Projet de Fin d'études

ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATION

Année universitaire : 2011/2012 N°…………

Etude archivistique et mise en place d’une application

GED : Cas du Département des Aménagements de l’Office

Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb

Projet de fin d’études

Cycle des informatistes

Réalisé par :

CHKIRI Zhor EL KARCHOULI Ghizlane

Encadré par :

Dr.FAYAD El Mustapha

Co-Encadré par :

Mme. RHANOUI Meryam

Tuteur :

Mr. EL YAAGOUBI Redouane

II

Fiche bibliographique

CHKIRI, Zhor

Etude archivistique et mise en place d’une application GED : Cas de l’Office

Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, département des

aménagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :

2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.

Projet de fin d’études : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.

Bibliogr.

Annexes

T.

ELKARCHOULI, Ghizlane

ELKARCHOULI, Ghizlane

Etude archivistique et mise en place d’une application GED : Cas de l’Office

Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, département des

aménagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :

2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.

Projet de fin d’études : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.

Bibliogr.

Annexes

T.

CHKIRI, Zhor

III

Dédicaces Je dédie ce modeste travail :

A ALLAH le Tout Puissant, le Clément le Très Miséricordieux

qui a guidé mes pas depuis l'aube de ma vie, loué soit ALLAH.

A ma très chère maman GHAMMAM Souad, raison de mon existence. Pour tes

sacrifices, ton soutien, ta générosité et ta tendresse. Tu étais toujours là près de moi

pour me soutenir, m’encourager et me guider avec tes précieux conseils. Aucun mot

ne saurait exprimer ma grande reconnaissance, ma gratitude et mon profond amour.

Qu’ALLAH te garde et te procure une bonne santé et une longue vie. Je t’aime Omi.

A mon cher père ElHaj EL KARCHOULI Ahmed, source de sacrifice. Pour ta

tendresse, ton soutien, tes conseils et tes encouragements. Veuillez trouver dans ce

travail l’expression et le témoignage de mon attachement, ma reconnaissance et mon

respect. Qu’ALLAH t’accorde la santé et la longue vie. Je t’aime Abi.

A ma chère deuxième mère EL YACOUBI Fatima, source de tendresse. Pour tes

prières, ton soutien et ta générosité. Aucun mot ne saurait exprimer mon immense

attachement que je te témoigne, ma reconnaissance et mon profond amour envers toi.

Qu’ALLAH te procure la santé et la longue vie. Je t’aime Omi Fatima.

A ma chère sœur et amie EL KARCHOULI Ikram. Qu’ALLAH soit à tes côtés et

te procure la réussite et le bonheur. Je t’aime ma petite.

A mon cher frère EL KARCHOULI Hamza. Qu’ALLAH te garde, je te souhaite

tout le bonheur que tu mérites. Je t’aime mon cher.

A mes grands-parents : GHAMMAM Allal, RACHADI Fatima, BOUSSAJRA

Fatima et à la mémoire de mon grand-père EL KARCHOULI M’Hamed.

A ma tante GHAMMAM Aicha et sa petite famille, pour leur soutien et leur

générosité durant ses quatre années. Merci énormément.

A la famille EL KARCHOULI, GHAMMAM, EL YACOUBI. Que je ne pourrais

nommer de peur d’oublier quelqu’un. Veuillez trouver dans ce travail l’expression de

mon attachement et mes affections les plus sincères.

A ma sœur d’âme, mon amie et mon binôme CHKIRI Zhor, Merci amie et veuillez

trouver dans ce projet l’expression de mon profond attachement.

A mes deux sœurs d’âme : TAIYMI Afafe et MATAICH Fatima Zahra.

A toutes mes amies surtout le groupe « Best friend for ever ». Je vous aime toutes.

A toute promotion « ESI Promo 2008-2012 ».

Ghizlane

IV

Dédicaces

A mon très cher père Ahmed, le premier et le dernier homme de ma vie, source

d’amour, d’affection, de générosité et de sacrifices. Tu étais toujours là près de moi

pour me soutenir, m’encourager et me guider avec tes précieux conseils. Que ce

travail soit le témoignage des sacrifices que vous n’avez cessé de déployer pour mon

éducation et mon instruction. Aucune dédicace ne saurait exprimer l’amour et

l’admiration que je porte au grand homme que vous êtes. Puisse Dieu le tout puissant,

vous préserver et vous accorder santé, longue vie et bonheur.

A ma très chère mère Fatima, source de ma vie, d’amour et de tendresse qui n’a pas

cessé de m’encourager et de prier pour moi. Vous m’avez toujours aidé par vos

conseils et vos sacrifices. Puisse Dieu le tout puissant t’accorder meilleure santé et

longue vie.

A mes sœurs Zineb et Meryem pour leur patience, soutien et leurs sentiments d’amour

aux moments les plus difficiles. Je vous souhaite plein de succès, de joie et de

bonheur. Que dieu vous garde et illumine vos chemins.

A mon frère Jamal, que Dieu te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mérites.

A ma tante Chrifa, merci pour tous les sacrifices et les efforts que vous a avez fait

pour nous.

A ma tante Nadia et ses filles Ibtissam, Meryam, et Sanae merci pour votre accueil,

votre soutien et votre aide durant toute la période de mon stage.

A ma grande mère Rahma, mon oncle Mohammed et ma tante Aicha pour leur

soutien, amour et générosité.

A mes cousins et cousines

A ma chère amie et sœur Ghizlane EL KARCHOULI, merci pour ta patience, ta

tolérance, et pour les bons moments qu’on a partagé, afin de donner naissance à ce

projet.

A mes meilleures amies, le groupe « Best friends for ever ». Merci pour les très bons

moments qu’on avait partagé ensemble. Je vous aime toutes.

Je dédie ce travail.

Zhor

V

Remerciements

En préambule à ce travail, nous souhaitons adresser nos remerciements les plus

sincères aux personnes qui nous ont apporté leur aide et leur soutien et qui ont contribué à

l’élaboration de ce projet de fin d’études.

Nos premiers remerciements à ALLAH le Tout Puissant.

Nous tenons à remercier notre professeur et encadrant Dr.FAYAD El Mustapha qui s’est

montré à l’écoute et disponible, ainsi pour l’inspiration, l’aide et les conseils fructueux qu’il

nous a prodiguées tout au long de la réalisation de ce travail.

Nous adressons nos remerciements aussi à notre professeur et encadrante Mme. RHANOUI

Meryam pour qui nous a accueillies avec toute simplicité, bonté et gentillesse. Vous serez

pour nous l’exemple de droiture et de sérieux.

Nous remercions également Mr. EL YAAGOUBI Redouane, qui nous accompagné en la

qualité du tuteur tout au long de la période du stage, par ses services, expériences et

orientations, et sans qui, cette période de stage n’aurait pu être aussi enrichissante.

Nous remercions aussi tout le personnel de l’Office Régional de Mise en Valeur agricole du

Gharb, surtout le personnel du département des aménagements pour leur disponibilité et leur

collaboration durant toute la période de stage.

Nous saisissons cette occasion pour exprimer notre profonde gratitude en vous témoignant

notre reconnaissance et notre respect.

Zhor & Ghizlane

VI

Résumé

Le département des aménagements de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole

du Gharb a pour mission la généralisation de l’irrigation et l’aménagement des zones Bour et

les Souks, pour ce faire le DAM nécessite des études d’aménagement, des plans, des cartes et

des calques qui ne cessent de s’accroître.

Notre travail a pour objectif de concevoir une politique d’archivage et de mettre en place une

application de gestion électronique des documents reposant sur un logiciel Open Source,

permettant la gestion de l’ensemble des études réalisés par le DAM.

Pour y parvenir, trois objectifs ont été fixés :

Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation et

d’exploitation des études du département d’aménagement(DAM) de l’ORMVAG.

Proposer des solutions pour résoudre les problèmes relatifs à l’archivage des études

réalisées par l’office, et des différents plans et calques y afférents.

Choisir un échantillon et en appliquer les règles et normes d’archivage et mettre en

place une application GED qui facilitera d’avantage l’exploitation du patrimoine

archivistique de l’ORMVAG, notamment les études.

Les méthodes de recherche utilisées afin de répondre aux objectifs ci-dessus sont l’interview

informelle auprès au personnel du DAM et l’observation directe.

La combinaison entre les méthodes nous a permis de collecter des informations qui ont servi

à atteindre les deux premiers objectifs du travail. Les résultats et les recommandations issues

de la revue de la littérature ont contribué à aboutir au troisième objectif.

De ce fait, l’étude propose des éléments d’une politique de gestion rationnelle de

l’information pouvant perfectionner l’organisation du travail et assurer ainsi une bonne prise

de décision.

VII

Liste des abréviations

Abréviation Développement

ORMVAG Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb

DAM Département des Aménagements

SAM Service des aménagements

TTI Troisième tranche d’irrigation

PTI Première tranche d’irrigation

STI Seconde tranche d’irrigation

GED Gestion électronique des documents

GEIDE Gestion électronique d'informations et de documents de

l'entreprise

ISO Organisation internationale de normalisation

UNESCO Organisation des nations unies pour l’éducation, la

science et la culture

GED Cold GED Computer Output LaserDisc

Microfiches COM Microfiches Computer Output Microfilm

OCR Reconnaissance Optique des Caractères

ANCFCC Agence Nationale de la Conservation Foncière, de

cadastre et cartographie

APS Avant-projet Sommaire

DSA Diagnostic de la situation actuelle

APD Avant-projet détaillé

PO Projet d’exécution

PC Plan de classement

CC Calendrier de conservation

SAE Système d’archivage électronique

ECM Entreprise content management

AOP Programmation Orientée Aspects

VIII

Liste des tableaux

N° de tableau Description Page

1 Mesure de température et de l’humidité des

archives

40

2 Inventaire physique des calques 43

3 Inventaire physique des études 44

4 Etude comparative des outils GED Open source 50

5 Rôles attribués dans l’espace Alfresco 61

Liste des figures

N° de figure Description Page

1 Définition du document 22

2 Définition du document électronique 23

3 Décomposition d’un système GED 28

Liste des captures

N° de capture Description

1 Etapes 1, 2, 3et 4 de l’installation



4 L’emplacement du fichier de commande Startup

5 Page d’accueil d’Alfresco

6 Tableau de bord dans l’espace Alfresco

7 & 8 Création d’un site dans Alfresco

9 Accéder à l’espace documentaire d’un site

10 Création d’un nouveau dossier dans l’espace documentaire

11 Ajouter un fichier à un dossier

12 Création d’un nouvel utilisateur

13 Rejoindre un site dans Alfresco

14 Attribuer un rôle à un utilisateur

IX

Liste des annexes

N° d’annexe Description

1 Organigramme de l’ORMVAG

2 Périmètre d’étude de département des aménagements

3 Exemple de bordereau de versement

4 Exemple de formulaire d’inventaire des études

5 Exemple de formulaire d’inventaire des calques

6 Exemple de bordereau d’élimination

7 Exemple de calendrier de conservation

8 Exemple de fiche de prêt

9 Exemple de fiche fantôme

X

Table des matières Fiche bibliographique ................................................................................................................ II

Dédicaces ..................................................................................................................... III

Remerciements ......................................................................................................................... V

Résumé .................................................................................................................................... VI

Liste des abréviations ............................................................................................................. VII

Liste des tableaux ................................................................................................................. VIII

Liste des figures ................................................................................................................... VIII

Liste des captures ................................................................................................................. VIII

Liste des annexes ..................................................................................................................... IX

Table des matières .................................................................................................................... X

Introduction ......................................................................................................................... - 12 -

Enoncé de la problématique ................................................................................................ - 13 -

Première partie : Contexte d’étude, méthodologie de recherche et concept de l’étude ..... - 14 -

Chapitre 1 : Présentation du contexte de l’étude ............................................................ - 14 -

I. Présentation de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG)

- 14 -

II. Présentation du département d’aménagement .................................................. - 18 -

Chapitre 2 : Revue de la littérature ................................................................................. - 21 -

I. Concepts de base ............................................................................................... - 21 -

II. Gestion électronique des documents (GED) ..................................................... - 23 -

Chapitre 3 : Méthodologie de recherche ......................................................................... - 31 -

I. Objectifs de la recherche ................................................................................... - 31 -

II. Questions de recherche ..................................................................................... - 31 -

III. Population cible ............................................................................................. - 32 -

IV. Méthodes et instruments de recherche .......................................................... - 33 -

V. Envergure de la recherche ................................................................................. - 33 -

VI. Définitions opérationnelles ........................................................................... - 33 -

VII. La valeur de l’étude ....................................................................................... - 35 -

VIII. Contraintes et limites de la recherche ........................................................ - 36 -

Chapitre 4 : Etude de l’existant ...................................................................................... - 37 -

I. Les structures organisationnelles ...................................................................... - 37 -

II. Identification des archives ................................................................................ - 37 -

III. Gestion et l’organisation des archives ........................................................... - 38 -

IV. Identification des problèmes liés à la gestion des archives ........................... - 39 -

V. Analyse des besoins .......................................................................................... - 40 -

VI. Proposition et suggestion de solutions .......................................................... - 40 -

XI

Deuxième Partie: Mise en place d’une politique d’archivage ............................................. - 42 -

Chapitre 1 : Elaboration d’un système d’archivage des documents physiques .............. - 42 -

I. Versement des documents ................................................................................ - 42 -

II. L’inventaire physique ....................................................................................... - 43 -

III. Tri et élimination ........................................................................................... - 44 -

IV. Plan de classement ........................................................................................ - 45 -

V. Calendrier de conservation ............................................................................... - 46 -

VI. Communication des documents .................................................................... - 48 -

Chapitre 2 : Conception d’un système de gestion électronique des documents ............. - 49 -

I. Grille d’évaluation des solutions GED ............................................................. - 49 -

II. Présentation du logiciel Alfresco ...................................................................... - 53 -

III. Installation et configuration de la solution .................................................... - 55 -

Conclusion ........................................................................................................................... - 62 -

Bibliographie & webographie ............................................................................................. - 63 -

ANNEXES .......................................................................................................................... - 65 -

- 12 -

Introduction

L’agriculture était toujours un secteur stratégique pour le développement socio-

économique du Maroc. Ce secteur connait de nombreux programmes de développement

agricole et de réformes structurelles afin de contribuer dans la croissance économique du

pays et d’assurer sa sécurité alimentaire. En effet, l’office régional de mise en valeur

agricole a pour mission d’encadrer et d’organiser professionnellement les agriculteurs, gérer

et maintenir les équipements hydro-agricoles, aménager des terres agricoles et aider au

développement rural.

L’information est une ressource indispensable à la performance et au développement des

organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et leurs sphères d’activité.

Ainsi, la bonne gestion d’un tel secteur nécessite une bonne prise de décision, pour atteindre

les objectifs prédéfinis et accomplir les missions de l’organisme. Toutefois la prise d’une

bonne décision repose sur la disponibilité des informations fiables dans le moment opportun.

Par ailleurs, l’absence d’un système adéquat de gestion des informations, constitue une

entrave devant l’existence et le bon fonctionnement des entreprises, ce qui implique une

connaissance des nouvelles technologies et spécialement une maitrise des outils et techniques

de traitement documentaire.

De nos jours, on constate une croissance exponentielle de la masse des archives et des

informations et une diversité qualitative des supports qui ont considérablement modifié les

données de l’archivage dans les administrations et les entreprises. D’où la nécessité d’un

système d’archivage qui permet une bonne maitrise des documents et une utilisation

optimale pour une prise de décision performante. Un système de gestion informatisée des

archives a pour but d’apporter plus de clarté et de transparence dans l’exercice de la

profession archivistique, la diminution du temps d’attente et donc l’amélioration de la qualité

du service. Il est à noter que l’informatisation ne concerne pas seulement les documents

d’archives mais aussi les instruments de recherche notamment les plans de classement et les

index.

Pour ce faire, la mise en place d’une politique d’archivage soutenue par une application

GED est une solution efficiente qui peut aider à gérer tous les besoins concernant les

documents, leur gestion et leur utilisation.

En effet notre travail s’est étalé sur deux parties, la première comprend le contexte de

l’étude, la méthodologie de recherche, la revue de littérature ainsi que l’étude de l’existant. Et

la deuxième présente la stratégie suivie pour la mise en place de la politique d’archivage afin

de résoudre les problèmes liés à la gestion des archives du DAM.

- 13 -

Enoncé de la problématique

L’information et la prise de décision sont en étroite relation dans la mesure où les

décideurs ou bien les acteurs de toute organisation ne peuvent jamais accomplir une activité

sans que l’information soit pénétrable et à la portée au bon moment. Cependant, les archives

du Département des Aménagements de l’ORMVAG notamment les études et les calques ne

font l’objet d’aucune activité de gestion et de traitement, ceux-ci sont stockées dans un local

qui ne dispose pas des conditions adéquates de conservation d’un fonds d’archives qui

s’accroit de plus en plus. Ainsi les usagers perdent leur temps et énergie en passant des

heures et parfois des jours dans la recherche d’un dossier. Donc, on constate l’absence totale

d’une politique d’archivage qui se concrétise dans l’absence :

D’une procédure de traitement, de gestion et de circulation des documents.

Des instruments de recherche de repérage et de consultation de ces documents.

Des conditions favorables de conservation et de préservation des études et des

calques.

Des normes et règles de conservation, de traitement, et de communication.

Devant cette situation, il est primordial d’implanter un système d’archivage qui va assurer

une gestion rationnelle des documents au sein du DAM pour pallier ces entraves en vue

d’accroître sa productivité et son rendement en réduisant de façon tangible le temps de

recherche, de repérage, d’accès, et de partage de l’information.

- 14 -

Première partie : Contexte d’étude, méthodologie de

recherche et concept de l’étude

Chapitre 1 : Présentation du contexte de l’étude

Pour être en mesure de mener un projet quel que soit sa taille et sa nature, il importe

d’acquérir une excellente connaissance de l’environnement interne et externe de l’organisme,

ainsi tous les partenaires censés produire ou utiliser les documents dans le cadre de leurs

fonctions.

C’est pour cette raison qu’on commence notre projet par une analyse en profondeur du

Ministère d’Agriculture et de la Pêche Maritime, l’Office Régionale de Mise en Valeur

Agricole du Gharb et le département des aménagements l’objet de notre étude.

I. Présentation de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole

Gharb (ORMVAG)

L’ORMVAG est un établissement public doté de de personnalité civile et de

l’autonomie financière. Sa création est régie par le Décret royal n° 830-66 du 07 Rajab 1386

(22 octobre 1966) et placé sous tutelle technique du Ministère de l’agriculture et des pêches

maritimes et sous tutelle financière du Ministère des finances.

1. Politique et missions

L’ORMAVG est habilité à promouvoir ou de poursuivre dans sa zone d’action les

aménagements hydro-agricoles et de mise en valeur. Il entreprend d’une manière générale les

actions qui visent à améliorer la productivité agricole et le développement du monde rural. Il

est chargé de favoriser la mise en valeur des exploitations agricoles. Il réalise les opérations

décidées par le Gouvernement en matière foncière et de mise en valeur, en particulier sur le

patrimoine de l’Etat et des collectivités.

D’une manière générale, l’office a la responsabilité de l’ensemble des actions de mise en

valeur dont principalement l’équipement hydro-agricole, l’aménagement des terres,

l’encadrement des agriculteurs, la vulgarisation des techniques modernes de production, la

promotion des productions végétales et animales et des actions de développement socio-

économique. L’office s’occupe également de la gestion de l’exploitation et de la maintenance

des ouvrages hydrauliques et des réseaux d’irrigation.

2. Axes d’intervention

Les interventions de l’office sont axées principalement sur :

L’aménagement foncier;

L’amélioration des structures foncières;

La mise en œuvre des projets de mise en valeur en zones Bour;

- 15 -

La lutte contre l’analphabétisme;

Le développement de projets générateurs de revenus au profit de la femme rurale;

La promotion des entreprises de prestation de services agricoles et encouragement

des investissements dans le périmètre.

3. Organisation et structure de l’ORMVAG

L’Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb comprend, outre la

Direction, le Service de l’Audit Interne et de Contrôle de Gestion et le Service des Moyens

Généraux, Cinq Départements au niveau du siège et des Arrondissements au niveau local.

L’Administration centrale est composée des structures suivantes:

Au siège de l’office, outre le Secrétariat et le Bureau d’Ordre ;

3.1.Service de l’Audit Interne et du Contrôle de Gestion

Ce service est placé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise en

Valeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur, il est chargé de :

Examiner et évaluer le système de contrôle interne en vue d’améliorer le

fonctionnement global de l’Office en étroite collaboration avec l’ensemble des

responsables ;

Détecter les forces et les faiblesses apparentes de l’organisation, et établir le

programme de vérification portant sur les faiblesses constatées ;

Etablir le rapport d’audit sur les insuffisances constatées et les recommandations

d’amélioration et suivre la mise en place de ces recommandations, et mettre à jour, en

liaison avec les différents responsable, le manuel de procédure ;

Participer et coordonner les opérations d’inventaire du patrimoine en liaison avec les

responsables des différentes fonctions ;

Etablir périodiquement les indicateurs de gestion et les tableaux de bord destinés à la

Direction et à la tutelle ;

Etablir périodiquement les rapports de contrôle de gestion avec recommandation

d’actions ;

Analyser les résultats et les performances des différents départements ;

Etablir les rapports d’activités de l’Office destinés au Conseil d’Administration de

l’Office.

3.2.Service des Moyens Généraux

Ce service est chargé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise en

Valeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur de :

Satisfaire les besoins des différentes fonctions en moyens de fonctionnement dans les

conditions optimales de prix, de qualité et de délais ;

Connaître en permanence et suivre l’évaluation de l’état des stocks des différentes

matières, pièces de rechange, fournitures et matières consommables, et déclencher le

processus de commande en fonction de l’état des stocks ;

- 16 -

Contrôler les opérations immobilières instituées par les textes en vigueur, instruire les

dossiers d’expropriation, gérer les affaires administratives de l’Office et, tenir à jour

l’inventaire du patrimoine de l’Office ;

Gérer les moyens généraux de l’Office : la documentation, le reprographie des

documents, l’atelier de reproduction, et le standard téléphonique ;

Assurer l’entretien des bâtiments administratifs, des logements, des véhicules, des

matériels et mobilier de bureau.

3.3.Département des Ressources Humaines

Ce service est chargé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise en

Valeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur concernant la gestion

du personnel de :

Concevoir et coordonner la mise en œuvre de la politique de gestion des ressources

humaines de l’Office sous tous ses aspects (politiques salariale, formation,

recrutement, licenciements …) ;

Suivre et évaluer le personnel en liaison avec l’ensemble des services, préparer et

gérer les plans de formation annuels et les plans de carrière ;

Veiller à l’utilisation optimale du personnel dans les différents services et de proposer

toutes les mesures favorisant leurs conditions de travail.

3.4.Département de la Planification et des Finances

Ce service est chargé de l’amélioration de l’information comptable et financière. A ce

titre il est chargé de :

Planifier les actions qui découlent des missions globales assignées à l’Office dans le

cadre du plan de développement et en assurer leurs budgétisation ;

Suivre et évaluer les actions développées par les différents départements ;

Appliquer la politique financière et comptable et assurer la gestion financière de

l’Office ;

Coordonner et assurer les travaux d’arrêtés comptables et de consolidation des états

financiers ;

Concevoir et assurer le fonctionnement du système d’informations comptables et

financières ;

Assurer l’harmonisation et la mise en œuvre du système informatique.

3.5.Département des Aménagements

Le département d’aménagement est un département opérationnel qui prévoit : La

généralisation de l’irrigation, l’aménagement des zones Bour, l’équipement communal

concernant l’adduction d’eau potable ; réseaux de pistes et d’électrification ; ainsi que

l’aménagement des souks, de plus l’organisation de l’habitat dans la zone d’action concernée.

Ce travail nécessite un certain nombre de documents de différents types et natures à savoir :

Des plans (plan des zones d’action) ;

Des cartes, des calques ;

Des rapports d’étude de terrain….

- 17 -

3.6.Département de la Gestion des Réseaux d’Irrigation et de Drainage

Ce service est chargé d’assurer le service de l’eau dans les meilleures conditions

techniques et économiques au bénéfice des usagers, conformément aux objectifs initiaux du

projet d’aménagement, et la pérennité du patrimoine hydro-agricole. A ce titre il est chargé

de :

Gérer les ressources en eau allouées aux périmètres d’irrigation et assurer le service

de l’eau aux usagers en fonction des disponibilités ;

Veiller sur la maintenance des ouvrages des équipements des réseaux et à leur

utilisation optimale.

3.7.Département du Développement Agricole

Ce service a comme objectifs, dans la zone de l’Office de :

Transférer le « savoir-faire » de l’Office en matière de Développement Agricole aux

exploitants agricoles ;

Appliquer les orientations de politique générale du Ministère de l’Agriculture et de la

Réforme Agraire ;

Développer la mise en valeur des exploitations agricoles en aidant à améliorer leur

gestion technique et leur rentabilité ;

Développer la production animale et assurer la protection sanitaire du cheptel ;

Développer l’accès des exploitants agricoles aux techniques modernes de culture,

d’élevage et de gestion, aux encouragements et subventions procurés par l’Etat ;

Assurer le suivi-évaluation des évolutions essentielles des exploitations agricoles ;

Assurer le suivi continu des conditions de commercialisation des productions

animales et végétales, notamment des prix des produits agricoles, pratiqués au niveau

des différents marchés et les communiquer aux exploitations agricoles ;

Développer des conventions avec l’enseignement et la recherche agricole portant sur

le développement de la recherche agricole appliquée, des techniques de productions,

et l’organisation des stages mutuels ;

Développer la communication et la diffusion de l’information agricole par radio au

profit des exploitations agricoles.

3.8.Arrondissements et les Centres de Développement Agricole

Ils sont en nombre de Cinq Arrondissements ils gèrent l’exécution des programmes

assignés par le département et le budget de fonctionnement correspondant. Les spécialistes

matières, constituant les équipes pluridisciplinaires, encadrent et forment les conseillers

agricoles, ils assurent des visites fréquentes des exploitations agricoles et prennent le relais

des conseillers dans les cas des exploitations à bon niveau de technicité. De même qu’ils sont

tenus d’assurer les contacts requis avec les établissements de l’enseignement et de la

recherche agricoles, dans le cadre de conventions établies par le département en vue de

s’informer de l’évolution des techniques et de la technologie agricoles. Ces contacts

revêtiront plusieurs formes notamment des stages et des visites mutuelles au profit des

agriculteurs. Il s’agit des arrondissements de :

- 18 -

SIDI KACEM

SIDI ALLAL TAZI

SOUK EL ARBAA

KSIRI

SIDI SLIMANE

3.9.Arrondissements et les Centres de la Gestion des Réseaux d’Irrigation et

de drainage

Ils sont en nombre de Quatre Arrondissements ils entreprennent des actions visant

l’amélioration des conditions d’utilisation de l’eau et le coût de sa mise à disposition. Ils

veillent à la protection de la qualité des eaux et de l’environnement en général. Il s’agit des

arrondissements de :

BEHT

MECHRAA BEL KSIRI

SOUK EL ARBAA

SIDI ALLAL TAZI

II. Présentation du département d’aménagement

1. Missions et attributions

Le département des aménagements est chargé de la mise en œuvre des programmes

d’équipement hydro-agricole, de viabilisation du milieu rural en zone Bour notamment, et de

l’amélioration foncière en vue de lever un certain nombre de contraintes physiques au

développement de l’agriculture. A ce titre il est chargé de :

Entreprendre et superviser les études de base et de détail des projets d’aménagement

dans la zone d’action de l’Office ;

Réaliser les travaux d’équipement hydro-agricole, d’améliorations foncières et

d’infrastructure rurale selon les règles de l’art. et conformément au programme

retenu ;

Entreprendre et superviser les travaux de réhabilitation des ouvrages et des

équipements ;

Assurer le rôle de conseil et d’assistance aux agriculteurs et aux collectivités locales.

2. Organisation et services

Le département se compose outre du secrétariat, d’un bureau administratif et des

marchés, de deux services et d’un arrondissement d’aménagement des secteurs récemment

équipés Est1 et Est4. Les attributions de chaque entité peuvent être résumées comme suit :

2.1.Bureau administratif et des marchés (BAM)

Ce bureau est Chargé de :

- 19 -

Des tâches administratives liées à l’exercice de la fonction ;

Du suivi des procédures de l’élaboration des marchés, de leur lancement et de leur

jugement ;

Du suivi des procédures de l’élaboration des marchés, de leur approbation et de leur

exécution (ordres de service, cautions, décomptes, situation etc.)

De l’archivage de tous les documents se rapportant à chaque marché.

2.2.Service Ingénierie (SIG)

Ce service est chargé de :

De planifier, programmer et superviser les études d’aménagements hydro-agricoles

conformément aux orientations de la politique d’aménagement arrêtée par le

Ministère de l’Agriculture ;

D’instruire les dossiers de qualification des entreprises intervenant dans le secteur de

l’aménagement hydro-agricole.

Pour l’accomplissement de ces missions outre le secrétariat, le service comprend 3 bureaux :

Bureau des Etudes ;

Bureau des Travaux ;

Bureau de Topographie.

Le chef du bureau des travaux fait partie de la commission permanente chargée de l’examen

des dossiers d’irrigation localisée.

2.3.Service des Aménagements (SAM)

Ce service est chargé de :

De conduire toutes les opérations de remembrement et les projets de mise en valeur

en Bour ;

D’examiner les demandes de construction en milieu rural et les documents et projets

d’urbanisme et ce pour les localités entrant dans la zone d’action de l’ORMVAG. Son

rôle consiste à veiller sur la protection et la sauvegarde du potentiel agricole contre

des usages non agricoles et ce conformément à la réglementation en vigueur. Dans ce

cadre, l’office est représenté par deux techniciens au niveau du guichet unique

instauré au niveau de l’Agence Urbaine Kenitra/Sidi Kacem ;

D’établir les dossiers techniques d’expropriation pour cause d’utilité publique et

d’occupation temporaire ;

D’élaborer les états d’indemnisation inscrits dans le cadre des interdictions de mise en

cultures des secteurs à aménager ;

D’instruire les demandes de plans de constructions d’élevage.

3. Périmètre des études

Les études réalisées par le DAM porte sur un périmètre divisé en quatre tranches :

- 20 -

Première tranche d’irrigation ;

Deuxième tranche d’irrigation ;

Beht ;

Troisième tranche d’irrigation ;

Dans le but de faciliter les études et mieux cerner le périmètre, chacune de ces tranches se

compose de parties appelées zones et ces zones sont devisées en secteurs. Pour chaque

secteur, le DAM mène un ensemble d’études, ces études peuvent porter sur une ou plusieurs

de composantes d’aménagement, à savoir :

Station de pompage (électromécanique/ génie civil) ;

Adduction ;

Canal principal ;

Réseau d’irrigation ;

Réseau d’assainissement ;

Drainage ;

Nivellement ;

Pistes agricoles.

Ainsi ces études sont réalisées sur des étapes ou phases appelées aussi missions, notamment :

Diagnostic de la situation actuelle

Projet de mise en valeur agricole

Avant-projet sommaire

Avant-projet détaillé

Projet d’exécution

Dossier de consultation des entreprises

Equipement hydro-agricole

Tous les renseignements recueillis facilitent le processus d’évaluation des besoins en matière

de gestion des documents de l’ORMVAG en général, des études et des calques du DAM en

particulier, ainsi que l’identification des solutions appropriées.

- 21 -

Chapitre 2 : Revue de la littérature Dans le présent projet, on est appelé à bien déterminer les concepts sur lesquels on va

travailler à travers des définitions précises et concises. Une attention particulière devrait être

accordée aux concepts relatifs à l’archivistique en prenant en compte les notions de

l’information, du document, d’archives, et du document électronique. Ainsi les termes,

principes, méthodes et techniques liés à la gestion électronique des documents, à la

conception et à la mise en place d’une application GED au sein d’un organisme.

I. Concepts de base

1. Notion de l’information

L’information est un élément de base, on doit le définir et étudier ses sources, ses

types et les supports de cette information.

L’information est une donnée, transformée et structurée sous une forme conventionnelle et

intelligible pour être insérée dans une dynamique de diffusion et/ou d’échange (pour être

communiquée).

L’information seule n’est pas un savoir, pour qu’elle le devienne, il lui faut des structures

conceptuelles qui la supportent et lui donnent du sens. L’information n’est pas neutre, elle

est toujours chargée d’intentions déterminées tant par la volonté consciente de celui qui

l’emploi que par sa culture, sa morale, son idéologie, les moyens physiques, institutionnels,

les compétences et capacités humaines mises à contribution pour la créer, l’échanger et la

diffuser (elle est donc influencée par la communication).

L’information n’est pas figée. Le temps et le contexte dans lesquels elle est échangée et

analysée peuvent modifier sa valeur et l’interprétation qu’on en donne, de même que les

diverses influences évoquées précédemment.

2. Notion du document

Selon la définition donnée par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO),

un document est un ensemble formé par un support et une information, généralement

enregistrée de façon permanente et tel qu'il puisse être lu par l'homme et la machine. Le

document est un objet autonome permettant de diffuser des informations dans le cadre d’un

processus identifié sur un support donné.1

Les documents sont représentés sous plusieurs représentations :

Papier

Electronique : lisible sur un écran. Soit créé initialement sous une forme numérique

ou résulte d’un processus de numérisation à partir d’un document papier.

Multi média : regroupe plusieurs type de média tels que : son, image, texte, vidéo.

1 Diffusion de contenus et de documents sur Internet - Thomas Dechilly –« Publier sur Internet » - ADBS

éditions.

- 22 -

Figure 1: Définition du document

3. Notion d’archives

3.1.Définition des archives

La définition des archives se doit d’être assez large pour englober les archives quelle

que soit leur présentation matérielle, tant au niveau de la forme qu’au niveau du support.

Ainsi la définition admise par la profession et normalisée par l’UNESCO définit les archives

en fonction de l’objet ou de la provenance. C’est ainsi qu’elles sont définies comme

« l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel,

produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme

public ou privé, dans l’exercice de leur activité. La conservation de ces documents est

organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des

droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation

historique de la recherche ».

3.2.Rôle des archives dans l’entreprise

Les archives constituent la mémoire de l’entreprise, elles représentent les activités

réalisées dans le cadre d’une affaire ou d’un ensemble d’affaires. Les définitions données par

la littérature incitent sur la nécessité de la conservation des archives pour la justification des

droits, la recherche scientifique et historique et pour la sauvegarde du patrimoine. La

conservation des archives permet une bonne gestion et organisation de l’ensemble des

données et informations circulant dans ces archives et par conséquent une prise de décision

efficace et efficiente.

L’archiviste américain Theodore R.Sechellenberg définit deux valeurs essentielles des

archives : la valeur primaire et la valeur secondaire, la première correspond aux valeurs

administratives, légales et financières autrement dit les raisons pour lesquelles ces archives

existent. La deuxième valeur reflète les valeurs d’information, du témoignage et de recherche

c’est-à-dire la finalité des documents d’archives.

- 23 -

4. Notion du document électronique

Le document électronique est :

Un lieu de composition et d’assemblage de fragments documentaires divers

Une plate-forme à partir de laquelle peuvent être dérivés de nombreux supports

matériels.

Le document électronique est un fichier :

Codé en binaire

Non lisible directement (nécessite un PC + logiciel)

Obtenu par numérisation (dématérialisation), par saisie au clavier (fichier natif) ou bien par

édition de sortie (facturation, reporting, …).

Figure 2: définition du document électronique

II. Gestion électronique des documents (GED) La présente partie a pour but de clarifier les notions et les concepts relatifs à la GED,

d’approfondir les connaissances liées à un système GED, à sa conception et sa mise en

œuvre.

1. Définition de la GED

La GED, gestion électronique des documents, ou GEIDE gestion électronique

d’informations et de documents existants, est un ensemble d’outils et de techniques

permettant la dématérialisation, le classement, la gestion et le stockage des documents à

partir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités d’une entreprise.

La GED peut être définie comme étant le « système informatique composé de matériels et

logiciels qui permet de traiter, de consulter et de diffuser des documents non matérialisés sur

un support classique ».

- 24 -

2. Objectifs de la GED 2

2.1.Objectifs liés au stockage

Réduction du volume de transactions et de l’encombrement ;

Accroissement de charge ;

Diminution des risques (vols, incendie, pertes) ;

Diminution des duplications.

2.2.Objectifs liés à la gestion

Diminution des délais de recherche ;

Accès à l’information par critères multiples ;

Amélioration de la confidentialité ;

Réduction des coûts de consultation et restitution.

2.3. Objectifs liés à la diffusion

Diffusion interne ou externe ;

Amélioration de l’accès à l’information et de sa pertinence ;

Sécurité d’accès ;

Accès partagé ;

Accès distant ;

Décentralisation du traitement.

2.4.Objectifs de communication et de coopération

Travail collaboratif ;

Communication, structure des échanges ;

Procédures d’orchestration des échanges.

3. Applications GED

Les solutions GED peuvent faire l’objet de différentes classifications mais par souci

de simplification, nous n’avons retenu que cinq grandes catégories reconnues par les

spécialistes, notamment :

GED Bureautique ;

GED documentaire ;

GED image ;

GED COLD ;

GED administrative.

3.1.GED Bureautique

La GED bureautique permet la gestion des documents bureautiques « vivants » de

l’entreprise, sous leur forme d’échange et de flux entre les postes de travail producteurs.

Les solutions de GED de cette catégorie doivent présenter les caractéristiques suivantes :

Intégration forte de l’environnement de productivité, tant en terme d’architecture

technique que fonctionnelle, l’outil GED peut être perçu comme l’élément fédérateur

des échanges documentaires au sein du groupe de travail : gestion de la traçabilité des

2 Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion électronique documentaire. Paris : Dunod,

2004.

- 25 -

flux sur un réseau, archivage automatique avec gestion des versions successives d’un

document (versioning), filtres d’inter-compatibilité des fichiers, sécurité ;

Très grande facilité d’utilisation au moment de la production : l’indexation doit se

faire en quelques secondes, et au moment de la recherche : critères simples,

consultation par viewer universel ;

Gestion de document vivants : liens dynamiques vers le document natif, versioning ;

Intégration de fonctions de messagerie, annotations, workflow qui permettent d’enrichir

le document, de le faire vivre au sein d’un flux du travail.

3.2.GED documentaire

La GED documentaire gère les documents de référence de l’entreprise. L’objectif est

de constituer une mémoire organisationnelle qui prend en compte les acteurs et les contextes.

A cet effet la GED documentaire doit élaborer un langage d’indexation généralement au

travers d’un thesaurus, qui soit à la fois générique pour que la sémantique soit partagée par

tout le monde, et spécifique pour que le moteur de recherche soit précis et pertinent.

Le processus d’indexation des documents étant plus lourd que dans le cas de la GED

bureautique, il est souvent nécessaire d’organiser une fonction de collecte qui nécessite des

compétences de documentaliste, à savoir la conception de thesaurus, liste permutée de mots-

clés, sélection des documents référentiels…

La recherche et la consultation se font, en revanche, depuis les postes « clients » et doivent

être assez simples.

3.3.GED Cold

Sous l’appellation GED-Cold (Computer Output LaserDisc) sont regroupés les

programmes et les applicatifs conçus pour gérer des fichiers spools générés par des

ordinateurs centraux ou des systèmes transactionnels. Il s’agit de factures, de bons de

livraison, de fiches de paie, etc.

La GED-Cold complète ou remplace les éditions traditionnelles de microfiches COM

(Computer Output Microfilm) ou les listings.

Une solution de GED-Cold comprend plusieurs modules logiciels permettant l’extraction de

données de fichiers spools(en connexion directe avec un ordinateur central ou par lecture

d’un support de stockage temporaire).

Le logiciel de GED-Cold indexe les données du fichier spool selon les critères propres à

l’application. Ces données enrichissent une base de données sur laquelle l’usager pourra

ensuite effectuer des recherches multicritères.

Les applications de GED-Cold sont d’un usage beaucoup plus souple que les

microfilms/microfiches COM ou les listings. Elles rendent possibles la consultation sélective

d’information en quelques secondes et le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs.

3.4.GED image

Le terme GED-image regroupe toutes les applications de GED gérant des images ou

des documents numérisés.

- 26 -

Cette segmentation est purement formelle car un même logiciel est en général capable de

gérer à la fois des images et des fichiers issus de traitement de textes, de tableurs, etc.

Pour capturer les images, il existe plusieurs méthodes qui dépendent de la nature des

documents et des besoins de l’application. On peut numériser des documents à l’aide de

scanners, importer des fichiers déjà existants (exemple de photo-CD) ou capture des images à

partir d’une caméra vidéo couplée à une carte de numérisation placée dans le micro-

ordinateur.

3.5.GED administrative

La GED administrative permet de procéder au classement de documents

administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires,

devis...) sous forme de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le

réseau interne de l'entreprise. Elle est souvent associée à une LAD (Lecture Automatique des

Documents).

4. Infrastructure d’un système GED

L’infrastructure d’un système GED comprend les éléments suivant :

Un réseau informatique et des moyens de communication : c’est un réseau général

d’entreprise avec des outils de communication internes (accès aux applications

informatiques et émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne,

etc.) et externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques, accès à des

banques de données externes, etc.);

Des dispositifs matériels et/ou logiciels appelés serveurs dont l’objet est d’offrir des

services à l’ensemble des usagers internes et externes de l’entreprise (services

d’impression, de sauvegarde de données, de bureautique, d’applications

informatiques, de bases de données, etc.) ;

Des postes client spécialisés en fonction de l’utilisateur, ce sont les postes de travail

dont l’entreprise est équipée. Cette infrastructure est organisée selon des choix et des

règles d’architecture par exemple une architecture de type « client- serveur ».

5. Etapes fonctionnelles de la GED

5.1.L’acquisition des documents

Le premier maillon de la chaîne de GED est l’acquisition numérique afin de gérer

l’information par ordinateur, elle doit être disponible sous forme numérique (suite de bits à 0

ou 1). Nous nous retrouvons devant trois possibilités d’acquisition des documents:

Acquisition directe de l’information en mode numérique : soit une façon plus

simple (saisie directe de texte sur traitement de texte) soit une façon plus

sophistiqués (acquisition graphiques sur table traçante);

Conversion en numérique de documents analogiques : il s’agit là d’effectuer

une conversion en faisant appel à différentes technologies : scanner, carte de

numérisation… et ce selon les supports analogiques concernés.

Collecte et assemblage de documents déjà numériques : il s’agit d’une

information numérique mais souvent éparpillée sur différents postes et

serveurs, et surtout disparate dans son format et dans sa forme. Le travail est

axé sur la conversion de format.

- 27 -

5.2.Enregistrement des documents

Une fois acquis, les documents doivent être enregistrés en leur attribuant une

référence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique, dates extrêmes…) en fonction des

règles de gestion de l'organisme et en répondant à des utilisations différenciées du document

(création de copie révisable, de copie de diffusion).

5.3.Classement des documents

Lorsqu'un document est enregistré dans le système de gestion, il doit pouvoir être

facilement récupéré. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout,

responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral ou par descripteur).

5.4.Indexation des documents

L’indexation d’un document consiste à décrire le document dans le but de permettre

une exploitation rapide et facile sans nécessairement recourir à la consultation du document

lui-même. On distingue :

L'indexation par type en utilisant les métadonnées (catégorie, auteur, titre, date...) du

document ;

L’indexation par mots-clés : Il s'agit de sélectionner et de répertorier les termes qui

apparaissent le plus souvent et qui se rapportent au document dans une liste de mots

prédéfinie appelée thesaurus ;

L’indexation en full text (ou texte intégral) consiste à lire les documents numérisés

dans leurs intégrité par des logiciel d’OCR (reconnaissance optique des caractères).

5.5.Stockage et conservation des documents

Le stockage et la conservation sont impératifs pour garantir l'intégrité, la sécurité et la

sauvegarde des documents dans un système GED. Ils doivent être étudiés avec minutie avant

de choisir le type du périphérique du stockage. Le stockage s’effectue en fonction des types

des documents, de leur fréquence d’utilisation, de la durée de conservation et aussi de

l’importance stratégique de l’information circulée dans ces documents.

5.6.La recherche et la consultation des documents

L’une des finalités essentielles d’un système GED est de rechercher des documents

dans le but d’une restitution, d’une consultation ou d’une modification. La qualité et la

rapidité de la recherche dépendent de la qualité de l’indexation et de l’acquisition.

La recherche dans un système GED peut se faire soit par :

Le biais d’une requête de recherche ;

Le biais d’un navigateur ou technique hypertextuelle ;

Le biais d’une navigation en plein texte (en texte intégrale).

La recherche est soumise aux contrôles d’accès, un système GED doit offrir une gestion forte

des droits d'accès (lecture, modification, suppression, création). Ces droits sont alors attribués

à des personnes et à des groupes de personnes prédéfinis en fonction de leurs tâches et leurs

postes administratifs.

- 28 -

5.7.La diffusion des documents

Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après

impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.

La diffusion des documents recouvre plusieurs technologies, pouvant être combinés selon le

besoin. Elles comprennent l’affichage écran, l’impression et les différentes formes de

communication sur réseau, comme la messagerie ou le Workflow.

Figure 3 : la décomposition d’un système GED3

6. Phases d’implantation d’un projet GED

La réussite d’un projet GED repose essentiellement sur une démarche

méthodologique suivie, rationnelle et rigoureuse.

Les phases de la mise en place d’un système GED peuvent être résumées comme suit :

L’étude de l’existant ;

Critique et analyse de l’existant ;

Réalisation du diagnostic ;

Choix de la solution (l’outil) ;

Installation de la solution (le logiciel) ;

Paramétrage du logiciel afin de l’adapter aux besoins de l’organisme ;

Tester la solution pour vérifier les fonctionnalités du logiciel et leurs adaptations aux

besoins ;

Formation de l’ensemble des usagers (utilisateurs et administrateurs) ;

3 Cours de Mme. Daoudi : ECM. 4ACI.

- 29 -

Exploitation et maintenance.

L’implantation d’un système GED exige la constitution de deux comités :

Comité du pilotage : prend les décisions, pilote et conduit toutes les phases du

projet ;

Comité de suivi : exécute le projet, planifie le travail des exécutants.

7. Les outils d’échange

7.1.Workflow

La GED (gestion électronique de documents) rationalise les processus de traitement

des documents. Elle est un partenaire du développement de workflows formalisés dans

l'entreprise.

Un workflow (ou flux de travail) décrit et formalise toutes les étapes d'un processus et les

flux d'informations associés. Un workflow n'est pas nécessairement linéaire. Il peut contenir

des embranchements et des boucles accompagnées de conditions.

Par abus de langage, le terme de « workflow » peut aussi désigner le logiciel permettant

d'exécuter ces flux.

Il est considéré comme un enchainement de tâches, initié par un événement déclencheur,

possédant des boucles et des tests conditionnels et visant à la production d’un produit final.

Le processus est compatible aux structures et aux fonctions de l’entreprise.

Les workflows sont applicables à de nombreux niveaux dans une entreprise :

Workflow pour l'écriture d'un rapport : écriture, corrections, validation des

corrections, validation du document, signature, diffusion,

Workflow pour la gestion d'une non-conformité : déclaration de la non-conformité,

validation, correction, validation de la correction,

Workflow pour la GED : création, stockage, diffusion, archivage, destruction.

7.2.Groupware

Le Groupware est un concept qui désigne à la fois le processus humain et

organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques nécessaires pour

l’accomplissement de ce travail.

L’AFCET4 parle de « collecticiel » qu’elle définit ainsi :

Un ensemble de techniques et de méthodes qui contribuent à la réalisation d’un objectif

commun à plusieurs acteurs, séparés ou réunis par le temps et l’espace, à l’aide de tout

dispositif interactif faisant appel à l’informatique, aux télécommunications et aux méthodes

de conduite de groupe.

Le Groupware est donc un concept polymorphe, c’est-à-dire qui vise plusieurs objets, et

utilise plusieurs outils, les principaux étant :

La messagerie,

L’agenda de groupe,

4 AFCET : Association française pour la cybernétique économique et technique

- 30 -

Le partage d’information,

La conférence électronique.

Les outils du Groupware apportent au travail en groupe une somme de bénéfices :

Le travail asynchrone ;

Le travail à distance ;

La réutilisation des données échangées ;

La communication de n personnes à n personnes.

Ces bénéfices qui les démarquent des outils traditionnels du travail de groupe réunion

physique (contraintes de lieu et de temps), téléphone (synchrone, limite en nombre de

personnes et sans réutilisabilité), télécopie (non réutilisabilité).

- 31 -

Chapitre 3 : Méthodologie de recherche

I. Objectifs de la recherche

Notre travail a pour objectif la mise en place d’une politique d’archivage ainsi que

l’intégration d’un module de gestion électronique pour les dossiers d’archives au sein du

département d’aménagement de l’ORMVAG.

Les objectifs de la présente étude s’articulent autour des axes suivants :

Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation et

d’exploitation des études du département d’aménagement(DAM) de l’ORMVAG.


réalisées par l’office, et des différents plans et calques y afférents.


place une application GED qui facilitera d’avantage l’exploitation du patrimoine

archivistique de l’ORMVAG, notamment les études.

II. Questions de recherche

L’atteinte des objectifs précités et la bonne conduite de ce projet reposent sur la

réponse à un certain nombre de questions, notamment :

Questions relatifs au premier objectif :

Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation, et

d’exploitation des études du département d’aménagement (DAM) de l’ORMVAG.

Existe-t-il des normes ou des textes réglementaires régissant l’organisation et

la gestion des études réalisées pour le département d’aménagement au sein de

l’ORVAG ?

Quels sont les moyens humains affectés à la gestion des études et des plans du

point de vue nombre et profil ?

Comment se présente le local de conservation des études et des plans et

calques ?

Quel équipement de classement et de conservation des études et plans utilise-

t-on ?

Est-il adéquat pour le rangement des études et des plans et calques ?

Quel est le volume des études conservées au sein du local ?

Quelles sont les opérations de traitement effectuées sur les études et les plans

et calques ?

Quel est le type de classement adopté ?

Quels sont les instruments utilisés pour le repérage de l’information contenue

dans les études ?

Comment se fait la communication des études et des plans et calques ?

Quels sont les opérations de tri et d’élagage effectuées sur les dossiers des

études ?

Quelles sont les conditions de conservation des études et des plans et calques ?

- 32 -

Questions relatifs au deuxième objectif :


réalisées pour l’office, et des différents plans et calques produits dans le cadre de ces

études.

Quelles sont les suggestions formulées par les utilisateurs pour une meilleure

gestion des études et des plans et calques ?

Quels sont les moyens humains indispensables pour la gestion des études et des

plans et calques ?

Quelles sont les procédures de traitement à mettre en place ?

Quel serait le plan de classement le plus adéquat à une gestion rationnelle des

études et des plans et calques ?

Quelles stratégies de sélection, d’analyse, de tri et d’élimination à appliquer

aux études et aux plans et calques ?

Quel est le système de communication qui serait le plus adéquat et le plus

performants pour la gestion des études et des plans et des calques ?

Quelles sont les conditions nécessaires à la bonne conservation des études et

des plans et calques ?

Quels sont les producteurs et utilisateurs de l’information et des pièces

constituant les études ?

Quelles sont les catégories d’utilisateurs des études et des plans et calques ?

Quelles sont les procédures administratives de création et d’utilisation des

études et des plans et calques ?

Quelle est la fréquence d’utilisation des études et des plans et calques ?

Quels sont les obstacles utilisés lors de leur utilisation ?

Questions relatifs au deuxième objectif :


place une application GED qui facilitera d’avantage l’accès à ces documents.

Quels sont les critères de choix de l’échantillon ?

Quels sont les règles et les normes choisies pour appliquer la politique

d’archivage pour les archives du département de l’aménagement ?

Quels sont les critères de choix de la solution GED ?

III. Population cible

La population objet de notre étude est représenté par le personnel du département des

aménagements y compris le service chargé d’archiver les études et les plans réalisés par le

DAM, aussi les partenaires de l’ORMVAG notamment les sociétés qui s’occupent de la

réalisation des études et des calques, ainsi qu’autres organismes publiques telle l’Agence

National de la Conservation Foncière ,du Cadastre et de la Cartographie ( ANCFCC), sans

oublier les agriculteurs qui demandent régulièrement les plans et les calques auprès du

département.

- 33 -

IV. Méthodes et instruments de recherche Pour répondre aux questions de recherche, nous avons commencé par une visite du

département des aménagements (DAM), et on a pu relever les différentes carences qui

existent au niveau des moyens matériels et humains. Deux moyens ont été utilisés pour cette

fin :

1. L’observation directe

L’observation directe permet de focaliser l’attention sur le personnel, le matériel et les

moyens disponibles dans le département, elle permet de recueillir les informations utiles

pour répondre aux questions de recherche.

Dans notre cas, il s’agit d’une simple visite aux deux salles d’archives (Salle des calques, et

celle des études) où l’observation est le seul moyen qui permet l’obtention de l’information

sur l’existent en ce qui concerne l’état des documents, l’état des locaux, l’état du matériel de

rangement et le classement des documents.

2. Enquête par entretien

L’entretien est une technique permettant d’élaborer un rapport de communication

verbale entre deux personnes, l’enquêteur et l’enquêté, afin de recueillir des informations

relatives à un objet précis.

L’entretien a été mené auprès du chef de département DAM, du chef du service des

aménagements (SAM) et des fonctionnaires responsables du dépôt d’archives. Cet entretien

nous a permis de compléter l’information, recueillie par le biais de l’observation directe, sur

l’état des documents, les moyens de rangement, les moyens de repérage des documents et les

modalités de communication.

V. Envergure de la recherche

Ce projet vise la conception et la mise en place d’une application solide de gestion

électronique des documents qui va prendre en charge les études produites par le

département des aménagements de l’ORMVAG.

Le projet comporte plusieurs étapes complémentaires :

Une étude de l’existant, il s’agit d’un diagnostic du fonds d’archives afin de détecter

les informations sur la structure des archives, les types des documents, et le système

d’archivage actuel suivi par le DAM.

Une étude archivistique qui est indispensable pour mettre en valeur les documents (les

études et les calques) du DAM, concevoir un plan de classement approprié et un

calendrier de conservation évolutif et conforme avec les besoins et le système de

l’ORMVAG

La conception et la réalisation de l’application GED reposant sur une solution

adéquate aux besoins du DAM.

VI. Définitions opérationnelles

Notre projet fait appel à un certain nombre de termes techniques de l’archivistique

classique ainsi que l’archivage électronique et le traitement électronique des archives, c’est

pour cela, qu’on est censé définir les termes opérationnels, à savoir :

Archives ;

- 34 -

Archivage;

Archivage électronique ;

Versement ;

Tri et élimination ;

Classement ;

Conservation ;

Communication.

1. Archive

La définition en langue française du Conseil International des Archives (CIA)

considère les archives comme « un ensemble des documents de toute nature, produits ou

reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son

activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation

éventuelle. » 5

2. Archivage

L’archivage est considéré comme l’opération qui consiste à assurer la conservation à

moyen ou long terme des documents, dans le but de les exploiter éventuellement et

ultérieurement.

Selon une approche plus pragmatique et plus concrète, l’archivage peut être déterminé

comme suit :

Conservation : volontaire, organisée, sécurisée et pour une période assez longue,

D’une information,

Qui n’a plus nécessairement d’utilité immédiate,

En vue d’un éventuel usage ultérieur. 6

3. Archivage électronique

A l’ère des technologies de l’information, on parle souvent de l’archivage

électronique au lieu de l’archivage traditionnel. Néanmoins, les deux concepts ont les mêmes

motivations et les mêmes finalités. Mais l’archivage électronique représente des

caractéristiques spécifiques, on cite :

La simplicité : un système d’archivage électronique permet l’accès à différents

documents en même temps et depuis le poste de travail de l’usager ;

L’accessibilité de l’information : l’archivage électronique permet l’accès à

l’information quel que soit la localisation de l’utilisateur ;

Réduction des coûts : les coûts du logistique et du personnel ;

Réduction des risques : les risques relatifs à la perte des documents, aux catastrophes

naturelles (les sinistres), et ainsi à la sécurité des documents. 7

5 Portail international archivistique francophone, <http://www.piaf-archives.org/espace-

formation/mod/resource/view.php?id=20> consulté le 23/04/2012 6 Livre blanc : « archivage électronique : valeur probatoire » disponible sur le lien : <http://www.group-

sts.com/documents/LivreBlanc_Archivage_valeur%20probatoire.pdf> consulté le 18/04/2012. 7 Idem.

http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=20

http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=20

http://www.group-sts.com/documents/LivreBlanc_Archivage_valeur%20probatoire.pdf

http://www.group-sts.com/documents/LivreBlanc_Archivage_valeur%20probatoire.pdf

- 35 -

4. Versement

Il s’agit de l’opération matérielle et administrative qui consiste à transférer les

archives d'un service versant vers le centre d'archives. En se référant à un bordereau de

versement.

5. Tri

Le dictionnaire de terminologie archivistique définit l’opération du tri comme étant la

fonction fondamentale qui consiste à déterminer le sort des documents en se basant sur leurs

valeurs, c’est-à-dire séparer les documents qui doivent être conservés de ceux qui sont voués

à l’élimination. C’est une opération à la fois matérielle et intellectuelle.

6. Elimination

La fonction de l’élimination est une procédure réglementaire qui consiste à soustraire

un document, un dossier de l’ensemble des dossiers auquel ils appartiennent parce qu’ils

sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique.

7. Classement

En archivistique, le classement est définit comme étant l’opération à la fois matérielle

et intellectuelle qui consiste à ordonner l’ensemble des documents crées ou reçus selon des

critères bien déterminés, qu’il s’agit de classement des documents à l’intérieur des dossiers

ou de l’organisation des dossiers entre eux.

On entend par classement les opérations de classification, de codification et de rangement des

dossiers sur les rayonnages.

8. Conservation

Le dictionnaire de terminologie archivistique considère la conservation comme étant

la fonction principale des archives qui permet d’assurer le stockage et la gestion des

archives dans des magasins adaptés aux conditions de sécurité et en fonction de la nature des

archives. Ainsi elle peut être définit comme étant l’ensemble de procédés et des mesures

destinés à assurer d’une part la protection physique et d’autre part, la remise en état des

documents endommagés.

9. Communication

La communication est une opération matérielle et administrative, qui régisse à une

réglementation en fonction de l’organisme et selon la typologie et la nature des documents,

de sortie d’archives d’un centre ou dépôt d’archivage vers un utilisateur.

VII. La valeur de l’étude

Le présent travail s’inscrit dans le cadre du projet de fin d’étude du cycle des

informatistes. Il vise l’élaboration d’un système de gestion électronique des dossiers

iconographiques du département d’aménagement de l’ORMVAG, la mise en place d’un tel

système est une solution efficiente qui peut aider à gérer tous les besoins concernant les

documents, leur gestion et leur utilisation en facilitant le traitement, le repérage, et la

communication de l’ensemble des documents du département pour un bonne prise de

décision.

- 36 -

VIII. Contraintes et limites de la recherche

La contrainte majeure de ce travail réside dans l’absence d’une politique d’archivage

qui régisse la gestion des documents du DAM, ainsi le manque d’une réglementation de tri et

d’élimination des documents et par conséquent on constate un encombrement des documents

sur les rayonnages.

Une autre contrainte relative au personnel chargé des deux locaux d’archives, qui n’ont pas

assez de connaissance en matière des normes et des règles d’archivage et la gestion des

archives et donc la non compréhension du jargon archivistique utilisé.

Face à ces contraintes, on a opté à une sensibilisation du personnel notamment le chef du

département et le chef du service des aménagements pour penser à des solutions à long terme.

- 37 -

Chapitre 4 : Etude de l’existant

L’étude de l’existant qu’on a mené au sein du DAM a révélé l’absence d’un système

de gestion des archives.

En effet, la situation actuelle des archives du DAM est le résultat de plusieurs facteurs :

L’absence de moyens humains ;

Problèmes liés aux locaux ;

Problèmes de procédures de traitement des dossiers ;

L’inapplication et la négligence de la réglementation qui régit la gestion des archives.

I. Les structures organisationnelles

1. Les ressources humaines

Les ressources humaines affectées pour la gestion des archives du DAM dans les deux

locaux sont deux personnes qui détiennent les clés et quelques registres dans lesquels sont

enregistrés les calques reçus par le DAM. Ces personnes n’ont aucune connaissance en

matière des normes et règles d’archivage.

2. Les ressources matérielles

Le DAM dispose de deux salles d’archives, la première est occupée par les boîtes

contenant les études réalisées par des sociétés partenaires du DAM, et la deuxième et

occupée par les calques qui sont produits au cours du projet d’exécution.

Durant notre visite à la salle dans laquelle sont stockées les études on a pu dégager les

observations suivantes :

La diversité du matériel de conditionnement (boîte en plastique, boîte cartonnée,

carton…) : chaque société chargée de réaliser une étude utilise son propre matériel

de conditionnent, ce n’est que dernièrement que l’office a imposé aux sociétés un

matériel uniforme pour la conservation des dossiers (à partir de 2011) ;

Présence d’études « provisoire », qui ne sont pas consultés et utilisés, avec les autres

études dans le même local ;

Rayonnages saturés ;

Certains dossiers sont posés sur terre dû à la saturation des rayonnages et de la salle ;

Présence de calques et de cartes qui ne sont pas classés ;

Certains dossiers ne sont pas apparents, ils se trouvent derrière d’autres dans des

rayonnages métalliques, tandis que les calques sont rangés dans des rayonnages en

bois ;

Rangement de dossiers dont on ne connaît pas le contenu et jugé d’inutile dans le

local.

II. Identification des archives

1. Typologie des archives

En faisant l’inventaire des archives du DAM, on a remarqué que les dossiers des

études peuvent comporter des rapports, des plans, des albums photo, et des calques

(documents cartographiques). Ces derniers sont conservés dans une salle d’archives à part.

- 38 -

2. Volume des archives

L’inventaire des archives du département des aménagements a fait ressortir un

volume de 71.72 répartis dans les deux salles comme suit : La 1ère

salle qui est réservée aux

dossiers des études comporte 49.22 ml, et la deuxième réservée aux calques comporte 22.5

ml.

III. Gestion et l’organisation des archives

1. Le classement

L’organisation et le classement est un élément fondamental pour une gestion efficace

et efficiente d’un fonds d’archives. Cela consiste à ranger les documents selon un ordre

précis afin de pouvoir accéder à l’information rapidement. Cependant, les archives du DAM

sont rangées dans les rayonnages sans aucun plan de classement ou moyen de repérage, par

exemple, les dossiers appartenant à la même zone peuvent se trouver dans différents

emplacements. Il n’y a qu’une petite partie de ces études qui sont classées par zone mais qui

n’ont aucune côte ou indice pour les repérer facilement.

2. Les instruments de recherche

Les instruments de recherche sont l’élément essentiel et la clé de voûte du système de

gestion des archives et de la communication de l’information qu’elles contiennent.

Cependant aucun instrument n’est produit ou utilisé pour récupérer les dossiers des études,

d’ailleurs on ne peut pas élaborer un instrument de recherche si les études ne sont pas déjà

classées et traitées puisque l'instrument de recherche est l'aboutissement du travail de

classement fondé sur le principe de respect des fonds. Ce qui rend la gestion des archives et

leur communication une opération très délicate. Le personnel responsable sur les deux salles

d’archives n’a que des registres dans lesquels ils inscrivent les numéros des calques reçus.

3. La communication

Tout document conservé est ou sera un jour communiqué. Mais il n'est pas toujours

immédiatement communicable. Selon la réglementation établie dans chaque pays, des délais

sont à observer avant que certains documents, certains fonds, puissent être librement portés à

la connaissance du public.

L’interview avec l’un des responsables dans le DAM a révélé qu’il y a une réglementation

qui régit la communication des archives et qui dit qu’il faut remplir une fiche pour avoir la

possibilité de consulter une étude, et il faut payer 50DH pour avoir une copie.

4. L’évaluation, le tri et l’élimination

Le tri est l’une des fonctions les plus difficiles en archivistique, mais surement celle

qui permet de contrôler et maitriser l’augmentation hypertrophique du volume des archives

dans les administrations.

Pour les archives du DAM aucune politique ou opération d’évaluation, de tri ou d’élimination

n’est réalisée. Ils gardent même les exemplaires et les versions provisoires des études qui

n’ont aucune utilité pour le département et qui occupent un espace très important dans le

local.

- 39 -

IV. Identification des problèmes liés à la gestion des archives

1. Au niveau de la réglementation

Aucune norme ou règle d’archivistique n’est appliquée dans la gestion des archives

du DAM. En effet, une anarchie et une diversification en matière de traitement des archives

apparaissent dans leur organisation. Cependant la réglementation sur les archives est un

préalable essentiel à la mise en place d’un système de gestion des archives entre autres la

réglementation doit aborder toutes opérations relatives au traitement archivistique (le

classement, le tri, les versements etc.)

2. Au niveau des ressources humaines

L’élément humain est un facteur clé dans la réussite d’un système de gestion des

archives. En effet, la mise en place d’un système de gestion des archives nécessite,

l’existence d’un effectif humain suffisant et compétent, et une formation spécialisée du

personnel qui lui permet de faire face aux exigences du traitement des archives.

Cependant, le personnel responsable sur les archives du DAM n’est pas formé en sciences

de l’information et l’archivistique. De plus ils n’ont aucune connaissance sur les règles et les

normes archivistiques et sur l’importance des archives, et aucune politique d’archivage n’est

appliquée. Dans la salle occupée par les calques la recherche se fait par numéro, même si

quelques calques ne disposent pas de numéro. Pour la salle des études Ils connaissent

seulement l’emplacement de quelques boites d’archives, sinon pour le reste aucun moyen de

repère n’est utilisé. La recherche d’une étude prend des heures et parfois des jours.

3. Au niveau des locaux

Les locaux destinés à la conservation des archives du DAM souffrent de plusieurs

problèmes qui les rendent inadéquat et insuffisant pour la bonne conservation et préservation

des dossiers des études et des calques :

Matériel de conditionnement inadéquat ;

Conditions de conservation qui peuvent entrainer la dégradation des dossiers

d’archives et parfois la perte de ceux-ci ;

Rayonnages insuffisant et inadéquats pour le rangement des études ;

Rangement des calques dans des rayonnages en bois ce qui entrainera le

développement de plusieurs facteurs de dégradation ;

Apparences des fils électriques et de canaux d’eaux qui peuvent causer des incendies.

4. Au niveau du repérage

Parmi les problèmes épineux de la gestion des archives du DAM on trouve celui du

repérage. En effet, le personnel du DAM passe des heures sinon des jours dans la recherche

d’un dossier, cela est dû à l’absence d’un instrument de recherche, le déclassement des

dossiers ou bien la perte totale de ceux-ci qui sont encombrés dans le local.

Seules les deux personnes responsables qui peuvent localiser et repérer certains dossiers et

non pas tous. De plus, certains dossiers ne comportent aucune fiche qui décrit leur contenu,

ce qui impose l’ouverture de la boite pour identifier le contenu et donc cela entraine plus

d’énergie et de temps.

- 40 -

V. Analyse des besoins

Ainsi, l’étude de l’existant et l’analyse de la situation des archives du DAM nous ont

permis d’identifier et de déterminer les besoins et les attentes des utilisateurs des produits

documentaire du département (études et calques) et qui sont :

Un personnel constitué de professionnels de l’information spécialisé dans le domaine

des archives, pour élaborer une politique d’archivage et un plan d’action afin de

reconstituer le fonds d’archives et de le rendre disponible et accessible aux usagers.

Un local adapté et qui dispose des conditions adéquates pour la bonne préservation et

conservation des études et des calques. En effet, la majorité des archives conservées à

ce jour sont des documents sur papier. Toutefois les documents sur nouveaux support

exigent des conditions climatiques qui lui sont propres. Ces conditions doivent être

prises en compte lors de la construction d’un bâtiment neuf puisqu’elles sont plus

difficiles à obtenir dans les bâtiments anciens. D’ailleurs, il importe de respecter dans

toute la mesure du possible les températures et pourcentage d’humidité relative

indiqués dans les normes climatiques et hygrométriques internationales.

Support Température Humidité relative

Papier 18°C (+ ou – 2°C) 55% (+ ou – 5%)

Photographies

Noir et blanc

Couleurs

12°C (+ ou – 1°C)

5°C (+ ou – 1°C)

35% (+ ou – 5%)

35% (+ ou – 5%)

Tableau 1 : Mesure de température et de l’humidité des archives8

De plus, il faudra prendre toutes les mesures nécessaires pour la protection contre les

agresseurs des archives et qui sont : les animaux nuisibles, les insectes, et les

champignons ou moisissures. Et aussi, il faudra dresser un plan de prévention et

d’action en cas de sinistres ou cataclysmes.

Un outil de gestion électronique des documents qui facilitera la gestion, l’accès et la

communication des archives du DAM. Cet outil doit remplir les critères suivants :

La gratuité : le DAM ne dispose pas d’un budget qui favorisera l’utilisation

d’un outil payant. L’open source est une solution optimale pour le DAM.

La possibilité de la gestion de l’ensemble du cycle de vie des documents.

Une interface conviviale et facile à utiliser et manipuler pour l’ensemble des

utilisateurs du logiciel.

La possibilité de configurer l’outil et de l’adapter aux besoins du département.

VI. Proposition et suggestion de solutions

Afin de faire face et de résoudre l’ensemble des problèmes cités relatives au système

d’archivage du DAM, il faudra mettre en place un programme d’action qui s’articulera sur les

éléments suivantes :

L’inventaire des archives du DAM.

L’élaboration d’un calendrier de conservation.

8 Favier, Jean. La pratique archivistique française. Paris, 1993.

- 41 -

L’élaboration d’un plan de classement.

La conception d’une application qui permettra la gestion informatisée du fonds

d’archives, et donc faciliter le traitement, la conservation, la sauvegarde, la recherche

et la consultation des documents.

Il est à noter que l’ORMVAG étudie la possibilité de numériser toutes les archives de l’office

et de mettre en place un système de gestion électronique des documents, c’est pour cette

raison qu’il a appelé un certain de nombre de sociétés spécialisées en la matière pour

résoudre ces problèmes.

- 42 -

Deuxième Partie: Mise en place d’une politique

d’archivage

Chapitre 1 : Elaboration d’un système d’archivage des documents

physiques

Dans la présente étude, nous allons traiter toutes les étapes de la chaîne archivisti-

que : la collecte et le versement, l’inventaire physique des documents, le tri et l’élimination,

le plan de classement, le calendrier de conservation et la communication au public. Cette

étude a pour objectif de mettre en valeur les documents du département vu leur importance

dans la gestion des projets (construction de nouvelles infrastructures, aménagement d’un

nouveau terrain, relation avec les prestataires extérieurs…) et la prise de décision.

C’est pour cette raison, qu’on propose dans ce chapitre les procédures à respecter pour bien

mener et gérer les archives du DAM depuis leur réception jusqu’à leur communication en

proposant des outils de gestion à savoir : bordereau de versement, fiche sommaire, plan de

classement, calendrier de conservation, fiche de prêt.

I. Versement des documents

Le département des aménagements reçoit après chaque étude un document qui résume

et présente les données, les procédures et les résultats de cette étude. Ce document se

compose dans la plupart des cas de plans, rapports, albums photos et de calques. Une fois

reçue et contrôlée, l’étude est versée au dépôt d’archivage, qui dépend du département,

accompagné d’une lettre appelé « lettre d’envoi » qui servira de preuve que le département a

envoyé l’étude et que le personnel responsable du dépôt l’a reçue.

La maîtrise et l’organisation des versements est la condition du bon fonctionnement du

département pour :

Planifier l’entrée des documents au dépôt d’archives,

Ne pas encombrer les magasins par des dossiers inutiles,

Préparer les classements futurs.

En principe, tout versement à un dépôt d’archives doit être accompagné d’un bordereau de

versement rédigé par le service versant, ce bordereau permet de retrouver le document à coup

sûr et sert de répertoire. Il est rédigé en deux exemplaires :

L’un est remis au service versant à titre de décharge et pour qu’elle ait la cote donnée

aux archives.

L’autre est rangé par numéro de versement, c’est-à-dire par ordre chronologique

d’arrivée.

Le bordereau de versement contient plusieurs informations dont une partie est réservée au

service versant et une deuxième réservée au dépôt d’archives.

La partie réservée au service versant comprend les éléments suivants :

Nom de l’unité versante (ministère, direction, division…),

N° de téléphone de l’agent responsable du versement,

Le nombre total d’articles,

Type de documents (dossiers, plans, cartes…),

Date de versement.

- 43 -

La partie réservée au dépôt d’archives comprend :

N° d’ordre de l’article (contenant),

La description de l’article (contenu des dossiers),

Les dates extrêmes,

La communicabilité des documents : les modalités de communication seront fixées

par le service versant en collaboration avec le dépôt d’archives,

L’année d’élimination,

La cote des archives (dépôt d’archives)

Le bordereau de versement doit être signé par le service versant et le dépôt d’archives.

II. L’inventaire physique

L’inventaire physique des documents a sa raison d’être dans la mesure où il aide à

recueillir des données permettant :

De compléter l’évaluation des besoins,

De formuler les recommandations visant l’amélioration des pratiques en matière de

gestion des documents.

Pour pouvoir exploiter de manière dynamique les données d’un inventaire, il est fortement

recommandé de se doter d’un formulaire d’inventaire uniforme pour l’ensemble des

documents et cela pour :

Gagner du temps au moment de la collecte,

Obtenir des données facilement comparables,

Et surtout faciliter l’analyse des résultats.

(Voir annexe : Exemple formulaire d’inventaire).

L’inventaire physique consiste à faire le relevé exhaustif, et sur les lieux même de leur

conservation, de tous les documents et dossiers du département, il sert à faciliter

l’identification des problèmes affectant les documents, ainsi le repérage de l’information

nécessaire à la création d’outils de gestion adaptés.

Dans notre cas, l’inventaire a couvert deux dépôts d’archives :

Dépôt réservé aux calques obtenus lors de l’étape d’exécution du projet,

Et dépôt réservé aux études (rapports, plans, cartes, photos…)

Tableau 2: Inventaire physique des calques

N° d’ordre Nomenclature des calques N° du calque

18 Régulation N1 grilles de protection batardeaux 327

19 Régulation N1 bassin de dissipation coffrage 324

20 Régulation N1 convergent divergent coffrage 321

21 Pont-type coffrage 326

22 Régulation N1 coffrage Plan I 322

23 Régulation N1 coffrage Plan II 323

24 Régulation N1 Plan d’ensemble coffrage 320

25 Plan d’implantation des ouvrages 305

- 44 -

Titre du document Tranche Zone Mission Année Contenu

Etude de faisabilité de

l’aménagement hydro-

agricole de la zone côtière

de la troisième tranche

d’irrigation du Gharb

TTI Zone

côtière

Mission 3

(APS)

Novembre

2011

Plan de

situation

Plan

d’ensemble

au 1/20000

Canevas

hydraulique

au 1/5000

Etude d’aménagement de

la zone centrale de la TTI

du Gharb

TTI Zone

centrale

Mission

1(DSA)

Mai 1997 Plans

Annexes

Rapport

principal

Etude de reconversion en

irrigation gravitaire du

secteur Akehal

STI _ Réseau

d’irrigation

Janvier

1998

Mémoire

explicatif

Note de

calcul

Avant métré

Plan de

situation au

1/50 000

Plan

d’ensemble

au 1/20 000

Tableau 3 : Inventaire physique des études

Pour faciliter l’inventaire des documents et pour repérer l’information nécessaire pour

élaborer les outils de gestion, chaque dossier ou boite d’archives doit comprendre une fiche

sommaire décrivant le contenu des dossiers c’est-à-dire les pièces et les articles et leurs

nombre en détail, plus les informations susceptibles de donner un résumé sur l’ensemble des

dossiers.

III. Tri et élimination

Il est à noter que certains dossiers n’avèrent guère d’utilité au-delà de leur usage

courant, que ce soit pour l’administration ou pour l’histoire. Le tri est considéré comme la clé

de la fonction archive, pierre angulaire de tout système d’archivage et mission majeur de

l’archiviste, un tri planifié et raisonné des archives a pour but :

De diminuer la masse documentaire vu l’impossibilité de les conserver dans leur

intégralité ;

De réduire les coûts de conservation des archives ;

De sauvegarder les documents ayant une valeur légale, administrative ou historique ;

D’assurer la traçabilité des documents en indiquant leur cheminement et leur durée

de conservation en tant qu’archives courantes, intermédiaires et leur sort final ;

Désencombrer l’information par l’élimination des documents inutiles.

Les documents produits et reçus par le DAM sont à conserver d’une manière permanente et à

ne pas éliminer ou détruire vu leur importance pour l’office et pour ses partenaires. Malgré

cela il est impossible de conserver la totalité des documents, surtout qu’il existe dans le

- 45 -

dépôt d’archives plusieurs exemplaires des études (entre 2 et 6 copies), ainsi des éditions

provisoires d’études avec leurs copies. Selon l’interview mené avec les responsables du

DAM, on constate que les éditions provisoires n’ont plus de valeur après la réception de

l’édition finale, autrement dit ce sont des documents à éliminer, mais il s’est avéré que celles-

ci servent de preuve pour l’office et par conséquent elles ne peuvent pas être l’objet d’une

élimination. Ainsi l’existence de plusieurs exemplaires des études peut encombrer les

magasins d’archives donc on ne peut pas conserver la totalité des duplicates.

C’est pour cette raison qu’on propose au DAM de mener une politique de triage et

d’élimination des éditions provisoires et un nombre d’exemplaires en prenant en

considération l’avis et la décision du service versant et du responsable du dépôt. Aucune

élimination ne peut être effectuée sans l’accord du service versant et de la haute

responsabilité du département. L’opération est accompagnée d’un bordereau d’élimination

qui doit être signé par les deux parties et établi en deux exemplaires, dont l’un sera rendu au

service versant.

IV. Plan de classement

Quels que soient la méthode choisie et le matériel employé, la qualité d’un classement

s’apprécie au quotidien en fonction de la durée et les résultats de recherche, un classement est

efficace s’il permet à chacun de trouver rapidement et sans difficulté les documents dont il a

besoin.

Tout d’abord, le classement doit être structuré par une des méthodes simples et connues par

tous les utilisateurs des documents, il doit être souple et rendre possible l’extension future du

nombre de dossiers à classer.

La mise en ordre des documents est basée sur le principe du « respect du fonds », ce qui veut

dire que chaque unité productrice d’archives garde son autonomie et que les documents

résultats d’une activité ne seront pas mélangés à ceux d’une autre activité.

Dans le cas du DAM, ce principe peut faire place à l’utilisation de la structure fonctionnelle

du département, il s’agit bien évidement du périmètre des études couvert par l’ORMVAG.

Pour les études, on propose un plan de classement alphanumérique basé sur le périmètre des

études, les études sont réalisées en fonction les tranches de l’ORMVAG, ensuite par les

zones, puis par les missions et enfin en fonction d’années. Pour cette raison on propose un

plan de classement qui décrit à la fois le périmètre et l’ordre chronologiques des études.

Proposition de plan de classement des études

Dossier de : Cote

Première tranche d’irrigation PTI

Première tranche d’irrigation, R’mila PTI-01

Première tranche d’irrigation, R’mila, avant-projet sommaire PTI-01-01

Première tranche d’irrigation, R’mila, avant-projet détaillé PTI-01-02

Première tranche d’irrigation, R’mila, projet d’exécution PTI-01-03

Première tranche d’irrigation, R’mila, dossier de consultation des entreprises PTI-01-04

Seconde tranche d’irrigation STI

Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa STI-01

Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, avant-projet sommaire STI-01-01

Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, avant-projet détaillé STI-01-02

- 46 -

Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, projet d’exécution STI-01-03

Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, dossier de consultation des entreprises STI-01-04

Beht B

Beht, Beht centrale B-01

Beht, Beht centrale, S5/2 B-01-01

Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet sommaire B-01-01-01

Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet détaillé B-01-01-02

Beht, Beht centrale, S5/2, projet d’exécution B-01-01-03

Beht, Beht centrale, S5/2, dossier de consultation des entreprises B-01-01-04

Troisième tranche d’irrigation TTI

Troisième tranche d’irrigation, Est TTI-01

Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2 TTI-01-01

Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, avant-projet sommaire TTI-01-01-

01

Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, avant-projet détaillé TTI-01-01-

02

Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, projet d’exécution TTI-01-01-

03

Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, dossier de consultation des

entreprises

TTI-01-01-

04

V. Calendrier de conservation

Le calendrier de conservation a pour objectif fondamental de réduire la masse de

documents ou d’informations à conserver tout en assurant l’identification et la préservation

de ceux qui ont une valeur administrative, légale et historique ou de recherche. L’élaboration

et la mise en place des règles de conservation permet de :

Réduire les coûts de conservation des documents ;

Augmenter l’efficacité administrative ;

Identifier les documents essentiels.

Pour la conception du calendrier de conservation du DAM, on a passé par une série

d’étapes qu’on peut résumer comme suit :

1. L’analyse de l’existant et des besoins

Cette étape vise à situer les documents dans le contexte de production autrement dit

collecter des données sur les circonstances de production de ces études. Toujours dans la

même étape on collecte des données sur les archives : volumétrie, nature, support, document

principal ou secondaire, usage et fréquence d’utilisation, original ou copie.

2. Compilation des données collectées

Dans cette étape on a dressé un répertoire sommaire, il s’agit d’une liste des

documents en activité du département, l’obtention de cette liste nécessite un travail de

supplémentaire à celui fait dans l’élaboration de l’inventaire.

- 47 -

3. Rencontre avec les responsables du DAM

Il est à noter que le calendrier de conservation est un travail collégial qui nécessite la

constitution d’un comité composé d’un archiviste, un juriste, responsable du département

concerné. Mais dans notre cas, on s’est contenté d’une réunion avec les responsables du

DAM, qui ont déterminé la durée de conservation des études et des calques. Le département

conserve les études et les calques d’une manière permanente parce qu’il les utilise

régulièrement, une étude peut être consultée après 10 ans ou plus de sa production.

4. Elaboration des règles de conservation

Comme la règle de conservation constitue une norme institutionnelle, elle doit être le

résultat d’une analyse objective de toutes les valeurs de documents. Il faut déterminer des

délais de conservation en fixant la période de conservation maximale, c’est-à-dire la durée

d’utilité administrative (Durée de l’âge courant+ durée de l’âge intermédiaire). Les

exemplaires secondaires sont généralement détruits au cours ou à la fin du premier âge. Pour

le cas du DAM, les documents (études et calques) ont une durée d’utilité administrative

continue c’est-à-dire ils sont toujours dans le stade intermédiaire (âge semi-actif), les

exemplaires sont à conserver pour une période limitée de deux ans, les éditions provisoires

des études sont à conserver après échantillonnage.

5. Elaboration du calendrier de conservation

Une fois approuvées et validées les règles de conservation sont réunies dans un

calendrier de conservation. Le calendrier de conservation comprend les informations

suivantes :

Règle de conservation ;

Le titre du document ou description ;

Exemplaire principal ou secondaire ;

Support du document ;

Les délais de conservation selon la théorie des trois âges ;

Les remarques.

N° de

règle

Titre

Document/

Dossier

Ex. Pr/

Sc.

Sup. Règles de conservation Remarques

AC S A I N

1 Etude de

faisabilité de

l’aménagement

hydro-agricole

de la zone

côtière de la

troisième

tranche

d’irrigation du

Gharb :

Edition finale

Pr. Papier 5 2 C Conservation

Continue

2 Etude de

faisabilité de

l’aménagement

Pr. Papier 999*1 2 Ech*² *

1Conservation

jusqu’à la

réception de la

- 48 -

hydro-agricole

de la zone

côtière de la

troisième

tranche

d’irrigation du

Gharb :

Edition

provisoire

version finale.

*²Conservation

après

échantillonnage

3 Etude de

faisabilité de

l’aménagement

de la zone

centrale de la

TTI du Gharb

et sécurisation

de

l’alimentation

en eau

d’irrigation des

secteurs Beht 3

et Beht4

Sc. Papier 5 2 Ech* *Conservation

après

échantillonnage

4 Régulation N1

bassin de

dissipation

coffrage

Pr. Papier 5 2 C Conservation

continue

Le calendrier de conservation peut être présenté sous forme d’un livre ou la forme d’un

classeur à feuilles mobiles plus pratiques pour les modifications et les mises à jour.

Une fois mis en place, le CC doit être régulièrement évalué pour en mesurer les performances

et apporter les corrections et les mises à jour nécessaires en cas de besoin.

VI. Communication des documents

L’accès aux archives du DAM est non autorisé sauf au personnel responsable du

dépôt. Cependant la communication des dossiers doit se faire par le biais d’une demande

établie par le service versant qui sera adressée au personnel responsable du dépôt. Pour

chaque demande, l’emprunteur doit remplir une fiche de déplacement du dossier ou fiche de

prêt. Elle comporte des indications précises sur le dossier demandé ainsi que les

renseignements relatifs à l’emprunteur et la date d’emprunt.

Au retour du dossier emprunté, l’emprunteur rempliera la case réservée à la date d retour de

la fiche fantôme. Cette dernière rempli en parallèle avec la fiche de prêt et prendra la place du

dossier sur les rayonnages en attendant la restitution des documents empruntés.

Le service versant doit déterminer au préalable les documents confidentiels qui ne doivent

pas être consultés par le public.

- 49 -

Chapitre 2 : Conception d’un système de gestion électronique des

documents

I. Grille d’évaluation des solutions GED

L'Office régional de mise en valeur agricole du Gharb opte pour la mise en place

d'une solution GED afin de gérer les études produites par le département des aménagements

correctement et dans les normes qui régissent le domaine archivistique ainsi que pour

faciliter le traitement, la circulation et la consultation de ces documents car les études du

DAM nécessitent un traitement spécifique vu leur nature et leur confidentialité. Une

solution GED doit permettre aux fonctionnaires de repérer les documents dans le moment

opportun soit pour répondre à leurs propre besoins administratifs, soit pour répondre à un

besoin informationnel des prestataires / agriculteurs. Pour ce faire, on a opté pour une étude

benchmark de trois solutions GED qui peuvent faire l'objet d'un projet SAE au sein de cet

organisme, il s'agit bien évidemment de:

Alfresco: un système de gestion de contenu libre (Entreprise Content Management ECM)

permettant de capturer, de rechercher et de collaborer simplement sur des documents grâce à

des services complets de bibliothèque et de gestion de cycle de vie, dans un référentiel unifié

et robuste. Alfresco propose une gestion documentaire reposant sur des interfaces familières

facilitant l’adoption par les utilisateurs et sur un référentiel offrant des services transparents

dans le cadre d’une solution ECM très complète.9

Maarch: Maarch est une infrastructure générique comprenant l’acquisition, la circulation, et

la conservation de documents à caractère statique. Les applications Maarch fournissent un

environnement complet pour gérer tous les documents de manière efficace et sécurisée.

C’est une solution d’archivage électronique robuste disposant de nombreuses

fonctionnalités.10

Nuxeo Ep : Nuxeo est une plate-forme particulièrement adaptée pour mettre en œuvre des

solutions de gestion électronique de documents collaboratives. En effet, elle propose

nativement les fonctions suivantes : gestion des droits, collaboration, gestion des versions,

stockage et indexation de fichiers externes, workflow et autres.

Il s'agit d'une application ouverte respectant les standards et les normes d'interopérabilité

pouvant s'interfacer avec d'autres applications et s'intégrer dans des systèmes d'informations

existants. 11

Nous présentons ci-dessous un tableau comparatif de ces solutions :

9 <http://www.alfresco.com/fr/resources/datasheets/> consulté le 28 /05/2012

10 <http://www.maarch.org/projets/entreprise/fonctionnalites> consulté le 28/05/2012

11

<http://www.nuxeo.com/fr/societe/actualites/nuxeo-editeur-de-la-plateforme-de-gestion-de-contenu-open-source-continue-sa-croissance> consulté le 28/05/2012

http://www.alfresco.com/fr/resources/datasheets/

http://www.maarch.org/projets/entreprise/fonctionnalites

http://www.nuxeo.com/fr/societe/actualites/nuxeo-editeur-de-la-plateforme-de-gestion-de-contenu-open-source-continue-sa-croissance

http://www.nuxeo.com/fr/societe/actualites/nuxeo-editeur-de-la-plateforme-de-gestion-de-contenu-open-source-continue-sa-croissance

- 50 -

Alfresco Maarch Nuxeo Ep

Editeur Alfresco Maarch Nuxeo Ep

Type Open source Open source Open source

Environnement

informatique

Compatible avec :

Le système d'exploitation Windows ;

Linux.

Compatible avec :

Windows XP/Vista/ Server2 003

Linux (toute distributeur) Mac.

Windows 2003 +, Mac OS X, Unix,

Linux.... tout système sur lequel on

peut

installer une JVM Sun 1.5 ou 1.6.

Nuxeo recommande pour Windows

l’utilisation

serveur 64 bits. Nuxeo supporte les

environnements virtualisés

Administration Une administration simple pour la

modification des paramètres serveur,

qui peut s'opérer par le biais d'outils

JMX standard, sans nécessiter l'arrêt

du serveur Alfresco

Le module de gestion des archives

physiques (Module APA) vous permet

d'organiser vos documents papier et de

les classer dans les boîtes d'archives, puis

de ranger ces boites sur leur site de

stockage définitif. Vous saurez où vos

documents sont rangés et pourrez ainsi

répondre aux demandes de restitution des

archives papier.

Dans les étapes de numérisation, vous

pouvez indiquer dans quelle boite

d'archive est versé l'original papier, et

faire ainsi le lien électronique-physique.

Nuxeo Platform propose un ensemble

d'outils puissants afin de faciliter

l'accès aux applications des

administrateurs, ce qui leur permet

d'optimiser le monitoring et la

maintenance.

Nuxeo Shell, notre interface en ligne

de commande, propose des services

d'administration, notamment des

commandes planifiées, un outil de

récupération de données et un outil de

test de performances.

Indexation L'indexation dans Alfresco est rapide

et adaptative aux documents gérés

par le logiciel

L’indexation est adaptative parce que les

index s’adaptent à la collection

documentaire, au type de dossier et au

type de document.

Notion de facettes. La saisie des

métadonnées est manuelle ou

automatique en utilisant le contenu des

fichiers. Les nouveaux types de

documents ou de facettes sont créés à

- 51 -

partir de schémas XML (XSD) et sont

ajoutés en créant un nouveau plug-in.

Classement Plan de classement sous forme d’une

hiérarchie par catégorie.

Propose de créer des types de documents

sur lesquels il est possible d’effectuer des

recherches.

Plan de classement sous forme de mots

clés pour l’indexation des documents,

la navigation et la recherche dans le

moteur de recherche.

Gestion des

versions

Fonctions avancées de réservation et

de gestion de versions pour

l’ensemble des documents.

Distinction entre versions mineure et

majeure, les commentaires de

version, et la réservation automatique

lors de l’édition en ligne d’un

document.

Ne propose pas ce type de fonctionnalités Fonctions avancées de réservation et

de gestion de versions pour l’ensemble

des documents. Distinction entre

versions mineure et majeure, les

commentaires de version, et la

réservation automatique lors de

l’édition en ligne d’un document.

Sécurité et droits

d’accès

Gestion fine des droits utilisateurs.

Définition des droits pour un dossier

(ou espace) donné peut être déléguée

à un responsable. Utilisation d’un

annuaire LADP. Configuration d’un

système de SSO. Niveaux de

sécurité ajustés en fonction de la

gestion des utilisateurs, des groupes

et des rôles ; contrôle de l'accès au

contenu géré par Alfresco

Supporte l’authentification via un

annuaire LDAP. Une sécurisation des

données archivées, Maarch permet de

suivre l’historique complet de toutes les

actions.

Nuxeo est sécurisé à tous niveaux,

depuis les contrôles d'accès réalisés au

niveau du référentiel jusqu'aux

stratégies défensives au niveau de

l'application et aux méthodes

d'authentification plug gables

(utilisateur/mot de passe, certificat

client, mot de passe à usage unique).

Les applications basées sur Nuxeo

peuvent être sécurisées par le biais de

HTTPS.

Recherche Intégration native d’OpenSearch

pour Firefox ou IE7 fédérant

plusieurs instances d’Alfresco ou

d’autres référentiels OpenSearch

Intègre un module de recherche

relativement limité par défaut, mais qui

couvre l’essentiel, à savoir la recherche

sur les métadonnées et les documents

bureautiques.

Recherche en texte intégral sur les

documents bureautiques.

Recherche sur chaque métadonnée et

possibilité de sauvegarde.

Enregistrement de stratégie de

recherche pour un réexécution à la

- 52 -

demande.

Import et export Permet d’importer et exporter sous

forme d’archives des espaces entiers

du référentiel, en incluant les

métadonnées ainsi que les règles et

les droits au format XML.

Permet de gérer l’import et l’export de

données via un module disponible sous

licence commercial.

Dispose d’un module qui réalise des

opérations d’import et d’export de

documents et de métadonnées, y

compris les droits. Ces fonctions

peuvent être pilotées par une interface

en ligne de commande le « Nuxeo

Shell ».

Workflow Outil très complet basé sur un

moteur de workflow (JBPM). Forte

intégration et réalisation des

workflows documentaires ou

métiers.

Dispose d’un système de workflow par

développement PHP. Notons qu’il

propose néanmoins une représentation

graphique du flux du Workflow.

Nuxeo DM inclut un moteur de

workflow qui permet notamment de

gérer :

La définition de processus (étapes et

transitions), l'état des processus, la

définition des tâches et la définition

des acteurs

Tableau 4 : tableau comparatif des solutions GED

12

12

< http://www.blogoergosum.com/16750-maarch-une-puissante-ged-open-source> Consulté le 28/04/2012. <http://www.nuxeo.com/fr> Consulté le 28/04/2012. <http://www.smile.fr/Produits/Alfresco> Consulté le 28/04/2012.

http://www.blogoergosum.com/16750-maarch-une-puissante-ged-open-source

http://www.nuxeo.com/fr

http://www.smile.fr/Produits/Alfresco

- 53 -

II. Présentation du logiciel Alfresco

Nous avons choisi comme solution pour la gestion des études du département des

aménagements l’outil Alfresco car il répond à l’ensemble des besoins du DAM, et il offre des

fonctionnalités compatibles avec le cas des études du DAM notamment le référentiel de

classement qui est répond exactement à l’arborescence du périmètre du Gharb.

1. Présentation générale de la solution13

Alfresco est une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM), c’est un projet

Open source, utilisant des standards ouverts, et basé sur la technologie J2EE. Il était créé en

2005 par John Newton et John Powell. Alfresco développe une architecture moderne qui

utilise les derniers outils Open source pour optimiser les performances, et la Programmation

Orientée Aspects (AOP) facilitant ainsi la modularité et l’adaptabilité de l’application. Il

permet de gérer les documents électroniques (GED) au sein d’une entreprise et fournit des

services de recherche et de catégorisation du contenu.

Alfresco met en œuvre un outil collaboratif complet pour gérer le partage d'informations

entre les utilisateurs ayant un projet ou un centre d'intérêt commun en centralisant en un seul

endroit tous les éléments associés :

les documents ;

la documentation dans un wiki ;

la communication dans un blog ;

la liste des événements ;

un forum.

Pour ainsi faciliter la communication dans des équipes liées à un projet, ou partageant un

centre d’intérêt commun.

2. Principales fonctionnalités14

Nous présentons ci-dessous les principales fonctionnalités d’Alfresco comme étant un

des leaders outils ECM Open source sur le marché des ECM.

2.1.Administration

Simple d’installation ;

Possibilité d’inviter des utilisateurs dans un espace ;

Importation et exportation du contenu ;

Sécurité et gestion des utilisateurs par utilisateur, groupe et rôle ;

Gestion des accès aux documents depuis le client Web ;

Gestion des mises à jour et des migrations ;

Importation et exportation globales de tout l’espace de stockage ;

2.2.Personnalisation

Personnalisation du serveur via JavaScript ;

13

<http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> consulté le 20/05/2012 14

<http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consulté le 20/05/2012

http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf

http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html

- 54 -

Personnalisation du client via un Framework ouvert pluggable ;

Interface utilisateur simple à étendre via le Dialog Wizard Framework ;

Configuration simple des menus ;

Un modèle de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ;

Templating : Simplicité pour développer une nouvelle interface utilisateur vers un

espace ou pour appliquer un Template à un document ;

Model de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ;

2.3.Services documentaires

Extraction/Importation de copies de travail (Check-in/Check-out) - contrôle des

versions ;

Auditor : Quel est le créateur, qui a mis à jours, date de création, date de mise à jour ;

Liens entre les documents, entre les différents espaces.

2.4.Gestion des données et moteur de transformations

Transformations (par exemple Word vers PDF, Powerpoint vers Flash) ;

Content Streaming ;

Moteur de transformation extensible.

2.5.Contribution de contenus

Contribution depuis des applications natives ;

Système de fichiers virtuel rendant la gestion de contenu d’entreprise aussi simple que

le partage de fichiers.

2.6.Collaboration des équipes

Guide pour la création d’espaces : packs regroupant la connaissance des meilleures

pratiques pour la structure des répertoires, les contenus, les templates ;

Forum : discussions hiérarchisées ;

Personnalisation de la mise en page des emails ;

Workflow simple avec notification par email : inclusion d’URLs pour la validation et

le rejet de modification ;

Notification des changements d’email.

2.7.Workflow intégré

Workflow intégré, gestion documentaire, sécurité et gestion de l’état des documents ;

Conformité - gestion sécurisée des cycles de vie d’un document.

2.8.Catégorisation du contenu

Extraction automatisée des métadonnées quel que soit l’interface utilisée ;

Catégorisation automatique.

2.9.Recherche avancée

Recherche combinée sur les métadonnées, le contenu, la localisation, le type de

contenu et l’appartenance à une ou plusieurs catégories ;

Enregistrement des recherches.

- 55 -

2.10. Interface utilisateur

Interface simple et prête à l’emploi ;

Interface utilisateur ouverte - JSR-168 et Web Service.

III. Installation et configuration de la solution

L’installation de la solution GED passe par deux étapes : l’installation des outils

connexes de la solution et l’installation du logiciel « Alfresco ».

1. Installation des outils connexes

L’installation et la mise en place de la solution GED Alfresco exige dans un premier

temps l’installation de certains outils connexes, à savoir Java et Tomcat.

1.1.Installation de java

Télécharger la dernière version du JDK15

à partir du lien suivant :

http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jdk-7u4-downloads-

1591156.html

Lancer le téléchargement

Exécuter le fichier et suivre les instructions

1.2.Installation de Tomcat

Télécharger la dernière version de Tomcat à partir du lien suivant :

http://tomcat.apache.org/download-60.cgi

Lancer le téléchargement

Exécuter le fichier et suivre les instructions

Saisir dans la barre d’adresse du navigateur web http://nonserver:8080 pour s’assurer

que l’installation s’est bien déroulée.

2. Installation d’Alfresco

Pour l’installation d’Alfresco, il faut télécharger le pack Alfresco Community 3.4 à partir du

site officiel d’Alfresco http://www.alfresco.com, et plus exactement sur le lien suivant :

http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_3.4.d

1) Après le téléchargement du pack, Il faut exécuter le fichier et suivre les instructions

d’installation ; 2) Sélectionner les composants que vous voulez installer (GED, WCM….) ;

3) Choisir le type d’installation (configuration par défaut) ;

4) Choisir le répertoire d’installation sur votre poste ;

15

JAVA Development Kit .

http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jdk-7u4-downloads-1591156.html

http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jdk-7u4-downloads-1591156.html

http://tomcat.apache.org/download-60.cgi

http://www.alfresco.com/

http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_3.4.d

- 56 -

5) Sélectionner la configuration de la base des données : base de données MySQL ;

6) Saisir les informations d’indentification MySQL : mot de passe racine de serveur

MySQL : admin ;

7) Saisir le mot de passe de l’administrateur : admin ;

8) Suivre les étapes d’installation en cliquant sur Suivant ;

- 57 -

9) Cliquer sur « Terminer » à la fin de l’installation.

3. Utilisation de la solution

Pour démarrer l’application, il faut suivre les étapes suivantes :

Disque local => Alfresco => Tomcat => Bin => Fichier commande Startup.bat

Une fois le serveur est démarré, on lance Alfresco via le menu démarrer => Alfresco

Community => Alfresco Share.

On accède à la plateforme d’Alfresco à partir du compte administrateur : nom d’utilisateur :

admin ; mot de passe : admin.

http://127.0.0.1:8080/share/page/site-index

http://127.0.0.1:8080/share/page/site-index

- 58 -

L’interface d’Alfresco s’affiche sous forme d’un tableau de bord, à travers lequel on peut

naviguer sur les sites de l’application et les différentes fonctionnalités de l’outil à savoir

calendrier des événements, listes des tâches, les membres, ainsi on peut modifier et

personnaliser le tableau de bord selon les besoins et selon les fonctions de l’organisme.

3.1.Créer un site

Pour gérer les documents de département des aménagements, on crée un espace sur Alfresco

qu’on appelle site, il s’agit d’un espace avec un nom spécifique et un URL à travers lequel on

peut y accéder.

- 59 -

Un site offre plusieurs fonctionnalités notamment : page wiki, blog, espace documentaire,

calendrier, liens, discussions, listes des données, membres du site et autres éléments.

3.2.Insérer les documents (dossiers)

Pour gérer les documents, on accède à l’espace documentaire de notre site, dans lequel on

crée les dossiers selon l’arborescence et le plan de classement déjà établi.

- 60 -

Un dossier est décrit par un nom et par une description et on peut ajouter des tags (mot clés),

à travers la rubrique modifier les métadonnées, qui servent pour repérer les dossiers lors de la

recherche.

Ainsi on peut ajouter un contenu en PDF et des fichiers Microsoft aux dossiers :

Les contenus comme les dossiers sont caractérisés par des métadonnées qu’on peut modifier

en ajoutant des tags pour faciliter la recherche.

3.3.Créer des utilisateurs

Un espace documentaire a certainement des utilisateurs qui consultent les documents, les

modifient ou les mettent à jour.

On choisit dans le menu « Autres » la fonction « utilisateurs » et on crée un nouvel

utilisateur :

Un utilisateur est identifié par un nom, un prénom, un e-mail, un nom d’utilisateur et un mot

de passe.

Une fois la création d’un nouvel usager est terminée, on se déconnecte en tant

qu’administrateur et on se connecte par le compte du nouvel usager. L’usager rejoint le site.

- 61 -

3.4.Attribuer les rôles aux utilisateurs

Pour la première fois, l’utilisateur est considéré comme un simple lecteur du site,

l’administrateur lui seul qui a le droit d’attribuer les rôles aux différents utilisateurs selon leur

fonction et selon leurs taches dans l’organisme.

Les rôles procurent des droits particuliers à l’utilisateur pour un espace/ contenu donné. On

distingue quarte rôles dans le site d’Alfresco dont les droits sont résumés dans le tableau

suivant :

Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Voir tous les

espaces et

contenus

X

X

X

X

Mettre à jour

et éditer

X X

Ajouter des

contenus

X X X

Editer les

propriétés

X X

Gérer les

droits

X

S’approprier

un contenu

X

Tableau 5: les rôles attribués dans un espace Alfresco.16

Il est important de retenir que les rôles s’attribuent à un ou plusieurs utilisateurs sur les

espaces ou les contenus.

16

<http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> Consulté le 24/05/2012


- 62 -

Conclusion

Les organisations se trouvent de nos jours dans une situation particulière du point de

vue de la gestion de l'information en général et plus spécifiquement, de la gestion des

archives. Elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier

dont la maitrise pose un réel problème. Or une gestion inappropriée de ces documents actifs

aura des conséquences sur la fiabilité, l'intégrité ou l'exhaustivité des documents d'archives.

D’ailleurs, le mot archives peut désigner trois réalités très différentes : les documents (qui

font l’objet de la conservation), les services ou bureaux (dont la fonction est de gérer les

documents d’archives), et les locaux et bâtiments (dont la fonction est de conserver des

documents et de loger les services qui en sont chargés). Ainsi, on ne peut pas parler d’un

aspect et négliger l’autre vu leur étroite relation qui fait que la présence de ces trois éléments

en bon état fait preuve de l’application d’une bonne politique d’archivage et de gestion.

Ainsi, dans le présent travail, on a essayé de contourner l’ensemble des problèmes et

insuffisances en matière de gestion des archives du DAM, de les analyser, et de proposer

éventuellement des solutions afin de pouvoir gérer et conserver les archives dans des

situations optimales et favorables.

Ces propositions ont été concrétisées par l’élaboration d’un plan de classement, calendrier de

conservation et une application GED qui soutiendra la gestion et la communication des

études et calques du DAM. L’appui, l’aide et la disponibilité des fonctionnaires avec lesquels

on a travaillé nous a été d’une grande utilité dans la mesure où ça nous a permis d’acquérir

des connaissances sur une partie des archives technique d’un domaine aussi large que

l’agriculture et de détecter le dysfonctionnement des deux dépôts d’archives du département

et ainsi d’élaborer et de mettre à leur dispositions les éléments essentiels d’une politique

d’archivage qu’on estime qu’elle a été être à la hauteur des attentes des fonctionnaires du

DAM, a répondu à l’ensemble de leurs besoins en matière d’archives, et a été d’une grande

utilité dans les processus de travail notamment dans la prise de la bonne décision au bon

moment.

- 63 -

Bibliographie & webographie Monographie

Association des archivistes français. Archives privées : un patrimoine méconnu.

Paris : 2005.

Harache, Christine. Launet, Martine. Les guides pratiques : organiser et faire vivre le

classement. France : Esf, 2000.

Organisation des nations unies pour l’éducation, la science et la culture. Evaluation et

tri des documents informatiques en archivistique : une étude RAMP, accompagnée de

principes directeurs. Paris, 1986.

Durand, Claude. Durand-Evard, Françoise. Guide pratique à l’usage de l’archiviste-

Documentaliste : un exemple concret, les communes. Paris : Cedex, 1987.

Favier, Jean. La pratique archivistique française. Paris, 1993.

Les archives des administrations centrales : conseils pratiques. 1979

Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion électronique documentaire. Paris :

Dunod, 2004.

Chabin, Marie-Anne. Rietsch, Jean-Marc. Dématérialisation et archivage

électronique : mise en œuvre de l’ILM. Paris : Dunod, 2006.

Couture, Carol. L’archivistique : une science de l’information en plein essor : recueil

de textes. Montréal : Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l’information,

1985.

Le concept d’archives et les frontières de l’archivistique : actes. Paris : imprimante

nationale, 1963.

Travaux académiques

Tamraoui, hassna.2010 « Conception d’un centre de pré archivage au sein du

ministère de l’habitat, de l’urbanisme et de l’aménagement de l’espace ». Travail de

fin d’études du cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de l’information.

Rachdi, Hajar.2010 « conception d’un système de gestion électronique des documents

d’archives de l’entraide nationale ».Travail de fin d’études du cycle des informatistes.

Rabat. Ecoles des Sciences de l’Information.

Souhaili, Mohamed. 2011 « Analyse et conception d’un système GED pour la

direction des domaines ». Travail de fin d’études cycle des informatistes. Rabat.

Ecole des Sciences de l’Information.

Bouhda, Ali. 2006 « Evaluation des documents et dossiers relatifs à la gestion des

ressources humaines et élaboration d’un calendrier de conservation : cas de

l’ORMVA de Tafilalt ». Mémoire de troisième cycle. Rabat. Ecole des sciences de

l’information.

El Ouhabi, Touria. Naciri, El Hassania. 2011 « Audit de modernisation de la politique

d’archivage de Barid Al Maghrib par la conception et la mise en place d’un système

d’archivage électronique ». Projet de fin d’études cycle des informatistes. Rabat.

Ecole des Sciences de l’information.

- 64 -

Webographie

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15/04/2012

<http://www.piloter.org/techno/gestion-de-la-connaissance/projet-ged.htm>

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http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-un-archiviste Consulté le 04/05/2012

< http://www.prestataires.com/dossiers/ged.asp> Consulté le 20/04/2012

<http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms-

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<http://www.prestataires.com/dossiers/groupware.asp> Consulté le

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<http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaire-

methodologie.htm> Consulté le 20/04/2012

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<http://www.imetaux.net/cfao/documents/ged-mb2i.pdf> Consulté le

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<http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf

Consulté le 24/05/2012.

<http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consulté

le 23/05/2012.

<http://actualites.epfl.ch/modules/smartpdf/files/1ed5575a6e74e13f035d3cf9e

de77f14.pdf> Consulté le 30/03/2012.

<http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms-

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<http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supportsdecours_attachments/2-

Archives.ppt.pdf> Consulté le 17/05/2012.

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http://www.archivsystem.fr/archivage-electronique.aspx

http://www.piloter.org/techno/gestion-de-la-connaissance/projet-ged.htm

http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-un-archiviste

http://www.prestataires.com/dossiers/ged.asp

http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms-ged.shtml


http://www.prestataires.com/dossiers/groupware.asp

http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaire-methodologie.htm

http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaire-methodologie.htm

http://www.imetaux.net/cfao/documents/ged-mb2i.pdf


http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html

http://actualites.epfl.ch/modules/smartpdf/files/1ed5575a6e74e13f035d3cf9ede77f14.pdf

http://actualites.epfl.ch/modules/smartpdf/files/1ed5575a6e74e13f035d3cf9ede77f14.pdf



http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supportsdecours_attachments/2-Archives.ppt.pdf

http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supportsdecours_attachments/2-Archives.ppt.pdf

http://ngominh.zevillage.org/files/GED.pdf

- 65 -

ANNEXES

- 66 -

- 67 -

Périmètre du Gharb

Première tranche

d’irrigation

Seconde tranche

d’irrigation

Beht Troisième tranche d’irrigation

Beht Central

Beht Ouest

Beht

Est

TTI

Est

TTI

Zone

Côtière

TTI

Zone

Centrale

TTI

Casier

Sud

Z5+Z6

- 68 -

Exemple de bordereau de versement

Bordereau de versement

Nom du service versant : ……

N° de téléphone du responsable : ……

Nombre d’articles : ……

Date de versement : ……

Type de documents : ……

Numéro

d’ordre

Description

du dossier

Dates

extrêmes

Communicabilité Année

d’élimination

Cote au

niveau du

dépôt

d’archives

…… …… …… …… …… ……

Signature

du service

versant :

Signature du

dépôt

d’archives :

Exemple formulaire d’inventaire des études

Titre de l’étude Tranche Zone Mission Année Contenus

….. …. ….. …. ….. ……….

Exemple formulaire d’inventaire des calques

N° d’ordre Nomenclature des calques N° du calque

- 69 -

Exemple de bordereau d’élimination

Désignation

des articles ou

dossiers

(1)

Nombre

d’articles

(2)

Date

d’élimination

Observations

(1) Les documents désignés pour l’opération d’élimination

(2) Le nombre de documents versés pour éliminer

Exemple de calendrier de conservation

N° de

règle

Titre

Document/

Dossier

Ex. Pr/

Sc.

(1)

Sup.

(2)

Règles de conservation Remarques

AC S A I N

(1) Exemplaire principale ou secondaire

(2) Support du document ( papier ou électronique)

E = Elimination

C= Conservation

Ech= Echantillonnage

888= Conserver jusqu’au dénouement ou règlement final

999= Conserver jusqu’à la production d’une nouvelle version

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Exemple de fiche de prêt

Fiche de prêt

Service :

Titre de document :

Date de retour :

Emprunté par :

Date :

Signature de l’emprunteur:

Exemple de fiche fantôme

Description du dossier

Cote du dossier :

Service :

Nom de

l’emprunteur

Date de retour

Signature

La fiche fantôme remplace physiquement le document afin de rappeler son

emprunt.

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