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Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

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Page 1: Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

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Service de vie communautaireCommunity Life Service

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Mot du directeur | A Word from the Director

Chers collègues, partenaires et collaborateurs,

J’ai le grand plaisir de vous présenter le premier rapport annuel du Service de vie communautaire (SVC) pour l’année 2013-2014. Ce rapport vous permet de constater l’effervescence et le dévouement du SVC.

Depuis des décennies, le SVC anime la vie socioculturelle sur le campus et contribue ainsi à enrichir l’expérience étudiante, un des objectifs du plan stratégique Destination 2020. Les étudiants sont au cœur de notre mandat et tout est mis en place pour leur offrir une panoplie de ressources et d’activités.

Plus que jamais, la synergie est au centre de nos actions pour assurer des activités de haute qualité et ciblées en fonction des besoins des étudiants. Nous travaillons en étroite collaboration avec différents partenaires sur le campus, dont les facultés et les services, mais également avec les regroupements étudiants, comme la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa (FEUO) et l’Association des étudiants et étudiantes diplômés (GSAED).

Je profite de l’occasion pour remercier tous les membres du personnel du Service de vie communautaire, qui

a su travailler d’une main de maître pour orchestrer toutes les activités de l’année 2013-2014.

Marc Duval

Directeur du Service de vie communautaire

Dear colleagues, partners and friends,

I am very pleased to present the first ever Community Life Service (CLS) annual report, which will cover 2013-2014. It underscores the CSL’s level of enthusiasm and dedication.

For several decades now, Community Life Service has been organizing social and cultural activities on campus to help enrich the student experience, which is one of the strategic objectives outlined in Destination 2020. Students are at the heart of our mission and everything we do aims to offer a full range of resources and activities to them.

More than ever, we rely on synergy to ensure that our activities are high quality and focused on meeting student needs. We work closely with a variety of services and faculties, and also with many student groups, such as the Student Federation of the University of Ottawa (SFUO) and the Graduate Students Association (GSAED).

I would like to take this opportunity to thank all Community Life Service staff members for working together

to expertly orchestrate all the activities that took place in 2013-2014.

Marc Duval

Director of Community Life Service

Page 3: Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

À propos du SVC | About CLS

Le SVC emploie plus de 25 personnes (employés réguliers, contractuels et étudiants) regroupées en quatre services : service de programmation des activités (générale et francophone), service technique, service administratif et service de la campagne Centraide de l’Université d’Ottawa. Au moyen de diverses activités et ressources, le SVC rend la vie étudiante à l’Université d’Ottawa mémorable et enrichissante.

CLS employs over 25 staff members, including regular, contract and student employees, in four sections: activity programming (general and Francophone), technical team, administrative services, and the University of Ottawa United Way Campaign. By organizing activities and resources, CLS ensures that student life at the University of Ottawa is memorable and enriching.

Mission

Inspirer des moments WOW et développer un sentiment de fierté pour l’ensemble des étudiants et des membres du personnel.

To elicit WOW moments and develop a sense of pride among all students and employees.

#uottaWOW

Recteur et vice-chancelier

Vice-rectrice associée Services

aux étudiants

Service des sportsService du logement

Service de viecommunautaire

Services alimentaires et

congrès Service de santé Librairie

Vice-recteur Études

Vice-rectrice Recherche

Vice-recteur Relations

extérieuresVice-recteur Ressources

Vice-rectrice à la gouvernance

Sports Services Housing Service Community Life Service

Health Services Bookstore

A university where WOW things happen. Live uOttawa!L’université « WOW » où il s’en passe des choses. Vivre uOttawa!

Vivre uOttawa! #uottaWOWLive uOttawa! #uottaWOW

The results of dedicated teamwork! Thank you to our employees, who helped bring our campus to life!

La fruit du travail d’une équipe dévouée!Merci à nos employés qui ont animé le campus!

President and Vice-Chancellor

Vice-PresidentAcademic and

ProvostVice-President

Research Vice-PresidentExternal Relations

Vice-PresidentResources

Vice-PresidentGovernance

Vice-PresidentStudent Services

Food and Convention

Services

Page 4: Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

Nous jugeons primordial de créer des activités favorisant la fierté et la participation à une vie étudiante dynamique. Des activités variées ont été réalisées au courant de l’année 2013-2014. Notons entre autres les colloques, conférences, concerts, festivals et démonstrations culinaires.

We feel it is essential to create activities that foster pride and participation in a dynamic student life. During 2013-2014, a wide variety of activities were conducted on campus, including conferences, lectures, concerts, festivals and culinary demonstrations.

Service de programmation | Activity Programming

Depuis 2012, le Service de vie communautaire organise la Semaine d’accueil pour encadrer l’arrivée des étudiants sur le campus. Plus de 8000 nouveaux étudiants ont été accueillis à la rentrée 2013.

Since 2012, Community Life Service has hosted a Welcome Week to help students feel more at home when they arrive on campus. We welcomed over 8000 new students in September 2013.

Matt Mogk, spécialiste mondial des zombies, a présenté une conférence portant sur la façon de se préparer à une épidémie de zombies. L’Université d’Ottawa a accueilli le tout premier Festival de l’édition. Ateliers, discussions, concerts et poésie étaient à l’honneur.

World-renowned zombie expert Matt Mogk gave a lecture on how to prepare for a zombie apocalypse. The University of Ottawa hosted its first ever Publishing Festival, featuring workshops, discussions, concerts, and poetry.

La cohorte 2013 de l’École nationale de l’humour a su épater le public avec son spectacle de finissants. Les soirées cinéma dans la piscine, parmi nos activités les plus inusitées, font toujours beaucoup parler d’elles.

The graduating Class of 2013 from the École nationale de l’humour, a school for comedians, had their audience in stitches.Movie nights in the pool are one of our more unusual activities; they always generate plenty of buzz.

Septembre | September

Octobre | October

Novembre | November

35 778 PARTICIPANTS

16 015 PARTICIPANTS

2013 - 2014

2012 - 2013

123%

121 ÉVÉNEMENTS | EVENTS101 ÉVÉNEMENTS | EVENTS

Revue de l’année | The Year in Review

Page 5: Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

La présentation de recettes de boissons frappées aux fruits par Kieran Gruber est l’une des nombreuses activités organisées en partenariat avec l’équipe de Promotion de la santé.

Kieran Gruber’s presentation of fruit smoothie recipes was one of the many activities we organized in partnership with the Health Promotion team.

Le Festival des neiges est sans contredit notre événement le plus connu. Plus de 10 000 étudiants ont bravé le froid pour savourer les plaisirs de l’hiver lors de cette 7e édition du festival.

The Snow Festival is certainly our most well-known activity; during this, the seventh edition of the popular activity, over 10,000 students braved the cold to sample winter treats.

Nous avons donné des ateliers pour apprendre les bases du djembé (sorte de tambour africain).

We hosted workshops on the basics of how to play djembe, an African drum.

Mars, c’est le Mois de la francophonie à l’Université d’Ottawa! Une trentaine d’événements ont permis à la communauté de découvrir la langue française ou de s’instruire et de s’amuser en français. De concert avec la FEUO, la première édition du Festival de la poutine a vu le jour. Il y a eu plus de 10 500 participants!

At the University of Ottawa, March is dedicated to the Francophonie! Some 30 events, provided the university community with learning experiences and a chance to discover the French language. In cooperation with the SFUO, we organized the first ever Poutine Festival on campus, which drew a crowd of over 10,500 participants!

Décembre | December

Janvier | January

Février | February

Mars | March

plus de participants aux événements francophonesmore participants at francophone events4x4x 2012 - 2013 2013 - 2014

Page 6: Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

Service technique | Technical TeamCumulant près 70 ans d’expérience, notre équipe technique est reconnue pour son expertise et la qualité de ses services. Elle offre ses services à différents groupes au sein de la communauté universitaire ainsi qu’à plusieurs organismes externes.

Our technical team, which has a combined total of over 70 years of experience, is renowned for its expertise and high quality services. Our technical team partners with, and provides services to, various groups within the university community, along with several external organizations.

In 2013-2014, the team provided equipment rentals and audiovisual services to support over 2000 events, including the employee holiday party, the closing ceremonies for the Mois de la francophonie, the Everybody Loves Everybody festival (ELE), and six episodes of the Ripostes television series.

70ans d’expérience

years of experience

« C’est vraiment un plaisir de travailler avec vous, tout est fait de façon professionnelle tout en s’amusant. »

En 2013-2014, l’équipe a participé à plus de 2000 événements, que ce soit pour la location d’équipement, de services de sonorisation ou d’éclairage. Notons entre autres : la fête de Noël des membres du personnel, la cérémonie de clôture du Mois de la francophonie, le festival Everybody Loves Everybody (ELE) et les six tournages de l’émission Ripostes.

Anne-Marie Lacroix,agente de communication et de gestion des événements

En 2008, le SVC s’est doté d’un mandat supplémentaire : encourager et animer la vie socioculturelle en français et, de cette façon, contribuer à un autre objectif de Destination 2020, celui de favoriser et de renforcer la francophonie sur le campus. Dans le cadre de cette cinquième année de programmation en français, pas moins de 62 événements francophones ont été organisés.

In 2008, we took on an additional mandate: to promote and facilitate social activities in French, and in doing so, contribute to another Destination 2020 goal, namely that of promoting and fostering the Francophonie and bilingualism on campus. During this, the fifth year of French-language activity programming, no less than 62 Francophone events were organized.

3ansyears

En 2014, le Carrefour francophone a fêté sa troisième année d’existence. Le Carrefour est un lieu d’échanges, de rencontres et de partage de ressources pour les francophones et les francophiles. Un total de 2220 étudiants s’est rassemblé au salon cette année pour participer à plus de 22 activités.

In 2014, the Carrefour francophone, a place for Francophones and francophiles to meet, chat, and share resources, will be celebrating its third birthday. This year, some 2220 students used this space and over 22 activities were held there.

Le saviez-vous? | Did you know?

Page 7: Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

Service administratif | Administrative Services

Certains se rappelleront peut-être du temps où nous étions responsables des réservations au Centre universitaire. Depuis le printemps 2012, nous avons travaillé à transférer cette responsabilité à l’équipe de Congrès et réservations. Bien que nous ayons dû faire quelques réajustements en cours de route, nous sommes fiers d’annoncer que nos anciens clients se sont bien adaptés au changement et que la période de transition est maintenant terminée. Nous demeurons toutefois responsables de la gestion du Centre universitaire, y compris la gestion des locataires et des approvisionnements.

Some may recall a distant time when we were the people to call to reserve space in the University Centre. However, since the spring of 2012, this responsibility has been transferred to Conventions and Reservations. Although we made a few adjustments along the way, we are proud to say that our former clients have adapted well to the change and that the transition period is now over. However, we are still responsible for managing the University Centre building, including managing its supplies and rental units.

Gestion du Centre universitaire | Managing the University Centre

Depuis 2009, notre équipe administrative cherche à simplifier les processus financiers. Nous sommes ainsi passés de 50 comptes budgétaires à 28 en 2014. Cette réduction facilite la gestion des comptes client, la facturation et les projections budgétaires.

Since 2009, our administration team has been looking for ways to simplify our financial procedures. In 2014, we reduced the number of budget accounts we manage from 50 to 28, which will help us with invoicing, tax planning, and managing our client accounts.

Simplification financière | Simplifying our Finances

Le SVC sur le campus constitue une ressource essentielle à laquelle se réfère quotidiennement la communauté pour les diverses activités étudiantes. Le SVC gère 60 babillards sur le campus ainsi qu’un réseau d’affichage télévisé et les grands espaces du Centre universitaire.

CLS is considered an essential resource on campus, one which the community turns to every day for various student activities. CSL manages 60 on-campus billboards, a network of promotional televisions and large areas in the UCU.

Augmentation des revenus | Revenue Increase

19,623 posters installed!Installation de 19 623 affiches!

Comptes budgétaires | Budget Accounts

2012 - 2013 2013 - 2014

- 44%

Réservation de salles, espaces & régie technique ($)

Room & Space Reservations, and Technical Services ($)

Affichage | Publicity ($)

261 262

14 705

251 308

14 267

2012 - 20132013 - 2014

Page 8: Rapport annuel 2013-2014 | 2013-2014 Annual Report

Centraide | United Way

Centraide s’est associé en 2012 avec le SVC afin de faciliter la recherche de dons sur le campus. La campagne Centraide 2013-2014 de l’Université a dépassé les attentes, pour atteindre 317 450 $. Elle est la 6e en importance en milieu de travail à Ottawa, et l’une des campagnes Centraide les plus profitables en ville. Nombreuses sont les personnes qui participent au comité de la campagne Centraide uOttawa. Avec l’aide et le leadership de 120 bénévoles (employés et étudiants), beaucoup d’activités de collecte de fonds ont été mises sur pied, notamment des encans, des ventes, des concours et des spectacles.

In 2012, the United Way partnered with CLS in order to help it solicit donations on campus. The 2013-2014 United Way Campaign surpassed expectations, raising $317,450. This was one of the most profitable United Way campaigns in the city, and United Way efforts at uOttawa are currently the sixth largest workplace campaign, with a large number of campaign committee participants. Thanks to the help and leadership of 120 employee and student volunteers, several fundraising activities were held, including auctions, sales, contests and benefit concerts.

Vivre uOttawa! #uottaWOWLive uOttawa! #uottaWOW

The results of dedicated teamwork! Thank you to our employees, who helped bring our campus to life!

La fruit du travail d’une équipe dévouée!Merci à nos employés qui ont animé le campus!

EN IMPORTANCELARGEST

6eth

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Saviez-vous que? | Did you know?Le SVC accorde une place importante aux activités et projets étudiants. Nous avons octroyé en 2013-2014 plus de 19 000 $ pour des projets présentés par des associations et des groupes étudiants en vue d’alimenter la vie étudiante.

At CLS, we know that student-led activities and projects are important. In 2013-2014, we allocated over $19,000 to projects organized by student associations and groups to help improve student life.

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