Programme de travail et budget Programme de travail et budget annuel (PTBA) annuel (PTBA)

Dec 2010

ObjetObjet

Exposé et intégration des priorités de la direction concernant l’exécution,

prévision des besoins d’achat et facilitation de la mobilisation du personnel

et des moyens selon les besoins

Obligation juridique pour le déblocage des fonds de la part des donateurs

Outil de contrôle des coûts, d’examen et d’évaluation de la

performance et de la réalisation des objectifs chaque année

Pourquoi est-il nécessaire?

Le PTBA est peut-être l’outil de gestion le plus important d’un projet et il constitue, avec l’accord de financement, la base juridique des dépenses. C’est un outil de planification de l’exécution garantissant l’efficacité et l’impact en matière de développement, assurant que des étapes progressives sont franchies vers la réalisation des objectifs et des résultats d’un projet ,et servant de base au S&E

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ProcéduresProcédures

Présentation dans les délais du projet de PTBA au FIDA

(comme stipulé dans l’accord de financement)

FIDA (CPP) – “pas d’objection” au projet de PTBA, à

envoyer dans les 30 jours

Finalisation du PTBA par l’UGP (dans les délais stipulés dans l’accord de financement mais avant le début de l’année d’exécution)

On ne saurait trop insister sur l’importance d’un bon PTBA– ce

n’est pas seulement une question de procédures ou de calendrier!

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Objectifs du PTBAObjectifs du PTBA

C’est un mécanisme concernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et

les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantir que les

activités des projets et les moyens nécessaires soient pleinement intégrés dans le

processus de gestion et les objectifs

C’est un mécanisme concernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et

les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantir que les

activités des projets et les moyens nécessaires soient pleinement intégrés dans le

processus de gestion et les objectifs

Ce mécanisme doit comprendre pour chaque composante/catégorie:

Définition des responsabilités

Détermination des activités de terrain des communautés et des bénéficiaires

Préparation complète sur la base des objectifs réalisables et conformément à l’accord de financement

Planification des moyens requis (y compris les ressources humaines) et des produits

Respect rigoureux du cycle budgétaire dans l’établissement du PTBA

Intégration du PTBA dans le processus de suivi physique, financier, technique et de l’impact

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Détermination du contenuDétermination du contenu

Pas de contenu typePas de contenu type

La direction du projet doit déterminer le contenu et la présentation appropriés selon les

spécificités du projet + les plus importantes expériences passées

La direction du projet doit déterminer le contenu et la présentation appropriés selon les

spécificités du projet + les plus importantes expériences passées

Les informations et instructions générales suivantes peuvent être prises en compte:

Règles financières du gouvernement/circulaires du Trésor fixant le calendrier budgétaire

et donnant des instructions sur le contenu et la présentation

Rapport de conception du projet (s’il est pertinent, habituellement, au début seulement

de l’exécution d’un projet car il est ensuite dépassé à l’épreuve des réalités) –

conception du projet, détail des coûts et description des objectifs de développement –

établit les plans à long terme, les composantes indicatives et les limites des catégories,

et donne des information sur ceux-ci

Accord financier – juridiquement contraignant

Apports de bénéficiaires et propositions des communautés5

Qui doit participer et de quelle Qui doit participer et de quelle façon?façon?Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du document finaldocument finalApproche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du document finaldocument final

Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens

Partenaires d’exécution

Bénéficiaires/ parties prenantes

Représentants régionaux/ de district

Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens

Partenaires d’exécution

Bénéficiaires/ parties prenantes

Représentants régionaux/ de district

Principes de base concernant les bonnes pratiques de planification financière à suivre

(non limitatif):

Ponctualité et exactitude de l’élaboration

Meilleure estimation possible des moyens (y compris les ressources humaines) nécessaires à la réalisation des produits et des résultats prévus

Définition claire des objectifs

Compréhension pleine et claire du fait que les données financières présentées seront utilisées comme instrument de gestion, sur la base des centres de responsabilité établis

Garantir la pleine participation des parties prenantes dans les régions et les districts

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Présentation généralePrésentation générale

Résumé des progrès accomplis, de la performance et des enseignements

tirés depuis l’entrée en vigueur

Description du Plan de travail de l’année en cours, y compris les objectifs

(pourquoi?), les activités (comment?), les produits et résultats (quoi?), les

moyens nécessaires, le dispositif d’exécution (quand?), les responsabilités

institutionnelles (qui?), les indicateurs clés de S&E, etc.

Activités de S&E (analyse comparative, exploitation du système de S&E);

données axées sur l’impact concernant les villages et ménages participants,

les résultats attendus, etc.

Données quantitatives sur les moyens prévus sous forme de tableau

indiquant: les objectifs physiques et financiers détaillés, les sources de

fonds, les tableaux budgétaires récapitulatifs

Calendriers et délais mensuels/trimestriels relatifs aux activités

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Éléments détaillésÉléments détaillés

Introduction

Activités & échéancier des moyens

Plan de passation des marchés

Calendrier récapitulatif de la formation et de l’assistance technique

Plan budgétaire et financier

Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments clés…clés…Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments clés…clés…

AWP&B Part I - Narrative template

Guidelines for AWPB preparation

Procurement Plan-Consultancies

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AWP&B Part II - Excel Templates-revised

Exemple de contenuExemple de contenu

1. IntroductionAperçu du programmePlanification annuelle et présent PTBA

2. Progrès de l’exécution et de la performance à ce jourPerformance globaleProgrès par composante et par région

3. Stratégies du projet et priorités pour l’année suivante3.1 Opportunités et contraintes, et mesures requises3.2 Axe stratégique3.3 Composante 1 - activités, moyens, produits, résultats attendus, etc.3.4 Composante 2 – etc.

4. Budget annuel consolidé

Appendice 1: cadre logique annuelAppendice 2: Plan de passation des marchésAppendice 3: Plan de développement du personnelAppendice 4: Budget par région

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Sample contents AWPB

Vérification du contenu - ConseilsVérification du contenu - Conseils

Le PTBA est-il complet? Comprend-il une récapitulation des progrès, activités, l’échéancier des moyens, les budgets, le plan de passation des marchés, le calendrier de la formation/AT?

Le plan de travail est-il lié au cadre logique du projet (activités, moyens, produits)?

L’orientation stratégique ressort-elle suffisamment du plan de travail (et de ses subdivisions par composante)?

Les moyens et les produits ont-ils été correctement quantifiés, y a-t-il cohérence entre les moyens et les produits, et des liens avec les résultats attendus?

Les calendriers d’exécution paraissent-ils réalistes, les étapes/objectifs appropriés?

A-t-on des preuves qu’un système adéquat de S&E est en place et fonctionne?

Les mesures et les activités de suivi et de rapport concernant l’impact sont-elles adéquates?

Le budget est-il généralement cohérent avec les activités , moyens et produits prévus?

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PTA de la première annéePTA de la première année

Plan d’action pour l’année à venir

Responsabilités

Déterminer quels contrats/achats doivent être passés

et comment

Principal instrument de mesure des progrès en matière

d’efficacité et d’impact sur le développement

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Moyens classiques pour la première annéeMoyens classiques pour la première année

UGP: Véhicules et matériel de bureauUGP: Véhicules et matériel de bureau

• Véhicules TT

• Ordinateurs de bureau et portables; imprimantes; logiciels

• télécopieur; photocopieuse; téléphones

• Mobilier de bureau; climatiseurs

• Articles et fournitures de bureau, etc.

Assistance techniqueAssistance technique

• Spécialiste de la passation des marchés/contrats

• Spécialiste du suivi-évaluation

• Autre assistance technique selon les besoins

Sous-traitanceSous-traitance

• Logiciel de comptabilité

• Cours d’anglais

• Cours d’informatique

Dépenses courantesDépenses courantes

• Traitements et indemnités UGP

• Exploitation et entretien des véhicules

• Exploitation et entretien des bureaux

• services collectifs et fournitures12

Éléments supplémentaires du Éléments supplémentaires du PTBAPTBA

À partir de la deuxième année du projet, le PTBA consolidé comprendra les principaux éléments supplémentaires suivants:

Progrès matériels accomplis l’année précédente, avec données quantitatives

Progrès financiers accomplis l’année précédente, y compris dépassements de coûts et économies, analyse des flux de fonds provenant des bailleurs

Exécution des marchés

Contraintes et problèmes rencontrés l’année précédente et recommandations pour les résoudre; bonnes pratiques à appliquer à plus grande échelle

Enseignements tirés et justification des activités proposées

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MerciMerci