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Programme de gestion de trésorerie et desuivi du prévisionnel : un tableau de bordpour faciliter le pilotage de l’entreprise

Rapport technique

Stage mai-août 2005

Guillaume LEDUC IFI 2007

Programme de gestion de trésorerie et desuivi du prévisionnel : un tableau de bordpour faciliter le pilotage de l’entreprise

Tuteur entreprise : José Herraiz Tuteur école : Paul Gaborit

Guillaume LEDUC IFI 2007

Ilot 6, n°48 P.A.E de La Mare97438 Sainte-Marie, France

P r o g r a m m e d e g e s t i o n d e t r é s o r e r i e e t d e s u i v i d u p r é v i s i o n n e l : u n t a b l e a u d e b o r d p o u r f a c i l i t e r l e p i l o t a g e d e l ’ e n t r e p r i s e

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REMERCIEMENTS

J’aimerais tout d’abord remercier M. José Herraiz, mon tuteur de stage et co-gérant d’EMR, pour m’avoir proposé ce stage et apporté son aide tout au long de mes différents travaux. Il a su m’accorder sa confiance et m’a laissé une grande latitude. Nos entretiens m’ont appris beaucoup de choses sur les différents aspects du monde de l’industrie et notamment l’organisation dans une PME. Je remercie également Mne Véronique Bourgoin-Brial pour ses explications sur les notions comptables et financières, et sa grande patience dans le travail autour des fiches de paye ! De la même façon, je souhaiterais remercier M. Yahel Bouaziz, créateur de l’intranet, pour m’avoir éclairé sur certaines parties ardues de ses pages de code. Il a également su répondre rapidement à mes e-mails, notre principal mode de communication. Enfin j’aimerais remercier Melle Pascale Bubien, comptable, et Mme Isabelle Pothin, secrétaire de la société, pour leur disponibilité et leur aide. Travailler avec elles au quotidien fut un plaisir.


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RESUME

Dans l’esprit de la qualification des services Qualif’Enseignes, la société EMR a développé un système de gestion des dossiers et de suivi de production dans le langage PHP/MySQL. Afin d’améliorer le contrôle en temps réel de l’entreprise, les gérants souhaitent y ajouter un module financier de gestion de trésorerie et de suivi du prévisionnel avec un objectif : la visibilité. L’application doit comporter sept modules : suivi des charges fixes, suivi de la trésorerie quotidienne, suivi des relances sur les créances clients et fournisseurs, suivi de la masse salariale, analyse financière. Enfin un module de synthèse résume l’essentiel des autres modules : un tableau de bord pour faciliter le pilotage de l’entreprise. Ce développement se fait en collaboration avec l’expert comptable et le consultant informatique du point de vue technique. L’aspect ergonomique se travaille avec les utilisateurs finaux du logiciel, pour une intégration parfaite à l’intranet de la société.


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SOMMAIRE

INTRODUCTION................................................................................................................................................. 1 I. UN PROJET ANCRE DANS LE PROCESSUS DE CERTIFICATION DE L’ENTREPRISE EMR 2

A. SIGNALEMENT « FORT »............................................................................................................................. 2 B. EMR ET L’ESPRIT ISO : QUALITE & TRAÇABILITE ..................................................................................... 5

II. LA CONCEPTION ET LA REALISATION DE L’APPLICATION..................................................... 8 A. REMARQUES GENERALES ........................................................................................................................... 8 B. ANALYSE FINANCIERE ............................................................................................................................. 11 C. SUIVI DES CHARGES ................................................................................................................................. 14 D. SUIVI DE TRESORERIE............................................................................................................................... 15 E. GESTION DES ENCAISSEMENTS CLIENTS ................................................................................................... 18 F. GESTION DES DETTES FOURNISSEURS....................................................................................................... 24 G. SUIVI DE LA MASSE SALARIALE................................................................................................................ 25 H. LA PAGE RECAPITULATIVE : LE « TABLEAU DE BORD » ............................................................................ 28

III. LA MISE EN PLACE DE L’APPLICATION DANS SA CONFIGURATION DE TRAVAIL ET TESTS DE FIABILITE ...................................................................................................................................... 32

A. MISE EN LIGNE DE L’APPLICATION : UN PARAMETRAGE FIN POUR UNE INTEGRATION PARFAITE .............. 32 B. LA FORMATION DES UTILISATEURS ET TEST FINAL................................................................................... 32 C. PRESENTATION FINALE DU LOGICIEL........................................................................................................ 33

CONCLUSION.................................................................................................................................................... 34 BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................................................................. 35

CONTACTS......................................................................................................................................................... 35 SOURCES INTERNET........................................................................................................................................... 35 MONOGRAPHIES ................................................................................................................................................ 35

TABLE DES ILLUSTRATIONS....................................................................................................................... 36 TABLE DES MATIERES .................................................................................................................................. 37


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INTRODUCTION

Les gérants d’EMR ont redéfini l’organisation interne de l’entreprise dans l’esprit de la certification de services Qualif’Enseigne. La première étape a été la création d’un logiciel de suivi des dossiers, toujours en cours de développement. Mais ils veulent pousser plus loin de contrôle de l’organisation en créant une sorte de « tableau de bord » qui faciliterait le « pilotage » de l’entreprise. La finalité est d’avoir une vision rapide d’indicateurs tels que l’état de la trésorerie, les charges, les créances clients, les dettes fournisseurs, la masse salariale et différents indices de mesure s’y rapportant. Le but du stage est donc de réaliser une application PHP permettant de suivre la trésorerie et de calculer le prévisionnel. Le stockage des données se fait via des bases de type MySQL.


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I. UN PROJET ANCRE DANS LE PROCESSUS DE CERTIFICATION DE

L’ENTREPRISE EMR

A. Signalement « fort »

EMR (Enseigne Maintenance Réunion), fondée en 1995 par MM. José et Michel Herraiz, est une Société Anonyme à Responsabilité Limitée au capital de 125 080 €, pour un Chiffre d’Affaire de 2,4 millions d’euros. Elle compte 7 personnes en son administration : MM José et Michel Herraiz, gérants, M. Maxime Bouchez, technicien infographiste , Melle Pascale Bubien, comptable, M. Nicolas Chalon, chef d’atelier, M. Stéphane Ordener, responsable technique, et Mme Isabelle Pothin, secrétaire et accueil. 13 ouvriers opèrent dans les 1500m² d’ateliers répartis sur 2 sites.

1. Les activités d’EMR

EMR regroupe aujourd’hui plusieurs activités tournant autour de la signalétique. La société propose l’étude, la réalisation et la maintenance de tous les supports de communication, pour une utilisation temporaire ou permanente.

Etude : L’entreprise réalise prototypes et devis. Elle reste en veille technologique pour proposer des produits originaux à la clientèle.

Réalisation : L’entreprise investit régulièrement dans l’amélioration de son parc machine. Elle dispose de nombreux moyens techniques, en complément de son parc informatique : laboratoire d'impression numérique couleur jet d'encre, plotteur de découpe d'adhésif avec station de marquage, découpe de supports, fraiseuse à commande numérique.

Maintenance : EMR propose un service après vente à ses clients. Elle réalise aussi les opérations de maintenance ou d’évolution sur les enseignes déjà existantes.

2. Gamme de produits

EMR propose à sa clientèle une gamme complète de produits tournant autour de la signalétique :

Affichage numérique : impression sur tous supports, dont des films autocollants afin de réaliser des décors de véhicules.


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Agencements stand : conception et réalisation de stands pour les évènements tels que le salon de l’automobile.

Enseigne signalétique : panneaux d’affichage en tous genres.

Mobilier PLV : présentoirs de magasins, panneaux d’affichage de petite dimension.


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3. Une clientèle diversifiée

La clientèle d’EMR est très diversifiée en termes de secteurs d’activité : automobile, pétroliers, petite et grande distribution, télécommunications et autres tertiaires. Voici quelques références en matière de clientèle :

Automobile : Grandes marques ou bien concessionnaires locaux, dont : BMW, Citroën, Daewoo, Honda, Kawazaki, Peugeot, Renault, Speedy, Toyota, Caillé groupe, CMM Automobile, Harley-Davidson, Mini, Seat, Ford, HG Automobiles…

Pétroliers : Esso, Caltex, ELF, Total, SRPP, Shell, Jovenna Madagascar…

Commerce & distribution : Champion, Danone, Dia, Gitem, Jumbo Score, Quick, Ricard, Super U, Chatel, Candia, Carrefour, Rhum Charrette, Mc Donald's…

Banques & administrations : Crédit Agricole, ADPE, Allocations familliales, Cinor, Département de la Réunion, Communes de St Denis, de St Marie, La Poste, CCCO, CCI Réunion, Direction générale des impôts, Trésor public, BFC, Caisse d'épargne…

Autres tertiaires : Canal Satellite, Citalis, Hertz, Orange, SFR, Adecco, Air Austral, Air France, Air Mauritius, Cegetel, France télécom, Outremer télécom,

Architectes, agences de communication… Bien que certains noms soient prestigieux, la clientèle reste essentiellement insulaire : seulement 20% de clients sont extérieurs, pour la plupart métropolitains.

4. Une concurrence récente

Les produits de signalétique sont soumis à de fréquentes et importantes innovations techniques, notamment grâce aux progrès réalisés dans le domaine des technologies numériques. Face à un marché en pleine expansion, l'entreprise EMR doit se battre pour garder sa position de leadership. EMR compte huit concurrents sur le marché :

Labopix

Réuni Pub

Nid Imprimerie Enseignes

Pano Boutique

Image

Lettring

Aaction Pub

ELP

Ces entreprises ont la même activité. En comparaison à la superficie1 de l’île, l’offre est plus importante que la demande. Ces entreprises doivent donc soit se battre pour obtenir la plus grosse part de marché, soit se tourner ver l’export.

1 L’île de La Réunion est trois fois plus petite que la Corse.


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Dans ce contexte, EMR cherche à montrer qu'elle propose un meilleur service que ses concurrents, pour avoir le maximum de demande de la part des clients.

B. EMR et l’esprit ISO : qualité & traçabilité

1. Qualif’enseigne signalétique : une certification de services

La société EMR fait partie du Synafel, le syndicat National de l'Enseigne et de la Signalétique. Ce syndicat souhaitait renforcer la notoriété de la profession et la confiance accordée par ses clients. Il a donc mis au point la certification "Qualif'Enseigne Signalétique". Elle a deux objectifs :

Présenter à la clientèle une garantie objective ;

Servir d’argument commercial aux entreprises.

La certification est un processus privé qui s'appuie sur un « référentiel ». Il est réalisé en partenariat avec les professionnels, les clients et les pouvoirs publics du secteur concerné. Ces différents acteurs participent au Comité de Certification où ils ont pour rôle de vérifier en toute impartialité la pertinence du référentiel et son adéquation aux attentes du marché. Le Synafel a notamment travaillé avec BVQI (Bureau Veritas Quality International).Cet organisme certificateur contrôle également les entreprises qui demandent à être auditées pour obtenir la certification. Le référentiel de certification définit très strictement les caractéristiques certifiées sur lesquelles l'entreprise peut communiquer. Ces caractéristiques mettent en valeur certaines des prestations de l'entreprise. Elle est tenue à une obligation de résultat auprès de ses clients.

2. L’application de suivi de dossier client

La certification Qualif’Enseigne demande une grande rigueur dans l’organisation de l’entreprise. L’un des points clef est la traçabilité. La traçabilité2 est définie comme l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité, ou d’articles ou d’activités semblables, au moyen d’une identification enregistrée (norme ISO 8402). Elle permet de suivre et donc de

2 Source : TRACENEWS, adresse URL http://www.tracenews.net


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retrouver un produit ou un service depuis sa création (production) jusqu’à sa destruction (consommation). Dans le cas de la société EMR, la traçabilité passe par un suivi rigoureux de toutes les étapes de la fabrication. Elle travaille depuis plusieurs années avec un logiciel de suivi de dossier réalisé en PHP avec base de données MySQL.

Figure 1 : Menu principal du programme de suivi de dossier

Le principe est simple : il suffit de suivre le menu principal de gauche à droite. Un dossier est créé dans la partie « dossier » du menu. Tous les paramètres le concernant sont saisis : client, nature de la commande, divers fichiers PDF de pièces justificatives dont le bon de commande. Ce dossier passe ou non en étude, puis on établit un devis. Si le devis est signé, il passe en production puis en facturation, en satisfaction client et enfin en archive. Le premier menu « paramètres » sert à gérer entre autres la base de donnée du personnel, les clients, les fournisseurs, les matières premières, les types de commandes. « Synthèse » est un tableau récapitulatif des dossiers en cours. Les deux premières versions du programme géraient sommairement le suivi du dossier. La nouvelle version est en cours de finalisation. Elle se veut exhaustive :

Détail des matières premières par commande pour évaluer précisément les besoins ;

Ajout de PDF en pièces jointes et de commentaires chaque fois que nécessaire ;

Satisfaction client et statistiques. Les clients ont un droit de regard sur leurs commandes : ils peuvent en suivre l’avancement en temps réel. Il suffit de se connecter à l’espace client du site, avec les noms d’utilisateur et mot de passe fournis. Ce logiciel qui sera nommé « intranet » est donc un outil de suivi de production complet. Pour aller plus loin dans l’esprit de traçabilité, les gérants veulent y adjoindre un outil administratif.


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3. Une extension logique : l’application de gestion de trésorerie et de suivi du prévisionnel

Pourquoi un module de suivi de trésorerie ? La principale motivation des gérants est la visibilité, avec deux aspects principaux :

Dans l’état actuel, on ne peut pas connaître rapidement et simplement certains chiffres clef indispensables à la gestion de l’entreprise : coût de fonctionnement (appelé « point mort »), coût de l’administration par rapport au reste de la masse salariale…

La société a du mal à suivre les créances clients et fournisseurs. Cela pose trois problèmes : l’absence de liquidités (même si les commandes client ne manquent pas), l’impossibilité de prévoir les encaissements et par conséquent repousse les paiements fournisseurs.

Certaines informations ne circulent pas dans l’entreprise. Si elles sont regroupées dans un espace accessible à tous les employés, le problème est résolu : tout le monde a le même niveau d’information. De même, si une information n’est pas affichée alors qu’elle aurait du l’être, il y a un responsable.

Il faut donc gérer et suivre les flux entrants (encaissements clients, subventions) et les flux sortants (charges fixes, masse salariale, matières premières, taxes et impôts). S’il peuvent être anticipés, il est alors possible de calculer un prévisionnel de la trésorerie :

Prév EntréesPrév SortiesActuelle TrésorerieellePrévisionn Trésorerie +−= A l’issue de cette analyse, les gérants souhaitent que l’application de gestion de trésorerie et de suivi du prévisionnel contienne sept modules :

Tableau de bord : affichage synthétique du module ;

Analyse financière ;

Suivi de la trésorerie ;

Suivi des charges ;

Suivi des relances clients ;

Suivi des relances fournisseurs ;

Suivi de la masse salariale. Connaissant les tenants et les aboutissants du programme, il est donc possible de passer à la phase de conception puis de programmation.


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II. LA CONCEPTION ET LA REALISATION DE L’APPLICATION

A. Remarques générales

1. Une structure modulaire qui laisse une grande liberté

Comme nous l’avons vu, le programme est constitué de différentes parties. Elles sont indépendantes, le travail est donc facile à fractionner, ce qui a deux avantages :

Il n’est pas nécessaire de créer un cahier des charges global, les modules peuvent être abordés successivement ;

L’ordre de réalisation n’a pas d’importance. Même le tableau de bord est conçu pour être modulaire : il n’est pas nécessaire d’avoir réalisé tous les autres modules pour y travailler.

2. Le développement du logiciel ne se fait pas en ligne

Le développement du logiciel se fait en local sur l’ordinateur de travail. Pourquoi ? Il y a deux raisons :

Plusieurs personnes travaillent au développement du logiciel, et ne doivent pas se gêner mutuellement ;

La partie du logiciel qui est déjà en ligne est opérationnelle et les salariés l’utilisent. Le programme est testé avant la mise en ligne, pour ne pas risquer d’endommager les bases de données.

Pour travailler en local, il suffit d’installer un serveur PHP et un serveur MySQL sur l’ordinateur de développement. Il existe des packs de programme prêts à l’emploi tel qu’EasyPHP. Une seule opération délicate : configurer les serveurs locaux comme les serveurs en ligne, pour se trouver dans les mêmes conditions de travail.

3. Commenter le code pour plus de clarté

Il est fréquent que les pages web soient mises à jour ou entretenues, car le web est en constante évolution. De plus le HTML et le PHP sont des langages souples. Il est possible que plusieurs personnes viennent à travailler à l’amélioration ou l’optimisation de l’application. Pour faciliter le travail de ces personnes, il faut donner un maximum d’explications sur ce que le code du programme fait. Cela passe par des commentaires, que l’on reconnaît facilement : une ligne commençant par « // » ou encadrée par « /* … */ » en PHP, encadrée par « < !-- … --> » en HTML.


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Plusieurs parties de code ou structures de tables sont inspirées de l’intranet en cours de finalisation. Il faut analyser, décortiquer de nombreuses lignes de code pour comprendre le fonctionnement ou les astuces de programmation. Il ressort de cette analyse trois points intéressants à citer : la charte graphique, la sécurisation et l’aspect multilingue de l’intranet.

4. Des normes de mise en forme à respecter

Le module de gestion de trésorerie et de suivi du prévisionnel vient se greffer sur un programme en cours de développement, l’intranet. Il faut absolument en respecter la charte graphique. Les caractéristiques graphiques sont rassemblées dans une feuille de style de type CSS. Il suffit d’inclure sur chaque page : <link href="../style/intranet.css" rel="stylesheet" type="text/css">

Chaque élément de la page (texte, tableau, lien…) fait appel à un style de cette feuille avec le code suivant : class="StyleElement"

On inclue également le menu en deux parties, le contenu du menu sous la forme de PHP et l’affichage en Java Script : <? include("../menu/menu.php");?> <script language="JavaScript" src="../menu/menu.js"></script>

5. Sécurisation !

L’intranet est mis en ligne et accessible depuis le site web d’EMR, mais il n’en est pas moins confidentiel. Le site a donc été sécurisé. La page d’accueil de l’intranet invite à saisir un login et un mot de passe. L’identité de l’utilisateur est gardée en mémoire (sous la forme d’une variable de session) tout au long de la navigation. Il faut également respecter un protocole dans la programmation des pages. Il faut systématiquement inclure le fichier de sécurisation, comme ceci : <? //On indique au système de sécurisation qu'on est en Personnel $CurrentAutorisationSiteModuleId=2; include("../includes/securisation.php"); ?>

La sécurisation s’y fait à deux niveaux :

L’accès direct à une page sans la connexion par la page d’accueil est interdit : Si une personne mal intentionnée tente d’accéder à une page en tapant son adresse URL dans le navigateur, elle est renvoyée vers une page d’erreur.

Il y a trois types d’autorisation : consultation, saisie, suppression.


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Tous les utilisateurs n’ont pas les mêmes droits. Les droits de chaque utilisateur sont définis par module. Pour empêcher un utilisateur d’effectuer une action interdite, il faut ajouter de part et d’autre de chaque bouton de validation un code semblable à : <? //L'utilisateur a t il le droit de modifier le personnel if (UserHasRightToSeeThatButton($CurrentAutorisationSiteModuleId,"Saisie")) { ?>  <a class="LienBlanc" href="#" onClick="document.forms['FormAutorisation'].submit();">valider</a> <? } ?>

Dans l’exemple ci-dessus, la fonction UserHasRightToSeeThatButton regarde si l’utilisateur (dont l’identité est en mémoire) a le droit de « saisie » sur le module identifié par la variable $CurrentAutorisationSiteModuleId. Cela détermine si le bouton apparaît ou non. Il est donc possible de paramétrer finement les autorisations sur le site. Par exemple, un utilisateur du service production pourra consulter le module administratif mais n’y verra jamais apparaître les boutons « valider » : il ne peut modifier aucune donnée.

6. Un programme multilingue

Le programme est conçu pour être multilingue. Tous les éléments de texte qui peuvent être traduits sont contenus dans une table MySQL nommée Label. Au début de chaque page, il faut inclure le fichier langue.php. Ce dernier récupère le texte dans la langue de session définie à la connexion et le stocke dans une table $Label. Pour afficher un élément de texte traduit, il suffit de remplacer le texte par le code : <? print($Label[14][0]);?>

[14] et [0] permettent de repérer le bon texte dans le tableau, mais ce n’est pas explicite : il faut consulter la base de données pour connaître la position. La traduction va être faite par un professionnel. Pour le moment il faut saisir le texte en français et mettre en place le système multilingue : il sera opérationnel dès la traduction.


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Nous allons maintenant détailler chacun des sept modules du logiciel de gestion de trésorerie et de suivi du prévisionnel : principe du module sur le plan comptable et aspect technique.

B. Analyse financière

1. Principe du module

Le premier module du programme est un module d’analyse financière. Il permet d’afficher les données suivantes en euros :

Chiffre d’affaire ;

Achats ;

Marge ;

Valeur ajoutée ;

Charges (personnel, impôts et taxes) ;

Résultats (financier, net…) ;

Dotations ;

Capacité d’autofinancement…

Figure 2 : Le tableau d’analyse financière


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L’affichage se fait sur les trois derniers mois pour pouvoir dégager une évolution. Pour certaines données clef, il faut afficher la valeur en pourcentage de chiffre d’affaire, en plus du montant en euros. Deux dernières colonnes affichent la moyenne et le cumul sur les trois mois.

2. La source des données : une balance comptable

Figure 3 : Fenêtre d’administration des balances

Les données nécessaires aux calculs d’analyse financière sont récupérées via une balance comptable mensuelle. Le logiciel EBP utilisé par la société permet d’exporter une balance sur une période choisie sous différents formats dont CSV. Les balances sont importées grâce à la fenêtre de gestion des balances :

Ajout/modification de balance : il faut donner le chemin du fichier et le mois correspondant ;

Suppression : en cas d’erreur ou pour nettoyer la base de données.

Les données sont sous la forme de texte brut, les colonnes sont séparées par des points virgules et les lignes par des retours chariot, par exemple :

2181;Installations générales;16944,64;0;16944,64;0 2182;Matériel de transport;0;43300,1;0;43300,1 2183;Matériel de bureau et matériel informatique;11752,18;0;11752,18;0 2184;Mobilier;665,44;0;665,44;0

Figure 4 : Extrait d’une balance au format CSV

Pour chaque ligne, lire dans l’ordre :

Numéro de compte3 et intitulé du compte, chaque numéro de compte est unique ;

Débit du compte, puis crédit du compte ;

Solde débit puis solde crédit, les valeurs qu’il faut stocker.

3 Il faut comprendre « compte » au sens du plan comptable.


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La structure des tables qui contiennent les balances est un peu particulière. Il y a deux tables qui fonctionnent de la même manière : une pour le solde débit (nommée BalanceDebit) et une pour le solde crédit (BalanceCredit). Prenons l’exemple de la table de débit :

1er champ : numéro de compte ;

2ème champ : intitulé du compte ;

Suivent autant de champs que de balances enregistrées : ils contiennent dans le cas de la table étudiée les soldes débit. Le nom des champs est créé en fonction du mois et de l’année. Par exemple B012005 est la balance de janvier 2005.

L’algorithme suivant donne le principe d’ajout d’une balance à une table : Début │ -∴- CreerNom(Mois,Annee) est une fonction qui crée le nom d’une │ -∴- balance à partir de son mois et de son année donnés par │ -∴- l’utilisateur │ │ NomBalance ← CreerNom(Mois,Annee) │ │ -∴- ChampExiste(Table,Champ) est une fonction qui renvoie vrai si │ -∴- le champ donné existe dans la table donnée │ │ Si (ChampExiste(TableBalance,NomBalance)) Alors │ │ -∴- Ne rien faire │ Sinon │ │ -∴- Créer le nouveau champ nommé NomBalance │ │ CreerChamp(TableBalance,NomBalance) │ Fin Si │ │ Fichier ← Ouvrir(NomFichier) │ │ Répéter │ │ -∴- LireLigne(Fichier) est une fonction qui lit une ligne du │ │ -∴- ficher donné et la renvoie dans un tableau │ │ │ │ Ligne ← LireLigne(Fichier) │ │ │ │ Si (Ligne vide) Alors │ │ │ Fin Tant Que │ │ Fin Si │ │ │ │ NumeroCompteLu ← Ligne[0] │ │ IntituleCompteLu ← Ligne[1] │ │ SoldeDebitLu ← Ligne[4] │ │ SoldeCreditLu ← Ligne[5] │ │ │ │ -∴- Traitement en fonction du numéro de compte et de l’intitulé │ │ │ │ Si (Compte existe) Alors │ │ │ Action : Remplacer SoldeDebitLu,SoldeCreditLu à l’endroit │ │ │ où (NumeroCompteLu=NumeroCompte) │ │ Sinon


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│ │ │ Action : Insérer une nouvelle ligne avec NumeroCompteLu, │ │ │ IntituleCompteLu,SoldeDebitLu,SoldeCreditLu │ │ FinSi │ │ │ Tant Que (1 = 1) Fin

C. Suivi des charges

1. Savoir combien coûte le fonctionnement de l’entreprise

Il s’agit de répertorier les dépenses fixes, celles qui sont retrouvées à intervalle régulier : eau, électricité, télécommunications, carburant… Les répertorier a pour intérêt de :

Calculer le coût horaire de fonctionnement de l’entreprise quelque soit l’activité : cet indice est nommé « point mort » ;

Suivre l’évolution des charges, notamment une augmentation des coûts.

Figure 5 : Module de suivi des charges

Le tableau principal regroupe la liste des charges regroupées par catégories : consommables, assurances, impôts… Les charges sont affichées sur trois mois, pour dégager une évolution. Les deux dernières colonnes affichent la moyenne et le cumul sur la période. Un clic sur une ligne ouvre une page affichant le détail des charges de la catégorie choisie. Par exemple, la catégorie « Consommables » contient les achats de petit équipement, les produits d’entretient, les fournitures…


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Figure 6 : Tableau de détail d’une charge

La première colonne intitulée « N° cpte » affiche les numéros de compte du plan comptable : cela permet de se référer au logiciel EBP pour avoir des détails approfondis sur les charges. En bas de chaque table, le logiciel affiche le total (sous total pour un tableau de détail de charge), puis le coût à la semaine, au jour et à l’heure. Ces différents indices donnent une idée du « point mort » de l’entreprise. En haut de chaque tableau, le lien « Balance » permet d’accéder à la fenêtre d’administration des balances, qui servent au calcul des charges.

2. Les dessous de l’affichage : exploiter la balance de débit

Seule la table des débits des balances est exploitée dans l’affichage des charges :

Pour afficher la liste générale, le programme regroupe les charges par catégories et affiche le total de la catégorie sous un intitulé choisi.

Pour afficher un détail de catégorie de charge, le programme récupère uniquement des charges choisies en fonction de leur numéro de compte.

Remarque importante : comment le programme sait-il quelles charges sélectionner pour l’affichage détaillé ? Lorsqu’on clique sur une catégorie, la liste des comptes de la catégorie est transmise via l’adresse URL du lien. C’est une méthode utilisée fréquemment dans le programme.

D. Suivi de trésorerie

1. Une consultation quotidienne

EMR dispose de comptes dans 3 banques différentes : le Crédit Agricole, la Banque Française Commerciale et la Banque de la Réunion.


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Tous les matins, la comptable de l’entreprise relève le solde bancaire sur Internet et fait le rapprochement avec le solde comptable. Elle édite un tableau4 sous Excel comportant toutes ces données, ainsi que les opérations imminentes devant être enregistrées dans la semaine sur les comptes. Elle transmet ce fichier aux gérants et l’archive ensuite dans un classeur. Le programme doit permettre de simplifier au maximum cette procédure : récupérer les données en ligne, les stocker dans la base de données, faire les calculs de rapprochement, afficher le tableau de trésorerie à l’écran et permettre l’impression de celui-ci. Voici l’organisation du module de trésorerie :

Figure 7 : Organigramme du module de trésorerie

2. Le module réalisé

La page principale du module se présente sous la forme d’un tableau semblable à celui réalisé sous Excel. A chaque ligne du tableau correspond un compte bancaire.

4 Voir en annexe.

Evolution de la trésorerie

Historique de la trésorerie

Saisie des données

Module de suivi de trésorerie


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Figure 8 : Tableau de trésorerie

Chacune de ces lignes est « cliquable ». Elle ouvre une fenêtre de saisie des données de la journée. Simultanément, la page d’accès en ligne au compte bancaire se charge en arrière plan. L’utilisateur récupère les données, les rentre dans la fenêtre de saisie. Validation, fermeture, le tableau mis à jour s’affiche.

Figure 9 : Fenêtre de saisie de la trésorerie avec page d’accueil d’une des banques

Une ligne affiche le total de la trésorerie. Chaque chiffre de trésorerie est coloré en fonction de la criticité, ce qui permet de repérer rapidement l’état de la trésorerie :

Vert quand le solde bancaire est positif ;

Bleu quand le solde bancaire est négatif mais supérieur au découvert autorisé ;

Rouge quand le chiffre est inférieur au découvert autorisé.


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En haut du tableau de trésorerie, le lien « Commentaire » ouvre une fenêtre de saisie libre. Elle sert de pense-bête pour la saisie, par exemple celle des jours à venir. Un deuxième tableau permet de suivre la trésorerie sur les 2 dernières semaines (10 jours ouvrables). Il réaffiche le cumul du solde comptable (qui reflète mieux l’état réel de la trésorerie que le solde en ligne) sur tous les comptes, et la tendance par rapport au jour précédent :

Augmentation > 5% Variation < 5% Diminution >5%

Figure 10 : Tableau de suivi de trésorerie sur les 10 derniers jours

3. D’un point de vue technique…

Les données bancaires saisies par l’utilisateur sont simplement stockées dans une table, de structure identique au tableau. Les données sont rentrées au rythme d’une ligne par jour. La première saisie par l’utilisateur est simplement stockée dans une table. Une reprise de saisie le jour même met à jour la ligne. La principale question relative à ce module est : est-il possible de récupérer les données bancaires en ligne automatiquement ? Cela se révèle impossible, pour des raisons de sécurité. Les accès se font via un nom d’utilisateur et un mot de passe : il n’est pas possible d’automatiser ce processus.

E. Gestion des encaissements clients


Le suivi des encaissements client est peut-être le module le plus important. Il doit permettre de suivre et de gérer les relances client de façon raisonnée et automatique.


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Figure 11 : Organigramme du module de suivi des encaissements client

Les données sources proviennent de la liste des dossiers en facturation. Chaque dossier contient un certain nombre de pièces comptables : devis, facture, service après vente, maintenance… A chaque pièce comptable est associé un montant facturé, une date d’échéance. Mais la liste des dossiers en facturation n’est qu’une liste, elle n’affiche pas d’alerte, ne propose pas d’options avancées de tri. C’est là qu’intervient le module de suivi des relances client. Le module est organisé autour d’une barre de menu proposant un tri par niveau de relance. Les niveaux de relance sont :

Recherche : Affichage de tous les dossiers avec des options de tri et de recherche ;

R0 : Première facturation, le délai de règlement varie de 0 (comptant) à 60 jours ;

R1, R2 : Niveau de relance 1 et 2, les relances se font sous la forme d’une lettre simple puis d’un recommandé ;

RJ : Recouvrement judiciaire, l’entreprise passe par un huissier pour être réglée ;

Litige : Si le client n’est pas d’accord avec le montant facturé, ou bien que la marchandise n’est pas conforme ;

Archive : Pièce comptable réglée ou bien annulée. La partie « Recherche » est composée de 2 parties :

Un tableau de statistiques sur la recherche effectuée ;

Une liste des résultats de la recherche.

Historique des opérations

Tri par niveau de relance

Recherche multicritère et statistiques

Suivi des encaissements clients


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2. Partie « recherche » du module de relance client

La première partie du module est celle de recherche. Elle sert à la fois à :

Rechercher une pièce comptable précise en vue d’une saisie ;

Rechercher un groupe de pièces comptables pour calculer des statistiques.

Figure 12 : Page de recherche du module de relance client

La page contient deux tableaux, le premier affichant les statistiques de la recherche et le deuxième affichant la liste des résultats de la recherche.


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Figure 13 : Fenêtre de recherche avec ses valeurs

par défaut

Le lien « Recherche » en haut à gauche ouvre une fenêtre de recherche multicritère. Par défaut, la recherche se fait sur les pièces comptables dont les échéances tombent sur le mois courant, pour 2 raisons :

N’afficher que les dossiers prioritaires ;

Accélérer la vitesse d’affichage. La fonction de recherche a 2 utilisations principales :

Retrouver rapidement un dossier précis ;

Sélectionner un groupe précis et afficher les statistiques correspondantes.

Les statistiques du résultat de la recherche sont affichées au dessus de la liste des pièces comptables. Elles donnent le nombre de dossier par niveau de relance, le montant total et le pourcentage de chaque niveau de relance sur le montant total.

3. Page de tri par niveau de relance

Le reste du sous-menu permet de trier les pièces comptables par niveau de relance (même s’il s’agit techniquement d’une seule et même page). La page ne comporte alors que la liste des pièces, dont le nombre et le montant sont rappelés en en-tête.

Figure 14 : Page de tri par niveau de relance


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L’appui de l’icône ouvre la fenêtre de règlement. Cette fenêtre appartient au programme déjà existant de suivi de commandes clients. Pour régler la facture, il suffit de cocher la case « Payé » et de rentrer une date et un mode de règlement. Une fois validé, le dossier et automatiquement archivé.

Figure 15 : Fenêtre de règlement

Figure 16 : Fenêtre de relance client

L’icône ouvre la fenêtre de relance. L’action de relance sur le logiciel se fait en validation de la relance du fournisseur par :

R1 : Lettre simple ;

R1/R2 : Lettre recommandée ;

RJ : Recours à un huissier. Le protocole de relance dépend du statut du client, définit dans la base de données « clients » :

Douteux : R0 → RJ ;

Normal : R0 → R1 → RJ ;

Privilégié : R0 → R1 → R2 → RJ.

Lors de la relance, le logiciel propose par défaut le niveau de relance suivant dans la chaîne du client. Il propose aussi une date de relance à J+2+7 : 2 jours de traitement du courrier de relance, 7 jours accordés au client pour régler. L’utilisateur peut changer ces dates s’il le désire. Il peut aussi ajouter un commentaire : nature de la relance, dialogue avec le client par exemple.


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Figure 17 : Fenêtre de litige

L’icône ouvre la fenêtre de litige. La pièce comptable passe en « salle d’attente » jusqu’à ce qu’on la relance. La fenêtre de litige propose de rentrer un commentaire : la nature du litige notamment.

4. Page d’historique de la pièce comptable

La dernière icône ouvre la page d’historique de la pièce comptable choisie. Il y a 2 tables sur cette page :

Identité de la pièce comptable : il est possible d’effectuer toutes les autres opérations depuis cette table (règlement, relance, litige) ;

Historique des opérations de relance effectuées sur la pièce comptable, en particulier : dates d’émission et d’échéance, commentaires.

Figure 18 : Page d’historique d’une pièce comptable


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5. Une structuration rigoureuse des données

La structure des données doit être rigoureuse : il faut garder un historique de toutes les opérations effectuées. Mais il ne faut pas pour autant perdre de vue la dernière opération, car elle détermine la date d’échéance qui sert aux calculs et aux alertes automatiques. Voici donc la structure de données qui a été adoptée :

Une table PieceComptable contient la liste de toutes les pièces comptables avec les caractéristiques données dans la fenêtre de règlement, dont la première date d’échéance. En fait cette table est celle qui existait déjà dans l’intranet avant la création de l’application de gestion de trésorerie. Chaque ligne de la table correspond une pièce comptable, qui possède un identifiant unique lié à la structure de la table5 : PieceComptableId. Cet identifiant permet de repérer la pièce comptable par la suite.

Une seconde table RelanceClient contient la liste de toutes les relances, du niveau R1 au litige. Chaque fois qu’une pièce comptable est relancée, une ligne est ajoutée avec : l’identifiant PieceComptableId, le niveau de relance, la nouvelle date d’échéance, la date de saisie, le commentaire.

Quand le programme parcourt la liste des pièces comptables PieceComptable, il regarde dans RelanceClient si une pièce comptable donnée a été relancée :

Si oui, il sélectionne la dernière relance pour obtenir par exemple la date d’échéance ;

Si non, c’est que la relance est en R0 : il utilise les informations de la table PieceComptable.

Le statut d’archive n’est pas considéré comme un niveau de relance. C’est une information complémentaire qui est donnée dans la table PieceComptable. Donc quand l’utilisateur cherche les archives, le programme recherche dans la table PieceComptable.

F. Gestion des dettes fournisseurs


Ce module est très proche de celui de suivi des encaissements clients. La différence est celle du signe puisqu’il s’agit de décaissements.

5 En SQL, un entier auto incrémenté désigné comme « clef primaire de la table » ie comme indice de repérage.


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Figure 19 : Fenêtre de saisie et d’administration des commandes

fournisseurs

Ce module reprend la même structure que pour les clients. Mais comme il n’existe pas de gestion fournisseur dans le programme Extranet, il faut donc y ajouter une partie de saisie des commandes fournisseurs. La saisie d’une nouvelle commande fournisseur se fait dans une fenêtre d’administration. L’accès se fait via un lien « nouvelle commande ». La fenêtre d’administration se divise en 3 parties :

Commande : Lorsque la commande est passée, compléter cette partie avec les informations du bon de commande que l’on joint en fichier PDF;

Facturation : Lors de la réception de la commande, saisir des informations contenues sur la facture, jointe en PDF ;

Règlement : Facture payée ou annulée, date et mode de règlement.

Pour modifier les informations déjà saisies, il suffit de cliquer sur le dossier choisi pour ouvrir cette fenêtre.

2. D’un point de vue technique…

Pour créer l’architecture de cette partie il suffit de copier celle du suivi des encaissements clients. Comme expliqué plus haut, il faut néanmoins ajouter une table qui va contenir la liste des commandes fournisseurs.

G. Suivi de la masse salariale

1. Tableau général

Ce module doit permettre :

De connaître l’état de la masse salariale au mois courant : salaires, heures supplémentaires, absences, congés, primes, cotisations salariales, cotisations patronales ;


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Trier les salariés par service : administration, production, décor, pose ;

Calculer différents ratios : chaque service par rapport au total, l’administration par rapport à la production (« improductifs / productifs »).

Figure 20 : Tableau de suivi de la masse salariale

2. Administration de la masse salariale

Il existe déjà une liste du personnel de l’entreprise dans l’Intranet, mais elle contient pêle-mêle les gérants, les salariés et les consultants. La base de données du personnel permet en fait de gérer les autorisations d’accès au logiciel. Il faut donc se servir de la liste du personnel pour créer la liste des salariés. La liste « personnel » contiendra les adresses, numéros de téléphone…


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Figure 21 : Fenêtre de gestion de la masse salariale

Figure 22 : Fenêtre de gestion des paramètres de calcul

La première partie de la fenêtre d’administration permet de créer la liste des salariés :

A gauche, la liste du personnel. En dessous un bouton permet de copier un personnel sélectionné vers…

La liste des salariés à droite. Un lien en dessous permet de supprimer un salarié de la liste. Quand un salarié est sélectionné, sa fiche apparaît dans la deuxième partie de la fenêtre.

Pour créer le tableau de la masse salariale, il faut saisir quelques informations de base sur les salariés, dans la deuxième partie de la fenêtre :

Date d’arrivée dans l’entreprise ;

Salaire brut 39 heures6 figurant sur le bulletin de paye ;

Statut du salarié : cadre ou non cadre ;

Les heures supplémentaires, les absences ;

Congés payés ;

Primes diverses. A partir de ces données le programme calcule toutes les autres :

Prime ancienneté : +3% du brut 35h à partir de 3 ans d’ancienneté par tranche de 3 ans ;

Heures supplémentaires : +10% de 36h à 39h (inclus dans le brut 39h), +25% de 40h à 43h, +50% au-delà ;

Taux horaire 35h ;

absCoûtHCoûtHBruttSalaireBru −+= sup39

Cotisations salariales et patronales.

6 Les salariés d’EMR ont 39 heures obligatoires de travail par semaine, les heures au-delà de 35 sont rémunérées en tant qu’heures supplémentaires.


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Pour les cotisations salariales et patronales, il faut différencier le statut cadre et non cadre qui change le taux.

Cotisations salariales : 2 tranches d’imposition autour du plafond « CGSS », c'est-à-dire que la partie du brut inférieure au plafond n’est pas soumise au même taux que la partie du brut dépassant du plafond.

Cotisations patronales : même chose que pour les cotisations salariales, mais avec 3 tranches. Le plafond CGSS est utilisé. En plus, les entreprises bénéficient à la Réunion d’une exonération des charges patronales à hauteur d’un autre plafond dit « base Loom » :

infsup4,1 CoûtHCoûtHeSMICHorairBaseLoom −+×=

Tous les taux liés aux calculs des charges doivent être modifiables. Une fenêtre de gestion de ces taux est accessible en cliquant sur un lien « paramètres » dans la fenêtre de gestion des salariés. Si les paramètres sont modifiés, le programme recalcule les charges du mois courant pour tous les salariés.

H. La page récapitulative : le « tableau de bord »

1. Un résumé des modules de l’application

Ce module est la quintessence des modules précédents. Il est constitué de plusieurs cadres, chacun donnant un résumé des informations des modules précédents.

Figure 23 : Section trésorerie de la page « tableau de bord » de l’application

Le cadre « trésorerie » contient une version condensée des tableaux de trésorerie du module correspondant. Un premier tableau affiche pour chaque banque le solde Internet et le solde comptable. Chaque ligne est cliquable et renvoie vers le module de trésorerie. Le second tableau affiche le suivi du solde comptable sur les cinq derniers jours, l’équivalent d’une semaine ouvrable. On retrouve les flèches de variation du solde du jour J par rapport au jour J-1.


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Figure 24 : Echéancier client

Deux cadres intitulés « échéanciers » affichent un top 10 des plus grosses échéances du mois à venir : un tableau pour les clients et un tableau pour les fournisseurs. Le tableau affiche l’essentiel : numéro du dossier, de la pièce comptable, nom de client, montant, délai avant/après échéance et niveau de relance. Les pièces sont affichées par montant décroissant.

Le clic sur une pièce comptable de la liste renvoie vers la page « historique » de la pièce comptable dans le module de relance client (ou fournisseur). Cela permet d’accéder directement au dossier.

Figure 25 : Statistiques clients

L’état global des relances est affiché dans deux tableaux (clients et fournisseurs). Chaque tableau affiche, par niveau de relance :

le nombre de dossier ;

le montant total ;

le pourcentage du niveau par rapport au montant total.

Cela correspond en fait aux statistiques de la partie « recherche » du module de relance, pour laquelle une recherche de tous les dossiers aurait été faite.

Le clic sur une des lignes du tableau ouvre la page correspondant au niveau de relance choisi dans le module de suivi des relances clients (ou fournisseur).


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Figure 26 : Statistiques des charges

La section « charges fixes » reprend les dernières lignes du tableau des charges fixes, c'est-à-dire :

Total sur les 3 dernier mois ;

Coûts horaire et journalier ;

Moyennes.

2. La reprise synthétique du code source des autres modules

Ces tableaux sont simples à réaliser une fois que les autres modules sont disponibles :

Pour la trésorerie et les charges, il suffit de récupérer le code source des tableaux dans les modules correspondants, auquel on enlève les colonnes inutiles ;

Pour les tableaux de top 10 des créances : comme pour la page « recherche » du module de suivi des créances, avec une recherche sur les échéances des 30 prochains jours. On ne garde alors que les dix plus gros montants trouvés ;

Pour le tableau de statistiques des dossiers en relance, il suffit de récupérer le tableau de statistiques de la page « recherche » pour laquelle tous les dossiers sont sélectionnés.

Cette page de synthèse résume également l’architecture de l’application : la modularité. La page du tableau de bord est constituée d’un tableau dont chaque case appelle un fichier correspondant au contenu de la section. Par exemple :

Section trésorerie → tresorerie.php Echéancier → echeancier.php

Statistiques relances → relance.php …

Figure 27 : Le tableau de bord est modulaire, à l’image de l’application

Avec une telle structure il est simple de modifier une section : son code est accessible dans un fichier séparé. Cela facilite la maintenance ou la mise à jour du programme.


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3. La finalité du programme : calcul du prévisionnel

Figure 28 : Calcul du prévisionnel

La dernière section est celle du calcul du « prévisionnel ». C’est la finalité du programme, où la formule vue précédemment est appliquée :

EntréesSortiesTrésorerieelPrévisionn +−=

Le prévisionnel est calculé sur le mois à venir. Pour cela :

Le total des encaissements clients du mois à venir est récupéré comme pour l’affichage du top 10 mais sans la limitation à dix ;

Même chose pour les décaissements fournisseurs ;

Les charges fixes du mois à venir sont évaluées en fonction de la moyenne des charges des trois derniers mois.

Connaissant la trésorerie du jour même, il est possible de donner une estimation de la trésorerie dans un mois, constater la tendance et prendre les mesures adéquates. Les actions possibles sont par exemple :

Relancer des clients en retard pour augmenter le chiffre des encaissements clients ;

Négocier avec les fournisseurs pour repousser une échéance…


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III. LA MISE EN PLACE DE L’APPLICATION DANS SA

CONFIGURATION DE TRAVAIL ET TESTS DE FIABILITE

A. Mise en ligne de l’application : un paramétrage fin pour une intégration parfaite

Tout le développement de l’application s’est fait en local sur l’ordinateur du poste de travail. Pour que le programme soit accessible par le personnel de la société il doit être mis en ligne. La mise en ligne se fait en étroite collaboration avec le responsable de l’extranet. Elle a lieu en 3 étapes :

Création des tables utilisées par l’application dans la base de données MySQL ;

Création des liens dans le menu général de l’extranet ;

Upload des fichiers sur le serveur. L’application est opérationnelle dès la mise en ligne. Mais pour parfaire son intégration avec le reste de l’intranet, il faut encore paramétrer plusieurs points :

Intégration au menu : à la fin du menu, une nouvelle option « Tableau de bord » avec comme sous catégories les différents modules développés ;

Création de connexions entre certaines pages de l’intranet et la nouvelle application. Dans le tableau « facturation » il faut ajouter, en face de chaque dossier, un lien qui renvoie vers la page de suivi des créances clients. Dans ce cas le programme cherche automatiquement les pièces comptables du dossier qui a été sélectionné ;

Ajout de paramètres : dans le menu correspondant il faut ajouter de nouvelles catégories comme les modes de règlement, les statuts des clients.

B. La formation des utilisateurs et test final

Les utilisateurs au sein de l’entreprise sont peu nombreux : les gérants, la comptable et la secrétaire. Le logiciel est intuitif car toutes les actions sont graphiques. La fonction de chaque icône est décrite en « info bulle ». La formation est donc rapide : présentation de l’utilité de chaque lien, précautions d’emploi, marche à suivre pour effectuer les actions quotidiennes.


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La phase de test est réalisée en même temps que la formation des utilisateurs. Il s’agit de vérifier l’ergonomie à l’usage autant que le bon fonctionnement. L’application est destinée à être utilisée quotidiennement. Elle doit être facile d’usage, intuitive, ergonomique. Ces notions sont gardées bien en vue lors de la conception et de la programmation grâce à des rapports d’avancement réguliers : présentation du travail aux gérants de l’entreprise, à la comptable et à l’expert comptable. Mais le test final est un test en situation réelle. Il s’agit de noter les impressions, les remarques des utilisateurs : déplacer un lien pour le rendre plus accessible, changer l’ordre des colonnes d’un tableau, des intitulés, ajouter une information… Ce travail d’analyse avec les utilisateurs du programme permet de noter les points clef à expliquer en détail.

C. Présentation finale du logiciel

La présentation se fait en présence des gérants, du consultant responsable de la réalisation de l’intranet, des comptables et du responsable de la production. Cette étape de validation du travail marque la fin du contrat.


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CONCLUSION

La société EMR, certifiée par le label Qualif’Enseigne Signalétique, travaille depuis plusieurs années avec un logiciel intranet de suivi des dossiers en production. Une nouvelle version plus complète est en cours de développement. En voulant y ajouter une application de finances, les gérants veulent ajouter au contrôle la visibilité. L’application, développée en PHP avec utilisation de bases de données MySQL, se décompose en 7 modules : analyse financière, suivi des charges, suivi des créances clients et fournisseurs, suivi de trésorerie quotidienne, suivi de la masse salariale, et enfin tableau de bord récapitulatif. Il doit permettre de maîtriser plus simplement les flux financiers, ce qui est essentiel pour la bonne santé de l’entreprise. Le développement d’une telle extension à un logiciel déjà existant demande un respect des règles établies : l’intégration doit être parfaite. Cela passe notamment par la charte graphique, la sécurisation, l’aspect multilingue. Du point de vue technique, il faut étudier en profondeur ce que doit réaliser chaque module pour choisir la meilleure structure de table. La programmation en elle-même n’est pas difficile, mais le programme doit être ergonomique et fiable. La phase de test qui suit la mise en ligne est à ce titre essentielle. Le programme est finalement validé par les gérants et l’expert comptable : le feu vert est donné pour une utilisation quotidienne.


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BIBLIOGRAPHIE

Contacts

Madame Véronique BOURGOIN-BRIAL, Expert comptable du cabinet CCOI (Compta Conseil Océan Indien)

Rencontrée à plusieurs reprises, cette personne m’a fourni de précieuses informations sur la comptabilité en entreprise : déclaration pour l’impôts sur les sociétés, plan comptable, fiches de paie, TVA, statistiques.

Monsieur Yahel BOUAZIZ, Consultant en systèmes d’informations Contacté essentiellement par mail et téléphone, cette personne m’a fourni de nombreuses explications concernant le PHP et MySQL. Il m’a également renseigné sur le fonctionnement de l’hébergeur du site de la société EMR.

Mademoiselle Pascale BUBIEN, comptable de la société EMR Cette personne avec qui j’ai travaillé tous les jours m’a beaucoup aidé dans le design des tables des pages de l’application.

Sources Internet

NEXEN, Documentation officielle PHP/MySQL, [en ligne], Adresse URL : http://www.nexen.net

Ce site m’a renseigné en détail sur les commandes PHP et MySQL poussées que j’ai du utiliser dans la programmation de l’application.

Monographies

DOLMIERE (D.), Introduction à la comptabilité générale, 2003, 20 p. Cet ouvrage est un cours destiné aux élèves de troisième année à l’Ecole des Mines d’Albi Carmaux. Il m’a initié aux notions comptables dont j’avais besoin pour réaliser l’application de trésorerie.


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TABLE DES ILLUSTRATIONS

Figure 1 : Menu principal du programme de suivi de dossier................................................... 6

Figure 2 : Le tableau d’analyse financière ................................................................................... 11

Figure 3 : Fenêtre d’administration des balances ...................................................................... 12

Figure 4 : Extrait d’une balance au format CSV........................................................................ 12

Figure 5 : Module de suivi des charges ....................................................................................... 14

Figure 6 : Tableau de détail d’une charge ................................................................................... 15

Figure 7 : Organigramme du module de trésorerie................................................................... 16

Figure 8 : Tableau de trésorerie.................................................................................................... 17

Figure 9 : Fenêtre de saisie de la trésorerie avec page d’accueil d’une des banques............ 17

Figure 10 : Tableau de suivi de trésorerie sur les 10 derniers jours ....................................... 18

Figure 11 : Organigramme du module de suivi des encaissements client............................. 19

Figure 12 : Page de recherche du module de relance client..................................................... 20

Figure 13 : Fenêtre de recherche avec ses valeurs par défaut ................................................. 21

Figure 14 : Page de tri par niveau de relance ............................................................................. 21

Figure 15 : Fenêtre de règlement ................................................................................................. 22

Figure 16 : Fenêtre de relance client............................................................................................ 22

Figure 17 : Fenêtre de litige........................................................................................................... 23

Figure 18 : Page d’historique d’une pièce comptable ............................................................... 23

Figure 19 : Fenêtre de saisie et d’administration des commandes fournisseurs .................. 25

Figure 20 : Tableau de suivi de la masse salariale...................................................................... 26

Figure 21 : Fenêtre de gestion de la masse salariale.................................................................. 27

Figure 22 : Fenêtre de gestion des paramètres de calcul.......................................................... 27

Figure 23 : Section trésorerie de la page « tableau de bord » de l’application ...................... 28

Figure 24 : Echéancier client ........................................................................................................ 29

Figure 25 : Statistiques clients....................................................................................................... 29

Figure 26 : Statistiques des charges.............................................................................................. 30

Figure 27 : Le tableau de bord est modulaire, à l’image de l’application............................... 30

Figure 28 : Calcul du prévisionnel ............................................................................................... 31


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TABLE DES MATIERES

REMERCIEMENTS.......................................................................................................................................... III RESUME..............................................................................................................................................................IV SOMMAIRE ......................................................................................................................................................... V INTRODUCTION................................................................................................................................................. 1 I. UN PROJET ANCRE DANS LE PROCESSUS DE CERTIFICATION DE L’ENTREPRISE EMR 2

A. SIGNALEMENT « FORT »............................................................................................................................. 2 1. Les activités d’EMR.............................................................................................................................. 2 2. Gamme de produits .............................................................................................................................. 2 3. Une clientèle diversifiée ....................................................................................................................... 4 4. Une concurrence récente...................................................................................................................... 4

B. EMR ET L’ESPRIT ISO : QUALITE & TRAÇABILITE ..................................................................................... 5 1. Qualif’enseigne signalétique : une certification de services ................................................................ 5 2. L’application de suivi de dossier client................................................................................................ 5 3. Une extension logique : l’application de gestion de trésorerie et de suivi du prévisionnel ................. 7

II. LA CONCEPTION ET LA REALISATION DE L’APPLICATION..................................................... 8 A. REMARQUES GENERALES ........................................................................................................................... 8

1. Une structure modulaire qui laisse une grande liberté ........................................................................ 8 2. Le développement du logiciel ne se fait pas en ligne............................................................................ 8 3. Commenter le code pour plus de clarté................................................................................................ 8 4. Des normes de mise en forme à respecter ............................................................................................ 9 5. Sécurisation !........................................................................................................................................ 9 6. Un programme multilingue ................................................................................................................ 10

B. ANALYSE FINANCIERE ............................................................................................................................. 11 1. Principe du module ............................................................................................................................ 11 2. La source des données : une balance comptable................................................................................ 12

C. SUIVI DES CHARGES ................................................................................................................................. 14 1. Savoir combien coûte le fonctionnement de l’entreprise.................................................................... 14 2. Les dessous de l’affichage : exploiter la balance de débit ................................................................. 15

D. SUIVI DE TRESORERIE............................................................................................................................... 15 1. Une consultation quotidienne............................................................................................................. 15 2. Le module réalisé ............................................................................................................................... 16 3. D’un point de vue technique… ........................................................................................................... 18

E. GESTION DES ENCAISSEMENTS CLIENTS ................................................................................................... 18 1. Principe du module ............................................................................................................................ 18 2. Partie « recherche » du module de relance client .............................................................................. 20 3. Page de tri par niveau de relance ...................................................................................................... 21 4. Page d’historique de la pièce comptable ........................................................................................... 23 5. Une structuration rigoureuse des données......................................................................................... 24

F. GESTION DES DETTES FOURNISSEURS....................................................................................................... 24 1. Principe du module ............................................................................................................................ 24 2. D’un point de vue technique… ........................................................................................................... 25

G. SUIVI DE LA MASSE SALARIALE................................................................................................................ 25 1. Tableau général.................................................................................................................................. 25 2. Administration de la masse salariale ................................................................................................. 26

H. LA PAGE RECAPITULATIVE : LE « TABLEAU DE BORD » ............................................................................ 28 1. Un résumé des modules de l’application............................................................................................ 28 2. La reprise synthétique du code source des autres modules................................................................ 30 3. La finalité du programme : calcul du prévisionnel ............................................................................ 31


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III. LA MISE EN PLACE DE L’APPLICATION DANS SA CONFIGURATION DE TRAVAIL ET TESTS DE FIABILITE ...................................................................................................................................... 32

A. MISE EN LIGNE DE L’APPLICATION : UN PARAMETRAGE FIN POUR UNE INTEGRATION PARFAITE .............. 32 B. LA FORMATION DES UTILISATEURS ET TEST FINAL................................................................................... 32 C. PRESENTATION FINALE DU LOGICIEL........................................................................................................ 33

CONCLUSION.................................................................................................................................................... 34 BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................................................................. 35

CONTACTS......................................................................................................................................................... 35 SOURCES INTERNET........................................................................................................................................... 35 MONOGRAPHIES ................................................................................................................................................ 35

TABLE DES ILLUSTRATIONS....................................................................................................................... 36 TABLE DES MATIERES .................................................................................................................................. 37

Documents

Programme de gestion de trésorerie et de suivi du ...perso.mines-albi.fr/~journeau/Rapports/RT/RT Guillaume LEDUC.pdf · notamment l’organisation dans une PME. ... un tableau de