Contrler que l'inventaire physique necomprenne pas des numros dinventaire sans biens rels.

Contrle mutuel avec le comptable :

A minima, une fois par an, procder un rapprochement entrel'inventaire comptable et l'tat de l'actif du comptable. Ce contrlepeut tre effectu en mme temps que le contrle du risque 6. Ilpermet galement de prparer la rdaction des annexesbudgtaires patrimoniales joindre au compte administratif.

Observation : Dans le cas o l'alimentation du registre d'inventaire comptable est effectu directement par le servicegestionnaire, il est prconis de dsigner un service centralisateur qui peut tre la DAF qui s'assurerade la correcte consolidation des donnes saisies par chaque service gestionnaire et de la constitution d'unregistre d'inventaire unique.

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visa mdccicRisque 7 (Service charg du suivi des AIC) : valuation et inscription sur une base errone.

RISQUE N 7 (particulirement sensible)Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le service charg du suivi des AIC

Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptableObjectif : ExactitudeRisque : valuation et inscription sur une base erroneDtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant


Dfaut de formation, Carence dans les points de

contrle.

Gnralits Les immobilisations sont comptabilises leur cot dacquisition(prix dachat augment des frais accessoires). Les fraisaccessoires sont les charges directement ou indirectement lies lacquisition et la mise en tat dutilisation du bien. Il sagit desdroits de douane limportation, des frais de formationncessaires l'installation du bien ainsi que des frais de transport,dinstallation et de montage ncessaires la mise en tatdutilisation de limmobilisation.

Le guide des oprations d'inventaire, reprend l'avis du CNoCP du18 octobre 2012 et prsente les mthodes d'valuation des bienshistoriques et culturels, des biens acquis titre gratuit, desimmobilisations non comptabilises en raison de situationsparticulires, en cas de transfert entre entits publiques.(Cfannexe 7 notamment du guide).

vnement

valuation et inscription surune base errone : lesimmobilisations sontenregistres pour un montantinexact.


Diffusio n :

des instructions budgtaires et comptables, de lavis CNoCP n 2012-7 du 18 octobre 2012 relatif aux

biens historiques et culturels, du guide des oprations d'inventaire de la circulaire INTB0200059C du 26 fvrier 2002,

Traabilit :

Documentation et conservation des modalits dvaluationdes immobilisations (fiche dvaluation ou tout autredispositif y compris informatique ou bureautique).

Conservation des preuves du contrle de supervision aposteriori (listes annotes, tat de rapprochement).

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Impacts

Inventaire erron,

Bilan erron,

Calcul des amortissementsfauss.


Formation du personnel

Les mesures de contrle mettre en uvre : A u to contrle Contrle de la valorisation des biens acquis titre onreux leurcot dacquisition : prix d'achat major de tous les cotsdirectement attribuables engags pour le bien en place ou en tatde fonctionnement.

Contrle de la valorisation des biens acquis titre gratuit(opration non budgtaire) leur valeur vnale (valeur actuelle) oupour les cas particuliers, selon les prcisions fournies notammentdans le guide des oprations d'inventaire et les instructionsbudgtaires et comptables.

Contrle de la valorisation des biens produits par ltablissement leur cot de production, au vu des lments de suivi des travauxraliss en rgie (cot des matires premires utilises et cot dela main duvre). En cas de travaux raliss en rgie, la tenuedune comptabilit analytique prcise est ncessaire afin dedterminer le cot exact de production.

Contrle de supervision a posteriori

Le responsable du service charg du suivi des AIC ou de la DAF)dite la liste des biens inscrits sur l'exercice en cours au registred'inventaire comptable et la liste des mandats mis dans lanne.Sur un chantillon de 30 oprations au maximum, Il opre unrapprochement entre le montant mandat et le montant inventori.Le contrle est effectu en masse puis en cas d'cart, bien parbien. Il est prconis d'effectuer ce contrle trimestriellement. Lapriodicit peut tre adapte la volumtrie.

! Pour les biens acquis par des oprations non budgtaires, lecontrle vise s'assurer de la correcte valorisation des biens auregistre d'inventaire partir des dcisions (PV de transfert, desprocs-verbaux de mise disposition signs des deux parties, destats d'actif et de passif des biens mis disposition).

Un rapprochement peut galement tre effectu entre les biensinscrits l'inventaire et les certificats administratifs tablis pourinformer le comptable s'ils ont dj t tablis. Ce contrle permetde s'assurer que tous les certificats administratifs ont bien ttablis.

Toute correction postrieure l'envoi des pices au comptable doitlui tre notifie afin qu'il puisse en tenir compte.

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visa mdccicRisque 8 (Service charg du suivi des AIC) : Erreur d'imputation.

RISQUE N8 (Particulirement sensible)Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le service charg du suivi des AIC

Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptableObjectif : ImputationRisque : Erreur d'imputationDtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant


Dfaut de formation,

Carence dans les points decontrle

Gnralits Il s'agit notamment de la problmatique concernant la distinctionentre les charges et les dpenses investissement*(Cf. Prcisionsen infra) Seules les dpenses d'investissement sont recenses l'inventaire.

L'annexe 1 de la circulaire INTB0200059C du 26 fvrier 2002prcise que "le critre de classement des biens meubles entre lasection d'investissement et la section de fonctionnement n'est pasquantitatif mais technique. C'est la nature de l'opration qui estconsidre et non son cot. Ainsi, sont des biens meublesimputs la section d'investissement, quelle que soit leur valeurunitaire :

- les biens numrs dans la nomenclature prsente en annexe1 ;

- les biens meubles non mentionns dans cette nomenclature,mais pouvant tre assimils par analogie un bien y figurant.

Lorsque le critre de la nature n'est pas oprant, la dpense estclasse en investissement en fonction de son montant : sontviss les biens ne figurant pas dans la nomenclature et nepouvant pas tre assimils par analogie un bien y figurant. Bienentendu, il doit s'agir de biens ne figurant pas explicitement parmiles comptes de charges ou de stocks et revtant un caractre dedurabilit. Les biens meubles rpondant aux conditions ci-dessus,dont le montant unitaire dpasse 500 TTC [ ...] ne peuvent treimputs en section d'investissement conformment larticle 47de la loi de finances rectificative pour 1998, que s'ils figurent dansla liste labore par chaque collectivit et ayant vocation complter le contenu des rubriques de la liste rglementaire.Cette liste locale doit faire l'objet d'une dlibration cadreannuelle de l'assemble dlibrante. La dlibration cadre estcomplte, le cas chant, en cours d'anne par dlibrationexpresse."

Ce type de contrle a t dj ralis en amont l'occasion de laprparation du budget et puis au niveau de l'engagement.

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vnement

Erreur d'imputation :

imputation sur un compte decharges au lieu dun comptedimmobilisation (ou linverse)=> le bien ne sera pas inscrit tort linventaire comptable / lebien sera inscrit tort linventaire comptable,

imputation un mauvaiscompte d'immobilisation.


Diffusion :

des instructions budgtaires et comptables ; de la circulaire INTB0200059C du 26 fvrier 2002 et

l'instruction n 02-028-M0 du 3 avril 2002relatives auxrgles d'imputation des dpenses du secteur public localapplicables aux comptabilits M14, M51, M52, M1-M5-M7, M6, M61 ;

de l avis CNoCP n 2012-7 du 18 octobre 2012 relatif aux biens historiques et culturels ;

du guide des oprations d'inventaire ; des documents relatifs aux biens enregistrer (factures,

pour les biens entrant titre gratuit : dlibrations, actes,conventions, certificats administratifs) ;

du rglement budgtaire de la collectivit ou dlibrationfixant les seuils de comptabilisation en investissementdes biens intrieurs 500 ;

de la liste par service, des biens habituellement acquisconstituant des charges ou des investissements.

Traabilit

Conservation des factures, mandats permettant dejustifier l'inscription en immobilisation (le cas chant, cetarchivage est ralis de faon dmatrialise dansl'application informatique)

Visa formalis du chef de service de la DAF ou d'unepersonne habilite validant le flux ou le bordereau.

Conservation de la liste des chantillons utiliss dans lecadre du contrle de supervision a posteriori et desrsultats du contrle.

Impacts Linventaire est erron,

Le bilan est erron,

Le compte de rsultat esterron,

Le calcul des amortissementsest fauss.


ventuellement faire dlibrer l'assemble dlibrante surles seuils relatifs la comptabilisation en investissementdes biens infrieurs 500 .

Formation du personnel.

Les mesures de contrle mettre en uvre A uto contrle Contrle chaque enregistrement, de la correcte distinction entreimmobilisations et charges (investissement et fonctionnement) et

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visa mdccic

de la correcte imputation.


Chaque trimestre, le chef du service dite la liste des biens entrsdans le registre d'inventaire comptable et contrle l'exactitude del'imputation comptable d'un chantillon de 30 oprations.

Le contrle de l'imputation est ralis par rapport lengagement,aux mandats, aux certificats administratifs et aux picesjustificatives.

* Prcisions : Les biens meubles inscrits dans l'annexe 1 pr-cite et dont la valeur unitaire est suprieure 500 sontconsidrs comme des dpenses d'investissement. Ceux qui sont infrieurs 500 ne peuvent treimputs en section d'investissement qu condition qu'ils figurent sur une liste dresse par chaquecollectivit ; cette liste est approuve dans le cadre d'une dlibration. Distinction entre charges et immobilisation s Les dpenses dentretien et de rparation constituent des charges. Ainsi, le simple remplacement dunlment indispensable au fonctionnement dun bien ne doit pas entraner limmobilisation de la dpense,quel quen soit le montant, partir du moment o cette opration na eu pour effet que de maintenir(entretien) ou de remettre (rparation) le bien en tat de marche sans entraner une augmentation de savaleur relle ou de sa dure de vie. A linverse, constitue une immobilisation, toute dpense damlioration qui a pour effet, soit daugmenter lavaleur et/ou la dure de vie du bien, soit, sans augmenter cette dure de vie, de permettre une diminutiondes cots dutilisation ou une production suprieure. Les amliorations peuvent provenir, soit duremplacement dun lment usag par un lment neuf, soit de la transformation dun lment existant pourle perfectionner. Ainsi, le remplacement dune chaudire par une autre plus moderne constitue une dpensedamlioration. De mme, le remplacement de lunit centrale dun ordinateur prolonge la dure dutilisationdu bien et constitue une dpense damlioration.

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Risque 9 (Service AIC) : Absence de transmission au comptable des documents.

RISQUE N9 (particulirement sensible) Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le service charg du suivi des AIC

Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptableObjectif : TotalitRisque : Absence de transmission au comptable des certificats administratifs ou du flux Indigo Inventaire relatifs aux immobilisations acquises, reues ou intgres


Carence dans ladocumentation et/ou sadiffusion,

Carence dans la formation,

Carence dans les points decontrle,

Carence dans l'attribution destches,

Carence dans l'tablissementdu flux Indigo Inventaire.

Gnralits L'ordonnateur doit obligatoirement transmettre les informationspatrimoniales relatives aux entres (et sorties d'immobilisations) son comptable public.

Cette transmission s'effectue :

p a r voie informatique pour l'ensemble des oprations denature budgtaire en respectant les caractristiquestechniques du protocole INDIGO INVENTAIRE,

par certificats administratifs pour les oprations nonbudgtaires. Il est prconis de numroter ceux-ci dansune ou des sries ininterrompues par service et parexercice.

La transmission des informations patrimoniales (voie informatique- certificats administratifs) s'opre soit au fil de l'eau au momentdu mandatement soit priodiquement selon un calendrier dfinirconjointement entre l'ordonnateur et le comptable. Dans tous lescas, il faut transmettre un flux inventaire pour complter les fichesde leur catgorie d'inventaire et des caractristiques qui leur sontlies.Il est vivement conseill de prvoir des changes infra-annuelsentre l'ordonnateur et le comptable pour le flux Indigo Inventaire etles certificats administratifs (oprations non budgtaires).

vnement

Les documents, les picescomptables et le flux IndigoInventaire ne sont pas transmisau comptable. Le risque est plus lev concernant les biensacquis titre gratuit (oprations non budgtaires) du fait del'absence de mouvement defonds et de flux.

Documentationlaboration et diffusion d un guide de procdure .

Diffusion : des instructions budgtaires et comptables, de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en

tant que de besoin, les tches, les titulaires, lessupplants, les dlgations accordes, Il doit trediffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et actualis en fonction des mouvements depersonnel et des changements d'affectation au sein

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visa mdccicde l'entit,

du guide comptable et budgtaire des oprations patrimoniales,

du guide organisationnel sur le processus patrimonial , du guide des oprations dinventaire (partie 4

notamment) , du calendrier de transmission au comptable des certificats

administratifs, pices justificatives et flux IndigoInventaire.

Traabilit

Conservation du visa formalis du chef de service aumoment de la transmission du flux ;

Conservation des rapprochements effectus entre lesdcisions9 et les certificats administratifs ;

Conservation des doubles des certificats administratifs etdes bordereaux de transmission des certificatsadministratifs signs par le chef du service ;

Conservation de la liste des chantillons utiliss et desdes rsultats des contrles de supervision a posteriori.

Impacts

Absence de rgularisation desimmobilisations en-cours,

Absence dintgration desimmobilisations en-cours encompte dimmobilisationdfinitif,

Bilan et tat de lactifincomplets ou errons,

Annexes budgtaires nonfiables.


Mise en place dune organisation conjointe,ordonnateur/comptable afin de formaliser le circuitdinformation pour les biens acquis par opration non budgtaire.

Mise en place d'un calendrier de transmission infraannuelle du flux Indigo inventaire et des certificatsadministratifs.

Mise en place d'un circuit de transmission interne del'information de faon ce que la DAF, soit a priori ou aposteriori, destinataire ou puisse avoir connaissance detoutes les dcisions10 relatives aux acquisitions etcessions notamment de celles comptabiliser paroprations non budgtaires.

Les certificats administratifs sont numrots dans une sriecontinue par anne afin de constater facilement si uncertificat fait dfaut.

Les mesures de contrle mettre en uvre : Il est ncessaire d'oprer une distinction entre les acquisitions

9terme gnrique10 terme gnrique

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titre onreux et celles par opration non budgtaire

A uto contrle Contrle de la transmission effective des flux Indigo Inventaire etdes certificats administratifs selon la priodicit dfinie avec lecomptable Contrle avant la validation du flux indigo inventaire de latransmission de l'ensemble des informations patrimonialesrelatives aux mouvements enregistrs sur les immobilisations.

A uto contrle ou contrle mutuel selon l'organisation :

Pour les collectivits o l'ensemble des projets de dcisions oudcisions11 sont transmises a priori ou a posteriori la DAF ousont centralises au niveau de la DAF : un contrle est effectu ce niveau afin de vrifier que les entres de biens ne donnant paslieu mouvement de fonds (oprations non budgtaires) sonttransmises au comptable par certificat administratif.

Dans le cas d'une autre organisation, un contrle derapprochement est effectu par le service charg de lacentralisation des dcisions (service juridique, secrtariatgnral) et le service charg du suivi des AIC afin de s'assurerque toutes les dcisions12 relatives aux acquisitions paroprations non budgtaires ont t transmises au service chargdu suivi des AIC, enregistres l'inventaire comptable et ontdonnes lieu un certificat administratif transmis au comptable.

Contrle de supervision contemporain

Ce contrle s'effectue au moment de la validation du flux et porte sur l'exhaustivit et la qualit des informations contenues dans le flux Indigo Inventaire.


Pour les biens donnant lieu un enregistrement par opration nonbudgtaire, il convient de s'assurer du respect de la procdured'information du comptable mise en place.

Dresser une liste des biens partir des dcisions13. A partir d'unchantillon de 30 oprations, contrler que le certificatadministratif a t tabli et transmis au comptable. La priodicitdu contrle est fixer en fonction de la volumtrie (a minimaannuelle).

Ce contrle de supervision a posteriori peut tre ralis en partieconcomitamment avec le contrle du risque 7.

11 terme gnrique 12 terme gnrique13 terme gnrique

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visa mdccic

PROCDURE 2 : INVENTAIRE

Risque 10 (Service Gestionnaire) : Absence d'existence physique des biens figurant linventaire physique

RISQUE N10Procdure : InventaireTche :Inventaire physique par le gestionnaireOpration : Contrle de la reconnaissance physique des biensObjectif : RalitRisque : Absence d'existence physique des biens figurant linventaire physiqueDtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant


Carence dans ladocumentation et/ou dans sadiffusion,

Carence dans les points decontrle,

Absence d'acteurs dsigns,

Carence dans la tenue del'inventaire physique, absenceou marquage dficient.

Gn ralits L'ordonnateur est responsable de la tenue de l'inventairephysique. Priodiquement, et a minima une fois par an, lesservices gestionnaires (ou le service charg du suivi desimmobilisations procdent la reconnaissance physique et aucomptage des biens. Pour des raisons de volumtrie cetinventaire peut faire l'objet d'un calendrier pluriannuel dfini enfonction des montants et des risques.

vnement

Absence d'existence physiquede biens inscrits linventairephysique.

Documentation laboration et diffusion d'un guide de procdure

D iffusion :

de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, entant que de besoin, les tches, les titulaires, lessupplants, les dlgations accordes, Il doit trediffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et actualis en fonction des mouvements depersonnel et des changements d'affectation au seinde l'entit ;

du plan pluriannuel dinventaire physique et du calendrierassoci, le cas chant.

Traabilit

Conservation du document de cadrage relatif auprimtre de recensement annuel des autresimmobilisations corporelles au sein de ltablissement (ce

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document doit tre formalis) ;

Inventaire tabli et actualis lors de chaque recensementphysique des immobilisations corporelles contrles avecconservation des pointages ;

Traabilit des pices justifiant les biens enregistrs linventaire ;

Conservation des rapprochements effectus (vhicules /contrats dassurance, par exemple).

Impacts L'inventaire physique est

erron,

L'inventaire comptable n'estpas fiable

Le bilan est erron,

L'tat de l'actif est erron,

Fraude.

Or ganisation (recommande)

Disposer d'un systme de marquage des biens efficace etscuris (code barre ) et s'assurer de son respect.

Les mesures de contrle mettre en uvre : A uto-contrle

Mise en place d'un contrle physique des biens (selon uncalendrier et des priorits dfinir par la collectivit).

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visa mdccicRisque 11 (Service charge du suivi des AIC) : Enregistrement de linventaire physique encomptabilit auxiliaire

RISQUE N11 (particulirement sensible)Procdure : InventaireTche : Inventaire des biens par le service charg du suivi des AIC

Opration : Enregistrement de linventaire physique en comptabilit auxiliaire

Objectif : TotalitRisque : Le registre dinventaire comptable n'est pas mis jourDtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant :

Carence dans la formation, ladocumentation et/ou sa diffusion

Absence d'inventaire physique,

Absence / carence dans laralisation de linventairephysique par le gestionnaire,

Absence de transmission delinventaire physique au servicecharg du suivi des AIC,

Absence / carence dansl'exploitation de l'inventairephysique par le service chargdu suivi des AIC.

Gnralits : La granularit de linventaire physique et de linventairecomptable pouvant tre diffrente, il importe d'laborer et dediffuser une mthode d'ajustement entre les deux types dedocuments.

Ces inventaires pouvant faire l'objet de saisies des momentsdiffrents et par des acteurs diffrents, un rapprochementpriodique permet de s'assurer de leur cohrence.

Certains logiciels gnrent automatique une mise jour duregistre d'inventaire comptable lors de la saisie dans linventairephysique.

vnement

Le registre d'inventairecomptable n'est pasactualis.

Linventaire physique etl'inventaire comptable ne sontpas ajusts.

D oc umentation

laboration et diffusion d'un guide de procdure ;

Diffusion de l'organigramme fonctionnel nominatifprcisant, en tant que de besoin, les tches, lestitulaires, les supplants, les dlgationsaccordes, Il doit tre diffus tous les acteurs,internes et extrieurs lentit et actualis enfonction des mouvements de personnel et deschangements d'affectation au sein de l'entit.

Traabilit Conservation des pices justifiant la mise jour du registredinventaire comptable (inventaire physique, tat derapprochement).

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Impacts

L'inventaire comptable esterron,

L'tat de l'actif n'est pas fiable,

Le calcul des amortissements estfauss,

Mauvaise information des tiers.

Or ganisation (recommande) Les mesures de contrle mettre en uvre :

Contrle mutuel :

Contrle priodique (a minima annuel) de rapprochement entrel'inventaire physique tenu par les services gestionnaires et leregistre d'inventaire comptable tenu par le service charg desAIC.

Le service charg du suivi des AIC peut croiser les donnesmanant du service gestionnaire avec des lments externesdont il dispose : polices d'assurances, factures de fluides,contrats d'entretien

C ontrle mutuel avec le comptable : ce contrle raliser aminima annuellement, en fin d'exercice consiste en unrapprochement entre linventaire comptable et l'tat de l'actif ducomptable afin didentifier les diffrences. Ce contrle servira detravaux prparatoires la rdaction des annexes budgtairesrelatives au patrimoine joindre au compte administratif.

Ce contrle peut tre ralis en mme temps que les contrlesmutuels avec le comptable prvus aux risques 6 et 16.

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visa mdccicRisque 12 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans le traitement comptable destravaux en cours achevs

RISQUE N12 (particulirement sensible)Procdure : InventaireTche :Traitement comptable des travaux en cours achevs et des avances sur immobilisationsOpration : Intgration des travaux achevs, enregistrement en comptabilit auxiliaireObjectif : TotalitRisque : Carence dans le traitement comptable des travaux en cours achevsDtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant :


Carence dans la documentationet/ou dans sa diffusion

Absence de transmission del'information par le servicegestionnaire,

Gnralits : Lorsque l'immobilisation est termine et mise en service, lesdpenses comptabilises au compte 23X sont vires au compted'imputation dfinitive 21X par une opration non budgtaire,sans mission de mandat ou titre. Cette opration est justifiepar un certificat administratif tabli par l'ordonnateur indiquantle bien concern, la date de mise en service, le numrodinventaire du bien.

Le numro d'inventaire du bien est identique celui qui avaitt attribu au moment des travaux en cours.

Le comptable procdera l'intgration des travaux en cours auvu du certificat administratif.14

Depuis novembre 2014, une volution du protocole IndigoInventaire permet de grer par flux les intgrations.

vnement

Carence dans le traitementcomptable des travaux en coursachevs : les comptes 237, 238(avances) ne sont pas solds,

Les immobilisations en service nesont pas enregistres sur lescomptes d'imputations dfinitives.

D oc umentation : laboration et diffusion d'un guide de procdure.

Diffusion :

de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant,en tant que de besoin, les tches, les titulaires,les supplants, les dlgations accordes, Il doittre diffus tous les acteurs, internes etextrieurs lentit et actualis en fonction desmouvements de personnel et des changementsdaffectation au sein de l'entit ;

du guide organisationnel sur le processus patrimonial ; du guide comptable et budgtairee des oprations

patrimoniales ; des instructions budgtaires et comptables ; du guide des oprations d inventaire ; de l'inventaire physique ; des documents relatifs la mise en service de

14 A compter de novembre 2014, il existe un flux Indigo Inventaire pour ce type d'opration.

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l'immobilisation (PV de mise en service, rception) ; de la liste des CCA reue du comptable.

Traabilit :Conservation de la liste des chantillons utiliss dans le cadredu contrle de supervision a posteriori et les constats oprs.

Impacts : L'inventaire comptable est erron,

Le bilan est erron,

Les amortissements ne sont pasfiables,

La valeur du bien est inexacte ;tous les travaux effectus sur lebien n'ont pas t rattachs. Aumoment de la sortie du bien, lavaleur nette comptable serainexacte.


Former et sensibiliser le personnel (techniquenotamment) l'importance de l'intgration des travauxachevs.

Se rapprocher du comptable afin de disposer du listingdes contrles comptables automatiss (CCA) ou desrestitutions labores partir des CCA.

Dfinition des CCA : il s'agit d'un tat issu delapplication Hlios comportant 75 contrleurs signalantdes anomalies comptables potentielles ou des alertes.

Le CCA 10.01 contrle l'apurement desimmobilisations en cours : il signale les fichesinventaire (qu'elles soient provisoires ou dfinitives)des comptes 231 et 232 (et 236 en M52 et M71) quin'ont fait l'objet d'aucun mouvement depuis plus de 2ans.

Le CCA 10.02 contrle l'apurement des fraisd'tudes et d'insertion : il signale les fiches inventaire(qu'elles soient provisoires ou dfinitives) descomptes 2031 et 2033 (ou 203 pour lesnomenclatures o le compte 203 n'est passubdivis) qui n'ont fait l'objet d'aucun mouvement (ycompris d'amortissement) depuis plus de 2 ans.

Les mesures de contrle mettre en uvre Auto contrle

A partir dinformations transmises par le service gestionnaire,contrle de rapprochement entre les documents d'intgrationdes travaux en cours, les procs-verbaux de rception et lesfiches de suivi des marchs.


Le contrle ralis par le chef du service charg du suivi desAIC partir de la liste des travaux comptabiliss au compte 23transmise par la DAF, le cas chant. Il s'agit de vrifier, sur unchantillon de 30 oprations, si les travaux sont achevs ounon et si les biens sont effectivement mis en service. Dansl'affirmative, il convient de vrifier quun certificat administratif at rdig (ventuellement un flux tabli).

Le contrle peut galement tre ralis partir d'une listeextraite des CCA d'Hlios fournie par le comptable.

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visa mdccic

Risque 13 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'amortissements et de dprciations ;montants errons, non ajusts.

RISQUE N13 (particulirement sensible)Procdure : InventaireTche : Dtermination des amortissements et dprciations des immobilisations inventories par le service charg du suivi des AIC ;

Opration : valuation des amortissements et dprciations Objectif : ExactitudeRisque : Absence damortissements et dprciations ; montants errons / non ajustsDtail des composants du risque Dispositif de contrle interneFacteurs dclenchant


Carence dans ladocumentation et/ou dans sadiffusion,

Absence d'acteurs dsigns,

Carence dans l'inventaire,

Carence dans les travauxdanalyse et dvaluation desbiens immobiliers pouvantconduire la constatation dedprciations.

Gn ralits La rglementation relative aux amortissements diffre selon lesinstructions budgtaires, Il convient donc de se reporter cesdernires. Contrairement aux biens relevant du parc immobilier,les AIC sont toujours amortissables.

Les dprciations sont exceptionnelles concernant les AIC ;exemple : sur-utilisation importante d'une machine par rapport sa dure damortissement, changement technologique rendant unquipement obsolte.

Cette tche est ralise par le service charg du suivi des AIC, laDAF. Elle peut aussi tre confie aux services gestionnaires avecvalidation par la DAF, selon les organisations retenues.

vnement

Absence damortissements oude dprciations des biensimmobiliss ; amortissementsou dprciations errons :

la dure d'amortissementn'est pas homogne aveccelle pratique pour desbiens similaires, la dured'amortissement necorrespond pas la durede vie du bien.

les dprciations ne sontpas ajustes, lesdprciations devenuessans objet ne sont pasreprises.

Documentation laboration et diffusion d'un guide de procdure

D iffusion :

de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, entant que de besoin, les tches, les titulaires, lessupplants, les dlgations accordes, Il doit trediffus tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et actualis en fonction des mouvements depersonnel et des changements d'affectation ausein de l'entit ; de l'organigramme fonctionnel ;

des instructions budgtaires et comptables ; du guide comptable et budgtaire des oprations

patrimoniales ; du guide des oprations d'inventaire ; dlibration relative la dure d'amortissement des

biens ; dlibration, dcision relative aux dprciations ;

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inventaire comptable.

Traabilit

Tableaux des amortissements et documents lis leurliquidation (par catgorie dimmobilisations et parimmobilisation) ;

Tableaux et autres documents prcisant les motifs de ladprciation et les calculs de son estimation (parcatgorie dimmobilisations et par immobilisation) ;

Conservation des preuves du contrle de supervision aposteriori. Archivage des preuves du contrle desupervision a posteriori.

Impacts

L'inventaire est erron,

Le bilan est erron,

Le compte de rsultat esterron,

L'tat de l'actif est erron,

Les amortissements ne sontpas fiables,

La valeur du bien n'est pasexacte ce qui peut gnrer desdiffrences au moment de lasortie du bien (calcul dumontant de la plus-value oumoins-value).


Sensibiliser et former le personnel sur cesproblmatiques,

v

Documents

Processus_AIC