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5ème
étage, Immeuble ARO Antsahavola – BP. 7631
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REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
UNION – DISCIPLINE – TRAVAIL
-----------------------------
MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT, DE LA SALUBRITE URBAINE
ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE
-----------------------------
OFFICE IVOIRIEN DES PARCS ET RESERVES
Du 7 au 9 Mai 2014
RAPPORT DE FORMATION SUR LE MANUEL
DE GESTION DE L’OIPR
2
SOMMAIRE
1. Introduction ........................................................................................................................................................ 3
2. Les objectifs de la formation ..................................................................................................................... 4
3. Déroulement de la formation .................................................................................................................... 4
3.1. La session d’ouverture : ...................................................................................................................... 6
3.2. Les sessions de formation proprement dite : .......................................................................... 7
3.3. La cérémonie de clôture : .................................................................................................................. 7
4. Méthodologie adoptée ................................................................................................................................. 8
4.1. Méthodologie générale ........................................................................................................................ 8
4.2. Supports mis à la disposition des participants ...................................................................... 8
5. Formateurs .......................................................................................................................................................... 8
6. Participants ......................................................................................................................................................... 9
7. Résultats globaux des évaluations à chaud à la fin de la formation. .................................. 9
8. Synthèses des échanges entre les participants ........................................................................... 10
9. Constats globaux des formateurs : ..................................................................................................... 10
10. Recommandations.................................................................................................................................... 11
Annexe 1 : Liste exhaustive des participants...................................................................................... 12
Annexe 2 : Fiche d’évaluation fin de formation ................................................................................. 13
3
1. Introduction
Dans le cadre de l’amélioration de sa gouvernance, l’Office Ivoirien des Parcs et
Réserves (OIPR) a initié la rédaction d’un manuel de gestion qui retracerait toutes
les procédures de l’office, en 2008.
Malheureusement, avec la crise sociopolitique survenue par la suite, ce projet n’a
pas abouti et seule une version provisoire du manuel a pu être livrée.
Avec l’appui des programmes C2D, ce projet de manuel a été relancé à travers une
consultation internationale qui a abouti à la sélection du Consortium FTHM
Conseils - SEED Consulting. La mission de cette expertise consiste en deux
objectifs majeurs :
- Elaborer un manuel de gestion qui intègrera l’ensemble des procédures de
gestion administratives, comptables, financières, de suivi évaluation ainsi que
les outils de l’OIPR ;
- Assurer la formation des acteurs de l’OIPR à l’utilisation du manuel de
gestion.
Le manuel de gestion ainsi élaboré, définit les principales procédures de
gestion administrative, comptable et financière, de suivi évaluation et de
gestion des achats et de passation de marchés de l’Office Ivoirien des Parcs
et Réserves (OIPR), Etablissement Public de type Particulier régi par les
dispositions législatives et réglementaires applicables aux Etablissements
Publics Nationaux (EPN) en Côte d’Ivoire.
Ce manuel fournit le cadre formel d’exécution des opérations à caractère
administratif, financier et comptable de l’OIPR, et ce conformément :
- Aux principes de gestion généralement admis ;
- Au régime financier et comptable des EPN ;
- Aux dispositions des divers accords de financements établis entre l’OIPR et
ses bailleurs ;
- Au droit cadre comptable SYSCOA-OHADA.
Ainsi, le manuel de gestion vise à éclairer et à informer tous les acteurs impliqués
dans l’exécution des missions de l’OIPR ainsi que dans la gestion des différents
projets cofinancés que l’Office met en œuvre.
Plus spécifiquement, il répond aux objectifs ci-après :
- Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif,
financier et comptable de l’OIPR ;
- Mettre en exergue l’organisation administrative, financière, budgétaire et
comptable de l’OIPR ;
4
- Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion des activités
par l’optimisation des circuits d’information, la clarification des tâches et
responsabilités de chaque agent ainsi que par la mise à disposition d’outils
de gestion uniformes;
- Mettre à la disposition de l’ensemble du personnel de l’OIPR, un outil de
référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite de leurs
activités ;
- Renforcer l’efficacité du contrôle interne de l’OIPR.
Ce manuel révisé a fait l’objet d’une pré-validation avec le Comité de Direction de
l’OIPR avant d’être validé par l’atelier du 14 novembre 2013 réunissant l’AFD, l’OIPR
et son Ministère de tutelle.
En vue de favoriser l’appropriation par les utilisateurs du manuel, un atelier de
formation a été organisé au sein de l’OIPR.
2. Les objectifs de la formation
Les objectifs de la formation sont de sensibiliser et former les agents de l’OIPR sur
les nouvelles dispositions du manuel de procédures mis à jour de l’OIPR.
De manière spécifique, la formation a concerné un noyau de formateurs qui s’est
familiarisé à l’utilisation du manuel à travers sa compréhension et sa consultation
pour la réalisation des opérations de gestion efficiente de l’OIPR.
3. Déroulement de la formation
La formation s’est déroulée du 07 au 09 mai 2014 de 08H00 à 17H00 selon le
planning suivant :
JOURNEE 1: Mercredi 07 Mai 2014
Partie Objet Contenu Responsable Timing
Arrivée des participants
1 Introduction générale Discours d'ouverture officiel DG
8h30 à 9h00 Présentation des participants Consultant
Présentation du programme Consultant
Partie introductive sur la structuration du manuel Consultant
2 Gestion budgétaire BU1 – Planification technique et budgétaire Consultant 9h00 à 10h00
BU2 - Exécution budgétaire Consultant
Pause café 10h à 10h15
BU3 – Modifications budgétaires Consultant
10h15 à 12h00 BU4 – Contrôle et suivi budgétaire Consultant
Questions/réponses Consultant
PAUSE DEJEUNER
5
3 Suivi-évaluation SE1 – Planification du SE Consultant
14h00 à 17h00
SE2 - Collecte de données Consultant
SE3 – Vérification technique interne Consultant
SE4 – Reporting Consultant
Questions/réponses Consultant
JOURNEE 2: Jeudi 08 Mai 2014
1 Gestion RH RH1- Identification des besoins en personnel Consultant
8h00 à 10h00
RH2 – Recrutement Consultant
RH3 – Embauche Consultant
RH4 – Gestion des contrats de travail Consultant
RH5 – Gestion de la paie Consultant
RH6 – Gestion des congés et des absences Consultant
RH7 – Gestion des sanctions disciplinaires Consultant
RH8 – Gestion des évaluations du personnel Consultant
Pause café 10h à 10h15
RH9 – Gestion des formations Consultant
10h15 à 12h15
RH10 - Gestion des cessations d'emploi Consultant
Questions/réponses Consultant
2 Gestion administrative AC – Gestion des appels et accueils Consultant
CR1 – Gestion des courriers « arrivée » Consultant
CR2 – Gestion des courriers « départ » Consultant
CR3 – Conservation et archivage des courriers Consultant
Questions/réponses Consultant
PAUSE DEJEUNER
Gestion administrative (suite) CI1 – Gestion de la communication interne Consultant
14h00 à 15h30
CI2 – Gestion de la communication externe Consultant
CI2 – Gestion de la communication NTIC Consultant
GR1 – Réunion du Conseil de Gestion Consultant
GR2 – Réunion du Comité de direction Consultant
GR2 – Réunion de direction Consultant
GR2 – Réunion du Conseil de Gestion locale Consultant
MI1 - Gestion des missions à l’intérieur CI Consultant
MI2 - Gestion des missions à l’extérieur CI Consultant
Questions/réponses Consultant
3 Stocks et immobilisations ST1 – Entrée en stock Consultant
15h30 à 17h30
ST2 – Sortie de stock Consultant
ST3 – Inventaire des stocks Consultant
IM1 – Entrée dans le patrimoine Consultant
IM2 – Entretien et maintenance des immobilisations Consultant
IM3 – Gestion des véhicules Consultant
IM4 – Inventaire des immobilisations Consultant
IM5 – Sortie du patrimoine Consultant
Questions/réponses Consultant
6
JOURNEE 3: Vendredi 09 Mai 2014
1 Gestion fin et compta CP1 – Traitement comptable des recettes Consultant
8h00 à 10h00
CP2 – Autorisation d'accès Consultant
CP3 - Amendes et confiscations Consultant
CP4 - Redevances des activités Consultant
CP5 – Produits des visites touristiques Consultant
CP 6 - Dotation budgétaire Consultant
CP7- Traitement comptable des dépenses Consultant
Pause café 10h à 10h15
CP8 - Travaux d'arrêté de compte Consultant
10h15 à 12h15
FI 1 - Gestion des comptes bancaires Consultant
FI 2 - Paiement de factures Consultant
FI 3 - Etat de rapprochement bancaire Consultant
FI 4 – Gestion de la caisse Consultant
FI 5 - Paiement des salaires Consultant
Questions - Réponses Consultant
PAUSE DEJEUNER
2 Passation de marché PM 1 -PM de travaux et fournitures Consultant
14h00 à 16h30
PM 2 - Autres procédures de PM Consultant
PM 3 - Sélection et Emploi de service de Consultants Consultant
PM 4 - Autres méthodes de sélection et emploi Consultant
PM 5 - GC fourniture, travaux et service Consultant
PM 6 - GC consultants individuels ou de firmes Consultant
PM 7 - Archivage des documents de PM Consultant
Questions/réponses Consultant
3 Fin de la formation Synthèse Consultant 16h30 à 16h45
Evaluation de la formation Consultant 16h45 à 17h00
Clôture DG 17h00 à 17h30
La formation a eu lieu dans la salle de réunion au sein du siège de l’OIPR à Abidjan,
Côte d’Ivoire. Elle a été ponctuée par une cérémonie d’ouverture, les sessions de
formation proprement dite et une cérémonie de clôture.
3.1. La session d’ouverture :
Cette cérémonie a été composée de trois interventions :
- Celle du Chef de Service Communication de l’OIPR, faisant office de Maitre
de cérémonie : il a souhaité la bienvenue à tous les participants et a présenté
le programme de la formation ; ensuite il a invité successivement les
Directeurs Généraux de SEED Consulting et de l’OIPR, l’un après l’autre, à
faire leurs allocutions ;
- L’allocution du Directeur général de SEED Consulting comprenait les
remerciements du Consortium FTHM-SEED Consulting pour la confiance à eux
accordée par l’OIPR, la convivialité et surtout l’expertise du personnel de
l’OIPR qui a participé pleinement aux différentes séances ayant abouti à
l’élaboration du manuel.
7
Le DG de SEED Consulting a en outre félicité l’OIPR pour ce signe de bonne
gouvernance à travers l’acquisition de cet outil d’aide à la gestion ; il a
continué son propos à explicitant l’importance de la formation qui vient
rendre fonctionnel, le manuel à travers son appropriation par les formateurs
et surtout sa vulgarisation à tout le personnel de l’OIPR. Terminant son
intervention en rappelant la disponibilité du consortium pour les appuis futurs
à l’OIPR, le DG de SEED Consulting a clos son allocution en remerciant le
personnel cadre qui s’est mobilisé pour cette étape de formation.
- Le mot d’ouverture du Directeur Général de l’OIPR était composé de deux
parties : les remerciements au consortium FTHM-SEED qui a montré son
expertise avérée par la qualité du fond et de la forme du manuel produit et
l’importance de rendre fonctionnel, ce document qui témoigne de la volonté
de l’OIPR d’avoir une gestion efficace et transparente, inspirant confiance tant
au Gouvernement qu’à tous les partenaires techniques et financiers. Il a
achevé son mot en déclarant ouvert l’atelier de formation des formateurs sur
le manuel de procédures de l’OIPR.
3.2. Les sessions de formation proprement dite :
Ces sessions était composée des grandes thématiques du manuel
notamment l’introduction générale, la gestion budgétaire, le suivi et évaluation, la
gestion des ressources humaines, la gestion administrative, la gestion des stocks et
des immobilisations.
Chaque thématique a été parcourue à travers son objet, son champ d’application,
ses règles de gestion et la description des différentes procédures.
3.3. La cérémonie de clôture :
La cérémonie de clôture a été animée de deux interventions :
- Le DG de SEED a une fois encore remercié l’OIPR ; il a félicité les participants
à la formation pour leur engagement et l’appropriation du manuel qui s’est
manifestée à travers la pertinence des questions et des réponses apportées
pendant les moments d’échanges. Il a recommandé la duplication du manuel
pour tous les autres services n’ayant pas eu de copies et a rappelé la
disponibilité du consortium pour des travaux futurs.
- Le Conseiller Technique, représentant le DG de l’OIPR, a relevé les qualités de
formateur dont ont fait preuve les experts de SEED Consulting ; il a dit toute
la gratitude du DG de l’OIPR, absent pour réunion au Cabinet du Ministre, et a
promis d’amplifier la vulgarisation du manuel et surtout son utilisation
permanente afin d’assurer une gestion efficiente à l’OIPR. Il a renouvelé la
confiance de l’OIPR en l’expertise du consortium et a clos l’atelier a
engageant tout le personnel de l’OIPR à l’application intelligente de ce
manuel pour une gestion émergente des Parcs et Réserves de Côte d’Ivoire.
8
4. Méthodologie adoptée
4.1. Méthodologie générale
La méthodologie utilisée était basée sur l’approche participative et a privilégiée les
échanges de compréhension autour de chaque module à travers des exemples
traitées au quotidien.
Pour chaque module, une présentation a été faite par le formateur avec des
exemples ponctuant les procédures. Une séance d’échanges a été ouverte par la
suite pour permettre non seulement aux participants de poser des questions de
compréhension mais aussi de relever des situations spécifiques présentant des
hésitations quant à l’application des procédures. Les réponses aux questions ont
été apportées par les autres participants sous une modération de chaque
formateur, privilégiant ainsi l’appropriation de la compréhension du manuel.
Cependant, au terme de chaque échange, le formateur revenait sur les
fondamentaux des champs d’application et des procédures applicables à chaque
cas relevé par les participants.
Au terme des travaux, l’évaluation de la formation a été faite par les participants.
Dans l’ensemble, tous les participants se sont dits satisfaits de la prestation des
formateurs et de la qualité des informations données dans les réponses à leurs
inquiétudes.
4.2. Supports mis à la disposition des participants
Les supports mis à la disposition des participants étaient deux types :
- La version électronique du manuel ainsi que ses annexes accompagnés du
kit de formation comprenant une chemise cartonnée contenant des stylos,
des blocs-notes, des feuilles vierges pour les exercices.
- Les modules en fichier Word servant de supports visuels lors de la
présentation des modules ; les fichiers Word ont été préférés en raison de la
nécessité de parcourir le manuel dans sa version utilisable sur le terrain,
facilitant ainsi le recours aux pages pour le suivi de la formation et les
échanges de cas et d’expériences.
5. Formateurs
Les formateurs programmés à cet atelier sont les consultants du cabinet SEED
Consulting qui ont aussi contribué à l’élaboration du manuel de Gestion. Il s’agit
de :
M.DIRABOU YVES JOEL, Directeur Général du cabinet SEED Consulting
M. N’GUESSAN Yao Arsène, Expert Financier;
M. DEMI MOHAMED, Expert en Passation des marches;
9
6. Participants
Les participants étaient au nombre de 26 comprenant :
- Pour le siège : 18 participants
- Pour les zones : 8 participants.
Les participants étaient composés de 4 femmes et 22 hommes, soit respectivement
15% et 85%. Cette répartition est relativement plus élevée au regard des
proportionnalités dans la composition du personnel utilisateur du manuel de
procédures.
Nbre de femmes
Nbre d'homme
7. Résultats globaux des évaluations à chaud à la fin de la formation.
A l’issue de l’évaluation de la formation, les moyennes calculées sur la base des
notations des participants et les commentaires sont les suivants :
ASPECT EVALUE MOYENNE/10
Aptitude des formateurs à transmettre savoir/savoir-faire 7,4
Méthode et aides pédagogiques 7,2
Rythme du stage 6,8
Utilité de ce stage pour votre travail 8,5
Documentation remise 7,8
Organisation matérielle (entièrement prise en charge par l’OIPR) 7,5
Accueil, ambiance 8,1
Relations formateurs/groupe 8,3
10
Les notations ci-dessus montrent que les participants ont été globalement satisfaits
de la formation et des services des formateurs. Ils ont relevé le besoin d’un appui
sur une période significative dans l’utilisation du manuel.
Pour ce qui concerne leurs observations, les participants ont relevé que la salle
proposée par l’OIPR s’est trouvée exiguë pour la qualité de la formation.
Pour ce qui concerne leurs suggestions, les participants proposent plusieurs
formations notamment sur les modules suivants :
- Passation des marchés, six (6) participants soit 23% ;
- Comptabilité publique, quatre (4) participants soit 15% ;
- Gestion des ressources humaines, un (1) participant soit 4% ;
- Suivi et évaluation, trois (3) participants, soit 11%
8. Synthèses des échanges entre les participants
Les échanges lors des séances de question/réponses ont permis de constater une
insuffisance de connaissance des règlements financiers liés aux statuts de l’OIPR.
Essentiellement, les échanges ont porté sur les responsabilités des acteurs dans la
mise en œuvre des procédures, sur fiches de procédures (stocks, gestion de
congés…) et sur l’intervention de certains acteurs non cités dans le manuel.
Un accent particulier a été mis sur les procédures comptables qui comportaient
beaucoup de modifications au regard des pratiques actuelles. Les participants ont
retenu la nécessité de revisiter les procédures existantes pour les adaptées à celles
prescrites par le manuel de procédure.
Pour ce qui concerne les compléments à apporter aux procédures, l’atelier a retenu
d’évaluer le manuel en fin d’année 2014 avant d’engager les modifications selon la
procédure prévue dans le manuel.
9. Constats globaux des formateurs :
Tous les formateurs ont relevé un véritable engouement et un intérêt particulier des
participants pour la formation, car mis à part le Directeur Général, tous les
participants sont restés assidus durant toute la formation
Les questions et réponses lors des échanges étaient appuyées par des cas
pratiques ce qui a montré le niveau satisfaisant de compréhension.
Toutefois force est de reconnaitre que plusieurs contestations des procédures ont
été relevées par les participants ; cela est dû au fait que plusieurs d’entre eux n’ont
pas pris connaissance du manuel avant sa validation par l’atelier réunissant l’OIPR
11
et l’AFD.
Au total, les participants ont eu une participation constructive et ont donné des
signes de bon espoir quant à l’utilisation du manuel.
10. Recommandations
Vu que la présente formation est une formation des formateurs, les
recommandations concernent surtout la réplication et la dissémination de la
formation sur le manuel aux autres agents de l’OIPR. Ainsi, l’équipe de formateur
recommande :
- La multiplication urgente du manuel pour le rendre disponible à tous les
niveaux ;
- L’organisation de formations internes par petit groupe, selon les cibles des
procédures en vue de disséminer la compréhension et l’utilisation du manuel.
- L’organisation d’une formation dans les domaines du Suivi et évaluation, de
la comptabilité publique, des ressources humaines et de la passation des
marchés.
12
ANNEXES
Annexe 1 : Liste exhaustive des participants LISTE DES PARTICIPANTS DE L'ATELIER DE FORMATION DU MANUEL DE GESTION DE L'OIPR
N° NOM ET PRENOMS FONCTION CONTACT
TEL MAIL
1 ADAMA TONDOSSAMA DG 22414059 [email protected]
2 OUATTARA KASSOUM DRAMANE
DARH 02348111 [email protected]
3 GBOHI RODOLPHE HENRI D DFC 22414059 [email protected]
4 CMT KOUADIO KOUASSI REMY DZC 07763561/02022298 [email protected]
5 LT COL GONTO GBASSAHA CT 03424458 [email protected]
6 AHOULOU KOUAME CC 40015297 [email protected]
7 KOUAME N'DRI PASCAL CHARGE SE 01018661 [email protected]
8 DIARRASSOUBA ISSA
CHARGE D'ETUDE CCP
02441799 [email protected]
9 DIOMANDE KARAMOKO S/DFC 07847179 [email protected]
10 HILLIHASE BAKAYOKO DZ SUD 08668328/40099570 [email protected]
11 ZANNOU MOISE GB DZOUEST 03888822/07626221 [email protected]
12 DIARRASSOUBA ABDOULAYE DZFO 34722299 [email protected]
13 ESSOH LOHOUES MARCEL
CHEF COMPTABILITE DZ OUEST
05803959 [email protected]
14 YAO EVARISTE
COMPTABLE SIEGE OIPR
08333179 [email protected]
15 CAREINE ALLAH KOUADIO KOUASSI
CHARGE DE COMMUNICATION
07498388 [email protected]
16 KOUAKOU EVRARD CHARGE D'ETUDE 07364390 [email protected]
17 YOFFOUA YAISSEY NOPHILE DENISE
COMPTABLE DZ SUD
07171418 [email protected]
18 AGNIMEL ADHISSY CHARLES CHARGE D'ETUDES 03603093 [email protected]
19 KOFFI KOUAME VINCENT
COMPTABLE DZ SO
01166981 [email protected]
20 AHOU KOFFI COMPTABLE 01740403 [email protected]
21 VAHA ADOLPHE TADEY
CHARGE D'ETUDE RH
40099516 [email protected]
22 YEO SYFOWA TAFA
CHARGE D'ETUDES CCP
01486151 [email protected]
23 KOUADIO YAO ROGER DZNE 01445685 [email protected]
24 ADOMPO CELESTIN YAPO CHEF DE LA CELLULE 01770305 [email protected]
25 KONAN AHOU LAURENCE SECRETAIRE 22414059 [email protected]
26 MME ONAN NEE ANGELINE OGOUMON
SECRETAIRE DE DIRECTION
40181334 [email protected]
27 DIRABOU YVES JOEL
FORMATEUR/DG SEED CONSULTING
07874646 [email protected]
28 N'GUESSAN YAO ARSENE
FORMATEUR/ SEED CONSULTING
07696870 [email protected]
29 DEMI MOHAMED
FORMATEUR/ SEED CONSULTING
07401166 [email protected]
30 MME DIEKE VICTOIRE
ASSISTANTE DG SEED CONSULTING
08127427 [email protected]
13
Annexe 2 : Fiche d’évaluation fin de formation
EVALUATION DE FORMATION
Intitulé de la formation: Date :
Formateurs:
Veuillez noter de 0 (mauvais) à 10 (excellent)
les points suivants:
Note: / 80
Remarques, suggestions :
Autres formations souhaitées :
( suite au verso si nécessaire )
Accueil, ambiance
Documentation remise
Rythme du stage
Utilité de ce stage
Pour votre travail Organisation
matérielle
Aptitude des formateurs à transmettre savoir/
savoir faire
Méthodes et aides
pédagogiques
Relations formateurs/groupe
Durée de la formation Trop court Trop long
14
Quelques photos des séances
Staff managérial après cérémonie de clôture
