Quelques pistes pour rendre le

plus efficace possible les temps de réunion

Anne-France CHEYNET Circonscription Andrézieux Nord, février 2012

Quelques précisions à propos du diaporama

Cliquez sur les mots soulignés ,la plupart du temps il s’agit d’un lien

Cliquez sur les boites à outils, ce sont des liens qui renvoient à des éléments de mise en œuvre pratique

En amont

Une réunion? règle des « 3 P »

Pourquoi?Pour quoi (faire)?

Pour Qui?

Pourquoi?En amont s’interroger sur:

Retour

En quoi cette réunion est-elle utile?

Qu’est-ce queMoi j’en attends?

Qu’est-ce que le groupe en attend ?

Pour quoi (faire)?

Retour

Pour transmettre (réunion descendante) ou

récolter (réunion ascendante) des informations

Pour échanger : trouver des idées des solutions,  

échanger des infos, des opinions, des questions

Pour résoudre des problèmes: rechercher des solutions,

décider, valider ensemble

Pour Qui?

A qui ,au final,

ce temps de travail doit –il bénéficier?

avant

QUI ?

Cibler les participants : :

•Sont-ils membres de droit ?

•Sont-ils compétents par rapport au sujet?

•Portent-ils une responsabilité par rapport au sujet?

•Sont-ils intéressés par rapport au sujet?

Pour inviter/convoquer les concernés

avant

Préparer la réunion : établir le « T.O.P » Fixer le cadre et le

ThèmeFixer l’Objectif: Quel but doit-on atteindre à la fin de la réunion? Fixer le Plan

Fixer l’éventuelle contribution des participants en amont

avant

Préparer la réunion : Communiquer le « T.O.P » aux participants

MOTIVER

En permettant aux participants de:

Connaître l’objectif de la réunion

Connaître leur rôle et leur contribution

Connaître le bénéfice et l’intérêt de leur participation

C’est

avant

Préparer la salle :

U,=, ,

En Autobus: limite les échanges

signifie « sous l’autorité de »;

signifie « Tous égaux»;

facilite les échanges

signifie « disposition de négociation»;

Prépare un affrontement possible

Combine place prépondérante de l’animateur et possibilité d’échanges

En Rond ou en Carré:

Face à Face:

En U:

Pendant: Le Début

Rappeler les « 3P » et en quoi ils

sont communs à

TOUS

Qui? Présentation (si nécessaire) des participants: Qui on est ,

pourquoi on est là ,ce que l’on attend de cette réunion

Comment?:Les règles de fonctionneme

nt

Pendant: En cours

L’animateur

Fait respecter les règles du jeu

en s’appuyant sur son acceptation initiale et sur l’objectif de la réunion

Régule les échanges :

-faire s’exprimer-Faire échanger

-gérer les prises de parole-faire écouter-reformuler

-gérer les conflits-faire des synthèses

(Si nécessaire) Valoriser les acteurs et leur contribution

Un tour de table final où chaque participant rappelle oralement devant tous ce qu’il doit faire

(Si nécessaire) Etablir un échéancier pour les prochaines réunions

conclure

Qui fait Quoi pour Quand ?

ENGAGERLIERPou

r

Faire le compte-rendu et le diffuser

Agir en cohérence et conséquence

apres

Ce diaporama constitue la synthèse de propositions émanant de 2 sites:

Site de l’ESEN (Ecole Supérieure de l’Education Nationale)

http://www.esen.education.fr/fr/ressources-par-theme/management-et-pilotage/communication-professionnelle/m-laguigne-fait-sa-rentree/

Site Animer une réunion

http://www.animerunereunion.com

Les règles de fonctionnement

Fixer la durée et obtenir l’accord de TOUS

Prévoir et accepter les moments de purge : nécessaire au fonctionnement d’un groupe « vider son sac  »

Prévoir un « scripteur » et/ou un « secrétaire »

Clarifier et expliciter le rôle de chacun: quelle contribution on attend d’euxENRÔLERC’est une façon

d’Retour

« On ne peut pas terminer la réunion avant d’avoir…….,de s’être mis d’accord sur……. »

Retour

Attention aux « petits parleurs ! (Chez les adultes aussi il y en a !! )….ce n’est pas parce que l’on ne s’exprime pas que l’on n’a rien à dire !!!

Attention à l’effet pygmalion (se rallier à l’opinion du groupe)

Attention aux effets de leadersheap (se rallier à l’opinion du leader)

Retour

faire s’exprimer

Retour

s’exprimer……De l’usage des pronoms, et

autres……Vous

Pour :ENTENDRE

-prendre en compte la parole des autres

- Focaliser sur les besoins et centres d’intérêt des autres

Nous

Pour : ENRÔLER,ENGAGER

-Faire adhérer à un objectif commun

-Entraîner à l’action

-Aller ensemble vers un même but

Votre

Pour : MOTIVER

-recentrer sur les motivations professionnelles et personnelles

On A EVITER:

-Trop flou

-  « ON » c’est tout le monde et personne à la fois

Dépasser les simples opinions: « qu’est-ce que tu en penses? »

Pourquoi?

Sur quoi t’appuies -tu?

Quels indicateur

s?

A quoi on le voit?

Retour

« Le double tour » 

Chacun prépare par écrit à propos de la question abordéependant quelques minutes, sa vision, son point de vue.

Une fois que tout le monde est prêt :

1 Le premier tour.Chacun s’exprime à tour de rôle et chacun écoute les

autres.

2 Le deuxième tour.Chacun donne un écho à ce qu’il vient d’entendre.

Il répond à une question du type :« Enrichi par les autres, quelle est ta nouvelle définition ? ».

 VARIANTE: On échange les propositions écrites pour éviter les effets Pygmalion et Leadership

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Méthode ADRAV (Accord, Désaccord, Rien A Voir) Cette méthode comporte trois phases :

1 A comme Accord faire la liste de l’ensemble des points d’accord existant entre les deux parties en conflit

2 D comme Désaccordfaire la liste des points de désaccord :

3 R comme Rien A Voirfaire la liste des points qui n’ont rien à voir avec les deux points précédents

Affichés sur un tableau, l’ensemble des points d’accord est souvent plus important que celui des divergences, la clarification de l’objet de la querelle permet de faire apparaître soit directement la solution soit les conditions pour y parvenir.

Conseil : Mettez noir sur blanc les points. Ecrire c’est réaliser l'étendue des convergences.

« L’ADRAV»

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