QuadraLiaisonsBancaires Sommaire - · PDF file• EBICS TS (TS = Transport et Signature) est dédié à l'envoi des fichiers de paiement vers les banques. Il permet

QuadraLiaisonsBancaires Révision septembre 2017 1/54

QuadraLiaisonsBancaires

(révision septembre 2017)

SSoommmmaaiirree

1. PRESENTATION DE QUADRALIAISONSBANCAIRES ........... .......................................................................... 3

1.1 PRESENTATION DES ECHANGES AVEC LES BANQUES .............................................................................................. 3

Protocole EBICS ............................................................................................................................................................. 3 Format des fichiers bancaires : CFONB et SEPA ......................................................................................................... 3

1.2 ECHANGES INTERBANCAIRES VIA EBICS - PRE-REQUIS ......................................................................................... 4

1.3 PORTAILS JEDECLARE.COM ET ASPONE.FR - PRE-REQUIS A LA RECEPTION DE RELEVES PAR MAIL ..................... 4 1.4 PORTAIL JEDECLARE.COM - PRE-REQUIS A LA RECEPTION DE RELEVES VIA LES WEBSERVICES .......................... 4 1.5 LANCER QUADRALIAISONSBANCAIRES .................................................................................................................. 5

Créer le raccourci sur le bureau Windows .................................................................................................................... 5

Créer le raccourci dans la barre d'outils QuadraBureau .............................................................................................. 6

1.6 L'ECRAN D'ACCUEIL QUADRALAISONSBANCAIRES ................................................................................................ 6

2. METTRE EN ŒUVRE UN CONTRAT EBICS ........................................................................................................ 9

2.1 ETAPE PREALABLE FACULTATIVE (SELON CONFIGURATION RESEAU) : PARAMETRER LE SERVEUR PROXY ......... 10 2.2 PARAMETRER LE SERVEUR BANCAIRE (HOSTID ET URL) ..................................................................................... 10

2.3 PARAMETRER LE CONTRAT EBICS (PARTNER ID) ................................................................................................. 11

2.4 PARAMETRER L'UTILISATEUR EBICS (USER ID) .................................................................................................... 11

2.5 GENERER LES CERTIFICATS UTILISATEUR ............................................................................................................. 12 2.6 ENVOYER LES CERTIFICATS UTILISATEUR A LA BANQUE (ENVOI DEMATERIALISE ET IMPRESSION PAPIER) ........ 12 2.7 RECEPTIONNER LES CERTIFICATS "SERVEUR" (ETAPE DIFFEREE DU PARAMETRAGE DU CONTRAT EBICS) .......... 14 2.8 SPECIFICITES DU CONTRAT EBICS TS ................................................................................................................... 14

Installation du token sur le système (exemple avec le certificat K SIGN d'OPENTRUST) ......................................... 15 Paramétrage du token dans QuadraLiaisonsBancaires ............................................................................................... 15

Paramétrage d'un contrat EBICS TS ............................................................................................................................ 16 Envoi des certificats à la banque .................................................................................................................................. 16 Contrats EBICS TS multi-signataires ........................................................................................................................... 17

2.9 RENOUVELLEMENT DES CERTIFICATS CLIENT ET BANQUE .................................................................................. 17

Préambule (rappels) ..................................................................................................................................................... 17 Renouvellement des certificats utilisateurs .................................................................................................................. 17 Renouvellement des certificats des serveurs bancaires ............................................................................................... 19

3. RECUPERER LES RELEVES DE COMPTES ...................................................................................................... 20

3.1 ETAPE PREALABLE : PARAMETRER LES RELEVES DE COMPTE ATTENDUS ............................................................. 20 Dossier comptable et journal de banque ...................................................................................................................... 21 Mandats ETEBAC/EBICS (contexte QuadraExpert).................................................................................................... 21

3.2 RECUPERER ET INTEGRER LES FICHIERS DE RELEVES ........................................................................................... 21

Présentation de l'écran et Lancement du traitement .................................................................................................... 22

Récapitulatif des opérations effectuées ........................................................................................................................ 23 3.3 IMPORT MONEY .................................................................................................................................................... 23

3.4 LE JOURNAL DES TRANSFERTS .............................................................................................................................. 24 Présentation du Journal des transferts......................................................................................................................... 24 Fonction de Recherche des fichiers des clients sortis .................................................................................................. 24

4. TRAVAILLER SUR LES RELEVES BANCAIRES .............................................................................................. 25

4.1 LISTE DES RELEVES EN ATTENTE DE SAISIE DANS QUADRALIAISONSBANCAIRES ............................................... 25

Préambule ..................................................................................................................................................................... 25 Entrée sur les relevés en attente de saisie, signalement de fichiers "en conflit" ......................................................... 26

Informations de la colonne "Remarques" ..................................................................................................................... 26 Dossier comptable protégé par une clé d'accès ........................................................................................................... 27

Accès aux relevés de LCR associés aux relevés de compte .......................................................................................... 27


Accès aux relevés orphelins .......................................................................................................................................... 27 Accès aux relevés archives ........................................................................................................................................... 27 Suivi des chèques .......................................................................................................................................................... 28

4.2 SAISIE SUR UN RELEVE .......................................................................................................................................... 28

Présentation du relevé .................................................................................................................................................. 29 Imputation des lignes du relevé .................................................................................................................................... 29 Imputations multiples manuelles .................................................................................................................................. 30 Attacher une pièce jointe à un mouvement ................................................................................................................... 30 Exclure un mouvement du relevé .................................................................................................................................. 30 Imputations comptables automatiques avec clés de reconnaissance ........................................................................... 31

Demande d'information par mail ................................................................................................................................. 34 Génération des écritures comptables ........................................................................................................................... 34

4.3 INTEGRER UN RELEVE DANS UN RAPPROCHEMENT BANCAIRE ............................................................................. 38 Option de fusion des relevés pour le rapprochement bancaire .................................................................................... 38

Appeler le relevé de banque ......................................................................................................................................... 38 Exploiter les codes opérations interbancaires ............................................................................................................. 39

Lancer le rapprochement automatique......................................................................................................................... 39 Autres fonctionnalités ................................................................................................................................................... 40

5. EMETTRE DES FICHIERS BANCAIRES ............................................................................................................. 41

5.1 PRE-REQUIS ........................................................................................................................................................... 41 Paiements SEPA et coordonnées bancaires au format IBAN....................................................................................... 41

Paramétrer les transferts Ebics dans QuadraLiaisonsBancaires ................................................................................ 41

5.2 PREPARER LES VIREMENTS SEPA DANS LES APPLICATIFS QUADRATUS .............................................................. 42 Format des fichiers de virement SEPA et Options bancaires contractuelles............................................................... 42

Virements salariés dans QuadraPaie ........................................................................................................................... 42 Virements fournisseurs dans QuadraCompta............................................................................................................... 42

Virements notes de frais dans QuadraGI ..................................................................................................................... 43 Validation de la génération (dans tous les applicatifs) ................................................................................................ 43

Conversion SEPA manuelle .......................................................................................................................................... 44 5.3 GENERATION DE FICHIERS DE PRELEVEMENTS SEPA .......................................................................................... 44

Préambule ..................................................................................................................................................................... 44 Options bancaires contractuelles ................................................................................................................................. 44 Génération d'un fichier de prélèvements ...................................................................................................................... 45

5.4 ENVOI D'UN FICHIER DE PAIEMENTS ..................................................................................................................... 45 Contrat EBICS T ........................................................................................................................................................... 45 Contrat EBICS TS, Signature des fichiers à émettre .................................................................................................... 46

Contrat EBICS TS, Envoi du fichier signé ................................................................................................................... 47 5.5 LE JOURNAL DES ENVOIS ...................................................................................................................................... 47

5.6 RETOUR SUR ENVOIS (OPERATION DE REPORTING OU ACCUSE DE RECEPTION BANCAIRE AU FORMAT XML)..... 48

6. ANNEXES TECHNIQUES ........................................................................................................................................ 49

6.1 STOCKAGE DES DONNEES DES RELEVES BANCAIRES ............................................................................................ 49

Les données bancaires pour la saisie des relevés ........................................................................................................ 49

Le correcteur de fichiers QE2/QET.............................................................................................................................. 49 Suppression des archives Etebac .................................................................................................................................. 50

6.2 AUTOMATISER LA RECUPERATION DES RELEVES BANCAIRES .............................................................................. 51

QxChange, l'outil de planification des tâches de Quadratus ....................................................................................... 51

Le planificateur Windows ............................................................................................................................................. 51 Arguments optionnels ................................................................................................................................................... 51 Etapes du traitement en automatique ........................................................................................................................... 52

6.3 TRANSFERTS INTERSITES DE RELEVES BANCAIRES ............................................................................................... 52

6.4 CONTEXTE QUADRAWEBEXPERT, ASSOCIER LES CLIENTS DU CABINET COMPTABLE AU SUIVI DES RELEVES .... 53 Paramétrer les droits de l'utilisateur des QuadraWebServices ................................................................................... 53

Compléments Ebics ....................................................................................................................................................... 53 Saisie Ebics ................................................................................................................................................................... 53


1. Présentation de QuadraLiaisonsBancaires Disponible dans les gammes QuadraExpert et QuadraEntreprise, le module QuadraLiaisonsBancaires permet :

• La récupération des relevés bancaires fournis par les banques. Les mouvements des relevés peuvent alors alimenter les dossiers comptables QuadraCompta :

⇒ Ecritures comptables correspondantes dans les journaux de banque,

⇒ Pointage automatique des rapprochements bancaires.

• L'envoi aux banques des fichiers issus des applications Quadratus (virements, prélèvements, LCR).

⇒ QuadraPaie (virements des salaires et des acomptes),

⇒ QuadraFact (LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs),

⇒ QuadraCompta (LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs),

⇒ QuadraGI (LCR et prélèvements clients, virements de notes de frais des collaborateurs).

1.1 Présentation des échanges avec les banques

PROTOCOLE EBICS

La liaison directe avec les serveurs bancaires s'effectue aujourd'hui via le protocole de communication EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), qui permet des échanges sécurisés via internet. Les banques proposent 2 types de contrats EBICS :

• EBICS T (T = Transport) suffit pour réceptionner les relevés fournis par les banques. Il permet aussi l'envoi de fichiers aux banques à condition que l'émetteur des fichiers valide son envoi par un autre canal (fax par exemple).

• EBICS TS (TS = Transport et Signature) est dédié à l'envoi des fichiers de paiement vers les banques. Il permet d'intégrer aux fichiers transmis, la signature numérique des personnes habilitées à effectuer les opérations bancaires. Avec EBICS TS, l'émetteur doit donc disposer d'un certificat de signature personnelle.

• Pour la collecte des relevés, il est aussi possible :

⇒ d'intégrer les relevés envoyés par le portail JeDeclare.com (échanges mail ou WebServices),

⇒ de convertir des fichiers au format Money (OFC ou OFX avec présence du RIB).

FORMAT DES FICHIERS BANCAIRES : CFONB ET SEPA

Les relevés de compte envoyés par les banques sont des fichiers au format CFONB inchangé depuis plusieurs années. Concernant les fichiers envoyés aux banques, plusieurs normes coexistent CFONB et SEPA (Single Euro Payments Area) commun aux pays européens.

• Le format SEPA remplace le format national CFONB pour les virements et prélèvements depuis le 1er février 2014 (les entreprises et les banques ont toutefois pu différer leur passage à SEPA jusqu’au 1er août 2014).

• Les virements SEPA sont gérés dans les applicatifs Quadratus depuis novembre 2011 et les prélèvements SEPA depuis décembre 2013.

• Concernant les prélèvements, la migration SEPA a nécessité l'aménagement des applicatifs QuadraGI, QuadraFact et QuadraCompta et le développement du module QSepa dédié à la gestion des mandats autorisant les prélèvements.


1.2 Echanges interbancaires via EBICS - Pré-requis

Les échanges interbancaires via Ebics impliquent nécessairement une connexion internet et des relations contractuelles avec chacune des banques qui gèrent les comptes bancaires concernés.

• Les contrats Ebics sont établis entre un "utilisateur" et un établissement bancaire.

• La mise en œuvre d'un contrat EBICS-T dans QuadraLiaisonsBancaires nécessite 3 étapes préliminaires :

⇒ A la conclusion d'un contrat Ebics, la banque envoie à son client les informations qui permettront la connexion au serveur bancaire. Ces informations sont à paramétrer dans QuadraLiaisonsBancaires : création de l'établissement bancaire avec ses caractéristiques "Host ID" et "Url" ; création du contrat Ebics (Partner ID) ; création de l'utilisateur du contrat (User ID).

⇒ A la création de l'utilisateur, QuadraLiaisonsBancaires crée les 3 certificats (Authentification, Chiffrement, Signature) qui assurent l'authenticité du contrat Ebics et permet d'imprimer les 3 lettres à envoyer à la banque (par courrier ou fax) pour qu'elle contrôle la validité de ces certificats.

⇒ Lorsque la banque a validé les certificats de connexion de l'utilisateur, QuadraLiaisonsBancaires permet de récupérer les certificats du serveur bancaire.

• Pour un contrat EBICS-TS,

⇒ Les certificats de signature personnelle sont délivrés à l'utilisateur par une autorité de certification (Cf. liste diffusée par le CFONB, le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaire),

⇒ Chaque signataire reçoit un "token" USB contenant son certificat de signature personnelle (la même clé de signature pouvant être utilisée avec plusieurs banques)

⇒ L'utilisateur devra placer son token USB sur son système à l'envoi des fichiers avec QuadraLiaisonsBancaires.

1.3 Portails JeDeclare.com et ASPOne.fr - Pré-requi s à la réception de relevés par mail

Les portails JeDeclare.com et ASPOne.fr proposent des abonnements permettant de récupérer les fichiers fournis par les banques. Selon les accords signés entre le portail et les banques, les démarches de l'utilisateur peuvent être simplifiées (suppression par exemple de l'obligation pour l'utilisateur d'ouvrir un compte à chacune des banques).

• Un poste de travail équipé d'un client de messagerie du type Windows Live Mail, doit être dédié à QLBancaires.

⇒ Le compte JeDeclare.com ou ASPOne.fr est à créer dans le client de messagerie.

⇒ Le poste de travail ne peut pas être le serveur de communication utilisé par les modules "Gestion centralisée de la messagerie" et "Gestion inter-sites", mais il peut assurer l'envoi et la réception des messages EDI (liasses fiscales EDI-TDFC, déclarations EDI-TVA ou DUCS EDI…).

⇒ Les relevés sont en pièce jointe des mails envoyés par le portail. Au lancement de la fonction de récupération des relevés, QuadraLiaisonsBancaires inspecte la boîte de réception d'Outlook Express ou Windows Live Mail et intègre les relevés. Les mails du portail passent alors automatiquement dans la boîte des éléments supprimés.

1.4 Portail JeDeclare.com - Pré-requis à la récepti on de relevés via les WebServices

Les relevés envoyés par JeDeclare.com peuvent aussi être réceptionnés via les WebServices du portail.


• Le ou les comptes doivent alors être décrits au menu "Paramétrage" de QuadraLiaisonsBancaires.

⇒ Le mot de passe peut comporter jusqu'à 20 caractères.

⇒ La colonne "Activer" renseignée à "O" conditionne le traitement du ou des comptes à l'intégration des relevés.

La rubrique "Début relevé" permet de commencer la collecte des relevés via les WebServices à une date donnée.

⇒ Elle évite la récupération de fichier en doublon, si la collecte auprès du portail, s'effectuait jusque là par mail.

⇒ Elle est exploitée pendant 90 jours pour rapatrier les seuls relevés non encore téléchargés.

⇒ Au-delà de 90 jours, cette date qui ne présente plus d'intérêt, est automatiquement remise à blanc. QuadraLiaisonsBancaires retrouve alors son fonctionnement "par défaut" : lors de la demande de réception qui suit, seuls les relevés non encore récupérés sur les 30 derniers jours seront téléchargés (Cf. Portail JeDeclare.com, relevés avec le paramètre "flagstatutPiece" = "00").

1.5 Lancer QuadraLiaisonsBancaires

Les collaborateurs chargés du suivi QuadraLiaisonsBancaires peuvent installer manuellement l'icône de lancement sur son bureau Windows ou dans sa barre d'outils QuadraBureau.

• Le poste de travail du collaborateur doit être équipé d'une connexion internet pour les liaisons aux serveurs bancaires via EBICS ou au portail JeDeclare via les WebServices, d'Outlook Express ou Windows Live Mail en cas de réception de mails envoyés par les portails JeDeclare.com ou ASPOne.fr.

CREER LE RACCOURCI SUR LE BUREAU WINDOWS

• Pour créer manuellement l'icône de lancement, le plus simple est d'exploiter un raccourci existant, par exemple le raccourci QuadraBureau :

⇒ Cliquer sur l’icône de QuadraBureau avec le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel et choisir "Copier".

• Positionner la souris à l’endroit souhaité, ré-ouvrir le menu contextuel et choisir "Coller le raccourci".

• Le nouveau raccourci est appelé automatiquement "Copie de QuadraBureau" ou "QuadraBureau(2)". Pour le renommer, ré-ouvrir le menu contextuel et choisir "Renommer".

• Pour changer le nom du programme, ouvrir le menu contextuel par clic droit et choisir "Propriétés".

⇒ A la rubrique cible, repérer le nom QBureau2.exe et le remplacer par QET3.exe.

⇒ Le début de la ligne doit correspondre à \Quadra\pgm32\QET3.exe précédé du chemin réseau.

• Il reste à changer l’icône du raccourci en cliquant sur le bouton <Changer d'icône…>.


• Cliquer sur le bouton <Parcourir…>.

.

⇒ Rejoindre le répertoire \Quadra\Pgm32\. Rechercher et sélectionner QET3.exe.

⇒ Cliquer sur <Ouvrir> puis sur <Ok> au retour sur la fenêtre "Changer d'icône".

CREER LE RACCOURCI DANS LA BARRE D 'OUTILS QUADRABUREAU

• Dans QuadraBureau, le choix "Paramétrage de la barre d'outils" du menu "Paramètres" permet à l'utilisateur d'ajouter les raccourcis vers les programmes de son choix.

• Les rubriques "Chemin" et "Ligne de commande" permettent respectivement de localiser le programme QET3.exe et de préciser le chemin au fichier d'implantation.

⇒ Ci-contre, un exemple de saisie des 2 rubriques dans une configuration réseau.

• Le raccourci est présent à droite de la barre d'outils après un nouveau lancement de QuadraBureau :

1.6 L'écran d'accueil QuadraLaisonsBancaires

Les fonctions sont présentées sur différents menus. Les fonctions les plus couramment utilisées sont également accessibles via les boutons de la barre d'outils :

Paramétrage des relevés de comptes attendus (Cf. Menu Paramétrage)

Récupération des relevés de compte (Cf. Menu Transferts)

Import Money (Cf. Menu Transferts)

Journal des transferts (Cf. Menu Transferts)

Relevés en attente de saisie (Cf. Menu Saisie)


• Au menu "Paramétrages",

⇒ Les 5 premiers choix permettent de décrire les contrats Ebics conclus avec les banques et de mettre en œuvre les liaisons internet avec les serveurs bancaires.

⇒ Le 6ème choix intéresse les cabinets comptables abonnés au portail Jedeclare qui récupèrent les relevés via les WebServices.

⇒ Le dernier choix permet de décrire les comptes bancaires concernés par la collecte des relevés.

• Au menu Transferts,

⇒ Les 4 premiers choix concernent la récupération des relevés de comptes.

⇒ Les 4 derniers choix lancent l'applicatif "Quadratus Transferts EBICS" qui gère l'envoi aux banques de fichiers de paiements (virements, prélèvements).

• Le menu "Saisie" donne accès aux relevés en attente de saisie.

• Le menu "Eléments permanents" donne accès aux fiches QuadraClient.

• Le menu "Outils" permet de définir des options de traitement et de lancer des fonctions utilitaires.

⇒ Les fonctions "Correcteur de fichiers QE2/QET" et "Recherche des fichiers des clients sortis" concernent la collecte des relevés.

⇒ La fonction "Conversion SEPA manuelle" peut concerner les fichiers de paiements de type virement.

⇒ Les différentes options de traitement sur les relevés sont décrites dans les sections correspondantes de cette documentation.


• Les menus et les boutons de la fenêtre "Quadratus Transferts EBICS" sont dédiés à l'envoi des fichiers de paiements.

Contrats EBICS TS, paramétrage des tokens

Contrats EBICS TS, génération des signatures sur les fichiers de paiements

Emission des fichiers

Journal des émissions


2. Mettre en œuvre un contrat Ebics

Pré-requis : Choisir un poste de travail équipé d'une connexion internet et se munir du document bancaire.

• Le paramétrage des contrats Ebics s'effectue en plusieurs étapes :

⇒ Description de la banque (serveur bancaire) puis du contrat,

⇒ Description de l'utilisateur, création des certificats "utilisateur" envoyés immédiatement à la banque via internet,

⇒ Récupération des certificats "serveur" (étape différée également effectuée par internet).

• Ce paramétrage implique d'avoir en main les documents contractuels reçus des banques. En voici 3 exemples.

• En effet, à la conclusion d'un contrat Ebics, la banque envoie les informations nécessaires à la connexion internet.

Type d'information Signification Exemple

par banque Host ID Identifiant de la banque (BIC) CMBRFR2BXXX (Crédit Mutuel)

url banque Adresse internet https://www.arkea.com/EbicsServerV1/EbicsServerV1

par contrat Ebics Partner ID (ou Customer ID) Identifiant du contrat QUADRATUSTEST

par utilisateur du contrat User ID Identifiant de l'utilisateur QUADRATUSTEST

⇒ Ces informations sont à paramétrer dans QuadraLiaisonsBancaires : création de l'établissement bancaire avec ses caractérisques "Host ID" et "Url"), création du contrat Ebics (Partner ID) et de l'utilisateur du contrat (User ID)

⇒ A noter qu'il peut y avoir plusieurs utilisateurs par contrat.


2.1 Etape préalable facultative (selon configurati on réseau) : paramétrer le serveur proxy

• Au menu "Paramétrage", choisir "Ebics – Proxy" si les accès internet du site sont gérés par un serveur Proxy.

• Les informations à renseigner (adresse, port, login et mot de passe sont à obtenir auprès de l'administrateur réseau).

2.2 Paramétrer le serveur bancaire (HostID et url)

• Saisir le "HostID" (identifiant de la banque) en respectant rigoureusement le code donné dans les paramètres de connexion envoyés par la banque.

⇒ La saisie du nom est libre. Il est repris sur l'écran de récupération des relevés.

⇒ Le n° de fax est exploité à l'envoi des certificats utilisateurs à la banque (Cf. Etape 4.3).

• Saisir l'Url de la banque (adresse internet du serveur bancaire), tel qu'il figure dans les paramètres de connexion envoyés par la banque.

• Cliquer sur <Sauver> puis sur le bouton <Tester le serveur bancaire>.

• Si la connexion est établie, le message "Serveur bancaire fonctionnel" s'affiche. Cliquer sur <Ok> pour poursuivre le paramétrage.

• Dans le cas contraire, un numéro d'erreur (non explicite) est renvoyé. Il convient de :

⇒ vérifier que les informations enregistrées dans QuadraLiaisonsBancaires sont conformes à celles fournies sur le document bancaire.

⇒ s'assurer sur un site équipé d'un firewall, que le port 443 est ouvert (pour permettre les connexions sécurisées),

⇒ contacter la banque pour s'assurer que le serveur bancaire est en service.

• Sur certains postes de travail (Vista par exemple), il est possible de rencontrer le message d'erreur ci-contre. Il convient alors de :

⇒ vérifier que le fichier aoEbicsLib.dll se trouve bien dans le répertoire des programmes Quadratus (\quadra\pgm32\).

⇒ mettre à jour le poste de travail local en installant le package Microsoft (valable pour Windows 2000 Service Pack 4, Windows Server 2003, Windows Vista et Windows XP), téléchargeable sur le site de Microsoft à l'adresse :

http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=9b2da534-3e03-4391-8a4d-074b9f2bc1bf


2.3 Paramétrer le contrat Ebics (Partner ID)

• Sélectionner la banque par son "HostID".

• Créer le "PartnerID" (identifiant du contrat) en respectant rigoureusement le code donné dans les paramètres de connexion envoyés par la banque.

⇒ La désignation est libre.

2.4 Paramétrer l'utilisateur Ebics (User ID)

• Sélectionner la banque par son "HostID" et le contrat par son "PartnerID", puis le "UserID" (identifiant de l'utilisateur) en respectant rigoureusement le code donné dans les paramètres de connexion envoyés par la banque.

• La saisie du nom est libre. Il est repris sur l'écran de récupération des relevés.

• A la validation du nom de l'utilisateur, l'onglet "Relevés de compte" s'affiche pour permettre :

⇒ d'indiquer le type des relevés prévus au contrat (le choix "Relevés de comptes" est coché par défaut),

⇒ de spécifier le ou les suffixes utilisés par la banque pour décrire le format des fichiers qu'elle envoie.

Les suffixes les plus couramment utilisés sont proposés par défaut.

• Remarques :

⇒ La réception des relevés de LCR est intéressante pour détailler les mouvements du type "Domiciliations d'effets" (code opération 07) des relevés de compte.

⇒ La réception de fichiers de Prélèvements rejetés est intéressante dans le contexte QuadraExpert. Elle permet au cabinet comptable de récupérer les impayés de ses clients (comptes bancaires pour lesquels il est mandaté).

• L'onglet "3 : Envoi de fichiers" concerne le format des fichiers de paiements transmis à la banque et le format du fichier PSR éventuellement retourné par la banque.

• Spécifier si nécessaire, le ou les suffixes attendus par la banque.

• Pour les virements SEPA, 2 caractères permettent d'indiquer le canal de diffusion spécifique attendu par la banque. Par défaut, l'information est à laisser à blanc. Elle est sans rapport avec les versions "pain.001.001.02" et "pain.001.001.03" du fichier de virements SEPA qui cohabitent aujourd'hui.

• Cliquer sur le bouton <Sauver> avant de passer à la génération des certificats.


2.5 Générer les certificats utilisateur

• Revenir en modification de l'utilisateur Ebics et activer le bouton <Générer les certificats>.

⇒ Il s'agit des 3 certificats utilisateur qui devront être envoyés à la banque à la fois au format papier et au format dématérialisé.

⇒ Ils sont d'abord créés et stockés dans les données Quadratus. Il s'agit des certificats d'authentification, de chiffrement et de signature du transport.

• La fin de l'opération est signalée par le message "Génération des certificats effectuée avec succès". Cliquer sur <Ok> pour poursuivre le paramétrage.

⇒ L'étape d'initialisation "Générer les certificats" est marquée d'une coche verte.

Information technique La génération des certificats utilisateur s'effectue sans échange avec le serveur bancaire (donc sans utilisation de la Dll Ebics). Les certificats utilisateurs sont créés par l'outil de chiffrement openssl, localisé dans le répertoire \pgm32\ebics\openssl\. Si un message signale "Openssl manquant", il convient de reprendre l'installation de qmajqet3.exe

2.6 Envoyer les certificats utilisateur à la banqu e (envoi dématérialisé et impression papier)

• Cliquer sur le bouton <Envoyer les certificats> pour effectuer l'envoi dématérialisé via internet.

• L'impression papier devra être ensuite effectuée puisque les 2 modes d'envoi, dématérialisé et papier (courrier ou fax) sont exigés par les banques pour valider les certificats.

Informations techniques L'envoi des certificats utilisateur utilise le fichier aoEbicsLib.dll (Dll Ebics) situé dans le répertoire \pgm32\. Il correspond à 2 étapes (sur 3) de l'initialisation du compte Ebics : 2 ordres consécutifs sont adressés au serveur bancaire : * INI : émission vers le serveur bancaire du certificat de signature. * HIA : émission vers le serveur bancaire des certificats d’authentification et de chiffrement. Si les certificats ne sont pas conformes au format attendu, le serveur bancaire retourne une erreur. Exemple : 091209 "Certificat pas encore valide". Il convient alors d'attendre quelques minutes avant de recommencer l’étape.

• Après l'envoi dématérialisé des certificats, le bouton devient <Générer les lettres>. Les lettres correspondent :

⇒ Aux 3 certificats (avec un feuillet par certificat),

⇒ éventuellement à la lettre ou fax d'accompagnement.


• Renseigner la fenêtre des paramètres d'édition.

⇒ En cas d'impression de la lettre fax, compléter les renseignements utiles à la banque (téléphone, fax, mail) lorsqu'elle voudra faire part de la validation des certificats.

• Avant de lancer l'édition, vérifier que l'imprimante dispose de papier. Si nécessaire, différer l'envoi des certificats en cliquant sur le bouton <Annuler Etape>.

• Cliquer sur <Oui> pour lancer l'impression. La fin de l'opération est signalée par le message :

• En cas de problème d'impression, l'envoi papier reste possible en localisant manuellement les certificats stockés dans les données Quadratus (\database\ebics\HostID\PartnerID\UserID\).

• Exemple d'édition papier du fax d'accompagnement et des 3 certificats.

• Les 3 certificats portent les noms suivants :

⇒ cerAuth.pem

⇒ cerCryp.pem

⇒ cerSign.pem

• Les 3 certificats rééditables portent les noms suivants :

⇒ LettreAuth.txt

⇒ LettreCryp.txt

⇒ LettreSign.txt


2.7 Réceptionner les certificats "serveur" (étape d ifférée du paramétrage du contrat Ebics)

Attention : La récupération des certificats serveur n'est pas immédiate. Elle s'effectue obligatoirement à l'initiative de la banque, après un délai variable. La banque indique alors (par contact téléphonique, fax, mail…) que :

⇒ les 3 certificats utilisateur ont été validés par la banque,

⇒ les 2 certificats serveur générés par la banque peuvent être récupérés par l'utilisateur.

• Revenir en modification de l'utilisateur Ebics et activer le bouton <Certificats du serveur bancaire>.

⇒ La réussite de l'opération est signalée par le message :

⇒ Cliquer sur <Ok>.

• Le paramétrage du contrat EBICS et du compte utilisateur associé est terminé.

Informations techniques

La réception des certificats "serveur" termine la phase d'initialisation du compte Ebics en envoyant l'ordre : * HPB = récupération des certificats du serveur bancaire "Authentification" et "Chiffrement" (HPB est recevable uniquement si INI et HIA ont été effectués avec succès et les courriers d’initialisation acceptés par la banque.) En cas d'échec de l'opération, un n° d'erreur (non explicite) est renvoyé. Il convient alors de contacter la banque.

• Après le téléchargement des certificats de la banque, le bouton devient pour permettre de renouveler le téléchargement si la banque met à jour ses certificats (Cf. Section suivante).

• Un mot sur les fonctions de Réinitialisation et de Mise à jour. Leur utilisation doit rester exceptionnelle :

⇒ La réinitialisation peut être effectuée à la demande de la banque. Elle implique la reprise complète de toutes les étapes de création d'un contrat et d'un utilisateur EBICS.

⇒ La mise à jour concerne uniquement les certificats utilisateur. Elle peut être effectuée à l'initiative du site client s'il estime que la confidentialité des certificats n'est plus garantie, ou avant l'expiration de la durée de validité des certificats (5 ans).

2.8 Spécificités du contrat Ebics TS

Le contrat Ebics TS (TS = Transport et Signature) est dédié à l'envoi des fichiers de paiement vers les banques. Il permet d'intégrer aux fichiers transmis, la signature numérique des personnes habilitées à effectuer les opérations bancaires. Avec EBICS TS, l'émetteur doit donc disposer d'un certificat de signature personnelle.

• Les certificats de signature personnelle sont délivrés à l'utilisateur par une autorité de certification (Cf. Liste diffusée par le CFONB, le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaire).

⇒ Le certificat de signature personnelle est remis à son destinataire sur un "token" USB.

⇒ La même clé de signature peut être utilisée avec plusieurs banques, chaque contrat Ebics TS mentionnant les token remis aux signataires.


INSTALLATION DU TOKEN SUR LE SYSTEME (EXEMPLE AVEC LE CERTIFICAT K SIGN D'OPENTRUST)

• Télécharger le pilote du token sur le site internet de l'autorité de certification.

• Installer le pilote du token sur le système.

• Lors de l'installation, bien repérer le chemin d'implantation du pilote. Il sera utile à l'étape suivante.

PARAMETRAGE DU TOKEN DANS QUADRALIAISONSBANCAIRES

• Au menu "Paramétrages", activer le choix "Ebics TS – Tokens".


• Nommer librement le token,

• Puis localiser la "Dll" du token (la racine de l'implantation est celle indiquée lors de l'étape précédente).

• Pour les environnements 64 bits, les dll sont localisées dans le dossier réservé aux applications 32 bits dont la racine est : \Program Files (x86)\.

PARAMETRAGE D 'UN CONTRAT EBICS TS

• Pré-requis : Disposer du "token" USB et du contrat EBICS TS mentionnant les identifiants bancaires.

• Le paramétrage est identique à celui d'un contrat EBICS T jusqu'au paramétrage de l'utilisateur :

⇒ Au cadre "Mode", cocher "EBICS-TS".

⇒ Renseigner la ou les rubriques "Signataires" telles qu'elles sont mentionnées sur le contrat EBICS.

⇒ Rejoindre l'onglet 3 pour cocher les formats de fichiers autorisés au signataire.

ENVOI DES CERTIFICATS A LA BANQUE

• A l'étape de "Génération des certificats", la liste des certificats du token s'ouvre.

⇒ Sélectionner le certificat et cliquer sur <Extraire>.


CONTRATS EBICS TS MULTI-SIGNATAIRES

• Si le contrat EBICS-TS comporte plus de 2 signataires (avec éventuellement des formats de fichiers autorisés différents), poursuivre le paramétrage de la façon suivante :

⇒ Passer en création d'un nouvel utilisateur EBICS,

⇒ Rappeler l'utilisateur EBICS déjà créé pour le premier ou les 2 premiers signataires,

⇒ Cocher EBICS-TS au cadre "Mode".

• Deux nouvelles rubriques signataires sont disponibles.

• Sauvegarder la nouvelle fiche "Utilisateur" associée aux nouveaux signataires.

2.9 Renouvellement des certificats Client et Banque

PREAMBULE (RAPPELS)

Le protocole EBICS utilise des certificats électroniques pour sécuriser les échanges de données entre les banques et leurs clients. Pour garantir cette sécurité, les certificats doivent être renouvelés périodiquement. Ils comportent donc une date d’expiration.

• Trois certificats, dits "utilisateur" ou "client" ou encore "logiciel", sont créés par QuadraLiaisonsBancaires : Authentification / Chiffrement / Signature.

⇒ Dans la cadre d'un contrat Ebics T, la durée de validité des certificats est généralement de 5 ans.

⇒ Dans le cadre d'un contrat Ebics TS, un certificat de signature personnelle est délivré par un organisme de certification, à chaque utilisateur habilité à effectuer les opérations bancaires. Il est stocké sur un "token" USB, dont la durée de validité est généralement de 3 ans.

• Deux certificats dits "Banque" émanent du serveur bancaire : Authentification / Chiffrement. Ils sont récupérés par QuadraLiaisonsBancaires.

Les banques prennent l'initiative de renouveler les certificats de leur serveur EBICS. Elles peuvent adresser un courrier à leurs clients leur demandant de vérifier que leur solution de communication gère bien cette procédure de renouvellement. C'est le cas de QuadraLiaisonsBancaires.

La plupart des banques ont procédé au renouvellement de leurs certificats serveurs (pour une nouvelle durée de validité de 5 ans) au 2ème semestre 2014 ou en 2015.

Le renouvellement des certificats "Utilisateur" et "Banque" sont deux procédures distinctes.

RENOUVELLEMENT DES CERTIFICATS UTILISATEURS

Contrôle de la date d'expiration des certificats

• La date d'expiration est affichée sur la fiche de chaque utilisateur Ebics.

Dans le cadre d'un contrat Ebics TS, la date est donnée par signataire.


• Le choix "Dates d'expiration des certificats" du menu "Outils" donne par ailleurs une information globale sur l'ensemble des utilisateurs Ebics.

• La liste peut être exportée sous Excel (en cliquant sur le carré bleu affiché en haut à gauche du tableau ou via le raccourci clavier <Ctrl+Maj+F1>).

Contrat EBICS TS, étape préliminaire : mise à jour du certificat de signature sur un nouveau token USB

• Le renouvellement du certificat de signature (comme l'acquisition du certificat initial) s'effectue sur le site internet de l'organisme de certification.

⇒ A noter qu'il est nécessaire de se munir du token USB initial et d'un nouveau token.

• Il reste à effectuer la mise à jour des certificats "Utilisateur" dans QuadraLiaisonsBancaires.

⇒ Remarque : bien que la durée de validité du certificat de signature (3 ans) diffère de celle des certificats d'authentification et de chiffrement (5 ans), la mise à jour va concerner simultanément les 3 certificats.

Mise à jour des certificats utilisateur dans QuadraLiaisonsBancaires

• Le renouvellement des certificats est à réaliser avant d'atteindre la date butoir, en choisissant un moment opportun (une période où les échanges bancaires sont peu nombreux). Si la date butoir est dépassée, il est nécessaire de réinitialiser l'utilisateur Ebics.

• Cliquer sur le bouton et confirmer l'opération en tapant les 3 lettres du mot OUI.

• Les trois certificats sont renouvelés simultanément sans avoir à renvoyer les lettres d'initialisation.

Différences entre les procédures de Mise à jour et de réinitialisation de l'utilisateur

• A la différence de la mise à jour, la réinitialisation du USERID implique de reprendre toutes les étapes de la création de l'utilisateur Ebics, y compris :

⇒ La démarche administrative auprès de la banque.

⇒ L'envoi des lettres d'initialisation à la banque qui confirment la création des certificats "utilisateur".


RENOUVELLEMENT DES CERTIFICATS DES SERVEURS BANCAIRES

• Lorsqu'une banque procède au renouvellement de ses certificats, tous les postes clients en communication avec le serveur bancaire sont impactés simultanément et doivent mettre à jour les certificats serveurs.

• Le défaut de mise à jour des certificats de la banque se manifeste par le retour d'une erreur lors de la connexion au serveur pour récupérer ou envoyer des fichiers bancaires :

⇒ Exemple : erreur Ebics (091008) : Mise à jour des clés publiques de la banque nécessaire (Effectuer un HPB).

• Il convient alors de revenir en modification du paramétrage de l'utilisateur EBICS.

• L'activation du bouton permet alors de télécharger les certificats actualisés du serveur bancaire.


3. Récupérer les relevés de comptes

3.1 Etape préalable : paramétrer les relevés de com pte attendus

Ce paramétrage est nécessaire pour rattacher les fiches QuadraClient aux relevés réceptionnés. S'il n'est pas réalisé, les relevés réceptionnés seront "orphelins" c'est-à-dire sans client associé.

• Cliquer sur le bouton pour paramétrer les relevés de compte attendus.

• La fenêtre de paramétrage donne la liste de tous les comptes bancaires renseignés dans QuadraClient (chapitre "Intervenants, banques").

• Toutes les informations connues de QuadraClient et QuadraCompta sont affichées.

• Pour limiter la liste aux comptes d'une banque donnée, utiliser le bouton <Sélection d'une banque>.

• Le menu contextuel qui s'ouvre par clic droit sur chaque colonne, permet différentes actions (par exemple "Ajouter l'image du mandat"…).

• La gestion des comptes s'effectue avec les touches de clavier :

⇒ <Entrée> pour modifier un compte,

⇒ <Inser> pour créer un nouveau compte,

⇒ <Suppr> pour supprimer un compte.

• Dans le contexte QuadraExpert,

⇒ Les comptes sur lesquels le cabinet effectue le prélèvement automatique des règlements clients, sont marqués d'un triangle rouge et la suppression de ce type de compte n'est pas autorisée.

⇒ Le nom des clients sortis est affiché barré pour alerter l'utilisateur sur les démarches à entreprendre auprès des banques pour ne plus recevoir les relevés bancaires.

• La colonne "S/R" permet d'indiquer comment exploiter les relevés dans QuadraCompta.

⇒ S = Saisie Etebac / R = Rapprochement bancaire.

⇒ On retrouve l'information dans QuadraClient, Chapitre "Généralités", page 2, "Type gestion Etebac".


DOSSIER COMPTABLE ET JOURNAL DE BANQUE

• Le dossier QuadraClient et le dossier comptable doivent nécessairement porter le même numéro.

⇒ Une croix rouge dans la colonne "journal" signale l'absence du dossier comptable.

• La colonne "Journal" donne le code du journal associé au compte bancaire dans le dossier comptable. (journal du type "T" (= trésorerie) avec le compte de la banque à la rubrique "Compte de contrepartie".

⇒ Le journal est reconnu automatiquement si le RIB est renseigné sur le journal (et correspond au RIB affiché).

⇒ Sinon, <F4> affiche la liste des journaux de trésorerie du dossier comptable dont le RIB n'est pas renseigné. A la sélection d'un journal, le RIB est automatiquement répercuté sur la fiche journal.

⇒ En d'accès au dossier comptable pour modifier les journaux, le bouton <Rafraîchir les informations comptables> actualise les informations affichées au retour sur la fenêtre QuadraLiaisonsBancaires.

MANDATS ETEBAC/EBICS (CONTEXTE QUADRAEXPERT)

• Le cabinet comptable doit être "mandaté" par son client pour récupérer les relevés de compte.

⇒ On retrouve les informations sur le mandat aux chapitres "Intervenants, banques" et "Généralités, Mandats" de la fiche QuadraClient.

• Renseigner la date de début dans la colonne "Mandat" puis "Durée" en mois.

• Pour ajouter l'image du mandat, ouvrir le menu contextuel avec le bouton droit de la souris. Il peut s'agir :

⇒ D'un fichier déjà présent sur le système et qu'il convient de localiser,

⇒ D'un document papier à numériser directement si le poste de travail est équipé d'un scanner.

• La présence de l'image du mandat est signalée par l'icône "Pièce jointe" et il est possible de l'afficher.

3.2 Récupérer et intégrer les fichiers de relevés

La fonction de récupération des relevés peut traiter simultanément les contrats EBICS, les fichiers reçus du portail JeDeclare.com (par mail ou WebServices), ou encore tout fichier bancaire localisé manuellement dans le répertoire \quadra\database\etebac\ du système.

• Remarque : Le choix "Import relevé" du menu "Transfert" permet de copier des fichiers localisés librement dans un répertoire du système sous le répertoire \quadra\Database\etebac\.

Informations sur la fréquence des récupérations à mettre en œuvre

• Les relevés sont généralement mis à disposition temporairement sur les serveurs bancaires. Il faut donc prévoir une réception minimum par mois pour éviter que les relevés ne soient supprimés avant d'avoir été récupérés.

Les relevés récupérés deviennent "archivés" à la banque et ne seront pas renvoyés à la prochaine connexion.

• Sur le portail JeDeclare.com, la recherche concerne par défaut les relevés non encore récupérés sur les 30 derniers jours (Cf. Portail JeDeclare.com, relevés avec le paramètre "flagstatutPiece" = "00").

Pour récupérer des relevés antérieurs à 30 jours, il est possible de modifier ce paramètre au menu "Paramétrages", choix "Identifiants WebServices JeDeclare", en saisissant la date souhaitée de début de relevé.


PRESENTATION DE L 'ECRAN ET LANCEMENT DU TRAITEMENT

• Le cadre "Récupération depuis le portail" concerne les abonnés aux portails JeDeclare.com ou ASPOne.fr.

⇒ Cocher la 1ère option pour récupérer les relevés réceptionnés par mail (Cf. "1.3 - Pré-requis à la réception de relevés par mail").

⇒ Cocher la 2ème option pour récupérer les relevés via les WebServices du portail Jedeclare.com. un message d'alerte s'affiche si le compte est inactif (Cf. "1.4 – Pré-requis à l'utilisation des WebServices JeDeclare.com").

• Le cadre "Récupération via le service EBICS concerne les comptes utilisateurs des contrats EBICS. Ils peuvent être sélectionnés / désélectionnés globalement ou un par un, au clavier ou à la souris :

⇒ Touches <Ctrl+> / <Ctrl->, <+>, <-> ou <Espace>,

⇒ Cases de sélection / désélection globale à gauche de la fenêtre, ou case de sélection ligne à ligne à gauche des comptes EBICS.

Par défaut la récupération concerne les nouveaux relevés mis à disposition par les serveurs bancaires depuis la dernière récupération.

⇒ Si nécessaire, le bouton permet de récupérer des relevés archivés après avoir spécifié la période concernée.

⇒ Auparavant, un message d'alerte invite l'utilisateur à vérifier les comptes utilisateurs sélectionnés pour le traitement (les dates indiquées sont communes à tous les utilisateurs EBICS sélectionnés).

• Remarques :

⇒ L'option "Lancer l'intégration dans EnCours" doit être cochée dans le fonctionnement "normal" de QuadraLiaisonsBancaires. Si elle est décochée, les fichiers bancaires récupérés et scindés par RIB restent dans le répertoire \database\etebac\ au lieu d'être immédiatement transférés dans le répertoire \database\etebac\encours\ ; l'utilisateur a alors la possibilité de les contrôler avant de lancer la fonction "Relevés en attente de saisie".

⇒ Le bouton est activable sans qu'aucune option de récupération ne soit cochée, si un fichier au format Etebac est présent dans \database\etebac\.

• Après le lancement du traitement, les différentes étapes de récupération et intégration s'affichent dans la partie basse de l'écran.

• Remarque : il est possible qu’un relevé reste dans \database\etebac\ si QuadraLiaisonsBancaires détecte 2 ou plusieurs fichiers de même RIB dans \database\etebac\encours (Cf. Plus loin, section 4.2 " Fichiers en conflit").


Erreurs possibles à la récupération des relevés sur les serveurs bancaires

091005 "Order type inconnu ou non autorisé". Elle peut intervenir à la 1ère récupération si la banque a activé trop récemment le compte. � Démarche : reprendre l'opération le jour suivant.

090003 "Erreur format de fichier non autorisé". � Démarche : reprendre le document bancaire et vérifier le paramétrage des fichiers autorisés (fenêtre "Ebics UserID", onglet 2). Ex. : préciser si nécessaire une extension de fichier ou décocher l'option "Relevés de LCR" si elle ne figure pas au contrat Ebics.

1013 "Erreur création FDL initialisation". � Démarche : revenir sur le paramétrage de la banque ("Ebics – Banques") et cliquer sur <Regénérer Ebics.conf>.

RECAPITULATIF DES OPERATIONS EFFECTUEES

• Les fichiers récupérés sont scindés par RIB pour obtenir un relevé par compte bancaire.

⇒ Les relevés destinés à la saisie sont accessibles au choix "Relevés en attente de saisie" et dans QuadraCompta (menu Saisie, choix "Saisie Etebac" des dossiers concernés). Pour les comptes disposant déjà d'un relevé en attente, les nouveaux mouvements complètent les mouvements récupérés précédemment.

⇒ Si le contrat avec la banque le prévoit, des fichiers de LCR sont également récupérés, pour enrichir les mouvements du type "Domiciliations d'effets" (code opération 07) des relevés de compte (lors de la génération des écritures comptables, les lignes de détail issues du relevé de LCR sont imputées sur le compte de la ligne mère issue du relevé de compte).

⇒ Les relevés destinés aux rapprochements bancaires sont déplacés dans les dossiers comptables.

3.3 Import Money

• Le bouton permet de rechercher des relevés Money présents sur le système et de les convertir au format CFONB. Il s'agit nécessairement de :

⇒ Fichiers aux formats OFT ou OFX contenant le RIB,

⇒ Relevés mono RIB, récupérés par les titulaire du compte.

• Cliquer sur le bouton <Sélection de fichiers Money à importer> pour rechercher les fichiers préalablement localisés sur le système.

• Les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers intégrables.

⇒ Marquer les fichiers d'une coche verte puis cliquer sur le bouton <Intégrer les fichiers sélectionnés>.


• Les relevés Money peuvent contenir des mouvements déjà fournis lors d'un précédent import.

⇒ Pour gérer correctement le chevauchement de périodes, l'historique des périodes importées est conservé dans la base QHistImp.mdb de \Quadra\Database\Etebac\Encours\saisies\. Lors d'un nouvel import, seuls les mouvements des périodes qui n'ont pas déjà été importées sont repris.

⇒ Il est toutefois possible de reprendre la totalité de fichier en ouvrant le menu contextuel par clic droit, et en choisissant l'option "Forcer l'import de tous les mouvements".

3.4 Le journal des transferts

Le bouton permet de consulter l'historique des transferts et des intégrations réalisés. Pour accélérer l'ouverture du journal, il est possible de saisir la date début de la consultation.

PRESENTATION DU JOURNAL DES TRANSFERTS

• Toutes les informations des relevés intégrés (destinés à la saisie Etebac comme au rapprochement bancaire) sont affichées pour un client correctement paramétré : banque, N° du client, RIB et nombre de lignes récupérées.

⇒ Si un relevé concerne un client sorti du cabinet, la colonne "Etat/Remarques" mentionne la date de sortie.

• Pour un relevé récupéré sans pouvoir être affecté à un client, le code client est remplacé par la mention "????".

• Le tableau peut être envoyé vers Excel en cliquant sur le carré affiché dans l'angle haut/gauche ou via le raccourci clavier <Ctrl+Maj+F1>.

FONCTION DE RECHERCHE DES FICHIERS DES CLIENTS SORTIS

• Disponible au menu "Outils", la fonction recherche les fichiers du répertoire "EnCours" rattachés à des clients sortis du cabinet. Il est ensuite possible de les placer "en quarantaine".

• Cliquer sur <Actualiser> pour lancer la recherche et obtenir la liste des fichiers.

⇒ Les opérations de sélection/désélection s'effectuent à la souris (coche dans la colonne de gauche) ou au clavier avec <Espace>, <Ctrl> et <+>, <Ctrl> et <->. Les fichiers sélectionnés sont marqués d'une coche verte.

• Cliquer sur <Archiver> pour placer les fichiers "en quarantaine" (dans le répertoire \Database\Etebac\Arch3\).

⇒ Des démarches complémentaires sont à effectuer auprès des banques pour actualiser la liste des comptes bancaires pour lesquels le cabinet comptable est mandaté.


4. Travai l ler sur les relevés bancaires

La consultation des relevés et la saisie sur les relevés en attente sont possibles dans QuadraLiaisonsBancaires et QuadraCompta.

• Dans QuadraCompta, la "Saisie Ebics" (menu "Saisie") est dédiée au collaborateur en charge du dossier. Les relevés présentés sur la fenêtre des relevés en attente correspondent aux RIB des journaux de banque du dossier.

• Dans QuadraLiaisonsBancaires, le bouton affiche la liste des relevés en attente. Elle est dédiée aux collaborateurs chargés d'administrer les liaisons bancaires. Constituée à partir des fichiers présents dans \Quadra\database\etebac\encours\, elle permet de :

⇒ Mettre en évidence des relevés "orphelins" (non rattachés à un client),

⇒ Contrôler la durée des périodes durant lesquelles aucune saisie n'a été effectuée.

4.1 Liste des relevés en attente de saisie dans Qua draLiaisonsBancaires

PREAMBULE

• L'affichage des relevés peut être accéléré en limitant la recherche aux fichiers préfixés par le n° du dossier comptable (Cf. Menu Outils, choix Options sur relevés). Exemple : Fichiers 00074001.QE2 et 00074002.QE2 correspondant aux 2 comptes bancaires gérés pour le dossier 000740.

• La combinaison de touches <Maj+F3>affiche la ligne de sélection permettant de limiter la liste des relevés en renseignant les différents critères.


ENTREE SUR LES RELEVES EN ATTENTE DE SAISIE , SIGNALEMENT DE FICHIERS "EN CONFLIT"

• Le message "Fichiers en conflit" signale que l'intégration de nouveaux relevés est bloquée par la présence de plusieurs fichiers associés à un même RIB dans le répertoire \database\etebac\encours\.

Ce problème peut intervenir après un dépôt manuel de fichiers par l'utilisateur dans \database\etebac\encours\.

Il ne se produit pas dans le cadre d'une utilisation conforme de QuadraLiaisonsBancaires qui assure la découpe des fichiers récupérés dans \database\etebac\ et gère un seul relevé par compte bancaire dans \database\etebac\encours\.

• Les relevés bloqués en phase d'intégration restent dans \database\etebac\ et seront intégrés lorsque le problème des fichiers en conflit aura été résolu.

• Le bouton permet d'afficher la liste des relevés associés aux fichiers posant problème.

⇒ La liste est exportable vers Excel (via le raccourci <Ctrl+Maj+F1> ou en cliquant sur le carré bleu affiché en haut à gauche de la liste). Elle est à fournir au Service Assistance en charge de l'utilisateur.

⇒ Sur la liste des conflits, le bouton <Voir tous les relevés> permet de réafficher tous les relevés en attente.

INFORMATIONS DE LA COLONNE "REMARQUES"

• Si des relevés de LCR ont été intégrés, la colonne "Remarque" comporte la mention correspondante.

• La colonne "Remarque" signale en rouge, les éventuelles anomalies rencontrées sur un fichier. Dans la plupart des cas, elles n'empêchent pas l'accès au relevé et concernent les enregistrements 07 et 01.

⇒ Théoriquement, tout relevé commence par l'Ancien solde de banque (enregistrement 01) et se termine par le Nouveau solde de banque (enregistrement 07). Ces montants sont affichés en visualisation.

⇒ Selon son rythme et sa périodicité, un relevé peut contenir d'autres enregistrements 07 et 01 :

- à la fin de chaque période, un "Nouveau solde de banque", - au début de la période suivante, l'Ancien solde de banque (égal au nouveau solde banque précédent).

⇒ Ces enregistrements ne sont pas des mouvements et ne sont pas affichés en saisie de relevé. Ils sont toutefois contrôlés par QuadraLiaisonsBancaires. Si le montant de 2 enregistrements 07 et 01 consécutifs n'est pas le même ou si la chronologie des enregistrements n'est pas respectée, on obtient les remarques :

- Erreur enchaînement des montants - Erreur enchaînement des dates.

• D'autres erreurs peuvent empêcher l'accès au relevé. Elles sont le plus souvent dues à l'introduction manuelle de fichier dans le répertoire \Etebac\Encours\ (puisque tout fichier intégré par QuadraLiaisonsBancaires respecte obligatoirement la norme attendue). Exemples :

- Erreur structure position x - RIB en doublon.


DOSSIER COMPTABLE PROTEGE PAR UNE CLE D 'ACCES

• Les montants "Ancien solde" et "Nouveau solde" sont masqués (représentés par les caractères "***") jusqu'à ce que la clé d'accès au dossier soit saisie.

• La clé d'accès au dossier doit être saisie à la 1ère utilisation de l'un des boutons présentés en bas de la fenêtre (<Archives>…). Elle est ensuite mémorisée pour la durée de la session de travail (jusqu'à la fermeture de QuadraLiaisonsBancaires).

ACCES AUX RELEVES DE LCR ASSOCIES AUX RELEVES DE COMPTE

QuadraLaisonsBancaires permet d'intégrer les relevés de LCR pour enrichir les mouvements du type "Domiciliations d'effets" (code opération 07) des relevés de compte. Les lignes de détail fournies par le relevé de LCR sont imputées sur le compte de la ligne mère lors de la génération des écritures comptables.

• Au menu "Outils / Options sur relevés", l'activation de l'option "Associer les relevés de compte avec des relevés de LCR" permet d'obtenir la recherche automatique d'éventuels fichiers de LCR associés, à l'ouverture du relevé de compte.

ACCES AUX RELEVES ORPHELINS

• Le bouton <Voir le relevé> affiche tout relevé en attente, y compris les relevés "orphelins".

⇒ Il est possible alors de trouver une information permettant d'identifier le titulaire du compte, et d'effectuer un "Copier/Coller" du RIB sur l'écran de paramétrage des relevés en attente. Il restera toutefois à saisir les 2 caractères de la clé.

• Les soldes au premier jour et au dernier jour du relevé, sont affichés dans la partie haute de l'écran. Ils sont également mentionnés à l'impression du relevé.

• Le relevé peut être imprimé ou envoyé en pièce jointe d'un mail (fichier PDF).

⇒ Le format d'impression dépend des options d'affichage (tri par date ou type d'opération).

⇒ Pour un envoi mail, toutes des adresses enregistrées sur la fiche QuadraClient sont disponibles.

ACCES AUX RELEVES ARCHIVES

• Le bouton <Archives> ouvre la liste des relevés archivés du client puis le bouton <Voir cette archive> permet d'entrer sur un relevé. Il est alors possible de l'imprimer ou de l'envoyer en pièce jointe d'un mail (fichier PDF).

⇒ Le format d'impression dépend des options d'affichage (tri par date ou type d'opération).

⇒ Pour un envoi mail, toutes des adresses enregistrées sur la fiche QuadraClient sont disponibles.


SUIVI DES CHEQUES

• Le bouton <Chèques> permet un suivi global des chèques, issus des relevés archivés ou de relevé courant.

⇒ Il est possible de borner la période de recherche.

• A l'ouverture de la liste, seuls les chèques manquants sont affichés.

⇒ Les boutons disponibles en haut à droite de l'écran permettent de modifier cette présentation (Afficher ou masquer les chèques payés, Trier les chèques par date ou numéro).

• La liste des chèques peut être imprimée ou envoyée en pièce jointe d'un mail.

⇒ Pour l'envoi mail, toutes des adresses de la fiche QuadraClient sont disponibles.

• La pièce jointe est gérée aux formats PDF ou Excel.

⇒ Dans le cas d'Excel, l'enregistrement d'un mot de passe est proposé pour protéger les colonnes A à E du tableau et limiter la saisie du client à la colonne "commentaire" (cliquer sur <Annuler> pour ignorer cette possibilité).

⇒ Le contenu du fichier dépend des options d'affichage (chèques manquants uniquement ou chèques payés et manquants).

4.2 Saisie sur un relevé

La saisie consiste à imputer comptablement les mouvements bancaires pour obtenir les écritures correspondantes.

• Tous les éléments saisis sont conservés en sortie même si la génération des écritures n'est pas demandée (utilisation du bouton <Fermer>).

• Il est possible d'effectuer un traitement partiel du relevé en renseignant la date "Limite de validation".

⇒ Dans le contexte QuadraExpert, si une demande de renseignements est adressée au client du cabinet, seuls les mouvements antérieurs à cette date figurent sur la demande.

⇒ Le solde de fin de période est recalculé en fonction de la date indiquée.

⇒ La date des mouvements postérieurs à la date limite est affichée sur fond noir.

⇒ Si la date limite de saisie enregistrée dans le dossier comptable est antérieure à la date de fin du relevé, elle est proposée automatiquement comme date limite de validation.


PRESENTATION DU RELEVE

La présentation du relevé dépend des options choisies grâce aux boutons disponibles en haut à droite de l'écran.

• La "Date de l'opération" est affichée en 1ère colonne. Pour afficher la date de valeur, cliquer sur le bouton correspondant (qui devient "Afficher la date d'opération").

• Toutes les opérations (déjà imputées ou non) sont affichées. Pour limiter l'affichage aux seules opérations non imputées, cliquer sur le bouton correspondant (qui devient "Afficher toutes les d'opérations").

• Les lignes complémentaires sont affichables ou non (le bouton de l'option active apparait en bleu). A noter que :

⇒ leur présence dépend toutefois de la prestation fournie par la banque,

⇒ leur affichage est nécessaire pour effectuer des imputations comptables multiples.

• Le relevé peut être trié par date ou type d'opération (le bouton de l'option active apparait en bleu).

⇒ Le tri par date d'opération met en évidence les chèques manquants par exemple.

• Les actions possibles en cours de saisie sont présentées en bas de la fenêtre.

IMPUTATION DES LIGNES DU RELEVE

• Sur la colonne "Comptes", <F4> ouvre la liste des comptes du dossier (comptes actifs uniquement).

⇒ En tapant une clé partielle (n° ou clé alpha) suivie de <F4>, la liste s'ouvre sur le premier compte correspondant. La grille de critères affichée à gauche permet d'affiner la recherche.

• L'affectation d'un compte n'est toutefois pas obligatoire : à la validation de la session de saisie, les lignes sans affectation comptable sont imputées sur le compte d'attente 47100000.

• Un calcul de TVA est effectué pour les comptes de classes 2, 6 et 7 (si la fiche du compte comporte un code TVA). Le montant calculé est modifiable.

⇒ Ce traitement de la TVA peut être désactivé en tapant <F11> (et réactivé de la même façon).

⇒ La TVA n'est jamais calculée si son montant est identifié via une clé de reconnaissance (Cf. plus loin dans ce chapitre).

• La combinaison de touches <Alt+F11> permet de rechercher dans le dossier comptable, les écritures de même montant que le mouvement bancaire pointé (et de connaître les comptes imputés).

• Le libellé du mouvement est accessible pour permettre de saisir un complément d'information (ou de modifier le libellé fourni par la banque sur la ligne principale).

⇒ Après insertion du curseur, les touches <PageUp> et <PageDown> permettent d'atteindre rapidement le début ou à la fin du libellé.


• Si les lignes complémentaires sont à l'écran (et si le mouvement n'est pas éclaté comptablement), la touche <F12> permet de choisir la ligne à utiliser pour le libellé de l'écriture comptable.

⇒ Taper <F12> jusqu'à ce que la ligne souhaitée soit soulignée en vert.

IMPUTATIONS MULTIPLES MANUELLES

• Taper <Inser> ou activer le choix "Détailler cette ligne" du menu contextuel ouvert par clic droit.

⇒ En colonne "Montant", la touche <+> appelle la calculatrice.

⇒ Si le traitement de la TVA est actif, le montant de TVA est proposé pour un compte de classes 2, 6 et 7 (si un code TVA est associé au compte. Le montant est modifiable.

• Après validation et retour sur le relevé, on retrouve les imputations en vert, sous le mouvement bancaire.

⇒ Les lignes de détail sont modifiables en tapant à nouveau <Inser>.

ATTACHER UNE PIECE JOINTE A UN MOUVEMENT

• Utiliser la combinaison de touches <Alt+F12> pour attacher une pièce jointe au mouvement pointé.

⇒ L'image de la pièce peut être affichée en pointant le symbole correspondant.

⇒ Lors du transfert comptable, la pièce jointe est associée à l'écriture générée.

EXCLURE UN MOUVEMENT DU RELEVE

• La combinaison de touches <Alt+Suppr> permet d'exclure un mouvement de l'intégration comptable.

⇒ Un mouvement exclu est marqué d'une croix.

⇒ A la génération des écritures comptables, un message d'alerte signale que des mouvements vont être supprimés du relevé sans être transférés en comptabilité. L'utilisateur doit confirmer l'opération ou revenir sur le relevé.

⇒ En cas de retour sur le relevé, il est possible de supprimer l'exclusion en tapant une nouvelle fois <Alt+Supp>.


IMPUTATIONS COMPTABLES AUTOMATIQUES AVEC CLES DE RECONNAISSANCE

• La fonction de "Recherche Clés" permet d'automatiser les imputations comptables après avoir défini des clés de reconnaissance sur une partie significative des libellés des opérations.

⇒ Il est possible aussi d'exploiter les informations des lignes du relevé (ligne principale et lignes complémentaires) pour d'obtenir des imputations comptables multiples.

⇒ Une clé de reconnaissance peut aussi indiquer le libellé comptable à affecter des écritures générées lors du transfert en comptabilité. Exemple : - Clé associée aux mouvements contenant "*REMISE CB*" - Libellé "Remise Carte Bancaire" à affecter aux écritures correspondantes.

• La recherche des clés est lancée automatiquement à l'entrée dans la session de saisie ou sur demande en cliquant sur le bouton <Recherche des clés>.

⇒ Un clic droit sur le bouton permet de supprimer toutes les imputations comptables déjà enregistrées.

Définition d'une clé sur une partie du libellé

• Saisir le compte à imputer puis sélectionner la partie significative du libellé,

• Ouvrir le menu contextuel par clic droit et valider l'option "Ajouter la clé".

• La liste des clés, accessible par le bouton correspondant, est actualisée.

⇒ Le mot-clé est prédéfini avec le caractère joker * en première et dernière position, indiquant que le mot-clé peut se trouver à n'importe quelle position dans le libellé.

Clés pour double imputation comptable d'une opération avec commission bancaire

• Pour une recette du type "Remise cartes bleues" par exemple, les montants Brut et Commission sont repérables dans les lignes du relevé. Pour obtenir cette double imputation comptable automatique,

⇒ Définir la clé sur le compte principal et la partie significative du libellé (Cf. ci-dessus),

⇒ Afficher la liste des clés et passer en modification de la nouvelle clé.

⇒ Rejoindre la colonne "Règle", choisir la règle correspondant aux informations fournies : - B = 1 montant visible (la commission) - C = 2 montants visibles - D = 1 montant visible (le brut).

⇒ Taper le compte de commission dans la colonne "Liste".


• Exemple d'opération adaptée à la règle B avec la commission visible dans la ligne principale.

⇒ Un test de cohérence exclut du calcul tout montant qui indiquerait une commission supérieure à 2,5%.

• Exemple d'opération adaptée à la règle C avec 2 montants visibles.

⇒ La 1ère ligne complémentaire contient le brut et la commission.

Clé pour double imputation comptable, opération avec TVA

• Pour obtenir une double imputation comptable d'une opération avec TVA,

⇒ Définir la clé sur le compte de HT et la partie significative du libellé,

⇒ Afficher la liste des clés et passer en modification de la nouvelle clé.

⇒ Choisir la règle T = "TVA 1 montant visible (la TVA déductible)",

⇒ En colonne "Liste", taper le compte de TVA.

• Exemple de double d'imputation automatique d'une dépense.

Clé avec imputations comptables multiples sur mots clés paramétrables

• Elles sont utiles pour des opérations du type "Echéance prêt" où différents montants, associés à un mot clé significatif, apparaissent dans les lignes complémentaires du relevé. Exemple : CAP (capital), ASS (assurance), INT (intérêts), COM (commission).

• Pour obtenir les imputations comptables multiples,

⇒ Définir la clé sur le compte principal et la partie significative du libellé,

⇒ Afficher la liste des clés et passer en saisie de la nouvelle clé.

• Rejoindre la colonne "Règle" et choisir une des 3 règles suivantes, selon les informations fournies :

M = Recherche par mots clés, sans reste,

N = Recherche par mots clés déduits du mouvement (pour calculer 1 montant manquant),

O = Recherche par mots clés ajoutés au mouvement (pour calculer 1 montant manquant).

• Passer en colonne "Liste". Insérer chaque mot clé en le faisant suivre du signe =, du compte associé et d'un point virgule.

• Exemple d'utilisation de la règle M, pour laquelle les différents montants sont spécifiés sur le relevé :

⇒ Toutes les imputations comptables sont définies par mots-clés et leur somme est égale au montant de la dépense.


• Exemple d'utilisation de la règle N (Recherche par mots clés déduits du mouvement)

⇒ La 1ère imputation de 567.03 est calculée et égale à :

Montant du mouvement bancaire (573.94) – les montants reconnus par mots-clés (4.70 et 2.21).

• La logique d'utilisation de la règle O (recherche par mots clés ajoutés au mouvement) est identique à celle des règles B ou D (un montant visible, brut ou commission).

⇒ L'imputation calculée est égale à :

Montant du mouvement bancaire + les montants reconnus par mots-clés.

Affectation automatique selon un montant fixé dans la clé

• Ce type de clé est à définir directement sur la liste. Taper <Inser> pour créer une nouvelle ligne.

⇒ Saisir le montant en colonne "Mot-clé",

⇒ Taper le compte en colonne "Dépenses" ou "Recettes" selon la nature de l'opération,

⇒ Taper la lettre "F" dans la colonne "Règle".

Affectation automatique selon un type d'opération fixé dans la clé

• Ce type de clé est à définir directement sur la liste. Taper <Inser> pour créer une nouvelle ligne.

⇒ Saisir le code de l'opération bancaire en colonne "Mot-clé". A noter que ce code est mentionné à gauche de la têtière lorsque les mouvements sont classés par type d'opération.

⇒ Taper le compte en colonne "Dépenses" ou "Recettes" selon la nature de l'opération,

⇒ Choisir la règle P.

Autres informations sur la liste des mots clés

• Les mots clés sont spécifiques à chaque dossier comptable mais les fonctions "Importer" et "Exporter" permettent d'exploiter les mots clés définis pour un dossier sur autre dossier.

Les mots clés peuvent aussi être mis en place (et importés ou exportés) en dehors de la saisie Etebac, grâce au choix "Mots clés Etebac" du menu Paramétrage de QuadraCompta.

• Lorsque la liste des mots clés est ouverte,

⇒ Utiliser le clavier fléché ou la souris pour se déplacer sur la liste,

⇒ Taper <Entrée> pour introduire une modification,

⇒ Taper <Suppr> pour supprimer mot clé,

⇒ Taper <Inser> pour ajouter un nouveau mot clé.


• Les caractères "jokers" *, ?, # peuvent remplacer 1 ou plusieurs caractères non définis. Exemples :

But Code Modèle de saisie Occurrences vraies Occurrences fausses

Remplacer plusieurs caractères non définis dans une expression

* a*a aa, aBa, aBBBa aBC

Remplacer plusieurs caractères non définis en fin d'expression

* ab* abclfjkfkl, abc cab

Remplacer 1 caractère isolé ? a?a aaa, A3a, aBa aBBBA

Remplacer 1 chiffre isolé # a#a a0a, a1a, a2a aaa, a10a

DEMANDE D'INFORMATION PAR MAIL

• Dans le contexte QuadraExpert, QLBancaires permet au cabinet comptable d'adresser à ses clients, un mail avec la liste des mouvements qui n'ont pas pu être affectés comptablement et pour lesquels il attend des compléments d'information.

⇒ Si une date limite de validation est saisie, seuls les mouvements antérieurs à cette date sont pris en compte.

⇒ Toutes les adresses mails enregistrées sur la fiche QuadraClient sont disponibles.

⇒ La liste des mouvements est envoyée en pièce jointe du mail au format PDF ou au format Excel.

⇒ Dans le cas d'Excel, l'enregistrement d'un mot de passe est proposé pour protéger les colonnes A à E du tableau et limiter la saisie du client à la colonne "Commentaires" (cliquer sur <Annuler> pour ignorer cette possibilité).

GENERATION DES ECRITURES COMPTABLES

Il n'est pas nécessaire que toutes les imputations comptables soient renseignées pour transférer les mouvements bancaires du relevé en comptabilité. Le cas échéant, les opérations sont affectées au compte d'attente 47100000.

Il est possible aussi d'effectuer un transfert partiel en sélectionnant les types d'opérations (Chèques, prélèvements, etc.) sur la grille des paramètres du transfert.

Cliquer sur le bouton pour obtenir la grille des paramètres du transfert.

• Pour un journal de banque multi-folio, le n° du folio à alimenter est à préciser.

Préconisation préalable : opter pour la génération non centralisée des écritures de banque

Il est déconseillé aujourd'hui de cocher l'option "Centraliser les écritures de banque" pour obtenir 2 écritures par mois sur le compte de banque. Ces écritures "Total dépenses" et "Total recettes" générées au dernier jour de chaque mois, ne sont pas adaptées à la production du FEC dans lequel chaque écriture doit être équilibrée à une date comptable.

• Les écritures de banque sont alors créées selon le paramétrage du journal de banque qui offre 2 options d'équilibre automatique, à la journée ou à la ligne.


• Si l'équilibre automatique du journal n'est pas défini, les 2 options sont directement accessibles.

• Remarque : si l'option de centralisation des écritures de banque est cochée à la confirmation de la génération des écritures, un message alerte l'utilisateur qui peut alors modifier le paramétrage du transfert.

Gestion du numéro de pièce comptable

Pour tout mouvement bancaire avec un n° de pièce pré-existant sur le relevé de banque, ce numéro de pièce est répercuté dans l'écriture comptable.

• Pour les mouvements sans numéro de pièce prédéfini, QuadraCompta permet d'obtenir la numérotation automatique des écritures comptables. Cette possibilité offerte depuis juin 2016, répond aux attentes de l'administration fiscale concernant la rubrique "référence de la pièce justificative" du Fichier des Ecritures Comptables (FEC).

L'utilisateur dispose de 3 options pour définir le périmètre de la gestion du n° de pièce :

⇒ Pas de saisie obligatoire,

⇒ Obligatoire tous journaux,

⇒ Obligatoire journaux de type Achats/Ventes.

Si le n° de pièce est "obligatoire tous journaux", un journal sans mode de numérotation prédéfinie, passe en mode "attribution manuelle à la ligne". Le mode de gestion des autres journaux est conservé (incrémentation automatique à l’équilibre ou à la ligne).

Mode d'incrémentation Attribution du n° de pièce

Manuelle Préfixe ETE + période Automatique à l'équilibre selon compteur spécifique au journal de banque (Cf. Paramétrage du journal)

ou compteur global du dossier comptable (Cf. Onglet "2. Compléments") Automatique à la ligne

Contrôle des périodes

• Si le relevé comporte des mouvements hors exercice, l'utilisateur est invité à indiquer une date de remplacement (proposée par défaut au 1er jour de l'exercice comptable).

⇒ Il est possible aussi de ne pas générer les écritures correspondantes en remettant à blanc la rubrique "Date de remplacement".


• Si des mouvements concernent une période bloquée, l'utilisateur est alerté.

⇒ Effectué sur l'Etat d'avancement du dossier (menu Révision de QuadraCompta), le blocage d'une période permet d'indiquer que le journal a été contrôlé et le protège de toute modification en saisie d'écritures.

• Si des mouvements concernent une période clôturée, l'utilisateur est alerté qu'ils ne seront pas transférés en comptabilité.

Attention, en cas de poursuite du transfert, ces mouvements seront supprimés du relevé en cours.

Options pour le libellé libre des écritures

• Pour un relevé avec lignes complémentaires, il est possible de choisir la ligne à reprendre comme libellé des écritures.

⇒ Le choix effectué ici concerne uniquement les opérations pour lesquelles le libellé n'a pas été choisi en saisie du relevé avec <F12>.

• Il est possible aussi de faire référence à la liste des clés de reconnaissance qui associe un libellé à chaque mot-clé Etebac.

⇒ Exemple : Mot clé associé aux mouvements contenant "*REMISE CB*" à transférer en comptabilité avec le libellé "Remise Carte Bancaire".

• Avec l'option "Préfixer le libellé par un libellé court dépendant du code opération interbancaire", le libellé de l'écriture est constitué de l'intitulé en clair de l'opération bancaire suivi du libellé proprement dit du mouvement.

⇒ Exemple : Opération interbancaire 05: libellé associé "Virement" Libellé Etebac du mouvement : PRO BTP Libellé affiché en saisie : Virement PRO BTP

⇒ Le descriptif des opérations interbancaires "Code + Libellé associé" est fourni dans le fichier ClibOpBq.par livré avec les programmes Quadratus (et stocké dans \quadra\pgm32\). Le fichier peut être aménagé avec tout éditeur de texte. Le cas échéant, il est à sauvegarder dans les données utilisateur (\quadra\database\cpta\).

• Il est possible de transférer toutes les lignes complémentaires du relevé dans le dossier comptable en cochant l'option "Intégration des lignes complémentaires (lignes vides)".


Paramétrer le libellé automatique des écritures

• Cliquer sur le bouton pour renseigner une table de correspondances entre les libellés automatiques du dossier comptable et les types de mouvements bancaires.

• On retrouve les libellés automatiques du dossier comptable à gauche du tableau.

⇒ Rejoindre la colonne "MvtEtebac" et taper <Entrée> pour passer en saisie.

⇒ Taper le code de l'opération ou le sélectionner sur la liste affichée par <F4>.

⇒ Plusieurs libellés automatiques peuvent être associés à un même code opération interbancaire.

Préparer le rapprochement bancaire

• Si le rapprochement du compte de banque est initialisé dans le dossier comptable, la question "Voulez-vous rapprocher les écritures" est présente sur la fenêtre de validation.

⇒ La période du rapprochement en cours est proposée. Il est possible de la modifier.

⇒ Si l'option est cochée, les écritures transférées sont marquées comme "rapprochées" et elles n'auront pas à être pointées dans le rapprochement.

Confirmer le transfert en comptabilité

• Taper les 3 lettres du mot OUI puis cliquer sur le bouton .

⇒ Le relevé est supprimé de la liste des relevés en attente, sauf en cas de validation bornée à une date donnée.

Informations complémentaires sur les écritures générées

• Pour un dossier géré en TVA sur les encaissements méthode "1", les écritures comptables générées sur les comptes clients sont enregistrées avec le code TVA paramétré sur le compte.

• Pour un dossier avec suivi analytique, les lignes analytiques sont créées automatiquement en fonction des affectations par défaut définies sur les comptes.

• Si le journal de trésorerie n'autorise pas les montants négatifs (Cf. Paramétrage des journaux dans QuadraCompta), les recettes négatives sont imputées au débit du compte et les dépenses négatives sont imputées au crédit.

Gestion des relevés en Franc CFP (Change Franc Pacifique)

Préambule. Le franc CFP circule dans les Territoires d'Outre-Mer (Polynésie française, Nouvelle Calédonie, Wallis & Futuna) qui n'appartiennent pas à la zone euro.

⇒ Le franc CFP (ou franc Pacifique) est toutefois lié à l'euro. La parité est fixée à 8,38 euros pour 1000 francs CFP depuis le 1er janvier 1999.

• Dans les relevés bancaires, les mouvements en francs CFP ont le code devise XPF. Pour les dossiers tenus en Francs, l'option "Considérer la devise XPF comme Francs" est disponible à la génération des écritures comptables.

⇒ L'option est activée par défaut si le code postal du dossier commence par 98 (986 Wallis-et-Futuna, 987 Polynésie française, 988 Nouvelle-Calédonie).

⇒ Si l'option n'est pas activée, les écritures sont générées avec la devise XPF.


4.3 Intégrer un relevé dans un rapprochement bancai re

Rappels :

• La fonctionnalité concerne les relevés paramétrés en mode "R" sur le tableau de paramétrage des Relevés de comptes attendus dans QuadraLiaisonsBancaires.

• Lors de la phase de récupération des relevés bancaires, QuadraLiaisonsBancaires déplace automatiquement les relevés destinés au rapprochement bancaire dans les dossiers comptables concernés.

• Le lancement du rapprochement bancaire s'effectue au menu "Révision".

OPTION DE FUSION DES RELEVES POUR LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

• Disponible au menu "Outils / Options sur relevés" de QuadraLiaisonsBancaires, l'option de fusion intéresse les entreprises qui reçoivent des relevés journaliers de leur banque.

⇒ Si elle est activée, les relevés intégrés dans le répertoire "RapproBQ" du dossier comptable sont fusionnés au relevé en cours déjà présent pour le même RIB.

⇒ Pour obtenir un fichier bancaire mensuel, cocher l'option supplémentaire "Fusion des relevés par RIB et par mois".

APPELER LE RELEVE DE BANQUE

• Cliquer sur le bouton ou taper <F7> pour rechercher le fichier bancaire.

• Sur la fenêtre d'intégration, le bouton

affiche la liste des relevés récupérés par QuadraLiaisonsBancaires.

• Sélectionner le fichier à reprendre en fonction des informations affichées (période du relevé, cohérence de l'ancien solde banque du relevé avec celui fourni par le dossier).


EXPLOITER LES CODES OPERATIONS INTERBANCAIRES

• QuadraCompta permet d'associer les libellés automatiques des écritures aux codes d'opération interbancaire pour optimiser le rapprochement automatique s'il existe des montants identiques.

• Pour mettre en œuvre la table de correspondances, cliquer sur le bouton .

• On retrouve Les libellés automatiques du dossier comptable dans la partie gauche du tableau. Rejoindre la colonne "MvtEtebac" et taper <Entrée> pour passer en saisie.

⇒ Taper le code de l'opération ou le sélectionner sur la liste affichée par <F4>.

⇒ Plusieurs libellés automatiques peuvent être associés à un même code opération interbancaire.

• Remarque : Les codes des opérations interbancaires avec leur libellé associé sont issus du fichier ClibOpBq.par stocké dans \quadra\pgm32\.

⇒ Le fichier peut être aménagé avec tout éditeur de texte. Le cas échéant, il est à sauvegarder dans les données utilisateur (\quadra\database\cpta\).

LANCER LE RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE

• Pour les chèques, choisir d'activer ou non la recherche de correspondance entre le n° de pièce de l'écriture comptable et le n° du chèque dans le relevé.

• Taper les 3 lettres du mot "Oui" puis cliquer sur le bouton <OK>.

⇒ Un message d’alerte est affiché si les soldes sont différents. Le traitement peut être interrompu ou poursuivi.

• Au cours du traitement, QuadraCompta compare les mouvements du relevé et les écritures du rapprochement (analyse du sens et du montant, éventuellement affinée par la correspondance du code opération interbancaire et du libellé automatique ou encore par la correspondance du n° de chèque et du n° de pièce).

• A la fin de traitement, un message donne le nombre de mouvements rapprochés et les mouvements du relevé sont affichés dans la partie basse de la fenêtre.

• Les mouvements pointés apparaissent en jaune et sont repérables au signe <+> dans la colonne de droite.

• Le bouton <Fermer> permet de revenir sur le rapprochement où les écritures rapprochées sont marquées du signe "+" comme elles avaient été pointées manuellement.


AUTRES FONCTIONNALITES

Archiver le relevé courant

• Lorsque que le traitement d'intégration est terminé, le bouton <Archiver> permet de modifier la localisation du fichier Etebac qui passe :

⇒ de \Quadra\Database\Cpta\DC\Num_dossier\RapproBQ

⇒ dans \Quadra\Database\Cpta\DC\Num_dossier\RapproBQ\Archives

• La liste des relevés archivés est disponible via le bouton .

⇒ Il est alors possible de sélectionner un relevé et de l'imprimer.

Editer un relevé bancaire (en cours ou archivés)

• L’édition d'un relevé bancaire en cours est possible à tout moment, que ce soit avant ou après le traitement d'intégration.

• Lorsque le rapprochement automatique a été effectué,

⇒ Il est possible de limiter l'édition aux seuls mouvements non rapprochés,

⇒ Sinon, les mouvements pointés sont repérables à la mention "Oui" dans la colonne "P".

Créer les écritures correspondant aux mouvements non rapprochés

• Lorsque le rapprochement automatique a été effectué, le bouton permet d'obtenir automatiquement les écritures qui manquent dans le journal comptable, à partir des mouvements non pointés du relevé bancaire.

⇒ Avant la demande de création des écritures, ces mouvements sont affichés sur fond blanc, alors que les mouvements rapprochés sont affichés sur fond jaune.

⇒ Après la demande création des écritures, l'ensemble des mouvements sont affichés sur fond jaune.

• Les écritures sont créées dans le journal de banque avec les caractéristiques suivantes :

⇒ Imputations sur le compte 471 et le compte de banque associé au journal,

⇒ Date du mouvement reprise comme date d'écriture,

⇒ Le libellé automatique selon le code opération interbancaire si la table de correspondance a été mise en place,

⇒ Libellé du mouvement repris comme libellé libre de l'écriture.


5. Emettre des f ichiers bancaires

Le module QuadraLiaisonsBancaires intègre le programme de "Transfert EBICS" QETEnv2 pour émettre des fichiers vers les banques : remises de LCR, virements et prélèvements issus des applications Quadratus :

QuadraCompta LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs QuadraPaie Virements des salaires et acomptes QuadraGI LCR et prélèvements clients, virements de notes de frais collaborateurs QuadraFact LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs

• Pour les virements et prélèvements, le format SEPA (Single Euro Payments Area) commun aux pays européens, remplace le format national CFONB depuis le 1er février 2014. Les entreprises et les banques ont toutefois pu différer leur passage à SEPA jusqu’au 1er août 2014 (Cf. Communiqué de la Commission européenne du 9 janvier).

5.1 Pré-requis

PAIEMENTS SEPA ET COORDONNEES BANCAIRES AU FORMAT IBAN

• L'IBAN (International Bank Account Number), obligatoire pour les virements et prélèvements SEPA, correspond au RIB précédé d'un code sur 4 positions indiquant le code pays du compte bancaire. Exemple : un IBAN au format "FRxx+RIB" identifie un compte bancaire français.

• Le BIC identifie l'établissement bancaire.

⇒ Il était obligatoire jusqu'au 31 janvier 2014 pour tous les paiements SEPA.

⇒ Il reste obligatoire pour les opérations transfrontalières (jusqu'au 1er février 2016) et pour les virements pain.001.001.02.

⇒ Il est facultatif depuis le 1er février pour les opérations nationales au format pain.001.001.03.

• Avant de générer des fichiers de paiements SEPA, toutes les coordonnées bancaires des donneurs d'ordre (cabinet comptable ou entreprises), des clients prélevés et des bénéficiaires de virements doivent être enregistrées au format IBAN.

PARAMETRER LES TRANSFERTS EBICS DANS QUADRALIAISONSBANCAIRES

• Le menu "Paramétrage" comporte les mêmes choix "Ebics…" que la fenêtre QuadraLiaisonsBancaires (Cf. Chapitre 4).

⇒ Rappel : si le document bancaire précise l'extension (ou suffixe) des fichiers concernés par le contrat, il est nécessaire de renseigner l'information dans le paramétrage de l'utilisateur Ebics.


5.2 Préparer les virements SEPA dans les applicatif s Quadratus

FORMAT DES FICHIERS DE VIREMENT SEPA ET OPTIONS BANCAIRES CONTRACTUELLES

• Les fichiers de virements SEPA sont des fichiers XML à la norme ISO 20022. Deux versions cohabitent aujourd'hui et la version du fichier à générer doit être choisie en concertation avec la banque destinataire :

⇒ pain.001.001.02 (géré par Quadratus depuis novembre 2011)

⇒ pain.001.001.03 (géré par Quadratus en mars 2014)

• Le cahier des charges SEPA est interprétable en partie par les banques qui peuvent inclure dans les fichiers des informations de nature contractuelle.

• L'option "Rgt/RelevéBq" concerne le format du relevé de compte fourni par la banque (au terme de la période concernée par les opérations) :

⇒ Si l'option est cochée, tous les virements d'un lot seront cumulés sur un seul mouvement bancaire.

⇒ Si elle n'est pas cochée, le relevé comportera le détail des virements.

• Pour les virements salariés, 2 options (fréquemment demandées par les banques américaines) permettent d'ajouter :

⇒ La balise SALA dans le fichier SEPA,

⇒ L'information "Confidentiel".

• Pour les virements fournisseurs, l'option "Virement urgent" permet de demander aux établissements bancaires un traitement plus rapide des transactions (un virement SEPA "urgent" ou "en priorité élevée" équivaut au virement CFONB de type VSOT "Virement Spécifique Orienté Trésorerie").

VIREMENTS SALARIES DANS QUADRAPAIE

• Au menu "Paiements", fonction "Virement automatique":

⇒ Choisir le format de fichier "320 caractères" et le type d'opération "Virement ordinaire".

⇒ Vérifier que les coordonnées bancaires de l'entreprise sont au format IBAN.

⇒ Choisir la version du fichier SEPA attendu par la banque,

⇒ Activer ou non les options contractuelles.

VIREMENTS FOURNISSEURS DANS QUADRACOMPTA

• En saisie des règlements fournisseurs, vérifier que les règlements pointés sont affichés au format IBAN. Dans le cas contraire, taper <F7>.


• Sur l'écran de génération du fichier des virements,

⇒ Choisir le type de virement SEPA attendu par la banque.

⇒ Activer ou non les options contractuelles.

• Les options de tri du fichier sont les suivantes : Titulaire, BIC, IBAN, Domiciliation, Montant.

• Il est possible enfin de définir la "Référence de l'opération" qui sera restituée sur le relevé de compte des fournisseurs, parmi :

⇒ Numéro de la pièce,

⇒ Libellé de l'écriture,

⇒ Intitulé du compte,

⇒ Raison sociale du dossier comptable.

VIREMENTS NOTES DE FRAIS DANS QUADRAGI

• Au menu "Temps passés", fonction "Disquette de virement des notes de frais" :

⇒ Vérifier que les coordonnées du cabinet sont au format IBAN.

⇒ Choisir le type de virement SEPA attendu par la banque.

VALIDATION DE LA GENERATION (DANS TOUS LES APPLICATIFS )

• Dans tous les applicatifs, à la validation de la génération

⇒ Le fichier de virements est préalablement créé au format CFONB international (enregistrements 320 caractères) dans le répertoire de destination choisi

⇒ Le fichier SEPA est ensuite automatiquement créé à partir du fichier CFONB. Il porte le même nom suivi de l'extension xml.

• Dans QuadraCompta, si la conversion SEPA a été effectuée avec succès, le fichier CFONB d'origine est supprimé.

• Si le fichier CFONB 320 n'est pas correctement rempli, la conversion au format SEPA n'est pas effectuée.

⇒ Un fichier texte du même nom que le fichier CFonb, suivi de l'extension ".log" est créé dans le même répertoire.


CONVERSION SEPA MANUELLE

• Si la conversion SEPA n'a pas été demandée à la génération du fichier de virements, il est possible de la demander ultérieurement grâce à l'outil "Conversion SEPA manuelle" disponible au menu "Outils" de QuadraLiaisonsBancaires.

⇒ La conversion est possible uniquement pour un fichier CFONB 320 créé avec l'option "séparateur CR-LF".

• Localiser le fichier à convertir et cocher le cadre "Virement SEPA".

⇒ Choisir le format du fichier de virement SEPA les options bancaires en fonction du contrat signé avec la banque destinataire.

5.3 Génération de fichiers de prélèvements SEPA

PREAMBULE

A la différence des virements, le passage aux prélèvements SEPA a eu à la fois des conséquences techniques (fichier produit à la norme ISO 20022 XML, coordonnées bancaires au format IBAN) mais aussi juridiques : le mandat SEPA a remplacé la demande et l'autorisation de prélèvement et la responsabilité de conservation du mandat incombe désormais au créancier (et non plus à la banque du débiteur).

• La gestion des mandats SEPA dans les produits Quadratus a donc nécessité le développement du module spécifique QSepa, et la production des fichiers de prélèvements par les applicatifs QuadraGI, QuadraFact et QuadraCompta s'effectue en liaison avec le module QSEPA puisque le fichier SEPA contient des informations sur l'évolution de chaque mandat (distinction entre le 1er prélèvement et les prélèvements suivants, mention des changements intervenus sur le mandat, par exemple le changement de banque du débiteur…).

• Les documentations décrivant la mise en œuvre des prélèvements SEPA sont intégrées au module QSepa (menu "?").

⇒ Suivi des mandats et envoi des informations SEPA aux clients dans la documentation produit.

⇒ Paramétrage des données SEPA (ICS et mandats) et production des fichiers dans la documentation spécifique à chaque contexte d'utilisation (QuadraExpert (QuadraGI), QuadraFact et QuadraCompta).

OPTIONS BANCAIRES CONTRACTUELLES

Deux options sont à cocher ou non en fonction du contrat conclu avec la banque.

• L'option "Regroupement sur relevé" concerne le format du relevé de compte du cabinet fourni par la banque :

⇒ Si l'option est cochée, tous les prélèvements sont cumulés sur un seul mouvement bancaire.

⇒ Si elle n'est pas cochée, le relevé comporte le détail des prélèvements.

• L'option "Génération d'un fichier par séquence" doit être cochée si la banque destinataire exige un fichier différent pour les premiers prélèvements des mandats (FRST) et les suivants (RCUR).


GENERATION D'UN FICHIER DE PRELEVEMENTS

• A la validation de la génération du fichier,

⇒ Le fichier des prélèvements est préalablement créé au format ASCII (ancien format CFONB + lien vers les mandats de référence), dans le répertoire de destination choisi.

⇒ Le fichier ASCII est ensuite automatiquement converti au format SEPA (nouveau fichier avec extension xml).

• Dans QuadraCompta, si la conversion est effectuée avec succès, le fichier ASCII d'origine est supprimé.

• Remarque : en cas de problème lors de la génération, un fichier "trace" s'affiche pour signaler les anomalies et le traitement est invalidé (le lot n'est pas enregistré et le transfert des règlements en comptabilité n'est pas effectué).

5.4 Envoi d'un fichier de paiements

Lorsqu'un fichier de paiements a été généré par un applicatif Quadratus, son envoi s'effectue au menu "Transferts", choix "Emission". L'émission s'effectue nécessairement fichier par fichier.

CONTRAT EBICS T

Sélectionner le mode d'envoi "EBICS".

• Au cadre "Transfert du fichier", localiser librement le fichier sur le système.

⇒ Un fichier SEPA est repérable à son extension "xml".

⇒ Le fichier sélectionné est analysé (Cf. cadre Détails).

• Au cadre "Informations", préciser les caractéristiques du contrat (HostID, PartnerID, UserID).

• Au cadre "Détails", l'option "Envoi en mode test" est utile à la mise en place d'un nouveau contrat. La banque contrôle la validité de l'envoi test mais non la conformité du fichier envoyé et n'effectue pas les opérations.

• Des informations sur le fichier émis, sont affichées :

⇒ Compte bancaire de l'émetteur du fichier,

⇒ Nombre et montant total des transactions.

• Pour un fichier de virements, l'option "Forcer le canal 02" est à activer uniquement à la demande de la banque (le canal attendu par la banque est paramétrable sur l'utilisateur Ebics).

• Deux options concernent les virements intra groupe (Cf. Paramétrage de l'utilisateur Ebics, émission autorisée du format "ict").


Elles permettent d'émettre un fichier pain.001.001.02.ict ou pain.001.001.03.ict, à partir d'un fichier de virements pain.001.001.02.sct ou pain.001.001.03.sct généré par un applicatif Quadratus.

⇒ Type trésorerie (code TREA) : Un virement européen SEPA de "trésorerie" est un paiement urgent d'un montant important. Sa caractéristique la plus distincte est une liquidation le jour-même avec une heure ultime de clôture en fin de journée.

⇒ Type Hors trésorerie (code INTC) : Un paiement "Intracompany" est un transfert de fonds entre des entités appartenant au même groupe économique. La présence du code "INTC" engendre une liquidation le jour-même en J ou si le paiement est envoyé après l'heure ultime de clôture, à J+1 pour les débits et les crédits en compte.

Remarque : le code (TREA ou INTC) est présent dans la balise "ctgyPurp".

⇒ A noter aussi pour les virements intra-groupe, l'affichage de l'option "Urgent" (uniquement si la notion d'urgence n'a pas déjà été cochée lors de la génération du fichier des virements en Saisie des règlements fournisseurs").

Ce paramètre est à activer ou non en fonction des consignes de la banque destinataire (si oui, la valeur HIGH est affectée à la balise "instrprty" dans le fichier des virements SEPA).

• Taper les 3 lettres du mot "OUI" puis cliquer sur le bouton pour effectuer le transfert du fichier. Après traitement, le fichier est conservé à son emplacement d'origine.

CONTRAT EBICS TS, SIGNATURE DES FICHIERS A EMETTRE

Il s'agit d'une étape spécifique au contrat EBICS TS.

• Au menu "Transferts", activer le choix "Ebics TS – Génération des signatures".

• Localiser le fichier à signer.

⇒ Le montant global des paiements s'affiche.

• Dans le cas d'un fichier de virements, cocher les options déterminant le format du fichier, par exemple "Virement de trésorerie intra groupe (TREA)".

⇒ Attention, ces options ne sont plus accessibles après l'enregistrement de la signature.

• Insérer le token sur le système.


• Cliquer sur l'icône associée au signataire pour obtenir la liste des certificats du token.

• Sélectionner le certificat, entrer le code PIN qui protège l'utilisation du token et cliquer sur <Générer la signature>.

• L'enregistrement correct de la signature est symbolisé par un feu vert associé au signataire.

• Le fichier signé est prêt à être envoyé.

⇒ Cliquer sur le bouton <Emission> pour enchaîner les étapes de signature et d'envoi.

⇒ Sinon, le choix "Emission" du menu "Transferts" permet d'envoyer les fichiers signés en attente d'envoi.

• A noter : en présence de plusieurs signataires rattachés au contrat, QuadraLiaisonsBancaires exige une seule signature lors de l'émission du fichier. C'est donc à l'utilisateur de contrôler le nombre de signatures nécessaires en fonction des opérations bancaires réalisées et des accords contractuels avec la banque (montant global des opérations, montant maximum d'une opération…).

CONTRAT EBICS TS, ENVOI DU FICHIER SIGNE

• Sélectionner le mode d'envoi "EBICS-TS".

• Le fichier à envoyer est à sélectionner au cadre "Informations", après avoir indiqué les caractéristiques du contrat (HostID, PartnerID, UserID).

⇒ La liste déroulante présente les fichiers signés en attente d'envoi.

• A noter que pour l'envoi d'un fichier de virements, les options de format qui ont été enregistrées lors de la signature sont affichées mais non accessibles.

5.5 Le journal des envois

• Le journal des envois affiche l'historique des transferts de fichiers effectués. Il est disponible au menu "Transferts".


5.6 Retour sur envois (opération de reporting ou ac cusé de réception bancaire au format XML)

• A l'envoi de fichiers de paiements SEPA, il est possible d'obtenir un accusé de réception de la banque destinataire, sous forme de fichier de type PSR "Paiement Status Report".

⇒ L'utilisation du PSR est recommandée, particulièrement pour signaler le rejet total ou partiel d'un fichier (avant son envoi au système de compensation).

• QuadraLiaisonsBancaires est aménagé pour récupérer automatiquement les fichiers PSR (dans leur version actuelle "pain 002.001.03").

⇒ Le choix "Retours sur envois" des menus "Transferts" permet d'accéder au contenu du PSR (xml).


6. Annexes techniques

6.1 Stockage des données des relevés bancaires

LES DONNEES BANCAIRES POUR LA SAISIE DES RELEVES

• Lors de la phase d'intégration, les fichiers sont immédiatement scindés par compte bancaire (1 fichier par RIB) et placés dans le dossier \Quadra\Database\Etebac\EnCours\.

⇒ Le nom d'un relevé reprend le n° du client de référence (6 positions) suivi d'un n° d'ordre attribué séquentiellement (2 positions), puis de l'extension QE2.

⇒ Les relevés qui ne peuvent pas être affectés à un client (RIB non défini dans QuadraClient), sont nommés QETExxxx.QET où xxxx correspond à un n° d'ordre attribué séquentiellement.

• Un sous-dossier est aussi créé pour chaque relevé rattaché à un client dans \Quadra\Database\Etebac\EnCours\Saisies\.

⇒ Il contient une base qet.mdb qui permet de conserver tous les éléments renseignés au cours des sessions de saisie.

• A la génération des écritures comptables, les relevés sont archivés dans le dossier comptable (\Quadra\Database\Cpta\dc\Num-dossier\etebac\). Leur nom est structuré de la façon suivante :

⇒ 1 à 3 caractères pour le code du journal de banque,

⇒ 2 chiffres pour l'année,

⇒ 2 chiffres pour le mois,

⇒ 1 caractère (chiffre ou lettre) pour le jour.

• Les fichiers bancaires d'origine sont conservés dans \Quadra\Database\Etebac\Arch1\. Ils sont renommés en fonction de la date de leur traitement :

⇒ 1ère position, l'année sur 1 chiffre (8 pour 2008) ; 2ème position, le mois sur 1 lettre (A pour janvier) ; 3ème position, le jour sur 1 chiffre (0 à 9 du 1er au 10) ou 1 lettre pour les jours suivants (A=11) ; 4ème position, l'heure sur 1 lettre (A entre 0H et 1H non incluse) ; 5ème, 6ème et 7ème positions, la seconde et la minute exprimées en hexadécimales ; 8ème position, compteur libre.

• Les fichiers issus des mails du portail Jedeclare.com sont aussi dans le repertoire \Database\Etebac\ArchWM\.

LE CORRECTEUR DE FICHIERS QE2/QET

Le correcteur intègre 2 fonctions, "Contrôle de doublons" et "Actualisation".


• Le "Contrôle de doublons" permet de supprimer des plages de mouvements réceptionnés plusieurs fois.

⇒ La fonction doit être lancée avant l'entrée en saisie du relevé. Dans le cas contraire, les doublons alimentent la base de données du relevé, sur laquelle le correcteur est sans effet.

⇒ Le contrôle peut aussi être lancé automatiquement à l'entrée en saisie si l'option correspondante est activée au menu "Outils'" choix "Options sur relevés".

⇒ Après traitement, les fichiers d'origine renommés (".old" et ".old2") sont déplacés vers le répertoire d'archives \ArchFicOld\.

• L'actualisation est utile aux cabinets QuadraWebExpert. Elle corrige des problèmes de réapparition d'opérations antérieures sur les relevés à saisir par les utilisateurs des QuadraWebServices.

⇒ Elle traite uniquement les fichiers se trouvant dans \quadra\database\etebac\EnCours\, et associés à une base qet.mdb. Exemple pour le relevé du dossier n° 740 :

- fichier bancaire 00074000.QE2 localisé dans \Quadra\Database\etebac\EnCours\

- associé à la base qet.mdb localisée dans \quadra\database\etebac\EnCours\Saisies\00074000.QE2\

SUPPRESSION DES ARCHIVES ETEBAC

• Indiquer obligatoirement la date butoir et cliquer sur .

• Lorsque la liste est affichée, elle peut être réduite en renseignant les critères de la ligne de filtre.

• La sélection / désélection des fichiers s'effectue avec les touches <+>, <-> et <Espace>.

⇒ Les fichiers sélectionnés sont marqués d'une coche rouge.

• Cliquer sur le bouton puis confirmer l'opération pour lancer le traitement.


6.2 Automatiser la récupération des relevés bancair es

Il est possible de planifier l'exécution du programme QET3 dans QxChange ou le planificateur Windows du système choisi pour l'exécution.

QXCHANGE, L'OUTIL DE PLANIFICATION DES TACHES DE QUADRATUS

• QxChange qui pilote les modules "Gestion centralisée de messagerie" et "Gestion multi-sites" permet aussi de planifier des opérations de transfert définies par l'utilisateur. Ces opérations de type "Commande externe" sont à décrire dans QuadraParamétrage et la fréquence d'exécution du programme est à fixer dans le séquenceur QxChange.

• Dans QuadraParamétrage, ouvrir le Menu Paramétrage, choix "Transferts" puis "Opérations de transfert".

⇒ Donner librement un code à l'opération de transfert et rejoindre l'onglet 5 "Commandes externes.

⇒ Renseigner la rubrique "Commande externe à exécuter avant les opérations de transfert" de la façon suivante :

\\Nom_du_serveur\qappli\quadra\pgm32\Qet3.exe /ipl: \\Nom_du_serveur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl /auto

• Dans Qxchange, insérer l'opération de transfert dans le séquenceur et paramétrer l'heure de l'opération.

Attention :

⇒ L'opération doit être au moins hebdomadaire.

⇒ L'exécution automatique la nuit ou le matin de bonne heure implique que le serveur soit redémarré et Qxchange lancé.

LE PLANIFICATEUR WINDOWS

• Pour planifier la tâche, créer un fichier batch, par exemple QET3auto.cmd avec la ligne de commande :

\\Nom_du_serveur\qappli\quadra\pgm32\Qet3.exe /ipl: \\Nom_du_serveur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl /auto

• Ajouter le fichier batch dans la liste des tâches planifiées à la fréquence souhaitée.

ARGUMENTS OPTIONNELS

• Pour les abonnés au portail JeDeclare.com, il est possible d'ajouter un argument à la ligne de commande qui active ou non la récupération des relevés fournis par le portail.

⇒ En cas de liaison par mail, il s'agit de l'argument /JEDECLARE

⇒ En cas de liaison par WebServices, il s'agit de l'argument /WSJDC


L'argument peut prendre la valeur OUI ou NON. Exemple pour désactiver la récupération par mail : /JEDECLARE:non (ou /JEDECLARE:NON).

• L'argument /DUPAUTO (pour duplication automatique) permet de demander la copie des fichiers téléchargés à partir des serveurs bancaires ou du portail Jedeclare.com dans un répertoire \database\etebac\DupAuto\AAAA_MM_JJ_X\, où :

⇒ "AAAA_MM_JJ" donne la date du jour

⇒ Et "_X" correspond au n° d'ordre des téléchargements effectués dans une même journée.

ETAPES DU TRAITEMENT EN AUTOMATIQUE

1. Fabrication du script de commande à partir du paramétrage de QuadraLiaisonsBancaires

2. Exécution du script.

3. Fabrication du rapport du transfert effectué.

4. Découpage des données bancaires (un fichier par RIB).

5. Fabrication des messages aux collaborateurs chargés des dossiers clients concernés.

6. Fermeture de QET3.

Remarque : Les réceptions automatiques sont reprises dans le journal des transferts de QuadraLiaisonsBancaires, avec le code collaborateur "Auto".

6.3 Transferts intersites de relevés bancaires

Les mouvements bancaires récupérés par QuadraLiaisonsBancaires sur un site peuvent être transférés sur d'autres sites en fonction du paramétrage du transfert des dossiers permanents.

• Au menu "Paramétrage", choix "Transferts" puis "Opérations de transfert", modifier une opération existante ou créer une nouvelle opération dédiée aux relevés bancaires.

• Sur l'onglet 4 "Divers", sélectionner le choix "Transfert des données ETEBAC".

• Après intégration sur le site destinataire, les données bancaires sont exploitables aux modules "Saisie Etebac" ou "Rapprochement bancaire" de QuadraCompta selon le paramétrage du dossier client (et à condition que les RIB soient correctement renseignés sur les journaux de trésorerie du dossier comptable et sur les dossiers clients).

Attention :

• Les dossiers clients doivent être correctement paramétrés sur le site émetteur et le site destinataire (RIB renseigné au chapitre "Intervenant / Banque").

• Sur le site émetteur, la récupération des données bancaires doit être suivie d'une phase d'intégration qui permet le découpage des données par RIB (et donc par client).

• Après transfert sur le site destinataire, les données bancaires sont supprimées sur le site émetteur.


6.4 Contexte QuadraWebExpert, associer les clients du cabinet comptable au suivi des relevés

PARAMETRER LES DROITS DE L 'UTILISATEUR DES QUADRAWEBSERVICES

• L'accès au paramétrage des utilisateurs est possible à partir de la fiche QuadraClient, chapitre "Généralités / Mandats", sous-chapitre "I-Suite".

• Sur la fiche de l'utilisateur, rejoindre le chapitre "Comptabilité", page "Fonctionnalités".

• Cocher "Saisie EBICS" pour permettre à l'utilisateur d'enregistrer les imputations comptables des mouvements et de générer les écritures correspondantes.

⇒ Activer l'option de "Validation par période" pour autoriser l'utilisateur à générer les écritures comptables des mouvements bancaires non imputés sur le compte d'attente.

⇒ Compléter le paramétrage en donnant les droits sur les comptes et les journaux de banque concernés.

• Cocher "Compléments EBICS" pour permettre à l'utilisateur de fournir des informations sur les mouvements bancaires que le collaborateur du cabinet n'a pas encore imputés.

COMPLEMENTS EBICS

• La fonction est accessible au menu "Mon Expert-comptable", groupe "Outils".

• L'utilisateur a accès à la colonne "Commentaire" pour saisir l'information dont il dispose sur le mouvement.

⇒ A la validation du commentaire, le saisi complète le libellé.

• En fin de saisie, le bouton "Prévenir mon expert" permet à l'utilisateur d'adresser un message au collaborateur du cabinet chargé de son dossier.

SAISIE EBICS

• La fonction est accessible au menu "Saisies comptables", groupe "Autres saisies".


• Les imputations comptables peuvent être enregistrées ligne à ligne ou par la recherche de clés définies au cabinet.

• Si l'utilisateur ne dispose pas du droit de "Validation par période", l'activation du bouton "Transférer les écritures" générera uniquement les écritures correspondant aux mouvements bancaires imputés.

⇒ Dans le cas contraire, toutes les écritures comptables seront générées (sur le compte d'attente pour les mouvements non imputés).

Documents

QuadraLiaisonsBancaires Sommaire - · PDF file• EBICS TS (TS = Transport et Signature) est dédié à l'envoi des fichiers de paiement vers les banques. Il permet