Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise ...€¦ · Le présent cahier des charges décrit plus spécifiquement les besoins exprimés par le Syndicat de la Volaille

Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour :

18 Mai 2005

Page 1/79 Consultation Statut : Validé

1

Projet RVI

Cahier des Charges Fonctionnel

Nom du projet : RVI

Référence : RVI-CDC Fonctionnel-20050518

Rédacteurs : Dectis Consultants Alix Michel

Driss Rachdi

Fouad Rachdi

Relecteurs RVI :

Dominique Martin

Michel Eyshen

Vincent Garez

Rémi Goron

Version n° : 2.2 En date du 18 Mai 2005

Date : 18 Mai 2005

Date d’émission de l’appel d’offres : Mai 2005

Objet : Le présent dossier constitue la synthèse des besoins fonctionnels et techniques pour la refonte du système d’information RVI du Pavillon de la Volaille.

Il constitue la base de la consultation en intégrant, en particulier, la description des domaines fonctionnels et des besoins exprimés.


18 Mai 2005


2

SOMMAIRE

1 PREAMBULE ........................................................................................................ 4

2 DESCRIPTION DU PAVILLON DE LA VOLAILLE - ORGANISATION ET ACTEURS.... 6

2.1 ACTIVITE DES GROSSISTES (POSTES) ........................................................................7

2.2 ROLE DE LA SOMAVOG (RVL) ..............................................................................8

2.3 ROLE DU SYNDICAT DE LA VOLAILLE ET DU GIBIER.........................................................8

3 OBJECTIFS ET PERIMETRE DU PROJET RUNGIS VOLAILLE PLUS......................... 9

3.1 LES PROJETS DU PROGRAMME RUNGIS VOLAILLE PLUS................................................... 10

3.2 PERIMETRE DU PROGRAMME RUNGIS VOLAILLE INFORMATIQUE ......................................... 11

3.3 CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME ............................................................. 13

3.4 GESTION DU DICTIONNAIRE DE DONNEES.................................................................. 13

3.5 OUTIL DE PARAMETRAGE ET DE CONFIGURATIONS DU PROGICIEL........................................ 14

3.6 GESTION DE LA CONFIDENTIALITE .......................................................................... 14

4 REFERENTIEL COMMUN DE DONNEES ............................................................... 15

4.1 REFERENTIEL FOURNISSEURS ............................................................................... 16

4.2 REFERENTIEL PRODUITS ..................................................................................... 20

4.3 INFORMATIONS PRODUITS (ET LIEN AVEC LE FOURNISSEUR) ............................................ 21

4.4 REFERENTIEL TRANSPORTEURS.............................................................................. 23

4.5 REFERENTIELS CLIENTS ...................................................................................... 26

5 DESCRIPTION FONCTIONNELLE DU BESOIN PAR DOMAINE ............................. 31

5.1 DOMAINE : ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS............................................................ 31

5.2 DOMAINE : ACHATS GENERAUX ............................................................................. 43

5.3 SYNTHESE DES FONCTIONS DU DOMAINE ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS .......................... 43

5.4 DOMAINE VENTES EN SALLE................................................................................. 45


18 Mai 2005


3

5.5 DOMAINE TELEVENTE ........................................................................................ 50

5.6 DOMAINE LOGISTIQUE DES VENTES ........................................................................ 54

5.7 DOMAINE FACTURATION ET PAIEMENT (CENTRE DE FACTURATION ET DE PAIEMENT) ................ 57

5.8 DOMAINE : LOGISTIQUE ..................................................................................... 60

5.9 DOMAINE TRAÇABILITE....................................................................................... 61

5.10 DOMAINE : ATELIER DE TRAITEMENT DU GIBIER ......................................................... 62

5.11 DOMAINE : PILOTAGE ET TABLEAUX DE BORD............................................................. 63

6 PRINCIPALES REGLES DE GESTION .................................................................. 70

7 FONCTIONNALITES ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES............................... 74

7.1 INTERFACES ................................................................................................... 74

7.2 TRAITEMENTS PAR LOT ....................................................................................... 74

7.3 DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES A DEVELOPPER EN SPECIFIQUE................................... 74

8 VOLUMETRIE .................................................................................................... 75

8.1 ESTIMATION DU VOLUME DES DONNEES FONCTIONNELLES ............................................... 75

8.2 VOLUMETRIE UTILISATEURS PAR TYPOLOGIE ET NATURE D’ACTIVITE .................................... 77

9 CADRE DE REPONSE DU SOUMISSIONNAIRE .................................................... 78

9.1 FORMALISME REQUIS POUR LA PRESENTATION ET LA SPECIFICATIONS DE LA SOLUTION PROPOSEE

(CF. CCA).............................................................................................................. 78

9.2 DESCRIPTION DES MODULES FONCTIONNELS .............................................................. 78

9.3 INTERFACES ENTRE MODULES PROPOSES PAR LE SOUMISSIONNAIRE.................................... 78

9.4 ESTIMATION DU FLUX ENTRE MODULES ..................................................................... 79

9.5 DESCRIPTION DE L’ARCHITECTURE APPLICATIVE........................................................... 79


18 Mai 2005


4

1 Préambule

Le Pavillon de la Volaille et du Gibier a lancé un vaste programme de rénovation de son organisation et de ses outils, appelé Rungis Volaille Plus (RVP).

Le programme RVP est constitué de plusieurs projets destinés à étendre physiquement l’espace du Pavillon et à optimiser son organisation et son fonctionnement :

Projet Rungis Volaille Logistique (RVL) : nouvelle organisation logistique,

Rungis Volaille Informatique (RVI) : nouveau système informatique commun.

Le présent cahier des charges décrit plus spécifiquement les besoins exprimés par le Syndicat de la Volaille pour le système Rungis Volaille Informatique. Il doit servir de base pour les soumissionnaires consultés pour la présentation de leur offre fonctionnelle et technique pour le projet RVI.

Dans sa réponse, le soumissionnaire indiquera les spécifications qu’il ne pourra pas offrir, et celles qui devront être analysées en détails en début de réalisation du Projet RVI.

Les propositions des fournisseurs consultés devront couvrir l’ensemble des besoins. La structure des réponses devra respecter, autant que possible, celle indiquée en annexes du Cahier des Charges Administratifs (CCA) et à la fin du présent document.

Le planning de la consultation (détaillé dans le CCA) se présente comme suit :

Appel à candidature (Mai 2005) auprès d’éditeurs de progiciels (solutions métiers et ERP),

Etude comparative (fin Juin 2005) et choix de 2 ou 3 finalistes,

Investigations détaillées avec 2 ou 3 éditeurs incluant la réalisation de maquettes sur des processus prioritaires,

Elaboration du budget global et contractualisation (Octobre 2005).

La maîtrise d’ouvrage du projet RVI est placée sous la responsabilité conjointe de Mademoiselle Dominique MARTIN, Secrétaire Général du Syndicat, de Monsieur Rémi GORON en tant que Chef de Projet et Monsieur Vincent Garez en tant que Chef de Projet Informatique.


18 Mai 2005


5

Dans ce dispositif, Monsieur Goron sera chargé de :

Coordonner les différentes actions et intervenants du Syndicat sur le projet,

Suivre la réalisation du projet et gérer, avec le Comité de Pilotage, l’utilisation des ressources/budgets,

Préparer les réunions des différentes instances de pilotage.

Monsieur Vincent Garez aura la charge des questions liées à l’architecture informatique et à la mise en place du système RVI :

Coordonner les différentes actions techniques liées au projet dont le Syndicat a la charge,

Participer aux choix technologiques avec le Maître d’œuvre,

Suivre la réalisation du projet et assister le Comité de Pilotage dans les prises de décision techniques,


18 Mai 2005


6

2 Description du Pavillon de la Volaille - Organisation et acteurs

Le Pavillon de la Volaille et du Gibier, situé à Rungis, regroupe :

les Grossistes en viande de volaille et gibier,

la SOMAVOG, propriété des grossistes (future RVL) qui agit en tant que prestataire logistique.

Le Pavillon de la Volaille emploie environ 300 personnes. Il est ouvert du mardi au samedi inclus, pour la clientèle professionnelle.

L'organisation du Pavillon date des années 1970 et a évolué sans rupture majeure, au gré de la mise en œuvre des technologies du froid et de l'apparition de nouveaux produits.

Les éléments suivants permettent de dimensionner l’activité du Pavillon :

Domaine et Activités

Données et chiffres clés

Tonnage

100 000 tonnes par an dont 85 000 tonnes traitées par les Grossistes (85%) et 15 000 tonnes de Direct,

250 jours d'activité par an,

Poids moyen d'un colis 9 Kg.

Commercial

3 500 factures par jour en moyenne,

7 000 clients répertoriés pour le Pavillon,

1 000 clients fréquentent chaque jour le Pavillon.

Logistique amont

400 à 500 fournisseurs actifs,

100 camions par jour en moyenne,

85 000 tonnes par an soit 340 tonnes par jour pour environ 38 000 colis,

4 000 références potentielles de produits volailles.

Logistique aval

Une commande moyenne de 10 colis pour quasiment 100 Kg de marchandise,

Soit 9,5 millions de colis manipulés par an.


18 Mai 2005


7

2.1 Activité des grossistes (postes)

Les grossistes sont des sociétés indépendantes, intervenant sur le Pavillon de la Volaille pour commercialiser les produits de type viande de volaille en frais ou surgelé, gibier, produits transformés (foie gras, etc.).

Ils confient à la SOMAVOG (RVL) une majeure partie de leurs fonctions logistiques, afin de se concentrer sur leur cœur de métier :

les achats,

la mise en rayon des marchandises sur l’aire de vente,

la vente,

la gestion de la relation client,

la gestion économique et sociale de leur entreprise.

La vente se déroule entre 2h et 9h du matin. A sa clôture, les grossistes assurent des tâches administratives comme la synthèse des ventes, l’inventaire des stock non vendus (resserre), la commande de nouveaux produits aux fournisseurs, etc.

A l’avenir, les grossistes souhaitent mutualiser d’autres services et moyens qui sont décrits dans le présent cahier des charges.


18 Mai 2005


8

2.2 Rôle de la SOMAVOG (RVL)

La SOMAVOG sera appelée Rungis Volaille Logistique (RVL), à compter de la mise en œuvre du projet RVI. Elle prend en charge les fonctions suivantes, pour le compte des grossistes :

La logistique d'approvisionnement du Pavillon :

- réception et gestion des arrivages (mise en conformité de la traçabilité),

- réception des marchandises dans le cas de retours client, retrait ou rappel de produits.

La manutention, le stockage, et la mise à disposition des produits pour les grossistes,

La préparation de commande,

Les enlèvements et les expéditions,

La gestion du centre de traitement du gibier,

La destruction des produits,

La fourniture de certains consommables,

La surveillance et la maintenance des bâtiments (hors périmètre du projet),

Divers services collectifs (nettoyage, surveillance, production et distribution de froid, etc.).

La SOMAVOG réalise également, pour son compte propre, des activités de « Direct » qu’elle facture directement à ses propres clients.

L’essentiel des approvisionnements des grossistes se fait entre 23h et 6h du matin.

Les activités de plateforme de la SOMAVOG (RVL) ont lieu en continu 24 heures / 24.

2.3 Rôle du Syndicat de la Volaille et du Gibier

Le Syndicat des Commissionnaires-Négociants à la vente en gros de Volaille et de Gibier, représente l’ensemble des entreprises (postes) situées sous le Pavillon de la Volaille. Il est souverain pour l’ensemble du projet Rungis Volaille Plus.


18 Mai 2005


9

3 Objectifs et périmètre du projet Rungis Volaille Plus

L’augmentation des volumes, la nécessité de mutualiser certaines fonctions, la recherche d’une meilleure efficacité dans les processus de gestion ainsi que l’évolution de la réglementation (en particulier la traçabilité) entraînent une refonte complète du Pavillon pour pouvoir y intégrer une nouvelle logistique compatible avec les normes européennes et notamment le Règlement 178/2002/CE), tant au niveau de la plateforme, qu'au niveau des entreprises.

L'application, au 1er Janvier 2005, des normes sanitaires européennes se traduit par la mise en place d’une traçabilité complète des produits, de leur production à leur consommation, en passant par le stockage, et toute transformation qu’ils pourraient subir.

La refonte du Pavillon de la Volaille doit permettre la recherche de nouvelles sources de création de valeur pour l’ensemble des acteurs qui le composent :

Domaine Objectifs attendus

Optimisation de la

logistique

Simplifier les opérations logistiques (contrôle, allotissement,

etc.), tant au niveau des quais SOMAVOG (RVL) que des arrivages

sur les postes.

Optimiser les délais et les coûts de livraison.

Maîtrise de la

traçabilité

Se mettre en conformité avec les exigences réglementaires

actuelles, et anticiper les orientations réglementaires à venir,

Organiser, de façon coordonnée, les plans de rappel et de

retrait,

Valoriser, via la traçabilité interne au Pavillon de la Volaille,

l’argument de la sécurité alimentaire pour le consommateur.

Mutualisation des

risques

Mettre en place une alerte crédit pavillon,

Structurer un point unique de facturation et de paiement

(CFP),

Minimiser le risque crédit.


18 Mai 2005


10

3.1 Les projets du Programme Rungis Volaille Plus

Le projet Rungis Volaille Plus est constitué de plusieurs projets dont certains donneront lieu, à terme, à la création de cellules dédiées:

Projet Contenu

Référencement Fournisseurs

Sous-composant du projet RVI ayant pour finalités :

Le Référencement standard, l’établissement d’accord cadre et le suivi des contrats des fournisseurs

La gestion des données sur les fournisseurs

Production d'informations (pour fournisseurs : type de produit/type de clients + prévisions)

L’échange de documents logistiques et organisation

Référencement Clients

Sous-composant du projet RVI ayant pour finalités :

Le référencement des informations clients

La gestion et l’exploitation des données sur les clients

La gestion des caractéristiques liées à l’enlèvements (gardeuse, rendez-vous, types de véhicule, etc.)

RVL - Rungis Volaille Logistique

Gestion des flux physiques,

Gestion de la plateforme,

Gestion des services proposés aux clients,

Maintenance de l'ensemble des outils du Pavillon,

Gestion des actifs immobilisés sur le pavillon (infrastructure, matériel...).

RVI - Rungis Volaille Informatique

Acquisition, gestion et mise à disposition de toutes les informations concernant les flux du Pavillon (notamment dans le but de s'assurer de la traçabilité des produits).

Organisation, gestion et mise à jour des données recensées sur le Pavillon

CFP - Centre de Facturation et de Paiement

Gestion unique et centralisée de l’encaissement et de l’édition de factures,

Mutualisation de l’Alerte Crédit.


18 Mai 2005


11

Tous ces projets seront traités dans le périmètre du projet RVI.

En plus des référentiels communs (clients, produits, fournisseurs, logistique, tableaux de bord) à l’ensemble du Pavillon, RVI devra proposer aux grossistes qui le souhaitent, un système optionnel de gestion commerciale et de gestion (comptabilité, paye, trésorerie, etc.). Deux types de situation devront coexister :

Les postes ayant choisi de s’intégrer, de manière complète (référentiels communs ET système de gestion commerciale) à RVI,

Les postes qui auront préféré conserver (ou développer) leur propre système de gestion commerciale ou de gestion, auront la charge de l’interfaçage avec RVI.

3.2 Périmètre du Programme Rungis Volaille Informatique

Le projet RVI couvre les besoins informatiques relatifs à :

l’activité des grossistes, qui constituent l’unité de base de l’organisation du nouveau système d’information (achats, approvisionnement, gestion des stocks, vente, facturation, alerte crédit, etc.)

la logistique du Pavillon,

le traitement du gibier,

le Direct,

voire d’éventuelles demandes de fournisseurs pour la réalisation de leur traçabilité, délégation de l’étiquetage, statistiques, dématérialisation de factures ou documents, etc.

Il inclut également la définition et la mise en place d’un référentiel commun (fournisseurs, clients, produits, transporteurs, etc.), qui servira de socle à chaque grossiste pour personnaliser son système, et mettre en place des règles de gestion applicatives spécifiques


18 Mai 2005


12

Le projet RVI est découpé en domaines fonctionnels, regroupant des fonctions complémentaires et liées, sans préjuger de l’architecture technique ou logicielle qui sera mise en place:

Gestion du référentiel de données (clients, fournisseurs, produits, transporteurs),

Gestion des achats et approvisionnements,

Domaine Logistique (réception, stockage, expédition, flux physiques internes, etc.),

Domaine Gestion Commerciale et télévente (vente commission et négoce, gestion des tarifs, prise de commande, gestion des opérations commerciales, promotions, etc.),

Domaine Facturation et Paiement,

Domaine Pilotage et tableaux de bord,

Centre de Traitement du Gibier,

Comptabilité/finances,

Ressources humaines,

Une intégration maximale entre ces domaines est recherchée, afin d’éviter les redondances, le développement d’interfaces et bénéficier d’une base d’informations mise à jour en temps réel et partagée par l’ensemble des acteurs du Pavillon.

Les interfaces avec les applications spécifiques des Grossistes ou de la SOMAVOG ne sont pas au périmètre de ce cahier des charges.

En revanche, la disponibilité d’une solution et d’une technologie d’interfaçage performantes dans l’offre du soumissionnaire est un atout pour RVI.


18 Mai 2005


13

3.3 Caractéristiques générales du système

Le projet RVI sera basé sur des solutions de type progiciels, et utilisera les normes et standards (EDI, GENCOD, systèmes d’exploitation ouverts, base de données relationnelles, etc.) Les solutions recherchées devront, dans tous les domaines fonctionnels, être :

multi-sociétés, multi-établissements, multi-entités, multi-sites,

multi-localisations logistiques (suivi et localisation des unités logistiques à travers des organisations multi-sites),

multi-plans de comptes, multi-axes d’analyse,

multi-devises.

Dans ce cadre, la gestion multi-sociétés, multi-établissements devra permettre de partager des règles de gestion (tables de paramétrages et de contrôles, données et traitements, etc.) en :

utilisant un référentiel unique,

dupliquant les règles,

re-paramétrant les règles, entité par entité ;

Le Pavillon de la Volaille étant amené à se restructurer à plus ou moins long terme, le système devra permettre de fusionner plusieurs entités (sociétés, établissements ...).

La localisation géographique du futur Pavillon n’est pas encore entérinée. La solution choisie devra être souple et ne pas générer de contraintes physiques car le système pourrait être déplacé dans d’autres locaux.

3.4 Gestion du dictionnaire de données

Le système doit permettre de gérer une base de données unique, pour tous les domaines décrits dans le cahier des charges.

L’information doit être unique et fonctionnellement non redondante. Elle doit respecter les règles inhérentes aux bases de données afin de garantir la fiabilité et l’intégrité des données.

La solution retenue devra disposer d’un dictionnaire de données avec, pour certaines d’entre elles, une prédéfinition selon des normes internationales ou sectorielles (EDIFACT, données de base agroalimentaires, codification EAN, etc..).


18 Mai 2005


14

Les données du dictionnaire doivent être paramétrables (forme, structure, règles de gestion, etc.). Il devra être possible d’ajouter des données supplémentaires, non prévues en standard dans la solution.

Les modifications sur les données du dictionnaire sont préférablement prises en compte immédiatement, sans recompilation.

Les données du dictionnaire doivent être consultables par générateur d’états, générateur d’écrans ou par un langage de requête.

Les logiciels doivent privilégier le temps réel pour toutes les opérations de saisie, modification, suppression, et consultation.

Les accès aux données doivent être sécurisés par menu, fonction, nature d’opération, ensemble homogène d’informations. Cette remarque concerne également les données gérées en tables de correspondance pour l’interfaçage avec les systèmes extérieurs.

3.5 Outil de paramétrage et de configurations du progiciel

L’outil de paramétrage devra être puissant, simple et accessible à des utilisateurs finaux. L’administration et le suivi des versions de paramétrage devront être pris en charge par le progiciel.

3.6 Gestion de la confidentialité

La solution devra disposer d’outils de gestion de la confidentialité, pour sécuriser les accès aux référentiels. Les règles de confidentialité seront établies par la cellule RVI en concertation avec l’ensemble des acteurs internes concernés.

Le progiciel devra être doté d’un « workflow » intégré, pour les approbations liés à la mise à jour des référentiel, la gestion des circuits de décision et pour informer les grossistes d’événements relatifs à leur clientèle (ex. défaut de paiement, alerte crédit, etc.).


18 Mai 2005


15

4 Référentiel commun de données

Le projet RVI est fondé sur un socle commun à tous les acteurs du Pavillon de la Volaille :

Le référentiel Fournisseurs,

Le référentiel Produits,

Le référentiel Clients,

Le référentiel Transporteurs,

Les référentiels sont structurés autour de deux types d’informations :

Informations mutualisées

Les données de base mutualisées sont constituées par l’ensemble des informations non stratégiques, qui seront accessibles, via R.V.I., à l’ensemble des grossistes et à la SOMAVOG.

Ces données reprennent une partie des éléments contenus dans les référentiels clients, fournisseurs, et produits.

La mise à jour de ces données est pilotée/coordonnée par la cellule RVI selon des procédures restant à définir.

Informations privées

Les données de base privées sont relatives aux informations stratégiques d’un poste. Elles sont accessibles uniquement aux grossistes concernés.

Elles incluent les données de gestion commerciale pour les grossistes qui souhaitent utiliser la gestion commerciale optionnelle proposée RVI. Ces données concernent des éléments contenus dans les référentiels clients, fournisseurs, et produits.

RVI contiendra les outils pour gérer les droits d’accès et la confidentialité des données spécifiques aux grossistes

Les référentiels seront mis à jour à la demande des grossistes, de la SOMAVOG, des clients, des fournisseurs, des transporteurs, sous la supervision de RVI qui sera la seule cellule habilitée à le modifier.


18 Mai 2005


16

La mise en place d’un workflow fortement intégré aux processus fonctionnels doit être envisagée pour la gestion des données de ce référentiel. Ce processus devra respecter au minimum les étapes suivantes :

Saisie d’une demande de création ou de mise à jour (localisée)

Réception et validation de la demande (centralisée)

Création ou modification de l’article en référence à la demande (localisée ou centralisée)

A tout moment il est possible de modifier ou de compléter les informations propres à une donnée du référentiel par une personne disposant des droits nécessaires. Ces données seront consultables dès validation par RVI. Elles seront caractérisées par une date de prise d’effet et une date de fin de validité.

Les mises à jour du référentiel pourront également être effectuées par les messages EDI adéquats.

4.1 Référentiel Fournisseurs

4.1.1 Données « Fournisseurs » mutualisées et non mutualisées

La référentiel Fournisseurs regroupe l’ensemble des acteurs qui sont en relations avec la RVL ou les grossistes : abattoir, industriels, grossiste, Chasse, collecteurs de chasse, grossiste importateur, éleveur, transporteur, etc. Pour des besoins de traçabilité, les différents intermédiaires doivent être gérés et suivi à chaque étape de réception, stockage, distribution expédition, voire retour produits.

Le référentiel est mutualisé pour les données suivantes :

Données administratives,

Typologie,

Existence d’un contrat-cadre,

Relations privilégiées avec certains transporteurs,

Historique de création/modification.

Les autres données de base (contacts, coordonnées bancaires, modalités de règlement) sont spécifiques et restent sous la responsabilité de chaque grossiste.


18 Mai 2005


17

4.1.2 Principes de gestion des données « Fournisseurs »

La cellule RVI sera chargée de l’évolution du référentiel « Fournisseurs » :

Les fournisseurs disposeront d’un accès direct à la base, pour enregistrer directement les modifications qui les concernent. Mais ces modifications devront être validées par la cellule RVI (cas d’une nouvelle gamme)

Elle devra référencer les nouveaux fournisseurs (à l’initiative des postes, de RVL, ou des fournisseurs eux-mêmes)

Elle devra gérer les accès des postes aux différents fournisseurs, notamment dans le cas où un grossiste souhaite travailler avec un nouveau fournisseur.

Les annonces fournisseurs sur le détail de la livraison par poste, les contacts du grossiste chez le fournisseur, les conditions commerciales, les taux de commission, les prix d’achats, les taux ou montants des frais (livraison, décharge, gardeuse…), les modes de règlement et facturation (crédit fournisseur, échéanciers, avoirs, encours…) ainsi que les coordonnées bancaires des fournisseurs sont des données privées pour chaque grossiste.

Dans tous ces cas, le processus de validation via RVI doit pouvoir se faire de manière extrêmement réactive, afin de ne pas pénaliser les ventes.

4.1.3 Informations fournisseurs

Informations Commune ou privée

Commentaires

Code fournisseur C alphanumérique unique pour l’ensemble des entités

Nom fournisseur C (3 noms possibles : commande, bon de livraison, facture)

Identification EAN C

Contacts Dirigeant C

Groupe du fournisseur C

Adresses C Adresses de facturation, règlement,


18 Mai 2005


18


Commentaires

Pays C

langue utilisée C

Téléphone C

Fax C

Nom et coordonnées du responsable logistique

C

Nom du responsable qualité chez le fournisseur

C

Nom responsable compte fournisseur interne

P pour chaque entité

Existence d’un contrat-cadre C

Clauses de rendez-vous C

Mention des transporteurs habituels C Liste des transporteurs

Statut du fournisseur C qualifié, non qualifié, interdit, à annuler

Statut du fournisseur P qualifié, non qualifié, interdit, à annuler

Catégorie de fournisseur C Abattoir, Industrie, Grossiste, client, Chasse, collecteur de chasse, grossiste-importateur, éleveur, transporteur.

Gamme de produit

Devise

RIB (relevé d’identité bancaire) P contrôle de la clé RIB pour la France, contrôle des longueurs pour les autres pays

numéro de SIRET C


18 Mai 2005


19


Commentaires

code SIREN contrôlé C unicité du code dans le fichier

code APE C

N° de TVA intra-communautaire C

N° d’agrément C

Date création du fournisseur C

Code blocage à la saisie P

Code blocage au paiement P En cas de litige

Taux de commission P

Taux applicables aux frais P Plusieurs zones disponibles pour définir les règles de calcul et d’imputation (frais de décharge, frais de timbres, coûts administratifs, etc.)

Code tiers payé et ses coordonnées (physiques et bancaires)

P

Date de dernière comptabilisation de facture

P

Validité de l’homologation P

Modalités de paiement P

Seuil de crédit (Grossiste) P

Seuil de crédit (Global CFP) C

Numéro d’acheteur P Plusieurs code des utilisateurs autorisés à s’approvisionner auprès du fournisseur

Statistiques :

Chiffre d’affaires réalisé année encours + 2 années précédentes

P


18 Mai 2005


20


Commentaires

Encours de commande P

Quantités retournées sur l’année encours + 2 années précédentes

P

C

P

C

Indicateurs de performance :

Respect des délais

Ecarts de prix

Conformité des quantités de livraison

Respect de la conformité C

Non conformités par motif C Ex. casse, qualité, température, étiquetage, conditionnement, etc.

4.2 Référentiel Produits

Les articles sont codifiés pour permettre une identification unique au sein du Pavillon de la Volaille. D’autres informations permettent d’effectuer des regroupements à des fin de statistiques ou de traitements spécifiques permettant de faciliter la gestion des approvisionnements, leur suivi comptable et statistique (ex. famille, gamme d’article, etc.).

Un code générique est affecté à chaque article géré au sein du Pavillon. Il est utilisé sur les lignes de demande d’achat et de commandes, pour identifier le produit en complément du texte descriptif. Il permet de faire des statistiques d’achats et des recherches de fournisseurs (par le lien Produit - Fournisseur). Ce code générique peut également être relié à la référence du produit chez le fournisseur.

La base Produits devra répondre aux objectifs suivants :

Simplicité de gestion et d’entretien

Gestion en masse des données

Simplicité d’utilisation dans tous les flux du système (télévente, identification des produits, calcul des besoins, recherche dans le stock, calcul des prix …)


18 Mai 2005


21

4.2.1 Principes de gestion des données Produits

Les postes doivent pouvoir accéder à toutes les données qui les concernent et uniquement celles-là.

La base de données Produits peut être alimentée, en temps réel, par les grossistes ou les fournisseurs. Une validation par la cellule RVI est toutefois nécessaire à la création définitive d’un nouveau produit dans la base.

Les tarifs des produits liés à des contrats cadres sont consultables par l’ensemble des acteurs du Pavillon. Les tarifs des autres produits sont privés.

4.3 Informations Produits (et lien avec le fournisseur)

Information Commune ou privée

Commentaires

Code fournisseur C

Code de l'article codifié ou de l'article générique

C

Désignation article C

Code EAN C

Type de produit C

PCB (conditionnement par combien) C

Délais de livraison C

Code de l'article chez le fournisseur C

Tarifs actuels P prix et validité par période et par quantité

Tarifs précédents et dates de ces tarifs P

Date de dernière commande P

Dernier prix d’achat P


18 Mai 2005


22


Commentaires

Quantité achetée année en-cours + 2 années précédentes

P

Quantité retournée année en-cours + 2 années précédentes

P

Quantité en cours de commande P

Par ailleurs, le référentiel Produits devra intégrer, à terme, les données spécifiques suivantes :

Famille Produit (Gibier, Volaille, BOF, F&L, Marée, Fournitures…),

Animal (Poulet, Dinde, Lapin, …),

Variété (Blanc, Jaune, …),

Région, Appellation d’Origine (Bresse, Gers, …),

Qualité (Fermier, Végétal, Certifié, Label Rouge, Bio, ...),

Conditionnement (Sous-vide, Sous-Gaz, Carton, …),

Méthode de conservation (Frais, Surgelé, Conserve, …),

Abattage (Classique, Hallal, …),

Type d’élaboration (Entier, Découpé, Effilé, Eviscéré, Transformé, …),

Origine (Métro, CEE, Import, …),

Zone libre caractéristique 1,



Poids moyen,

Poids net (ou gamme de poids),

Lien avec le tarif.


18 Mai 2005


23

Pour chaque lot de produit, le système devra gérer les informations suivantes :

N° d’abattoir

Date de fabrication

Lieu et date d’abattage

Date de conditionnement

DLC, DLUO

4.4 Référentiel Transporteurs

4.4.1 Principes de gestion du référentiel transporteur

Le référentiel Transporteurs doit répondre à plusieurs objectifs :

Connaître les relations privilégiées entre un transporteur et un fournisseur,

Disposer d’une information fiable, concernant la qualité du transport effectué (ponctualité, conformité sanitaire, informations sur le type de camion…), qui pourra, si nécessaire, être remontée vers le fournisseur,

Connaître les caractéristiques techniques des camions, afin de mieux gérer les arrivages sur les quais SOMAVOG (RVL), et impacter la traçabilité,

Anticiper les contraintes techniques pour permettre une optimisation des arrivages (en fonction du type de camion par exemple),

Permettre une remontée d’information sur les arrivages (écarts, ponctualité, état sanitaire, etc.)

A terme, RVL souhaite développer son activité de prestations logistiques pour ses propres clients. Ceci devrait l’amener à développer une relation de type client/fournisseur avec les transporteurs (commande de prestation de transport et règlement).


18 Mai 2005


24

4.4.2 Informations Transporteur


Commentaires

Code Transporteur C alphanumérique unique pour l’ensemble des entités

Nom Transporteur C (3 noms possibles : commande, bon de livraison, facture)

Identification EAN C

Contacts Dirigeant C

Adresses C Adresses de facturation, règlement,

Langue utilisée C

Téléphone C

Fax C

Nom et coordonnées du responsable logistique

C

Nom du responsable qualité chez le fournisseur

C

Nom responsable Exploitation C pour chaque entité

Clause de rendez-vous C

Statut du transporteur C qualifié, non qualifié, interdit, à annuler

Catégorie du transporteur C Sous-traitant, chargeur, commissionnaire, tractionnaire, voiturier, etc.

Type de véhicule C type remorque, tonnage, dimensions, dimension container, etc.


18 Mai 2005


25


Commentaires

Indices de performances C 10 à 15 indicateurs à définir au cours du projet

Respect des délais

Conformité des quantités de livraison

Respect de la conformité

Devise C

RIB (relevé d’identité bancaire) C contrôle de la clé RIB pour la France, contrôle des longueurs pour les autres pays

numéro de SIRET C

code SIREN contrôlé C unicité du code dans le fichier

code APE C

N° de TVA intra-communautaire C

N° d’agrément C

Date création du transporteur C

Départements desservis C

Code blocage à la saisie C

Code blocage au paiement C En cas de litige

Date de dernière comptabilisation de facture

C

Validité de l’homologation C

Modalités de paiement C

Seuil de crédit C


18 Mai 2005


26

4.5 Référentiels Clients

4.5.1 Base de données Clients

La base de données Clients est alimentée à l’initiative des grossistes, des clients, ou de RVL, sous contrôle de la cellule RVI, dont la validation est nécessaire pour un référencement définitif.

Tous les clients seront référencés dans la base, à l’exception des clients occasionnels. Les modes de règlement qui devront être utilisés par des clients non référencés restent à définir.

Le référentiel Clients est décomposé en deux groupes de données :

Groupe de données contenu

Données mutualisé

Données administratives Typologie (R.H.F., boucheries, etc.)

Références bancaires

Données logistiques (adresse de livraison, horaires d’ouverture, gardeuses, etc.)

Alerte crédit « Pavillon »

Historique de création/modification.

Données spécifiques à chaque grossiste et

privées

Conditions commerciales (marges, ristournes, conditions de paiement, y compris alerte crédit propre au poste),

Liste de clients à fournir à une fréquence donnée (commandes prédéfinies, nécessité d’appeler le client, etc.),

Historique des ventes sur le poste (volumes, marges, incidents de paiement, etc.)

Contact du client chez le grossiste,

Autorisation éventuelle du grossiste à délivrer au client un bon d’enlèvement de ses marchandises, sans passage par le CFP.


18 Mai 2005


27

4.5.2 Principes de gestion des données « Clients »

La cellule RVI sera chargée de l’évolution du référentiel « Clients » :

Elle devra référencer les nouveaux clients (à l’initiative des postes, de RVL, ou des fournisseurs eux-mêmes) en utilisant les données officielles (validation par KBIS)

Elle devra gérer les accès des postes aux différents clients, notamment dans le cas où un grossiste souhaite travailler avec un nouveau client.

Un grossiste ne pourra accéder à la base « Clients » mutualisée, que pour consulter les données relatives aux clients avec lesquels il travaille, et non à l’ensemble de la base.

Les conditions commerciales, les données bancaires, l’ensemble des informations liées à la facturation et à la comptabilité, seront privées.

Dans tous ces cas, le processus de validation via RVI doit pouvoir se faire de manière extrêmement réactive, afin de ne pas pénaliser ou empêcher les ventes.

4.5.3 Informations Clients

Informations générales Commentaires

Code Client Obligatoire attribué à la création (alphanumérique unique pour l’ensemble des entités)

Nom du client Obligatoire

Nom du dirigeant

Date de création/modification

Groupe du client

Noms de personnes habilitées à acheter

Adresses, pays, téléphone Fax Adresse de facturation

Identifiant EAN

Nom du contact chez le client Donnée spécifique grossiste


18 Mai 2005


28

Informations générales Commentaires

Type de clients Boucherie, R.H.F., grossiste, personnel des postes, autres…

RIB (relevé d’identité bancaire) contrôle de la clé RIB pour la France, contrôle des longueurs pour les autres

numéro de SIRET

code SIREN contrôlé unicité du code dans le fichier

code APE

N° de TVA intra-communautaire

Assurance crédit (Oui/non) Dans le cas de clients assurés pour un montant maximum.

Données de livraison et d’enlèvement Commentaires

Modalité d’enlèvement de la marchandise Enlèvement sur le poste, enlèvement sur la plateforme, livraison, mise en gardeuse.

Tiers reprenant Société habilitée à enlever la marchandise

Caractéristiques de transport Type de véhicule habituellement utilisé

Jours et heures d’enlèvement ou de livraison

Adresses de livraison Données mutualisées

Horaires d’ouverture Données mutualisées

Nécessité de prendre des rendez-vous pour les livraisons

Oui/Non

Accepte les livraisons partielles ? Oui/Non


18 Mai 2005


29

Alerte crédit Pavillon Commentaires

Niveau de l’alerte crédit collective Vert, orange, rouge.

Historique des incidents de paiement

Données commerciales Commentaires

Taux de remise, ristourne et rabais, remises de fin d’année

Délai de paiement

Mode de règlement

Commandes pré-établies (liste de produits et fréquence)

Liens avec la base Produit (pour la télévente ou les commandes récurrentes)

Historique de chiffre d’affaire : C.A. réalisé semaine N-1, mois N-1, trimestre N-1 et année N-1

Date de la dernière visite sur le poste

Historique et motifs des retours client


18 Mai 2005


30

Les clients peuvent avoir des rôles différents dans le processus de ventes :

Le donneur d’ordre est celui qui passe la commande. A un même donneur d’ordre peut correspondre plusieurs livrés, facturés, payeurs etc.

L’acheteur qui est celui qui assure l’exécution de l’achat auprès des grossistes ou de RVL (il n’assure pas nécessairement le règlement de la transaction).

Le Livré est le partenaire à qui le grossiste pourra livrer la marchandise, dans le cas d’une plate-forme un client livré peut regrouper plusieurs clients préparés.

Le Préparé : client à qui sont destinés les marchandises. Les contenants sont étiquetés à son nom

Le Relais de livraison: Le relais de livraison est un partenaire par lequel passe une livraison sans être l’acteur livré final. Il peut faire l’objet d’accords commerciaux.

Les prestataires logistiques : A l’heure actuelle, les prestataires logistiques associés au transport ne sont pas gérés dans la base client mais dans l’outil de gestion du transport.

Le Facturé : client destinataire des factures. Il peut également en effectuer le règlement. Il peut être à la fois le Commandeur, le Préparé, le Livré, le Facturé et le Payeur ou une société tierce.

Le Payeur : peut être différent du client facturé.

L’assuré par : assume le risque client.


18 Mai 2005


31

5 Description fonctionnelle du besoin par domaine

5.1 Domaine : Achats et approvisionnements

La gestion des approvisionnements couvre l’ensemble des fonctions d’achat, de réception de marchandises provenant des fournisseurs. Ces approvisionnements font, ou non, l’objet de commandes préalables.

Il faut distinguer :

les approvisionnements matière, en volaille ou gibier, réalisés par les grossistes de manière individuelle pour leur propre compte,

des achats de frais généraux, réalisés par les grossistes, pour leur compte propre ou par la SOMAVOG, pour son propre compte ou pour l’ensemble du Pavillon.

Les approvisionnements ne sont pas concertés entre les grossistes. Toutefois, le système doit laisser aux postes la latitude suffisante, pour se regrouper afin d’obtenir de meilleures conditions tarifaires auprès des fournisseurs.

5.1.1 Objectifs de progrès

Permettre de réceptionner efficacement les produits, en y intégrant directement les éléments de traçabilité envoyés par le fournisseur (échange de fichier ou EDI).

Gérer les approvisionnements résultant d’une commande (négoce) ou non (commission).

Valider ou encadrer les demandes d’achat de manière formelle, si nécessaire.

Obtenir une meilleure fluidité des processus logistiques (RVL), grâce à une meilleure visibilité sur les arrivages.

Faciliter la gestion à moindre coût, des retours clients et des plans de rappel.

Mettre en place des tableaux de bord « Approvisionnements », au niveau du Pavillon et des postes.

Favoriser les fournisseurs avec lesquels un contrat cadre a été conclu.

Garder la souplesse nécessaire pour que certaines négociations de tarifs puissent être menées en commun.


18 Mai 2005


32

5.1.2 Processus du domaine Achats et approvisionnements

Les processus du domaine sont décrits ci-dessous.

Approvisionnement grossiste auprès de fournisseurs dans le cadre du négoce, de la commission ou du « négoce différé »,

Approvisionnement RVL (client Direct),

Réception marchandise,

Rappels de produit (à l’initiative du Syndicat, de la DSV, d’un fournisseur, d’un grossiste, ou de RVL),

Réception marchandises dans le cas de la gestion des retours clients (voir aussi le domaine Gestion Commerciale).

5.1.3 Processus Achats Grossistes

5.1.3.1 Organisation générale des Achats grossistes

Le grossiste s’approvisionne, en matière (volaille ou gibier), auprès de ses propres fournisseurs, à des prix qu’il négocie pour son compte exclusif. Le grossiste peut également s’approvisionner auprès d’un autre poste.

Fonctionnement actuel :

Actuellement la plupart des vendeurs réalisent eux-mêmes leurs approvisionnements directement auprès des fournisseurs.

Ces demandes d’achat sont souvent validées, formellement ou non, par le chef d’entreprise. Dans la majorité des cas, le fournisseur sollicite les grossistes par le biais de sa télévente.

Les commandes prises ne font pas systématiquement l’objet d’une confirmation.


18 Mai 2005


33

Fonctionnement envisagé à court terme :

La validation informatique ne doit pas être bloquante pour l’approvisionnement. Elle doit permettre à terme de vérifier systématiquement : les seuils d’achat, les périmètres d’achat par acheteur, les prix limites.

Le système doit permettre de gérer des approvisionnements dans le cadre de la « commission ». Dans ce cas, le fournisseur expédie à un grossiste de la marchandise, sans commande préalable. Le grossiste l’intègre dans ses stocks, et la vend pour le compte du fournisseur (qui en reste propriétaire).

Les commandes d’approvisionnement doivent être signalées, de manière systématique, à RVL en vue de préparer les réceptions et de planifier l’activité de la plate-forme logistique.

5.1.3.2 Description du processus Achats

Etape Objet

Négociation d'achat Le Grossiste négocie au quotidien le prix d'achat et les quantités (téléphone).

Saisie et enregistrement de la commande

Chaque Grossiste enregistre ses commandes auprès de ses différents fournisseurs.

Le fournisseur doit accuser, formellement, réception de la commande.

Enregistrement des ordres de ventilation par poste

Chaque poste transmet, avant 14 Heures, à RVL les ordres de ventilation des marchandises à réceptionner (répartition marchandises plateforme et marchandises salle des ventes).

Sauf ordre contraire de la part des grossistes, toute la marchandise réceptionnée par RVL est envoyée par défaut sur les postes.


18 Mai 2005


34

Etape Objet

Emission bon de livraison

Le fournisseur transmet à l'attention de RVL (par fax, Internet ou EDI), pour chaque camion de marchandise, le bon de livraison, qui ventile le contenu du camion par grossiste.

Le fournisseur transmet au transporteur un bon de livraison de la marchandise à livrer sur le Pavillon de la Volaille. Ce bon suivra la marchandise tout au long de son transport.

Enregistrement

RVL enregistre les informations concernant la marchandise envoyée, contenues dans le bon de livraison transmis par le fournisseur, afin de procéder aux vérifications et contrôle lors de la réception

RVL vérifie les quantités réceptionnées et les quantités figurant sur le bon de livraison. Une comparaison des quantités réceptionnées avec les quantités annoncées est envisagée à moyen terme. Les écarts éventuels sont communiqués aux grossistes.

5.1.4 Processus Réception marchandises sur la plateforme

5.1.4.1 Organisation générale des réceptions de marchandises

La plateforme réceptionne des marchandises qui pourront :

faire l’objet d’un étiquetage particulier

être stockées pendant une durée à déterminer,

faire l’objet d’une commande de « Direct » par un donneur d’ordre qui achète une prestation logistique/transport à la Somavog,

être transférées sur l’aire de vente dès réception.

RVL peut réceptionner tous les colis, y compris ceux qui ne font pas l’objet d’un bon de livraison. Toute réception acceptée doit être enregistrée par RVL, en fonction des bons de livraison et des colis effectivement reçus.

Les B.L. relatifs à la réception sont signés par le réceptionnaire, et enregistrés dans le système RVI.


18 Mai 2005


35

RVL vérifie les quantités par rapport aux documents de livraison et contrôle l'état sanitaire et réglementaire des marchandises reçues (température, estampille, DLC/DLUO, étiquetage, etc.).

En cas de problème à la livraison les fournitures peuvent être refusées et retournées au fournisseur avec une information éventuelle vers le grossiste. Dans le cas contraire, un accusé de réception des marchandises est transmis aux grossistes et fournisseurs (signature du document présenté par le chauffeur).

Si un avis de non-conformité est émis par RVL à la suite de ses contrôles, les lots concernés pourront être retournés ou acceptés par dérogation (de la DSV par exemple) avec information du poste, et du fournisseur.

Le grossiste assurera le suivi en cas de refus de la marchandise. Un code de non-conformité prédéfini dans une table devra indiquer la raison du retour.

L'article réceptionné est codifié et stocké. Un accusé de réception est émis avec une information vers le grossiste.

Après dégroupage, RVL procède à la ventilation des marchandises vers les postes. Cette ventilation est effectuée sur la base des ordres de ventilation transmis la veille par les grossistes.

La ventilation donne lieu à une entrée de stock sur le dépôt du poste et/ou éventuellement sur l'emplacement de stockage de RVL. Les stocks sont automatiquement mis à jour en temps réel.

5.1.4.2 Description du processus Réception et approvisionnement salle de ventes

Etape Objet

Enregistrement du bon de livraison et des ordres de ventilation

Les grossistes préparent chaque jour (à 14h00 au plus tard) les ordres de ventilation des marchandises qui leurs sont destinées.

Le fournisseur ou le transporteur envoie à RVL les éléments du bon de livraison pour chaque camion expédié (avant que celui-ci n’arrive à Rungis).

Ces informations sont intégrées dans RVI et servent de base à la planification de charge de la plate-forme ainsi qu’à la validation de la réception des marchandises sur plate-forme.


18 Mai 2005


36

Etape Objet

Enregistrement de la réception

RVL contrôle les marchandises reçues, en fonction du B.L. enregistré dans son système d'information,

Le bon de transport est signé par le réceptionnaire autorisé : constat du nombre de colis et de leur état,

Validation de conformité

Vérification des quantités, par rapprochement entre la quantité physique comptée, la quantité renseignée sur le B.L., et la quantité renseignée sur la commande.

Le réceptionnaire effectue des vérifications de conformité concernant plusieurs critères :

Contenu de la réception par rapport à l’annonce fournisseur, le B.L.,

Marchandises et conditionnement : codification, poids, etc.,

Etat sanitaire : Intervention D.S.V., etc.

Traitement des non-conformités

En cas de non-conformité entre le B.L. et l’arrivage réel :

RVL avertit le Grossiste destinataire qui doit statuer sur la réception des marchandises,

RVL est habilité à facturer au fournisseur une prestation de service,

Une réclamation est faite par le grossiste auprès du fournisseur pour correction du B.L. et de la facture.

En cas de non-conformité sur l'état sanitaire et réglementaire, RVL est habilité à détruire la marchandise, après en avoir averti le propriétaire qui transmet sa décision.

RVL informe le Grossiste et l’expéditeur en cas de réserves à la suite d’un contrôle.


18 Mai 2005


37

Etape Objet

Accusé de réception des marchandises

L'accusé de réception des marchandises est saisi dans le système RVI,

RVL informe le Grossiste, le transporteur et le fournisseur en cas de réserves et ouvre un litige dans RVI. Les informations de ce litige pourront être accessibles aux acteurs concernés à moyen terme.

Un état des non-conformités logistiques sera préparé et analysé par période.

Dégroupage RVL procède, avec RVI à l'enregistrement des quantités

effectivement reçues pour chaque Grossiste.

Ventilation

Sur la base de l’ordre de ventilation communiqué par les grossistes, RVL trie les marchandises destinées à la salle des ventes et de celles qui doivent rester en plateforme.

Sauf ordre contraire des grossistes, la totalité des marchandises qui leur est destinée est mise en poste dans la salle des ventes.

5.1.5 Cas particulier des demandes d’approvisionnement en urgence

Pendant la vente sous le Pavillon, les Grossistes peuvent demander un approvisionnement d’urgence de leur poste, à partir de leur stock sur la plateforme ou de la resserre :

La mise en poste est effectuée par RVL, à la demande du grossiste, selon les accords qui permettent le contrôle et la réalisation de la mise en poste.

Les Grossistes contrôlent la mise en poste et donnent leur accord. En cas d’écart ou d’anomalie, le désaccord et le litige seront traités entre RVL et les grossistes.

Les demandes de mise en poste en urgence devront être enregistrées pour constituer la traçabilité interne du Pavillon de la Volaille.

5.1.6 Cas particulier des retours clients

Les clients sont susceptibles de retourner, tout ou partie, de la marchandise, sur les quais SOMAVOG (RVL) ou directement sur le poste. RVI doit donc permettre d’intégrer un retour client partiel ou total. L’acte de retour client doit être intégré dans la traçabilité du produit retourné.


18 Mai 2005


38

Le retour client doit être enregistré, indifféremment, par le poste ou par RVL. Toutefois, si le retour est enregistré par RVL, le poste concerné doit en être systématiquement et instantanément informé.

Le système doit indiquer les motifs du retour, afin de permettre une réaffectation (re-vente) de la marchandise, ou sa destruction.

Les motifs de retour sont :

Retard de livraison,

Livraison incomplète,

Changements d’avis du client,

Rupture de la chaîne du froid,

Autres (à préciser en phase projet).

Selon le motif du retour, un avoir pourra être préparé à destination des clients sur la base de la facture de vente initiale. Dans le cas d’un retour pour raisons sanitaires, la vente du produit retournée doit être bloquée.

5.1.7 Cas particulier du rappel de produits

Le système RVI doit permettre aux grossistes, à RVL, et aux fournisseurs du Pavillon de la Volaille, individuellement ou collectivement, de rappeler des produits.

Les produits retournés sont alors réceptionnés comme les approvisionnements avec un lien entre les références produits, le grossiste, le fournisseur et la transaction de vente.

Un rappel de produits pourra donner lieu à un avoir pour le client.

5.1.8 Processus interne de commande d’achat

Avant de passer une commande, les acheteurs établiront des demandes d’achat (DA), qui seront contrôlées et validées par le responsable des achats du poste (souvent le chef d’entreprise).

Après validation de la demande d’achat, une commande formelle est générée et transmise au fournisseur par Fax, EDI ou Internet.


18 Mai 2005


39

Les confirmations des commandes passées via la Télévente du fournisseur seront transmises (par fichiers, EDI, XML, etc.) à RVI, complétées par le Grossiste avant d’être intégrées. Ces commandes pourront être consolidées par fournisseur.

Le système devra permettre la gestion des informations suivantes pour les commandes :

Entête de la commande :

Champs de l’entête de commande

Origine Obligatoire Commentaires

Code du demandeur automatique oui Dans le cas d’une demande d’achat

Date de commande automatique oui date du jour

N° de commande automatique oui

Code fournisseur saisie oui vérification par rapport au fichier des fournisseurs

Informations

(adresse, tel, fax, ...)

automatique non fonction du fournisseur

Indicateur accusé de réception oui

Adresse de facturation automatique oui fonction de l’émetteur

Conditions de livraison automatique oui fonction du fournisseur

Conditions de transport automatique oui fonction du fournisseur

Conditions de paiement automatique oui fonction du fournisseur

Remises, ristournes, escompte, Incoterm

automatique oui fonction du fournisseur

Pénalités si retard saisie non

Commentaires saisie non

Devise automatique oui fonction du fournisseur


18 Mai 2005


40

Lignes de commande :

Champs de la ligne de commande

Origine Obligatoire Commentaires

N° de ligne de commande automatique oui

N° de la DA saisie oui

N° de ligne de DA saisie oui

Date de livraison souhaitée saisie oui

Code du destinataire de l'achat automatique oui fonction de la D.A.

Adresse de livraison automatique oui fonction du destinataire

Type d’achat automatique oui fonction de la D.A.

Code article codifié automatique oui fonction de la D.A.

Désignation automatique oui fonction de la D.A.

Quantité automatique oui fonction de la D.A.

Unité d'achat et de conditionnement

automatique oui fonction de la D.A.

Imputations comptables (entreprise du Pavillon)

automatique oui fonction de la D.A.

Prix auto si article qualifié

Texte complémentaire de ligne de commande

saisie non

Code TVA automatique oui automatique en fonction de l’article codifié ou valeur par défaut

Montant H.T., TVA, T.T.C., remise, ristourne, escompte

calculés en fonction des informations précédentes


18 Mai 2005


41

Bon de réception :

Les informations enregistrées sur le bon de réception reprennent celles du bon de livraison et des lignes de commandes concernées plus :

Champs Origine Obligatoire

N° du BR automatique

N° des BL saisie oui

N° de commande et de ligne reçus saisie oui

Nombre de colis reçus saisie

Quantité réceptionnée saisie oui

Quantité en non-conformité et code non-conformité saisie oui

Quantité retournée saisie oui

Indication de solde à réceptionner saisie oui

Date et heure de saisie automatique

Code du réceptionnaire automatique

Commentaires saisie

Code du dépôt saisie

Emplacement dans le dépôt saisie Information optionnelle


18 Mai 2005


42

5.1.9 Informations de la facture fournisseur

La facture reprend les informations relatives aux réceptions enregistrées correspondantes ainsi que les données suivantes :

Champs Origine Obligatoire Commentaires

N° d’enregistrement de la facture automatique oui journal, période, N° chrono

Référence de la facture fournisseur saisie oui Transmise par le fournisseur

Date et heure de saisie de la facture automatique oui date du jour et heure

Date de contrôle de la facture saisie oui

Code du responsable de la saisie automatique oui code utilisateur

Code du responsable du contrôle automatique oui code utilisateur

Imputations reprises de la commande automatique oui corrigées si nécessaire

Code du responsable du bon à payer automatique oui code utilisateur

N° de BR concernés et de la commande

saisie oui

Quantités et montants facturés saisie oui

Montant des frais de transport et divers

saisie oui

Date de réception de la facture saisie oui


18 Mai 2005


43

5.2 Domaine : Achats généraux

La solution proposée devra permettre la gestion des achats généraux, incluant :

Les prestations de service,

Les consommables,

Ces achats pourront être effectués individuellement, par les postes ayant opté pour une intégration totale à RVI ou par RVL pour le compte de tous les postes et RVL (blouses, cartons, consommables bureautiques divers, etc.).

Pour ce domaine, le Syndicat de La Volaille envisage le déploiement et l’utilisation des fonctionnalités standard telle que proposées par le soumissionnaire.

5.3 Synthèse des fonctions du domaine Achats et approvisionnements

Fonctions informatiques demandées Acteur concerné

Affichage des tarifs d'achats référencés (accords cadres) Grossiste

Préparation des prévisions d'achats (en fonction des stocks disponibles, des commandes prévisionnelles issues de la télévente)

Grossiste

Enregistrement des commandes d’achats par le grossiste ou RVL Grossiste

Envoi de commandes EDI (à terme) Grossiste, RVL, fournisseur

Réception et intégration des fichiers de commandes fournisseurs dans RVI

Grossiste, RVL, fournisseur

Mise à disposition des données de commandes pour les grossistes Grossistes

Réception et intégration des fichiers d'expéditions fournisseurs dans RVI

Grossiste, RVL, fournisseur

Planification des réceptions, des horaires de déchargements et des besoins plateforme (tonnages attendus, moyens humains, etc.)

RVL

Gestion des rendez-vous transporteurs RVL


18 Mai 2005


44


Préparation des ordres de ventilation Grossiste

Pointage des arrivées de camions par rapport au planning RVL (prévues ou non)

RVL

Pointage des arrivées vis-à-vis de la base RVI (Ex. manquants, cartons mal ou non étiquetés, etc.)

RVL

Enregistrement des anomalies de réception RVL

Etiquetage de colis ou de contenants (palettes par exemple) RVL

Envoi par messagerie des anomalies de réception aux grossistes RVL

Ventilation des arrivages par poste (sur la base des ordres de ventilation produits par les grossistes)

Grossistes + RVL

Entrée en stock et attribution des emplacements dans l'entrepôt RVL (pour les marchandises qui ne sont pas livrées en salle de vente)

RVL

Edition des bordereaux d'arrivage par grossiste RVL

Edition de l'état des anomalies par grossistes, fournisseurs et transporteur

RVL

Mise à jour des arrivages en fonction des décisions de traitement des anomalies (retour marchandise ou acceptation par dérogation)

RVL

Enregistrement des livraisons en postes par grossiste RVL


18 Mai 2005


45

5.4 Domaine Ventes en Salle

La vente s’effectue sous Pavillon de 2 heures à 9h30 du matin.

Le Pavillon souhaite également développer le principe de télévente avec des appels sortants vers les clients. A terme, des commandes sous d’autres formes (notamment EDI) devront être possibles.

Dans les cas de la vente sous Pavillon, les prix de vente sont maîtrisés par les vendeurs et peuvent varier en fonction du marché.

Il existe plusieurs modalités de gestion des ventes :

Type de vente Fonctionnement

Négoce

Le grossiste passe commande (achète de la matière) auprès du fournisseur,

Une fois livré, il entre la marchandise dans son stock (via RVL). Il en détient alors la responsabilité (traçabilité, flux financiers, risques sanitaires, vols, etc.),

Il revend la marchandise à un ou plusieurs clients, avec les taux de marge qu’il établit lui-même.

Commission

Un fournisseur livre un poste, sans commande préalable

Le poste est chargé de vendre la marchandise pour le compte du fournisseur,

La marchandise est payée après la vente sur le MIN déduction faite de commission et de certains frais de fonctionnement. Le taux de commission sur la vente est défini avant la vente avec chaque fournisseur,

La marchandise reste la propriété du fournisseur, voire du fournisseur sous la responsabilité du grossiste (traçabilité, risques sanitaires, vols, etc.).

Hybrides

Entre les deux extrêmes que constituent le négoce et la commission, existe un éventail de processus « hybrides », qui combinent les principes du négoce et de la commission. Celles-ci seront précisées dans le cadre du projet de mise en place.

Certains fournisseurs travaillent au négoce et à la commission. D’autres ne travaillent absolument pas à la commission.


18 Mai 2005


46

Compte tenu des contraintes de traçabilité, les lots sont affectés aux lignes de ventes.

L’édition des factures et le règlement clients sont traités par le Centre de Facturation et de Paiement.

Un inventaire est fait à l’issue de la vente pour recenser les marchandises non vendues (resserre) qui sont soit conservées par le grossistes (dans ses chambres froides privatives) soit prises en charge par RVL pour stockage jusqu’au lendemain.

Le domaine Ventes couvre l’ensemble des transactions de vente du module de gestion commerciale optionnel. Dans ce cadre, les grossistes auront accès aux informations clients et produits qui les concernent, c’est-à-dire exclusivement aux données relatives aux clients et aux produits avec lesquels ils travaillent.


Maîtriser les ventes en négoce, en commission ou « hybride » (combinant des principes de négoce et de commission),

Optimiser les règlements en généralisant les paiements par traite ou prélèvement automatique,

Mutualiser, au niveau du Pavillon, les alertes crédit, afin d’éviter ou de minimiser les incidents de paiement

Mettre en place et gérer des conditions commerciales spécifiques par produit et/ou par client (crédit, ristournes, marges…) au niveau de chaque poste,

Piloter les flux commerciaux au niveau du Pavillon, via l’élaboration de tableaux de bord (par type de clients, par secteur géographique, etc.).

Piloter les flux commerciaux au niveau des postes grossistes, via l’élaboration de tableaux de bord (marges par vendeur, par rayon, par type de clients, par secteur géographique, etc.).


18 Mai 2005


47

5.4.2 Processus du domaine Ventes

Processus Vente en salle,

Processus Télévente,

Processus de vente de prestation par RVL

Processus préparation de commande,

5.4.3 Description du processus vente en salle de vente

Etape Objet

Lecture carte client

Tout client identifié sur le Pavillon possède une carte et doit, avant chaque achat chez un Grossiste, la lui présenter afin que celui-ci puisse l’identifier et valider son existence dans la base commerciale.

Vérification encours client

Lors de la lecture de la carte client par le Grossiste, ce dernier vérifie si son acheteur ne fait pas l’objet d’une alerte sur le Pavillon.

Suivant les cas, le vendeur peut vendre, avec plus ou moins de risques, qu'il assume. Au-delà d'un seuil de risque fixé par les Grossistes, certains clients ne pourront plus acheter sur le Pavillon.

Identification des colis par le Grossiste

Les colis sont identifiés par des stickers ou bandes autocollantes qui sont édités automatiquement une fois que le Grossiste ou son vendeur a lu les codes à barres.

Cette identification permet à RVL de procéder à l'enlèvement des colis et à leur regroupement en gardeuse.


18 Mai 2005


48

Etape Objet

Fin des achats chez le Grossiste

Dès que l'acheteur finit ses achats, il signe sa commande sur le terminal du vendeur qui transmet les informations au C.F.P pour établir la facture.

Un bon d’enlèvement est préparé (disponible auprès du CFP) et un bon de préparation de commande est envoyé à RVL (cf. préparation de commande)

Dans le cas où le client ne serait pas obligé de passer par le CFP, un bon d’enlèvement peut être obtenu par le client auprès du grossiste ou sur une borne autonome. Ce bon d’enlèvement lui permet de disposer des marchandises achetées auprès de RVL.

5.4.4 Processus Direct par RVL

Le fournisseur établit l’ordre de commande, RVL prépare la commande, prépare le BL, et remet la marchandise au client. Le client contrôle, accepte par signature sinon traitement des écarts, et enregistrement de la livraison (BL).

5.4.5 Synthèse des fonctions du domaine Vente en Salle


Fonctions de ventes

Saisie d'informations complémentaires (informations clients, litiges, etc.)

Télévendeur

Contrôle de la carte d'acheteur Vendeur en pavillon

Ouverture d'une vente client Vendeur en pavillon

Lecture des étiquettes colis pour affectation Vendeur en pavillon

Validation de la vente Vendeur en pavillon


18 Mai 2005


49


Edition le cas échéant d'un ticket de vente Vendeur en pavillon

Sorties de stocks et mise à jour stock Vendeur en pavillon

Fonctions de gestion commerciale

Edition du journal des ventes (négoce et commission) Grossiste

Validation des affectations des ventes aux arrivages (lots) Grossiste

Pointage du stock par article Grossiste

Clôture de journée de vente et édition des états et statistiques de fin de journées

Grossiste

Suivi financier et commercial des clients Grossiste

Visualisations et suivi de l’en-cours client Grossiste

Visualisation et suivi de l’historique commercial Grossiste

Suivi des relances CFP - Grossiste

Visualisation et analyse du tarif de vente Grossiste

Gestion et mise à jour des tarifs Grossiste

Editions diverses : journal de caisse, journal des règlements, état des crédits du jour, etc.

Grossistes


18 Mai 2005


50

5.5 Domaine Télévente

La solution proposée pourra inclure un module optionnel de télévente, à destination des grossistes, à

titre individuel ou collectif.

Les fonctions souhaitées dans ce domaine sont :

La gestion d’un planning des appels,

L’interrogation de l’historique des commandes du client,

La saisie simplifiée de commande (Produit, Quantité, Prix),

L’interrogation du stock pour vérifier les disponibilités,

Le lancement d’une demande d’approvisionnement lorsque l’article n’est pas disponible en stock.

Le fonctionnement de cette télévente pourra s’appuyer sur une journée, scindée en deux étapes

Etape Objet

Activité de vente à partir de 3h00

Prise de contact avec les clients sur liste d’appels,

Prise de commande clients avec présentation des produits et des promotions.

Activité administrative à toute heure.

Saisie des commandes arrivées par fax,

Recensement des anomalies relevées le matin pour les transmettre au responsable télévente,

Analyse des produits non pris en commande pour chacun des clients afin de les relancer et d’en connaître les causes,

Etablissement des demandes d’avoirs (gestion des litiges) en coordination avec la CFP,

Mise à jour des tarifs et des promotions pour les appels du lendemain.

A l’issue de la vente, les procédures de facturation et de préparation de commande sont initialisés. Le client pourra disposer de ses marchandises selon les processus de facturation et de préparation de commande décrits ci-dessous.


18 Mai 2005


51

5.5.1 Objectifs recherchés

Avoir la possibilité de réserver certains produits dans le stock à la commande avant l’ouverture du Pavillon,

Etendre les horaires de ventes en permettant une prise de commande hors ouvertures du Pavillon,

Pouvoir intégrer des commandes (EDI et autres) plusieurs jours avant la livraison.

5.5.2 Description du processus télévente

Etape Objet

Préparation des Listes d’appel

Affectation des clients aux télévendeurs avec possibilité d’affecter un même client sur différentes listes d’appels,

Appels sortants selon la liste d’appel,

Prise d’appels de clients pour des commandes.

Appel et prise de Commande

Présentation des listes des produits pour un client donné en fonction de son historique d’achat. Le cadencier peut être créé ou modifié manuellement. L’ordre des articles est prédéfini.

Consultation du stock en temps réel durant la prise de commande pour l’ensemble des activités.

Réservation d’un article du stock à la demande du client

Propositions de produits complémentaires

Présentation des informations sur les Produits en promotion.

Présentation des informations sur des produits exceptionnels.

Clôture de la vente

La commande est clôturée et les données mises à disposition :

• De RVL pour la préparation de commande

• Du CFP pour facturation


18 Mai 2005


52

5.5.3 Synthèse des fonctions du domaine Télévente


Gestion et paramétrage des conditions commerciales (taux de remises, ristournes, rabais par client, etc.)

Grossistes

Affichage des listes d'appels Télévendeur

Affichage des cadenciers de commande Télévendeur

Affichage des promotions Télévendeur

Saisie de commande Télévendeur

Réservation de stocks avec dates limites de validité Télévendeur


18 Mai 2005


53

Des fonctions complémentaires seront également disponibles, en temps réel, tout au long du processus de vente pour permettre aux télévendeurs de mieux connaître leurs clients, d’enregistrer des événements spécifiques tels que des incidents de livraison, des litiges, seuils de crédit, CA au Pavillon de la Volaille, dernière date de visite au Pavillon, liste de produit préférés, etc.

Etape Objet

Fonctionnalités complémentaires pour l’administration du domaine Télévente

Réaffectation des clients d’un télévendeur absent vers d’autres télévendeurs

Basculement des appels d’un jour férié sur une autre journée à des horaires différents.

Possibilité de saisir les commentaires du clients (litiges, etc.) et les adresser aux personnes concernées (par e-mail).

Identifier les produits en Promotions

Ajouter des articles en prise de commande.

Ajouter des contacts chez le client

Avoir la possibilité un bloc notes “client”.

Connaître les litiges en cours pour chacun des clients.

Suivre les manquants (produits commandés non servis au client).

EDI : avoir l’information de l’intégration des commandes. Remontée rapide des anomalies d’intégration à la télévente.

Indicateur couverture risque client


18 Mai 2005


54

5.6 Domaine Logistique des ventes

5.6.1 Description du processus préparation de commande

La préparation de commandes débute à l’initiative du grossiste. Elle est effectuée par le grossistes ou par RVL après génération d’un bon de préparation de commande. Il peut y avoir plusieurs bons de préparation de commande pour un même client et un même jour.

Les bons de préparation de commande concernant des clients pour lesquels le passage par la CFP est obligatoire, ne sont édités qu’après autorisation de la CFP.

Remarque : le référentiel Clients doit indiquer le nom des personnes et/ou des transporteurs habilités à enlever des marchandises pour le compte d’un client (référentiel Transporteur).

Etape Objet

Signal d'enlèvement et de préparation de commande

Le bon de préparation de commande est émis par le grossiste

Enlèvement des colis identifiés

Les colis des clients sont identifiés sur le poste du Grossiste ou chez RVL

RVL procède à l'enlèvement des colis en faisant signer une décharge aux Grossistes (enlèvement par palette).

Stockage des colis dans les gardeuses

Les responsables des gardeuses procèdent au groupage des différents achats provenant de plusieurs Grossistes, pour un même client.

Remise des marchandises au client et enregistrement de la livraison

La marchandise est délivrée au client désigné sur le bon de préparation de commande (par le Grossiste) ou au transporteur mandaté par le client,

Une vérification de la carte d’acheteur, de la facture acquittée et du bon d’enlèvement est effectuée.

Une décharge est signée par le client (via sa carte d’acheteur) et le transporteur.

Les livraisons sont enregistrées et les stocks mis à jour dans RVI

Remarque : Le client doit enlever ses marchandises avant la fermeture du Pavillon, sinon les marchandises seront reprises en plateforme (modalités de mouvement de stock à définir).


18 Mai 2005


55

Etape Objet

Traitement des écarts

Si l'écart est lié à la préparation de la commande, RVL traite directement cet écart,

Si l'écart est lié à un problème d'approvisionnement, le Grossiste traite le problème avec le fournisseur.

5.6.2 Synthèse des fonctions du domaine Logistique des ventes


Préparation de commande - Remise marchandise au client

Ordonnancement des préparations de commandes RVL

Edition des bons de préparation de commande, des bons de livraison et des étiquettes

Grossiste

Préparation de commande grossiste Grossiste

Préparation de commande RVL :

Enlèvement depuis les postes grossistes en salle de vente

Identification des lots livrés (traçabilité aval) et enregistrement des livraisons (sortie de stocks)

RVL

Validation de la carte d'acheteur à l’enlèvement RVL

Suivi de l’activité de préparation de commandes en temps réel RVL

Gestion des expéditions RVL

Cadencement des ordres de livraison RVL

Gestion des tournées de livraison RVL

Simulation des coûts de transport RVL

Edition des documents de transport, de suivi et des étiquettes RVL


18 Mai 2005


56


Interface avec la CFP pour la facturation du transport RVL

Annulation d'expédition et réintégration des stocks RVL

Fonction de la gestion de l’entrepôt

Suivi des stocks par statuts (disponible, disponible consigné, rejeté, …) et dates (DLC, DLUO,…), température (frais, congelé, etc.)

RVL

Gestion des non-conformités RVL

Gestion des emplacements RVL

Gestion des Unités de Manutention RVL

Gestion des stocks et des inventaires RVL

Gestion des transferts de marchandise et de la resserre (plate-forme – Salle de ventes)

RVL - Grossistes


18 Mai 2005


57

5.7 Domaine Facturation et Paiement (Centre de Facturation et de Paiement)

Les acteurs du Pavillon de la Volaille ont décidé de mettre en place un centre de facturation et de paiement commun et unique. Celui-ci est chargé de la facturation des clients, du recouvrement et de la gestion des seuils de crédit clients.

Le domaine Facturation et Paiement couvre l’ensemble des processus suivants:

Facturation pour le compte des grossistes et de RVL,

Distribution de bons d’enlèvement,

Encaissement,

Renseignement de l’alerte crédit Pavillon,

Relance clients en coordination avec le Grossiste et RVL,

Validation, contrôle et mise à jour des cartes d’acheteurs.

5.7.1 Organisation générale du C.F.P.

Le C.F.P. est l’unique point d’édition de facturation et de paiement du Pavillon de la Volaille, à l’exclusion de toute autre caisse. Toutes les caisses existant actuellement dans les postes devront disparaître. RVL facturera également via le C.F.P. pour le « Direct », selon des processus qui restent à définir.

Le soumissionnaire décrira plus particulièrement son offre pour les fonctionnalités de facturation des prestations logistiques.

Le C.F.P. aura les mêmes horaires d’ouverture que le Pavillon de la Volaille. Toutefois, ces horaires seront amenés à évoluer, de manière structurelle ou en fonction de pics d’activité.

Le fonctionnement du C.F.P. sera encadré par une « charte », qui va être rédigée, puis soumise à l’Assemblée Générale. La « charte » du C.F.P. pourra, vraisemblablement, engager contractuellement les grossistes à en respecter les clauses, sous peine de sanctions.

Pour acheter sous le Pavillon, un client devra disposer d’une carte d’acheteur :

Plusieurs cartes d’acheteur pourront être reliées au même numéro de K- bis,

Certaines cartes permettront exclusivement d’enlever la marchandise, d’autres autoriseront l’achat et le règlement.


18 Mai 2005


58

Le C.F.P. devra facturer les clients poste, par poste : il y aura donc autant de factures différentes que de postes vendeurs, y compris pour un même client.

Tous les clients ne seront pas tenus de passer par le CFP. Des bornes seront prévues, au sein du Pavillon, afin de délivrer des bons d’enlèvement.

Remarque : Chaque grossiste choisira lesquels de ses clients pourront enlever directement leurs marchandises, sans passer par le C.F.P.

5.7.2 Organisation générale de la gestion de l’Alerte Crédit

Les incidents de paiement caractérisés, recensés au niveau des postes, seront collectés par le C.F.P.

Une alerte crédit collective sera mise en place au niveau du Pavillon. Elle comportera trois niveaux d’alerte :

Un niveau « vert », en l’absence d’incidents de paiement,

Un niveau « orange », pour alerter les postes de l’existence d’incidents de paiement, sans pour autant bloquer la vente,

Un niveau « rouge », pour bloquer tout processus de vente sous le Pavillon.

Le niveau d’alerte crédit Pavillon, constituera une donnée du référentiel Clients, accessible à l’ensemble des postes.

Le détail des incidents de paiement (chèque non provisionné, refus de paiement, etc.) sera systématiquement communiqué par le C.F.P. aux postes concernés.

Une Commission dédiée sera chargée de statuer pour tout niveau rouge ou orange de l’alerte crédit. Elle disposera pour cela d’un récapitulatif de tous les incidents (même régularisés) avec les informations suivantes :

Nom du client

Date de l’incident

Poste vendeur

Nature de l’incident

Statut de l’incident (en cours, réglé, etc.)

Montant concerné

Commentaires


18 Mai 2005


59

Dans le cas d’une alerte de niveau « rouge », la vente au client concernée sera bloquée. Une fois ce code de blocage activé dans la fiche client, aucune vente ne pourra être passée avec ce client. Le statut « bloqué» s'applique jusqu'à ce que l’on désactive le code de blocage.

Le niveau bloquant d’alerte crédit pourra être levé, avec la régularisation de tous les incidents de paiement. Seule la Commission est habilitée à lever ce blocage dans le cas contraire.

5.7.3 Synthèse des fonctions du domaine CFP


Génération des ordres de facturation différée (ventes tardives, clients directs, pré-facturation des prestations RVL)

RVL-Grossistes

Création et gestion des cartes d’acheteurs CFP

Facturation par client ou partielle par bons de livraison, par période CFP

Impression des factures clients (par grossiste) CFP

Edition de relevé de factures par client, période CFP

Gestion d’avoirs sur factures ou sur retours clients CFP

Saisie de règlement pour les paiements comptants CFP

Génération des écritures de comptabilisation du comptant CFP

Edition du bon d'enlèvement (destiné au client) CFP

Gestion de l’affacturage CFP

Gestion des relances CFP

Gestion des modes de règlement par client RVI

Mise à jour des alertes crédit CFP

Edition de l’historique et du récapitulatif des alertes crédit (destiné à la Commission)

CFP – Commission Crédit

Gestion, situation et apurement des comptes CFP


18 Mai 2005


60

5.8 Domaine : Logistique

5.8.1 Périmètre du domaine Logistique

Le domaine Logistique concerne l’ensemble des activités logistiques de RVL, soient :

La prise en charge des arrivages sur les quais et les réceptions (vérification des écarts),

La mise en resserre,

La ventilation par poste,

Les destructions de produits,

La gestion des retours clients,

Le centre de traitement du gibier,

La préparation de commandes,

Le traitement des écarts,

Le transport,

Etiquetage,

Facturation des prestations (logistiques, services collectifs bâtiment, etc.),

Enlèvements marchandises,

Gestion des stocks,

Traçabilité.


Optimiser les délais et coûts de réception/mise en poste en début de journée,

Intégrer les informations de traçabilité (amont comme internes) nécessaires, voire les mettre en place lorsqu’elles n’existent pas (cas du gibier ou de « petits » fournisseurs),

Commercialisation et facturation des prestations,

Constituer des statistiques d’analyse de l’activité et de la performance de RVL, à destination du Syndicat.


18 Mai 2005


61

5.9 Domaine Traçabilité

La traçabilité, telle qu’elle est définie par la Commission Européenne, désigne la capacité de retracer, à travers toutes les étapes de la production, de la transformation et de la distribution, le cheminement d'une denrée alimentaire, d'un aliment pour animaux, d'un animal producteur de denrées alimentaires ou d'une substance destinée à être incorporée ou susceptible d'être incorporée dans une denrée alimentaire ou un aliment pour animaux.

Toutes les étapes de la production sont donc concernées, notamment l'importation, depuis et y compris la production primaire d'une denrée alimentaire, jusque et y compris son entreposage, son transport, sa vente ou sa livraison au consommateur final.

Dans un premier temps, la traçabilité souhaitée dans le cadre du projet RVI s’appuie sur une notion de numéro de lot transmis par le fournisseur (par le biais des étiquettes produits et éventuellement dans les bons de livraison).

Au minimum, le grossiste via RVL reçoit la marchandise avec les informations transmises par le fournisseur : n° Lot, code Fournisseur, code article. Le système RVI sera en mesure de faire le lien entre ces différents éléments.

Les ventes effectuées par le Grossiste sont affectés à des arrivages et à des numéros de lots ; le système RVI faisant le lien entre le client, le n° de Lot, le code article et le fournisseur.

En cas de nécessité de rappel ou de retrait émanant du fournisseur :

L’acteur amont (fournisseur) informera le grossiste en lui communiquant le n° de lot des articles à rappeler. Il pourra également transmettre l’historique de traçabilité du lot concerné et ses étapes de transformation et de conditionnement jusqu’à sa mise à disposition à l’acteur suivant (transporteur par exemple)

Le grossiste pourra alors identifier les clients vers lesquels les articles concernés ont été commercialisés.

En cas d’alerte émise par un acteur aval (client, DSV, etc.) :

Le grossiste sera informé de tout problème concernant une marchandise à travers le n° de lot qui lui sera communiqué (par exemple par le client). Il pourra alors identifier les marchandises du même lot et en effectuer le rappel. Une information vers l’acteur amont (fournisseur) sera effectuée.

Un plan de rappel plus large peut être organisé à la demande du fournisseur selon la procédure précédente.

La traçabilité doit s’appuyer sur des standards de codification du marché et notamment les normes EAN/Gencod.


18 Mai 2005


62

5.10 Domaine : Atelier de Traitement du Gibier

Le Centre de Traitement du Gibier est géré par RVL. Deux catégories de gibier entrent sous le Pavillon :

Le gibier sauvage, qui est le seul destiné au Centre de Traitement du Gibier. La mission de RVL est de rendre les produits commercialisables : elle réceptionne, fait viser le gibier par l’inspection vétérinaire, et introduit une traçabilité, afin d’obtenir l’estampille de la Direction des Services Vétérinaires (D.S.V.).

Le gibier intracommunautaire, qui arrive conditionné, estampillé, voire souvent découpé, et pour lequel RVL effectue un travail de plateforme (préparation de commande).

5.10.1 Besoins fonctionnels additionnels

La solution retenue devra permettre la prise en charge de la spécificité lié à la gestion du gibier sauvage :

Identification de l’origine du gibier,

Conditionnement et étiquetage,

Génération des numéros de lots pour la Traçabilité,

Mise en place de l’estampille DSV.


18 Mai 2005


63

5.11 Domaine : Pilotage et Tableaux de bord

5.11.1 Périmètre du domaine Pilotage et Tableaux de bord

Le domaine « Pilotage et Tableaux de bord » concerne :

l’ensemble des informations collectées, au niveau du Pavillon, destinées à des fins statistiques (tableaux de bord mutualisés),

l’ensemble des données commerciales, destinées au pilotage des entreprises. (pour les postes ayant choisi de retenir le module optionnel de gestion commerciale).

L’adhésion préalable au système RVI autorisera l’accès aux données mutualisées gérées par RVI.

5.11.2 Objectifs généraux pour la partie mutualisée

Les référentiels « Pilotage et tableaux de bord » ont pour objectif, de mieux connaître et piloter l’activité du Pavillon :

Flux logistiques,

Evolution saisonnière de l’activité,

Evolution des prix et de la rentabilité,

Répartition de l’activité par type de produits, de fournisseurs, de clients…,

Historique des données.


18 Mai 2005


64

5.11.3 Objectifs généraux pour la partie gestion commerciale optionnelle

Les référentiels « Pilotage et tableaux de bord » doivent aider le chef d’entreprise dans ses arbitrages, notamment :

Evolution des volumes et des prix,

Prévisions des achats et des ventes,

Répartition de l’activité par client, fournisseur, produits, zone géographique, etc.,

Répartition et évolution de l’activité par vendeur,

Evolution comparée à l’ensemble de l’activité du Pavillon,

Historique des données.

5.11.4 Les données de base du référentiel Pilotage et tableaux de bord

Performance des vendeurs

Informations Commentaires

Nom du vendeur

Chiffre d’affaires :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année

Pour les années N et N-1

Chiffre d’affaires journalier moyen pour l’année en cours


18 Mai 2005


65



Contribution au Chiffre d’Affaires :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année


Taux de marge moyen :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année


Taux de marge journalier moyen pour l’année en cours


Taux de marge moyen, en pourcentage du taux de marge moyen réalisé sur le poste


Prix moyen :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année



18 Mai 2005


66



Prix journalier moyen, pour l’année en cours


Prix moyen, en pourcentage du prix

réalisé sur l’ensemble du poste


Quantités vendues :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année


Volume journalier vendu, en moyenne, pour l’année en cours

Volume moyen, en pourcentage du volume réalisé sur l’ensemble du poste

Performance du poste


Chiffre d’affaires :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année



18 Mai 2005


67




Taux de marge moyen :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année


Taux de marge journalier moyen pour l’année en cours


Prix moyen :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année


Prix journalier moyen, pour l’année en cours



18 Mai 2005


68



Quantités vendues :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année


Ventes par gamme et famille de produits :

-de la journée

-de la semaine

-du mois

-du trimestre

-de l’année


Suivi de la performance des accords cadre :

- Quantité vendue,

- Prix moyen,

- etc.


18 Mai 2005


69

Performance logistique


Performance en :

Volume de flux,

mouvements,

rotations, etc.

par type d’activité RVL par période.



18 Mai 2005


70

6 Principales règles de gestion

Domaine Règle de gestion

Les données administratives relatives à un fournisseur doivent être mutualisées

Le référencement d'un nouveau fournisseur doit être fait par RVI, à l'initiative des fournisseurs eux-mêmes, des grossistes, de RVL ou du client final (cas du Direct).

Des questionnaires seront envoyés, de manière régulière, par le Syndicat à l'ensemble des fournisseurs pour la mise à jour des données les concernant.

Un fournisseur doit pouvoir être géré de manière différente, selon qu'il travaille au négoce ou à la commission

Un même fournisseur doit être référencé une seule fois dans la base de RVI, qu'il travaille au négoce ou à la commission

Les fournisseurs doivent disposer d'un accès direct à RVI, si RVI les y autorise, au cas par cas, pour modifier les données qui le concernent. Ces modifications devront être systématiquement validées par RVI.

Les fournisseurs doivent pouvoir accéder directement à RVI pour y introduire une nouvelle gamme de produits

Référentiel Fournisseurs

Un poste ne pourra accéder qu'aux données qui le concernent dans les référentiels clients et fournisseurs

Le référencement d'un nouveau client doit être fait par RVI, à l'initiative des grossistes, ou de RVL (cas du Direct).

Tous les clients doivent être référencés dans la base, à l'exception des clients occasionnels.

Tout changement d'adresse d'un client doit être validé par la cellule RVI

Référentiel Clients

Le K bis est obligatoire pour la création d'un client dans la base.


18 Mai 2005


71


RVL signalera aux postes tout écart par rapport à la commande et aux annonces transporteurs

RVL pourra continuer à accepter toutes les marchandises qu'elle reçoit, y compris dans les cas de figure suivants: marchandises non annoncées, marchandises ne faisant pas l'objet d'une traçabilité complète, retours clients.

RVL devra être systématiquement informé de l'ensemble des commandes faites par les grossistes

Achats et Approvisionnement

Toute commande doit être systématiquement validée par les fournisseurs.

Il doit exister plusieurs niveaux dans l'alerte crédit.

La CFP sera le point unique de paiement et de facturation de l'ensemble des transactions commerciales réalisées sous le Pavillon.

La CFP sera ouverte aux clients pendant les heures d'ouverture du Pavillon, et exclusivement pendant cette tranche horaire.

Les transactions commerciales réalisées en dehors des heures d'ouverture du Pavillon devront faire l'objet d'une facturation différée.

Tous les clients ne seront pas tenus de passer par la CFP. Chaque grossiste devra désigner ceux de ses clients auxquels pourra être délivré, uniquement pour les transactions réalisées sur son poste, un bon d'enlèvement sans passage par la caisse.

Il y aura des bornes permettant de délivrer des bons d'enlèvement, sans passer par la caisse centrale.

Chaque entreprise est libre de fixer le seuil de crédit qu'elle accorde. Elle doit également pouvoir, lorsque ce seuil est atteint (en montant, en nombre de jours, etc.), décider d'accepter ou non la vente.

CFP

Chaque client disposera d'une carte d'acheteur individuel lui permettant de se faire identifier, voire à terme de régler ses achats


18 Mai 2005


72


La facturation sera réalisée poste par poste, sur un document normalisé. Il y aura donc autant de factures différentes que de postes vendeurs.

Chaque poste doit pouvoir disposer d'une borne permettant de délivrer des bons de transport, de manière à éviter aux clients un passage systématique par la caisse centrale

Création d'un référentiel transporteurs dans RVI

Si plusieurs grossistes doivent livrer un même client, la livraison part à l'heure prévue, y compris en l'absence de la marchandise d'un poste (livraison partielle autorisée).

RVI doit permettre de gérer la possibilité d'éclater les colis pour les grossistes qui le souhaitent

Logistique

La solution doit permettre l'attribution d'un nouveau numéro de lot, aux colis éclatés ou reconditionnés.

Les plans de rappel devront être gérés dans RVI

Archivage de la Traçabilité en ligne : DLC+ 6 mois (produits frais). Ou DLUO+6 mois (produits surgelés). Les périodes d’archivage devront être paramétrables.

Le fournisseur et le numéro du camion doivent figurer dans les données a minima associées au n° de lot

La traçabilité interne doit permettre de rendre compte de l'ensemble des flux marchandises à l'intérieur du Pavillon (transferts entre les différents points de stockage).

La communication aux clients de l'ensemble de la traçabilité interne doit être rendue possible (création d'un fichier de données traçabilité interne).

RVI doit pouvoir gérer les unités palettes à l'arrivage aux quais RVL

Traçabilité

L'ajout d'ingrédients doit être traité comme une prestation, avec création d'un nouveau produit.


18 Mai 2005


73


Destruction des produits

Une destruction doit pouvoir être totale ou partielle.

Destruction des produits

La destruction d'un produit est sous la responsabilité du détenteur, c’est un service facturable.

La demande de destruction est émise via un « Bon de Destruction »


18 Mai 2005


74

7 Fonctionnalités et traitements complémentaires

7.1 Interfaces

Toute interface, qui aura été identifiée dans l’architecture fonctionnelle RVI doit donner lieu à une description détaillée.

En phase projet RVI, le lot interfaces permettra l’identification et la conception des interfaces à réaliser. A priori, les interfaces suivantes sont à prévoir :

Interfaces avec les applications internes existantes ou en cours de développement,

Interfaces avec les applications extérieures,

Interface Achats (BL) RVL,

Interface Achats comptabilité,

Interface Grossiste : vente comptabilité,

Interface achats/approvisionnements volaille et gibier comptabilité Grossistes,

Interfaces temporaires (à définir) pendant le projet de mise en oeuvre RVI.

La disponibilité d’une solution d’interfaçage performante est requise par RVI. Le soumissionnaire est invité à décrire les mécanismes d’interfaçages disponibles, et évaluer la complexité et l’effort de développements des interfaces ci-dessus.

7.2 Traitements par lot

Les traitements par lots imposés par la solution doivent être décrits par le soumissionnaire.

En particulier, la solution recherchée devra permettre de procéder à des traitements en mode différé : facturations différées en dehors des horaires d’ouverture du Pavillon de La Volaille.

7.3 Description des fonctionnalités à développer en spécifique

Les développements spécifiques pour réaliser des fonctionnalités non disponibles en standard doivent être décrits par le soumissionnaire. Les charges de développement devront être également estimées.


18 Mai 2005


75

8 Volumétrie

8.1 Estimation du volume des données fonctionnelles

17 Grossistes

Données Actuel Cible RVI Fréquence Modifs.

Durée

Conservation

En ligne

Durée Archivage

Clients(comm.) 5 000 7 000

Clients(spécif.) 5 000 17*7 000

18 mois si : 40 mois si :

Fournis.(comm.) (Matière)

300 / 400

400 / 500

Fournis(spécif.) (Matière)

300 / 400

17*(400 / 500)

Fournisseurs (Frais Généraux)

?

Transporteur 300 400

Article (Desc.) 4 000 > 5 000

Article (Tarifs) 4 000 >17*5000

Entité considérée et tous lots associés en position « Inactif » + respect d’intégrité de base.

Entité considérée et tous lots associés en position « Archive » + respect d’intégrité de base.

Référentiel RVI

N° Lot Traçabilité 18 mois Frais:40 mois Cong:66 mois (cf. Règl.)

Commandes d’achat

8 500 / j

1500000/an

18 mois + 18 mois

Commandes Client

1 000 / j

150 000/an

Id. Id.

Factures Clients 3 500 / j

500 000/an

18 mois 66 mois

Factures Fournisseurs

8 500 / m

100 000/an

18 mois 66 mois

Règlements Clients

3 000 / j

750 000/an

18 mois + 18 mois

Règlements Fournisseurs

8 500 / m

100 000/an

Id. Id.

Avoirs (2%) Clients

70 / j

10 000/an

Id. Id.

Evénements générateurs

MAX

Estim annual.

Avoirs (2%) Fournisseurs

170 / m

2 000/an

Id. Id.


18 Mai 2005


76

Données

Pal. :

Col. :

Actuel

Cible RVI Durée

Conservation

En ligne

Durée Archivage

Réception matière

Dégroup. / Ventil.

4000/2000

120000/40000

4600/2300

140000/46000

Pal. 18 mois Col. 6 mois si :

Pal. 40 mois Col. 18 mois si :

dont RVL 400/200

12000/4000

1200/600

35000/11500

Poste Etiquetage 1000/500

30000/10000

Id.= (-/Amont+/F. serv.)

Stockage/Déstockage 1000/500

30000/10000

x2(Serv.Spécif.) 2000/1000 60000/20000

Mise en Salle 3000/1500

90000/30000

3500/1800

100000/40000

Prépa. de Cde RVL 1700/850

50000/17000

3000/1500

45000/30000

Prépa. de Cde Grossistes

1700/850

50000/17000

1000/500

15000/10000

Mise en Resserres RVL

300/150

9000/3000

500/250

16000/5000

Mise en Resserres Grossistes

300/150

9000/3000

200/100

6000/2000

Mise en Gardeuses 3400/2000

60000/20000

4000/2500

70000/22500

Enlèvements 8500/4250

120000/40000

10000/5000

140000/46000

Logistique - Stocks

MAX/moy./J

dont RVL 850/425

12000/4000

2500/1250

35000/11500

Entité considérée et tous lots associés en position « Inactif » + respect d’intégrité de base.

Mvts :

Pal. 12 mois

Col. 6 mois

(Bases de réflexion à affiner selon solution choisie)

Entité considérée et tous lots associés en position « Archive » + respect d’intégrité de base.

Mvts :

Pal.+12 mois

Col.+ 6 mois

(Bases de réflexion à affiner selon solution choisie)


18 Mai 2005


77

8.2 Volumétrie utilisateurs par typologie et nature d’activité

Fonctions & Typologie des Utilisateurs Effectifs Grossiste Effectifs SOMAVOG

Vendeurs / Acheteur 90

Comptabilité, secrétariat, caisse et administration des ventes

40 6

Direction/Administration 20 3

Manutentionnaire/aide vendeur 100 60

Caristes et opérateurs logistiques 0 8

Effectifs Totaux 250 77


18 Mai 2005


78

9 Cadre de réponse du soumissionnaire

Le soumissionnaire doit répondre au questionnaire joint en annexe. Il doit également décrire l’architecture de la solution proposée conformément au plan ci-dessous :

Le Syndicat précise que le soumissionnaire est laissé libre dans le choix des solutions. En revanche les règles et les choix d’architecture, en particulier pour la plateforme logistique devront être respectées.

9.1 Formalisme requis pour la présentation et la spécifications de la solution proposée (CF. CCA)

Le Cahier des charges administratif (CCA) donne le contenu et le plan de réponse pour le soumissionnaire.

Quelle que soit la méthode qu’il aura employé pour définir l’architecture applicative, le soumissionnaire devra présenter les résultats sous la forme suivante :

Synthèse de toutes les fonctions ou groupes de fonctions à traiter dans le Projet RVI. Il les regroupe dans des modules. Ces modules correspondent à des ensembles dont les interfaces sont suffisamment bien définies pour pouvoir être développées séparément.

Description des modules.

Définition des dépendances et interfaces.

Définition des flux entre chacun des modules.

Décomposition des modules en sous-modules.

Le soumissionnaire pourra apporter tout complément d’information concernant l’architecture proposée au-delà des éléments demandés ci-dessus.

9.2 Description des modules fonctionnels

Le soumissionnaire décrira les modules qui composent sa solution pour RVI.

9.3 Interfaces entre modules proposés par le soumissionnaire

Le soumissionnaire décrira les interfaces induites entre les modules qu’il propose (format de données, évènement déclencheur, périodicité et fréquence, mode synchrone/asynchrone, modules concernés, rapport d’exécution, etc.).

Chaque interface sera référencée, ainsi que le flux d’échange de données qui lui est associé.


18 Mai 2005


79

Le soumissionnaire précisera quelles sont les interfaces à spécifier pendant la phase d’étude du projet RVI.

9.4 Estimation du flux entre modules

Pour un choix donné de regroupement des fonctions, le soumissionnaire donnera un schéma montrant les échanges entre modules incluant une estimation des flux.

Ces estimations devront être élaborées sur la base des spécifications fonctionnelles exprimées par les Grossistes.

Il indiquera clairement les hypothèses prises pour faire cette estimation.

9.5 Description de l’architecture applicative

Le soumissionnaire décrira éventuellement son architecture selon ses propres méthodes. Il peut s’agir de compléments à la description précédente. Cette description sera donnée en annexe de la réponse.

Il devra présenter les « normes et standards » que le Syndicat de la Volaille devra suivre.

Documents

Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise ...€¦ · Le présent cahier des charges décrit plus spécifiquement les besoins exprimés par le Syndicat de la Volaille