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Questions – réponses à propos de la déclaration CNIL d’e-sidoc

Est-il nécessaire de faire la démarche de déclaration CNIL si l’établissement ne gère

pas de « compte élève » dans BCDI ou ne souhaite qu’aucun compte élève ne soit créé

?

Un compte utilisateur d’e-sidoc est créé dès lors qu’une personne (élève, enseignant…) est présente en tant qu’emprunteur dans la base du CDI gérée avec BCDI, qu’elle a un compte activé à « OUI » ou à « RIEN » et un mot de passe. Donc s’il n’y a aucune donnée qui réponde à ces critères, dans ce cas la déclaration CNIL n’a pas lieu d’être. Si on se place côté usages et compétences, c’est un peu dommage de ne pas proposer l’accès à un compte e-sidoc à des élèves car ils n’auront pas accès à leur compte lecteur, ne pourront pas gérer des paniers de notices qui peuvent être restitués sous format bibliographique pour insertion dans les leurs travaux.

Les CDI devaient déjà réaliser une déclaration CNIL pour BCDI ? pourquoi réaliser

une nouvelle, de nouveau ? n’est-ce pas la même ?

Il s'agit bien de 2 déclarations distinctes : - l'une est faite pour la déclaration du prêt d’ouvrages, la production de statistiques anonymes, le recouvrement des sommes liées à la perte d’ouvrages prêtés. Cette déclaration a été faite par le CNDP au nom de l'Education Nationale pour faciliter les procédures administratives (cf. http://www.crdp-nantes.fr/service/bcdi/bcdi-cnil/index.html). - l'autre pour e-sidoc est à faire car il s'agit d'un téléservice de l'administration électronique

au sens de l'article 27 II 4° de la loi n°78-17 modifiée car :

le service est proposé par internet ;

il repose sur l'utilisation d'un identifiant des personnes physiques (via le compte utilisateur) ;

il est proposé par l'administration ;

il s'adresse à des usagers.

Pourquoi le CNDP ou le CRDP de Poitou-Charentes n’ont-ils pas réalisé une

demande générale au titre de l'Education Nationale (comme cela avait été fait pour

BCDI pour la déclaration du prêt d’ouvrages, la production de statistiques

anonymes, le recouvrement des sommes liées à la perte d’ouvrages prêtés) ? La CNIL a répondu négativement pour la raison suivante : "il apparait que le CRDP de Poitiers est l’éditeur d’e-sidoc, il n’est donc pas le responsable du traitement, au sens de l’article 3 de la loi n°78-17 modifiée. Ces formalités incomberont aux organismes qui utiliseront e-sidoc, qui le mettront en œuvre. Votre organisme ne sera tenu de procéder aux formalités préalables qu’à la condition qu’il le mette en œuvre pour son propre compte."

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Il est indiqué en page 9 de la documentation « Démarches administratives à réaliser

par le chef d’établissement » que l’acte réglementaire doit être publié dans un journal

d’annonces légales. Comment procéder pour cette publication ? Le CRDP de Poitou-Charentes a pris contact le 6 avril 2011 avec la responsable du traitement des déclarations CNIL. Pour information, elle reçoit 10 déclarations par jour et répond aux établissements scolaires dans la semaine. Ce qui a été décidé pour éviter notamment des frais aux établissements : les établissements scolaires n’ont plus à diffuser l’acte réglementaire dans un recueil officiel ou dans un journal spécialisé d’annonces légales. La CNIL demande désormais que cet acte soit diffusé dans le journal de l’établissement ou sur le site internet de l’établissement. La page 9 de documentation «Démarches administratives à réaliser par le chef d’établissement pour e-sidoc » a été modifiée. Il s’agit désormais de la version 1.1 de cette documentation.